Project Office e Business Analysis: quando 1+1 fa 3!

Unesperienza di successo in Banco Popolare

Orietta Checchinato SGS Banco Popolare, Applicazioni Finanza orietta.checchinato@sgsbp.it Alessandro Rogora, PMP, PRINCE2 Foundation RETI S.p.A., Direzione Sviluppo alessandro.rogora@reti.it

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Agenda
Quale obiettivo raggiungere con questo case study? Il caso: progetto Treasury+

I fattori determinanti per il successo del progetto

Cosa abbiamo imparato

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23/02/2012

Obiettivo dellintervento: cercare di dare una risposta

La domanda Il Project Manager, o comunque i componenti pi importanti in un Project Office, devono essere degli esperti nella materia di riferimento per il progetto? La risposta Standard, soprattutto in caso di progetti ICT

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23/02/2012

Appunti standard sulle competenze di un PM

Competenze TECNICHE
Competenze tecniche generali e multidisciplinari piuttosto che specialistiche Conoscenza di tutti i metodi e strumenti di PM per la pianificazione di un progetto e per la gestione degli obiettivi di Tempo, Qualit, Costo Abilit nella pianificazione e capacit di visione globale Propensione a cogliere opportunit, attivando nel concreto iniziative importanti ed innovative Capacit di selezionare e coordinare risorse tecniche ed umane Abilit nel risolvere i problemi Capacit di leadership riconosciuta sul campo Senso pratico nella comunicazione e gestione dei conflitti Flessibilit e capacit di adattamento al cambiamento Decisione e sicurezza di s Capacit di comunicazione e di persuasione Dinamismo, energia ed un pizzico di sana ambizione Equilibrio, ma anche entusiasmo, fantasia e spontaneit

Competenze GESTIONALI

Competenze PERSONALI

Punti tratti da Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Scienze di Filippo Ghiraldo (20/04/2009) Universit degli studi di Padova Project Office e Business Analysis: quando 1+1 fa 3! Unesperienza di successo in Banco Popolare

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23/02/2012

Nuovo obiettivo: cercare di dare una risposta

Nuova domanda In caso di un progetto fortemente legato al Business strategico di unazienda le competenze Standard in un Project Office sono sufficienti?

???

Competenze GESTIONALI

Competenze TECNICHE

Competenze PERSONALI

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27/02/2012

Il caso: progetto Treasury+ in SGS Banco Popolare

Piano strategico La Direzione del Gruppo Banco Popolare aveva deciso di supportare gli operatori di Business con piattaforme tecnologiche pi aggiornate e maggiormente in linea con i requisiti richiesti dagli utenti e con le esigenze di controllo dei rischi richiesti dalla normativa Contesto di riferimento Una volta concluso il progetto per il consolidamento del sistema di Position Keeping in dotazione alla componente di Investment Banking aziendale, il progetto che chiameremo Treasury+ nato nellottica di migliorare il presidio dellattivit della Finanza di Gruppo del Banco Popolare, ed in particolare della Tesoreria

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27/02/2012

Che cos un sistema di Position Keeping? Sistema in grado di fornire strumenti ai trader per navigare attraverso i mercati finanziari

E-MID
MMF

Dealing

Citibank
Barclays

HSBC

E-MID Dealing MMF

Citibank HSBC Barclays

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27/02/2012

Il caso: progetto Treasury+

Stakeholder principali di progetto

Utente finale 1: Tesoreria

Utente finale 2: Risk Management

Fornitore Senior: SGS B.P.

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27/02/2012

Il caso: progetto Treasury+

Obiettivi dichiarati di progetto
1. Il Progetto nato dalle seguenti esigenze (Tesoreria): disporre di un sistema di Position Keeping in grado di soddisfare le nuove esigenze di business della Finanza di Gruppo, in particolare dei Desk FX, Money Market e Gestione Propriet avere un sistema consolidato per la gestione delloperativit di tesoreria accentrata di Gruppo usufruire di un sistema di Position Keeping unico per la gestione del rischio cambio per Banco Popolare 2. Il progetto dovr garantire larmonizzazione dei processi di controllo dei rischi trasversali agli asset del Gruppo (Risk Management): limitazione dei rischi operativi fornire adeguati strumenti di controllo per i rischi finanziari attraverso indicatori opportuni (greche) monitoraggio dei rischi legati alloperativit della Finanza di Gruppo riconciliazione anagrafiche soggetti e strumenti

riconciliazione delle evidenze gestionali con le evidenze contabili

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27/02/2012

Il caso: progetto Treasury+

Obiettivi dichiarati di progetto
3. Il progetto dovr essere loccasione per potenziare le competenze interne e le capacit di intervento futuro relative a (SGS B.P.): integrabilit: rapido interfacciamento da un lato con eventuali nuovi mercati/broker e dallaltro con i sistemi interni di back office ed i sistemi di controllo standard architetturali: razionalizzazione dellarchitettura applicativa (in linea con gli standard SGS), omogeneizzando la struttura delle interfacce, privilegiando, laddove possibile, lattivazione di interfacce native del sistema, nel rispetto della normativa relativa alla business continuity e al disaster recovery

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Il caso: progetto Treasury+

I numeri del progetto
Tempi: 15 mesi di elapsed Costi: 1,6 Mln EUR

Risorse:
35 utenti suddivisi in 9 poli differenti per un impegno di circa 1.320 gg

20 risorse interne suddivise in 5 poli differenti per un impegno di circa 1.650 gg

20 risorse esterne suddivise su 4 fornitori differenti per un impegno di circa 2.100 gg

# A

Polo

Ufficio Tesoreria Financial Planning

Bergamo

Lodi
Modena Verona Milano

Gestione Propriet
Settlement area FX e Money Market

Back Office Settlement area Derivati

Middle Office SGS

Risk Management SGS comparto Milano Fornitori SW

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Il caso: progetto Treasury+

Organizzazione di progetto
Resp. Finanza Resp. Organizzaz. Resp. Risk Mngmt Resp. CdG Resp. Operations

COMITATO GUIDA

Cantiere
Requisiti Funzionali e di Business Organizzaz. Rif. Utenti

Obiettivi
Definizione, con Organizzazione, nuove regole e meccanismi operativi per F.O. e M.O. Analisi degli impatti organizzativi sui processi operativi e di controllo Validazione singole componenti di pertinenza Rivisitazione dei processi organizzativi ed operativi di dettaglio Predisposizione della normativa aziendale Controllo Market Parameters ed analisi alimentazione verso MAPAC Predisposizione monitoraggio P&L e limiti operativi di Rischio Riconciliazione eventuali differenze di P&L derivanti dalla sostituzione di Merlino Validazione singole componenti di pertinenza Supporto allanalisi dei flussi necessari alla gestione del VAR ( Procedura ALMPro) e ai test di VAR Pianificazione specifiche sessioni di formazione per gli utenti coinvolti Migrazione dati e posizioni Attivazione Deal Capture dai Mercati di riferimento Identificazione standard di comunicazione con sistema Treasury+ Predisposizione dellarchitettura per il parallelo Mercati/Produzione Treasury+/Test Parametrizzazione ed inizializzazione delle procedure Legacy e di Sintesi Implementazione monitoraggio limiti di rischio e calcolo Rischio Emittente Analisi, realizzazione e test flussi informativi con le procedureLegacy e di Sintesi Individuazione requisiti infrastruttura di riferimento Installazione ambienti con predisposizione infrastruttura di accesso ed architettura di comunicazione Valutazione e predisposizione soluzioni di Business Continuity e Disaster Recovery Identificazione procedure di riconciliazione tra i sistemi in perimetro Analisi, realizzazione e test processi di riconciliazione tra i sistemi in perimetro

PROJECT LEADER

PROJECT OFFICE

Rif. Funzionale/ applicativo Rif. Funzionale/ applicativo

PMO

Monitoraggio Rischio P&L e VAR

Training e Migrazione Integrazione Mercati Integrazione Legacy Tecnologie e Infrastrutture

REQUISITI FUNZIONALI E DI BUSINESS

ORGANIZZAZ.

RISCHIO E VAR

TRAINING E MIGRAZIONE

INTEGRAZ. MERCATI

INTEGRAZ. LEGACY

TECNOLOGIE E INFRASTR.

RICONCILIAZ.

Riconciliaz.

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Il caso: progetto Treasury+

Volumi operativit

Totale operazioni mensile

120.000 100.000

Operativit giornaliera
Bond

10% 13% 70%

CashFlow
Future FxSwap

80.000

Iam Irs

60.000

Outright Repo

40.000

Spot

20.000

0 Aprile Febbraio Maggio Novembre Dicembre gennaio Giugno

Integrazione Mercati
Agosto
Marzo Luglio

35% 65%
Automatica Manuale

2010

2011

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Il caso: progetto Treasury+

Master plan iniziale di riferimento
Ago09 Set09
Consegna HW

Ott09

Nov09

Dic09

Gen10

Feb10

Mar10

Apr10

Mag10

Giu10

Lug10

Installazione Analisi e realizzazione parametrizzazione ambiente Test Integrazione Mercati Attivaz. Acquisizione da Mercati TEST

TEST

Analisi integrazione con AF e BC Fine Progetto Razionalizzazione Tesoreria Valute Analisi integrazione con Estero PREMIA

Realizzazione integrazione con AF e BC Realizzazione integrazione con Estero PREMIA Analisi altre integrazioni Realizzaz. altre Integrazioni

Riconciliazioni
Consegna HW Installazione

Parametrizzaz. Ambiente Prod. Analisi migrazione dati / Posizioni Realizzaz. strumenti migrazione dati Attivaz. Acquisizione da Mercati Attivaz. Integrazione AF/BC Attivaz. Integrazione Estero PREMIA Attivaz. altre Integrazioni / Riconciliazioni Fine Analisi progetto Revisione Finanza di Gruppo Definizione processi operativi Condivisione processi operativi Test funzionale Migrazione dati / Posizioni

PRODUZIONE

UAT

GO-LIVE [01/07]

[17/02]

[31/05]

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Il caso: progetto Treasury+

Il momento critico
Ago09 Set09
Consegna HW

Ott09

Nov09

Dic09

Gen10

Feb10

Mar10

Apr10

Mag10

Giu10

Lug10

Installazione Analisi e realizzazione parametrizzazione ambiente Test Integrazione Mercati Attivaz. Acquisizione da Mercati TEST

TEST

Analisi integrazione con AF e BC Fine Progetto Razionalizzazione Tesoreria Valute Analisi integrazione con Estero PREMIA

Realizzazione integrazione con AF e BC Realizzazione integrazione con Estero PREMIA Analisi altre integrazioni Realizzaz. altre Integrazioni

Riconciliazioni

MomentoConsegna HW critico di progetto

Analisi migrazione dati / Posizioni

Installazione

Parametrizzaz. Ambiente Prod. Realizzaz. strumenti migrazione dati Attivaz. Acquisizione da Mercati Attivaz. Integrazione AF/BC Attivaz. Integrazione Estero PREMIA Attivaz. altre Integrazioni / Riconciliazioni Migrazione dati / Posizioni

PRODUZIONE

Fine Analisi progetto Revisione Finanza di Gruppo

Definizione processi operativi

Condivisione processi operativi Test funzionale

UAT

GO-LIVE [01/07]

[17/02]

[31/05]

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Il caso: progetto Treasury+

Il momento critico
Cos successo? Equilibrio modificato nei requisiti degli stakeholder principali: facendo leva su aspetti esogeni al progetto (es. attenzione Banca dItalia sulle procedure di monitoraggio dei rischi) i requisiti espressi da Risk Management hanno assunto priorit elevata Requisiti di Business in contrapposizione: Visibilit semplificata per monitoraggio rischi

Operativit di Tesoreria ed impatti organizzativi

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Il caso: progetto Treasury+

Il momento critico
Impatti potenziali sul progetto La modifica dellequilibrio nei requisiti avrebbe potuto facilmente portare al fallimento del progetto in termini di: Tempistiche: allungamenti significativi per eseguire: nuove attivit di analisi e pianificazione ricicli su attivit di implementazione

Costi: budget aggiuntivo per eseguire le nuove attivit di analisi, ripianificazione ed implementazione
Qualit: ripianificazione dellintero piano di qualit del progetto con ricicli importanti sulle deliverable gi rilasciate e validate

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27/02/2012

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Il caso: progetto Treasury+

Il momento critico
Cosa abbiamo fatto? Per garantire i requisiti di Risk Management e Tesoreria si dovuti forzatamente intervenire lato applicativo senza impattare il Business Come?

Escalation al comitato guida con evidenza delle soluzioni alternative ragionate in termini di garanzia delloperativit e, contemporaneamente, del modello per il controllo dei rischi
La Business Analysis risultata lelemento determinante per: analizzare correttamente i requisiti espressi (e soprattutto quelli non espressi) proporre una soluzione applicativa pi vicina a garantire le baseline di progetto (tempi, costi, qualit)

Utente finale 1: Tesoreria

Utente finale 2: Risk Management

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27/02/2012

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Il caso: progetto Treasury+

Il momento critico
La soluzione La soluzione proposta e condivisa prevedeva la realizzazione di una nuova infrastruttura applicativa in grado di ottenere i seguenti obiettivi: Operativit della Tesoreria sul sistema di Position Keeping identificato (Treasury+) Procedure di monitoraggio dei rischi consolidate sugli stessi sistemi a supporto delloperativit di Risk Management

Risultati Tempistiche: i tempi di progetto sono stati allungati di soli 3 mesi aggiuntivi Costi: la ripianificazione ha comportato un extra-budget molto limitato cercando di utilizzare al massimo risorse interne Qualit: la soluzione condivisa prevedeva di mantenere la maggior parte delle deliverable gi rilasciate e validate
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Fornitore Senior: SGS B.P.

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Nuovo obiettivo: ecco la risposta

La domanda Il Project Manager, o comunque i componenti pi importanti in un Project Office, devono essere degli esperti nella materia di riferimento per il progetto? Risposta in caso di progetti anche ICT ma fortemente legati al Business

Competenze di BUSINESS ANALYSIS

Competenze GESTIONALI

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Competenze PERSONALI

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Nuovo obiettivo: ecco la risposta

Una stretta sinergia tra metodologie di Project Management espresse dal Project Office e Business Analysis crea un valore maggiore di quello dato dalla sola somma degli elementi: Il Project Office ricorre alla Business Analysis per: capire i veri requisiti di Business (Sponsor e Cliente)

negoziare gli obiettivi di Scope, Qualit e Perimetro dintervento parlando la stessa lingua del Business, indirizzando verso le baseline di progetto
La Business Analysis trae beneficio dalle metodologie espresse dal Project Office per: indirizzare, pianificare e coordinare limplementazione delle nuove strategie aziendali convogliare gli effort verso le attivit prioritarie per il Business
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27/02/2012

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Nuovo obiettivo: ecco la risposta

Allinizio del progetto Treasury+ pensavamo fosse un vantaggio avere competenze di Business Analysis allinterno del Project Office senza averne particolari evidenze n necessit Seguite il Vs sesto senso! Lintegrazione tra metodologie di Project Management e Business Analysis risultato il fattore determinante per il successo del progetto Treasury+ garantendo il raggiungimento degli obiettivi In generale, la scelta di creare una stretta sinergia tra metodologie di Project Management espresse dal Project Office e Business Analysis contribuisce a confluire i requisiti di Business dettando dei cambiamenti allinterno del progetto e creando valore per lintera organizzazione aziendale

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Quando la Business Analysis potrebbe aiutare di pi in un progetto?

100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0%

Initiating

Planning

Project Management Business Analysis

Executing

Controlling

Closure

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27/02/2012

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Grazie per lattenzione

Orietta Checchinato orietta.checchinato@sgsbp.it Alessandro Rogora alessandro.rogora@reti.it

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