BPMS e ERP

A convergncia entre a tecnologia BPMS e o ERP.

Um White Paper oferecido por: AuraPortal Brasil
Andr Menezes, Sales Consultancy Coordinator AuraPortal

Junho, 2011

A Convergncia entre o BPMS e o ERP

Lista de Contedos

Sumrio Executivo O BPMS Hoje O ERP Hoje A Convergncia entre o BPMS e o ERP

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BPMS ou ERP ou Ambos? ................................................................... 9 Software BPMS diferente do ERP? ................................................ 10 Orquestrao de processos de negcio .......................................... 11 Visibilidade dos processos e do negcio.................................... 12 Padronizao versus Diferenciao ................................................. 12

Integrando BPMS e ERP na Prtica

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Um Exemplo: Caso Real de Integrao com AuraPortal ................ 14

Concluses Sobre o Autor Sobre AuraPortal

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A convergncia entre a tecnologia BPMS e o ERP permite alcanar a integrao das reas estratgicas do negcio representando uma oportunidade nica de retorno consistente do investimento em TI.

Sumrio Executivo
O propsito desse documento demonstrar como os sistemas BPMS (Business Process Management Suite) e o ERP (Enterprise Resource Planning) se integram para proporcionar o alcance de um negcio definitivamente dirigido por processos interfuncionais e interligados. Explica-se como o BPMS pode orquestrar, automatizar e otimizar processos integrando pessoas, funes e sistemas isolados, de maneira a proporcionar uma viso mais exata do negcio e permitindo uma real reduo de custos, aumento da eficincia e agilidade necessria nos tempos atuais. O enfoque do ERP como tecnologia chave que se encarrega de todas as transaes de negcio e da viso nica dos dados estratgicos da empresa tambm discutido. Logo, a convergncia entre as duas tecnologias objeto de anlise, onde se apresenta diferentes maneiras nas quais ambas esto intimamente ligadas. Finalmente, um caso prtico da aplicao da integrao entre o BPMS e ERP apresentado, demonstrando todas as atividades concatenadas segundo o enfoque de processos e como ambas as solues se comunicam, seguido das concluses do estudo.

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O BPMS Hoje
Gesto por Processos existe desde quando Frederick Taylor, em 1911, se empenhou em forjar o que ele denominou como a administrao cientfica.
A Gesto de Processos de Negcio (BPM) como disciplina, evidentemente no se trata de algo novo nas organizaes, seguindo uma evoluo notvel, sobretudo pela evoluo das Tecnologias da Informao (TI) dirigidas automatizao dos processos. Entre 1980-90s Hammer e Champy deram especial ateno gesto dos processos, reengenharia radical e gesto de workflow, houve um crescimento dos capacitadores de TI, TQM, computao distribuda, sistemas ERP, funes compartidas e aplicaes distribudas. A partir dos anos 2000s podemos destacar o foco da TI nos processos, validao de processos para execuo, agilidade e alta capacidade de adaptao s mudanas constantes desse novo sculo. Em resumo, estaramos falando de mudana incremental de processos, da mudana radical de processos at chegar ao que se define como o ciclo de vida dos processos, representados na Figura 1. Desde o ponto de vista puramente tecnolgico, passamos dos sistemas de gesto de base de dados e distribuio de dados, chegando computao distribuda e funes compartidas. Na atualidade, os Sistemas de Gesto dos Processos de Negocio (BPMS), envolvem processos compartidos e distribudos. As solues BPMS oferecidas atualmente incorporam tanto a Integrao de Aplicaes Empresariais (EAI) como a Integrao de Processos de Negocio (BPI), ademais de agregar funcionalidades tais como a gesto de workflow, monitoramento da atividade de negcio, Web Services, regras de negcios e funcionalidades tpicas dos portais de Internet. Em definitiva, os sistemas BPM so uma tecnologia crtica para a automatizao de processos. muito importante entender o papel das diferentes aplicaes de negocio amplamente difundidas, comparado com os sistemas BPM. As empresas implantam ERPs, CRMs, SCMs para integrar funes de negcios tais como a gesto comercial, gesto de stocks ou o ciclo de vida do produto, com o objetivo de priorizar reas e funes especficas e que so gerenciadas verticalmente, traduzindo-se em sistemas especialistas. O que as organizaes esto agora buscando a integrao horizontal para satisfazer as necessidades dos processos que denominamos como interfuncionais e alcanar a verdadeira automatizao dos processos, potenciar e melhorar a capacidade de processamento das transaes de negocio. Os sistemas BPMS constituem-se no mais moderno e ambicioso esforo da tcnica de software empresarial para abordar a automatizao e otimizao do funcionamento das empresas e organizaes de toda classe, diante da necessidade de obter eficcia que permita sobreviver, prosperar e dar o servio adequado ao cliente no mundo atual de intensa competio e continua mudana.

O mercado est repleto de solues de TI, onde o desafio saber qual o valor que realmente podem proporcionar, para que se aplica exatamente e como integr-las ao portfolio atual da organizao. A tecnologia BPM disruptiva nesse sentido, representando um novo paradigma na gesto por processos.
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Ao repassar as caractersticas de um BPMS destacaramos que se trata de uma sute de ferramentas e servios que do suporte interao humana e de aplicaes, atravs dos diferentes departamentos e sistemas de uma organizao. Permite descompor a atividade global de uma organizao em seu conjunto de processos, que podem ser analisados com detalhe e cujas aes repetitivas possam ser automatizadas, tanto ao que tange a pessoas como s aplicaes que intervm. Tem como objetivo otimizar tempos, oportunidades e custos, sem perder a capacidade de adaptao constante e rpida mudana. Os sistemas BPM automatizam as tarefas manuais, eliminam as atividades que no agregam valor, tais como decises de rotina, dados e transferncia de formulrios e controles especficos que no se realizam com os sistemas verticais tradicionais, mas atravs de controles manuais no integrados. Possibilitam a criao de uma srie de tarefas especficas que seguem um workflow predefinido horizontal e que permite o controle das atividades de cada implicado no processo em tempo real. Os sistemas BPM representam uma oportunidade jamais vista antes no que se refere ao cumprimento de normas especificas dos distintos setores da indstria e servios, como as normas ISO, TS, FSA, entre outras, j que se trata de uma ferramenta de valor na criao e publicao de procedimentos, controles de reviso e verso, aprovao e workflow de difuso. Uma sute BPMS deve possuir uma gesto documental de altas prestaes. No que se refere integrao da cadeia de valor, os sistemas BPM podem ser uma verdadeira opo de interao real com clientes, fornecedores e colaboradores, de sistemas e de pessoas, j que as plataformas de Internet permitem a criao de portais especficos e integrados em quanto aos processos, que extrapolam os limites internos da organizao. Ou seja, atravs da criao dos portais B2B ou B2C se permite criar processos com gerao automtica de workflow, sendo que os eventos gerados deste workflow vo desde a compra de uma matria-prima at a ps venda e servios ao cliente. Tudo atravs do que chamamos de integrao horizontal. Anteriormente comentamos que a gesto moderna dos processos de negcios significa tambm a gesto do ciclo de vida do processo. Este ciclo contm a estrutura principal que deve possuir uma sute BPMS, conforme a Figura 1: a Modelagem, a Execuo (Orquestrao), o Monitoramento e a Otimizao. A Modelagem (tambm chamada de BPM - Business Process Modeling, no confundir com BPM Business Process Management), analisa os processos e regras de negcio e utiliza um modelador grfico para desenhar a estrutura e fluxo dos processos, utilizando padres internacionais como por exemplo, o bastante difundido BPMN (Business Process Modeling Notation). Esta notao permite ser mapeada por BPEL4WS (Business Process Execution Language for Web Services), tambm chamado de BPEL que a linguagem XML padro para a execuo de processos. Entretanto, esta linguagem requereria programao pura para os usurios de BPMS

Integrar pessoas e sistemas numa viso de processos o que a tecnologia BPMS tem como objetivo primordial e que constitui um passo fundamental para alcanar a visibilidade do negcio que permite dar maior agilidade num ambiente de caos na dinmica dos negcios atuais.

Cada dia surge uma nova sigla ou definio no mundo BPM. O mais importante para as empresas contar com uma tecnologia capaz de ser administrada por pessoas de negcio, alm da rea de TI.
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gerar a execuo automtica dos processos. Aqui reside talvez a questo crucial que impacta diretamente nas variveis de deciso para a escolha de uma soluo BPMS: pouqussimos fabricantes so capazes de oferecer uma gerao automtica de execuo de processos e essa questo capital quando se decide implantar um sistema dessa natureza. No podemos transformar a iniciativa BPM em um sem fim de programao e reprogramao das geraes de execuo de processos. O conceito de ciclo de vida, representado na Figura 1, o aplicado nas diferentes fases de uma iniciativa de automatizao de processos. A Execuo ou Orquestrao regula o incio e fim dos processos que funcionam simultaneamente, controlando cada um com seu prprio motor de Execuo. Os motores se baseiam nas Regras de Negcio (outra importante caractersticas dos BPMS) ativando o workflow dos usurios para que cada um receba a informao de realizar as tarefas pertinentes. Nesse momento entraria em ao o gerador automtico dos motores de controle sem a necessidade de programao que comentamos antes.

Uma caracterstica crtica do BPMS que as empresas devem considerar a capacidade de gerar o cdigo de execuo do workflow do processo diretamente desde o modelo sem uso de cdigo, inclusive quando se aplicam as mudanas no ciclo de vida dos processos.

Figura 1: O ciclo de vida da automatizao de processos de negcio.

O Monitoramento (tambm chamado de BAM Business Activity Monitoring) se encarrega de registrar e mostrar aos responsveis dos processos e a gerencia da empresa, as situaes reais (tempos, atrasos, adiantamentos, desvios, padres, custos, etc.) de todos os processos enquanto estes se executam. Essas informaes se mostram em um Balanced Scorecard, que pode integrar-se tambm com aplicaes especficas de BI. A Otimizao o conjunto de aes que formam um plano de otimizao baseado nos resultados do Monitoramento e determinam as mudanas a realizar nos processos para sua melhora.

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Finalmente podemos perguntar por que usar um sistema BPM, onde as respostas se relacionariam com a reduo de custos pela automatizao das atividades e tarefas de todos os colaboradores da empresa, eliminando as atividades que no signifiquem valor, reduzir tempos pela mudana rpida dos processos em funo dos requerimentos de competitividade, governamentais, ou tecnolgicos, uma vez que a mudana se dissemina e se comunica em tempo real. Outra razo a transformao real da empresa em uma organizao de gesto por processos, onde os clientes participam diretamente dessa interao, se busca reduzir os tempos de reposta e proporcionar um servio de alto nvel. Finalmente podemos afirmar que na maioria das empresas os processos j esto bastante pensados, ainda que no todos estejam automatizados.

O ERP Hoje
Os sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) foram desenhados para solucionar atividades como a cadeia de abastecimento, gesto de pedidos ou gesto de armazns, em base s melhores prticas generalizadas de cada setor numa viso funcional do negcio, deixando em segundo plano a natureza interfuncional da atividade empresarial, ou seja, processos que

Os sistemas ERP automatizam atividades transacionais em base s melhores prticas.

Figura 2: Viso modular dos componentes do ERP.

vo mais alm dos departamentos, pessoas e funes. Consequentemente, podemos j introduzir que os sistemas BPMS so a chave para definitivamente preencher os vazios que possam existir como fruto da natureza em si do ERP ou de qualquer outra soluo vertical transacional dedicada a solucionar atividades especficas das diferentes reas do negcio, onde o BPMS permite que todas as aplicaes, pessoas e departamentos

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trabalhem baixo o enfoque de processos definidos de ponta a ponta e com objetivos comuns. A Figura 2 mostra as facetas do ERP como aplicao transacional para o mercado. Nela se v o ERP cobrindo reas de negcio como a gesto financeira e contabilidade, gesto da produo e gesto comercial. Os mdulos de planificao ampliam a capacidade de explorar os dados nicos e viso unificada, facilitando as previses e anlises para tomada de deciso com os mdulos analticos. A implantao de um sistema ERP implica em esforos importantes em quanto a recursos e o investimento necessrio, j que pretende em certa medida, organizar toda a arquitetura de transaes das empresas concentrando os dados e informao em um nico banco de dados, dando uma viso nica de cada elemento organizacional crtico, como os clientes, por exemplo. Por essa razo um grande desafio eleger o sistema adequado e aglutinar os recursos chave para a perfeita sintonia entre reas funcionais durante a implantao. Os sistemas ERP implantados com sucesso, oferecem benefcios que se concentram na otimizao de recursos, reduo de inventrio e melhora substancial da quantidade e qualidade dos dados gerenciados no dia-a-dia da empresa. Pode-se alcanar uma maior padronizao e maior eficcia na resposta ao cliente em quanto aos resultados das transaes que se realizam. Os sistemas ERP requerem um esforo importante de investimento, j que se trata de uma tecnologia que possui certo nvel de complexidade. Sua customizao inclusive, pode levar a desenvolvimentos tradicionais de software com problemas de integrao resultante da necessidade de manter verses de diferentes aplicaes comunicando-se sem falhas. Por isso, dispor de consultores especialistas e um projeto de implantao muito bem definido so mais crticos do que nunca para o sucesso do ERP. Outra consequncia da complexidade da implantao do ERP o fato de que muitas empresas consideram que no exploram o suficiente o seu sistema.

Os sistemas ERP exigem recursos importantes para a implementao adequada. A aderncia da soluo fator crtico, j que ao no hav-la, a customizao pode supor maiores tempos para implementar e maiores custos para manter os sistema.

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A Convergncia entre o BPMS e o ERP

O BPMS no apenas complementa o ERP, mas promove a integrao de pessoas e sistemas, com total visibilidade do negcio e sem fissuras.
No nada novo que as solues BPMS e ERP caminham de mos dadas no dia-a-dia das organizaes. Dentro de um projeto de implantao de um ERP, o tema BPMS ser recorrente e vice-versa. Talvez para os CIOs, a questo do papel de ambas as tecnologias est bastante clara e por outro lado, para os CFOs e CEOs, comum surgir a dvida: se ns j temos um sistema de informao (por exemplo, um ERP) que gerencia todos os processos da companhia, porque necessitaramos um BPMS? Ao deixar de lado qualquer apelo ou nfase a uma tecnologia ou outra, nos propomos a avaliar com detalhes a importncia de ambas as solues para a total integrao de todas as atividades do negcio.

Figura 3: A convergncia entre o BPMS e o ERP.

O BPMS vai preencher os vazios deixados pelas aplicaes transacionais, como o ERP, que pelo seu carcter generalista e muitas vezes especfico, natural que no cubra todas as reas de negcio e todos os processos em si.

A Figura 3 a representao da convergncia entre o BPMS e o ERP. Nela fica refletido aquelas reas de negcio onde tanto o BPMS como o ERP estaro mais presentes. Pode-se observar que os processos de negcio que buscam atender ao cliente so processos que por sua natureza dinmica, com mudanas constantes em funo da demanda do cliente, so mais factveis de ficar baixo o domnio do BPMS como tecnologia que dar apoio a essas atividades crticas. De mesmo modo se observa na outra ponta a questo dos fornecedores. O BPMS se comunica permanentemente com os mdulos transacionais do ERP, onde existe uma coordenao, atravs de um workflow de processos, algo que se pode ver com claridade na seo que trata de uma aplicao prtica dessa convergncia, onde o BPMS passa ser um orquestrador. As

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tecnologias mais modernas deixam toda a lgica de negcio, do desenho execuo, passando pela melhoria contnua dos processos, na mo das pessoas que de forma rotineira, esto mais prximas do processo, enquanto a rea de TI se encarrega de gerenciar essa orquestrao baixo a tica da integrao e arquitetura orientada a servios (Service Oriented Architecture SOA), onde define os pontos de integrao, cria e mantm os servios webs encarregados de realizar aes entre ambos os sistemas, entre outras atividades de misso crtica. Est claro que o ERP importante e as empresas devem consider-lo de maneira estratgica no seu portfolio de TI. Porm, devido s dificuldades e complexidade em si da adoo de um ERP, as empresas olham com cuidado ambas as tecnologias. Muitas vezes, demonstrar um BPMS mais fcil que explic-lo, da a necessidade de conhecer melhor essa categoria de software, algo que foi introduzido na seo BPMS Hoje. Inclusive processos que esto baixo a dinmica de um ERP podem ser mais interessante automatiz-lo com um BPMS devido a que os ciclos de implantao so muito menores e a total aderncia entre negcio e a soluo de TI, que to demandada pelas empresas para evitar qualquer trabalho fora do sistema, ou realizado de forma manual. O BPMS capaz de integrar-se completamente com o ERP proporcionando uma viso nica do negcio, tanto internamente quanto para os clientes e fornecedores.

Importante:
O ERP oferece alguma possibilidade de gerenciamento de workflow, mas que no se aproxima s possibilidades do BPMS que vo mais alm das reas funcionais e integrao de sistemas. O BPMS mais gil que o ERP, onde geralmente se requer, para implementaes complexas uma mdia de 3 meses, enquanto os ERPs requerem at 20 meses, como se especifica na Tabela 1, por exemplo. O ERP necessita o BPM para ajudar a realizar e potencializar todo o seu valor esperado. Todos os provedores BPMS ou ERP j dispe desde sempre dos mecanismos de integrao, o que indica o quo consolidado est a necessidade do seu uso conjunto. Um BPMS vlido, por exemplo, oferece arquitetura orientada a servios (SOA), como filosofia de integrao, dando todas as ferramentas para tanto.

BPMS ou ERP ou Ambos?

As questes tpicas que surgem quando falamos dessas duas tecnologias incluem: Qual o valor do BPM para o meu negcio? Como o BPM se compara com o ERP? O BPMS compete como ERP, substitui o ERP ou convive com o ERP? Qual dos dois adotar primeiro?

O BPMS pode ser adotado como alternativa ao ERP, sobretudo naquelas reas de negcio, onde se exijam uma alta flexibilidade da tecnologia adotada. O setor ou tipo de negcio influi nessa eleio, diferentes iniciativas BPM so desenvolvidas em praticamente qualquer setor da indstria incluindo a administrao pblica. Nesse caso, o conceito ERP parte de um enfoque mais abrangente que seria o da coexistncia e integrao de qualquer aplicao transacional de qualquer tipo de negcio. A Tabela 1 resume essa natureza distinta de cada tecnologia e a complexidade exigida quando da sua adoo e implementao. Fica evidenciado, nessa Tabela, a caracterstica interfuncional do BPMS, que liga todas as reas de negcio, departamentos e funes e se compe de

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ferramentas orientada automatizao de processos, enquanto o ERP se concentra nas transaes atravs de mdulos implementados em cada rea funcional. O BPM tambm cobre processos que dificilmente entram no escopo do ERP, como exemplo, a gesto de um Help Desk, Gesto de Contratos ou Gesto de Projetos.

O que tem sido visto na prtica?

- Empresas que implementaram um ERP esto agora centrados na integrao, orquestrao e otimizao dos seus processos atravs da tecnologia BPMS. - Empresas que no implementaram um ERP, tambm j vo implementando BPMS para processos estratgicos.

Tabela 1 Comparando BPMS x ERP BPMS

Enfoca uma estrutura organizacional orientada a processos

ERP
Orientado a estruturas organizacionais funcionais

Englobam processos de negcio de toda a organizao, ademais de processos padro, Alguns fluxos de trabalho (workflow) prontos para usar, tanto a nvel funcional embebidos na aplicao a nvel funcional como de toda a corporao.

Automatiza processos de negcio interligados e definidos de incio a fim (interfuncionais)

Automatiza transaes e integra funcionalidades especficas do negcio.

Caracteriza-se pela agilidade e flexibilidade mais rgido, no permite mudanas na com 100% de aderncia realidade do lgica de negcio sem passar por negcio em cada momento. desenvolvimento tradicional.

Os componentes bsicos so: ferramentas de modelagem e simulao, editor de H formulrios web, sistema de regras de negcio independentes e de processo, o ferramentas de integrao, gerador de w portais de colaborao, um gerenciador de workflow (BPMS Engine), gesto de contedo, Online Commerce, entre outros.

Divide-se em mdulos bsicos: Contabilidade/Finanas, Gesto Comercial, Planificao/Gesto Produo, Gesto de Estoques, entre outros.

i s Tempo implementao mdio: 3 meses

Tempo implementao mdio: 20 meses

Software BPMS diferente do ERP?

Um BPMS moderno permite a automatizao de processos de negcio complexos sem a necessidade de desenvolver cdigo.

Um argumento que poderia ser utilizado a favor do ERP seria o fato de que os sistemas ERP, ao estar baseado nas melhores prticas e permitirem certo nvel de parametrizao em base a essas, no requer desenvolvimentos e recursos de longo prazo para materializar um projeto. Esse argumento vlido apenas para aquelas tecnologias BPM que seguem requerendo grandes esforos de programao, j que atualmente, tecnologias como a de AuraPortal BPMS, por exemplo, permite a automatizao dos processos de negcio sem qualquer gerao de cdigo, onde a partir do modelo do processo, todo o cdigo do workflow de execuo automaticamente gerado pelo seu motor BPM.

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Outro fator importante a favor do BPM sua habilidade de proporcionar anlise antes e depois de que os processos so executados, devido as suas capacidades analticas e de simulao, promovendo a capacidade de dar um passo atrs no dia-a-dia do negcio e analisar gargalos, ineficincias, o que culmina na busca e realizao real de um retorno de investimento esperado desse tipo de iniciativa de TI.

Orquestrao de processos de negcio

Somente uma tecnologia BPMS flexvel e dinmica, pode ser capaz de gerenciar tanto as atividades de negcio repetitivas, como aquelas baseadas no conhecimento das pessoas e que portanto, no so passveis de predico.

Um sistema BPMS executa processos de negcio tanto repetitivos como aqueles baseados no conhecimento, que se apoiam em modelos (templates), sendo capaz de dar alternativas s excees que vo surgindo em qualquer momento, ao mesmo tempo em que mantendo controle das polticas de negcio a serem cumpridas, que no BPMS se define como regras de negcio. Um exemplo seria o caso de um processo de ps-vendas de apoio/ajuda ao cliente, se o atendente recebe o contato do cliente com uma consulta de um produto o servio adquirido, as possveis incidncias j esto cadastradas, os passos orientativos para soluo esto definidos, com maior o menor rigor e repetitividade e do total flexibilidade para o atendente atuar segundo o seu conhecimento e perspectiva, como resultado de um caso nico onde se origina a consulta. Num ERP, esse tipo de gesto bastante mais rgido, onde o atendente teria que seguir usando outros sistemas e ferramentas para poder completar seu trabalho, promovendo um rompimento dessa sequencia de atividades, j que no existe uma conexo direta entre os fatos, ou seja, se o atendente usa o e-mail, porque necessita mais informao do caso, ao departamento tcnico, esse e-mail ou bem seguir isolado do sistema que o controla, perdendo toda a conexo dos fatos, ou o atendente pode usar outro sistema separado para registrar ou atuar na soluo do caso. Todas essas aes esto integradas numa soluo BPMS moderna, na qual permite tanto a gesto daquelas atividades repetitivas, como aquelas que so nicas e caracterstica de trabalhadores do conhecimento. A informao est sempre disponvel em todo o momento para todos os implicados, com acompanhamento em tempo real das aes. Os fluxos de trabalho permitem a orquestrao das atividades dirias de todos os participantes dos processos. Dessa maneira, cada participante sempre conhece exatamente as tarefas que deve realizar e quando devem realiz-las, j que se dispe tambm de um sistema automtico de controle da carga de atividades segundo regras e expectativas de tempo previamente definidas. O ERP, nesse sentido passivo e depende dos participantes atuar, no coordena as atividades, j que seu enfoque est mais orientado ao processamento de transaes entre funes e no nessa orquestrao em si.

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Visibilidade dos processos e do negcio

Processos tanto rgidos como abertos que no so executados atravs de um BPMS no permitem obter visibilidade em tempo real nem para os participantes, nem para os responsveis dos mesmos. De mesmo modo que tanto participantes como responsveis de processos sabem em cada momento as tarefas a realizar, existe tambm a capacidade de monitoramento tanto dos processos a nvel global como de cada caso ou instncia em questo, onde se estabelecem indicadores de tempos, custos e os que refletem ou impactam nos objetivos ou metas estratgicas do negcio. As decises sempre sero tomadas de maneira proativa quando se usa um BPMS: equilibrar cargas de trabalho, alertas sobre atividades, rotas alternativas ao fluxo das tarefas, reduo ou eliminao de gargalos,

Com a visibilidade em tempo real do negcio, a tomada de deciso se realiza de forma rpida e precisa. Nos tempos atuais, essa capacidade crucial para os lderes da empresa conseguir a agilidade do negcio e fator chave para medir o retorno do investimento na tecnologia de informao que d apoio aos processos de negcio estratgicos.

controle de atrasos ou qualquer exceo em todas as fases do processo em execuo. No ERP, essa proatividade mais complexa, j que a concepo em si dessa tecnologia no est desenhada para esse propsito. Com o qual, normalmente se atua de forma reativa como quando o cliente contata reclamando um atraso na entrega, ou atraso em pagamentos a terceiros. O ERP confia inteiramente nos usurios, qualquer ao sobre os resultados das transaes.

Padronizao versus Diferenciao

O ERP est enfocado s transaes, como j mencionado anteriormente em vrias ocasies. Ele se centra no controle das transaes de estoques, vendas, contabilidade/finanas e produo, por exemplo. Normalmente esto baseados nas melhores prticas de cada setor da indstria, com o qual se pode dizer que no d a oportunidade de diferenciar-se dentro de um setor1. Como consequncia, no h espao para uma diferenciao em quanto aos processos de negcio. Com o BPMS totalmente ao contrario, cada empresa dispe da capacidade de plasmar de forma exata a lgica do seu negcio dentro da tecnologia BPM, onde os processos de negcio considerados estratgicos e diferenciadores so parte fundamental da soluo final automatizada com o BPMS. O que permite, sem esforo de customizao, alcanar uma
1

Thomas Davenport, em seu livro Misso Crtica: Promessas e Riscos dos Sistemas Empresariais de Informao (2000), afirma que em suas anlises, ao adotar as melhores prticas do setor disponveis no ERP do fabricante, essa se estendia a todo o setor, no representando o ERP uma vantagem competitiva, nesse caso.

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aderncia total entre o sistema de informao e a lgica de negcio. Ao mesmo tempo, essa lgica requer uma dinmica da mudana, tpica, em todos os setores da indstria, onde a empresa poder modificar sua soluo tambm de forma dinmica em todo o momento segundo a necessidade. Ao estender os processos de negcio fora dos limites da empresa, aumenta a necessidade de aplicaes que automatizem as atividades e que sejam ao mesmo tempo dinmicas, onde os prprios responsveis do processo possam realizar e manter as modificaes.

importante entender que a forma de trabalhar com um BPMS muito mais efetiva do que tradicionalmente vem sendo preconizado.

Integrando BPMS e ERP na Prtica2

O funcionamento de uma empresa fica definido por suas Atividades, sendo os Processos, a sequncia de Atividades que se realizam para conseguir um determinado objetivo. Assim, o alcance de um BPMS (que a plataforma de software empresarial para executar a automatizao dos processos) cobre todas as atividades de uma organizao. Onde encaixam ento as demais aplicaes que a organizao utiliza? Em um BPMS essas atividades dentro dos Processos so realizadas por pessoas (Tarefas Pessoais), mas existem vrias que esto perfeitamente definidas e so o suficientemente repetitivas para sua automatizao mediante Tarefas de Sistema, que so executadas diretamente por um BPMS atravs dos Motores dos Processos, sem interveno humana. V-se claramente que quanto mais atividades possam estar baixo o controle de mecanismos automticos, maior reduo de tempos e custos se obtm, ao mesmo tempo em que se eliminam os erros. A iniciativa de automatizao alcana tambm as Tarefas de Processo. Cada usurio recebe suas tarefas assignadas, em uma mesa de trabalho que incorpora todos os elementos de gesto, organizao e controle dos trabalhos que se devem realizar. Assim, a maneira de trabalhar com um BPMS simplifica substancialmente os trabalhos e ademais proporciona um controle exaustivo atravs de suas ferramentas de Inteligncia de Processos denominada BAM (Business Activity Monitoring), BI (Business Intelligence), Dashboards, KPIs (Key Performance Indicators), etc. necessrio considerar que as empresas j dispem de suas aplicaes com as quais realizam seu trabalho atualmente e, na maioria dos casos, no podem prescindir delas. A frmula ideal integrar essas aplicaes num BPMS para realizar a maior quantidade de trabalhos possveis desde BPMS. Dessa forma, quando um determinado evento d incio a um processos, as aes a realizar at a
2

O BPMS no impe nenhuma mudana radical na forma de trabalhar da organizao, j que se comunica e integra com as aplicaes atuais, ademais de tosos os benefcios que justificam sua adoo.

Este exemplo prtico uma cortesia de AuraPortal, fruto de um trabalho publicado por Manel Orovio, Diretor Tcnico de AuraPortal, disponvel tambm em: http://blog.auraportal.com/ptbr/2011/04/27/integrando-o-erp-com-o-bpms/

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sua completa resoluo se far de forma automtica (Tarefas de Sistema) ou manual (Tarefas Pessoais) includas as que correspondem as entradas e consultas das demais aplicaes.

Dado as caractersticas do BPMS, natural pensar que essa tecnologia seja a primeira opo quando as empresas migram seus sistemas legados ou melhoram as capacidades do portfolio atual de aplicaes existentes.

Por exemplo, numa tarefa onde a tomada de deciso envolve a consulta aos dados contbeis (contedos em uma aplicao financeira), esses se encontraro ali mesmo sem a necessidade de realizar uma ao manual ou desconectada com a sequncia do processo causando a rotura do mesmo. Se um cliente reclama um cobro excessivo, o prprio BPMS comprovaria se correta sua solicitao (com os dados do ERP, por exemplo) e enviaria uma notificao com os detalhes do caso e o parecer procedente, ou bem realizaria as aes como a notificao ao cliente, criao automtica de uma No Conformidade do Sistema da Qualidade, entre outras aes coordenadas. Nesse caso, o processo completo se resolveria em segundo e sem interveno humana, contando com os dados das aplicaes integradas. De qualquer forma, ainda que os processos dentro do BPMS possam ser gerenciados de maneira simples e integrados com as aplicaes existentes na organizao, se prev que as organizaes iro gradualmente modelando atravs de processos BPMS as atividades das aplicaes ERP, sistemas legados, e outros sistemas dedicados existentes, onde essas aplicaes sero substitudas por processos modelados e conseguindo assim maior automao, flexibilidade, segurana e capacidade de resposta, ademais da unificao global da operativa empresarial.

Um Exemplo: Caso Real de Integrao com AuraPortal

No Seguinte modelo (Figura 4), se apresenta um caso real de integrao com diversas reas de uma empresa. Trata-se de um processo completo de Pr-Venda, Vendas, Compras, Entrega e Faturamento de produtos a clientes. Pode-se ver 10 pontos de integrao, numerados de 1 a 10, marcados com um crculo azul o nmero vermelho dentro.

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Figura 4: Exemplo de um processo real de integrao da plataforma AuraPortal BPMS com um sistema ERP.

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1. Servio Importador de Dados: Se trata de um servio Windows que realiza importaes de dados desde programa externos AuraPortal. Por um lado, O Servio Importador se conecta com o banco de dados externo e por outro lado, AuraPortal atravs de um Web Services. Nesse exemplo se importam os cadastros de clientes desde o ERP AuraPortal. 2. Web Services (SOA): AuraPortal dispe de uma srie de Web Services prontos para uso para integrao SOA (Service Oriented Architecture) com aplicaes externas. Neste exemplo, quando desde o ERP um usurio lana uma Pr-Venda, um Processo em AuraPortal iniciado automaticamente invocando o Web Services desenhado especificamente para o Evento de Incio. 3. AuraPortal Adapters Server: Com este sistema, desde os processos de AuraPortal pode-se consultar ou modificar dados armazenados no Banco de Dados externo (ERP; CRM e outros), sem a necessidade de desenvolvimento por cdigo. Uma vez o Subprocesso Pr-Venda concludo, uma deciso (DX.82) avalia se o saldo deste cliente positivo ou no. Para tanto, atravs de AuraPortal Adapters Server, se consulta os dados no banco de dados do ERP e segundo o resultado obtido se direcionar o fluxo em um sentido ou outro. 4. AuraPortal Adapters Server: Ademais da funcionalidade descrita no ponto anterior, onde a Deciso utiliza Adapters Server para consultar dados em uma aplicao externa, tambm possvel utilizar Adapters Server para mostrar dados do programa externo em um Formulrio de Tarefa Pessoal de AuraPortal. Quando o cliente tem um saldo devedor, uma Tarefa Pessoal enviada a um colaborador responsvel para que autorize ou refaa a venda. Para tomar a deciso correta, quando este colaborador abre a tarefa TP.124 (Vendas Autoriza?), poder ver a lista de Notas Fiscais pendentes de pagamento do cliente, consulta que se realizar automaticamente atravs do Adapters Server ao ERP. 5. Tarefa de Sistema de Tipo Notificao (e-Mail): AuraPortal dispe de diversas tarefas de Sistema para realizar aes de forma automtica, sem interveno de usurios. Uma delas a de envio de notificaes atravs de E-mail a usurios que no possuem o acesso a AuraPortal (denominados Usurios Convidados). Se o cliente tinha um saldo devedor e no fosse autorizada a venda na Tarefa Pessoal TP.124 (Vendas Autoriza?), uma Tarefa de Sistema envia automaticamente um E-mail ao cliente notificando a anulao do seu pedido. 6. AuraPortal Adapters Server: De forma parecida ao ponto 3, quando a Venda foi autorizada, uma Deciso necessita conhecer se h Stock do produto vendido. Para tanto, atravs de AuraPortal Adapters Server se

O enfoque de arquitetura orientado a servios (Service Oriented Architecture SOA) ganha sentido quando se dispe das ferramentas de integrao embebidas na plataforma BPMS e ademais o manejo dessa dentro da plataforma BPMS.

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realiza uma comprovao de disponibilidade de estoque, diretamente no ERP e assim se dirige o fluxo do workflow entrega do material (TP.146, Entrega Material a Cliente) ou a realizao de uma compra (TS, IM-Incio por Mensagem - de Processo de Compras).

O BPMS o responsvel de orquestrar todas as atividades envolvendo pessoas e sistemas, com tarefas pessoais e de sistema respectivamente. importante contar com o poder de referenciar as integraes nomodelo do processo e gerencilas desde o desenho em si desse.

7. Tarefa de Sistema de Tipo Desviador (Entre Processos): Atravs de uma Tarefa de Sistema de Tipo Desviador (Entre Processos), desde um Processo de AuraPortal se pode desviar o fluxo a outro Processo para, por exemplo, inicia-lo. Desde uma Tarefa de Sistema do Processo principal, se inicia um Processo de Compra. O Processo principal fica em espera num Evento de Mensagem Intermedirio (EM), em espera que o Processo de Compras finalize. 8. Tarefa de Sistema de Tipo Invocador (De Web Services): Atravs de uma Tarefa de Sistema de AuraPortal se pode invocar Web Services externos. Desde uma Tarefa de Sistema (TS.33, TS Invocar WS para comprar a Fornecedor) o Processo de compras realiza o pedido ao fornecedor invocando seus Web Services. 9. Tarefa de Sistema de Tipo Desviador (Entre Processos): Atravs de uma Tarefa de Sistema de Tipo Desviador (Entre Processos), ademais de iniciar processos como j foi visto no ponto 7, tambm possvel ativar Eventos de Mensagem Intermedirios de outros processos de AuraPortal. Neste exemplo, quando se recebe o material do fornecedor, uma Tarefa de Sistema (TS. 45, TS EM em Processo de Vendas) ativa o Evento de Mensagem Intermedirio que estava em espera o Processo original, para que continue e se entregue o material ao cliente. 10. Tarefa de Sistema de Tipo Executor (De Script): Atravs de uma Tarefa de Sistema de Tipo Executor (De Script), se invocam Procedimentos Armazenados (Scripts) de MS SQL para executar Scripts ou aplicaes externas. Uma Tarefa de Sistema (TS.29, TS-Execuo de Script no ERP) invoca um Procedimento Armazenado de MS SQL que executa uma aplicao que envia informao do Processo de Vendas para criar a fatura no ERP.

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Concluses
Os sistemas BPMS e ERP continuaro crescendo cada um dentro do seu propsito, como explicado anteriormente. Atualmente, se calcula que os fabricantes lderes seguiro potenciando, por um lado, suas solues BPMS e por outro os ERPs. Muitas empresas de todos os setores que adotaram o ERP comeam a obter seus resultados depois de vrios anos de uso e outras simplesmente no conseguiram. Os BPMSs representam a melhor ferramenta para otimizar os ERPs, pela sua concepo orientada a processos e por sua facilidade de implementao e integrao. A agilidade do negcio e consequente retorno de investimento pelos ganhos obtidos com a reduo de tempos e custos potencializada por essa convergncia entre as duas tecnologias, j que uma se concentra nas transaes e consolidao de toda a natureza de dados e a outra se concentra na orquestrao, atravs de um enfoque orientado a processos com tecnologias geis e voltadas ao usurio de negcio, que toma decises e reflete as mesmas na lgica do BPMS, realizando mudanas de forma dinmica na aplicao de processos resultante de sua automatizao, em tempo real e sem a necessidade de cdigo. Essas capacidades do BPMS devem ser evidentemente comprovadas pelas empresas que buscam preencher os vazios e evitar celeiros de aplicaes isoladas que representam processos interrompidos que rompem qualquer possibilidade de agregar valor aos processos de negcio de forma sistemtica e consistente. Ademais, a tecnologia BPMS dever ser flexvel, orientada a gente de negcio e deve dispor de funcionalidade que permitam gerenciar no apenas os processos repetitivos, mas tambm aquelas atividades impossveis de prever por sua natureza nica e que no mundo da TI comea a ser definido como Case Management. Uma porcentagem significativa do trabalho de qualquer empresa hoje em dia est nas mos de profissionais do conhecimento, cujo poder de atuao em cada caso, condiciona os passos a seguir num determinado processo e os BPMSs modernos so capazes de permitir essa mudana em tempo real e proporciona modelos a seguir como ponto de partida. O futuro poderia ser uma fuso das tecnologias BPMS e ERP, mas a dia de hoje algo totalmente utpico e as empresas esto concentradas em atingir retornos de investimento com o seu portfolio atual de TI, onde o BPMS pode contribuir de forma decisiva sem implicar em uma mudana radical das estratgias desenvolvidas, j que o BPMS permite integrar, dar visibilidade em tempo real e reduzir tempos e custos segundo a disciplina de processos.

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Sobre o Autor
Andr Menezes licenciado em Administrao de Empresas, com psgraduao em gesto de negcio e marketing. No Brasil, ministrou cursos sobre gesto da Qualidade e Business Process Management (BPM), trabalhou como responsvel da qualidade na indstria automobilstica e atualmente trabalha em AuraPortal, onde tem sido responsvel por importantes projetos com destacados clientes e supervisa a estreita colaborao e sinergia entre as aes comerciais e de consultoria. professor colaborador no curso de mestrado da Universidad Politcnica de Valencia (UPV), na rea de consultoria de TI e doutorando do programa ITIO (Integracin de las Tecnologas de Informacin en las Organizaciones) dessa universidade. .

Sobre AuraPortal
www.auraportal.com AURA um fabricante global de BPMS (Business Process Management Suite) que oferece uma plataforma, livre de desenvolvimento atravs de cdigo, que cria automaticamente Motores de Execuo de Workflow e Processos de Negcio a partir dos Modelos. AuraPortal 100% Web e complementrio a sistemas ERP e CRM existentes. AuraPortal est presente em 50 pases e conta com mais de 350 clientes como: Coca-Cola, PepsiCo, Frito-Lay, Toyota, Yamaha, Petrleos Mexicanos (PEMEX), ArcelorMittal, Eletrobrs, Royal KPN, Bristol-Myers Squibb, Sodexo, etc. Alm disso, tambm est presente em diversas Agncias e Departamentos Governamentais de vrios pases. Os Escritrios centrais de AuraPortal esto na Amrica do Norte (Boston) e Europa (Holanda), com subsidiria no Brasil, China e Egito. O centro de desenvolvimento de software est localizado em Espanha e ndia. AuraPortal amplamente conhecido pelas suas inovadoras funcionalidades, tais como a construo automtica de Motores de Execuo de Processos diretamente a partir do diagrama do modelo, sem a necessidade de interveno atravs de cdigo. Como resultado, AuraPortal permite s organizaes construir, colocar em funcionamento e continuamente potenciar modelos de processo de negcio, de forma mais rpida em comparao com mtodos tradicionais de desenvolvimento. As pessoas mais prximas aos processos so as encarregadas de desenvolver, gerenciar e controlar facilmente todas as atividades do negcio sem a necessidade de desenvolvimentos especficos.

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