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Tabla de contenidos
1.- INTRODUCCIN..................................................................................................... 3 2.- CREACIN DE LA BASE DE DATOS ................................................................. 4 3.- CREACIN DE TABLAS ....................................................................................... 5 3.1.- TABLA EMPLEADOS ............................................................................................... 5 3.2.- TABLA CLIENTES ................................................................................................... 6 3.3.- TABLA PROVEEDORES ........................................................................................... 7 3.4.- TABLA PRODUCTOS ............................................................................................... 8 3.5.- TABLA TIPO PRODUCTOS....................................................................................... 9 3.6.- TABLA VENTAS ................................................................................................... 10 3.7.- TABLA PEDIDOS .................................................................................................. 11 4.- CREACIN DE RELACIONES ........................................................................... 12 5.- INTRODUCCIN DE DATOS ............................................................................. 14 6.- HABILITAR EL CONTENIDO DE LA BASE DE DATOS .............................. 15
2011 Federico Cesteros. All rights reserved. Prohibida la reproduccin parcial o total del presente documento sin permiso explcito del autor. Universidad de Salamanca. Facultad de Economa y Empresa. Departamento de Economa e Historia Econmica.
1.- Introduccin
La aplicacin Access, incluida en la suite de Microsoft, es un sistema gestor de base de datos relacional, que permite, no slo la creacin de una base de datos, sino tambin, la manipulacin de la misma a travs de una serie de objetos que incorpora (consultas, formularios, informes, etc.), con el fin de que el usuario pueda obtener la informacin que precise a partir de los datos almacenados en la base. Cuando se arranca el programa la pantalla que surge ser muy similar a la que se muestra en la siguiente imagen, si bien se puede personalizar en funcin de las necesidades de cada usuario:
Para familiarizarse con los diferentes elementos que se incluyen en esta ventana, es conveniente hacer una breve descripcin de los mismos: Barra de Ttulo: Es la barra de la parte superior donde aparece el nombre de la aplicacin y tambin el del archivo con que se est trabajando en un determinado momento. A la derecha se encuentra el men de control cuyos botones permiten minimizar, restaurar o maximizar y cerrar el programa. Botn de Office y Barra de Herramientas de acceso rpido: A la izquierda de la Barra de Ttulo se encuentra el Botn de Office, que permite usar los comandos bsicos de Abrir, Nuevo, Guardar, Imprimir, Cerrar, etc. Adems, la Barra de herramientas de acceso rpido incluye los comandos de Deshacer y Guardar, aunque se puede personalizar agregando otros botones que tambin se utilicen frecuentemente.
Informtica Aplicada a la Gestin de la Empresa
Cinta de Opciones: Sustituye a la .Barra de Mens y a la Barra de Herramientas de versiones anteriores de Access. Est compuesta por varias etiquetas o pestaas, cada una de las cuales contiene en diferentes grupos los distintos comandos u opciones con los que el usuario puede trabajar. Barra de Estado: es la barra de la parte inferior que indica la situacin en que se encuentra la aplicacin en un momento concreto, proporcionando distinta informacin segn la pantalla en la que se est trabajando. Normalmente, al abrir el programa indicar el estado de Preparado. Si se activa con el teclado el bloque numrico indicar, adems de lo anterior, Bloq Num, etc.
El cuadro de la izquierda de esta ventana se llama Panel de Exploracin, desde el que se podrn seleccionar todos los objetos que se vayan creando en la base de datos.
El siguiente campo se denomina Nombre, con tipo de datos Texto, al que se modifica en el cuadro de propiedades el tamao del mismo a 25 caracteres, sin efectuar ningn cambio ms. El tercer campo se llama Apellidos, con tipo de datos Texto y sin modificaciones en las propiedades del mismo. Para el cuarto campo se escribe el nombre de Direccin y al igual que en los dos casos anteriores se asigna Texto como tipo de datos y no se hacen modificaciones en las propiedades del mismo. Para finalizar, al ltimo campo de esta tabla se le da el nombre de Telfono, con tipo de datos Texto y sin modificar las propiedades del mismo. En el cuadro de Descripcin se puede escribir el siguiente comentario: Telfono del domicilio. Se guarda la tabla pulsando en el botn Guardar, donde se sustituye en nombre que el programa le da (Tabla1) por el de Empleados.
en la fila de Mscara de entrada se escribe: A0000000A, o bien, Aa00000aA, sabiendo que A, obliga a introducir un dgito o una letra, 0, obliga a introducir un dgito y a, obliga a introducir un dgito, o una letra o un espacio en blanco. Se guarda la tabla con el nombre de Clientes.
reflejamos el requisito de que cada proveedor sirve una nica marca de cerveza en exclusiva (no se debe de olvidar que la relacin entre las tablas Productos y Proveedores es del tipo 1:1). Guardamos los cambios efectuados y si aparece algn cuadro de dilogo de advertencia se contesta afirmativamente. Se pasa a Vista Hoja de datos para introducir los correspondientes al campo Proveedor, que son respectivamente: Cervecera del Oeste SL, Distribuidora de Licores SL, Distribuciones del Norte SA y Bebidas de Espaa SA. Haciendo doble clic en la lnea derecha que delimita el nombre del campo Proveedor, se ajusta automticamente su tamao al ancho adecuado. Como esta accin supone un cambio en el diseo de la tabla es necesario guardarla otra vez.
Tercer campo: Nombre: Existencias?, Tipo de datos: Si/No. Sin descripcin ni modificaciones en las propiedades del campo. Cuarto campo: Nombre: Imagen, Tipo de datos: Objeto OLE, Descripcin: Fotografa del producto. Sin modificar las propiedades del campo. Se guardan los cambios para cerrar la tabla.
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Quinto campo: Nombre: Cantidad; Tipo de datos: Nmero; Propiedades del campo: en Valor predeterminado se escribe 0 y sin modificaciones en el resto de propiedades. Sexto campo: Nombre: Precio Venta; Tipo de datos: Moneda; Propiedades del campo: en Formato: Moneda. En Valor predeterminado se escribe 0, con lo que este campo muestra por defecto este valor hasta que no se introduzca el dato correspondiente. En Regla de validacin ponemos >0 (as se impide almacenar precios inferiores o iguales a cero). En Texto de validacin se escribe: Introducir precios positivos (aparecer en Vista Hoja de datos un cuadro de mensaje con este ttulo, cuando se intent introducir un precio no permitido). El resto de las propiedades del campo no se modifican. Sptimo campo: Nombre: IdEmpleado; Tipo de datos: Nmero. En las propiedades del campo seleccionamos S (Con duplicados) para la de Indexado. El resto no se cambian. Observar que al pasar la tabla a Vista Hoja de datos, los campos IdCliente e IdEmpleado no tienen en el registro nuevo el valor cero escrito por defecto; en cambio, en los campos Precio Venta y Cantidad si aparece este dato. Ello se debe a que en estos ltimos sealamos como valor predeterminado el cero y en los otros, que son tambin de tipo Nmero, no lo hicimos.
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Primer campo: Nombre: IdPedido; Tipo de datos: Autonumrico. Se marca como campo Clave principal y no se efectan modificaciones en las propiedades del campo. Segundo campo: Nombre: Proveedor. Modificamos la propiedad de Tamao de campo a 35 y la propiedad Indexado a: Si (Con duplicados). Tipo de datos: Asistente para bsquedas (La tabla que proporciona los datos es la de Proveedores y el campo de esta tabla que contiene los valores es, obviamente, Proveedor. Se ajusta el ancho de la columna Proveedor). La tabla se guarda con el nombre de Pedidos. Tercer campo: Nombre: Fecha Pedido; Tipo de datos: Fecha/Hora. En la propiedad Formato marcamos Fecha corta y el resto lo dejamos igual. Cuarto campo: Nombre: Cantidad Pedido; Tipo de datos: Nmero. En la propiedad Valor predeterminado se escribe 0. Quinto campo: Nombre: Precio Compra; Tipo de Datos: Moneda. Se vuelve a escribir el valor 0 en la fila del Valor predeterminado; como Regla de validacin se introduce >0 y como Texto de validacin: Slo se admiten precios positivos.
Se incluyen las tablas que faltan haciendo clic en el botn Mostrar tabla, agregando las tablas que faltan: Clientes y Empleados. Ahora se crean las relaciones entre las tablas segn el esquema. Observar que todas son del tipo uno a varios, excepto la relacin entre las tablas Proveedores y Productos (que se consigue con el campo comn Proveedor) que es del tipo uno a uno. En todas las relaciones se exige Integridad referencial, actualizar y eliminar en cascada los campos relacionados. La integridad referencial impide introducir nuevos registros en la tabla relacionada, si su dato en el campo comn no tiene correspondencia con otros registros de la tabla principal. Adems, no permite borrar un registro de la tabla principal si tiene relacin con algunos de la tabla relacionada. La actualizacin en cascada de los campos relacionados permite que el programa actualice en cascada los datos del campo comn de la tabla relacionada cuando se modifique un dato del campo clave principal de la tabla principal. La eliminacin en cascada de los datos relacionados permite que el programa elimine en la tabla relacionada todos los registros que estn relacionados con un registro de la tabla principal que se elimine. Cuando se ha creado la relacin entre tablas, en la tabla principal aparece al lado de cada registro un botn (con el signo +) que al activarlo despliega los registros relacionados con l de la tabla secundaria.
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TABLA EMPLEADOS
IdEmpleado Nombre Apellidos 1 Mercedes Garca Snchez 2 Fernando Almaraz Menndez 3 Federico Cesteros Muoz Direccin Telfono C/ Extremadura, 16 923 101010 C/ Asturias, 21 923 151515 C/ Castilla, 84 923 141414
TABLA CLIENTES
IdCliente 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Nombre Restaurante Pars SL Restaurante Lisboa Bar Berln SA Restaurante Praga SL Bar Helsinki SA Cervecera Nuremberg Bar Nepal SL Cervecera Mont Saint Michel SL Restaurante Medina del Campo SA Restaurante San Petersburgo Direccin C/ Felipe II, 15 C/ Fernando I, 12 C/ Carlos I, 33 C/ Doa Urraca, 55 C/ Prncipe Juan, 21 Av/ Isabel II, 25 Av/ Juan Carlos I, 47 C/ Prncipe de Asturias, 7 Av/ Juan de Austria, 62 C/ Felipe V, 98 Localidad CIF NIF Salamanca B37213321 Salamanca 77322331P Salamanca A37656565 Zamora B49111111 Zamora A49121212 Avila 14252252H Zamora B49555555 Salamanca B37421421 Avila A05334455 Salamanca 75228899R
TABLA PRODUCTOS
Marca Amstel Carlsberg Damm Mahou Web oficial www.amstel.es www.carlsberg.es www.damm.es www.mahou.es Proveedor Cervecera del Oeste SL Distribuidora de Licores SL Distribuciones del Norte SA Bebidas de Espaa SA
TABLA PROVEEDORES
Proveedor Bebidas de Espaa SA Cervecera del Oeste SL Distribuidora de Licores SL Distribuciones del Norte SA Persona de Contacto Juan Guerrero Pablo Peralta Ignacio Heras Antonio Gonzlez Direccin e-mail bebidas@espaa.es cervecera@oeste.es distribuidora@licores.es distribuciones@norte.es Telfono mvil 664 111222 663 121333 666 141555 665 151666
En el campo Existencias? los datos que se introducen son del tipo Si/No, luego en todos verificamos la casilla. En el campo Imagen los datos que se introducen son los archivos de las fotografas de las cervezas que son del tipo Objeto OLE con formato de Imagen de mapa de bits.
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TABLA VENTAS
N Factura 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 Concepto Carlsberg Mahou 5 estrellas Estrella Damm Voll Damm Aguila Mahou clsica Estrella Damm Voll Damm Mahou clsica Mahou 5 estrellas Carlsberg Aguila Estrella Damm Mahou 5 estrellas Carlsberg Mahou clsica Aguila Estrella Damm IdCliente 5 2 3 4 10 1 9 5 8 6 10 7 6 7 1 4 7 7 Fecha Venta Cantidad Precio Venta IdEmpleado 01/12/2010 50 500,00 2 03/12/2010 25 250,00 1 03/12/2010 10 90,00 2 09/12/2010 100 900,00 3 12/12/2010 30 190,00 3 15/12/2010 60 300,00 1 16/12/2010 40 350,00 1 19/12/2010 45 400,00 2 22/12/2010 75 420,00 3 23/12/2010 20 200,00 3 26/12/2010 100 1.000,00 2 29/12/2010 15 95,00 3 03/01/2011 30 275,00 1 12/01/2011 80 750,00 2 12/01/2011 60 600,00 1 12/01/2011 75 425,00 1 19/01/2011 25 175,00 2 21/01/2011 30 270,00 1
TABLA PEDIDOS
IdPedido 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Proveedor Distribuidora de Licores SL Distribuciones del Norte SA Cervecera del Oeste SL Distribuidora de Licores SL Bebidas de Espaa SA Cervecera del Oeste SL Distribuciones del Norte SA Bebidas de Espaa SA Distribuidora de Licores SL Cervecera del Oeste SL Bebidas de Espaa SA Distribuciones del Norte SA Cervecera del Oeste SL Distribuidora de Licores SL Fecha Pedido 28/11/2010 28/11/2010 29/11/2010 02/12/2010 02/12/2010 09/12/2010 12/12/2010 17/12/2010 23/12/2010 30/12/2010 09/01/2011 09/01/2011 10/01/2011 27/01/2011 Cantidad Pedido Precio Compra 100 600,00 200 1.100,00 150 900,00 200 1.000,00 300 2.000,00 100 500,00 250 950,00 125 550,00 175 690,00 125 595,00 350 2.500,00 100 600,00 200 950,00 150 770,00
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Dicha habilitacin tiene efecto durante esa sesin de trabajo, por eso, cada vez que se vuelva a arrancar el programa, se tiene que volver a habilitar el contenido de la base de datos segn el procedimiento descrito. Esto est muy bien, siempre que se trabaje con bases de datos desconocidas, ya que nos protege de potenciales peligros. Sin embargo, en nuestro caso la base de datos con la que se va a trabajar la hemos creado nosotros mismos, es decir, es de total confianza, con lo que se puede indicar a Access que su contenido est siempre habilitado, o lo que es lo mismo, le vamos a decir al programa que la base de datos se encuentra situada en una carpeta segura. Para ello, se pulsa en el Botn de Office y en la ventana que surge se hace clic en Opciones de Access, seleccionando la alternativa Centro de Confianza y pulsando en el botn Configuracin del Centro de Confianza. Ahora, en la nueva ventana que se observa se elige la opcin Ubicaciones de Confianza pulsando en Agregar Nueva Ubicacin para aadir una carpeta. Se visualizar en pantalla un cuadro de dilogo en el que es preciso cumplimentar la ruta de la carpeta que vamos a fijar como segura (en nuestro caso, la carpeta Alumno que se encuentra en el Escritorio) o bien buscarla con el botn Examinar. Despus de pulsar en el botn Aceptar, se ha declarado esta carpeta de confianza con lo que cada vez que se arranque el archivo de Access almacenado en dicha carpeta, el programa no mostrar la advertencia de seguridad, deshabilitando los contenidos que considera potencialmente peligrosos. Si se marca la casilla de verificacin referente a las subcarpetas contenidas en la carpeta declarada de confianza, stas tambin son consideradas de confianza produciendo los mismos efectos que los ocasionados por la carpeta principal.
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En la siguiente imagen se puede apreciar el procedimiento para declarar una carpeta de confianza, incluidas sus subcarpetas:
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