MARCO INSTITUCIONAL MUNICIPAL

CUADERNOS PARA LA GESTIN MUNICIPAL: 3. ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES

EL GOBIERNO MUNICIPAL

MARCO INSTITUCIONAL MUNICIPAL

EL GOBIERNO MUNICIPAL

Serie: Miscelnea 14 Proyecto Siembra democracia: Fortalecimiento de la institucionalidad democrtica local en Puno, financiado por el Fondo Italo Peruano

IEP INSTITUTO DE ESTUDIOS PERUANOS Horacio Urteaga 694, Lima 11 Telf. (511) 332-6194 FAX (511) 332-6173 WEB: http://www.iep.org.pe E-MAIL: publicaciones@iep.org.pe

FIP FONDO TALO PERUANO Raymundo Morales de la Torre 144, Lima 27 TELF.: (511) 421-0909 FAX: (511) 421-1715 WEB: http://www.fondoitaloperuano.org E-MAIL: secretaria@fondoitaloperuano.org

ISBN: 978-9972-51-211-7 ISSN: 1817-3187 Impreso en el Per Primera edicin, mayo de 2008 600 ejemplares Hecho el Depsito Legal en la Biblioteca Nacional del Per: 2008-06361 Registro de Proyecto Editorial en la Biblioteca Nacional: N. 11501130800371 Coordinacin General: Mariel Garca Cuidado de la Edicin: Mercedes Dioses Diagramacin: Mercedes Dioses / Silvana Lizarbe Diseo de Cartula: Rossy Castro Asistencia: Alejandro Laos
Prohibida la reproduccin total o parcial de las caractersticas grficas de este libro por cualquier medio sin permiso de los editores

ROS MORALES, Nstor, ed. Cuadernos para la Gestin Municipal 3: Adquisiciones y Contrataciones / Jos Montalvo y Jorge Romero. Lima, IEP; Fondo Italo Peruano, 2008. (Miscelnea, 14) GESTIN MUNICIPAL; GOBIERNO LOCAL; MARCO LEGAL MUNICIPAL; CONTRATACIN; ABASTECIMIENTO; PER W/19.02.01/M/14

MARCO INSTITUCIONAL MUNICIPAL

INTRODUCCIN .............................................................................................................7 SISTEMA DE ABASTECIMIENTOS .............................................................................. 9 RT P R I M E R A PA R T E I. DEFINICIN .................................................................................................................9 II. MARCO LEGAL ...........................................................................................................9 III. PARA QU SIRVE? ..................................................................................................... 10 IV. LOS SUBSISTEMAS DE ABASTECIMIENTO ....................................................................... 10 1. Subsistema de informacin y control ................................................................. 10 2. Subsistema de negociacin/obtencin ................................................................. 11 3. Subsistema de utilizacin/preservacin ............................................................... 11 V . DISEO
Y ORGANIZACIN DE LA OFICINA DE ABASTECIMIENTO EN LOS GOBIERNOS LOCALES .......................................................................................

NDICE NDICE NDICE NDICE NDICE

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12 1. Denominacin y organizacin ............................................................................. 12 2. Principales funciones generales de abastecimiento ............................................. 13

VI. CMO SE HACE? ...................................................................................................... 14 VII. PRINCIPALES PROCESOS TCNICOS DE ABASTECIMIENTO ................................................ 15
RT AT S E G U N D A P A R T E : G E S T I N D E L P R O C E S O D E C O N T R ATA C I O N E S Y A D Q U I S I C I O N E S INTRODUCCIN ................................................................................................................... 17 I. DEFINICIONES ............................................................................................................ 17 II. MARCO LEGAL ......................................................................................................... 18 III. PARA QU SIRVE? ..................................................................................................... 18 IV. PRINCIPIOS QUE RIGEN LAS CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES DEL ESTADO ................ 18 V . FASES DE LOS PROCESOS DE ADQUISICIN O CONTRATACIN ........................................ 20 VI. TIPOS DE PROCESOS DE SELECCIN ............................................................................. 21 VII. MONTOS PARA LA DETERMINACIN DE LOS PROCESOS DE SELECCIN ........................... 24 VIII. ETAPAS DEL PROCESO DE SELECCIN Y PLAZOS POR TIPO DE SELECCIN ........................ 24 IX. CONVOCATORIA DE LOS PROCESOS DE SELECCIN ........................................................ 25 CONSULTAS FRECUENTES ...................................................................................................... 26

PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES (PAAC) .................. 33 I. DEFINICIN ............................................................................................................... 33 II. MARCO LEGAL ......................................................................................................... 33 III. PARA QU SIRVE? ..................................................................................................... 33 IV. CULES SON SUS PRINCIPALES CARACTERSTICAS? ...................................................... 34 V . CMO SE HACE? ...................................................................................................... 34 VI. SE PUEDEN REALIZAR MODIFICACIONES AL PAAC? .................................................... 36 VII. PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DEL PAAC EN EL SEACE ................................... 36 VIII. CONTENIDO DEL PAAC ............................................................................................ 37 ANEXO CONSUCODE PARA PAAC ........................................................................... 39

MARCO INSTITUCIONAL MUNICIPAL

INTRODUCCIN

L TERCER NMERO de los cuadernos de gestin municipal es parte de este conjunto de publicaciones que tienen como objetivo brindar informacin a las autoridades y funcionarios municipales del Per, que les sirva como herramienta para mejorar la gestin en sus espacios locales, incidiendo en temas bsicos como las finanzas municipales, los principales instrumentos de gestin, el sistema de personal, y otros, para poder garantizar un manejo eficaz y transparente que fortalezca la institucionalidad municipal y contribuya a mejorar la calidad de vida de la poblacin. El tercer cuaderno lleva por ttulo Adquisiciones y contrataciones. Aqu, usted encontrar informacin referida al Sistema de abastecimiento y contrataciones, al Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones (PAAC), as como tambin un anexo de CONSUCODE referente al PAAC. Cada uno de estos temas se encuentra explicado de manera prctica y sencilla, haciendo nfasis en la legislacin que fundamenta los conceptos, funciones y procedimientos, que lleven al cumplimiento de estos procesos manera eficiente y transparente. La publicacin de estos cuadernos forma parte de las actividades para el fortalecimiento de la capacidad de gestin y gobierno de las municipalidades que desarrolla el proyecto Siembra Democracia: fortalecimiento de la institucionalidad democrtica local, ejecutado por el Instituto de Estudios Peruanos - IEP en alianza con la Asociacin Servicios Educativos Rurales - SER, con el apoyo del Fondo Italo Peruano.

SISTEMA DE ABASTECIMIENTOS

SISTEMA DE ABASTECIMIENTOS

PRIMERA PARTE
I. DEFINICIN

El Sistema de Abastecimientos es el conjunto interrelacionado de polticas, objetivos, normas, atribuciones, procedimientos y procesos tcnicos orientados al flujo racional, dotacin o suministro, empleo y conservacin de medios materiales; as como de acciones especializadas, trabajo o resultados para asegurar la continuidad de los procesos productivos que desarrollan las entidades integrantes de la administracin pblica. II. MARCO LEGAL Constitucin Poltica del Per: Artculo 58, 76 77, 194, 195. Decreto Ley 22056: Sistema de Abastecimiento (SA. 05, 06 y 07). Resolucin Jefatural 118- 80- INAP/DNA. Aprueba las Normas Generales del Sistema de Abastecimiento.1 SA 05. Unidad en el ingreso fsico y custodia temporal de bienes. SA 06. Austeridad del abastecimiento. Ley 27783, Ley de Bases de la Descentralizacin, Artculo 10. Ley 27972, Ley Orgnica de Municipalidades Artculo VIII, Artculo 34 Contrataciones y Adquisiciones Locales. Ley N 27815, Ley del Cdigo de tica de la Funcin Pblica. Ley N 27785 Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General de la Repblica.

1.

La Resolucin Jefatural del 25 de julio de 1980 deja sin efecto las Normas Generales de Abastecimiento SA 01, 02, 03 y 04 de la Segunda Disposicin Final del Decreto Supremo N 039 - 98PCM, del 28-set-1998, derogado por la Sexta Disposicin Final del Decreto Supremo N 0132001- PCM, del 13-feb-2001 y este ltimo, por el Art. 3 del Decreto Supremo N 083-2004 PCM, del 29 de noviembre del 2004. No obstante, al no existir otra metodologa normada por el Estado, es recomendable que las entidades puedan continuar aplicando dichos criterios tcnicos en lo que sea aplicable.

ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES

Ley N 26850 Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Decreto Supremo 083-2004-PCM Aprueba el Texto nico Ordenado (TUO) de la Ley 26850, Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Publicado el 29.11.04.

Decreto Supremo 084-2004-PCM

Aprueba el Nuevo Reglamento de la Ley 26850, Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Publicado el 29.11.04. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado - CONSUCODE / PRE que Regula el Procedimiento de Elaboracin y el Contenido de los Planes Anuales de Adquisiciones y Contrataciones (PAAC) de las entidades del Sector Pblico bajo el mbito de aplicacin de la normativa sobre contrataciones y adquisiciones del Estado, as como la oportunidad y mecanismos para su remisin al CONSUCODE. Otras leyes complementarias. Ley de Presupuesto del Sector Pblico, para el Ao Fiscal 2006. Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto, Ley 28411. Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General de la Repblica, Ley 27785 modificada por leyes 28396 y 28422. Ley del Procedimiento Administrativo General, Ley N 27444. RD 216-98-SBN (Superintendencia de Bienes Nacionales), sobre registro de bienes cuya propiedad est acreditada. Directiva 004-2002/SBN Procedimientos para la Alta y la Baja de los Bienes Muebles de propiedad estatal y su recepcin por la SBN. DS 154-2001-EF, que modifica el Reglamento General de Procedimientos Administrativos de los Bienes de Propiedad Estatal, DS 154-2001-EF. III. PARA QU SIRVE?

Sirve para controlar el movimiento de bienes y servicios dentro de la entidad pblica a travs de los Subsistemas de Abastecimiento. IV. 1. LOS SUBSISTEMAS DE ABASTECIMIENTOS 2 Subsistema de Informacin y Control

A travs de este subsistema se capta, procesa, clasifica, actualiza, proporciona y conserva informacin sobre los bienes, servicios y obras; proveedores; precio y condiciones de venta; seguridad; garanta que ofrecen; acciones de seguimiento y control a realizar; etc., reque-

2.

Valcrcel, G., Manual de Abastecimiento Municipal. INICAM. Lima, 1989, pp. 65-68.

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SISTEMA DE ABASTECIMIENTOS

ridas por la Municipalidad y sus diversas gerencias, para tomar la decisin ms conveniente en condiciones ptimas para la Municipalidad. Est constituido por los procesos tcnicos de: Programacin: Cuadro de Necesidades, Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones - PAAC, Presupuesto Institucional de Apertura - PIA. Catalogacin: Catalogacin Nacional de Bienes Muebles y Enseres - CNBME, y otras catalogaciones.3 Registro Nacional de Proveedores. Registro y Control: Seguimiento de acciones de cada fase de cada proceso tcnico. 2. Subsistema de Negociacin/Obtencin

A travs de este subsistema se presentan alternativas y condiciones para negociar, conseguir o poseer la tenencia, propiedad o derecho de uso de los bienes o servicios necesarios o para rescatarlos, de haberlos perdido. Est conformado por los Procesos Tcnicos de: Contrataciones y Adquisiciones: Adjudicacin de Menor Cuanta, Adquisicin Directa, Concurso Pblico y Licitacin Pblica. Recuperacin de Bienes: consistente en volver a tener dominio de los bienes para uso o consumo o para prestar servicios, cuya propiedad se haba perdido por descuido, negligencia, deterioro, abandono, robo, obsolescencia tecnolgica, etc. 3. Subsistema de Utilizacin/Preservacin

A travs de este subsistema se prev, orienta y supervisa la movilizacin, uso, conservacin y custodia de los bienes y servicios, dentro de una concepcin integral, para una adecuada utilizacin y preservacin. Este Subsistema est constituido por los Procesos Tcnicos de: Mantenimiento (interno o externo). Puede ser slo mano de obra la entidad compra la materia prima o la terceriza. Almacenamiento: almacn central y almacenes perifricos. Seguridad integral: para personas y bienes. Distribucin racional y mesurada de bienes: slo con el Pedido de Comprobante y Salida, PECOSA, para consumo inmediato o, con el Pedido Interno del Almacn, para uso y consumo posterior. Disposicin Final: accin que compete a la Oficina de Control Patrimonial y al Comit de Gestin Patrimonial, conforme al artculo 168 del Reglamento General de Procedimientos Administrativos de los bienes de propiedad estatal, aprobado por DS 154-2001-EF, modificado por el DS 107-2003-EF y dems directivas de la SBN.

3.

La Resolucin Ministerial N 362-2003-PCM, del 15-nov.-2003, crea la Comisin Multisectorial para analizar las conclusiones sobre Catalogacin de Bienes y Servicios, presentadas por la Comisin creada por DS N 099-2002-PCM, del 10-oct.-2002, sobre Sistema de Catalogacin de Bienes y Servicios nico.

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ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES

GRFICO 1 EJEMPLO DE UBICACIN DEL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO EN EL ORGANIGRAMA DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE PUNO
ALCALDE

GERENCIA MUNICIPAL
OFICINA DE EJECUCIN COACTIVA GERENCIA ADMINISTRATIVA Sub Gerencia de Personal Sub Gerencia de Logstica Sub Gerencia de Tesorera Sub Gerencia de Contabilidad OFICINA DE SUPERVISIN DE INVERSIONES

GERENCIA FINANCIERA Sub Gerencia de Finanzas Sub Gerencia de Registro y Recaudac. Tributaria

V.

DISEO Y ORGANIZACIN DE LA OFICINA DE ABASTECIMIENTO EN LOS GOBIERNOS LOCALES

La Oficina de Abastecimiento es el rgano de apoyo encargado de gerenciar y administrar las acciones y actividades propias del Sistema de Abastecimiento y de la Administracin y Mantenimiento de los bienes muebles, maquinaria, equipo mecnico, flota vehicular y de los locales institucionales de la entidad. Est a cargo de un subgerente, quien depende del gerente de Administracin y Finanzas o de la Gerencia de Administracin. 1. Denominacin y organizacin

El rea encargada del abastecimiento en una Municipalidad dependiendo del tamao de sta generalmente tiene jerarqua de una subgerencia con el denominativo o nombre de Subgerencia de Abastecimiento. Tambin se le denomina Subgerencia de Logstica o Jefatura de Logstica, como en la Municipalidad Provincial de Puno (ver grfico N 1). Otras Municipalidades cuentan con Subgerencia de Abastecimiento o Logstica y adems con una Subgerencia de Servicios Generales por separado. Lo recomendable es que sta ltima est dentro de la Subgerencia de Abastecimiento o Logstica. El diseo organizacional variar en funcin del tamao de la institucin, nmero de personal que labora en el rea y cantidad de dependencias a las que debe atender, jerarqua de la jefatura y, sobre todo, por los tres subsistemas detallados en prrafos anteriores y el tipo de funciones asignadas. Proponemos un diseo o estructura bsica que se muestra en grfico N 2.
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SISTEMA DE ABASTECIMIENTOS

GRFICO 2 MODELO DE ORGANIZACIN DE LOS SUBSISTEMAS DE ABASTECIMIENTOS

GERENCIA DE ADMINISTRACIN

Sub Gerencia de Abastecimiento

Contrataciones y Adquisiciones

Almacn

Servicios Generales

Control Patrimonial

2.

Principales funciones generales de abastecimiento

Las principales funciones generales de las oficinas de abastecimiento o logstica de las Municipalidades peruanas son: a. Dirigir, programar y ejecutar la administracin del Sistema Administrativo de Abastecimiento conforme a los lineamientos y polticas de la Municipalidad, normas presupuestarias y tcnicas de control sobre adquisiciones y otras normas pertinentes. b. Adquirir, almacenar y distribuir los bienes y servicios que requiera la Municipalidad. c. Elaborar anualmente el Cuadro de Necesidades de Bienes y de Servicios. d. Formular y ejecutar el Plan Anual de Adquisiciones y proponer su aprobacin, en coordinacin con las Gerencias de Planeamiento y Presupuesto y de Administracin y Finanzas. e. Prestar asistencia a los Comits Especiales de Adquisiciones de bienes y servicios en los procesos de seleccin. f. Participar en la conformacin de los Comits Especiales para las licitaciones, concursos pblicos y adjudicaciones directas de mayor y menor cuanta. g. Administrar la base de datos de proveedores de bienes y servicios. h. Reportar informacin mensual a nivel de compromiso, de las rdenes de compra y de servicios, a la Gerencia de Administracin y Finanzas. i. Dirigir y supervisar las acciones de inventario, registro, uso y control de los bienes muebles. j. Cautelar y mantener al da el marges de bienes patrimoniales de la Municipalidad.
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ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES

k. Cautelar que los bienes inmuebles de la Municipalidad cuenten con los respectivos ttulos de propiedad y estn inscritos en los registros pblicos. l. Supervisar las acciones de tasacin, valuacin, actualizacin o ajuste del valor monetario de los activos fijos y de las existencias en almacn.

m. Tramitar ante el respectivo Comit de Bajas y Venta de Bienes Patrimoniales, las solicitudes de baja y posterior venta, transferencia, incineracin o destruccin, segn el caso, de los bienes muebles. n. Mantener en custodia el archivo de los documentos fuente que sustente el ingreso, baja y transferencia de los bienes patrimoniales. o. Supervisar las acciones de mantenimiento de los bienes muebles, inmuebles e infraestructura municipal y la prestacin de servicios para tal fin. p. Supervisar la ejecucin del Plan de Mantenimiento Preventivo y Correctivo de la maquinaria, equipo mecnico y flota vehicular. q. Otras que le encargue el gerente de Administracin. VI. CMO SE HACE?

El sistema de abastecimiento se hace a travs de los siguientes procesos o pasos. 1. Programacin de necesidades

Las necesidades se determinan en funcin de los objetivos y metas institucionales, concordantes con el Presupuesto Institucional de Apertura (PIA). En esta fase se utilizar el Cuadro de Necesidades, que es el documento en el que se identifican las necesidades de bienes y servicios que requieren los rganos para el cumplimiento de sus metas programadas. Sirve de base para que la oficina de Abastecimientos formule el Presupuesto Valorado. 2. Elaboracin del Presupuesto Valorado

Esta fase consiste en la consolidacin de las necesidades de bienes, servicios y obras, sustentatorias del PIA. 3. Elaboracin del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones - PAAC

Esta fase se desarrolla dentro de los treinta (30) das siguientes a la aprobacin del PIA, es decir, a ms tardar el 31 de enero de cada ao. No se podr ejecutar ningn proceso de seleccin que previamente no haya sido incluido en el PAAC, siendo nulo todo proceso que contravenga a esta disposicin. Esta etapa del proceso es muy importante, por ello se desarrollar ms adelante. Ver Plan Anual de la seccin Adquisiciones y Contrataciones. 4. Ejecucin de los procesos de seleccin

Consiste en la realizacin de los procesos de seleccin de acuerdo al objeto del proceso. Los procesos de seleccin se rigen por el artculo 11 de la Ley Anual de Presupuesto y por los artculos 14 del TUO y 77 del Reglamento, as como por el numeral 2.3., inciso g, del TUO. En la segunda parte de esta cartilla, desarrollaremos este tema en detalle dado que es un proceso central en el sistema de abastecimientos.
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SISTEMA DE ABASTECIMIENTOS

5.

Ingreso al almacn institucional

Es el ingreso de los bienes materiales adquiridos a travs de los diversos procesos de seleccin, en aplicacin de la SA 05 - Unidad en el ingreso fsico y custodia temporal de bienes, concordante con las Normas Tcnicas de Control Interno - NTCI 300 02 - Unidad de Almacn. Consiste en la catalogacin, registro en las Tarjetas de Control Visible de Almacn, verificacin permanente de su estado de conservacin, despacho de las existencias, registro en las Tarjetas de Existencias Valoradas de Almacn, en el informe a la Oficina de Contabilidad. 6. Valorizacin de las existencias de almacn

Se realiza en funcin a los documentos - fuentes o tasacin, aplicando el Costo Promedio o el PEPS (primeras entradas, primeras salidas). 7. Inventario fsico

En este proceso se aplican las normas legales vigentes del Sistema de Abastecimiento. 8. Ajuste del valor monetario

Aplicando lo establecido de acuerdo a las normas legales vigentes. Se hace de acuerdo al ndice de la inflacin al momento en el que se realiza el ajuste. 9. Presentacin a la oficina de Contabilidad

Esta actividad es clave para la sustentacin del balance. VII. PRINCIPALES PROCESOS TCNICOS DE ABASTECIMIENTO Proceso tcnico de programacin Es el proceso mediante el cual se determinan las necesidades futuras de compras y adquisiciones de bienes y servicios de la institucin, conforme al presupuesto institucional aprobado y que se plasma en la elaboracin del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones (PAAC). Consta de los siguientes procesos: 1. Programacin 2. Determinacin de necesidades Consolidacin de necesidades Formulacin del plan de adquisiciones Ejecucin de la programacin Evaluacin de la programacin

Este proceso comprende las siguientes actividades:

Catalogacin de bienes Identificacin de bienes no codificados Actualizacin de bienes no codificados Se cumplen en coordinacin con la Superintendencia Nacional de Bienes.
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Este proceso comprende las siguientes actividades:

ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES

3.

Registro de proveedores

A partir del Texto nico Ordenado TUO de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado no existe obligacin de formular un registro de proveedores en cada Municipalidad. De ello se encarga el CONSUCODE a travs del Registro Nacional de Proveedores - RNP. Registro y control Este proceso comprende las siguientes actividades: Desarrollar estadsticas de la informacin de abastecimiento Elaborar un sistema de registros que posibilite controles posteriores Contrataciones y adquisiciones Este procedimiento est regulado por el TUO de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado el 29 de noviembre del 2004 Ley 26850 y su reglamento aprobado mediante el Decreto Supremo 084-2004-PCM. Consideramos que este proceso merece mayor atencin por lo que en el presente documento se profundiza su desarrollo en un captulo aparte. (Ver Gestin del Proceso de Contrataciones y Adquisiciones). Recuperacin de bienes Este proceso comprende las siguientes actividades: Recoleccin o seleccin Reparacin o reconstruccin Utilizacin Mantenimiento Este proceso tiene por objetivo evitar la paralizacin de los servicios que presta la Municipalidad y consiste en realizar acciones destinadas a conservar en ptimo estado los equipos, instalaciones, materiales y bienes que posee la entidad. Seguridad Es el proceso mediante el cual se previenen, detectan y/o eliminan las situaciones que pueden causar dao o prdida en las personas, informacin o medios naturales, a fin de evitar la paralizacin de los procesos productivos. Almacenamiento Es el conjunto de actividades de naturaleza tcnico-administrativa referidas a la ubicacin temporal de bienes en un espacio fsico determinado con fines de custodia. Distribucin Es el conjunto de actividades de naturaleza tcnico-administrativa en que se cierra el crculo, y permite la satisfaccin de las necesidades del usuario con la entrega de los bienes o servicios solicitados.
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SISTEMA DE ABASTECIMIENTOS

Disposicin final Es el conjunto de actividades de naturaleza tcnico-administrativa orientadas a detectar, verificar y regular el empleo adecuado de los bienes proporcionados a las diferentes dependencias de la Municipalidad.

SEGUNDA PARTE
GESTIN DEL PROCESO DE CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES INTRODUCCIN La gestin del proceso de contrataciones y adquisiciones en las Municipalidades es de especial importancia. Este procedimiento est regulado por el TUO de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones, aprobado el 29 de noviembre del 2004-Ley 26850 y su reglamento aprobado mediante Decreto Supremo 084-2004-PCM. La regla general en las adquisiciones y contrataciones que realizan las entidades (en este caso las Municipalidades) es que la seleccin del proveedor se efectuar, de manera objetiva, por medio de un concurso, el mismo que es denominado, en trminos legales, proceso de seleccin. Ello quiere decir que la seleccin del proveedor no se produce de manera libre o subjetiva, sino como consecuencia de un proceso de seleccin que debe conducirse de acuerdo con las pautas y normas establecidas en el Texto nico Ordenado de la Ley 26850 y su Reglamento. Es necesario sealar que pese a que la similitud de los trminos puede originar confusin, debemos diferenciar entre el proceso de adquisicin o contratacin y el proceso de seleccin. I. DEFINICIONES

Proceso de adquisicin El proceso de adquisicin o contratacin es el conjunto ordenado y concatenado de actuaciones que se realizan desde que se autoriza la adquisicin o contratacin del bien, servicio u obra hasta que culmina la ejecucin del contrato respectivo a travs del cual se pact la venta o arrendamiento del bien, la prestacin del servicio o la ejecucin de la obra. El proceso de adquisicin consta a su vez de distintos procesos, entre ellos, el proceso de seleccin y los actos de ejecucin contractual luego de la culminacin del proceso de seleccin. Proceso de seleccin El proceso de seleccin es el concurso que permite elegir, de manera objetiva, al proveedor que se encargar de vender o dar en arrendamiento un bien, prestar un servicio o ejecutar una obra. El proceso de seleccin se inserta en el proceso de adquisicin o contratacin, es una fase de l. El proceso de seleccin requiere de la ejecucin de los siguientes actos preparatorios: Plan Anual, la formulacin del requerimiento, el estudio o indagacin de
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ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES

mercado, la aprobacin del expediente de contratacin, la designacin del Comit Especial, la elaboracin y aprobacin de bases y dems. Asimismo, forman parte del proceso de adquisicin o contratacin. II. MARCO LEGAL Constitucin Poltica del Per de 1993: artculo 76. Ley Orgnica de Municipalidades N 27972. Ley N 26850 Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Decreto Supremo 083-2004-PCM que aprueba el Texto nico Ordenado (TUO) de la Ley 26850, Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Publicado el 29.11.04. Decreto Supremo 084-2004-PCM que aprueba el Nuevo Reglamento de la Ley 26850, Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Publicado el 29.11.04. Ley de Presupuesto del Sector Pblico para el ao fiscal 2007, Ley N 28927. III. PARA QU SIRVE?

Para seleccionar de manera imparcial y con criterios objetivos a quin se va a contratar para la prestacin de un servicio o la adquisicin de un bien requerido por la entidad, buscando combinar principalmente dos criterios: calidad y menor gasto. IV. PRINCIPIOS QUE RIGEN LAS CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES DEL ESTADO

Los procesos de contratacin y adquisicin se rigen por los siguientes principios, sin perjuicio de la vigencia de otros principios generales del derecho administrativo y del derecho comn. Principio de moralidad Los actos referidos a las contrataciones y adquisiciones deben caracterizarse por la honradez, veracidad, intangibilidad, justicia y probidad. Principio de libre competencia En los procedimientos de adquisiciones y contrataciones se incluirn regulaciones o tratamientos que fomenten la ms amplia, objetiva e imparcial concurrencia, pluralidad y participacin de postores potenciales. Principio de imparcialidad Los acuerdos y resoluciones de los funcionarios y dependencias responsables de las adquisiciones y contrataciones de la entidad se adoptarn en estricta aplicacin de la ley y el reglamento, as como en atencin a criterios tcnicos que permitan objetividad en el tratamiento a los postores y contratistas.
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SISTEMA DE ABASTECIMIENTOS

Principio de eficiencia Los bienes y servicios o la ejecucin de obras que se adquieran o contraten deben reunir los requisitos de calidad, precio, plazo de ejecucin y entrega y debern efectuarse en las mejores condiciones para su uso final. Principio de transparencia Toda adquisicin o contratacin deber realizarse sobre la base de criterios y calificaciones objetivas, sustentadas y accesibles a los postores. Los postores tendrn acceso durante el proceso de seleccin a la documentacin de las adquisiciones y las contrataciones. Salvo las excepciones previstas en la ley y el reglamento, la convocatoria, el otorgamiento de la buena pro y los resultados deben ser de conocimiento pblico. Principio de economa En toda adquisicin o contratacin se aplicarn los criterios de simplicidad, austeridad, concentracin y ahorro en el uso de los recursos, en las etapas de los procesos de seleccin y en los acuerdos y resoluciones recados sobre ellos, debiendo evitarse, en las bases y en los contratos, exigencias y formalidades costosas e innecesarias. Principio de vigencia tecnolgica Los bienes, servicios o ejecucin de obras deben reunir las condiciones de calidad y modernidad tecnolgica necesarias para cumplir con efectividad los fines para los que son requeridos, desde el mismo momento en que son adquiridos o contratados y por un determinado y previsible tiempo de duracin, con posibilidad de adecuarse, integrarse y repotenciarse, si fuera el caso, con los avances cientficos y tecnolgicos. Principio de trato justo e igualitario Todo postor de bienes, servicios o ejecucin de obras debe tener participacin y acceso para contratar con las entidades en condiciones semejantes a las de los dems, estando prohibida la existencia de privilegios, ventajas o prerrogativas, salvo las excepciones de ley. Los principios sealados tienen como finalidad garantizar que las entidades del sector pblico obtengan bienes, servicios y obras de calidad requerida, en forma oportuna y a precios o costos adecuados. Servirn tambin como criterio interpretativo para resolver las cuestiones que puedan suscitarse en la aplicacin de la Ley y el Reglamento de Contrataciones y Adquisiciones. Es decir, estos principios deben ser parmetros para la actuacin de los funcionarios y de las dependencias responsables y para suplir los vacos de la mencionada Ley y su Reglamento. Los principios, entonces, no son meras declaraciones programticas que establecen parmetros morales de conducta a los que resultara recomendable que se ajusten los agentes pblicos y privados que intervienen en los procesos de adquisicin o contratacin. Al estar recogido expresamente su triple objetivo en el texto de la norma, su aplicacin se torna de obligatorio cumplimiento tanto en la elaboracin de disposiciones reglamentarias por parte de las entidades pblicas con competencia para ello, como en la interpretacin o integracin del TUO de la Ley 26850 y del Reglamento.

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ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES

V.

FASES DE LOS PROCESOS DE ADQUISICIN O CONTRATACIN

Los procesos de adquisicin o contratacin que realizan las entidades tienen tres grandes fases, detalladas a continuacin y sealadas en el cuadro N 01: a) Preparacin de la seleccin

Es la fase que va desde el momento en que se aprueba llevar a cabo la adquisicin o contratacin hasta la convocatoria del proceso de seleccin. Dentro de esta fase encontramos, adems de la aprobacin, las siguientes actuaciones de carcter administrativo: designacin del comit especial, elaboracin y aprobacin de las bases, entre otras.
CUADRO N 1 FASES DEL PROCESO DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES FASES PREPARACIN
DE LA

SELECCIN PROCESO

DE

SELECCIN 4

EJECUCIN CONTRACTUAL Celebracin del contrato Ejecucin de las prestaciones derivadas del contrato

1. Plan Estratgico Institucional 2. Plan Operativo Institucional 3. Determinacin de necesidades

Convocatoria y Registro de participantes Presentacin de consultas, absolucin y aclaracin de las bases

Formulacin de observaciones Adicionales y reducciones a las Bases e integracin de stas Ampliaciones o reducciones de plazo Subcontratacin

4. Presupuesto Institucional Presentacin y entrega de propuestas 5. Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones 6. Aprobacin del expediente de contratacin 7. Designacin del Comit Especial 8. Elaboracin del Proyecto de Bases Administrativas 9. Aprobacin de las Bases Administrativas Evaluacin y calificacin de propuestas

Otorgamiento de la Buena Pro Intervencin econmica

Citacin para la Celebracin del contrato Celebracin del contrato

Resolucin Aplicacin de penalidades Conformidad de entrega o de prestacin de servicio Liquidacin de obra o de consultora de obra

4.

Segn el artculo 97 del Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.

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SISTEMA DE ABASTECIMIENTOS

b)

Seleccin

Es la fase que va desde la convocatoria del proceso de seleccin hasta la celebracin / firma del contrato respectivo. Esta fase es identificada con el proceso de seleccin. c) Ejecucin contractual

Es la fase que va desde la celebracin hasta la liquidacin del contrato. En esta fase se produce la entrega del bien en propiedad o arrendamiento, la prestacin del servicio o la ejecucin de la obra. Las instancias que tienen relacin y competencias en estas fases o procesos son: Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado: CONSUCODE. Contralora General de la Repblica. Oficinas de abastecimiento de las Municipalidades o quien haga sus veces. Comits especiales o permanentes de adquisiciones de bienes y servicios. VI. 1. TIPOS DE PROCESOS DE SELECCIN Licitacin Pblica

Se convoca para la adquisicin de bienes, as como para la contratacin de obras, dentro de los mrgenes que establecen las normas presupuestarias. La Licitacin Pblica para la ejecucin de obras se desdobla en: a. Licitacin Pblica Nacional para la ejecucin de obras por empresas constituidas y con instalaciones en el pas. b. Licitacin Pblica Internacional cuando las caractersticas tcnicas de las obras requieran de participacin internacional. La licitacin pblica se aplica, por ejemplo, cuando se tenga prevista la adquisicin de cinco camiones de limpieza pblica por un valor total de quinientos mil nuevos soles o la rehabilitacin de un puente por un valor de un milln doscientos mil nuevos soles. 2. Concurso Pblico

Se convoca para la contratacin de servicios, dentro de los mrgenes establecidos por las normas presupuestarias. Este tipo de seleccin se aplicar, por ejemplo, para el arrendamiento de un local de propiedad de una asociacin civil por un valor de doscientos cincuenta mil nuevos soles anuales o la contratacin del servicio de vigilancia y seguridad por un valor de doscientos diez mil nuevos soles anuales. 3. Adjudicacin Directa

Se convoca para la adquisicin de bienes, contratacin de servicios y ejecucin de obras, dentro de los mrgenes establecidos por las normas presupuestarias. La Adjudicacin Directa puede ser pblica o selectiva.
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ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES

La Adjudicacin Directa Pblica se convoca cuando el monto de la adquisicin o contratacin es mayor al cincuenta por ciento (50%) del lmite mximo establecido para la Adjudicacin Directa en las normas presupuestarias. La Adjudicacin Directa Selectiva se convoca cuando el monto de la adquisicin o contratacin es igual o menor al cincuenta por ciento (50%) del lmite mximo establecido para la Adjudicacin Directa por las normas presupuestarias. La Adjudicacin Directa Selectiva no requiere de publicacin. Se efecta por invitacin, debiendo convocarse a por lo menos tres (3) proveedores. Por excepcin, el titular o la mxima autoridad administrativa de la entidad, o aquel funcionario o funcionaria en quien stos hubieran delegado tal funcin, mediante documento sustentatorio, podr exonerar al proceso de seleccin del requisito de presentacin de tres proveedores. Esta exoneracin puede darse siempre y cuando en el lugar en que se realice la adquisicin o contratacin no sea posible contar con un mnimo de tres (3) proveedores y que los bienes, servicios o ejecucin de obras a adquirir o contratar estn destinados a satisfacer necesidades de la entidad en la localidad en que se realiza el proceso. A fin de garantizar la publicidad de las adjudicaciones directas selectivas, las convocatorias respectivas sern notificadas a la Comisin de Promocin de la Pequea y Microempresa: PROMPYME, la que se encargar de difundirlas entre las pequeas y microempresas. El tipo de seleccin de Adjudicacin Directa Pblica se aplicar por ejemplo para la adquisicin de un lote de computadoras por trescientos cuarenta y cinco mil nuevos soles, contratacin de una consultora tributaria externa por un valor de ciento diez mil nuevos soles anuales, reparacin de veredas por un valor de quinientos ochenta mil nuevos soles. El tipo de seleccin de Adjudicacin Directa Selectiva se aplicar para la construccin de un comedor por un valor de ciento treinta mil nuevos soles, la adquisicin de un software por un valor de cincuenta mil nuevos soles. 4. Adjudicacin de Menor Cuanta

Se convoca para: a. la adquisicin o contratacin de bienes, servicios u obras, cuyos montos sean inferiores a la dcima parte del lmite mnimo establecido por las normas presupuestarias para las licitaciones pblicas o concursos pblicos, segn corresponda. Las adjudicaciones de menor cuanta destinadas a la adquisicin de bienes y servicios as como a la contratacin de obras, sern notificadas a PROMPYME, segn lo dispuesto en el segundo prrafo del artculo 96 del Reglamento. los procesos declarados desiertos; y la contratacin de expertos independientes para que integren los Comits Especiales. Especficamente se aplica cuando: se desea adquirir o arrendar financieramente un bien cuyo valor referencial es inferior a cuarenta y cinco mil nuevos soles.
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b. c.

SISTEMA DE ABASTECIMIENTOS

se desea arrendar no financieramente un bien o contratar un servicio cuyo valor referencial es inferior a veinte mil nuevos soles. se desea ordenar la ejecucin de una obra cuyo valor referencial es inferior a ciento quince mil nuevos soles. Ejemplos: Arrendamiento de una oficina desconcentrada por un valor de cuatro mil doscientos nuevos soles anuales, adquisicin de tiles de oficina por un valor de treinta mil nuevos soles. A diferencia de la normativa anterior, ya no se convocar una adjudicacin de menor cuanta cuando la entidad apruebe la exoneracin del proceso de seleccin que correspondera convocar, de conformidad con el artculo 19 del TUO de la Ley. En este caso, segn el artculo 148 del Reglamento, la adquisicin o contratacin se realizar mediante acciones inmediatas. Ejemplo: la ejecucin, por situacin de emergencia, de un muro de contencin, por un valor de un milln de nuevos soles.

CUADRO N 2 TIPOS DE PROCESOS DE SELECCIN Y SUS OBJETOS DE CONTRATO

LICITACIONES PBLICAS OBJETO

DEL

CONCURSOS PBLICOS OBJETO

DEL

CONTRATO

CONTRATO

Adquisicin de bienes Ejecucin de obras

Arrendamiento de bienes Contratacin de servicios Contratacin de servicios de consultora ADJUDICACIN DIRECTA SELECTIVA OBJETO
DEL

ADJUDICACIN DIRECTA PBLICA OBJETO

DEL

CONTRATO

CONTRATO

Adquisicin y arrendamiento de bienes Contratacin de servicios Contratacin de servicios de consultora Ejecucin de obras ADJUDICACIN OBJETO
DEL DE

Adquisicin y arrendamiento de bienes Contratacin de servicios Contratacin de servicios de consultoras Ejecucin de obras

MENOR CUANTA

CONTRATO

Adquisicin y arrendamiento de bienes, contratacin de servicios, contratacin de servicios de consultora de obra, ejecucin de obras El valor referencial para las Licitaciones Pblicas, Concurso Pblico y Adjudicacin Directa se determina segn lo dispuesto por las Leyes Anuales de Presupuesto. Para el caso de las Adjudicaciones Directas Selectivas y Adjudicaciones de Menor Cuanta, deben concordarse dichas Leyes con lo sealado en el Texto nico Ordenado - TUO, de la Ley y su Reglamento.

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ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES

VII. MONTOS PARA LA DETERMINACIN DE LOS PROCESOS DE SELECCIN La determinacin de los Procesos de Seleccin para efectuar las Licitaciones Pblicas, Concursos Pblicos y Adjudicaciones Directas, en todas las entidades del Sector Pblico incluidas los gobiernos locales, se sujetan a los montos siguientes, de acuerdo al artculo 11 de la Ley de Presupuesto del Sector Pblico para el ao fiscal 2007, Ley N 28927: 1. La contratacin de obras: Licitacin Pblica: si el valor referencial es igual o superior a 340 Unidades Impositivas Tributarias. Adjudicacin Directa: si el valor referencial es inferior a 340 UIT. Cuando el monto del valor referencial de una obra pblica sea igual o mayor a S/. 1 192 UIT, el organismo ejecutor debe contratar, obligatoriamente, la supervisin y control de obras. 2. La adquisicin de bienes y de suministros: Licitacin Pblica, si el valor referencial es igual o superior a 134 UIT. Adjudicacin Directa, si el valor referencial es inferior a S/. 134 UIT.

Este punto se aplica a los contratos de arrendamiento financiero. 3. La contratacin de servicios y consultora, tales como prestaciones de empresas de servicios, compaas de seguros, contratos de arrendamiento no financieros y del personal contratado directamente por locacin de servicios, as como investigaciones, proyectos, estudios, diseos, supervisiones, inspecciones, gerencias, gestiones, auditoras, asesoras y peritajes de acuerdo a: Concurso Pblico, si el valor referencial es igual o superior a 60 UIT. Adjudicacin Directa, si el valor referencial es inferior a S/. 60 UIT.

La contratacin de auditoras externas se realiza de conformidad con las normas que rigen el Sistema Nacional de Control. VIII. ETAPAS DEL PROCESO DE SELECCIN Y PLAZOS POR TIPO DE SELECCIN Etapas del proceso en licitaciones pblicas y concursos pblicos El calendario de las licitaciones pblicas y concursos pblicos contiene las etapas establecidas en el artculo 97 del Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. (Ver el cuadro N 01). En las licitaciones pblicas y concursos pblicos entre la convocatoria y la presentacin de propuestas existir un plazo no menor a veinte (20) das y se computa a partir del da siguiente de la publicacin de la convocatoria en el SEACE. El plazo entre la integracin de las bases y la presentacin de propuestas no podr ser menor de cinco (5) das.
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SISTEMA DE ABASTECIMIENTOS

Etapas del proceso en Adjudicaciones Directas El calendario de las Adjudicaciones Directas contendr las etapas establecidas en el artculo 97 del Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, fusionndose en una sola las etapas de presentacin y absolucin de consultas, y de formulacin de observaciones a las bases, absolucin de observaciones e integracin de stas, las cuales se desarrollarn simultneamente. Entre la convocatoria y la fecha de presentacin de las propuestas existir un plazo no menor de diez (10) das. El plazo entre la integracin de las bases y la presentacin de propuestas no podr ser menor de tres (3) das. Etapas del proceso de Adjudicacin de Menor Cuanta para bienes y servicios Las etapas de la Adjudicacin de Menor Cuanta para la adquisicin o contratacin de bienes y servicios son las siguientes: a. b. c. Convocatoria y registro de participantes Presentacin y evaluacin de propuestas Otorgamiento de la buena pro

Etapas del proceso de Adjudicacin de Menor Cuanta para la consultora de obras o ejecucin de obras Las etapas de la Adjudicacin de Menor Cuanta para la contratacin de consultora o ejecucin de obras son las siguientes: a. b. c. d. e. Convocatoria y registro de participantes Presentacin de consultas, absolucin e integracin de las bases Presentacin de propuestas Evaluacin de propuestas Otorgamiento de la buena pro

Entre la convocatoria y la fecha de presentacin de propuestas debe existir un plazo no menor de seis (6) das. IX. CONVOCATORIA DE LOS PROCESOS DE SELECCIN

Requisitos La convocatoria de todo proceso de seleccin deber contener obligatoriamente lo siguiente: a. b. c. La identificacin, domicilio y RUC de la Municipalidad que convoca La identificacin del proceso de seleccin La indicacin de la modalidad de seleccin, de ser el caso
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ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES

d. e. f. g. h.

La descripcin bsica del objeto del proceso El valor referencial El lugar y la forma en que se realizar la inscripcin o registro de participantes El costo del derecho de participacin El calendario del proceso de seleccin

Convocatoria a Licitacin Pblica, Concurso Pblico y Adjudicacin Directa Pblica La convocatoria de las licitaciones pblicas, concursos pblicos y adjudicaciones directas pblicas se realizar a travs de su publicacin en el Sistema Electrnico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado: SEACE. La Comisin de Promocin de la Pequea y Micro Empresa: PROMPYME tendr acceso permanente a la informacin de los procesos de seleccin registrados en el SEACE para su anlisis y difusin entre las micro y pequeas empresas. Convocatoria a Adjudicacin Directa Selectiva La convocatoria a un proceso de Adjudicacin Directa Selectiva se realiza mediante invitacin cursada a no menos de tres (3) proveedores y con la respectiva notificacin a la Comisin de Promocin de la Pequea y Micro Empresa: PROMPYME siempre que el objeto del proceso corresponda a sectores econmicos donde exista oferta competitiva por parte de las MYPES, los cuales se determinarn mediante Decreto Supremo.5 Convocatoria a Adjudicacin de Menor Cuanta La convocatoria se realiza mediante invitacin que puede ser a uno o ms proveedores, segn corresponda en atencin a la oportunidad, al monto, y a la complejidad, envergadura o sofisticacin de la adquisicin o contratacin. La convocatoria de los procesos de seleccin para la adquisicin de bienes o contratacin de servicios, cuyos valores referenciales sean iguales o superiores a cuatro Unidades Impositivas Tributarias (4 UIT), y para la contratacin de la ejecucin de obras cuyos valores referenciales sean iguales o mayores a diez Unidades Impositivas Tributarias (10 UIT) se notificar a la comisin de Promocin de la Pequea y Micro Empresa: PROMPYME siempre que el objeto del proceso corresponda a sectores econmicos donde exista oferta competitiva por parte de las MYPES. CONSULTAS FRECUENTES Consulta Cul es el procedimiento para la modificacin del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones? Para modificar el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones, debidamente aprobada por el Titular del Pliego (Alcalde), deber de revisarse previamente la asignacin presupuestal que posibilite tal modificacin.
5. De acuerdo al artculo 18 de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.

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SISTEMA DE ABASTECIMIENTOS

Se modificar el plan cuando: 1. 2. Se tenga que incluir o excluir procesos de seleccin. Se modifique la cantidad prevista de bienes, servicios u obras en ms de veinticinco por ciento del valor estimado en el plan y ello cambie el tipo de proceso de seleccin.

La aprobacin y difusin de las modificaciones del Plan Anual se har de la forma prevista en los Artculos 25 y 26 del Reglamento de la Ley de Adquisiciones y Contrataciones del Estado, aprobado por el DS 084-2004-PCM, que seala que deber ser aprobado por el titular del Pliego, es decir, el Alcalde. Las modificaciones debern de ser publicados en el SEACE, en un plazo no mayor de (05) das hbiles despus de aprobada la modificacin, a travs del Internet. De no contar con acceso a Internet, debern remitirla por medios magnticos (disquete, otros) al Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado: CONSUCODE. Consulta Los procesos de bienes, servicios y obras de Menor Cuanta, obligatoriamente deben ingresar al SEACE y llevarse a cabo todas las fases del proceso en el indicado sistema? S. Los procesos de Menor Cuanta tienen particularidades, que hay tomar en cuenta, pero en lo general se procede como cualquier proceso de seleccin. En principio, las Adjudicaciones de Menor Cuanta que pueden ser programadas sern incluidas en el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones. Hay que tener en cuenta que la Adjudicacin de Menor Cuanta se convoca para: 1. La adquisicin o contratacin de bienes, servicios y obras, cuyos montos sean inferiores a la dcima parte del lmite mnimo establecido por las normas presupuestarias para las licitaciones pblicas o concursos pblicos, segn corresponda. Las adjudicaciones de menor cuanta, destinadas a la adquisicin de bienes y servicios as como para la contratacin de obras, sern notificadas a PROMPYME, segn lo dispuesto en el segundo prrafo del Artculo 96 del Reglamento de la Ley de Adquisiciones y Contrataciones del Estado. Los procesos declarados desiertos y; La contratacin de expertos independientes para que integren los Comits Especiales.

2. 3.

Etapas del proceso de Adjudicacin de Menor Cuanta para bienes y servicios Las etapas son las siguientes: 1. 2. 3. Convocatoria y registro de participantes Presentacin y Evaluacin de Propuestas Otorgamiento de la Buena Pro

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ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES

Etapas del proceso de Adjudicacin de Menor Cuanta para la consultora de obras o ejecucin de obras Las etapas de la Adjudicacin de Menor Cuanta para la contratacin de consultora o ejecucin de obras son las siguientes: 1. 2. 3. 4. 5. Convocatoria y registro de participantes Presentacin de consultas, absolucin e integracin de las bases Presentacin de propuestas Evaluacin de propuestas Otorgamiento de la buena pro

Cmo se realiza el proceso de Menor Cuanta? La convocatoria se realiza mediante invitacin que puede ser a uno o ms proveedores, segn corresponda en atencin a la oportunidad, al monto, y a la complejidad, envergadura o sofisticacin de la adquisicin o contratacin. La convocatoria de los procesos de seleccin para la adquisicin de bienes o contratacin de servicios, cuyos valores referenciales sean iguales o superiores a cuatro Unidades Impositivas Tributarias (4 UIT), y para la contratacin de la ejecucin de obras cuyos valores referenciales sean iguales o mayores a diez Unidades Impositivas Tributarias (10 UIT) se notificarn a la Comisin de Promocin de la Pequea y Micro EmpresaPROMPYME siempre que el objeto del proceso corresponda a sectores econmicos donde exista oferta competitiva por parte de las MYPES. Consulta Por qu para adquirir un producto de gran valor se enva una convocatoria a PROMPYME y CONSUCODE? La Ley de Adquisiciones y Contrataciones del Estado seala que las adquisiciones de bienes y servicios que superen 1 Unidad Impositiva Tributaria (1 UIT: 3,300 nuevos soles para el presente ao 2006), debern ser realizadas a travs de un proceso de Menor Cuanta, el que deber de ingresarse en el SEASE (pagina del CONSUCODE, en el que se publican todos los procesos de seleccin: Menor Cuanta, Concursos Pblicos, Adjudicacin Directa Selectiva, Adjudicacin Directa Pblica, Licitacin Pblica, etc. Asimismo, deber de comunicarse a PROMPYME, de acuerdo a lo dispuesto por la Ley y su Reglamento, con la finalidad de que las MYPES locales participen en los procesos convocados por las instituciones publicas. Consulta Cules son las funciones que cumple el Comit Especial de Adjudicaciones Directas Selectivas, y quienes pueden conformarlo? El Reglamento de Contrataciones y Adquisiciones del Estado establece especficamente las funciones de los Comits Especiales y quines pueden integrarlos. Para el caso de Adjudicaciones Directas Selectivas puede designarse un Comit Especial especfico, pero lo recomendable es la designacin de un Comit Especial Permanente que es permitido
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SISTEMA DE ABASTECIMIENTOS

para adjudicaciones directas (sean adjudicaciones directas selectivas o adjudicaciones directas pblicas), conforme dispone el Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado en su Artculo 44 (ver tambin artculo 77 de la misma norma). Las funciones de ste Comit Especial Permanente son las mismas que cualquier Comit Especial, es decir, es competente para elaborar las bases del proceso, convocar al proceso, absolver las consultas y observaciones, evaluar las propuestas, otorgar la buena pro, declarar desierto si es el caso, consultar o proponer las modificaciones de las caractersticas tcnicas y el valor referencial, todo acto que considere necesario para el desarrollo del proceso hasta el consentimiento de la buena pro. El Comit Especial no podr modificar de oficio las bases aprobadas. El Comit Especial Permanente puede estar integrado por 3 o 5 personas. En cualquiera de los casos, uno de los integrantes deber pertenecer necesariamente a la dependencia encargada de contrataciones y adquisiciones de la entidad (tenga en cuenta que la ley no obliga a que sea funcionario), otro de los integrantes deber ser del rea usuaria (quien va a utilizar el bien o servicio materia del proceso de seleccin). Uno de los miembros, cualquiera de ellos, debe tener conocimiento tcnico sobre el objeto de la convocatoria. Por ejemplo, si se va a adquirir maquinarias de construccin, uno de los integrantes del Comit debe conocer explcitamente de este tema, si se va a adquirir alimentos, ser necesario de un especialista nutricionista. Si la Municipalidad no tiene tcnicos especialistas en el objeto de la convocatoria, sera recomendable contratar un independiente especialista externo para que forme parte del comit o lo asesore. Ello est permitido. (Vase el reglamento mencionado, artculo 49). Consulta Cmo informar a CONSUCODE el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones: PAAC? La remisin de informacin al CONSUCODE y la informacin contenida en el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones se hace a travs de uno de los mecanismos siguientes, de acuerdo a las facilidades tcnicas con que cuente la Municipalidad: 1. Las Municipalidades que no cuenten en su localidad con acceso a Internet, podrn remitir la informacin por medio impreso, de acuerdo con formato especialmente diseado para el efecto. Las Municipalidades que cuentan con acceso al servicio de Internet en su localidad debern elaborar y remitir el Plan Anual a travs del programa especialmente diseado para tal efecto, el mismo que se encuentra a su disposicin en la pgina electrnica del CONSUCODE http://www.consucode.gob.pe. En este caso, la informacin del Plan Anual podr ser remitida a travs de cualquiera de las siguientes formas: a. Ingresando el Plan Anual directamente al Sistema Electrnico sobre Adquisiciones y Contrataciones del Estado _ SEACE. Esta es la opcin recomendada si la Municipalidad posee acceso a una lnea dedicada.

2.

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ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES

b. Ingresando la informacin a una hoja electrnica, descargada previamente desde la pgina web de CONSUCODE http:\\www.consucode.gob.pe, y envindola en forma electrnica va el Sistema Electrnico sobre Contrataciones y Adquisiciones del Estado: SEACE. Para ello se deben seguir las instrucciones del respectivo formato. Excepcionalmente, en caso de imposibilidad o limitaciones para realizar el envo de la hoja electrnica a travs de la Internet, la Municipalidad podr remitirla por medio magntico (disquete de 3), sin perjuicio de acompaar el documento respectivo que acredite la veracidad de lo indicado en los archivos digitales, firmado por el titular del pliego o la mxima autoridad administrativa de la entidad o el funcionario en quien se hubiera delegado dicha facultad. A fin de utilizar los mecanismos indicados en el literal b), la Municipalidad debe tramitar ante el CONSUCODE la creacin de un usuario para el acceso al Sistema de Informacin sobre Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Para tal efecto, la entidad deber remitir al CONSUCODE el nombre, cargo y correo electrnico de la persona responsable de interactuar con el sistema. En respuesta, CONSUCODE notificar al correo electrnico indicado el usuario y contrasea inicial para la persona designada. La solicitud de creacin de usuario deber estar refrendada por el titular del pliego presupuestario, por la mxima autoridad administrativa de la Municipalidad o por el funcionario designado de conformidad con el numeral 2 de las Disposiciones Especficas de la Directiva, segn corresponda. La remisin de la informacin regulada por la Directiva6 respectiva ser de responsabilidad del titular del pliego presupuestario o de la mxima autoridad administrativa de la entidad, segn corresponda, es este caso el Alcalde. La informacin del Plan Anual presentada por las entidades al CONSUCODE tiene carcter de declaracin jurada y est sujeta a las responsabilidades legales. La simple presentacin no implica la convalidacin o conformidad de la informacin reportada que no se cia a la Directiva correspondiente. En caso de detectarse omisin en la presentacin de la informacin o defectos en su contenido, el infractor asumir la responsabilidad que le asiste, conforme a la normativa vigente, sin perjuicio de ponerse el caso en conocimiento de la Contralora General de la Repblica. Consulta Cmo y cundo se podra modificar el presupuesto de cada Municipalidad? Por qu a veces el presupuesto designado para una obra se acaba antes de la culminacin? En ese caso podra modificarse o que se podra hacerse? El presupuesto municipal puede ser modificado por la sesin de concejo, previo informe del gerente de planificacin y presupuesto o de quien haga sus veces con el sustento respectivo. En relacin a los presupuestos de obra, en muchos casos no se contempla el tipo de terreno (rocoso, arenoso, etc.) y esto hace que sea necesario ampliar el presupuesto inicial. Para ampliarlo tiene que haber un informe tcnico del responsable de la obra. Existen otros casos en los que, por ejemplo, en el expediente no se contemplan obras complementarias y esto hace que el presupuesto se ample. En estos casos se puede modificar el presupuesto con el informe respectivo. La ruta es la siguiente: 1. Oficina de Planificacin y
6.
DIRECTIVA N 005-2003/CONSUCODE/PRE

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SISTEMA DE ABASTECIMIENTOS

Presupuesto; 2. Comisin de Regidores de Planificacin y Presupuesto para su dictamen; y 3. Sesin de Concejo para su aprobacin. Consulta Una vez aprobado el PAAC, es posible incorporar los procesos para la compra de los programas de complementacin alimentaria? S es posible. Para ello han de observarse los pasos establecidos en el artculo 27 del Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Este artculo seala que el Plan Anual de Adquisiciones podr ser modificado de conformidad con la asignacin presupuestal o en caso de reprogramaciones de las metas institucionales. Seala, en su inciso primero, que el PAAC se modificar cuando se tengan que incluir o excluir procesos de seleccin, lo que quiere decir que s es posible incorporar el proceso para la compra de los programas de complementacin alimentaria. Una vez incluido, el Plan Anual modificado deber ser aprobado por el Alcalde, para que se pueda pasar a realizar el proceso de seleccin. De lo contrario, no es procedente. Consulta La Adjudicacin de Menor Cuanta de bienes y servicios debe contar con un contrato? No. La Adjudicacin de Menor Cuanta de bienes y servicios deber contar con una orden de compra u orden de servicio. No es necesario suscribir contrato alguno. Tampoco es necesario que el ganador de la buena pro presente una garanta de fiel cumplimiento. Consulta Cmo se perfecciona un contrato derivado de una Adjudicacin de Menor Cuanta? Segn el Artculo 197 del Reglamento, los contratos se perfeccionan con la suscripcin del documento que los contiene. Sin embargo, tratndose de Adjudicaciones de Menor Cuanta, distintas a las convocadas para la ejecucin de obras, el contrato se podr perfeccionar con la recepcin de la orden de compra o de servicio.

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PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES

PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES PAAC

I.

DEFINICIN

El Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones del Estado es un instrumento de gestin administrativa que permite programar y planificar todos los procesos de seleccin y adquisiciones que la Municipalidad va a convocar o realizar en un determinado ejercicio presupuestal, en funcin al cumplimiento de sus metas y objetivos. II. MARCO LEGAL Ley N 28411, Ley del Sistema Nacional de Presupuesto. Ley N 27972, Ley Orgnica de Municipalidades. Ley N 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General. Ley N 26850, Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Decreto Supremo N 021-2001-PCM, Reglamento de Organizacin y Funciones de CONSUCODE. Decreto Supremo N 083-2004-PCM, Texto nico Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Decreto Supremo N 084-2004-PCM, Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Resolucin N 380-2003-CONSUCODE /PRE que aprueba la Directiva N 005-2003CONSUCODE/PRE, Directiva que regula el procedimiento de elaboracin y el contenido de los PAACs en el sector publico. Leyes de presupuesto pblico de cada ejercicio fiscal. Normas y directivas del MEF, PRONAA, FONCODES, OSITRAN.

III.

PARA QU SIRVE?

El Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones cumple tres funciones principales: Programar todos los procesos de seleccin y adquisiciones que se efectuarn durante un ejercicio fiscal, con independencia del rgimen jurdico que regule dicho proceso. Difundir a los proveedores y la sociedad civil en general, sealando los requerimientos, la cantidad y la oportunidad del proceso de seleccin. Evaluar el cumplimiento de las metas institucionales de la Municipalidad.

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ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES

IV.

CULES SON SUS PRINCIPALES CARACTERSTICAS? Es obligatorio: Sin PAAC no se puede realizar ningn proceso de seleccin. Cualquier adquisicin en procesos de seleccin que no hayan sido incluidos en Plan, es un proceso nulo. El PAAC es un requisito legal, indispensable y obligatorio para las adquisiciones del Estado. Es integral: En el PAAC no solo estn los procesos de seleccin regidos por la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, se incluyen tambin contrataciones de las transferencias de programas sociales (PRONAA, FONCODES), incluso contrataciones que se realice en virtud de convenios internacionales. Es pblico: El PAAC tiene que ser de conocimiento pblico. Tiene que ser informado a CONSUCODE a travs del SEACE (Sistema Electrnico de Adquisiciones y Contrataciones). Asimismo, tiene que ser colgado en el portal web de la Municipalidad, y puede ser reproducido y vendido a precio de costo, de tal manera que proveedores y pblico en general tengan acceso fcil a esta informacin. Es formal: El PAAC se aprueba mediante Resolucin de Alcalda, siendo el titular del pliego el responsable del Plan, el mismo que puede disponer que un funcionario sea responsable de su elaboracin, ejecucin y seguimiento, reportando permanentemente al Alcalde.

V. 1.

CMO SE HACE? Tomar como referencia el Plan Operativo Anual y el Presupuesto Institucional de Apertura

La gestin municipal elabora su Plan de Desarrollo Institucional (PDI), definiendo su visin, misin, metas y objetivos que debe cumplir en armona con el Plan de Desarrollo Concertado Local (PDCL). Para cumplir con el PDI en cada ejercicio presupuestal, elabora su Plan Operativo Anual, POA, que define los objetivos y metas para el presente ao. El POA permite definir un cuadro de necesidades para cumplir con las metas planteadas, lo que debe conciliar con la capacidad financiera de la institucin expresada en el Presupuesto Institucional de Apertura (PIA).

PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL

PLAN OPERATIVO ANUAL

PRESUPUESTO INSTITUCIONAL DE APERTURA

PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES

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PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES

COMPARACIN ENTRE PIA Y PAAC

PIA Ingresos Gastos

1. REMUNERACIONES 2. OBLIGACIONES PREVISIONALES 3. BIENES Y SERVICIOS 4. OTROS GASTOS CORRIENTES 5. INVERSIONES 6. INVERSIONES FINANCIERAS 7. OTROS GASTOS DE CAPITAL 8. INTERESES Y CARGA DE LA DEUDA 9. AMORTIZACIN DE LA DEUDA

PAAC
1. BIENES Y SERVICIOS 2. INVERSIONES 3. OTROS GASTOS DE CAPITAL

El PAAC y el PIA estn muy vinculados, pero son documentos de gestin diferentes. El presupuesto contiene dos niveles: Ingresos y Egresos. Dentro de los egresos se advierten varios tipos de gastos. Los gastos que se van a plasmar en el Plan Anual son las adquisiciones de bienes y servicios, las inversiones en infraestructura y otros gastos de capital, que son las reposiciones de los bienes. 2. El rgano responsable de su elaboracin

El PAAC debe ser elaborado por la unidad de abastecimientos o la oficina encargada de las adquisiciones, en coordinacin con la Oficina de Planificacin y Presupuesto y los responsables de cada rea operativa de la Municipalidad. El producto de esta operacin es el cuadro de necesidades de la Municipalidad que debe ser reformulado y conciliado con el PIA, para asegurar los recursos necesarios para el cumplimiento de las adquisiciones de las necesidades priorizadas. 3. La aprobacin y plazos para comunicar a CONSUCODE

El PIA se elabora y aprueba generalmente en diciembre y se tiene 30 das naturales (calendario) para aprobar el PAAC. El Plan Anual se aprueba mediante resolucin de Alcalda, sealando el nombre del responsable de la aprobacin, la fecha de aprobacin, el sello y firma del funcionario municipal responsable o el titular del pliego. Luego de aprobado, se cuenta con 5 das hbiles para comunicar al CONSUCODE a travs del SEACE. 4. Difusin

Finalmente, tenemos 5 das para incluirlo en el sistema, para ponerlo en la web institucional y para tenerlo a disposicin en forma fsica a costo de reproduccin para los interesados.

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ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES

ELABORACIN Y DIFUSIN DEL PLAN ANUAL

Aprobacin del PIA

APROBACIN Dentro de 30 das calendarios de aprobado su PIA

PLAN ANUAL SEACE

Dependencia responsable (Consolida y elabora el PAAC)

Difundir

LOCAL DE LA ENTIDAD Y PGINA WEB

Unidades orgnicas (definen y elaboran sus requerimientos)

Dentro de los 5 das hbiles de aprobado

VI.

SE PUEDEN REALIZAR MODIFICACIONES AL PAAC?

Efectivamente, el Plan Anual se puede modificar, incluyendo o excluyendo procesos de seleccin, por los siguientes motivos: 1. 2. 3. Reprogramacin de la asignacin presupuestal (aumento o recorte presupuestal). Reprogramacin de las metas institucionales, por el surgimiento de nuevas necesidades y requerimientos a lo largo del ejercicio presupuestal. Cuando el valor estimado del proceso vare en ms o menos 25% y concurrentemente vare el tipo de proceso.

Toda modificacin debe ser aprobada por resolucin del titular, siguiendo el procedimiento sealado. La comunicacin tambin se hace al CONSUCODE a travs del SEACE. Tambin se cuelga en la web institucional y tenerlo a disposicin en forma fsica a costo de reproduccin para los interesados. VII. PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DEL PAAC EN EL SEACE Por disposiciones normativas, las Municipalidades estn obligadas a informar y difundir el Plan Anual en el Sistema Electrnico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado SEACE del CONSUCODE. El titular del pliego a travs de una comunicacin escrita designa al responsable de ingresar la informacin del Plan Anual y solicita el cdigo de usuario para accesar al sistema. El envo de la comunicacin puede ser va fax. Sin embargo, sino se cuenta con Internet en la localidad, se puede solicitar a CONSUCODE por excepcin, enviar el Plan anual por medio magntico (disquete, CD, etc.), de tal manera que ellos puedan cargar directamente al sistema.

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PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES

PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE LA INFORMACIN EN EL SEACE

Solicitar designacin de USUARIO Descargar formato del portal de CONSUCODE

VIII. CONTENIDO DEL PAAC El Plan Anual contiene obligatoriamente las licitaciones y concurso pblicos, as como las adjudicaciones directas pblicas y selectivas, y se incluyen las adjudicaciones de menor cuanta programables. La informacin que contiene el Plan es como a continuacin se detalla: INFORMACIN GENERAL: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 6. Ao al que pertenece el PAAC reportado Nombre completo de la Municipalidad que reporta Siglas de la Municipalidad RUC Nombre del pliego al que pertenece la Municipalidad Nmero de la Unidad Ejecutora, de ser el caso Instrumento que aprueba o modifica el Plan

INFORMACIN ESPECFICA: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. Nmero de orden correlativo y referente del proceso de seleccin programado Tipo de proceso Objeto (bienes, servicios u obras) Sntesis de las especificaciones tcnicas del objeto Cdigo CIIU del objeto de adquisicin Valor estimado del objeto de la contratacin Tipo de moneda Fuente de financiamiento Fecha probable de la convocatoria rgano o entidad encargada de la adquisicin o contratacin Observaciones

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CONTENIDO DEL PAAC

CONTENIDO DEL PAAC

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PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES A) AO : F) UNIDAD EJECUTORA : D) RUC : G) INSTRUMENTO QUE APRUEBA O MODIFICA EL PAAC :

ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES

B) NOMBRE DE LA ENTIDAD : C) SIGLAS :

E) PLIEGO :

En las columnas con encabezado Azul presione CTRL + H paraPara generar el archivo para CONSUCODE Presione CTRL + Q

CDIGO DE FECHA NOM BRE DE LA RGANO UBICACIN SNTESIS DE CATLOGO FUENTE COM PRA UNIDAD PROBABLE ENTIDAD CONVOCANTE ENCARGADO DE GEOGRFICA N. PRECE TIPO DE OBJE ESPECIFICAC DE BIENES VALOR TIPO DE CANTI DE CORPORATIVA CIIU DE DE DE LA COM PRA LA ADQUISICIN REF DENTE PROCESO TO IONES Y ESTIM ADO M ONEDA DAD FINANCIA O POR M EDIDA CONVOCATO CORPORATIVA O O TCNICAS SERVICIOS M IENTO ENCARGO RIA ENCARGADA CONTRATACIN DEPA PROV DIST

ANEXO CONSUCODE PARA PAAC

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