Mtodos de Estimativa de Custos

Bruno Csar Bulnes, Danielle Garcia da Silva e Diogo Correia A. Silva1

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Instituto Federal de Educao, Cincia e Tecnologia de So Paulo - Campus Guarulhos

bruno_bulnes@hotmail.com, danielle.gs@gmail.com e diogoinweb@yahoo.com.br

Abstract. In order to optimize project costs, methods of cost estimation are the initial bases that reflect directly on success of the project. The various methods of cost estimation used together and correctly proves that it is possible to achieve this success if costs are well defined and revised throughout the project's progress. In this article we will analyze some of the methods practiced in the contemporary market. Resumo. Com objetivo de otimizar os custos do projeto, os mtodos de estimativa de custos so as bases iniciais que refletiro diretamente no sucesso do projeto. Os diversos mtodos de estimativa de custos utilizados corretamente e em conjunto provam que possvel obter esse sucesso se os custos forem bem definidos e revistos durante todo o andamento do projeto. Neste artigo analisaremos alguns dos mtodos praticados no mercado contemporneo.

1. Introduo: Estimar Custos

Estimar custos obter uma mtrica que servir de guia para o conhecimento de quanto, em valor monetrio, ser investido num projeto. Normalmente essa previso precisar ser revista durante todo o projeto para atualizar as estimativas que sofrero com influncias no previstas ou que superaram ou no alcanaram determinadas expectativas. O aumento na preciso da estimativa dos custos dar-se- durante o andamento do mesmo, uma vez que seu refinamento estar atrelado a parmetros de informao mais conhecidos e prximos da realidade. Portanto, a estimativa de custo um processo interativo de fase para fase. Basicamente precisamos de uma entrada de informao (Custos unitrios de recursos, plano contbil, estimativas de durao de atividade etc.), uma tcnica (Os mtodos que iremos abordar neste trabalho.) para analis-la e ento assim obtermos a estimativa desejada (A sada deste processo, o resultado e um plano de gerenciamento do custo.). Em outras palavras, a estimativa de custo justamente uma avaliao quantitativa dos custos provveis dos recursos necessrios para completar a atividade. Conforme dito anteriormente, neste trabalho iremos mostrar alguns dos mtodos utilizados pelo mercado para estimar os custos, suas vantagens e desvantagens.

2. Mtodo Bottom-up
A estimativa de custo atravs do mtodo Bottom-up caracterizada principalmente pela componentizao do todo, ou seja, basicamente o trabalho modularizado e estimado para cada etapa ou atividade em um nvel de detalhe muito mais apurado, pois um item deve possuir a somatria de custo de seus subitens e assim por diante. Dessa forma, obtemos estimativas fragmentadas para cada evento. A soma dessas estimativas o resultado total do mtodo. A figura 1 mostra um exemplo do uso do mtodo Bottom-up.

Figura 1 - Exemplo de utilizao do mtodo Bottom-up

O custo e a preciso da estimativa de custos Bottom-up geralmente so influenciados pelo tamanho ou complexidade da atividade individual ou pacote de trabalho. Vale dizer que este o mtodo mais utilizado e difundido, e muitas vezes visto como o melhor. A seguir temos a lista de vantagens e desvantagens do mesmo: Vantagens: Maior preciso; Desenvolve o comprometimento da equipe; Baseado na anlise detalhada do projeto; Fornece a base de monitoramento e controle do projeto; Facilita o acompanhamento; Muito til no planejamento detalhado de iteraes.

Desvantagens: Maior esforo de tempo, custos e recursos para desenvolver a estimativa; Tendncia do time inflar nas estimativas; Requer que o projeto esteja bem definido e entendido.

3. Mtodo Top-Down (Estimativa Anloga)

Este mtodo utilizado quando se tm pouca informao detalhada para se iniciar as estimativas de custo do projeto. Neste caso, utiliza-se um projeto anterior como base para se definir os custos do projeto. Os valores bases utilizados do projeto anterior podem ser os parmetros de escopo, custo, oramento e durao ou medidas de escala, como tamanho, peso e complexidade do projeto anterior. Ela utiliza parmetros reais, no entanto, o projeto semelhante no significa igual, ou seja, apesar de ter bases reais, a estimativa bastante imprecisa, pois o projeto espelho nunca exatamente igual as especificidades do projeto a ser desenvolvido. Geralmente demanda bem menos tempo para ser concluda, pode ser utilizada em conjunto com outros mtodos de estimativa e normalmente contam com opinio especializada para auxlio de identificao de parmetros e projetos semelhantes. A seguir veremos suas vantagens e desvantagens: Vantagens: Utilizao no incio do projeto quando se tem pouca informao; Mais rpido para ser desenvolvido e assim informar ao cliente; Baseado em projetos reais e experincias anteriores; til para medir o interesse do cliente no projeto. Desvantagens: Estimativa pouco precisa; Projetos realmente semelhantes so difceis de encontrar; Os dados dos projetos anteriores precisam estar muito bem documentados; Alto risco pela baixa preciso.

4. Opinio especializada
uma tcnica que se baseia profundamente em informaes histricas. Dados de projetos anteriores similares so relembrados para discernir as estimativas de custo. Essa opinio especializada pode receber dados histricos de diferentes pontos, como por exemplo: Especialistas, partes interessadas no projeto, escritrio de projetos, consultores, especialistas em determinada rea de conhecimento.

Vantagens: Pode ser uma tcnica rpida e precisa se os especialistas forem adequados; adaptvel em situaes excepcionais, pois o processo de estimativa se adequa as necessidades do projeto; Utilizao de uma base histrica; Desvantagens: Pode ser pouco precisa, caso os especialistas sejam inexperientes; Sujeito a erros se a opinio apoiar-se somente na memria dos especialistas;

5. Estimativa de trs pontos

A tcnica de reviso e avaliao de programa (PERT) nos traz o conceito de que a preciso das estimativas de custo de uma atividade pode ser adaptada diante de variaes e riscos. Esta tcnica usa trs estimativas para definir um custo aproximado do projeto: Mais provvel (cm): um clculo do custo mais prximo da realidade, baseado em um esforo realista o trabalho necessrio na atividade. Otimista (co): O custo estimativo baseado no melhor cenrio para a realizao desta atividade. Pessimista(cp): O custo baseado no pior cenrio para a atividade. Aps obter os dados acima, a anlise PERT calcula o custo esperado da atividade (ce) atravs de uma mdia ponderada das trs estimativas, conforme frmula abaixo:

Vantagens: As estimativas de custo baseadas nessa equao podem fornecer maior preciso; Observa os riscos do projeto; Adaptabilidade; Desvantagens: Por ser uma tcnica precisa, o tempo para execut-la exige ateno; Caso no haja uma base histrica referente ao projeto em questo, estimar o custo mais provvel pode ser uma tarefa difcil.

6. Estimativa paramtrica
A estimativa paramtrica, mescla uma relao estatstica entre dados histricos e outras variveis para calcular estimativas da atividade, como custo oramento e tempo. A

durao de cada atividade pode ser determinada atravs do produto da quantidade de trabalho a ser executado pelas horas de mo de obra por unidade de trabalho. Vantagens: Caso a qualidade dos dados coletado for sofisticada pode ser uma tcnica muito precisa; Pode ser usada em conjunto com outras tcnicas de estimativa de custo. Desvantagens: Caso os dados fornecidos no sejam de boa qualidade, a preciso da tcnica ficar comprometida.

7. Anlise das reservas

Esta tcnica consiste em incluir uma reservar de contingncia para considerar custos que no foram previstos. Esta reserva pode ser uma porcentagem do custo total estimado, um nmero pr-fixado ou pode ser obtida atravs de mtodos de anlise quantitativa. Durante o andamento do projeto, essa reserva deve ser revisada, pode ser usada, reduzida ou eliminada. Vantagens: Maior segurana no decorrer do projeto, j que uma reserva financeira ficar disponvel; Menor chance de estourar oramentos realizados. Desvantagens: Um acompanhamento tem que ser feito durante todo o tempo, pois ao obter informaes precisas sobre o projeto, pode haver necessidade de alterao na reserva.

8. Software para estimativas em gerenciamento de projetos

Existem hoje no mercado, algumas ferramentas de apoio a estimativa de custos. Essa prtica utilizada em muitas empresas que visam simplificar algumas tcnicas de estimativa de custos. Existem aplicativos prprios para estimativas de gerenciamento de projetos, planilhas eletrnicas, e ferramentas estatsticas esto se tornando cada vez mais aceitas no ambiente empresarial. Ferramentas desse tipo, podem ser grandes aliadas no momento de simplificar o uso de determinadas tcnicas de estimativa de custos facilitando o resultado do oramento. Vantagens: Maior rapidez para alcanar uma estimativa, pois o processo automatizado; Devido a parametrizao inserida nas ferramentas, planilhas e aplicativos, pode haver uma exatido maior nos resultados da estimativa;

Possibilidade de gravar um histrico sistmico, sem depender da memria de recursos humanos. Desvantagens: Muitas vezes necessrio um investimento em ferramentas; Pessoas capacitadas precisam estar aptas a utilizar os recursos do software.

9. Anlise de proposta de fornecedor

uma anlise que se preocupa em verificar quanto o projeto poderia custar baseado em respostas de cotaes de fornecedores. No momento de concepo de um projeto que tenha sido encaminhado a um vendedor, um trabalho adicional pode ser feito para estimar os custos, conferir preos de entregas individuais, e sendo assim definir um custo que seja vivel at o final do projeto. Vantagens: Maior segurana ao conferir as estimativas de custo; Menor chance de erros, uma vez que a estimativa feita pelo fornecedor comparada com a estimativa feita pelo solicitante. Menor chance de eventuais erros ocorrerem no gerenciamento do custo. Desvantagens: Tarefa redundante; Exige tempo para anlise Depende de informaes passadas pelo fornecedor.

10. Estimativas de custos da atividade

A estimativa de custo da atividade tem como foco avaliar quantitativamente os provveis custos para executar a atividade no projeto. Essas atividades podem ser representadas resumidamente ou detalhadamente. Os custos estimados abrangem todos os recursos envolvidos no projeto, incluindo mo de obra, materiais, equipamentos, servios. Vantagens: Se as atividades estiverem bem esclarecidas, a probabilidade de acertos na estimativa maior; A estimativa feita baseada em cada atividade de forma isolada, e ao final uma somatria feita, dando oportunidade de analisar caso a caso, mitigando erros. Desvantagens: A m especificao das atividades pode levar uma interpretao que no condiz com a realidade da tarefa a ser executada;

O processo de estimativa pode ser longo, pois as atividades so analisadas individualmente.

11. Bases de estimativas

O documento de suporte deve fornecer uma base de informaes claras e precisas, pois a quantidade de detalhes adicionais que suportam a estimativa de custos, tm uma variao muito grande entre as reas. Os detalhes de suporte para estimativas de custo podem incluir: Documentao de bases para a estimativa, premissas, restries, faixas de estimativas e indicao do nvel de confiana na estimativa final. Vantagens: Com um documento claro e objetivo, a meta de cobrir todos os detalhes adicionais cumprida de forma mais eficaz; Informaes mais detalhadas e precisas; Possibilidade de identificar o nvel de confiana na estimativa final. Desvantagens: Uma documentao elaborada com qualidade necessria, consumindo um tempo maior para a estimativa de custos;

Concluso
O processo de estimar os custos envolve a realizao de uma estimativa de custos necessria para concluir as atividades do projeto. Um modelo de estimativas de custos til na preparao de uma aproximao do custo que um determinado projeto ir incidir. Com o custo estimado preparado, um projeto, contrato ou atividade pode ser analisado se vai gerar lucro e se vale a pena todo o tempo e energia necessrios para o seu xito. Aps a elaborao das estimativas de custo, obtemos, assim, as estimativas de custos das atividades. No se deve esquecer-se de armazenar as informaes de como essas estimativas foram obtidas, ou seja, as bases de estimativas ou os documentos e informao que serviram de base para elabor-las. Toda essa nova gama de informaes poder provocar mudanas nos outros documentos que compem o projeto. No menos importante que o planejamento adequado dos custos de um projeto o seu acompanhamento e controle. Fazer um bom planejamento no suficiente. necessrio o controle frequente e minucioso dos custos de um projeto, a fim de respeitar as premissas previstas no oramento e evitar variaes de grande magnitude que possam colocar em dvida a continuidade do projeto. A chave para o controle eficaz de custos o gerenciamento da linha de base do desempenho de custos aprovada e as mudanas na mesma (PMBOK, 4 ed.). Desvios inesperados devem ser discutidos e avaliados antes de gerar variaes fora de controle. O controle de custos de forma precisa pode antecipar situaes e promover um plano de ao antes que se torne um problema.

Apesar de existirem diversos mtodos de estimativa, todos possuem vantagens e desvantagens, o ideal a se seguir, incluindo em projetos de software, no o uso exclusivo de um mtodo, mas sim a mescla deles, aplicando princpios de revises e atualizaes em prol de um custo estimado cada vez mais preciso.

Referncias Bibliogrficas
Koscianski, A. e Soares, M. dos S. "Qualidade de Software". Novatec Editora, 2006. PMBOK - Project Management Insitute, Inc. 4 edio. 2008. Lima, A. da S. "UML 2.3 - Do requisito soluo". Editora Erica, 2011. SWEBOK - IEEE Institute of Electrical and Electronics Engineers, 2004.