EL CICLO DEL PROYECTO

Ing. Francisco Castillo

EL CICLO DEL PROYECTO De la definicin de AP se desprende que esta se divide en tres fases cuya relacin podra definirse con la siguiente expresin:
Planeacin Organizacin Control

EL CICLO DEL PROYECTO

La Planeacin se inicia con la conceptualizacin del proyecto, y termina cuando finaliza este, ya que a medida que se va monitoreando y evaluando el avance del proyecto, se van tomando acciones correctivas y predictivas que requieren, muchas veces, una re-planeacin del mismo. Durante la planeacin se planifica y programa que se va a hacer, y como.

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La Organizacin es muchas veces includa como parte de la Planeacin. Durante esta fase del proyecto se crea la estructura organizativa (tcnica y administrativa) necesaria para ejecutar el proyecto dentro de los planes realizados.

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El Control es la fase final de la AP, durante la cual, la organizacin del proyecto monitorea, evala y toma acciones y decisiones, que le permitan conocer la situacin o status del proyecto, y hacia donde va, o sea, la tendencia de ejecucin del mismo. Incluye control de cantidades, de progreso (avance de obra), de calidad, y de costos (materiales, mano de obra, equipos, etc.).

PLANEACION PRECONSTRUCCION INICIO Objetivos PLANEACION Planificacin Programacin Recursos/Costos

ORGANIZACION ORGANIZACION Personal Responsabilidades Autoridades Comunicacin Reuniones

CONTROL

MONITOREO CONSTRUCCION ACTUALIZACION Y REVISION DEL PROGRAMA DE TRABAJO

ADMINISTRACION DE RECURSOS

TOMA DE DECISIONES Y ACCIONES

COMPARACION Y EVALUACION

P. C.

MEMORIAS

FIN PROYECTO

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Inicio. El primer paso del ciclo de la AP es la definicin de los objetivos del proyecto. Se selecciona el Gerente de proyecto, y se ordena la planeacin del proyecto.
Planeacin. Se elabora el plan del proyecto o programa de trabajo. Se determinan las actividades y la lgica de ejecucin. Se asignan recursos y estiman los costos. Se calculan las fechas de inicio y terminacin de las actividades del proyecto, y se determina su ruta crtica.

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Organizacin. Se selecciona y contrata el personal que laborar en el proyecto. Se contratan los equipos, se asignan responsabilidades y niveles de autoridad (organigrama), se preparan los archivos de documentos, y se establece el sistema de manejo de los mismos. En caso de que la empresa que ejecuta el proyecto posea un sistema de AP, deber inicializarlo. Se establecen los canales de comunicacin y el plan de reuniones de coordinacin.

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Monitoreo. Se registran los datos de ocurrencia reales de las actividades, fechas reales de inicio, terminacin, estimados de progreso, etc. Se registran adems los parmetros o datos de rendimientos obtenidos y volmenes ejecutados, para utilizar estos datos en futuros anlisis y proyecciones. Se procesa esta informacin y se elaboran los reportes necesarios que sern utilizados para comparar la situacin del proyecto contra lo programado.

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Comparacin y evaluacin. La informacin presentada en los reportes se analiza, primero para asegurar el valor de la misma (precisin, veracidad, actualidad, etc.), y luego para comparar la situacin del proyecto actual contra lo programado. Luego se evala el proyecto, se detectan y definen las desviaciones actuales y/o anticipadas del plan del proyecto; se determinan las causas y los efectos de las desviaciones y se decide sobre las acciones a tomar.

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Toma de decisiones. Basados en la evaluacin del proyecto, se toman las decisiones necesarias para corregir las desviaciones detectadas y se ejecutan las acciones correspondientes.
Revisin del plan del proyecto. Cuando las desviaciones detectadas alteran significativamente el plan del proyecto o programa de trabajo base, es necesario revisarlo o reprogramarlo a fin de mantener los objetivos iniciales del proyecto.

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Administracin de recursos. Muchas veces, la actualizacin o reprogramacin conlleva una reestructuracin del proyecto, o un uso ms eficiente de los recursos (tiempo, dinero y personal).
Memorias. En realidad no es parte integral del ciclo de la AP, ya que es una actividad que debe ejecutarse una vez finalizado el proyecto. Consiste bsicamente en la coleccin y archivo de datos relativos al proyecto. Generalmente, esta coleccin de datos se presenta en un documento llamado MEMORIAS.

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Fin del proyecto. Una vez terminado el proyecto, o sea, que se han ejecutado todas las actividades que lo conforman, y se han finiquitado todos los asuntos pendientes entre las partes involucradas (propietariosupervisor-contratista-subcontratista), se llega al fin del proyecto. Se firma un certificado de finiquito que libera a todas las partes de responsabilidades contradas mediante la firma de los contratos o acuerdos de trabajo.