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lo sustituya. Responsable de la informacin: Depto. de Organizacin y Mtodos Responsable de la Publicacin: Depto. de Organizacin y Mtodos Fecha de Publicacin 24 junio 2011
OPD SERVICIOS DE SALUD JALISCO
17 JUNIO 2011
SELLOS:
DOCUMENTO DE REFERENCIA
AUTORIZACIONES
ELABOR:
Departamento de Organizacin y Mtodos
VO. BO:
RBRICA
Ing/Arq. Rubn Contreras Cabrera
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIN Y MTODOS
APROB:
AUTORIZ:
Cdigo:
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CONTENIDO
I.
II.
Generalidades Organigramas II.1 Concepto II.2 Contenido y Divisin II.3 Limitaciones II.4 Niveles Jerrquicos
III.
Tipos, Clasificacin y Representacin de Organigramas III.1 Tipo de Organigramas III.2 Clasificacin de Organigramas de Acuerdo al Contenido III.3 Clasificacin de Organigramas de Acuerdo a su Formato
7 7 8 12 16 23 26 27
IV. V. VI.
VII. Colaboradores
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OBJETIVO DE LA GUA
Proporcionar a las unidades administrativas del OPD Servicios de Salud Jalisco los elementos tcnico-administrativos para elaborar organigramas y unificar as, los criterios en torno a su contenido, diseo y presentacin. Esta Gua tcnica tiene aplicacin en todas las reas que integran la Secretara de Salud/ O. P. D. Servicios de Salud Jalisco.
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Benjamn Franklin y Guillermo Gmez Ceja. Organizacin y Mtodos, Un Enfoque Competitivo. Editorial McGraw-Hill, Mxico 2002. Direccin General de Organizacin y Estudios Administrativos. Gua Tcnica para la Elaboracin de Organigramas. Gobierno del Estado de Jalisco. Enero 1991. Direccin General de Modernizacin y Desarrollo Administrativo. Gua Tcnica para la Elaboracin de Organigramas. Gobierno del Estado de Sonora. Abril 2003. Oficina de Gerencia y Presupuesto. Diseo de Diagramas de Organizacin: Su Aplicacin en la Administracin Pblica. Puerto Rico. Febrero 1997
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George R. Terry, Ph. D.5 Es un cuadro sinttico que indica los aspectos importantes de una estructura de organizacin, incluyendo las principales funciones y sus relaciones, los canales de supervisin y la autoridad relativa de cada empleado encargado de su funcin respectiva. Monografas.com6 Es una carta de organizacin es un cuadro sinttico que indica los aspectos importantes de una estructura de organizacin, incluyendo las principales funciones y sus relaciones, los canales de supervisin y la autoridad relativa de cada empleado encargado de su funcin respectiva. Segn los conceptos anteriores podemos concluir que un Organigrama es una gua o plano que representa grficamente la estructura orgnica interna y formal de una unidad administrativa de manera objetiva y global. Los organigramas tienen como objetivo o finalidad la de mostrar:
Un esquema con los principales niveles jerrquicos; Las principales procesos de trabajo (unidades de lnea y de asesoramiento); Muestra grficamente la lnea de autoridad y comunicacin; Relacin grfica de la autoridad con los colaboradores (subordinados); Seala las unidades que se encuentran centralizadas o desconcentradas.
En la ciencia de la administracin, los organigramas sirven de asistencia y orientacin de todas las unidades administrativas de la dependencia al reflejar grficamente la estructura organizativa de sus procesos. En el rea de organizacin y mtodos, sirve para reflejar la estructura as como velar por sus permanentes revisiones y actualizaciones las cuales se dan a conocer en los manuales de organizacin. Los organigramas no deben quedar inutilizados al variar el ttulo o jerarqua de los puestos, es por eso que se emite el siguiente lineamiento: Todos los diagramas de la organizacin se debe elaborar con base en los procesos de trabajo de la unidad administrativa y no en los puestos o reas que las componen. II.2 CONTENIDO Y DIVISIN Un organigrama elaborado independientemente del manual de organizacin, debe contener diversos datos para su identificacin, entre ellos (1) Ttulo del documento, (2) Nombre de quin elabor, dictamin y autoriz el organigrama, y (3) el Grfico y la simbologa utilizada en la representacin del mismo.
5 6
George R. Terry, Ph. D.Principios de la Administracin Editorial CECSA. Mxico. Novena impresin marzo 1967 Monografas.com Pgina de Internet http://www.monografias.com/trabajos12/organ/organ.shtml
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1
OPD. Servicios de Salud Jalisco
Nombre de la Unidad Ao de vigencia
3
Director
Subdireccin
Subdireccin
Procesos de
Procesos de
Procesos de
Procesos de
Procesos de
2
Elabor Dictamin Autoriz Nombre y cargo de quin elabor Nombre y cargo de quin dictamin Nombre y cargo de quin autoriz
Los organigramas pueden dividirse para su mayor comprensin en organigramas generales o especficos, los primeros muestran la estructura general, dando de un solo vistazo las relaciones de los principales procesos o componentes de la institucin y los especficos, muestran el siguiente nivel de desagregacin, es decir, la departamentalizacin o subprocesos en que se divide la organizacin. Entre ms se desagregue un organigrama podr ser de mayor utilidad en la comprensin de los mismos. (Ver Gua Tcnica para Elaborar Manuales de Organizacin).
II.3 LIMITACIONES. Es bien sabido que uno de los elementos de mayor relevancia e importancia en las dependencias son los seres humanos y sus relaciones interpersonales, por lo que tratar de incluir stas en una grfica denominada organigrama, sera imposible y stos se convierten en instrumentos de alta complejidad. Por tal motivo, enunciamos algunas ventajas y desventajas en los organigramas:
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Ventajas 1. Obliga a sus autores aclarar sus ideas 2. Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo. 3. Muestra quin depende de quin. 4. Indica algunas peculiaridades importantes de la estructura de una dependencia, sus puntos fuertes y dbiles. 5. Sirve como historia de los cambios, instrumento de enseanza y como medio de informacin al pblico. 6. Son apropiados para que los principios de organizacin operen. 7. Indica a los administradores y al personal de nuevo ingreso, la forma en que se integran a la organizacin. II.4 NIVELES JERRQUICOS.
Desventajas 1. Muestran solamente las relaciones formales de autoridad, dejando por fuera las informales y las relaciones de informacin. 2. Imprecisin en el grado de autoridad disponible a los distintos niveles aunque sta disminuye con lneas de apoyo. (un organigrama con demasiadas lneas, pierde su practicidad). 3. Con frecuencia indican la organizacin tal como debera de ser y como era debido a la falta de actualizaciones. 4. Ocasiona confusin entre la autoridad y el status. 5. No muestran las cargas de trabajo y presentan informacin incompleta. 6. Son rgidos e inflexibles.
Los niveles se emplean para identificar procesos esenciales7 de la organizacin y se refieren a la posicin relativa que ocupan stos en los organigramas. Las posiciones en un mismo nivel horizontal, tienen la misma importancia, jerrquica y se dibujan de izquierda a derecha y por ltimo se ubican los procesos de apoyo.
Los procesos esenciales son aquellos que estn relacionados con la misin y naturaleza de la Unidad Administrativa u Orgnica
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Especficos: Son aquellos en los que se refleja un nivel ms de desagregacin de los procesos de trabajo. Ejemplo
Organigrama General
Direccin Gral. del Organismo
Direccin General
Direccin General
Direccin General
Organigrama Especfico
Direccin de rea
Direccin de rea
Direccin de rea
Direccin de rea
Direccin de rea
Direccin de rea
Departamento
Departamento
Departamento
Departamento
Organigrama General
Coordinacin General
Coordinacin General
Coordinacin General
Organigrama Especfico
Coordinacin
Coordinacin
Coordinacin
Coordinacin
Coordinacin
Coordinacin
Area
rea
rea
rea
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Director General
Subdireccin General
Subdireccin General
Subdireccin General
Subdireccin General
Direccin
Direccin
Direccin
Direccin
Direccin
Direccin
Direccin
Direccin
Direccin
Direccin
Direccin
Los organigramas funcionales son llamados tambin organigramas de funciones, y tienen por objeto indicar en el cuerpo de cada unidad o proceso, el nombre y las principales funciones vitales que debern desempear cada una de ellas. Esto facilita el anlisis y comprensin de todo lo que se lleva a cabo en dichas reas orgnicas que conforman a la organizacin.
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Los organigramas matriciales son estructuras que crea lneas duales de autoridad; combina dos formas de departamentalizacin: la funcional y el servicio. La mejor ventaja de estos organigramas, responde en poner juntos especialistas de la misma rama, permitiendo agrupar y compartir recursos especializados a travs de los productos o servicios. Su mayor desventaja es la dificultad de coordinar las tareas de diversos especialistas funcionales para que se termine su actividad a tiempo y dentro del presupuesto. Como caracterstica especial de los organigramas matriciales, es que rompe el concepto de unidad de mando, tal que en la estructura matricial se tienen dos jefes, el funcional y el del producto o servicio. El aspecto fuerte de la estructura matricial, yace en la habilidad que se adquiere para coordinarse cuando la organizacin tiene mltiples actividades complejas e interdependientes. Otra ventaja es que facilita la asignacin eficaz de los especialistas. Cuando los trabajadores con habilidades altamente especializadas estn ubicados en un departamento funcional, o grupo de producto se monopoliza y se subutilizan los talentos. La estructura matricial logra ventajas de economas de escala al proporcionar a la organizacin tantos recursos como una forma de asegurar su utilizacin eficaz.
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Ejemplo:
Divisin
Servicio
Medicina Interna Gineco Obstetricia Pediatra Ciruga Servicios Auxiliares de Diagnstico y Tratamiento Servicios Paramdicos
Los organigramas de integracin de puestos son aquellos que incorporan dentro del marco de cada rea administrativa, los diferentes puestos establecidos para la ejecucin de las funciones asignadas, el nmero de plazas existentes o requeridas o tambin denominadas por algunos autores, ocupadas y vacantes. Ejemplo: organigrama de integracin de puestos
PUESTO DIRECCIN GENERAL DIRECTOR AUXILIAR SECRETARIAS E 4 1 1 2 R 4 1 1 2
PUESTO DIRECCIN DE REA A DIRECTOR ANALISTA SECRETARIAS E = EXISTENTES/ OCUPADAS R = REQUERIDOS/ VACANTES
E 5 1 2 2
R 5 1 2 2
E 5 1 2 2
R 7 1 4 2
E 12 1 6 3
R 15 1 8 4
E 11 1 7 2
R 11 1 7 2
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Los organigramas de ubicacin son aquellos que integran a todo el personal de la unidad administrativa, e incorporan en cada figura geomtrica el rol que les toca jugar dentro de la unidad orgnica y el nombre de los servidores pblicos que las ocupan. Los organigramas de ubicacin no responden a la estructura orgnica ni deben considerarse como oficiales, simplemente son de apoyo para la organizacin y ayudan a identificar la ubicacin de cada persona sin importar dnde se encuentra adscrito. Ejemplo: organigrama de ubicacin
DIRECCIN DE ASUNTOS JURDICOS Lic. Fidel Ortega Robles Director de Asuntos Jurdicos
APOYO SECRETARIAL Tec. Aniqun Navarro Tapia Secretaria de Direccin NOTIFICACIN Tec. Emma Ramrez Rosas Notificador
DEPTO. DE LEGISLACIN, DICTAMINACIN Y CONVENIOS Lic. J. Felix Vargas Rivera Jefe de Departamento
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Los organigramas verticales: Son aquellos En la que la ms alta jerarqua 8 se coloca en la parte superior y la ramificacin de los rganos se presenta de arriba hacia abajo, ubicando las unidades en renglones, cuyo distinto nivel representa su rango. Ejemplo: organigrama vertical
Director General
Subdireccin General
Subdireccin General
Direccin
Direccin
Direccin
Direccin
Direccin
Los organigramas horizontales: Son aquellos en los que el rea de ms alta jerarqua se coloca a la izquierda y la ramificacin de las unidades de izquierda a derecha. Los niveles jerrquicos se ubican en columnas, sin olvidar que las reas que se encuentran en la parte superior son los que responde a la razn de ser de la Unidad Orgnica y las reas de que se encuentren hacia la parte inferior, sern rganos de apoyo.
La jerarqua es el rango que posee un trabajador dentro de una empresa, organismo o institucin
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Subdireccin General
Direccin
Direccin
Los organigramas mixtos: Son aquellos que se combinan entre el formato vertical para algunos niveles y el horizontal para otros.
Nota: Por facilidad de interpretacin y capacidad de informacin, stos son los ms recomendados para los manuales de organizacin.
Subdireccin General
Subdireccin General
Subdireccin General
Direccin
Direccin
Direccin
Direccin
Direccin
Direccin
Direccin
Direccin
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Los organigramas de bloque: Son una variante de los organigramas verticales y tienen la particularidad de representar un solo bloque, todas las unidades en espacios ms reducidos, permitiendo la aparicin en el grfico de los rganos ubicados en los ltimos niveles Ejemplo: organigrama de bloque
Director General
Director de Area A
Director de Area B
Direccin deArea C
1. Direccin 1.1. Departamento 1.2 Departamento 2. Direccin 2.1 Departamento 2.2 Departamento 2.3 Departamento
3. Direccin 3.1. Departamento 3.2 Departamento 4. Direccin 4.1 Departamento 4.2 Departamento
5. Direccin 5.1. Departamento 5.2 Departamento 6. Direccin 6.1 Departamento 6.2 Departamento
Los organigramas circulares : Son aquellos que tienen en el centro del organigrama el rgano de ms alta jerarqua y sus relaciones parten del centro hacia fuera, de igual forma con sus unidades orgnicas de diferentes niveles; con ello, forman crculos concntricos alrededor de la ms alta jerarqua. Sin embargo no es recomendable utilizarlo para utilizarse en estructuras de la administracin pblica dado que visualmente es ms complejo y es de difcil interpretacin.
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Organizacin y Mtodos
Departamento
Direccin de rea
Departamento
Departamento
Direccin de rea
Direccin General
Direccin de rea
Departamento
Departamento
Direccin de rea
Departamento
Departamento
Departamento
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Las figuras geomtricas: simbolizan o representan a las unidades administrativas del organismo en el organigrama. Las figuras sirven, para expresar grficamente algunas particularidades de las unidades representadas, por lo tanto todas las figuras debern ser de preferencia rectangular y todas del mismo tamao o dimensin. Se recomienda que siempre estn con lnea delgada (ver tabla de nomenclatura). La ubicacin que se le da a cada unidad administrativa u orgnica en el organigrama depende de las relaciones de los procesos esenciales del organismo, poniendo al rgano de direccin y las unidades de staff en la parte superior y las reas que representan los procesos vitales (componente de lnea u operacional), de izquierda a derecha segn se da respuesta a la misin o razn de ser y a continuacin las reas de apoyo, es decir, si se trata de una organizacin dedicada a otorgar servicios de salud, entonces los primeros componentes sern los que otorgan los servicios mdicos y hospitalarios, despus las reas de servicios auxiliares, y al ltimo las reas de logstica y administracin que son las apoyan a todos.
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Los organigramas se componen de tres partes, en la primera se ubica la alta direccin, en el centro se encuentra el staff que son las unidades de asesoramiento y de servicios auxiliares, en el tercer componente se encuentran las unidades de lnea u operacional. En la ubicacin de las unidades por niveles jerrquicos, hay que considerar lo siguiente: En la parte superior del organigrama se representan los rganos de gobierno de la dependencia u organismo con sus respectivas unidades de staff (ubicadas por importancia) y en la parte inferior del organigrama se colocan las unidades de lnea u operacional que son las que desarrollan las funciones ms importantes de la institucin u organismo ubicadas en trminos de la razn de ser o misin. En el staff se encuentran todas las reas que prestan un servicio especializado en asesoramiento consultivo o servicios auxiliares, en el primero se consideran las unidades que requieren directa y estrecha vinculacin con la alta direccin a la cual sirve, stas unidades tienen facultad para investigar y recomendar. En cuanto a la unidad de servicios auxiliares, se ubica por debajo del nivel de staff de asesoramiento consultivo y tienen la facultad de asesorar a la cabeza del organismo o a otros funcionarios de ste, adems tienen autoridad funcional sobre las dems reas del organismo. Ejemplo: Niveles jerrquicos:
Director General del Organismo
Staff de Asesoramiento Staff de Servicios Aux.
Direccin General
Direccin General
Direccin de rea
Direccin de rea
Direccin de rea
Direccin de rea
Direccin de rea
Las lneas de conexin: Nos indican los diferentes tipos de relaciones existentes entre las unidades que integran la estructura orgnica del organismo. Estas lneas debern utilizarse en un trazo ms grueso que las lneas de los rectngulos del organigrama y no deben adelgazarse a medida que descienda a los niveles inferiores. Adems, debe evitar el cruce de lneas, por lo que se recomienda estudiar el diseo (ver tabla de la pg. 21).
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Existen varios tipos de lneas que representan: Relacin de Autoridad o Jerarqua Lineal.Es aquella que implica una subordinacin entre los responsables de las unidades administrativas con sus subalternos. Ejemplo: Relacin de autoridad o jerarqua lineal:
Director General
Subdireccin General
Subdireccin General
Subdireccin General
Direccin
Direccin
Direccin
Direccin
Direccin
Direccin
Direccin
Direccin
Relacin de Autoridad o Jerarqua funcional.- Es aquella que representa mando especializado y no dependencia jerrquica. La autoridad funcional se presenta en forma paralela a la autoridad lineal (1) entre un rgano y un subordinado de otro rgano, (2) entre rganos de un mismo nivel jerrquico, (3) entre unidades del organismo central y los rganos desconcentrados. Ejemplo Jerarqua funcional:
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rgano de Gobierno
Autoridad funcional
Direccin General Direccin General Direccin General
Autoridad funcional
Direccin de rea
Direccin de rea
Direccin de rea
Direccin de rea
Direccin de rea
Direccin de rea
Autoridad funcional
Desconcentrado o Descentralizado
Relacin de Asesora STAFF.Son rganos que proporcionan asistencia tcnica y especializada a los rganos de mando y de lnea. o Interna.- Son aquellos rganos de carcter permanente y pertenecen a la organizacin, de stos, hay dos tipos, los que trabajan permanentemente y aquellos que nicamente sesionan espordicamente. o Externa.Son aquellos rganos que no pertenecen a la institucin, de stos existen dos tipos, las que reciben recursos de la institucin y las que no los reciben. Ejemplo: relacin de asesora:
rgano de Gobierno
Asesora Externa Asesora Interna Asesora Externa
No recibe recursos del Organismo Recibe recursos del Organismo
Direccin General
Direccin General
Direccin de rea
Direccin de rea
Direccin de rea
Direccin de rea
Direccin de rea
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Relacin de Coordinacin o colaboracin.- Es aquella que tiene por objeto interrelacionar las actividades que realizan diversas reas orgnicas, la cual puede darse entre unidades de un mismo nivel o entre unidades del rgano central a los desconcentrados. Ejemplo: coordinacin o colaboracin
rgano de Gobierno
Direccin General
Direccin de rea
Direccin de rea
Direccin de rea
Direccin de rea
Direccin de rea
Organo Desconcentrado
Coordinacin o Colaboracin
Relacin con rganos Descentralizados y Desconcentrados.- Es aquella que tiene por objeto representar a los rganos descentralizados y desconcentrados con que cuenta la institucin. o o Descentralizados.- Este tipo de rgano son aquellos que tienen patrimonio propio y personalidad jurdica. Desconcentrados.- Son aquellos rganos que estn jerrquicamente subordinados a una entidad y que tienen autonoma operativa por funcin para resolver sobre la materia dentro del mbito regional.
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Direccin General
Direccin General
Direccin de rea
Direccin de rea
Direccin de rea
Direccin de rea
Direccin de rea
rgano Desconcentrado
rgano Descentralizado
Relacin con Comits.- Son aquellas unidades internas o externas que se integran por personas seleccionadas para examinar, verificar y aprobar ciertos asuntos de carcter provisional, por lo que no modifican la estructura orgnica. Ejemplo: comits:
rgano de Gobierno
Direccin General
Direccin General
Direccin de rea
Direccin de rea
Direccin de rea
Direccin de rea
Direccin de rea
rgano Desconcentrado
rgano Descentralizado
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Relacin con Comisiones.- Son aquellas reas internas o externas que colaboran de manera permanente o accidental en el desempeo de servicios de carcter pblico, con la facultad de realizar alguna gestin. Cuando se incluyan estas comisiones en el organigrama, deber tomarse en cuenta si se trata de una comisin intersecretarial, Desconcentrada o Internas de Administracin a saber: o Intersecretariales.- Son las integradas por los representantes de diversas instituciones para coordinar determinadas acciones de dos o ms organismos. o Desconcentradas.- Son aquellas que tienen facultades de decisin, pero estn sujetas a la planeacin y control de sus actividades por el rgano del cual dependen, aunque cuenten con cierta autonoma. o Internas de Administracin.- estas comisiones dependen directamente del titular de la dependencia u organismo.
rgano de Gobierno
Comisin Interna
Direccin General
Direccin General
Direccin de rea
Direccin de rea
Direccin de rea
Direccin de rea
Comisin Desconcentrada
Los Nombres de las unidades administrativas u orgnicas: Es de vital importancia que el nombre de las unidades administrativas u orgnicas aparezca sin abreviaturas y que sta corresponda principalmente al proceso de trabajo que realiza dicha unidad en forma breve y concisa, de tal manera que no surjan dudas en la comprensin, anlisis o diseo de los organigramas.
Nota: La nomenclatura debe reflejar el proceso principal de trabajo, no el nombre del puesto del servidor pblico.
Correcto
Incorrecto
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Smbolo
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VI.- Glosario
Organigrama:
Es una gua o plano que representa grficamente la estructura orgnica interna y formal de una unidad administrativa de manera objetiva y global. La jerarqua es el rango que posee un trabajador dentro de una empresa, organismo o institucin. Es la posicin relativa que ocupan las reas administrativas y orgnicas dentro de los organigramas. Conjunto o secuencia de procedimientos sistemticos que transforman los insumos de informacin, materiales y recursos humanos en productos y servicios que satisfacen a los clientes o usuarios. Son aquellos que estn relacionados con la misin y naturaleza de la Unidad Administrativa u Orgnica.
Procesos Esenciales
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VIII. COLABORADORES
Jefe del Departamento de Organizacin y Mtodos Ing/Arq. Rubn Contreras Cabrera MDOH.
Asesores en Sistemas Organizacionales Lic. Gianello Osvaldo Castellanos Arce Lic. Claudia Judith Gonzlez Ochoa Lic. Laura Leticia Prez Peralta Lic. Claudia Guadalupe Rea Hernndez Lic. Mnica Urza Casas Lic. Alicia Margarita Orozco Prez Lic. Adolfo Montao Rubio
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