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Autor Fecha de Creacin ltima Actualizacin Versin Aprobaciones: Gerente Proyecto Lder Proceso Usuario Clave : Maximiliano Araya : 23 de diciembre 2011 : : 1.0
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Control de Documentacin
Fecha Autor Versin Referencia
1.0
Revisores.
Nombre Posicin
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ndice
Control de Documentacin ........................................................................................................ 2 Detalle prueba 1. Creacin de clientes ...................................................................................... 4 Detalle prueba 2 Ciclo de venta................................................................................................. 6 Detalle prueba 3- Requerimiento de factura adelantada ............................................................ 9 Detalle prueba 4- Requerimiento de Nota de crdito. ............................................................. 12 Detalle prueba 5- Creacin de orden de despacho y tramitacin de nota de venta .................. 15 Detalle prueba 6- Creacin de despacho ................................................................................. 17 Problemas reportados .......................................................................................................... 19
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Navegacin
OM>Clientes> Estndar
Resultado Esperado
1.-Creacin de cliente y domicilios, ingresar para las cabeceras: Seleccionar tipo de cliente: Organizacin o Persona. ID de contribuyente Flexfield campo [ ]; dgito validador. 2.-Ingresar en las vietas Clasificacin Clase de perfil Clase Contactos Ultimo(Apellido) Tipo comunicacin Cdigo pas rea Nmero telfono Tipo Perfil de transaccin Clase de perfil Trmino de pago Cobrador Perfil de importes: Divisa: (CLPo USD) Monto de pedido Monto global
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Observaciones
Estado
1.2
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Pto
Navegacin
Resultado Esperado
Pas Domicilio Cuidad Propsito de negocios (Facturacin y envo) Pinchar botones primarios. A nivel de domicilio tambin se puede ingresar la misma informacin que de cabecera. 1.-Creacin de cliente y domicilios, ingresar para las cabeceras: Seleccionar tipo de cliente: Organizacin o Persona. ID de contribuyente Flexfield campo [ ]; dgito validador.
Resultado Final
Observaciones
Estado
1.3
2.-Ingresar en las vietas Direccin (Abierto) Pinchar botn abierto Pas Domicilio Cuidad Propsito de negocios; Pinchar (Facturacin y envo) Pinchar botones primarios.
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Navegacin
Los pedidos vienen desde la aplicacin de ddirect y solo se tiene que revisar la informacin e ingresar algunos datos como lo muestra en la siguiente ruta
OM> Pedidos, Devoluciones> Organizador de pedidos En la pantalla de pedidos de ventas, buscar los pedidos en estado ingresado que viene desde ddierct y revisar la informacin Cabecera Cliente Tipo de pedido: Identificar el tipo de pedido de venta Direccin de envo y facturacin Lista de precios Trmino de pago Depsito Flexfield de Cabecera: Entered by: nombre del usuario que ingresa el pedido. Shipping preference: seleccione Cisco routed Si aplica embarque a la nota de venta ingresar: Mtodo de envo Trminos de flete FOB Si va a adjuntar documentos en la cabecera: Ir a la cabecera de la cotizacin, pinchar el botn atachar representado por un clip en la barra de herramientas. Debe seleccionar: Tipo de archivo: Elegir alguna de las categoras disponibles. Seleccionar si aplica archivo, texto largo corto Adjuntar archivos, escribir descripcin larga o corta. Grabar TAB Lneas tem de venta, seleccionar tem de venta.
Resultado Esperado
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Estado
2.1
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Cantidad Precio, viene de la lista de precios. Descripcin de tem; extendida donde puede ingresar una descripcin detallada de la venta y antecedentes importantes a sealar. Seleccionar lnea de pedido: Cada tipo de pedido tiene lneas que gatillan el WF, que hacen que el sistema solo haga una factura, despacho o ambas. Ingresar fecha pactada si tiene alguna disponible en la vieta ENVIOS Ingresar tipo de cdigo de impuesto que aplica, EXENTO, AFECTO. Grabar.
Flexfield de Lneas: estos se deben llenar cada vez que aparezca la palabra please complete Maitenance type: SmartNet Maintenance entitlement: 8x5xNBD Parts Only Uptime Price: 151.25 *Consulta de stock Se pude hacer una consulta de stock disponible en lnea, para eso en la lnea de pedido debe presionar el botn DISPONIBILIDAD, eso mostrar disponibilidad global y disponible para reserva que no est tomada por otros pedidos de venta *para el caso de dimensin data la reserva de stock en el pedido de venta se realizara automticamente al momento de reservar pedido. Validacin de la nota de venta Cuando est conforme todos los datos de la nota de venta ir a la cabecera o en las lneas y presionar botn REGISTRAR PEDIDO. Para consultar el estado del pedido de venta: Ir a OM> Pedidos, Devoluciones> Organizador de pedidos Ingresar el N de cotizacin o pedido, devolver una lnea de resumen, dar botn ABRIR para desplegar el formulario completo e ir a las lneas para revisar el estado. Los estados posibles son: Ingresado: La lnea est solo ingresado
2.2
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Reservado: La lnea fue ingresada, validada. OC-Solicitud Interna Solicitada: el pedido de venta ya fue registrado y hay una solicitud interna de compra lista para ser importada desde compras OC-Solicitud Interna Creada: solicitud interna creada en el modulo de compras En espera de envo: la lnea fue producida, est en stock, pero no ha sido tramitada. Seleccionado: Cuando se ha emitido una Orden de despacho y el pedido de movimiento ha sido asignado. Enviado: Cuando se ha tramitado el envo. Interface: Cuando la lnea ya ha sido enviada y ha finalizado el circuito.
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Navegacin
Este pedido nace de una copia de un pedido de ddirect este proceso de factura adelantada es cuando el cliente necesita facturar antes de que se les despachen los productos
OM> Pedidos, Devoluciones> Organizador de pedidos En la pantalla de pedidos de ventas, ingresar datos generales de la nota de venta. Cabecera Tipo de pedido: Identificar el tipo de pedido de venta de requerimiento de factura adelantada. Orden de compra Cliente Direccin de envo y facturacin Moneda, indicar si la venta es en CLP o en USD. Lista de precios, las listas de precios dependen de los tipos de moneda. Trmino de pago Depsito Si aplica embarque a la nota de venta ingresar: Mtodo de envo Trminos de flete FOB Si va a adjuntar documentos en la cabecera: Ir a la cabecera de la cotizacin, pinchar el botn atachar representado por un clip en la barra de herramientas. Debe seleccionar: Tipo de archivo: Elegir alguna de las categoras disponibles. Seleccionar si aplica archivo, texto largo corto Adjuntar archivos, escribir descripcin larga o corta. Grabar TAB Lneas tem de venta, seleccionar tem de venta.
Resultado Esperado
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Observaciones
Estado
3.1
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Cantidad Precio, viene de la lista de precios, permite ajustes en caso de requerirlo, se ingresan en la misma lnea. Descripcin de tem; extendida donde puede ingresar una descripcin detallada de la venta y antecedentes importantes a sealar, por ejemplo nmero de serie. Seleccionar lnea de pedido: Cada tipo de pedido tiene lneas que gatillan el WF. Ingresar tipo de cdigo de impuesto que aplica, EXENTO, AFECTO. Grabar.
3.2
Grabar, la nota de venta quedar en estado INGRESADO hasta que se ejecute el proceso de validacin del pedido de venta. Validacin de la nota de venta Cuando est conforme todos los datos de la nota de venta ir a la cabecera y presionar botn REGISTRAR PEDIDO. Con este estado el pedido queda disponible para ser facturado. Esta es una tarea de los usuarios de finanzas y se realiza en el mdulo de AR. Para generar una factura automtica, se debe. Ir a la responsabilidad de AR / Interfaces / Factura automtica. Seleccionar solicitud nica Seleccionar el nombre del programa, Programa de facturacin automtica o Autoinvoice master program. Ingresar en el campo origen, el valor de acuerdo al tipo de factura que se creo Ingresar una fecha por defecto, esta no es la fecha de facturacin pero el sistema la requiere para ejecutar el proceso. Ir al campo Nota de venta desde e ingresar el No inferior de nota de venta. Ir al campo nota de venta hasta, e ingresar el nmero superior de nota de venta. Puede elegir de a una o un rango, al inicio se sugiere hacerla de 1 en 1 hasta que el proceso est maduro. Ejecutar la solicitud. La ejecucin de este proceso crea una factura en el sistema. Para consultar la factura creada: Ir a AR/ Transacciones /Transacciones / Consultar con linterna En la pantalla de bsqueda ir al campo nmero de pedido de
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venta, ingresar el nmero de pedido de ventas y dar buscar. Esto debe devolver la factura asociada al pedido de venta. ** Si la consulta no devuelve datos, puede ser que el proceso no haya terminado correctamente. Para ver el error, se pide ir a ver solicitudes, buscar el proceso de Importacin de factura automtica generada por el sistema en el proceso y visualizar el OUTPUT. Se despliega un reporte de la ejecucin que contiene un reporte que indica si la transaccin finalizo con xito o fracaso, y el motivo de error.** Para revisar la distribucin contable: Ir a AR/ Transacciones /Transacciones / Consultar con linterna En la pantalla de bsqueda ir al campo nmero de pedido de venta, ingresar el nmero de pedido de ventas y dar buscar. En la factura ir al botn distribuciones Esto desplegar el asiento creado para la factura. Si se requiere cambiar la distribucin, se debe pinchar en cada segmento y cambiar al valor correspondiente
3.3
OM> Pedidos, Devoluciones> Organizador de pedidos En la pantalla de pedidos de ventas, buscar el pedido original que tiene despacho de artculos. Cabecera Flexfield descriptivo de cabecera : en el campo advance invoice colocar el numero de factura adelanta que se creo , esto se requiere ya que el pedido despus al ser despachado este no genera factura ya que existe una factura asociada al cliente y el pedido.
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Resultado Esperado
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Observaciones
Estado
4.1
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Grabar, la nota de venta quedar en estado INGRESADO hasta que se ejecute el proceso de validacin del pedido de venta. Validacin del requerimiento Cuando est conforme todos los datos de la nota de venta ir a la cabecera y presionar botn REGISTRAR PEDIDO. Inventario > Transacciones > Recepciones > En la misma pantalla de donde se hace la recepcin de transferencias inter-organizacin o de OC, se ejecuta la entrada final. Ingresar en pantalla de vieta cliente. Ingresar N de RMA o pedido de entrada. Ingresar en pantalla de lneas, Seleccionar destino INVENTARIO. Seleccionar la cantidad a ingresar Seleccionar sub-inventario final. Si aplica, ingresar el localizador de sub-inventario. Ingresar direccin Ingresar N de serie(si aplica) Grabar
4.2
4.3
Con esto el tem queda ingresado y valorizado. Esta es una tarea de los usuarios de finanzas y se realiza en el mdulo de AR. Para generar una factura automtica, se debe. Ir a la responsabilidad de AR / Interfaces / Factura automtica. Seleccionar solicitud nica Seleccionar el nombre del programa, Programa de facturacin automtica o Autoinvoice master program. Ingresar en el campo origen, el valor de acuerdo al tipo de factura que se cre. Ingresar una fecha por defecto, esta no es la fecha de facturacin pero el sistema la requiere para ejecutar el proceso. Ir al campo Nota de venta desde e ingresar el No inferior de nota de req de nota de crdito. Ir al campo nota de venta hasta, e ingresar el nmero superior de req de nota de crdito. Puede elegir de a una o un rango, al inicio se sugiere hacerla de 1 en 1 hasta que el proceso est maduro. Ejecutar la solicitud.
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La ejecucin de este proceso crea una factura en el sistema. Para consultar la factura creada: Ir a AR/ Transacciones /Transacciones / Consultar con linterna En la pantalla de bsqueda ir al campo nmero de pedido de venta, ingresar el nmero de req de NC y dar buscar. Esto debe devolver la Nota de crdito asociada. ** Si la consulta no devuelve datos, puede ser que el proceso no haya terminado correctamente. Para ver el error, se pide ir a ver solicitudes, buscar el proceso de Importacin de factura automtica generada por el sistema en el proceso y visualizar el OUTPUT. Se despliega un reporte de la ejecucin que contiene un reporte que indica si la transaccin finalizo con xito o fracaso, y el motivo de error.** Para revisar la distribucin contable: Ir a AR/ Transacciones /Transacciones / Consultar con linterna En la pantalla de bsqueda ir al campo nmero de pedido de venta, ingresar el nmero de req de NC y dar buscar. En la NC ir al botn distribuciones Esto desplegar el asiento creado para la factura. Si se requiere cambiar la distribucin, se debe pinchar en cada segmento y cambiar al valor correspondiente
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inventario donde se haya finalizado la produccin o donde se encuentre disponible el producto. Localizador: Debe seleccionar el localizador del sub/inventario donde se seleccionar el material. Seleccionar sub-inventario hasta: Es el subinventario , donde quedar el producto mientras se hace el despacho. Localizador: Debe seleccionar el localizador del sub/inventario donde quedar el producto mientras se despacha si es necesario. Ejecutar el proceso, apretando el botn ejecutar ahora
El sistema generar un proceso que internamente transformar esta solicitud en un pedido de movimiento, si se fija el sistema genero un nmero de LOTE en el cuadro superior derecho, tome nota de ese n. Si desea guardar respaldo del movimiento generado o necesita entregar un documento fsico el sistema genera un reporte llamado nota de seleccin con el resultado del proceso, que puede ser visualizado desde el men herramientas Ver solicitudes y buscar el N de solicitud que el sistema en el paso anterior gener. Dar visualizar output.
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Estado
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6.2
Confirmacin de envo
Cuando la entrega tiene un viaje, para ejecutar la salida de l se debe ejcutar la accin de confirmacin de envo. La confirmacin de envo genera el proceso de salida que descarga el inventario de despacho y puede cerrar el viaje automticamente, tambin est la opcin de que el viaje puede ser cerrado por el usuario. a.- Confirmacin con cierre de viajes automtico Para hacer una confirmacin de envo con cierre de viaje automtico, ir a: Envo> Transacciones > Buscar por el N de pedido, o Nmero de entrega: Ir a la vieta ENTREGA Ir al botn CONFIRMACION ENVIO En el botn confirmacin de envo se deben dar las opciones; -Enviar cantidades ingresadas -Mtodo de envo -Fecha de salida real -Definir entrega en trnsito: Marcar -Cerrar viaje: Marcar si se quiere cerrar el viaje. -Diferir interface: Marcar para diferir el proceso de rebaja de inventario y ejecutarlo manualmente, sino marca se descuenta automtico. -Juego de documentos. Como este ejemplo es de cierre automtico, marcar la opcin CERRAR VIAJE y dar botn ACEPTAR El proceso que genera el sistema descarga el stock, cierra el viaje y cierra la entrega quedando toda la informacin disponible para la contabilidad. El acto de
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Problemas reportados
ID do Problema Referencia Mdulo Descripcin Solucin Estado
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