EL DISEO ORGANIZACIONAL.

El diseo organizacional es conjunto de medios que maneja la organizacin con el objeto de dividir el trabajo en diferentes tareas y lograr la coordinacin efectiva de las mismas. De esta manera, puede realizarse el esfuerzo coordinado que lleve a la obtencin de objetivos, definiendo las relaciones y aspectos ms o menos estables de la organizacin. En la estructura, las partes estn integradas, es decir que se relacionan de tal forma que un cambio en uno de los elementos componentes afecta y genera cambios en los dems elementos, en las relaciones entre los mismos y en la conducta de la organizacin toda. A travs del diseo de la estructura de la organizacin se busca el logro de un adecuado grado de eficacia y eficiencia de la organizacin. La estructura formal es un elemento fundamental para proporcionar un ambiente interno adecuado en la organizacin, en el que las actividades que desarrollan sus miembros contribuyen al logro de los objetivos organizacionales. En este sentido, una estructura es eficaz si facilita el logro de los objetivos. Una estructura es eficiente si permite esa consecucin con el mnimo de costo o evitando consecuencias imprevistas para la organizacin Las organizaciones como sistema. Las organizaciones como sistemas son un todo, hay que visualizarlos como sistemas y un sistema es un conjunto de elementos interactantes que requiere del ambiente para sus necesidades. Las organizaciones como sistemas cuentan con las siguientes caractersticas: Un propsito, es decir, tienen una finalidad especfica. El globalismo o totalidad, Esto quiere decir que todas sus partes son interactantes y la falta de algn elemento sera catico. Y, un objetivo, hacia donde se dirige la organizacin.

Sistema abierto Un sistema abierto debe saber interactuar con el ambiente para salir adelante, necesita sus recursos y ayuda del ambiente, no puede aislarse debe cambiar y adaptarse de manera continua. Un sistema abierto se preocupa por lo que sucede con sus clientes, proveedores y competidores; no le tiene miedo al cambio. SUBSISTEMAS ORGANIZACIONALES. Los departamentos de una organizacin actan como subsistemas y ayudan a distinguir el diseo de la organizacin, algunos ejemplos pueden ser: Enlace sobre los limites, estos manejan transacciones de entrada y salida, es decir, tienen la responsabilidad de realizar intercambios en el ambiente. Estos departamentos adquieren suministros y materiales necesarios. Los departamentos que se hayan en los lmites trabajan directamente con el ambiente exterior, algunos departamentos que sirven de puentes sobre los lmites pueden ser la mercadotecnia y el departamento de compras. Produccin. El subsistema de produccin manufactura el producto y los servicios de la organizacin. Este subsistema fabrica productos de gran necesidad a los clientes. Mantenimiento. Este subsistema es responsable de mantener en buen estado a la organizacin, se mencionan la limpieza, pintura, reparacin, servicio de maquinara, etc. Las actividades de mantenimiento tambin tratan de satisfacer las necesidades humanas que pueden ser la cafetera del personal, el personal de portera, etc. Adaptacin. Este es responsable del cambio organizacional. Detecta problemas, oportunidades y avances tecnolgicos en el ambiente. Es responsable de la creacin de las innovaciones y ayudar a la organizacin a cambiar y adaptarse. Un ejemplo puede ser el departamento de tecnologa e investigacin de mercados. Administracin. Este tiene a cargo la direccin y coordinacin de los dems subsistemas de la organizacin. sta proporciona direccin, estrategias, metas, polticas, etc. En general, se puede decir que dentro de los sistemas siempre esta integrado por los subsistemas y todos estn interconectados para tener una relacin favorable con el ambiente externo y sobre todo con el ambiente interno de la organizacin.

Son interdependientes entre s y un cambio en cualquiera de ellos interviene en las dems, es por ello que independientemente de la naturaleza del cambio que se implante en una empresa, este debe ser planeado y debe ser precedido de un estudio que muestre el impacto en todo el sistema.

Seis elementos clave en el Diseo Organizacional

Stephen Robbins por su parte nos dice que la organizacin, considerada como Estructura Organizacional, define "cmo se dividen; cmo se agrupan; y cmo se coordinan formalmente las tareas en los puestos de trabajo". Ahora bien, para ello es fundamental que la Estructura Organizacional se valga de seis elementos: Estos seis elementos permiten planear el cmo disponer de los recursos humanos y materiales dentro de la Estructura Organizacional. Es as como partiendo de la idea de formar una empresa o industria (o en planes de reorganizar una ya constituida), se considera: LA DIVISION DE LA MANO DE OBRA, la cual es el grado hasta el cual se han subdividido las tareas en puestos separados dentro de la organizacin. DEPARTAMENTALIZACION, que es organizar la mano de obra en razn de la funcin, tarea, producto, clientela, entre otras, de una organizacin. CADENA DE MANDO, que es la lnea continua de autoridad que se extiende desde la cima de la oranizacin hasta el eslabn ms bajo. TRAMO DE CONTROL , que es la subordinacin que un jefe puede dirigir eficaz y eficientemente (capacidad de escoger los objetivos apropiados y el inters por dirigir la atencin hacia los aspectos internos de la organizacin , con el fin de asegurar la optimizacin en el uso de los recursos disponibles). CENTRALIZACION Y DESCENTRALIZACION, aquella como el grado de la toma de decisiones concentrado en un solo punto de la organizacin, sta como la toma de decisiones delegada a empleados de nivel ms bajo. FORMALIZACION, como el grado en que los puestos dentro de una organizaciones hallan estandarizados. En un contexto ms comn apreciamos que la "especializacin del trabajo", no es ms que definir para qu est apto cada persona dentro de la organizacin, colocndolo en el nivel indicado y bajo la supervisin indicada, con el fin de que se sienta identificado con su labor. La "departamentalizacin", es la sectorizacin de las actividades de la empresa segn las funciones que esa misma especializacin del trabajo permite definir. Lo que se busca con la departamentalizacin es crear estructuras pequeas que al tener mayor flexibilidad de accin rindan respuestas satisfactorias. Por su parte la "cadena de mando" aparece como la secuencia de una jefatura mayor que toma directrices generales para la operatividad

de la organizacin. Esta secuencia es importante porque permite empalmar los objetivos de la organizacin con los alcances de la produccin, involucrando a cada miembro y comprometindolo con metas preestablecida de rendimiento. En cuanto a la "concentracin y descentralizacin", estamos ante dos estilos de gerenciar las decisiones, por un lado las que se emiten en un solo cuadro directivo y por otro, las que obedecen a criterios de responsabilidad delegada, en donde los funcionarios medios tienen libertad de accin en algunos objetivos del proceso. La "formalizacin", vindose desde una perspectiva de criterios rgidos de direccin, ha de entenderse como la prevalecencia de normas fijas en los cargos de una organizacin. Esto hace que el trabajador se vea sujeto a un requerimiento mnimo de su capacidad proactiva y mantenga una aparente inercia laboral que le evita tomar alternativas que pudieran mejorar las condiciones de productividad y servicio de una empresa. I. Labor de Especializacin Describe el grado en que las tareas en una organizacin se divide en trabajos independientes. La idea principal de este diseo de organizacin es que un trabajo completo no se realiza por una sola persona. Se divide en pasos, y una persona diferente completa cada paso. Los empleados individuales se especializan en hacer parte de una actividad ms que toda la actividad. II. Departamentalizacin Es la base por la cual los trabajos se agrupan. Por ejemplo, cada organizacin tiene su forma especfica de clasificar y agrupar las actividades de trabajo.

Hay cinco formas comunes de departamentalizacin:

1. Departamentalizacin funcional. Como se muestra en la Figura 2-1, que los grupos de puestos de trabajo por las funciones desempeadas. Se puede utilizar en todo tipo de organizaciones, sino que depende de los objetivos de cada uno de ellos quiere lograr. 2. Producto Departamentalizacin. Por grupos de puestos de trabajo por lnea de producto. Cada gerente es responsable de un rea dentro de la organizacin en funcin de su especializacin de 3. Departamentalizacin geogrfica. base del territorio Por grupos de trabajos sobre la o la geografa.

Objetivos Organizacionales. Toda organizacin tiene alguna finalidad, por lo tanto deben definirse la misin, los objetivos y el ambiente interno que necesitan los miembros de los que depende para alcanzar sus fines. Si no tiene esas nociones, corre el riesgo de ir a la deriva y estar obligada a aceptar lo que otros decidan. Los objetivos son los puntos hacia los cuales las empresas orientan sus energas y recursos. Las empresas son unidades sociales que persiguen objetivos especficos y su razn de ser es servir a esos objetivos. Para una organizacin un objetivo es una situacin deseada que debe alcanzarse. Los objetivos empresariales tienen funciones: - Como se refieren a una situacin futura, sealan la orientacin que debe seguir la empresa y establecen normas para la actividad de los miembros. - Constituyen una fuente de legitimidad que justifica las acciones y existencia de una empresa. - Sirven como modelo para que las personas que pertenecen a la organizacin puedan comparar y evaluar su eficacia y rendimiento de la organizacin. - Sirven como unidad de medida para verificar y comparar la productividad de la empresa. Los objetivos de las empresas aparecen en los documentos oficiales. Los objetivos generales de una empresa son: - Satisfacer las necesidades de bienes y servicios de la sociedad. - Proporcionar empleo para los factores de produccin. - Aumentar el bienestar de la sociedad a travs de recursos. - Proporcionar un retorno justo a los factores de entrada. - Crear un ambiente en el que las personas puedan satisfacer sus necesidades. Las empresas no tienen un solo objetivo porque deben satisfacer varios requisitos y exigencias de sus miembros y del entorno. Los objetivos son dinmicos y estn en continua evolucin, modificando las relaciones externas e internas y son evaluados y modificados constantemente en funcin de los cambios de esas relaciones.

Visin y misin Visin: es una descripcin de lo que la organizacin y sus miembros pueden lograr, un futuro posible y deseable. Una vez establecida se requiere de comunicacin continua para convencer a los empleados de adoptarla y comprometerse con ella. Misin: en ella, la empresa identifica su ramo de actividad, los nichos de mercado a los que pretende servir, los tipos de clientes que tendr y las razones de su existencia. Puede incluir tambin una lista de ventajas competitivas que la empresa cree poseer. FUNCIONES DE LOS OBJETIVOS ORGANIZACIONALES a. Presentacin de una situacin futura: se establecen objetivos que sirven como una gua para la etapa de ejecucin de las acciones. b. Fuente de legitimidad: los objetivos justifica las actividades de una empresa. c. Sirven como estndares: sirven para evaluar las acciones y la eficacia de la organizacin. d. Unidad de medida: para productividad de la organizacin. verificar la eficiencia y comparar la

La estructura de los objetivos establece la base de relacin entre la organizacin y su Medio ambiente. Es preferible establecer varios objetivos para satisfacer la totalidad de necesidades de la empresa. Los objetivos no son estticos, pues estn n continua evolucin, modificando la relacin de la empresa con su medio ambiente. Por ello, es necesario revisar continuamente la estructura de los objetivos frente a las alteraciones del medio ambiente y de la organizacin. CARACTERSTICAS DE LOS OBJETIVOS Los objetivos deben servir a la empresa; por lo tanto deben reunir ciertas caractersticas que reflejan su utilidad. Los objetivos incluyen fechas especificas del objetivo o su terminacin implcita en el ao fiscal; resultados financieros proyectados (pero lo estn limitados a ello); presentan objetivos hacia los cuales disparar la empresa o institucin conforme progrese el plan; logrando llevar a cabo su misin y cumplir con los compromisos de la empresas. Los objetivos deben reunir alguna de estas caractersticas:

a. Claridad: un objetivo debe estar claramente definido, de tal forma que no revista ninguna duda en aquellos que son responsables de participaren su logro. b. Flexibilidad: los objetivos deben ser lo suficientemente flexibles para ser modificados cuando las circunstancias lo requieran. Dicho de otro modo, deben ser flexibles par aprovechar las condiciones del entorno. c. Medible o mesurable: los objetivos deben ser medibles en un horizonte de tiempo para poder determinar con precisin y objetividad su cumplimiento. d. Realista: los objetivos deben ser factibles de lograrse. e. Coherente: un objetivo debe definirse teniendo en cuenta que ste debe servir a la empresa. Los objetivos por reas funcionales deben ser coherentes entre s, es decir no deben contradecirse. f. Motivador: los objetivos deben definirse de tal forma que se constituyan en elemento motivador, en un reto para las personas responsables de su cumplimiento. Deben ser deseables y confiables por los miembros de la organizacin. Deben elaborarse con la participacin del personal de la empresa (administracin por objetivos). ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS Implica seguir una metodologa lgica que contemple algunos aspectos importantes para que los objetivos renan algunas de las caractersticas sealadas. Para establecer objetivos tenemos que tener en cuenta: Escala de prioridades para definir objetivos: es necesario establecer escalas de prioridad para ubicar a los objetivos en un orden de cumplimientote acuerdo a su importancia o urgencia. Identificacin de estndares: es necesario establecer estndares de medida que permitan definir en forma detallada lo que el objetivo desea lograr, en qu tiempo y si es posible, a que costo. Los estndares constituirn medidas de control para determinar si los objetivos se han cumplido o vienen cumplindose, y si es necesario modificarlos o no. TIPOS DE OBJETIVOS De acuerdo con la naturaleza de la organizacin podemos identificar objetivos con o sin nimo de lucro.

Segn el alcance en el tiempo podemos definir los objetivos en generales o largo plazo, el tctico o mediano plazo, y el operacional o corto plazo Largo Plazo: estn basados en las especificaciones de los objetivos, son notablemente ms especulativos para los aos distantes que para el futuro inmediato. Los objetivos de largo plazo son llamados tambin los objetivos estratgicos en una empresa. Estos objetivos se hacen en un periodo de 5 aos y mnimo tres aos. Los objetivos estratgicos sirven para definir el futuro del negocio. Sobre los objetivos generales de una empresa: Consolidacin del patrimonio. Mejoramiento de la tecnologa de punta. Crecimiento sostenido. Reduccin de la cartera en mora. Integracin con los socios y la sociedad Capacitacin y mejoramiento del personal

Claridad en los conceptos de cuales son las reas que componen la empresa. Una solucin integral que habr as el camino hacia la excelencia. La fcil accesibilidad en la compra del producto para la ampliacin de

Mediano plazo: son los objetivos tcticos de la empresa y se basan en funcin al objetivo general de la organizacin. Tambin son llamados los objetivos tcticos ya que son los objetivos formales de la empresa y se fijan por reas para ayudar a sta a lograr su propsito. Corto plazo: son los objetivos que se van a realizar en menos un periodo menor a un ao, tambin son llamados los objetivos individuales o los objetivos operacionales de la empresa ya que son los objetivos que cada empleado quisiera alcanzar con su actividad dentro de la empresa. As, para que los objetivos a corto plazo puedan contribuir al logro de los objetivos a plazos intermedios y largo, es necesario establecer un plan para cumplir con cada objetivo y para combinarlos dentro de un plan maestro que deber ser revisado en trminos de lgica, consistencia y practicabilidad.

IMPORTANCIA DE LOS OBJETIVOS ORGANIZACIONALES Los objetivos organizacionales dan a los gerentes y a los dems miembros de la organizacin importantes parmetros para la accin en reas como: 1. Gua para la toma de decisiones: una parte importante en la responsabilidad de los gerentes es tomar decisiones que influyen en la operacin diaria y en la existencia de la organizacin y del personal de la misma. Una vez que los gerentes formulan los objetivos organizacionales, saben en qu direccin deben apuntar. Su responsabilidad se convierte, pues, en tomar las decisiones que lleven a la empresa hacia el logro de sus objetivos. 2. Gua para la eficiencia de la organizacin: dado que la ineficiencia se convierte en un costoso desperdicio del esfuerzo humano y de los recursos, los gerentes luchan por aumentar la eficiencia de la organizacin cuando sea posible. La eficiencia se define en trminos de la calidad total del esfuerzo humano y de recursos que una empresa invierte para alcanzar sus objetivos. Por lo tanto, antes de que pueda mejorar la eficiencia de una empresa, los gerentes deben lograr una clara comprensin de los objetivos organizacionales. Slo entonces los gerentes podrn utilizar los recursos limitados a su disposicin tan eficientemente como les es posible. 3. Gua para la coherencia de una organizacin: el personal de una organizacin necesita una orientacin relacionada con su trabajo. Si los objetivos de la empresa se usan como actividad productiva, la toma de decisiones de calidad y la planeacin efectiva. 4. Gua para la evaluacin de desempeo: el desempeo de todo el personal de una empresa debe ser evaluado para medir la productividad individual y determinar lo que se puede hacer para aumentar. Los objetivos organizacionales son los parmetros o criterios que deben utilizar como base de estas evaluaciones. Los individuos que aportan ms al cumplimiento de los objetivos organizacionales deben ser considerados como los miembros ms productivos de ella. Las recomendaciones especficas para aumentar la productividad deben incluir sugerencias sobre lo que los individuos pueden hacer para contribuir a que la empresa se dirija hacia el alcance de sus objetivos.

REAS PARA LOS OBJETIVOS ORGANIZACIONALES Peter F. Drucker, uno de los escritores sobre administracin ms influyentes de esta poca, afirma que los gerentes deben luchar por desarrollar y alcanzar una gama de objetivos en todas las reas en donde la actividad es crtica para la operacin y el xito del sistema administrativo. A continuacin se presentaran las 8 reas clave identificadas por Drucker para formular los objetivos de un sistema administrativo: a. Posicin en el mercado: la gerencia debe fijar objetivos indicando donde quisiera estar en relacin con sus competidores. b. Innovacin: la gerencia debe fijar objetivos esbozando su compromiso con el desarrollo de nuevos mtodos de operacin. c. Productividad: la gerencia debe fijar objetivos esbozando los niveles de produccin que deben alcanzarse. d. Recursos fsicos y financieros: la gerencia debe fijar objetivos para el uso, la adquisicin y el mantenimiento del capital y de los recursos monetarios. e. Ganancias: la gerencia debe fijar objetivos que especifiquen la ganancia que la empresa quisiera generar. f. Desempeo global y desarrollo: la gerencia debe fijar objetivos para especificar las tasas y los niveles de productividad y de crecimiento global. g. Responsabilidad pblica: la gerencia debe fijar objetivos para indicar las responsabilidades de la empresa con sus clientes y con la sociedad, y la medida en la cual la empresa intenta comprometerse con esas responsabilidades. ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS ORGANIZACIONALES A los gerentes de hoy se les pide comnmente fijar objetivos para s mismos, para sus departamentos y para sus empleados. Los 3 pasos principales que un gerente debe seguir para desarrollar una serie de objetivos de la organizacin se presentan a continuacin: 1.Determinar la existencia de cualquier tendencia del entorno que pueda significativamente influir en la operacin de la organizacin. 2.Realizar una serie de objetivos para la empresa como un todo. 3.Realizar una jerarqua de objetivos de la organizacin. Estos 3 pasos estn interrelacionados y por lo general requieren informacin de diferentes personas, de diferentes niveles y de diferentes secciones operativas de la empresa.

PARMETROS PARA ESTABLECER OBJETIVOS CUALITATIVOS La declaracin de objetivos de calidad, como todos los bienes desarrollados para los humanos, vara drsticamente. Aqu hay unos parmetros generales que los gerentes pueden utilizar para aumentar la calidad de sus objetivos. Permita que los responsables de alcanzar los objetivos tengan voz en fijarlos. Especifique los objetivos lo mejor posible. Relacione los objetivos a acciones especficas cuando quiera que fuere necesario. Seale los resultados esperados. Fije metas suficientemente altas para que los empleados tengan que luchar por cumplirlas, pero no tan altas que los empleado se den por vencidos. Especifique cundo se espera que se alcancen los objetivos. Fije objetivos slo en relacin con otros objetivos de la organizacin. Escriba los objetivos clara y simplemente.

PARMETROS PARA ESTABLECER OBJETIVOS OPERACIONALES Los objetivos deben ser hechos en trminos operacionales. Es decir, si una organizacin tiene objetivos operacionales, los gerentes deben ser capaces de decir si estos objetivos estn siendo alcanzados al comparar los resultados con los objetivos elaborados.