PROCEDIMIENTO

CONTROL Y MANEJO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

1.- Objetivo:

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Este procedimiento tiene por objetivo describir la estructura, funcionamiento, Administracin y control de los Documentos y Registros de empresa INALVA LTDA. 2. Alcance: Este procedimiento es aplicable y vlido para todos los documentos, del tipo: Procedimientos Formularios (Registros) Programas Documentos Laborales 3. Definiciones: GG: Gerente General ADM: Administracin SUP: Supervisor PREV: Prevencionista de Riesgos TRAB: Trabajador ADMI: Administrativo Documento: Son definiciones o instrucciones escritas de carcter obligatorio relacionados con el sistema de Gestin. Formulario: Son papeles prediseados los cuales se llenan para describir un evento y registrar datos que permitan su trazabilidad y la evidencia de los hechos. 4. Responsabilidades: Acciones a realizar Responsable Accin a realizar Elaborar los procedimientos, instrucciones y formularios Generar la codificacin de los documentos Aprobar documentacin Realizar la actualizacin del listado de documentos Realizar el control de los cambios en la documentacin Realizar la Reexaminacin de los documentos Realizar respaldo peridico de la documentacin Realizar el control de la documentacin Responsable GG ADM - PREV Administracin (ADM) Gerente General (GG) Administracin (ADM) Administracin (ADM) Administracin (ADM) Administracin (ADM) Administracin (ADM)

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5. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD: 5.1. Jerarqua de la documentacin

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Todos los documentos del Sistema de Gestin de la empresa INALVA LTDA. Se encuentran unidos jerrquicamente. Para hacer referencia desde un documento a otro, se indican en orden jerrquico o en documentos de igual nivel. Por su parte los procedimientos hacen referencia a otros procedimientos o instrucciones, y las instrucciones hacen referencia a otras instrucciones o formularios (registros). NIVEL 1 (Procedimientos): Es un documento Operacional el cual describe procesos y / o sistemas. NIVEL 2 (Programas): Son documentos operacionales, los cuales describen actividades especficas de la empresa. NIVEL 3 (Formularios y Registros): Documentos diseados para registrar datos especficos. 5.2.- Estado de los documentos 5.2.1 Documentos Oficiales: Los Documentos oficiales son los que estn firmados de puo y letra por el elaborador y aprobador, los cuales son almacenados en archivadores que identifican su estado (Oficiales). Una vez que estos documentos han sido aprobados, el ADMINISTRADOR de la empresa INALVA es el nico responsable de mantener la carpeta digital del sistema de gestin. 5.2.2 Copias Controladas: Corresponde a las copias en papel de un documento oficial que deben ser distribuidos a los diferentes cargos de la Organizacin. Para evitar la utilizacin de copias fuera no actualizadas, es responsabilidad del administrador del sistema el informar a los trabajadores de INALVA del cambio de version de documentos, modificando el documento tabla de control documental que se encontrara a la vista en el diario mural de la maestranza. 5.2.3 Copias no Controladas / Obsoletos: Se consideran copias no controladas aquellas que en las cuales su versin sea inferior a la publicada en la tabla de control documental. 5.3 Sistema de Identificacin y Numeracin La identificacin y numeracin de los documentos se explica con el siguiente esquema: CODIGO XX-YYYZZZ SIGLA XX SIGNIFICADO Representa el tipo de documento, que puede ser. PRO Procedimiento PG Programa

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YYY

ZZZ

FO Formulario DL Documentos Laborales Representa el rea de la empresa, por ejemplo: OP Operacin ADM Administracin GER Gerencia PREV Prevencin Representa un numero correlativo para cada documento, este numero varia entre 01 y 99

5.4. Ciclo de Vida de los documentos 5.4.1 Elaboracin: El elaborador es el responsable de que el documento est correcto, sea simple y aplicable, y adems de que los documentos se aprueben. 5.4.2 Revisin y Aprobacin: La revisin y aprobacin de los documentos la realiza el GERENTE GENERAL. Si hay observaciones debe derivar el documento al elaborador para su correccin. La aprobacin final de cada documento queda respaldada por el documento original firmado y archivado por el GERENTE GENERAL. 5.4.3 Eliminacin: Los documentos que son eliminados del Sistema de Gestin de EMPRESA INALVA LTDA., se almacenan indicando que en el documento original su condicion de OBSOLETO. 5.4.4 Distribucin y Examinacin: En el caso de la distribucin en papel (copia controlada) se debe definir cargos de distribucin de los documentos, los que deben quedar registrados en el formulario FO-GER-01 Listado de Distribucin y Control de los Documentos. 5.4.5 Cambios o modificaciones: Los cambios en los documentos se identifican con letra subrayada y cursiva, cada cambio implica el modificar en +1, la versin de este. 5.5 Formato y estructura de los Documentos El formato y estructura de los documentos que forman parte del sistema de gestin de la calidad de INALVA, se encuentran en la carpeta digital del administrador, identificado como planilla de: Cdigo
FO-GER-04 FO-GER-05 FO-GER-06 FO-GER-07

Planilla de.
Planilla para la creacin de procedimiento Planilla para la creacin de Programa Planilla para la creacin de formulario Planilla para la creacin de Documentos Laborales

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5.8 Control de Registros

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Todo documento que forme parte del SGC debe indicar mediante una tabla, al final del documento, con la siguiente informacin. Medio de Almacenamiento Tiempo Retencion Lugar Responsable Distribucion

El ADMINISTRADOR es el responsable de mantener un listado actualizado con todos los registros del Sistema de Gestin y su control, el cual queda documentado en el formulario Listado Control de Registros FO-GER-01. El responsable de realizar la proteccin a los registros en papel es el que aparece mencionado en cada procedimiento, en la columna Responsable. En caso de los registros que son llevados en electrnico, el responsable debe incorporarlos con la condicin Solo lectura, de esta manera la proteccin se realiza para que los dems usuarios no intervengan en el registro pudiendo adulterar o modificar la informacin. Una vez que el tiempo de almacenaje de los registros ha caducado estos se eliminarn definitivamente. 5.6 Documentos Externos En ARCHIVADOR DOCUMENTOS EXTERNOS, se manejan documentos externos, los cuales corresponden a las normas, Hojas de Datos de Seguridad, manuales de equipos, especificaciones tcnicas, etc. Para dar un mayor orden a los documentos externos, el ADMINISTRATIVO completa el formulario Listado de Documentos Externos FO-GER-03. En el caso que existan modificaciones en los documentos externos, se actualizar y distribuir de la misma manera, que seala en el punto anterior. Los documentos obsoletos externos son retirados por el ADMINISTRATIVO para ser destruidos. 5.7 Respaldo de la Informacin del Sistema Los documentos del Sistema de Gestin de la empresa son respaldados Electrnicamente (Traspasados a un CD) con una frecuencia una vez al ao. Esta informacin es almacenada en OFICINA de la empresa INALVA, UBICADA EN SAN JOSE DE LA MARIQUINA.

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6.- REGISTRO. Medio de Almacenamiento Papel con firma Tiempo Retencin Hasta actualizacion Lugar Archivador oficina

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Responsable Distribucin Gerencia General