APLICACIN DE LA NORMA UNS ISO 28000 A LA CADENA DE SUMNISTRO.

Para el desarrollo de este segundo avance correspondiente al mdulo de Gestin de Calidad de la Cadena de Suministro Global, se desarrollara enfocndose en uno de los eslabones de la cadena de suministro que se elabor en el primer avance. El eslabn que se aplicara la Norma UNS ISO 28000, es el Distribuidor (El Diamante Deportivo), la razn por la que se ha decidido trabajar con esta parte del eslabn, es porque se tiene un poco ms de accesibilidad a la informacin y as poder desarrollar una buena aplicacin de la Norma UNS ISO 28000.

FASE N 1
En esta etapa se planteara las polticas que tiene actualmente El Diamante Deportivo, en lo que respecta a la seguridad en las distintas zonas y actividades que se desarrollan internamente.

Polticas de Seguridad del Diamante Deportivo. 1. Solicitud del pedido por parte del Cliente. El cliente deber de presentar el diseo que desea que se le confeccione. Si, el diseo llevara algn logo, el cliente deber de proporcionarlo. Si, el diseo llevara algn nombre o patrocinio, deber de estar escrito en letra legible. El cliente deber dejar datos de importancia, como el nombre, direccin, telfono. Se deber de proporcionarle una fecha de entrega al cliente, por la orden que est efectuando, la cual depender de las cantidades que solicite. El cliente deber de dejar un anticipo, por la orden que est generando de un 50% y el resto al momento que se le entregue la mercadera. Se entregara copia de una nota de envo, como constancia del contrato que se ha efectuado, el cual deber de estar firmado por el cliente y sellado por la empresa.

2. Solicitud del pedido por parte del Diamante Deportivo al Proveedor. Enviar la orden con las especificaciones tcnicas que se acordaron con el cliente. Realizar un depsito del 30% como anticipo en la cuenta bancaria del proveedor. Tener copias de la remesa, orden de compra por cualquier mal entendido.

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3. Recepcin de la Mercadera. Se solicitar identificacin del empleado de la empresa de transporte encargada de transportar la mercadera hasta El Diamante Deportivo. Se inspeccionara que el paquete, este completamente sellado para recibirlo. Si al momento de examinar el paquete, este presenta alguna alteracin de que lo quisieron abrir, no se recibir, a no ser que el transportista tenga causa justificante del porque el incidente. Se sellara, firmara y se pondr el nombre de la persona que realizo la recepcin del paquete por parte de la empresa.

4. Inspeccin de la Mercadera enviada por el Proveedor. Se verificara si la mercadera se encuentra en buen estado. El pedido que se haya solicitado al proveedor, se verificara segn orden de pedido que se le haya remitido, al momento que se gener la orden por parte del cliente, para determinar si las cantidades, el color, los distintivos, etc; son los correctos. Se revisara que la factura de compra proporcionada por el proveedor, contenga las mismas cantidades que se contaron en el paquete. Si existiera algn inconveniente con alguna orden que se le haya efectuado al proveedor, en lo que respecta a las cantidades o diseos, se le har saber inmediatamente. Los costos por devolucin de mercadera, corrern a cargo de proveedor, siempre y cuando el error haya sido ocasionado por parte de l, caso contrario los costos los asume la empresa. Se verificara que el precio unitario de cada producto (camisa tipo polo), sea el que se cotizo al momento que se gener el pedido. Se sumaran todas las cantidades que se detallan en la factura y se comprobara si el total proporcionado por el proveedor es correcto.

5. Almacenamiento de la Mercadera. Si dentro del paquete existe mercadera de diferentes clientes, se deber de separar en bultos diferentes, con su debido nombre a quien pertenece. Antes de almacenarlo en el estante, se verificara que este, este limpio, seco y en buenas condiciones.

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 Cada bulto de cada cliente, deber estar rotulado con el contenido de la mercadera y talla. Ejemplo. -Cliente: Sala de Belleza Girn. -Contenido: Camisas tipo Polo. -Talla: M

6. Registros en el Software. Toda recepcin de mercadera que haya sido revisada previamente y almacenada, se deber de registrar en el software, para tener un control de los diferentes registros que se puedan suscitar. El producto que sea considerado nuevo se deber de ingresar al sistema, para que al momento de facturar, sea ms rpido y sencillo. Se descargara la factura de compra, as como el abono que se le ha efectuado al proveedor. Se llevaran registros de cada cliente, para estarle dando seguimiento.

7. Entrega del pedido al Cliente por parte del Diamante Deportivo. El cliente deber presentar copia de la nota de envo, que se le proporciono al inicio del contrato. Si, el cliente que concreto el contrato, no pudiese hacerse presente para la entrega, este podr enviar a una tercera persona, que deber presentar la copia de la nota de envo, si este ltimo no tiene dicho documento no se podr efectuar la entrega. Se verificara nuevamente la mercadera con el cliente presente, para confirmar que la orden, es segn lo acordado al inicio del contrato. Se contara la mercadera en fsico y segn factura para la entrega. Se entregara la mercadera y factura, indicando que el contrato termino y que ha cancelado la otra parte del dinero. Todas las ventas que se hayan realizado debern ser facturados, por medio del sistema y as se pueda descargar el producto del inventario. S, no se pudiese facturar por medio del sistema, se deber de descargar el producto posteriormente del sistema. No se deber de apoyar las manos en las vitrinas. Verificar que el dinero que est proporcionando el cliente no sea falso. -3-

TABLA A1. LISTA DE REVISION DE DESEMPEO. FACTOR SI NO COMENTARIOS

Gestin de la seguridad de la cadena de suministro. Desde el punto de vista en que la mercadera se traslada desde el proveedor hasta el distribuidor, se considera esta opcin, debido a que dentro de la cadena de suministro se cuenta con el apoyo del proveedor, en proporcionar garanta del producto (camisas tipo Polo). Adems, de que se contrata una empresa de transporte, la cual cuenta con su propia seguridad por cualquier percance en el transcurso que se transporta la mercadera hacia la empresa distribuidora. En lo que respecta a las instalaciones de la empresa en la recepcin de la mercadera no se considera ningn tipo de peligro, debido a que al momento de la entrega por parte -La organizacin cuenta con un sistema de gestin que tiene en cuenta la seguridad de la cadena de suministro? X del transportista al encargado de la empresa distribuidora, esta se da dentro de las

instalaciones, y la caja que contienen las camisas, est debidamente sellada, si esta ltima estuviese abierta se tendra que contar la mercadera y compararla con la factura del proveedor y ver que el paquete contenga lo que indica la factura, hasta ese momento se tendra que retirar el transportista, porque si existiera algn faltante la caja no se recibira. Por otra parte el almacenamiento esta cargo del encargado de la sala de venta, este revisa que la mercadera que est en fsico sea la que se refleja en la factura, posteriormente se almacena en los estantes que estn dentro de la sala de venta y se almacena en dicha parte, debido a que normalmente la entrega de este tipo de pedido se realiza en trminos de 2 o 3 horas dentro de la empresa una vez est est dentro de -4-

las instalaciones. La nica consideracin que se tiene que percatar el encargado de la sala de venta es que los estantes estn en ptimas condiciones, es decir, que no estn mojados, sucios o que contengan otro tipo de mercadera que podran afectar las camisas. Finalmente en la distribucin esta se realiza dentro de las

instalaciones de la empresa, es decir, que el cliente es quien llega a retirar la mercadera, la nica consideracin que se tiene que tener es que el cliente presente el documento (nota de envo) que se le proporciono al inicio de realizar el contrato, sin ese documento no se le puede entregar la mercadera, si fuese un tercero, pero si fuese el cliente con quien se concret el trato, solamente tiene que presentar el DUI y se verifica que sea los mismos datos que estn reflejados en el documento que le queda a la empresa distribuidora. Luego se verifican que las cantidades y especificaciones tcnicas sean las solicitadas por el cliente. Al momento que el proveedor tiene listo el pedido solicitado, este contrata a la empresa de

transporte, luego el proveedor, se comunica con el distribuidor y le hace saber que el pedido llegara -La organizacin cuenta con una persona designada como X en tal fecha y hora. Posteriormente si el pedido se ha retrasado existe la posibilidad de poder comunicarse con la empresa transportista y pedirle una explicacin, por el retraso. Cuando la

responsable de la seguridad de la cadena de suministro?

mercadera ya est dentro de las instalaciones de la empresa el encargado de la sala de ventas, realiza el proceso anteriormente mencionado en lo que respecta a la recepcin, almacenamiento y distribucin de la mercadera. -5-

FACTOR Plan de seguridad.

SI

NO

COMENTARIOS

Se cumple parcialmente, porque de alguna manera aplica lo que se explic en el prrafo anterior, si la mercadera no ha llegado a la hora y fecha indicada por el proveedor, existe la posibilidad de poder comunicarse con la empresa transportista y pedirle una explicacin, por el retraso. En lo que respecta internamente si alguna de las piezas de la camisa no est segn las especificaciones tcnicas solicitadas al inicio, se habla con el cliente -La organizacin cuenta X y la entrega se pospone dentro de 2 das. Ejemplo: alguna de las camisas la costura por el cuello no fue el adecuado, esta/s camisa/s se le remiten al proveedor, por medio de la empresa de transporte, el flete lo cancelaria la misma empresa proveedora, una vez que esta/s camisa/s estn correctamente confeccionadas se le remiten a la empresa distribuidora y se vuelve a repetir el ciclo que se ha estado explicando anteriormente. Ese se considera como un plan de seguridad en el caso de que no cumplan con los requerimientos la mercadera solicitada por el cliente. -El plan tiene en cuenta las Se cumple parcialmente, ya que se tiene un control sobre el almacenamiento de la mercadera, se X llevan registros de inventarios y un control al momento de la entrega de la misma.

actualmente con un(os) plan(es) de seguridad?

expectativas de seguridad de la organizacin de los socios

comerciales aguas arriba y aguas abajo? -La organizacin cuenta con un plan de manejo de crisis, continuidad del negocio y recuperacin de la seguridad? X

Segn investigaciones la empresa distribuidora no cuenta con este tipo de planes.

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FACTOR Seguridad de los activos. -La organizacin ha implementado medidas que tengan en cuenta: -La seguridad fsica de las

SI

NO

COMENTARIOS

edificaciones. -El seguimiento y control de los permetros exterior e interior. -Aplicacin de controles de acceso, que prohben el acceso no X

En lo que respecta a la seguridad de las edificaciones, la empresa distribuidora no la considerado. El permetro exterior e interior es un punto que no ha considerado. Y en lo que respecta a los accesos a la instalacin de la empresa no se consideran, ya que no existen controles que indiquen, que a ciertas partes de la empresa solo puede entrar personal autorizado.

autorizado a instalaciones, medios de transporte, plataformas de carga, reas de carga y control

administrativo, para la expedicin de la identificacin (empleados,

visitantes, etc.) y otros dispositivos de acceso? -Existen tecnologas de seguridad operacional que incrementen

significativamente la proteccin de los activos? Por ejemplo, deteccin de intrusos o cmaras de registro CCTV/DVS que comprenden reas de importancia para la actividad de la cadena de suministro, y los requisitos se mantienen durante un periodo de tiempo suficientemente prolongado que se pueda usar en una investigacin de un incidente. -Se han implementado protocolos para contactar al personal de X Debido a que dentro de la empresa no se cuenta con seguridad (vigilante). X Por el momento dentro de las edificaciones de la empresa no se cuenta con este tipo de tecnologa que le permita tener un mejor control sobre las instalaciones de la empresa.

seguridad interna o al personal que vigila el cumplimiento de la ley, en caso de una violacin a la

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seguridad? FACTOR -Se han implementado para restringir, acceso no X SI NO COMENTARIOS Debido a que no existen controles que indiquen, que a ciertas partes de la empresa solo puede entrar personal autorizado. Adems la mercadera cuando est dentro de la empresa, normalmente se almacena entre 2 o 3 horas y posteriormente se efecta la entrega. Al momento que el transportista llega a la empresa X distribuidora se identifica. De igual forma sucede cuando el vendedor realiza la entrega al cliente. Este presenta el documento (nota de envo).

procedimientos detectar y

reportar

autorizado a todas las reas de almacenamiento de carga y medios de transporte? -Las personas que entregan o reciben la carga se identifican antes de recibir o liberar la carga? Seguridad del personal. -La organizacin para cuenta evaluar con la

Aplica una parte, es decir, que al momento de contratar a un empleado, el gerente de la empresa X realiza una serie de pruebas que hagan constar que el trabajo el empleado lo ejecutara

procedimientos

integridad de los empleados antes de su contratacin y peridicamente, en relacin con sus deberes de seguridad? -La organizacin lleva a cabo entrenamiento apropiado para los trabajos especficos, para ayudar a los empleados a ejecutar sus X

correctamente, pero de llevar procedimientos peridicamente no lo aplica. Cada cierto tiempo se realizan capacitaciones referentes a varias reas que tengan que ver con el almacenamiento de la carga, as como tambin se tiene identificado las reas que pueden afectar potencialmente la carga, ya sea por el clima, temblores, polvo, algn corto circuito, etc. Por tal razn tambin se toman medidas en el asunto y as se previenen dichos costos que se pueden incurrir por no tomar las medidas pertinentes.

deberes de seguridad? Por ejemplo: mantenimiento de la integridad de la carga, reconocimiento de las

amenazas internas potenciales a la seguridad y proteccin de los

controles de acceso. -La organizacin informa a los empleados procedimientos acerca que de los ha X Acudir inmediatamente al gerente de la empresa, el cual sabr que solucin darle al problema que se est generando o por generar.

implementado la compaa para reportar incidentes sospechosos? -8-

FACTOR -El sistema de control de acceso incluye el retiro inmediato de la identificacin del empleado expedida por la compaa, cuando rescinde su contrato, y el retiro al acceso de reas confidenciales y de sistemas de la informacin? Seguridad de la informacin. -Los para procedimientos asegurar que empleados toda para carga, la el tanto

SI

NO

COMENTARIOS

Cuando se contrata al personal en una clausula se X estipula que el empleado deber de entregar todo lo que se le ha proporcionado, al momento que fue contratado por la compaa.

Se utiliza un sistema en el cual el encargado del rea de ventas y el gerente poseen una

informacin procesamiento

usada de

contrasea diferente. En este sistema se llevan X detalladas las ventas y compras al crdito y contado, as como tambin un control de

manual como electrnica, es legible, exacta y esta protegida contra

alteracin, perdida o introduccin de datos errneos? -Una organizacin que despacha o recibe carga coteja la carga con la documentacin apropiada? -La organizacin se asegura de que la informacin de la carga recibida de los socios comerciales se reporte con exactitud y de una manera oportuna? -Los datos pertinentes estn X de despacho X

inventarios. Adems se realizan respaldos de informacin semanalmente. Al momento de realizar la entrega de la

mercadera se revisa que las cantidades sean las correctas tcnicas. Se compara que la carga que viene en factura, sea la que se tiene en fsico, y al momento de efectuar la entrega, se le verifica al cliente que las cantidades, tallas, colores sean los que se estipula en la factura. al igual que las especificaciones

protegidos mediante sistemas de almacenamiento no dependientes de la operacin del sistema contra alteracin de datos primarios (hay implementado un proceso para el respaldo de datos)? X El respaldo de datos se realiza cada semana, por el encargado del rea de ventas.

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FACTOR -Todos los usuarios tienen un identificador nico (ID de usuario) para su uso nico y personal, para asegurar que se pueda hacer

SI

NO

COMENTARIOS Cada usuario tiene un identificador, que segn sea el cargo que tiene as son los privilegios que tiene

en el sistema.

seguimiento a sus actividades? -El sistema de gestin cuenta con una contrasea efectiva para X La contrasea se considera efectiva, pero no se cambia cada ao, es decir, que la contrasea que se asigno al inicio ese mismo es hasta que finalice el contrato con la empresa el empleado. Si no se posee una contrasea no se puede X ingresar al sistema.

autenticar a los usuarios, y estos deben de cambiarla una vez al ao? -Existe proteccin contra acceso no autorizado y la mala utilizacin de la informacin? Mercanca y Seguridad en el transporte. -Hay procedimientos detectar y implementados para restringir, acceso no

reportar

Dentro de la empresa no se ha implementado dicho sistema de tener un control sobre los X accesos a ciertas reas en la cuales se puedan ocasionar accidentes o robos, por parte de personas ajenas a la empresa.

autorizado a todas las reas de despacho, plataformas de carga y almacenamiento de unidades de transporte de carga cerradas hasta el almacenamiento? -Hay designadas personas para calificadas supervisar las

No Aplicable.

operaciones de carga? -Hay implementados

procedimientos para notificar a las autoridades apropiadas que vigilan el cumplimiento de la ley, en casos en donde se detectan o se X Dentro de la empresa no se cuentan con dichos procedimientos.

sospechan anomalas o actividades ilegales por parte de la

organizacin?

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FACTOR -Hay implementados

SI

NO

COMENTARIOS

procedimientos para asegurar la integridad de la mercanca/carga cuando se envan a otra de X No Aplicable.

organizacin

(proveedor

transporte, centro de consolidacin, instalacin intermodal, etc.) en la cadena de suministro? -Hay implementados procesos para rastrear los cambios en los niveles de amenaza a lo largo de las rutas de transporte? -Se suministran reglas de u X No Aplicable. X No Aplicable.

seguridad,

procedimientos

orientacin a los operadores de transporte? Por ejemplo: evitar las rutas peligrosas.

Unidades cerradas para transporte de carga. (El marco SAFE de la OMA incluye un Programa de Integridad de Sello) descrito en el apndice del anexo 1, que establece procedimientos concernientes a la fijacin y verificacin de sellos de alta seguridad u otros dispositivos de deteccin contra alteracin, o todos los anteriores. El personal que diligencie este formato debera de revisar esta seccin del marco. - Si se usa una unidad cerrada para transporte de carga, Existen

procedimientos documentados para fijar o registrar sellos mecnicos de lata seguridad que cumplan el X No Aplicable.

ISO/PAS 17712, u otros dispositivos de deteccin contra alteracin, por parte de quienes introducen la carga a la unidad?

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FACTOR - Si se usa una unidad cerrada para transporte implementan de carga, Se

SI

NO

COMENTARIOS

procedimientos

documentados para inspeccionar los sellos y detectar seales contra alteracin cuando la custodia de los medios de transporte cambia X No Aplicable.

durante el curso de un despacho y para tener en cuenta las

discrepancias detectadas? - Si se usa una unidad cerrada para transporte de carga, Es

inspeccionada, por parte de quien introduce la carga, para determinar presencia de contaminacin, X No Aplicable.

inmediatamente despus de esa actividad? - Si se usa una unidad cerrada para transporte implementan de carga, Se

procedimientos

documentados para inspeccionarlas inmediatamente antes de que las personas encargadas introduzcan la carga, para verificar su integridad fsica, con el fin de incluir la confiabilidad de los mecanismos de bloqueo de la un unidad? proceso Se de X No Aplicable.

recomienda

inspeccin de 7 puntos: -Pared Frontal, Lado izquierdo y derecho, Piso, Techo/Cielo raso, Cerramiento interior/exterior y

Exterior/tren de aterrizaje. -12-

FASE N 2
En esta etapa se deber de realizar un anlisis completo del rea donde se encuentra el eslabn de la cadena que sea elegido, para lo cual se deber de realizar un croquis el cual describa como est estructurado el edificio o local de la empresa. Despus de haber realizado un bosquejo del croquis de la empresa se deber de clasificar por zonas en donde se identifica, los diferentes peligros a lo cual se le llamara Mapa de riesgos.

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