Unidad III

QU ES IMPLANTAR UN SISTEMA?

Es el proceso instalar el Software nuevo, como resultado de un anlisis y diseo previo como resultado de la sustitucin o mejoramiento de la forma de llevar a cabo un proceso.

Al implantar un SI lo primero que debemos hacer es asegurarnos que el Sistema sea operacional o sea que funcione de acuerdo a los requerimientos del anlisis y permitir que los usuarios puedan operarlo.

Es una situacin que debe pensarse debido a que no se sabe el impacto que va a tener el nuevo sistema en los dems empleados, a lo dem empleados mejor algunos de los empleados no han tenido contacto con los equipos del nuevo sistema. Adems engloba todos los pasos que van desde el sistema viejo hasta llegar al nuevo.

Entrega y aceptacin del sistema en su totalidad, que puede comprender uno o varios sistemas de informacin desarrollados de manera independiente.

Llevar a cabo las actividades oportunas para el paso de produccin del sistema.

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El Sistema se someter a las Pruebas de Implantacin con la Implantaci participacin del usuario de operacin cuya responsabilidad, entre otros aspectos, es comprobar el comportamiento del sistema bajo las condiciones ms extremas.

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Tambin se someter a las Pruebas de Aceptacin cuya Aceptaci ejecucin es responsabilidad del usuario final. En este proceso se elabora el plan de mantenimiento del sistema de forma que el responsable del mantenimiento conozca el sistema antes de que ste pase a produccin.

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Tambin se establece el acuerdo de nivel de servicio requerido una vez que se inicie la produccin. El acuerdo de nivel de servicio hace referencia a servicios de gestin de operaciones, de soporte a usuarios y al nivel con el que se prestarn dichos servicios.

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Como resultado de este proceso se obtienen los siguientes productos:

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Plan de implantacin del sistema en su totalidad. Equipo de implantacin que realizar la implantacin. Plan de formacin del equipo de implantacin (esquema, materiales, recursos necesarios, planificacin y especificacin de la formacin de usuarios finales).

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Evaluacin de las pruebas de implantacin del sistema por parte del usuario de operacin. Evaluacin de las pruebas de aceptacin del sistema por parte del usuario final. Plan de mantenimiento previo al paso a produccin.

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Instalar equipamiento (hardware, cableado, comunicaciones) si corresponde Instalar Software (Sistema y eventualmente Software de Base de Datos) Generar los archivos de datos necesarios En esta etapa se realiza el perodo de carga de datos bsicos
(Crear clientes, artculos, etc.; Altas, bajas y modificaciones de archivos o tablas), mantenimientos de datos bsicos para

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comenzar con el sistema.

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Capacitacin del personal Conversin del sistema

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Es ensear a los usuarios que se relacionan u operan en un proceso de implantacin.

Objetivo: Lograr que los usuarios tengan el dominio necesario de las cosas bsicas acerca de los b procesos del sistema que se emplean para su operacin de manera eficiente y segura. operaci

Se debe partir de los conocimientos de las personas que van a recibir la capacitacin. No se debe incluir a personas de diferentes niveles de habilidad e intereses de trabajo. El capacitador debe asegurarse de que el software se ha entendido. Se debe buscar la aceptacin del sistema a travs de una buena capacitacin.

A quin debe capacitar? A todos los usuarios: primarios y secundarios. Esto es, desde el personal de captura de datos hasta aquellos que toman las decisiones sin usar una Computadora.

Quin debe realizar la capacitacin? Aun y cuando la Empresa puede contratar los servicios de instructores externos, el analista es la persona que puede ofrecer la mejor capacitacin capacitaci debido a que conoce el personal y al sistema mejor que cualquier otro. Se debe estar entrenado con el sistema para que as le pueda brindar un soporte en aspectos sencillos y extraordinarios que se puedan presentar.

A la falta o imposibilidad del analista, la organizacin puede contratar otros servicios de capacitacin como son:
Vendedores
Son aquellos que proporcionan capacitacin gratuita fuera de la Empresa de uno o dos das.

Instructor pagado externamente

Son empresas que se dedican a capacitar personal, no estn familiarizados con el personal, pero tienen gran conocimiento sobre como llevar a cabo la capacitacin.

Instructores en casa
Estn familiarizados con el personal y pueden adecuar los materiales a sus necesidades, pero le faltara experiencia en Sistemas de Informacin que es realmente la necesidad del usuario.

La capacitacin del personal del sistema, va desde los conceptos mas bsicos de computacin como lo pueden ser hardware y software, generalidades del procesamiento de datos.

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Se debe capacitar directamente al personal con el sistema, la navegacin por el mismo, por sus mens, funciones, caractersticas. Todo lo que esta relacionado con el almacenamiento de registros, datos, entrega de reportes, impresin de salidas. Una vez dado este aprendizaje previo se le deja utilizar el sistema bajo una supervisin. Si la implantacin necesita una nueva plataforma tecnolgico, nuevos equipos, etc. Ver si es necesario ensearle hasta como encenderlo, como apagarlo, como trabaja, y todo lo que concierne a la captura de datos.

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Se debe entrenar en lo que son los posibles errores y as ir crendole una lista de estos con sus posibles soluciones, as como tambin los nmeros telefnicos de las personas que realizaron el sistema por si ocurre algo que no sepan como resolver. Hay que capacitarlos con el reconocimiento de los errores ya que as ellos sabrn si el error es producido por su culpa o por problemas de software. La mayor parte de la capacitacin de usuario es con el trato especficamente con el sistema, enfatizando con los estndares de la captura de datos.

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1.

Capacitar o familiarizarlos con los procedimientos del sistema, como puede ser la creacin de archivos, facilitar la rpida navegacin por el sistema entre otras cosas. Que sepa como utilizar los perifricos como impresoras. Saber que hay que meterle papel, recargar tinta entre otras cosas. Que el analista realice un manual de usuario el cual contemplar toda la informacin que requerir el usuario. Que las clases o cursos de capacitacin pueden llevarse a cabo desde la misma empresa donde se est implantando como tambin en hoteles o sitios ajenos a la empresa ya que puede ser que el proveedor haga uso del sistema tambin.

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Es el proceso de cambiar el sistema anterior (manual o automatizado) al nuevo. Existen mtodos para el logro efectivo de esta conversin.

Existen un PLAN DE CONVERSION QUE CONLLEVA UN TIPO DE CONVERSION

Esto no es ms que hacer un plan donde se explique o salga explicito:

las personas que estn involucradas con el nuevo sistema responsabilidad tiene con el, programas de actividades, cuando debe llevarse a cabo una situacin cuando otra, Cuando todos los archivos que van a ser convertidos, los datos necesarios para estos archivos, nuevos procedimientos, etapas de verificacin para as ver si cada uno de las personas o el sistema esta trabajando al da, las asignaciones de responsabilidades, as como tambin el tiempo para cada rutina para que al final se haga la nueva implantacin de la manera mas estable que es con la que se planeo.

Es necesario que el analista establezca y acondicione el sitio para que soporte este nuevo sistema, cables, computadores, controles de humedad etc. para que as el local esta listo antes que lleguen los equipos. Este plan tambin debe contener posibles errores y como deben ser enfrentados.

PARALELO DIRECTA PILOTO ENTREGA PARCIAL O POR ETAPAS

Consiste en que se instala el nuevo sistema y contina funcionando el sistema anterior, por un perodo que se determina y vara segn la empresa (ejemplo 90 das). Es el mtodo ms seguro, ya que se abandona el sistema anterior cuando el sistema nuevo est probado totalmente. Se trabaja con los dos sistemas en paralelo. De esta manera los usuarios siguen utilizando el sistema anterior de manera acostumbrada aunque van teniendo mas contacto con el otro. Los datos van a ser poco a poco migrados de un sistema a otro y sin que el usuario se de cuenta vamos obligndolo a usar poco a poco mas el nuevo sistema.

VENTAJAS
Si el sistema nuevo no cumple con los requerimientos, al seguir trabajando con el anterior, hay un tiempo prudencial para efectuar las correcciones necesarias. Se contina trabajando normalmente y no hay riesgo de prdida de informacin. La prueba del nuevo sistema se hace sin la exigencia de un plazo a trmino inamovible.

DESVENTAJAS
Es que al estar operando los dos sistemas los costos se duplicaran debido a que pudiera ser que se tenga que contratar personal para que opere los dos sistemas, puede que tambin el nuevo sistema sea rechazado por los usuarios y se vuelva al sistema anterior. Se corre riesgo de que los usuarios, acostumbrados al sistema anterior, demoren excesivamente la prueba del nuevo, ya que no cuentan con la exigencia de un plazo a trmino inamovible. El sistema actual lo conocen y dominan bien, el nuevo es un cambio y un desafo.

Consiste en sustituir de un da para el otro el sistema anterior por el nuevo. Requiere que el nuevo sistema haya sido probado en forma muy exigente. Se hace de manera radical debido que se hace de un da a otro obligando tanto fsico como psicolgicamente al usuario que no existe otro sistema y debe usar ese. No es un mtodo aconsejable y se utiliza en situaciones lmite, por ejemplo, el sistema anterior est dando serios problemas en su funcionamiento, hay una ruptura entre la empresa y el proveedor del software y se debe contratar una nueva, etc.

VENTAJAS
Obliga a que se utilice y pruebe en forma inmediata, se busquen los errores y stos se corrijan en tiempo rcord porque no hay un sistema respaldo. No hay resistencia de los usuarios porque no tienen otro remedio que utilizar y adaptarse al sistema nuevo, el cambio es impuesto.

DESVENTAJAS
Se corre el riesgo de que si el sistema nuevo no funciona adecuadamente, no se puede volver atrs. Si el nuevo sistema funciona mal, se pierde la integridad de los datos convertidos del sistema anterior al nuevo, ya que se estuvo trabajando varios das con el nuevo y los datos han sido modificados, se han actualizado y se perdi la situacin de los datos al momento de la conversin. Al eliminar por completo el sistema antiguo se quedan sin respaldo, y si el sistema nuevo llegase a tener problemas este quedar parando a la empresa hasta que se solucione, tambin la empresa se retrasa varias semanas debido que toda la captura de datos debe empezarse de nuevo y los departamentos deben ponerse a trabajar con eso.

El sistema solo se lo aplicamos a un departamento a manera de prueba para as tambin ir probndolo y mejorndolo una vez capaces de trabajar con el, y saber que el sistema esta trabajando en su plenitud y no tiene errores y ha minimizado tareas en ese departamento tanto como costos, tiempo etc. se va a implementar en toda la empresa.

Este mtodo se da debido a la tardanza de la llegada del nuevo sistema que pasar de das a meses y es por eso que solo algunos tendrn acceso a l.

VENTAJAS
Es un mtodo seguro muy similar al paralelo. Da tiempo a las pruebas y correccin de errores, se pulen los defectos y no se pone en riesgo la integridad de los datos

DESVENTAJAS
Igual al paralelo