METODOLOGA DE ELABORACIN DE MANUALES DE ORGANIZACIN

Depto. de Organizacin y Mtodos-Sra. de Finanzas y Administracin

OBJETIVO DE ELABORAR EL MANUAL DE ORGANIZACIN

El Manual de Organizacin es un elemento fundamental para facilitar la comunicacin, la coordinacin, la direccin, la evaluacin administrativa y el desarrollo de las funciones en la universidad y en cada una de las entidades acadmicas y dependencias administrativas.

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ETAPAS EN LA ELABORACIN DEL MANUAL DE ORGANIZACIN Planeacin:

El director designar un responsable y proporcionar los medios y recursos necesarios para que este trabajo se lleve a cabo. Integracin de un equipo de trabajo: Personal involucrado en cada una de las reas acadmicas o dependencias con el apoyo tcnico del Departamento de Organizacin y Mtodos.

Investigacin Preliminar: Como parte de la planeacin, lo primero es recopilar la informacin necesaria para determinar el objetivo, alcance, profundidad y recursos disponibles para elaborar los manuales administrativos. Realizar entrevistas por medio del formato de encuestas, para determinar las funciones que se efectan en la dependencia en cuestin.

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Otra parte importante de la Planeacin es proporcionar la GUA PARA LA ELABORACIN DE LOS MANUALES, (contiene la metodologa, formatos, y sugerencias de redaccin. Por ejemplo, iniciar las frases con un verbo en infinitivo, dependiendo del nivel jerrquico
Secretaras Planear Organizar Dirigir Direcciones Organizar Integrar Dirigir Subdirec. y Deptos. Organizar Integrar Operar

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Tambin es parte de la investigacin preliminar la revisin de los documentos jurdicos y administrativos de la universidad como lo es la Ley Orgnica, el Estatuto de Gobierno, o los acuerdos de Consejo ,y aquellos Manuales que se han elaborado anteriormente, que contengan informacin relacionada con el Manual que se va a elaborar o actualizar. Se realiza un taller donde se capacita a la persona asignada por el Director de la dependencia en la metodologa; buscando la orientacin de esta persona, sobre los pasos para elaborar el Manual, y la forma en que debe de ir integrado el documento.

E l

P r o g r a m a

d e

T r a b a j o :

Su elaboracin corresponde a la persona designada por el Director de la dependencia en coordinacin y asesora del personal del Departamento de Organizacin y Mtodos de la Universidad. Establecer en orden cronolgico, todas y cada una de las actividades necesarias para elaborar los manuales administrativos, desde la integracin del equipo de trabajo que lo realizar hasta las requeridas para obtener la aprobacin tcnica por las instancias autorizadas.

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Determinar el tiempo que estime necesario para realizar cada unas de las actividades que el programa de trabajo comprenda para obtener un calendario y con ello crear compromisos. Una vez elaborado el programa de trabajo se presenta al titular de la unidad acadmica o dependencia, para que lo conozca autorice y proporcione el apoyo necesario ya sea para elaborar los manuales administrativos, o actualizarlos, segn sea el caso. Tambin se establecen mecanismos de comunicacin interna, entre la dependencia que se est trabajando y el departamento de Organizacin y Mtodos, como reuniones de trabajo, que sirvan para facilitar las actividades de investigacin, seguimiento y evaluacin del trabajo que se est elaborando.

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Despus de haber conocido la Metodologa y de llevar a cabo el, la investigacin preliminar y anlisis de la informacin entonces se procede a Integrar el documento, vaciando informacin y redactando cada una de las partes que lo componen, de acuerdo a lo siguiente:

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ELEMENTOS QUE FORMAN PARTE DEL CONTENIDO DE LOS MANUALES DE ORGANIZACIN

Manual de Organizacin:
1.- Identificacin o Portada. 2.- Contenido (ndice). 3.- Directorio. 4.- Introduccin. 5.- Antecedentes Histricos. 6.- Objetivo del Manual. 7.- Facultades y Obligaciones. 8.- Base Legal o Marco Normativo. 9.- Organigrama. 10.-Objetivo General de la Dependencia. 11.-Funciones Genricas de la Dependencia. 12.-Definicin de objetivo, Funciones Genricas y Funciones Especficas de cada rea funcional. 13.-Descripcin de los puestos que pertenecen a esta Dependencia. 14.-Glosario de Trminos.
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EJEMPLOS DE REDACCIN DE OBJETIVOS Y FUNCIONES

QUE ES UN OBJETIVO?? Un objetivo es el fin que debe alcanzar la Unidad Administrativa Acadmica, a travs de las funciones que le otorgan las disposiciones legales. Para su redaccin :
Iniciar con un verbo en infinitivo. (Consultar la lista de verbos sugeridos) Especificar con claridad cul es el fin o la razn de ser de la dependencia. Evitar el uso de adjetivos calificativos. Ser breve, claro y preciso.

Ejemplo : Unidad Administrativa (Secretara de Vinculacin y Extensin)

Objetivo:
Lograr la optimizacin de los recursos humanos y materiales en forma transparente, para el cumplimiento de los objetivos institucionales; as como la coordinacin de las funciones administrativas de las direcciones que dependen de la Secretara de Vinculacin y Extensin.

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Funciones: (Genricas)
Son el conjunto de actividades relacionadas entre s (afines), por medio de las cuales se lograrn los objetivos planteados. La ejecucin de estas funciones queda como responsabilidad de una Unidad Acadmica o Administrativa. Para su redaccin: Cuidar que las funciones sean congruentes con el objetivo de la Dependencia. Presentarlas en forma de relacin jerarquizada, conforme a su importancia y siempre iniciando con un verbo en infinitivo viendo si pertenecen a una Secretara, Direccin o Departamento.

FUNCIONES ESPECFICAS:
Estas actividades se derivan de las Genricas, de una funcin genrica pueden se pueden desprender varias especficas y tienen tambin los mismos requisitos para su redaccin.
1.

Ejemplo de Funcin Genrica de la Unidad Administrativa (Secretara de Vinculacin):

2.

3.

4. 5.

6.

Organizar y dirigir todas las actividades relacionadas con la administracin de personal. Ejemplo de Funciones Especficas de la Unidad Administrativa (Secretara de Vinculacin) : Coordinar la aplicacin de la normatividad relativa a las relaciones laborales. Coordinar, dirigir y supervisar el proceso de reclutamiento, seleccin y contratacin, as como, las prestaciones y servicios al personal. Supervisar el trmite de altas, bajas y movimientos del personal, e informar peridicamente al Secretario de Vinculacin y al Dir. De Recursos Humanos. Las funciones descritas en el manual debern ser verificadas y evaluadas por el titular de la Unidad Acadmica o de la Unidad Administrativa, segn sea el caso.

7.

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Anlisis de la Informacin:
Es el examen detallado de la informacin (obtenida en la investigacin documental y de campo), para facilitar el manejo y ordenamiento de los datos que se incluirn en el manual. El anlisis de la informacin es una de las etapas mas importantes para elaborar o actualizar los manuales administrativos, pues los datos se someten a un examen crtico que permita conocer cada uno de los elementos que los integran en todos sus aspectos y detalles. Redaccin de forma adecuada de los objetivos, funciones genricas y funciones especficas de cada rea que integra la unidad acadmica o dependencia administrativa.

Propuesta de Estructura de Organizacin:

De acuerdo a la identificacin de procesos y de funciones se hace la propuesta de estructura para facilitar la operatividad de todas las actividades.

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PARA ELABORAR LA PROPUESTA DE ESTRUCTURA DE ORGANIZACIN

ELABORACIN DE ORGANIGRAMAS En correspondencia a lo anterior se deber realizar la representacin grfica de la estructura orgnica en general y de las reas especficas de la Institucin. Los Organigramas debern contener las siguientes caractersticas: La Ubicacin Funcional Los Niveles jerrquicos Las Lneas de Autoridad y Responsabilidad La Naturaleza Lineal o asesoramiento de la Unidad de Referencia (Tipo de lnea utilizada).

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Integracin del Documento: Obtener la compilacin de la informacin para determinar las funciones genricas que se realizan en la dependencia, en cada uno de los puestos. Revisar la congruencia entre los objetivos de la universidad y los de la Unidad Acadmica o de la Unidad Administrativa. Entregar al director el documento del Manual para su revisin y aprobacin, y en lo consecuente su implementacin.

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