TCNICAS DE REDACCIN Y GESTIN EFICAZ DE DOCUMENTOS

OBJETIVOS
1.- Capacitar en la prctica de tcnicas redaccionales que la conduzcan a redactar textos institucionales con eficiencia, claridad, correccin y propiedad. 2.- Facilitar el dominio de la lengua espaola a nivel escrito. 3.- Habilitar la prctica de formatos de textos laborales. 4.- Desarrollar la creatividad y variedad en la redaccin de las distintas partes constitutivas de los documentos.

CONTENIDOS

1.- PERCEPTIVIDAD DE LA COMUNICACIN ESCRITA. 2.- MANEJO EFICAZ DEL LENGUAJE ESCRITO. 3.- MANEJO LGICO DEL LENGUAJE. 4.- USO DE NEXOS ORACIONALES. 5.- GENERACIN Y CONSTRUCCIN DE PRRAFOS: EJE DE TODA COMUNICACIN ESCRITA. 6.- LA PRCTICA REDACCIONAL: GESTIN DE UNA HABILIDAD PROPIA. 7.UTILIZACIN DE CLICHS EN LA CARTA CONTEMPORNEA. 8.- TRATAMIENTO Y ANLISIS DE DOCUMENTOS FORMALES. 9.- USO DEL PROCESADOR DE TEXTO: MANEJO EFICAZ DE LAS HERRAMIENTAS INFORMTICAS.

PERCEPTIVIDAD DE LA COMUNICACIN ESCRITA

Toda la comunicacin que se escriba y que forme parte de la documentacin oficial de una institucin, conlleva el valor agregado de ser congruente con la imagen corporativa de la organizacin. Dicha situacin es sobremanera real, tratndose de una institucin ligada a la educacin y por extensin a la cultura.

Las percepciones que emanan de todo documento son: 1.- SOCIAL: se refiere al flujo de comunicaciones del trabajo, por tanto mientras ms arriba de la escala jerrquica lleguen las comunicaciones ms latas sern las expectativas. De aqu que toda persona que genera o transcribe documentos es considerado como un modelo formal de comunicacin, dotado de claridad expresiva y competencia temtica.

2.- SICOLGICAS: la redaccin del documentos, en tanto eleccin de palabras, sintaxis utilizada, tipografa y formato posesionan al redactor como una persona que posee un estilo propio que traduce no slo su pensamiento, sino su particular manera de enfrentar las relaciones humanas. Se trata de percepciones que se apoyan en la eleccin de conceptos, sabemos que no todas las palabras indican lo mismo, aunque se trate de sinnimos, lo mismo ocurre con la amplitud de prrafos, lo que indicar a la persona como lacnica o llana al momento de tratar algunos asuntos. Todas estas consideraciones, en definitiva, facilitan o bloquean la recepcin del mensaje en cuanto tal.

3.- Tecnolgico: dado por el uso de herramientas informticas que entregan la percepcin de contemporaneidad de las comunicaciones, borrando el fantasma de la obsolescencia, sobretodo en la actualidad, cuando estamos frente a una revolucin no slo de la tecnologa, sino de las comunicaciones. Por lo pronto, los ordenadores en la confeccin de los diversos documentos aaden al contenido, la amenidad de la forma.

Por lo anterior, los documentos se escriben pensando en la recepcin que stos tendrn, donde lo ms importante es a quin se dirigen. Para poder definir qu informacin es conveniente comunicar y la mejor manera de hacerlo.

AUTOEVALUACIN
Revisin de estilo. Revisin de formato. Revisin ortogrfica. Revisin conceptual. Revisin temtica. Revisin general.

ORTOGRAFA
Herramientas para redactar con eficiencia, claridad, intencin comunicativa y propiedad.

ACENTUACIN
Se refiere a la tildacin de las palabras segn corresponda conforme a la ubicacin que posea la slaba tnica. Para ello se establece la siguiente clasificacin: 1.- AGUDAS. 2.- GRAVES. 3.- ESDRJULAS. 4.- SOBRESDRJULAS.

TILDE AGUDA
Segn la regla, llevan tilde las palabras polislabas agudas acabadas en vocal o en una de las consonantes N o S. Ejemplos: Sof, Caf, Domin, Sartn.

TILDE GRAVE
Llevan tilde todas las palabras graves terminadas en una consonante que no sea N o S. Ejemplo: Mrtir, Crter, Crcel, Mrmol.

TILDE ESDRJULO Y SOBRESDRJULO

Todas las palabras esdrjulas simples o complejas llevan tilde. Ejemplo: Mquina, clula, concdaselo.

ATENCIN
TODAS LAS PALABRAS LLEVAN TILDE SI CORRESPONDE, INDEPENDIENTEMENTE DE SI SE ENCUENTRAN ESCRITAS EN MAYSCULAS O MINSCULAS

TILDACIN DE LOS MONOSLABOS

Por regla general, los monoslabos no llevan tilde, salvo los que tengan una funcin paralela. No llevan tilde : Fui, fue, vio, dio, Luis, pie, Dios, cien, seis, vais, pez, ven, fe, dos, bien, ti.

TILDACIN DIACRTICA
Corresponde a la tilde aplicada a las palabras que tienen funciones diferentes, la distincin se marca con la tilde. Sean palabras monoslabas o polislabas.

S
SE S SI D - DE

Verbo Saber o Ser Pronombre

Afirmacin Condicional Verbo Dar Preposicin Planta para infusiones Pronombre

No lo s S bueno. Se fue ayer.

S, es verdad. Si llega, la conocer. Espero que me d.

T
TE

Tomamos un t.
Te lo dije

MS MAS SLO AN POR QU Porque

Adverbio de cantidad Equivale a PERO Equivale a SOLAMENTE Equivale a TODAVA Interrogativo o Exclamativo Responde o afirma

Peda ms. Fuimos, mas no los encontramos. Slo quera ayudar. An no est listo. Por qu callas? Por qu hablas! Porque quiero.

Porqu

Equivale a

Desconoca el

l
El T Tu M Mi

Pronombre personal Artculo Pronombre personal Adjetivo posesivo Pronombre personal Adjetivo posesivo

l lleg luego El regalo. T tienes tiempo. Tu casa. A m me importas Mi pie

QU, CUL,QUIN, CUNTO, CUNDO, CMO, DNDE STE, SE, AQUL, STA, SA.

Interrogativos o No s dnde Exclamativos. vives.

Se permite la Dijo que sta es tilde cuando son la que pronombres, necesitaba. pero slo es obligatorio si hay riesgo de ambigedad.

ESTE, ESE Adjetivos o AQUEL, ESTA, pronombres sin ESA riesgo de ambigedad

Este libro es mo Esta maana llegar.

ORTOGRAFA PUNTUAL

NO EXISTEN UNAS REGLAS EXACTAS PARA EL USO DE LA COMA, PERO S UNAS NORMAS GENERALES QUE SE DETALLAN A CONTINUACIN:

SE USA COMA:
1.- Para aislar los vocativos que van en medio de las oraciones. Ejemplos: Luchad, soldados, hasta vencer. Chofer, detenga el taxi. El taxi, Chofer, detenga. Detenga el taxi, Chofer

2.- Para separar las palabras de una enumeracin. Ejemplo: Las riquezas, los honores, los placeres, la gloria, pasan como el humo.

Antonio, Jos y Pedro.

3.- Para separar oraciones muy breves, pero con sentido completo. Ejemplos: Llegu, vi, venc. Acude, corre, vuela.

4.- Para separar del resto de la oracin una aclaracin o explicacin. Ejemplos: La verdad, escribe un poltico, se ha de sustentar con razones. Los vientos, que son muy fuertes en aquella poca, impedan la navegacin. La luna, una luna hermosa y difana, iluminaba nuestros pasos aquel da.

5.- Para separar de la oracin expresiones tales como: Esto es. Es decir. En fin. Por ltimo. Por consiguiente. Por ejemplo. Por lo tanto. No obstante.

En efecto. En consecuencia. Sin duda. En cambio. En general. Si bien. Por descontado. Entonces. Al menos que.

6.- Para indicar que se ha omitido un verbo. Por ejemplo: Unos hablaban de poltica; otros, de negocios. El mar nos regala sus frutos; la tierra, sus secretos.

7.- Cuando se invierte el orden lgico de los complementos en la oracin. Por ejemplo: Con esta nevada, no llegaremos nunca. Un milln de buenos deseos, les regal.

8.-Delante de las siguientes expresiones: pero, mas, porque, pues, mientras, donde, como, sino, aunque, siquiera. Por ejemplo: Lleva prisa, pero no se le nota. Nadie le dijo nada, siquiera una palabra de aliento. Caminemos, pues se hace tarde.

9.- Delante de una forma verbal gerundio. Por ejemplo: Le tendi la mano al despedirse, recordndole el compromiso que haban contrado. La medida favorecer a todos, incluyndolos a ustedes. Felicit a su colega, dndole efusivos abrazos.

USO DEL PUNTO Y COMA

1.- Para separar oraciones en las que ya hay coma o comas. Por ejemplo: Llegaron los vientos de noviembre, glaciales y recios; arrebataron sus hojas a los rboles.

2.- Antes de las conjunciones adversativas MAS, PERO, AUNQUE, etc., si la oracin es larga. Ejemplo: Todo en amor es triste; mas triste y todo, es lo mejor que existe.

3.- Delante de una oracin que resume todo lo dicho con anterioridad. Por ejemplo: El incesante trnsito de coches, el ruido y el gritero de las calles; todo me hace creer que hoy es la primera corrida de toros.

4.- Para separar oraciones yuxtapuestas. Ejemplo: Tendremos que cerrar el negocio; no hay ventas. Las entradas se agotaron muy pronto; haba gran expectacin por el concierto.

SE USAN DOS PUNTOS

1.- Para iniciar una enumeracin. Por ejemplo: Las estaciones del ao son cuatro: primavera, verano, otoo e invierno.

2.- En los encabezamientos de las cartas. Estimado seor: De mi consideracin: Seor Alcalde: De nuestra consideracin: Respetado seor: Seora Elorrieta:

3.- En el saludo al comienzo de un discurso. Por ejemplo: Seoras y seores:

4.- Para reproducir palabras textuales. Por ejemplo: Ya dije el primer da: Tengan cuidado.

5.- Despus de expresiones como: por ejemplo, declaro, certifico, ordeno, expone, suplica... Por ejemplo: En la zona ecuatorial hay ros muy importantes. Por ejemplo: el Amazonas, el Congo... Certifico: que el seor...

6.- Para llamar la atencin o resumir lo anterior. Por ejemplo: Lo,primero de todo: vean la plaza Mayor. Una vivienda ha de estar limpia, aireada y soleada, en una palabra: habitable. Para separar las cifras al expresar un valor horario. Por ejemplo: 12:10 hrs.

USO DE PUNTOS SUSPENSIVOS

1.- Cuando se omite algo o se deja la oracin incompleta. Por ejemplo: Dime con quien andas... Dime como hablas ...

2.- Para indicar duda, inseguridad, temor o sorpresa con una forma de expresarse entrecortada. Por ejemplo: Bueno... En realidad...quiz....es posible.

3.- Cuando se deja sin completar una enumeracin. Por ejemplo: Tengo muchas clases de flores: rosas, claveles...

4.- Cuando se quiere dar emocin. Por ejemplo: Y en lo ms interesante...se apag la luz.

5.- Para dejar algo indefinido indeterminado. Ejemplo: De la subida de precios...mejor ni hablar

USO DE COMILLAS
1.- Para encerrar una cita o frase textual. Ejemplo: Contest Felipe II: Yo no mand mis barcos a luchar contra los elementos

2.- Para indicar que una palabra se est usando en sentido irnico no con su significado habitual. Por ejemplo: Me regal una caja de fsforos. Qu esplndido!

3.- Para indicar que una palabra pertenece a otro idioma. Ejemplo: Son la alarma y lo pillaron in fraganti

4.- Para citar el ttulo de un artculo, poema... Ejemplo: Voy a leer el poema A un olmo seco.

USO DE GUIN
1.- Para unir palabras. Por ejemplo: Se trataron temas socio-polticos. Hubo un acuerdo franco-espaol.

2.-Para relacionar dos fechas. Por ejemplo: Guerra civil (1936-1939) Rubn Daro (1876-1916)

3.- Para cortar palabras al final de lnea. Por ejemplo: Pro-mo-cin. Con-si-guen-te.

CONSIDERACIONES AL CORTAR PALABRAS

1.- Una vocal nunca quedar sola: Ate-neo 2.- ll,rr,ch,, nunca se separan.. CC s. 3.- Monoslabos, siglas y abreviaturas no se separan: buey, UNESCO, Excmo.

4.- Para intercalar en una oracin una aclaracin o comentario. Por ejemplo: La isla de Pascua -segn creo- es maravillosa.

USO DE PARNTESIS
1.- Para aislar aclaraciones que se intercalan en la oracin, lo mismo que el guin. Por ejemplo: Las hermanas de Pedro (Clara y Sofa) llegarn maana.

2.- Para separar de la oracin datos como fechas, pginas, provincia, pas... Por ejemplo: Se lee en Neruda (pg.34) esta importante poesa.

3.- Al aadir a una cantidad en nmero su equivalente en letra o viceversa. Por ejemplo: La factura era de 50.000 (cincuenta mil) pesos.

4.- Para aadir la traduccin de palabras extranjeras. Por ejemplo: Csar dijo:Alea jacta est (la suerte est echada)

VICIOS IDIOMTICOS
ERRORES IDIOMTICOS FRECUENTES EN LA EXPRESIN ESCRITA Y ORAL

CACOFONA
Es un vicio que se presenta tanto en el lenguaje oral como escrito . Resulta ser un error muy evidente que consiste en repetir slabas o sonidos, quedando stos contiguos o muy prximos. Se puede dar al comienzo, medio o al final de las oraciones.

Por ejemplo: Dado a peticin el interesado para ser presentado en el BancoEstado.

Mara y Isabel se fueron de vacaciones. Se seal en la sesin la necesidad de esa medida.

MONOTONA
Es un vicio producido por el uso frecuente de los mismos vocablos para referirse a distintas situaciones. Corresponde a un estilo que no posee variedad lxica, con lo cual, la expresin pierde propiedad y precisin.

Por ejemplo: Se hizo ilusiones con el nuevo cargo. La cantante hizo un gran recital.
El profesor hizo una prueba. La secretaria hizo una carta.

AMBIGEDAD O ANFIBOLOGA
Consiste en expresar de manera poco clara las ideas, sea porque stas se comprenden de dos o ms sentidos o no se entienden.

La ambigedad se produce en las siguientes situaciones: 1.- EMPLEO INADECUADO DE LOS PRONOMBRES RELATIVOS. Ejemplo: Ella fue la que escribi. Se tramit el oficio del Jefe, que informa sobre el periodo de vacaciones. Hay una circular del Ministro, el cual se refiere a las polticas de incentivos.

USO CORRECTO DE LOS PRONOMBRES RELATIVOS

Los pronombres relativos se usan correctamente en los siguientes casos: -si se trata de personas: quien, quienes. -si se trata de cosas: que, el cual, la cual, etc. -si se trata de personas y cosas: cuyo.

2.- Mal uso del adjetivo posesivo SU. Padre e hijo conversaron de su problema.

El Jefe estaba reunido con el Contralor en su oficina. Paula se fue con Sergio en su auto.

Para solucionar la ambigedad se debe ubicar el adjetivo posesivo prximo al sustantivo correspondiente. El padre habl de su problema con el hijo.

El Jefe estaba reunido en su oficina con el Contralor. Paula se fue en su auto con Sergio.

DEQUESMO
Es un vicio que consiste en anteponer la preposicin DE, cuando es innecesario. Por ejemplo: Dijo de que se iba. Contest de que estaba enfermo. Pienso de que es tarde ya.

Se corrige eliminando la preposicin DE. Dijo que se iba. Contest que estaba enfermo. Pienso que es tarde ya.

Para corregir se puede reemplazar el DE QUE POR la palabra ALGO, SI EL REEMPLAZO ES POSIBLE, la preposicin est de ms.

ADEQUESMO
Es un error que consiste en eliminar elementos de enlace necesarios. Por ejemplo: Estoy seguro que vendr. Le inform que vendra: Acurdate que llega hoy.

Para corregir estas expresiones se debe anteponer el enlace DE a la expresin. De manera tal que, lo expresado por DE QUE , SEA EQUIVALENTE A ALGO.
As se tiene: Estoy seguro de que vendr. Le inform de que vendr. Acurdate de que llega hoy.

IMPROPIEDAD
Empleo de palabras con significado distinto del que tienen: Es un ejecutivo agresivo. Examinar el tema con profundidad. Juan ostenta el cargo de Alcalde. Ha terminado el redactado de la ley. El coche era bien grande.

Correccin: Es un ejecutivo audaz. Examinar el tema con detenimiento. Juan ejerce el cargo de alcalde. Ha terminado la redaccin de la ley. El coche era muy grande.

PLEONASMO
Es el empleo de palabras innecesarias: Miel de abeja. Tubo hueco por dentro. Persona humana. Me parece a mi que... Suele tener a menudo mal humor. Muy idneo. Muy ptimo. Volar por el aire. Etc.,etc.,etc.

Correccin: Miel. Tubo. Persona. Me parece que. Suele tener mal humor. Idneo. ptimo. Volar. Etc.

REDUNDANCIA
Repeticin innecesaria de palabras conceptos: Sube arriba. Baja abajo. Cruza al frente. Sali de dentro de la casa. A m, personalmente, me parece que... Lo vi con mis propios ojos. o

Niito hombre. Niita mujer. Par de mellizos. Se me le perdi. Te le cay. Lapso de tiempo. Entre parntesis. Volver a reincidir. Lo voy a cuidarlo. Abismo sin fondo.

Correccin: Sube. Baja. Cruza Sali A m me parece. Lo vi. Niito Niita. Mellizos.

Se me perdi. Se te cay. Lapso. Parntesis Lo voy a cuidar . Abismo.

REDACCIN DE DOCUMENTOS

Documentos de uso laboral

Los principales documentos de uso laboral son: 1.- Carta. 2.- Memorando. 3.- Circulares. 4.- Fax. 5.- Resumen ejecutivo. 6.- Correo electrnico.

Las comunicaciones escritas poseen una caracterstica distintiva, diferencian claramente dos aspectos: Forma y Fondo. La forma est referida a la diagramacin, al lugar que ocupa cada uno de los elementos o partes del documento, existen dos formatos bsicos: Carta y Memorando.
El fondo o contenido se refiere al tipo de comunicacin que lleva el documento, pudiendo tratarse de rdenes, instrucciones, informaciones , etc.

EL MEMORANDO
Se refiere a la comunicacin breve usada internamente en la empresa para pedir o entregar informacin. Caractersticas: Tiene un carcter funcional, de empleo muy extendido. Identifica rpidamente al emisor, receptor y mensaje. Puede contener varios tipos de mensajes: rdenes, instruccin, informe, puede reemplazar a la carta.

Estructura:
-ENCABEZAMIENTO: consta de membrete, nmero de orden, fecha, emisor, receptor y materia del mensaje. Si el destinatario tiene cierto grado de autoridad, suele emplearse vocativo.
-

CUERPO: Exposicin clara, directa y escueta del asunto que motiva el mensaje. FINAL: eventualmente frase de salutacin si el receptor es de nivel jerrquico superior, forma nombre y cargo del emisor, los inclusos o anexos se especifican abajo al lado izquierdo.

MEMORANDO QUE ORDENA

El memorando que ordena, como su nombre lo indica es una comunicacin que obliga al destinatario a cumplir la decisin adoptada por el emisor. Lo cual se explica por el nivel de autoridad que posee el emisor, generalmente superior, o de jefe a subordinado.
Algunas veces las rdenes se complementan con instrucciones, stas es la informacin acerca del procedimiento que debe seguirse para cumplir correctamente la orden.

MEMORANDO QUE INFORMA

El memorando que informa, es el resultado normal de un memorando que ordena requerir informacin.
Los informes dan a conocer cmo y cundo se han ejecutado las rdenes de la direccin. De este modo, el ejecutivo conoce exactamente las actividades de la empresa, la eficiencia de los departamentos, los resultados de las operaciones, etc.

Los informes entregan al receptor una descripcin de situaciones o bien de tareas efectuadas. Constituyen una relacin sobre cmo y cundo se ha cumplido una orden. Son, por tanto, comunicaciones verticales ascendentes.

USO DEL MEMORANDO PARA LA TRANSMISIN DE INFORMES Se distinguen dos casos: 1.- Si el informe es breve, se contiene en el memorando.

2.- Si el informe es extenso, memorando se cita como anexo.

el

LA CIRCULAR

La circular es la comunicacin que, con idntica redaccin, transmite el mismo mensaje a mltiples destinatarios.
El mensaje puede ser una orden, una instruccin, una informacin, etc. La circular tiene uso generalizado, porque es comunicacin econmica y de facilidad operativa, tanto en su elaboracin como en su distribucin.

Estructura y redaccin:
1.- Epgrafe o ttulo: La palabra CIRCULAR escrita en maysculas y seguida de su nmero de orden. 2.- Introduccin: Breve prembulo para caracterizar la situacin y referirse a una norma general. 3.- Texto: Particularizacin de la regla general. El emisor da una orden o instruccin, o bien suministra una informacin. El texto se redacta escuetamente en tercera persona, pero la tonalidad debe ser la adecuada para concitar la aceptacin de los receptores .

4.- Recomendacin: Requerimiento del emisor para que los destinatarios den cabal cumplimiento a la disposicin impartida. Recurso sicolgico importante es precisar las ventajas que se derivan del cumplimiento estricto de ella. 5..- Lugar y Fecha: Localidad y data de la circular. 6.- Firma: Nombre, cargo y firma del emisor. 7.- Destinatarios: Nmina de receptores de la circular. En cada copia se indica el destinatario preciso con el fin de facilitar la distribucin y el registro.

LA CITACIN

Es una comunicacin mediante la cual la autoridad competente de un organismo convoca a una reunin a os miembros de ste con el objeto de informar o de resolver sobre materias institucionales.
TCNICAMENTE, LA CITACIN ES UNA ORDEN QUE EMANA DEL JEFE DE LA ENTIDAD, Y LA CUAL LOS RECEPTORES ESTN LLAMADOS A CUMPLIR O BIEN A EXCUSARSE, EN CASO DE NO PODER ASISTIR.

Estructura: La citacin debe contener los siguientes datos esenciales: 1.- Nombre de la institucin emisora. 2.Clase de reunin (ordinaria, extraordinarias, especial); lugar, da y hora de sta. 3.- Designacin de las personas citadas. 4.- Calidad de la citacin: primera o segunda citacin.

5.- Tabla: es la agenda de materias sobre las cuales se informar o se resolver. 6.- Cargo del emisor: por lo comn, el presidente o el secretario de la entidad. 7.- Lugar y fechas de la citacin.
Redaccin: Se puede redactar en primera o tercera persona, aunque lo ms usual es redactar en tercera.

LA NOTA VERBAL

La nota verbal o recado escrito es una comunicacin breve que habla por el emisor. Siendo mensaje simple y directo, se usa ampliamente para asuntos personales, administrativos y de negocios.
De este modo, la nota verbal se utiliza para presentaciones, recomendaciones, invitaciones, participaciones, excusas, congratulaciones, psames.

Caractersticas: La nota verbal se escribe en papel tamao memorando, dispuesto de manera vertical; dimensiones 18 por 22 cm. Comienza con el,nombre, firma y cargo del emisor, el saludo introductorio y el nombre y cargo del receptor. Luego se enuncia el contenido del mensaje, dividido en prrafos cortos. Concluye la comunicacin con el lugar y fecha de emisin.

La nota verbal se redacta siempre en tercera persona, la cual debe mantenerse a lo largo del mensaje. Esta exigencia gramatical se facilita al iniciar cada prrafo con el nombre abreviado del emisor de la nota.

CERTIFICADO

El certificado es un documento pblico o privado que comprueba o acredita ciertos hechos o mritos personales. En algunos casos, se emite un juicio favorable respecto de la acreditacin. Con todo, los certificados atestiguan y recomiendan.
La estructura del certificado es la siguiente: a.- ENCABEZAMIENTO. b.- CUERPO. c..-FINAL.

ENCABEZAMIENTO: la palabra CERTIFICADO, con el nmero correlativo. CUERPO: la exposicin de los hechos pertinentes y, cuando corresponda, la enunciacin de los juicios positivos que esos hechos o la persona misma del interesado merecen al otorgante.
FINAL: propsito del certificado, la fecha, la antefirma si la hay y la firma.

CORREO ELECTRNICO

El correo electrnico sustituye al memorando, por lo tanto, tambin tiene un protocolo de presentacin, para ello se usa la plantilla que viene dada en el servicio de correo electrnico usado.

PORTADA DE FAX

PORTADA DE FAX
Normalmente se debe usar una portada para registro y orientacin del receptor del documento, toda vez que indica la institucin desde la cual se origin el envo de los documentos. Por ello es recomendable usar una portada diseada por la institucin, en caso de no existir, usar una de las plantillas de fax del programa Office.

MINUTA o ACTA
Es el documento que recoge los problemas tratados y los acuerdos que se han adoptado en una reunin oficial o privada. Relacin escrita d lo sucedido o tratado o acordado en una junta, la certificacin del resultado de una votacin o de una eleccin. El resumen o reflejo de lo acaecido en una reunin o charla.

CARACTERSTICAS
Los datos que un acta debe contener son: 1.- Lugar de la reunin. 2.- Da, mes y ao. 3.- Hora en que comienza. 4.- Identificacin del presidente, secretario y miembros de la corporacin. 5.- Carcter ordinario o extraordinario de la reunin. 6.- Asuntos que se examinen.

7.- Votaciones que se verifiquen y, en el caso de la nominales, el sentido n que cada miembro emita su voto. 8.- Parte positiva d los acuerdos que se tomen. 9.- Hora en que el presidente levante las sesin.

RESUMEN EJECUTIVO
El resumen ejecutivo o llamado tambin One-Page Report, es una pgina que contiene un resumen de toda la informacin contenida en un informe.

Contiene las conclusiones y recomendaciones que se establecen en el informe general.

EJEMPLO DE RESUMEN EJECUTIVO

Durante muchos aos Banco UBV ha mantenido una posicin de lder en la banca. Sin embargo, debido a su falta de adecuacin a los cambios, el Banco ha empezado a perder mercado. CAUSAS DE LA PRDIDA DE MERCADO. 1.- Los productos crediticios del Banco son menos ventajosos que los que ofrece la competencia Son lentos de obtener (mal servicio). Son caros.

2.- El Banco es ineficiente en la captacin y mantencin de clientes: No se hacen sondeos peridicos de mercado. El posicionamiento es demasiado elitista. 3.- El Banco se ha dejado estar y no ha reforzado una imagen innovadora conforme a los cambios habidos en el mercado.

MEDIDAS CORRECTIVAS SUGERIDAS 1.- Para competir ventajosamente el Banco deber abaratar precios de sus productos crediticios. 2.- Para mejorar el servicio al cliente el Banco deber hacerse eficiente. 3.- Para mejorar la imagen el Departamento de Marketing, deber estar alerta para disear productos y darlos a conocer bajo una publicidad atractiva.

CARTA
Es junto al memorando el documento base de toda la correspondencia empresarial, tanto administrativa como comercial. La carta posee tres estilos de escritura: A.- BLOQUE: B.- SEMIBLOQUE. C.- BLOQUE EXTREMO.

PARTES CONSTITUTIVAS
Las partes constitutivas de la carta son: 1.MEMBRETE: logo e identificacin corporativa de la institucin emisora. 2.- LUGAR Y FECHA: nombre de la localidad y fecha de emisin del documento. 3.- DESTINATARIO: nombre de la persona o institucin a la cual se dirige la carta.

4.- REFERENCIA: corresponde a la sntesis del tema o asunto de que trata la carta, ocupa una lnea. 5.- SALUDO: introduccin agradable y de respeto para la persona a la cual se escribe. 6.-INTRODUCCIN: generalmente corresponde a las primeras palabras o frases o a un pequeo prrafo de encabezamiento. 7.- DESPEDIDA: es una frase o frmula muy breve con que se cierra y se da el paso a la identificacin mediante la firma.

8.- FIRMA: corresponde a la rbrica de puo y letra de la persona que suscribe y el ttulo o cargo que posee dentro de la organizacin.
9.IDENTIFICACIN MECANOGRFICA: se indican las iniciales en maysculas de la persona que redact seguidas del signo pleca y en minsculas , las de la persona que transcribi.

10.- LNEA DE ATENCIN: se usa esta lnea cuando se desea que alguien en particular, dentro de una compaa, reciba y atienda el asunto de que trata la carta.

EJEMPLOS DE PARTES DE LA CARTA

1.- FECHA: al escribir la fecha, no se puede abreviar, recuerde que los nombres de los meses se escriben en minsculas. Valparaso, 13 de agosto de 2002.

2.- DESTINATARIO: Seor Enrique Aceituno Fajardo Decano Facultad de Fsica Universidad de Dalcahue Presente

3.- REFERENCIA:
REF: REMITE ANTECEDENTES .

4.- SALUDO: Para Instituciones: - Seores: - Estimados Seores: Para personas de poca confianza: - Estimado seor: - De mi consideracin:

Para personas de especial dignidad:

-

Seor Alcalde: Seor Gobernador.

- Seor Intendente.

5.- INTRODUCCIN:
En relacin con su solicitud... Recibimos su carta... Nos permitimos informarle...

De acuerdo con la normativa vigente le comunicamos...

Informo que...
Remito listado de ...

6.- DESPEDIDA:

Atentamente,
Respetuosamente, Cordialmente, Sinceramente,