Corrida / Anlisis del proyecto (Schedule) cont.

Se selecciona la opcin por men (Tools Schedule) o el icono necesite imprimir o revisar en pantalla el reporte del anlisis. cuando se

Seleccin del Anlisis automtico . P3 se inicia en modo manual. No se recomienda en redes grandes (> 3000 act)

Reporte de anlisis de la red. Se suele guardar el ltimo congelado y cada corte en un archivo y en papel.

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Se utiliza la tecla F9 para analizar en forma rpida y no emitir el reporte anterior.

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EJERCICIO 15
Analizar la Red sin variar la fecha de actualizacin (DATA Date) Verificar

Schedule run on Sat Mar 17 20:51:48 2007 Run Number 41. Number of activities.................. Number of activities in longest path.. Started activities.................... Completed activities.................. Number of relationships............... Percent complete...................... Data date............................. Start date............................ Imposed finish date................... Latest calculated early finish........ 53 24 0 0 65 0.0 03JAN07 03JAN06 03JUL09

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Asignando informacin a las actividades

E.P.T. WBS (View Activity Detail WBS) Se pueden asignar cdigos de EPT a una actividad haciendo Clic en el Campo que se encuentra en la parte inferior del Activity form.

Tambin podemos asignar cdigos de EPT a una actividad haciendo Clic en la opcin WBS del Activity form

Si coloco un cdigo que no existe, inmediatamente preguntar si lo crea (puede ser que el usuario se haya equivocado) y abre una pantalla para recibir el ttulo del ese cdigo nuevo.

En este caso, al optar por OK, se guardar el cdigo nuevo sin Descripcin..

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Asignando informacin a las actividades cont. Calendarios Se puede asignar un calendario a una actividad haciendo Clic en el campo que se encuentra en el rea de detalle de la actividad

Es importante que cada actividad tenga su calendario asociado, si no se lea signa se tomar el uno (1) por como sugerido (por defecto)

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EJERCICIO 16 Asignar a todas las actividades de construccin el calendario 2 Agregar la columna ID y utilizar Edit fill cell

Verificar Latest calculated early finish........ 19MAR09

Eliminar la columna Calendar ID del Layout.

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Asignar restricciones de fechas a las actividades cont.

View Activity Detail Constrains (Constrains = Restricciones)

Podemos tener restricciones para obligar el inicio de actividades que no tiene un precedente obvio. O para obligar finales de actividades especfico para distribuir la holgura en actividades crticas, suavizar o eliminar conflictos de recursos. Pero, siempre debemos estar atentos en las holguras totales (Total Flota) que demarca las actividades crticas para que no resulten Supercrticas (Total Float < 0), por tener La red Clavada en el tiempo Al asignarse una Restriccin o CONSTRAIN, P3 coloca un Asterisco ( * ) al lado de las actividades con imposicin de fechas.

Early constrains: Restricciones tempranas Late constrains: Restricciones tardas. Star on: Empieza en Mandatory: Inicio o final mandatorio Espected finish: Final esperado como clculo de avance. fecha para indicar cuando terminar la actividad. Selecciona la

Float Constrains: Zero total float: Se fuerza la conversin a crtica. Zero free float: Permite a una actividad retrasarse sin retrasar a sus sucesoras

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Asignando informacin a las actividades Cdigo de actividades (View Activity detail Codes)

Campos creados por el usuario (View Activity detail Custom)

Los campos de usuario son usados para futuros ordenamientos o filtros alternos a los que ofrece P3.

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Asignando informacin a las actividades cont

Dates (View ActivityDetail Dates) Todas las fechas de la actividad seleccionada, observe la forma de representar las fechas Current (Es la palabra inglesa para Actual), o con avance, en este caso indica fechas Vivas o actuales de la actividad. En la primera lnea, Currente early: Las actuales (Inicio y trmino) tempranas y la cantidad de das desde la fecha inicial del proyecto (inicio = 1er da).

Comparemos con la actividad de inicio

Notas (View Activity detail Log) Mas como una Bitcora (Logbook). Tiene un lmite de 99 lineas

Y podemos mostrar varios LOGS en las actividades, como notas.

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EJERCICIO 17 Aadiendo las columnas de nuestros Activity code (las creadas con letras maysculas) y usando Edit Fill cell cargue los siguientes datos (son dos pginas)

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EJERCICIO 17 (cont.)

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Opciones del layout (cont.)

Escala de tiempo Format Timescale Cursor de calendario, permite disminuir o aumentar el calendario que se ve en pantalla

Fechas, pero como consecutivos sin nombres.

No se indican los nombres de los meses o de los aos. Alto de Fila (Format Row height) Para el caso de tener varias barras y que no se puedan apreciar, se quita la marca de automtico y se coloca el nuevo alto, sean de todas o de las seleccionadas.

Igual que en las hojas de clculo.

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Opciones de layout (View layout)

Saca una foto y no lo cambies hasta que te diga.

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EJERCICIO 18

Grabar el Layout actual, asignndole el nmero 02 y el texto de la pantalla siguiente:

Ver en pantalla una previsualizacin (Preview) del layout (PRINT Preview)

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Modificando el layout Columnas (Format - Columns)

Doble clic o clic con el botn derecho del ratn sobre el titulo de una columna:

Para poder dividir los ttulos (descripcin del campo) de una columna, en varias lneas debe colocar el ASCII | o ALT 124 en el lugar donde desea el corte de lnea. Si olvida el cdigo puede cortarlo de otra columna que siempre lo tenga como son (Inicio temprano: Early Start o Final temprano: Early finish)

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EJERCICIO 19 Modificar el Layout 02 Tpico de proyectos, segn la siguiente pantalla:

FORMAT columna

Grabar el Layout con el mismo nmero y nombre. GRABARFIG

Grabar el Layout con distinto nmero y nombre.

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Modificando el Layout cont. Lineas de division (Format Sight Lines)

Para cambiar el color de la lnea de Progreso.

Para cambiar el color del Data Date En este caso se pidi una lnea Horizontal por cada actividad.

En este caso se pidi una lnea vertical por cada semana y una por cada mes.

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Modificando el Layout cont. Colores del layout (Format Screen colors)

Se pueden cambiar, como en Windows, colores especficos o generales (Schemas) Se debe pulsar OK, para ver el resultado de la eleccin.

Formato de fuentes (Format Fonts)

Permite elegir la fuente de de la letra (Font) dentro de los instalados para Windows (aunque no los puede usar todos) Debemos recordar que, despus, se presentarn en el orden numrico indicado

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Modificando el Layout cont.

Titulos (File - Page Setup)

Estamos diseando la pgina de salida. Debemos indicar fechas (P3 propone alguna) y los datos pedidos son similares a los usados en las hojas de clculo

Encabezado (Header) Segn se desee la distribucin de 3 secciones o la de 5, se presentarn las opciones Las opciones de seleccin son idnticas en cada sector del encabezado

Pie de pgina (Footer) Elegimos en ste sectores.

En ambos se puede colocar el logotipo de la empresa (BMP, o formato P3) siempre que no sea de alta densidad.

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Ejercicio 20 Formatear la escala de tiempo: (Verificar en Printpreview, Layout) que las barras, se vean completas en el

Cambie el alto de la fila a 13 (Verificar que nuestro layout se vea completo en dos pginas) Armar el rea del pie de pgina (footer) usando los 5 sectores.

Guardar el Layout con un nombre distinto y verificar que cada Layout conserva su diseo de pgina de impresin.

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Modificando el Layout cont. Barras (Format Bars) o

La forma de las barras en el diagrama

Si se desea una barra de debe indicar aqu Oprimamos + en :

para crear una barra nueva

Debemos indicar desde que fecha deseamos la barra hasta una fecha final y si deseamos una barra o una linea

para los inicios y finales oprimimos

Con que smbolo empieza la barra, con cual termina, y para cada tipo de fecha limitante, incluidos los targets 74

Los patrones se pueden personalizar por cdigo (sea de contratista o material o frente y as hacer un seguimiento visual de las responsabilidades o reas o tipos de actividades asociadas a compras de materiales, instalaciones especiales etc

Recuerde oprimir LEGEND para incluirlo en la leyenda de P3 y anote el nombre del archivo grfico donde se guardar.

Se puede ir sobrescribiendo ese archivo con cada nueva barra que diseemos y al disear las opciones del reporte colocarlos dentro de una opcin LOGO.

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Modificando el Layout cont. Barras (Format Selected Bars)

Para cambiar el aspecto o color de grupos especficos de actividades.

Al realizar cualquier cambio se observar la barra de ejemplo que se muestra debajo de la ventana.

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EJERCICIO 21 Modificar las barras de nuestro Layout incluyendo dos

grupos de lneas que identifiquen responsables con dos colores y rellenos a los dos distintos

Ejemplo (Verde con cruces azules los de del contratista 05 y azules con rayas diagonales hacia abajo negras en el contratista 10)

Grabar el Layout con otro nmero y nombre.

Verifique que el reporte incluye sus diseos

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Opciones de sumarizacin de Barras

Format summarize all Permite sumarizar una banda dentro de nuestro Layout, se da doble clic en la Banda para abrirlo o cerrarlo.

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Opciones de sumarizacin de Barras (cont.)

Format Summary bar Como se mostrarn las barras de resumen o sumario

Barra con cuello en los perodos de inactividad. Tambin coloca Cuello en Fiestas y/o en fines de semana

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Opciones de sumarizacin de Barras

Format summarize

Permite sumarizar una banda dentro de nuestro Layout (Doble clic en la Banda)

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EJERCICIO 22

Sumarizar las bandas de nuestro layout al nivel 4.

Grabar el layout como SUMARIZADO 4.

Sumarizar las bandas de nuestro layout al nivel 3.

Grabar el layout como SUMARIZADO 3.

Sumarizar las bandas de nuestro layout al nivel 2.

Grabar el layout como SUMARIZADO 2.

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Asignando informacin a las actividades

Costos de Actividades (View Activity Detail Cost) Se pueden asignar Costos a una actividad haciendo clic en la opcin COST del rea de Detalle de la actividad.

El lmite para un costo o una cantidad de recurso es: 21.478.836,47 (21MM) cuando trabajamos con dos (2) decimales

2.147.483.647(2

MMM) cuando trabajamos con cero (0) decimales

Los costos son calculados automticamente cuando, los recursos poseen Price/Unit

Tools/Option cost Rules

auto

Se recomienda no cambiar estos datos y en caso de hacerlo revisar esta disposicin.

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Asignando informacin a las actividades

Recursos (View Activity details res)

Se pueden asignar Recursos a una actividad haciendo Clic en la opcin Res del rea de detalle de la actividad. Resource : El que definimos en DATA-Resource Cost Acct/Category Categora de costos donde est asociado el gasto del Res. Driving: Manda en la duracin de la actividad o no. Curve: curva de uso asociada a cada recurso. Unit per day Unidades por da que se usaran del Res. Budgeted Quantity: Cantidad producto de las horas pedidas por el costo cargado. Res Lag/duration Inicio de uso del recurso a partir del inicio de la actividad y Unidades de tiempo en las cuales se usaran. En el ejemplo se inicia el 2do da y se usara por 3 das. Percent Complete Porcentaje de avance adquirido. Actual this period: Cuanto se ha gastado en este perodo. Actual to date: Cuanto se ha gastado HASTA esta fecha (acumulado).

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Si tenemos varios recursos por actividad los cargaremos en la misma actividad.

Si sSi se asigna un recurso que no existe P3 pregunta si lo aade a los ya existentes.

Se pueden asignar Recursos a una actividad o varias actividaes utilizando la opcin Resource assignment

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EJERCICIO 23 Cargar La pginas: informacin de las siguientes

Primero asigne los recursos por Insert Resource - Assigment y luego coloque el layout como se ve en las pantallas siguientes. Para facilitar el trabajo, agregue las columnas (Format Columns) para que nuestro layout sea igual al de las pantallas, organice la informacin por recursos (Format . Organize) y ordnelo por Activity ID; recuerde que solo debe cargar informacin en las columnas: Cuenta de costos Categora de costos Curva de recursos Unidades por periodo de tiempo

El costo presupuestado es calculado automticamente, solo verifique este contra el suyo.

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Grfica de los recursos asignados

View-resource profile Una vez cargados los recursos vamos a verlos

Seleccionemos DISPLAY en el cuadro de recursos. Para poder ver la carga de recursos y sus valores normales y maximos debemos colocar los valores tal como se ve en este recuadro.

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La lnea de abajo indica el valor por encima del normal y por debajo del Mximo que indicamos en DATA-Resource si cambiamos esas cantidades cambiarn los lmites de las graficas.

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Funciones tiles de la Red

Tools Project utilities

Usaremos Esta funcin con la nivelacin y nos hace falta ahora

Varias funciones para manejar los proyectos

Copy: Sacar una copia del

proyecto. Recuerde siempre en que directorio est y en que directorio desea guardar la copia. Para cambiar el directorio Destino, use la tecla Browse. El nombre de proyecto destino se debe cargar aqu, no en el campo Project name.

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Nivelacin de recursos (Tools Level)

Forward: nivela en las fechas tempranas Backward las tardas.

Seleccin del recurso o recursos que se nivelaran.

Quien recibir primero los recursos?. Como primera intencin sern, lo que tengan la fecha tarda mas temprana y la holgura total mas corta (actividades Crticas primero) . Se puede cambiar.

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EJERCICIO 24 Saque dos copias de su red TT01 T TT02 Tome la red TT01 y nivele la red para el OBRERO3 y revisar el reporte Revise el Resource profile del OBRERO3

Tome la copia TT02 y genere una por tiempo

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Funciones tiles de la Red

Tools Project utilities

Delete: Para borrar proyectos.

Hgalo con cuidado.

Merge: Para mezclar varios proyectos

Ira indicando los proyectos que va agrupando en el HOST.

Summarize: Realiza un reporte

de varios proyectos con ACTIVITY CODES similares.

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Funciones tiles de la Red

Tools Project utilities

Backup:

Respaldo o compactacin de Primavera. Se recomienda no usarlo, ni permitirlo como fuente de informacin

Restore:

Restaura o descompacta un proyecto compactado por Primavera

Import: Lee/importa informacin que se

ha bajado en formato Lotus, DBASE II o ASCII (texto libre

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Funciones tiles de la Red

Tools Project utilities

Export :

Exporta a Windows informacin de la red en los formatos Lotus, DBASE II o ASCII (Texto libre)

Tomemos el reporte EX01 y oprimamos la tecla Modify.

Coloquemos 48 garantizar el largo descripcin.

para de la

Como se llamar el archivo donde se guardrn los datos. Se abrir con EXCEL como un archivo LOTUS.

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Si usamos la opcin importar solo debemos indicar donde est el archivo.

Si no tocamos los ttulos de las columnas no habr problema en la importacin.

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EJERCICIO 25 Copiar nuestra Red en el disco C:, del proyecto TQES con el nombre: TQSS Borrar la Red TQSS Exportar las actividades, cambiarlas e importarlas.

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Reportes Tabulares Tools

Tabular Reports

Grupos de reportes, a imprimir, sugeridos por Primavera. Todos son modificables y renombrables. Se sugiere renombrarlos en Maysculas

Reportes de programacin (Schedule) sugeridos por Primavera, que pueden ser modificados y renombrados, se recomienda colocarle nombre en maysculas.

Reportes para recursos.

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Graficos Tools Graphic reports

Grupos de grficos, a imprimir, sugeridos por Primavera.

Igual que los reportes, todos son modificables y renombrables. Se sugiere renombrarlos en Maysculas

RC08 es el grafico que usaremos para las curvas e histogramas de los recursos as como para el avance.

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EJERCICIO 26 Seleccionar 2 reportes tabulares y amoldarlos a nuestra

red, ejecutarlos y comparar resultados.

Seleccionar 1 reporte grfico y amoldarlo a nuestra Red,

ejecutarlo y comparar resultados.

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Modificando informacin por Lotes

Tools Global change

Habr veces que deberemos calcular informacin entre las columnas o cambiar codigos de actividades, APRA eso existe el Global Change

La primera seccin indica la condicin inicial, como no da ningn dato es para todas las actividades. La segunda seccin indica el valor que adquiere cada campo La tercera seccin es cuando no se cumple la condicin inicial

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Funciones tiles

Nota: Utilice & para crear Variables temporales ejemplo: &T1 o para concatenar dos textos ejemplo DES & 01

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EJERCICIO 27 Crear Un Global Change donde calculemos el equivalente

en Dlares del costo por actividad y lo almacenaremos en el campo VDOL

Crear otro Global Change donde calculemos el equivalente

en Dlares del costo por recurso y lo almacenaremos en el campo VDOR

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Filtrando (seleccionando) informacin

Format Filter

Seis meses adelante: Early dates WR significa:

DD+0d

DD+6M

Fechas tempranas ENTRE DATADATE (DD) mas 0 dias y DD mas 6 meses

Comodn Para seleccionar lugares especficos de un cdigo P. ej: wbs = 76110?

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EJERCICIO 28 Crear
o aplicar si ya existe el filtro para las actividades crticas y guardar el Layout como Actividades criticas.

Crear un filtro, donde en el Layout solo se vean las

actividades asociadas al recurso OBRERO1 y guardar este Layout como Filtro de Obrero1.

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Congelar la Red (Creacin de un Target o plan)

Tools Project utilities - Targets

Un Target es una copia de la red que usaremos para comparar el plan original (el avance lo daremos en la red principal, no en el Target) o una red que contiene un escenario distinto o que debe ser comparado con el original (Escenarios). Podemos tener 2 targets simultneamente y cambiarlos cuantas veces queramos. El cdigo del TARGET se rige por las mismas reglas: 4 letras o nmeros para el cdigo Ser/n una copia exacta del proyecto y podr/n ser usado como un copia de la red, si fuera necesario. Si necesita comparar con uno que ya existe solo coloque aqu su cdigo

Una vez nombrado o aadido, debemos indicarle a P3 que lo dibuje.

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Se aade TARGET1

la

barra

de

Se dibuja la barra desde el campo TARGET1 early Start al campo TARGET1 early Finish

Sabr que lo hace correctamente por que las tapas de la barra cambia de tringulos a cuadrados. Se puede cambiar despues

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EJERCICIO 29 Crear el target de nuestra Red (TQES) con el nombre

TQE1. Crear la barra TARGET 01, con los campos pertinentes al TARGET1 y el nivel adecuado para ser mostrado.

Asignar un segundo Target la red TQE3

Crear la barra TARGET 02, con los campos pertinentes al TARGET2 y el nivel adecuado para ser mostrado.

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Pesos de avance Podemos obtener avance ponderado segn el criterio con el cual vayamos a controlar nuestra red. Podemos ponderar toda la red por Tiempo (como MS-Project) o por Recursos o por Costos y crear curvas de avance ponderadas por cada una de estas variables.

Solo debemos elegir, pero tambien recordar que no se puede cambiar todo el tiempo, a menos que se haya diseado as.

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Clculo de avance automtico (Esperado) Tools/ Update Progress Para calcular el avance esperado.

Si se pretende mover toda la red para evaluar o comparar el avance se sugiere All activities, si es para dar avance a un grupo de actividades, use la otra. RECUERDE coloca la nueva fecha de corte, y quitar el avance si no es necesario.

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EJERCICIO 30
Crear el siguiente global change, para todas las actividades RES BQ RID AD CURVA EQ OD ED 6

Traduccin: -Crea el recurso CURVA -Su BudgetedQuantity ser igual a su duracin -Su curva de comportamiento es la Trapezoidal

Crear un reporte grfico (Histograma) para la distribucin mensual del recurso CURVA Cargar la informacin del Histograma en una hoja de Excel y obtener los porcentajes de avance de nuestra curva Copiar la red TQES en el subdirectorio Tanques con el nombre TQS0, abrirla y aplicar el Update Progrss mensual a poartir del 1 de Feb 2007 hasta el 1 de abril de 2009 comparar los porcentajes obtrenidos en Excel

Cerrar la red TANC

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Cargar/actualizacin Progreso de actividades

Podemos cargar el progreso de una actividad Manualmente Si cargamos la duracin remanente (RDU), P3 calcula automticamente el Porcentaje de completacin (PCT) y viceversa. Cada vez que iniciamos el avance de una actividad debemos cargar la Fecha de Inicio Real (Actual Star = AS). De igual forma, cada vez que terminamos un actividad debemos cargar la Fecha de Fin Real (Actual Finish = AF) Si colocamos un AS Podemos colocar el PCT o RDU, o solo decir que se inici la actividad Como regla general se usa Porcentaje de completacin en el inicio cuando no est claro cuanto le queda a la actividad, a partir del 50% de cada actividad ya podemos tener una idea mas calar de su Duracin restante o remanente. UD. puede cambiar de opinin cuando desee pero eso puede tener implicaciones en la curva de avance. Si cargamos el AF, P3 colocar 100% de avance

La primera vez que carguemos avance debemos marcar la casilla del ES. P3 propondr la fecha calculada, pero UD. puede cambiar esa fecha.

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Cuando la actividad termine, se marca la caja del EF y automticamente se transformar en AF. Si se carga el avance, como en la imagen, el Remaining Duration (RD) se calcular automticamente. La duracin Original se mantiene igual ( a menos que la cambiemos manualmente o por Global change)

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Aadir o cambiar Iconos en el Toolbar

Tools -> Options -> Toolbar

Para cambiar el orden del TOOLBAR o para aadir iconos a nuestro men

La pantalla superior es lo que est colocado en este momento. La inferior lo que se puede colocar.

Se suele colocar la cmara en el men y sacarle fotos a pedazos de la pantalla, tal como se hace con MS-Project
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Convirtiendo informacin hacia y desde Primavera

Tools MPX convertion utility

Actualmente NO se puede convertir de P3 (3.0 y 3.1) hacia MS-Project va MPX ya que Microsoft elimin este formato de sus productos desde 1997. Por lo tanto lo que hacemos es Importar y Exportar desde y hacia Excel con el formato LOTUS.

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