INTEGRACIN DE PROCESOS

CASO ESTUDIO: PC ASSEMBLY, C.A.

Elaborado por:
Makhlouf, J., Mahabah

Guacara, Junio de 2012

Makhlouf, Mahabah

UNITEC

Caso Estudio: PC Assembly, C.A. Pc Assembly, C.A. es una empresa dedicada al ensamblaje de productos tecnolgicos (computadoras porttiles, tablets y Smartphone). Dicha empresa se encuentra organizada por departamentos, los cuales se encuentran dirigidos por un gerente cada uno, adems la empresa cuenta con un gerente general que lleva a la carga de todo el trabajo en conjunto. Para la recepcin de materia prima, la empresa cuenta con un nico departamento que recibe y enva al almacn de la lnea de produccin correspondiente, la descripcin y cantidad de todo lo recibido es entregada al encargado de inventario en un papel, el cual lleva uno o dos horas despus de la materia prima por carga de trabajo del coordinador de recepcin. Es importante recordar que el coordinador de recepcin debera recibir de parte de los coordinadores de cada lnea de produccin; con 5 das hbiles de anticipacin una lista de las solicitudes con el nombre correspondiente del proveedor y la fecha aproximada de recepcin, pero la mayora de los casos este hecho no se cumple porque los coordinadores de las lneas de produccin no le dan la importancia que se merece. Para el caso de los almacenes de cada lnea de produccin, estos se organizan en tres sectores: Materia Prima: recibida desde el departamento de recepcin, y se retiran por pequeas por pequeas ordenes provenientes de los coordinadores de lneas de produccin. En muchos casos, las ordenes empiezan a llegar andes de que lleguen las listas de los lotes recibidos. Producto Terminado: Recibida por lotes finalizados de las lneas de produccin y retirada por ordenes de salida de parte del departamento de ventas. Reproceso: que son los equipo que presentaron fallas o inconvenientes. Son entregados de manera muy desorganizada de parte del coordinador de reproceso, que enva productos con piezas faltantes, y algunas piezas adicionales y son retiradas por ellos mismos, que se dirigen al almacn varias veces al da y retiran una o dos cosas con cada viaje. El control de inventario del almacn es manual y resulta ser un trabajo bastante complejo y normalmente los resultados no concuerdan con la existencia real. Cada lnea de produccin recibe una orden de venta, el coordinador retira la existencia del almacn y enva al departamento de compra una orden, quienes procesan, se comunican con los proveedores, realizan la compra y regresan a la lnea de produccin la orden autorizada para que estos lo enven a la recepcin de materia prima. Una vez recibido todo, inician inmediatamente el ensamble. El coordinador enva el producto terminado al almacn y notifica a Ventas para que estos enven la orden de salida al almacn. El encargado de reproceso retira todos los equipos con fallas y re-ensamblan los productos sustituyendo las piezas que no tiene solucin. Todo el proceso descrito lleva a una serie de sntomas que crean un ambiente tedioso, lleno de rutinas, lo que desmotiva al personal y crea problemas entre ellos. El descontrol del inventario genera trabajos dobles lo que fatiga el recurso humano e indudablemente es necesario organizar y reducir el trabajo en la medida de lo posible, sistematizando y automatizando el proceso de la empresa.

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Solucin: PC Assembly, C.A. claramente presenta ciertos sntomas que surgen a raz de problemas de comunicacin de datos e informacin entre las diferentes lneas de produccin as como de los departamentos que forman la empresa; los procesos han sido divididos en responsabilidades asignadas a lo largo del recurso humano, cada responsabilidad forma parte importante de los procesos de otras partes de la empresa, pero la inexactitud en resultados e impuntualidad en su entrega hace que el trabajo en conjunto se torne poco armonioso, trayendo consecuencias que perjudican la integridad del trabajo de PC Assembly, C.A, hecho que implica para un prximo futuro (si es que no se aprecia en la actualidad) un notable deterioro de la productividad y de la imagen para el mercado. Una optimizacin y automatizacin de los procesos, mejora la productividad en pequeos porcentajes y aligera el trabajo del personal (obrero sobretodo) pero no es suficiente como para considerarse una solucin eficiente, puesto que se ignora existe un foco del problema un tanto ms grave para tomar en cuenta, que en este caso es la integracin de los datos que independiza el trabajo de cada responsable. La adopcin e implantacin de un ERP para la empresa en cuestin requiere una planificacin que involucre actividades, recurso humano, equipos tecnolgicos y metas o resultados progresivos, comenzando por definir la situacin actual de PC Assembly, C.A. para disear los planes de accin a tomar, luego se procede a seleccionar la solucin ms acorde y favorable para la empresa, esto implica tambin tomar en consideracin todas las adaptacin a las instalaciones, el equipo tecnolgico y el recurso humano, inmediato a esto se implementa la solucin con pausas peridicas que permitan corregir errores o inconvenientes de una manera ms gil y apreciar resultados planificados. Una vez puesto en marcha el ERP en la empresa, se mide el impacto del mismo para el recurso humano involucrado. Es imprescindible conservar en la mente de todo el personal que durante la implementacin, se vern en la necesidad de enfrentarse a ciertos retos que de ser recibidos y asumidos de manera madura, sern superados con xito. Los dos restos ms significativos son: 1. Reto Econmico: La inversin necesaria es realmente grande, la empresa debe estudiar cuidadosamente las cifras antes de comprometerse a su adquisicin. Como solucin alternativa estn las empresas que alquilan las aplicaciones necesarias para la integracin de la empresa, no habra necesidad de comprar el producto. 2. Reto Cultural: En cualquier entorno, no slo el empresarial, es difcil romper las costumbres y las actitudes de las personas, sobre todo si la empresa es poco flexible. Este inconveniente puede alargar la implementacin y elevar el costo de la misma. Es indispensable concientizar al recurso humano, desde la alta gerencia, asegurando entrenamiento y capacitaciones constantes.

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PC Assembly, C.A. apreciar resultados favorables, algunos de manera progresiva y otros una vez culminada la implementacin: estandarizacin e integracin de la informacin, mayor control de la empresa, tiempo de anlisis de informacin reducido, optimizacin de los tiempos de produccin y entregas, reduccin de costos y decisiones ms eficientes.