Me propongo realizar reformas legales tendientes a reducir la excesiva regulacin y la existencia de complejos trmites, procedimientos y estructuras, que propician

la corrupcin, obstaculizan el desarrollo de negocios lcitos y desalientan al ciudadano para cumplir con sus obligaciones.

Lic. Miguel Alemn Velazco Gobernador de Veracruz

Lic. Miguel Alemn Velazco Gobernador Constitucional del Estado C.P. Ricardo Garca Guzmn Contralor General del Estado

C.P. Jess Ricao Escobar Director General de Control y Evaluacin Lic. Ma. Evelia Lpez Maldonado Directora General de Responsabilidades y Situacin Patrimonial Lic. Jenaro del Angel Amador Director de Asuntos Jurdicos

C.P. Jos Gmez Durn Director General de Auditora Gubernamental Lic. Flor Alicia Zamora Pozos Directora General de Desarrollo Administrativo

C.P. Lorenzo A. Portilla Vsquez Director General de Administracin y Finanzas

L.A.E. Juan Carlos Zamudio Hermida Jefe de la Unidad de Planeacin

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INDICE Presentacin Generalidades de los Manuales Administrativos Clasificacin de Manuales Objetivos Etapas para la Elaboracin de Manuales Manual de Organizacin Contenido del Manual de Organizacin Descripcin del Contenido Manual de Procedimientos Contenido del Manual de Procedimientos Descripcin de Procedimientos Diagrama de Flujo Anexos Anexo I Cuestionario Anexo II Manual de Organizacin Anexo IV Manual de Procedimientos Anexo V Simbologa para la Elaboracin de Diagramas Anexo VI Diagramacin 1 3 3 4 4 11 11 12 17 17 18 21 27 29 33 43 45 49

Anexo III Verbos Comunes para Describir Funciones Especficas 41

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PRESENTACION En el contexto del Programa Veracruzano de Desarrollo Administrativo 1999-2004, y en cumplimiento a las atribuciones que la Ley Orgnica del Poder Ejecutivo le seala, la Contralora General emite esta Metodologa para la elaboracin de Manuales Administrativos, como un apoyo al esfuerzo que las Dependencias y Entidades realizan para contar con estos importantes documentos normativos, los cuales puntualizan el qu, quin, cmo y para qu de las actividades, con las que se da cumplimiento a la misin y a los objetivos institucionales. Adems de su naturaleza reguladora, al establecer un orden en las estructuras y en el desempeo de la funcin pblica, los Manuales de Organizacin y Procedimientos son elementos valiosos para el reclutamiento, seleccin y promocin del personal y para la instauracin del Servicio Civil de Carrera; son herramientas para la deteccin de reas de oportunidad y el perfeccionamiento del quehacer gubernamental; puntos de referencia que orientan a los servidores pblicos y permiten a los directivos detectar desviaciones y omisiones en el desempeo de sus responsabilidades, e instrumentos tiles en la realizacin de tareas de evaluacin y fiscalizacin. Este documento es producto de la investigacin bibliogrfica y de la experiencia en los cursos de Metodologa para la elaboracin de manuales; 1

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contiene los elementos bsicos como son etapas, estructura y contenido, simbologa y esquemas de diagramacin de actividades, as como propuestas de formatos, entre otros.

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GENERALIDADES DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS Los Manuales Administrativos son instrumentos que apoyan el funcionamiento de la institucin, a travs de la especificacin de bases jurdicas, atribuciones, estructuras, objetivos, polticas, determinacin de campos de competencia, deslindamiento de responsabilidades, funciones, actividades, operaciones o puestos en general; en ellos se concentra informacin amplia y detallada acerca del quehacer de la misma, sin embargo no son duplicados de los instrumentos legislativos o legales, tales como leyes, decretos, reglamentos, etc. CLASIFICACION DE MANUALES Los manuales administrativos reflejan en general la organizacin de la Dependencia o Entidad, y de acuerdo a su alcance pueden ser: Manual de Organizacin. Manual de Procedimientos. Manual de Historia de la Organizacin. Manual de Polticas. Manual de Contenido Mltiple. Manual de Trmites, etc.

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OBJETIVOS Dependiendo del tipo de Manual, los objetivos pueden ser: Presentar una visin en conjunto de la institucin. Precisar las funciones que se han encomendado a cada rea, a fin de deslindar omisiones. Coadyuvar a la correcta ejecucin de las labores encomendadas al personal y propiciar uniformidad en el trabajo. Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales, financieros y tecnolgicos disponibles. Orientar al personal de nuevo ingreso. La elaboracin o actualizacin de los Manuales Administrativos requiere de la aplicacin de una metodologa que permita obtener informacin completa y oportuna para presentarla con la mayor exactitud posible, evitando crear confusin en la interpretacin del contenido. ETAPAS PARA LA ELABORACION DE MANUALES Para la elaboracin o actualizacin del manual administrativo de una Dependenica o Entidad se pueden considerar las siguientes etapas: responsabilidades, evitar duplicidades y detectar

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1.

Planeacin del Trabajo

2. Aplicacin de Tcnicas de Investigacin 3. Anlisis de la Informacin 4. Estructuracin 5. Validacin de la Informacin 6. Autorizacin del Manual 7. Distribucin 1.- Planeacin del trabajo Para establecer un plan de trabajo es necesario designar al grupo de personas que elaborarn el Manual, de las cuales se nombrar un Coordinador como responsable de conducir las acciones para homogeneizar el contenido y la presentacin de la informacin. Debe hacerse un estudio preliminar que permita conocer las funciones y actividades que se realizan en las reas a trabajar, para definir la estrategia general de levantamiento de informacin, a travs de fuentes ms representativas como son: Los documentos jurdicos y administrativos de la institucin, que son base para la realizacin de las funciones de la Dependencia o Entidad. Archivos documentales de la Dependencia o Entidad. 5

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Los Manuales Administrativos existentes. Los directivos y empleados, por el conocimiento de las actividades y las limitaciones o divergencias en cuanto a la documentacin existente. Una vez recabados los elementos preliminares, se debe elaborar un Programa de Trabajo para establecer en orden cronolgico, las actividades necesarias para la elaboracin de los Manuales Administrativos de la Dependencia o Entidad, comprendiendo desde la integracin del equipo de trabajo hasta la aprobacin y distribucin del Manual. 2.- Aplicacin de Tcnicas de Investigacin Simultneamente a la elaboracin del Programa de Trabajo, se establecern y disearn las tcnicas de investigacin a utilizarse, ya sean documentales o de campo. Investigacin documental.- Consiste en recopilar documentos para la seleccin y anlisis de aquellos escritos que contienen datos relacionados con los aspectos que se integrarn en los Manuales Administrativos, estos pueden ser: bases jurdico-administrativas, reglamentos, decretos, leyes, manuales anteriores, gacetas oficiales, disposiciones normativas, y todos aquellos que contengan informacin relevante para el estudio. 6

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Observacin.- Es la percepcin reflexiva de la realizacin de actividades, con la finalidad de complementar y verificar los datos obtenidos en la investigacin documental. Cuestionarios.- La aplicacin de esta tcnica se desarrolla a travs de preguntas escritas predefinidas, que son contestados por el personal adscrito al centro de trabajo. Este medio de captacin de informacin permite ahorrar recursos y tiempo, sin embargo, la calidad y precisin de la misma depender del diseo y la presentacin del cuestionario, as como de la disposicin del personal al que se aplica (Anexo I). Entrevistas.- Consiste en obtener informacin verbal del personal que realiza directamente las actividades a analizar. Este medio proporciona informacin completa, debido a la interaccin que se da con el personal entrevistado, permitiendo la percepcin de actitudes. Es conveniente que la entrevista se realice en el lugar de trabajo del entrevistado, con el fin de que pueda dar explicaciones directas que faciliten la comprensin. Para que esta tcnica se desarrolle con xito es conveniente observar lo siguiente: Utilizar la entrevista libre, dirigida o ambas. Tener claro el objetivo de la entrevista. Concertar previamente cita con el servidor pblico.

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Escuchar con atencin y objetividad para evitar el desvo del enfoque de la entrevista. Realizar las preguntas necesarias a efecto de entender completamente las actividades que desarrolla el personal o esclarecer toda duda. 3.- Anlisis de la Informacin En el anlisis de la informacin obtenida, se debe realizar un examen minucioso que permita conocer cada uno de los elementos que la integran, para lo cual es necesario establecer la secuencia: Conocer el hecho o situacin. Describir ese hecho o situacin. Descomponerlo en todos sus detalles y elementos. Examinarlos crticamente. Ordenar cada elemento de acuerdo a criterios previamente establecidos. Precisar las relaciones entre cada elemento. Para facilitar el anlisis de la informacin podemos apoyarnos con los cuestionamientos siguientes:

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Qu trabajo se hace? Quin lo hace? Con qu se hace?

Para qu se hace? Cmo se hace? Cundo se hace?

Para obtener la informacin que dar la pauta para formular el Manual, es necesario que despus de obtener las respuestas claras y precisas a las preguntas anteriores, se someta a un nuevo interrogatorio planteando la pregunta por qu? Una vez obtenidos los resultados del anlisis de la informacin se puede continuar con las etapas de: ESTRUCTURACION.- En esta etapa se debe establecer el diseo y la presentacin que se utilizar para la elaboracin de los Manuales Administrativos. VALIDACION DE LA INFORMACION.- Es necesario que la validacin la lleven a cabo los responsables de las reas a las que corresponden los Manuales, con la finalidad de que la informacin que se presenta en ellos, sea acorde con las atribuciones y actividades que realizan cada una de las reas.

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AUTORIZACION DEL MANUAL.- Una vez llevada a cabo la validacin, debemos darle la formalidad al documento solicitando la autorizacin del titular de la Dependencia o del rea a la que corresponda el documento. DISTRIBUCION.- Obtenida la autorizacin se procede a la distribucin en las reas correspondientes, con la finalidad de que el personal conozca y haga uso de esta herramienta administrativa.

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MANUAL DE ORGANIZACION El manual de organizacin es un documento normativo que permite conocer la estructura orgnica de la Dependencia o Entidad en su conjunto o parte de ella, al estar integrado por antecedentes, marco jurdico, atribuciones, funciones y responsabilidades, relaciones de coordinacin, organigramas, etc. Adems, define concretamente las funciones y atribuciones encomendadas a cada una de las reas que integran la institucin. Los Manuales de Organizacin por el alcance de su informacin se clasifican en: Manual General de Organizacin.- Refleja toda la estructura orgnica de la Dependencia o Entidad, apartir de la descripcin del primer nivel. Manual Especfico de Organizacin.- Comprende las funciones y responsabilidades de un rea en especial, de acuerdo a la divisin administrativa que se tenga en la Dependencia o Entidad, por ejemplo: Subsecretara, Direccin, Subdireccin, Departamento, etc. CONTENIDO DEL MANUAL DE ORGANIZACION La informacin que contendr el Manual de Organizacin depender de lo que se pretenda mostrar o dar a conocer con este documento, sin embargo pueden considerarse los siguientes puntos: 11

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Portada. Indice. Presentacin. Antecedentes de la Dependencia o Entidad. Marco Jurdico. Atribuciones de la Dependencia. Estructura Orgnica. Descripcin de Puestos. Directorio. Firmas de Autorizacin. DESCRIPCIN DEL CONTENIDO (Anexo II). Portada: Es la primera plana del Manual y puede contener los siguientes datos: Nombre de la Dependencia o Entidad y logotipo. Ttulo y alcance del documento. Area responsable de su elaboracin. Lugar y fecha de elaboracin. Indice o contenido: Incluye la relacin de los captulos que conforman el Manual aplicndose lo siguiente: 12

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Dar una referencia numrica o alfanumrica a cada concepto. Colocar las referencias a la izquierda de los temas y conceptos incluidos. Enunciar cada captulo con sus secciones, temas y nmeros de pgina. Presentacin: Es el texto que encabeza el Manual y puede contener lo siguiente: Importancia de contar con un Manual. Metodologa utilizada en el desarrollo del trabajo. Contenido del documento y una breve descripcin o propsitos bsicos que se pretenden alcanzar. Antecedentes: Comprende una breve descripcin del origen de la Dependencia o Entidad, del Decreto o Ley que le dio origen y del proceso de su desarrollo hasta la actualidad. Marco Jurdico: Es una relacin de los ordenamientos o disposiciones jurdicas, de los que se derivan las atribuciones de la Dependencia o Entidad; es importante que se mencionen las fechas de publicacin o vigencia y se presente de acuerdo a un orden como es:

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Constitucin. Tratados. Ley Orgnica de la Administracin Pblica Estatal. Leyes. Cdigos. Reglamentos. Convenios. Acuerdos. Atribuciones: Se describen de manera completa y textual las facultades otorgadas a la Dependencia o Entidad incluidas en la Ley Orgnica del Poder Ejecutivo o en el Regalmento Interior. Estructura Orgnica: Es la representacin grfica de la Dependencia o Entidad, que muestra de manera general los puestos o reas que la integran y establece los niveles jerrquicos, canales formales de comunicacin y lneas de autoridad y asesora. Descripcin de puestos o funciones: Contempla las actividades inherentes a cada uno de los puestos contenidos en la estructura orgnica, que le permiten a la institucin cumplir con sus atribuciones legales. 14

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Las funciones incluidas en un Manual de Organizacin debern denotar actividades de direccin, programacin, operacin, supervisin, asesora, etc., todas sern presentadas inicialmente en verbo infinitivo(Anexo III), describindolas brevemente. Ejemplo: Disear y difundir las bases para la determinacin, implantacin y evaluacin de las acciones del Programa Estatal de Desarrollo Administrativo en las Dependencias y Entidades Pblicas Estatales. Asesorar en la elaboracin de estudios y en el establecimiento de acciones orientadas a eficientar las funciones de los servidores pblicos. La descripcin del puesto se integra con los siguientes elementos: Identificacin.- Indica el nombre del puesto y su tramo de control. Descripcin objetivos. Ubicacin en la estructura organizacional.Presenta un organigrama que incluya el puesto inmediato superior y los puestos subordinados, remarcando aquel que se describe. Descripcin de funciones.- Enuncia concretamente las funciones que corresponden al puesto. 15 General.Describe brevemente las funciones generales que se realizan en el puesto para el logro de los

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Niveles de coordinacin.- Seala la relacin que existe entre un puesto con las reas internas de la Dependencia, o en su caso, con organismos externos a la misma. Ejemplo de coordinacin interna: CON: El Director General de Auditora Gubernamental. PARA: Recibir instrucciones, proporcionar informacin y coordinar actividades. Ejemplo de coordinacin externa: CON: Las Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica Estatal. PARA: Solicitar y recibir informacin, as como coordinar actividades. Directorio: Relacin de los principales funcionarios que componen la estructura de la Dependencia, Subsecretara, Direccin, etc. Firmas de Autorizacin: Representa la formalizacin del Manual y comprende las firmas del titular o del jefe del rea a la que corresponde el Manual y de la que lo realiz.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS El manual de procedimientos es un documento que describe en forma lgica, sistemtica y detallada las actividades del rea de acuerdo a sus atribuciones para la ejecucin eficiente de las mismas, sealando generalmente quin, cmo, cundo dnde y para qu han de realizarse. Los Manuales de Procedimientos por el alcance de su informacin se clasifican en: Manual General de Procedimientos.- Contiene la descripcin de los procedimientos de toda la Dependencia o Entidad. Manual Especfico de Procedimientos.- Comprende las actividades a realizarse en un rea en especial de la Dependencia o Entidad, por ejemplo: Subsecretara, Direccin, Subdireccin, Departamento, etc. CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS La informacin que contendr el Manual de Procedimientos depender de lo que se pretenda mostrar o dar a conocer con este documento, sin embargo, pueden considerarse los siguientes puntos: Portada Indice Presentacin Estructura Orgnica 17

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Simbologa Descripcin de Procedimientos Diagramas de Flujo Firmas de Autorizacin El contenido del Manual de Procedimientos vara de acuerdo al objetivo de la Dependencia y es muy similar al de organizacin, por lo que slo se definir la descripcin de procedimientos y los diagramas de flujo (Anexo IV). DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTOS: Es la presentacin por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qu consiste, cundo, cmo, dnde, con qu y en cunto tiempo se hacen; sealando los responsables de llevarlo a cabo. Cuando la descripcin del procedimiento es general, y por lo mismo comprende varias reas, debe anotarse la que tiene a su cargo cada operacin.

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El procedimiento se presenta mediante: Nombre.- Es el que se le asigna para distinguirlo y se le dar de acuerdo con la funcin o actividad que se describa. Objetivo.- Expresa claramente los resultados que se buscan obtener al realizar las actividades y operaciones que integran el procedimiento. Normas.- Es la descripcin de las reglas especficas a las que se sujeta la realizacin de una actividad o procedimiento. Frecuencia.- Se detalla la periodicidad con que se realiza el procedimiento (anual, mensual, semanal, diario, eventual, etc.). Descripcin narrativa.- Es la explicacin escrita, en forma lgica y secuencial, de cada una de las actividades u operaciones a realizar dentro de un procedimiento, expresa el orden en que se desempea el trabajo y seala quines son los responsables de su ejecucin. Para su redaccin y presentacin: Cada actividad inicia con un verbo conjugado en tercera persona del singular en tiempo presente (entrega, recibe, revisa). Ejemplo: Recibe del Area de Registro y Control de la Nmina, la Nmina en un tanto, los Cheques, la Factura del centro de trabajo en dos tantos y la Factura de entrega en original y copia; procediendo a verificar que la cantidad indicada en la Nmina coincida en los cuatro documentos. 19

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Cuando se redacten actividades referidas a opciones, se utilizarn trminos como si, cuando, en caso, etctera. Ejemplo: En caso de no coincidir: Se levanta Acta administrativa en original y dos copias, especificando las inconsistencias en el conteo y se recaba la firma de los titulares de la Unidad Administrativa La redaccin de cada actividad ser clara, precisa y responder a las preguntas: Quin lo hace?, qu hace?, cmo y con qu se realiza la actividad? Se indicar la periodicidad con que se realizan las actividades. Cuando una actividad implique utilizar un formato, se anotar su nombre, se har referencia a la trayectoria de su trmite y al nmero de copias. El procedimiento se presenta en tres columnas, la primera seala al responsable de su ejecucin, la segunda el nmero de actividad y la tercera la actividad a desarrollar (Anexo IV).

DIAGRAMA DE FLUJO 20

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Es la representacin grfica de un procedimiento, el cual refleja el desarrollo de las actividades, indicando a los responsables de la ejecucin. Para su diseo y redaccin: Se utiliza una simbologa especial (Anexo V). Las actividades de los procedimientos se muestran de izquierda a derecha, desde la parte superior de la hoja. Se indican los responsables de ejecutar las actividades, as como su secuencia a travs de flechas. Cada diagrama tendr un encabezado con el nombre del procedimiento. Las actividades se expresarn en forma breve y precisa, e iniciarn con un verbo en tiempo presente, conjugando en tercera persona del singular (recibe, archiva, turna, etc.). Notas para el diseo de los diagramas de flujo: En cuanto a dibujo (Anexo VI): Es conveniente no mezclar en un mismo lado del smbolo varias lneas de entrada y salida.

Ejemplo: 21

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Incorrecto

Correcto

Por claridad, no debe haber ms de una lnea de unin entre dos smbolos. Ejemplo: Incorrecto
RECIBE Y ANALIZA OFICIO DE NOTIFICACION

Correcto
RECIBE Y ANALIZA OFICIO DE NOTIFICACION

ELABORA Y TURNA

ELABORA Y TURNA

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El smbolo de decisin es el nico que puede tener hasta tres lneas de salida. Ejemplo: Incorrecto Correcto

Las lneas de unin se deben representar mediante lneas rectas; en caso necesario se utilizan ngulos rectos. Ejemplo: Incorrecto Correcto

Para efectos de presentacin, es recomendable que los smbolos tengan tamao uniforme, salvo el caso que se requiera hacer resaltar alguna situacin especial.

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Ejemplo: Incorrecto Correcto

En cuanto a su contenido y/o uso: La redaccin del contenido del smbolo de operacin debe ser realizada mediante frases breves y sencillas, para facilitar su comprensin. Ejemplo: Recibe y analiza el Oficio de Notificacin en original y determina su procedencia.
RECIBE Y ANALIZA OFICIO DE NOTIFICACION O

Si existen varios tantos de un documento, el original se tiene que identificar con la letra o y las copias mendiante dgitos 1, 2, 3,

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etctera. Es recomendable hacer esta anotacin en el extremo inferior derecho del smbolo. Ejemplo:
OFICION DE NOTIFICACION O-1

FACTURA

NOMINA

O-2

El contenido del smbolo conector puede ser alfabtico o numrico, pero debe ser igual en los conectores de entrada y salida. Ejemplo: Conector de entrada Conector de salida

RECIBE Y ANALIZA OFICIO DE NOTIFICACION o

RECIBE Y ENVIA OFICIO DE NOTIFICACION o

Es aconsejable que el contenido del conector de pgina donde contina el diagrama sea numrico, y a su vez, el smbolo que indica la procedencia contenga el nmero de pgina de donde proviene. Ejemplo: 2

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El contenido del Manual de Organizacin depende de la amplitud y alcance del mismo, y puede integrarse con los elementos antes mencionados en este material.

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ANEXOS

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ANEXO I CUESTIONARIO
1.- Nombre_______________________________________________________________ 2.- Nivel Mximo de estudios (especifique)______________________________________ 3.- Nombre del puesto que desempea__________________________________________ 4.- Antigedad en el puesto___________________________________________________ 5.- Qu otros puestos ha desempeado en esta Dependencia? Nombre del puesto: Tiempo en el puesto: __________________________________ ______________________________ __________________________________ ______________________________ 6.- Nombre del rea de adscripcin_____________________________________________ 7.- Nombre y puesto del Jefe inmediato_________________________________________ 8.- Nombre y puesto de sus subordinados inmediatos: _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ 9.- Cul es el objetivo de su puesto? _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ 10.- Describa en forma resumida las funciones principales que realiza en su puesto: _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ 11.- Describa las actividades que realiza diariamente y el objetivo de stas: Qu actividades realiza? Para qu?

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12.- Describa las actividades de periodicidad definida, ya sea semanal, quincenal, mensual, etc. Qu actividades realiza? Para qu?

13.- Describa las relaciones de coordinacin que requiere el puesto con otras reas de su Departamento y otras reas de la Contralora. CON PARA

14.- Describa las relaciones de coordinacin con otras Dependencias o Entidades

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CON

PARA

15.- Especifique la informacin documental (reportes, listados, resmenes, etc.) que elabora en su trabajo
DOCUMENTO
NO. DE COPIAS OBJETIVO DE SU ELABORACION LO ENVA A (DEPTO. OFNA. ETC.) OBJETIVO DEL ENVIO

16.- Especifique la informacin documental (reportes, listado, resmenes, etc.) que recibe en su trabajo

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DOCUMENTO

NO. DE COPIAS

RECIBE DE DEPTO. OFNA.,

CON OBJETO DE

LO TURNA A:

17.- Sugerencias y comentarios: _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________

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ANEXO II MANUAL DE ORGANIZACION PORTADA

GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ

Manual General de Organizacin

Contralora General del Estado

Xalapa,Ver.

Agosto de 1999

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INDICE O CONTENIDO

CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACION INDICE Presentacin..................................................................................I Antecedentes................................................................................II Marco Jurdico............................................................................III Atribuciones...............................................................................IV Estructura Orgnica.....................................................................V Descripcin de Puestos.................................................................1 Directorio....................................................................................89 Firmas de Autorizacin..............................................................90

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PRESENTACION

CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACION PRESENTACION La disposicin y contenido de los apartados que integran este documento, tienen como propsito resolver las necesidades de consulta, difusin y apoyo a las actividades de las reas, por lo cual se hace referencia sinttica de cada uno de ellos. Antecedentes: describe las modificaciones de la estructura de la Dependencia a travs de las diferentes administraciones gubernamentales. Organigrama General: cumple con lo estipulado en el Reglamento interior de la Dependencia, en donde se indican las reas bsicas para el ejercicio de las funciones que le competen. Marco Jurdico: enuncia los documentos que fundamentan y norman las atribuciones y responsabilidades, as como la creacin de las reas bsicas de la Dependencia. Atribuciones: con fundamento en la Ley Orgnica del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz...

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ANTECEDENTES

CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACION ANTECEDENTES En la Ley Orgnica del Poder Ejecutivo del Estado, publicada en la gaceta oficial del 17 de agosto de 1985, se contemplan funciones y atribuciones de la Contralora asignadas a una Unidad Administrativa que funcion a nivel de Direccin General, dependiendo directamente del Gobernador del Estado o por Acuerdo de l, de la entonces Secretara de Gobierno, segn los artculos 7 y 9 de la mencionada Ley. En trminos generales, las facultades que la Ley de 1985 otorg a la Direccin General de la Contralora, difiere poco de las de hoy vigentes para la Contralora General del Estado. A partir de 1993, la Contralora General del Estado, adopta la filosofa de un control ejecutivo regido por tres principios generales y dos criterios fundamentales. Los principios son la prevencin, la selectividad y la participacin social, los criterios son la corresponsabilidad y la integridad...

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MARCO JURIDICO

CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACION MARCO JURIDICO La funcin primordial y las bases de la organizacin y funcionamiento de la Contralora General del Estado se encuentran contempladas en los artculos 2, 10, 11, 41A; 41B de la Ley Orgnica del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz. Sin embargo hay Leyes, Cdigos, Reglamentos, Decretos, Lineamientos y Convenios que fundamentan y norman la vida institucional de cada una de las reas de la estructura bsica de organizacin conforme lo marca el Reglamento de la Contralora. Constitucin Poltica del Estado de Veracruz-Llave. Ley de Responsabilidades de los Servidores Pblicos para el Estado Libre y Soberano de Veracruz-Llave. Ley de Obras Pblicas para el Estado Libre...

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ESTRUCTURA ORGANICA

CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACION ORGANIGRAMA GENERAL

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DESCRIPCION DE FUNCIONES
CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO MANUAL GENERAL DE ORGANIZACION Identificacin
Nombre del Puesto: Jefe Inmediato: Subordinados Inmediatos: Suplencia en caso de ausencia temporal:

Funcin General

Estructura General

Funciones
Comprobar la confiabilidad de la informacin financiera que elaboran las Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica. Proponer en coordinacin con la Direccin General de Desarrollo Administrativo, las acciones necesarias que permitan eficientar el logro de los objetivos de las Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica.

ELABORO:

AUTORIZO:

FECHA:

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ANEXO III VERBOS COMUNES PARA DESCRIBIR FUNCIONES ESPECIFICAS

Acreditar Actualizar Adecuar Administrar Analizar Aplicar Apoyar Asegurar Asignar Atender Autorizar Canalizar Capacitar Captar Capturar Certificar Clasificar Coadyuvar Codificar Colaborar Compatibilizar Compilar Comprobar Comunicar Concentrar Conciliar Conducir Conformar Conservar Consolidar Contratar Contribuir Controlar Convocar Cuantificar Definir Depurar Desahogar Desarrollar Designar Detectar Determinar Diagnosticar Dictaminar Dictar Difundir Disear Disponer Distribuir Divulgar Documentar Efectuar Ejecutar Ejercer Elaborar Emitir Emplazar Entablar Enterar Enviar Establecer Estimar Estudiar Expedir Fijar Fincar Fomentar Formular Fundamentar Generar Gestionar Globalizar Grabar Hacer Identificar Impartir Implantar Informar Inscribir Inspeccionar Instruir Instrumentar Integrar Interpretar Intervenir Investigar Jerarquizar Manejar Mantener Marcar Notificar Observar Obtener Operar Opinar Orientar Otorgar Participar Planear Practicar Preparar Prestar Prever Procesar Producir Programar Promover Proponer Proporcionar Proteger Proveer Proyectar Publicar Realizar Recabar Recibir Recopilar Registrar Regular Rehabilitar Remitir Rendir Representar Requerir Resolver Reunir Revisar Sancionar Seleccionar Sistematizar Solicitar Sugerir Suministrar Tramitar Turnar Validar Valorar Verificar Vigilar Vincular

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VERBOS COMUNES PARA INDICAR FUNCIONES

DIRECCIONES SUBDIRECCIONES DEPARTAMENTOS

Planear Organizar Dirigir Controlar Autorizar Evaluar Definir Establecer

Organizar Integrar Dirigir Controlar Supervisar Desarrollar Formular Instrumentar

Organizar Integrar Operar Programar Informar Proponer Sistematizar Participar

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ANEXO IV MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO
Nombre: Emisin de Nmina. Objetivo: Procesar y verificar la informacin de percepciones para la emisin de la nmina. Frecuencia:Quincenal. NORMAS El sistema de registro y emisin de nmina comprender al personal de base, interino, confianza, de contrato por tiempo y obra determinada. El Area de Caja deber entregar al Area de Registro y Control de Nmina las Formas Valoradas ordenadas progresivamente, as como el Vale de Formas Valoradas, el cual detallar el nmero inicial y final de folio. El Oficio de Solicitud de Formas Valoradas deber firmarlo el Titular de la Subdireccin de Recursos Humanos.

ELABORO:

REVISO:

AUTORIZO:

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DESCRIPCION NARRATIVA
AREA DESCRIPCION

ACTIVIDAD

CAJA

Recibe del Area de Registro y Control de la Nmina, la Nmina en un tanto, los Cheques, la Factura del centro de trabajo dos tantos y la Factura de entrega en original y copia; procediendo a verificar que la cantidad indicada en la Nmina coincida en los cuatro documentos. Coincide la informacin? En caso de no coincidir:

1A

Levanta Acta Administrativa en original y dos copias, especificando las inconsistencias en el conteo y se recaba la firma de los titulares de la Unidad Administrativa Contina con la actividad No. 2 En caso de coincidir: Sella la Factura de entrega en copia, la devuelve al Area de Registro y Control de Nmina, resguarda en la caja de seguridad los Cheques, la Nmina y archiva de manera cronolgica temporal, la Factura de entrega original y la Factura por centro de trabajo en dos tantos. Pasa tiempo.

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ANEXO V SIMBOLOGIA PARA LA ELABORACION DE DIAGRAMAS DE FLUJO

Terminal Indica el inicio del procedimiento y el final de mismo. Operacin Representa la ejecucin de una actividad operativa o acciones a realizar con excepcin de decisiones o alternativas. Decisin y/o alternativa Indica un punto dentro del flujo en que son posibles varios caminos o alternativas (preguntas o verificacin de condiciones). Documento Representa cualquier tipo de documento que se utilice, reciba, se genere o salga del procedimiento, los cuales pueden identificarse anotando en el interior del smbolo la clave o nombre correspondiente; as como el nmero de copias. Archivo definitivo Indica que se guarda un documento en forma permanente. Se usa generalmente combinado con el smbolo Documento y se le pueden agregar en su interior las siguientes instrucciones: A Alfabtico N Numrico C Cronolgico Archivo Provisional Indica que el documento se guarda en forma eventual o provisional. Se rige por las mismas condiciones del archivo permanente.

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Conector Representa una conexin o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo. Conector de pgina Representa una conexin o enlace con otra hoja diferente, en la que contina el diagrama de flujo.

Direccin de flujo o Lneas de unin Conecta los smbolos sealando el orden en que deben realizarse las distintas operaciones.

Preparacin Indica conexin del procedimiento con otro del mismo sistema; especificando en su interior el nombre del mismo. Pasa el tiempo Representa una interrupcin del proceso.

Sistema Informtico Indica el uso de un sistema informtico en el procedimiento.

Efectivo o Cheque Representa el efectivo o cheque que se reciba, genere o salga del procedimiento

Aclaracin

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Se utiliza para hacer una aclaracin correspondiente a una actividad del procedimiento.

Disquete Representa la accin de respaldar la informacin generada en el procedimiento en una unidad magntica.

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ANEXO VI DIAGRAMACION
AREA DE REGISTRO Y CONTROL DE NOMINA INICIO

RECIBE Y VERIFICA
NOMINA T

CHEQUES FACTURA DE ENTREGA O-1 FACTURA 2T DE CENTRO TRABAJO

COINCIDE LA INFORMACION ?

NO

LEVANTA, RECABA FIRMA Y TURNA ACTA ADMINISTRATIVA

TITULAR DEL AREA ADMINISTRATIVA O AREA DE REGISTRO Y CONTROL DE LA NOMINA

SI 1 SELLA, DEVUELVE Y RESGUARDA FACTURA DE ENTREGA AREA DE REGISTRO Y CONTROL DE LA NOMINA CAJA DE SEGURIDAD CHEQUES NOMINA O FACTURA DE ENTREGA FACTURA POR CENTRO DE TR. 2T
C

2
C

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Contralora General del Estado Carrillo Puerto N 20 Primer Piso Zona Centro X a l a p a, V e r. Tel. 12-07-06

El tiraje es de 300 ejemplares

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