SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA - Mosquera

AREA DE BIENESTAR AL APRENDIZ

Manual de Diligenciamiento de la Ficha SIRA - Versin

SENA - MOSQUERA MARZO - 2012

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TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCION 2. METODOLOGIA 3. PROCESO ELECCION DE REPRESENTANTES DE LOS APRENDICES SENA MOSQUERA 5 3.1. Acto administrativo mediante el cual se convoca a elecciones de Representantes 3.2. Eleccin de lderes de programas y monitores de curso 5 3.3. Divulgacin del proceso de eleccin de representantes de los aprendices 3.4. Inscripcin de los candidatos 3.5. Verificacin del cumplimiento de los requisitos de los candidatos 3.6. Divulgacin de resultados de verificacin de requisitos de los candidatos inscritos 3.7. Elaboracin de propuestas de trabajo de los candidatos 3.7.1. Diego Alejandro Moreno Mahecha 3.7.2. Ronald Anbal Len Mndez 3.7.3. Sandra Janeth Ochoa Velandia 10 3.7.4. Diego Alberto Veloza Casallas 11 3.7.5. Nancy Useche Rivas 12 3.7.6. Fabin Mauricio Rocha Clavijo 13 3.8. Diseo del mecanismo de votacin para la jornada electoral 14 3.9. Presentacin de propuestas ante la comunidad estudiantil 14 3.10. Jornada Electoral 15 3.11. Escrutinio 15 3.12. Resultado Eleccin 15 3.13. Publicacin de resultado electoral 15

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PRESENTACION El Servicio Nacional de Aprendizaje SENA tiene como objetivo fundamental contribuir al desarrollo social y tcnico de los trabajadores colombianos, ofreciendo y ejecutando programas de formacin profesional integral para la incorporacin de las personas en actividades productivas que contribuyan al crecimiento social, econmico y tecnolgico del pas. Adems de la formacin profesional integral, impartida a travs de los Centros de Formacin, se brindan servicios de Formacin continua del recurso humano vinculado a las empresas; informacin; orientacin y capacitacin para el empleo; apoyo al desarrollo empresarial; servicios tecnolgicos para el sector productivo, y apoyo a proyectos de innovacin, desarrollo tecnolgico y competitividad, todo dentro del marco de la formacin integral. De acuerdo a la resolucin 655 de 2005 dictada por la Direccin General de la entidad, se establecieron las polticas del Plan Nacional Integral de Bienestar de los Alumnos del SENA; que consiste en un conjunto de condiciones y posibilidades que les permita a lo aprendices potenciar y maximizar los conocimientos y competencias que se imparten en los procesos de formacin SENA. OBJETIVO DEL MANUAL Este manual tiene como objetivo orientar y guiar a los funcionarios de Bienestar en el diligenciamiento de la Ficha SIRA Sistema de Informacin y Registro de Aprendicescorrespondiente al servicio de internado y manejo de informacin de monitores y suplentes de grupo, lideres de programa y representante de los aprendices. Sistema de informacin de bienestar al aprendiz - SIRA Para el desarrollo de su aspecto misional el rea de Bienestar al aprendiz del SENA Mosquera propone la implementacin de un sistema de informacin que organice y facilite el acceso a la informacin de los aprendices que hacen parte activa de los distintos procesos y servicios del rea de Bienestar; para el caso actual, el servicio de internado y el proceso de monitores de curso, lideres de programa y representante de lo aprendices. El sistema de informacin SIRA contara con una base de datos centralizada ubicada en los equipos de cmputo de la Oficina de Bienestar. Para el manejo y administracin del SIRA se propone la existencia de cuatro niveles de operacin:

Primer Nivel: Administrador del Sistema de Informacin: quien tiene a su cargo el funcionamiento y la seguridad informtica del sistema, la guardia y custodia de la informacin (back up), el desarrollo y parametrizacin de las dems actividades, servicios y proyectos. Segundo Nivel: Operador del Sistema: quien ser el responsable de la digitacin de la informacin, el reporte de novedades y la generacin de informes. Tercer Nivel: Usuario de Consulta del Sistema: quien tendr acceso nicamente para la consulta de informacin y no podr realizar cambios ni grabar modificacin alguna al sistema.

La Ficha SIRA El proceso de registro en el sistema se inicia con el diligenciamiento de la ficha SIRA la cual se considerara como un documento publico de carcter reservado a razn de contener informacin confidencial del aprendiz y su familia, la cual aporta elementos de juicio para la

atencin y manejo de los procesos en los cuales se encuentran involucrados los aprendices. En consecuencia, no se autorizara difundir ni entregar la informacin ni la ficha SIRA a personas que no se encuentren vinculadas directamente con el proceso de formacin de los Aprendices, esto en cumplimiento del derecho a la intimidad, consagrado en el Articulo 15 de la Constitucin Poltica de Colombia. Tambin es responsabilidad del funcionario quien diligencia la ficha, su archivo y conservacin, consecuente con la calidad del documento publico de carcter reservado. Las Fichas SIRA que se encuentren correctamente diligenciadas y con los soportes completos, debern ser archivadas consecutivamente de acuerdo con los parmetros que establezca el presente manual. Estas fichas deben reposar en las oficinas de Bienestar al Aprendiz. Este instrumento de toma de informacin se trabajara mediante la tcnica de Entrevista Semi-estructurada que ser llevada a cabo por parte de un-a servidor-a publico-a con el fin de establecer responsabilidades en el manejo de la informacin. Para esta toma y manejo de informacin el rea de bienestar al aprendiz cuenta con un equipo profesional idneo tanto en el abordaje de las preguntas a realizar as como en el sentido de responsabilidad que implica el manejo de informacin reservada. Documentos Anexos a la Ficha SIRA En el momento del diligenciamiento de la ficha SIRA el Aprendiz se deber presentar y anexar a la misma los siguientes documentos: Fotocopia del documento de identidad del Aprendiz. Fotocopia del documento de salud (SISBEN, EPS, ARS) Xxxxxxxxx Xxxxxxx

Instrumentos

Identificacin de la ficha Es importante tener en cuenta que en la medida que uno de los objetivos de la ficha SIRA sea el contar con informacin cada da mas actualizada y completa, se hace necesario realizar constantes actualizaciones de sus alcances, para esto, es importante reportar todo tipo de modificacin tanto de la ficha como del sistema de informacin. Para tal efecto la ficha tendr un cdigo que la identifica de a cuerdo con versin y la fecha de actualizacin. CODIGO V 1.0 JUL 12

Versin: el numero de versin corresponde con el numero de actualizaciones sucesivas que se realizan a la ficha Fecha: la fecha se establecer de acuerdo al mes y ao de la ltima actualizacin realizada y con las tres primeras letras en mayscula del mes correspondiente. Este modo de identificacin de la ficha implica que cada vez que se realice una actualizacin cambiara en su completitud el cdigo. Recoleccin de la informacion La Entrevista Semi-estructurada

La recoleccin de los datos de la ficha se realizara mediante la metodologa de entrevista semi-estructurada, la cual se constituye como un espacio exclusivo entre el entrevistado y el entrevistado con el objetivo de conocer con cierto grado de profundidad su situacin bio-psicosocial, con el fin de comprender y encontrar alternativas de solucin a las problemticas que se enmarquen en el ejercicio de los derechos y particularmente lo que atae al derecho a la educacin y los factores que influyen en el proceso de enseanza aprendizaje. El Entrevistador-a
Es la persona que tiene la responsabilidad de entrevistar al aprendiz para obtener informacin de acuerdo con la metodologa, procedimientos e instrucciones contenidos en este manual. Su trabajo es uno de los ms importantes, de su buen desempeo, amplio sentido de responsabilidad y cooperacin depende en gran medida, que la informacin recolectada tenga la calidad requerida. Por tanto, sus tareas, funciones y responsabilidades, no son delegables.

Caractersticas del entrevistador-a Las siguientes son unas mnimas caractersticas de manejo de la entrevista que debe tener en cuenta la persona que este a cargo de la recoleccin de los datos. Una actitud respetuosa que genere confianza en el Aprendiz y parta del principio de buena fe en relacin con la informacin suministrada por el mismo. Mantener una actitud de escucha que permita identificar aspectos significativos de la dinmica familiar y social. Mantener al mximo la objetividad en el manejo e interpretacin de la informacin suministrarla al momento de categorizarla. Conocimiento previo de la ficha SIRA con el objetivo de reducir al mximo errores internos de aplicacin de la misma. Mantener una actitud critico constructiva que sern indispensables para la revisin y actualizacin de la ficha SIRA.

Funciones del entrevistador A continuacin se describen las funciones mnimas que debe tener la persona responsable de la recoleccin de los datos:

Participar en la capacitacin relacionada con el diligenciamiento de la ficha SIRA. Diligenciar la ficha SIRA con bolgrafo negro y letra clara preferiblemente script. Ser claro y preciso con el lenguaje utilizado para realizar las entrevistas. Disponer del tiempo que se establecer a partir del pilotaje para la aplicacin de la prueba con el fin de que el tiempo no afecte la recoleccin de los datos. Respetar y cumplir la citacin para la entrevista con cada Aprendiz. Previo a la implementacin debe presentarse y explicar claramente el objetivo de la entrevista y el uso Reservado- que se har de la informacin. Solicitar el documento de identidad para registrar correctamente los nombres, apellidos, nmero de documento, fecha de nacimiento y RH. Mientras no se indique lo contrario en la ficha SIRA, NO LEA las opciones de respuesta que traen las preguntas, con el fin de no incurrir en error interno propio de la aplicacin de la prueba, siempre espere la respuesta espontanea del aprendiz y de all seleccione la opcin que mejor se adapte a la respuesta dada.

Para las referencias que lo ameriten emplee las abreviaturas establecidas por el presente manual. Orientar las dudas del entrevistado relacionadas con las preguntas de la ficha. Diligenciar totalmente la ficha SIRA conforme a las normas del presenta manual. Realizar verificaciones de informacin y/o reentrevistas para garantizar la veracidad de la informacin, en caso de ser necesario. Informar a la coordinacin de bienestar en caso de presentarse obstculos en la aplicacin de la ficha bien sea por parte del aprendiz, condiciones logsticas o fallas en el sistema. Tener claro el contexto de la entrevista y en este orden de ideas evitar cualquier tipo de discusin con el Aprendiz o intervencin del orden psicolgico. Debe remitirse a indagar solamente lo concerniente a las preguntas que contiene la ficha SIRA y/o instrumentos. Si alguna persona se niega a dar la informacin, el entrevistador no debe presionar el diligenciamiento de la ficha, debe sensibilizar frente a la funcin de la misma como herramienta de trabajo para el mejoramiento de la calidad de vida de los Aprendices internos y en caso extremo reportar a la coordinadora del rea de bienestar. Procure al final de la entrevista revisar nuevamente la ficha SIRA en su totalidad para verificar si se omitieron preguntas, si hay errores o textos ilegibles. Marcar y firmar la totalidad de la fichas SIRA que se encuentren a su cargo e igualmente hacerlas firmar por el Aprendiz previa lectura del compromiso de privacidad de la misma. Terminado el trabajo de aplicacin de la ficha es responsabilidad del entrevistador subirla al Sistema de Informacin.

Errores del entrevistador El entrevistador debe tener bastante claro que POR NINGUN MOTIVO debe: Manifestar sospecha o desagrado ante las respuestas dadas por el aprendiz. Comentar o discutir cuestiones polticas, religiosas o intimas del hogar, exceptuando las que son propias de la ficha. Sugerir respuestas al Aprendiz. Responder las preguntas por el Aprendiz. Marcar respuestas falsas con el fin de forzar algn tipo de intervencin especial para el Aprendiz. Por ultimo AUNQUE PAREZCA OBVIO no permita nunca que el aprendiz diligencie su propia ficha ni que sea diligenciada por otro funcionario distinto de los psiclogos de bienestar.

Herramientas del entrevistador El psiclogo responsable de la ficha debe contar mnimo con los siguientes materiales para cumplir adecuadamente su labor. Carnet que lo acredite como funcionario del rea de Bienestar al Aprendiz del SENA Mosquera. Fichas SIRA para realizar la entrevista y registrar la informacin. Manual de diligenciamiento de la ficha SIRA. Instrumentos complementarios de la ficha SIRA XXXXXXX

Instrucciones para el diligenciamiento de la ficha SIRA

Estructura de la ficha SIRA

Preguntas de la ficha SIRA En esta seccin se expone detalladamente la forma de diligenciar cada una de las preguntas de la ficha SIRA. Se debe tener presente que se tiene que diligenciar la totalidad de la ficha SIRA dejando en blanco nicamente aquellas preguntas cuyas respuestas dependan de una pregunta anterior y cuyo flujo o pase se hallen establecidos claramente. Fecha de diligenciamiento Especificar la fecha de diligenciamiento claramente y de acuerdo a las indicaciones de la ficha SIRA, donde se establece el siguiente orden: ao mes dia hora, siempre utilizando 2 digitos para cada dato, incluido el ao. Ademas la hora debe establecerse como hora militar de las 00 horas a las 24 horas. Ver el ejemplo

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AO

0
MES

1
DIA

1
HORA

Nmero o cdigo de la ficha Este mismo numero que tiene por su naturaleza un orden progresivo, sera tambin el numero de identificacin de la ficha y determinara forma de archivar. Documento de identidad Seleccione cual es el tipo de documento de identidad del Aprendiz, tenga en cuenta que este documento depende de la edad actual del Aprendiz y en caso que no se cuente con el documento correspondiente a su edad, se debe remitir a la registraduria mas cercana. El Aprendiz debe presentar la fotocopia del documento de identidad la cual se debe anexar a la ficha SIRA y es directamente del documento o fotocopia de donde se extrae esta informacin. Las categoras de tipo de documento que se manejara en la ficha SIRA son: TI - Tarjeta de identidad: la tarjeta de identidad es un documento que se encuentra vigente para ciudadanos colombianos entre los 11 aos y los 17 aos. CC Cedula de ciudadana: la cedula de ciudadana es un documento que se encuentra vigente para ciudadanos colombianos mayores de los 18 aos, inicialmente se asigna una contrasea que puede remplazarlo, solo en caso de prdida, solicitud por primera vez o refrendacin. Adicionalmente se debe colocar claramente el nmero de documento de identidad. Estructura de la pregunta

Documento de identidad Numero

Nombres y apellidos Coloque los datos de nombres y apellidos de Aprendiz de acuerdo a la solicitud de la ficha; coloque primero apellidos y luego los nombres; cuando el Aprendiz posee un solo nombre colquelo en la casilla de primer nombre y deje en blanco la casilla segundo nombre, igualmente cuando el Aprendiz posee un solo apellido colquelo en la casilla primer apellido y deje en blanco la casilla segundo apellido. Estos datos deben ser extrados del documento de identidad o su fotocopia con el fin de no incurrir en falta de ortografa. Estructura de la pregunta 1 Apellido 2 Apellido

Nombres

Foto

Estado fecha de inicio en el internado; fecha de terminacin de etapa lectiva o revocacin del servicio Teniendo en cuenta que la actual ficha SIRA es para Aprendices beneficiarios del servicio de internado, el estado de cada aprendiz se establece teniendo como criterio su permanencia en el mismo, en este orden de ideas los estados que maneja la ficha SIRA para internos son: ACTIVO EN EL INTERNADO RETIRADO DEL INTERNADO, los cuales se establecen de a cuerdo a la etapa que estn cursando dentro de su proceso formacin y la fecha de asignacin o revocacin del servicio de internado de la siguiente manera: Activo en el internado Aprendices que les fue otorgado el servicio de internado y que se encuentran cursando su etapa lectiva. Retirado del internado Aprendices que se encuentran cursando su etapa practica o les fue revocado el servicio de internado aun estando durante su etapa lectiva. Para este tem se pretende que automticamente el sistema traslade a los aprendices del estado ACTIVO EN EL INTERNADO a RETIRADO DEL INTERNADO inmediatamente se cumpla la fecha de terminacin de la etapa lectiva, por tal motivo para la asignacin de estado tan solo se indagara acerca de la fecha de ingreso en el internado y la fecha de terminacin de la etapa lectiva de acuerdo a los requerimientos de la ficha y en el siguiente orden: dd-mm-aaaa. Estructura de la pregunta

Fecha de inicio en el internado d d m m a a a a

Fecha de terminacin de etapa lectiva o revocacin del servicio de internado d Sexo Diligencie el sexo del aprendiz de acuerdo con su condicin biolgica dejando de lado la concepcin sobre rol de gnero o identidad sexual, las opciones son: Estructura de la pregunta Sexo 1 2 MASCULINO FEMENINO d m m a a a a

Fecha de nacimiento Al igual que en la asignacin de estado del Aprendiz en el internado coloque el da y mes con dos dgitos (p.e. el 5 de abril se escribe 05 04) y el ao en cuatro dgitos (p.e. 2012). Este dato deber extraerse directamente de documento de identidad, independientemente de lo manifestado verbalmente por el Aprendiz. Con el dato de la fecha de nacimiento, automticamente el sistema calculara la edad actual del Aprendiz. Estructura de la pregunta Fecha nacimiento d d m m a a a a

Edad Tal como se menciono anteriormente el sistema calculara automticamente la edad a partir de la fecha de nacimiento y la fecha actual. RH RH A+ A-

O+ OAB+ Estado civil Diligencie el estado civil de Aprendiz de acuerdo con los criterios expuestos a continuacin: Soltero-a: persona que nunca ha contrado matrimonio y que no vive, ni ha vivido, en unin libre. Casado-a: se considera casada aquella persona que ha establecido con otra de sexo opuesto una relacin aprobada por la ley, que implica cooperacin econmica y cohabitacin residencial y sexual. Unin Libre: una persona est en unin libre cuando establece con otra de sexo opuesto una relacin que implica cooperacin econmica y cohabitacin residencial y sexual, y que se mantiene nica y exclusivamente por voluntad propia sin que medien vnculos legales. Separado-a o Divorciado-a: persona cuya unin (casado o en unin libre) ha sido disuelta por va legal o de hecho y no se ha vuelto a casar, ni vive en unin libre. Viudo-a: es la persona cuyo cnyuge o compaero ha fallecido y no se ha vuelto a casar ni vive en unin libre. Unin marital de hecho: es una forma de conformar una familia por vnculos naturales, se deben cumplir algunos requisitos para su reconocimiento a la luz de la legislacin colombiana: a) convivencia permanente por espacio mnimo de 2 aos y; b) que no haya impedimento para contraer matrimonio entre la pareja, o habindolo por parte de uno o de ambos por la existencia de un vnculo anterior, la sociedad conyugal anterior haya sido disuelta y liquidada un ao antes de iniciarse la convivencia. Estructura de la pregunta Estado civil 1 2 3 4 5 6 Correo Mi Sena Nombre del padre Telfono del padre Nombre de la madre Telfono de la madre Nombre del acudiente Telfono del acudiente Regin de origen Soltero-a Casado-a Unin Libre Separado-a o divorciado-a Viudo-a Unin Marital de Hecho Telfono personal Correo electrnico

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Departamento 32 DEPARTAMENTOS Municipio Vereda Pertenece a zona de influencia de algn grupo al margen de la ley SI NO rea de ubicacin Urbana Rural centro poblado Rural disperso Estrato socioeconmico 1-6 Grupo tnico Indgena cual Afrodescendiente Otro cual

Seguridad social EPSS EPSC Nombre Declaratoria SI Indgena Desplazamiento NO Seguridad alimentaria No comidas diarias 0 1 2 3 MAS DE TRES Razn por la que no consume las tres comidas al dia FALTA DE DINERO ENFERMEDAD HBITOS ALIMENTICIOS TIEMPO

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OTRO Comida menores de 6 aos Tipologa familiar EXTENSA NUCLEAR PAREJA MONOPARENTAL RECONSTITUIDA UNIPERSONAL Parentesco con el jefe de ncleo JEFE DE HOGAR CNYUGE O COMPAERO-A PADRE MADRE PADRASTRO MADRASTRA HIJO-A ABUELO-A HERMANO-A TIO-A PRIMO-A SOBRINO-A NIETO-A OTRO PARIENTE Hacinamiento Cuantas personas duermen por habitacin De que manera resuelve los conflictos en la familia Cuales de los siguientes fenmenos se han presentado en el hogar VIOLENCIA INTRAFAMILIAR MALTRATO INFANTIL VIOLENCIA SEXUAL EXPLOTACIN SEXUAL

Perfil ocupacional En que se ha desempeado SECTOR PRIMARIO SECTOR SECUNDARIO SECTOR TERCIARIO QUE ACTIVIDAD Sector los cuatro sectores de la produccin tambin llamados sectores de ocupacin que a su vez pueden subdividirse en sectores parciales por actividad: sector primario: el que obtiene productos directamente de la naturaleza, materias Primas sobre todo.

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sector agrcola (origen vegetal) sector ganadero (origen animal) sector pesquero (del rio o mar) sector minero (de las minas) sector forestal (del bosque) sector secundario: el que transforma materias primas en productos terminados o semielaborados sector industrial sector energtico sector minero (se considera tambin parte del sector secundario porque a partir de la mineria se pueden crear distintos productos) sector de la construccin sector terciario o sector servicios el que no produce bienes, sino servicios sector transportes sector comunicaciones sector comercial sector turstico sector sanitario sector educativo sector financiero sector de la administracin... sector cuaternario, produce servicios altamente intelectuales tales como investigacin, desarrollo, innovacin e informacin cual Tiempo libre Que actividad realiza en su tiempo libre DEPORTES TELEVISOR PASEO IGLESIA INTERNET OTROS CUAL Que habilidad le gustara reforzar o adquirir

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ANEXO 1 XXXXXXXXXXXX

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