La presencia en eventos SU IMPORTANCIA Y LIMITACIONES Mara Luisa Platone En el presente trabajo se caracterizan diferentes tipos de eventos para sealar

su importancia y las limitaciones que presentan. Se persigue el propsito de orientar a los participantes en la seleccin de los eventos que ms le interesen de acuerdo a su motivacin profesional. Importancia de los eventos El profesional motivado y que en el desarrollo de sus actividades profesionales desee estar actualizado, necesita participar en eventos cientficos para obtener informacin valiosa sobre los nuevos encuadres tericos de su disciplina y las experiencias adquiridas por sus colegas. La participacin en eventos permite al profesional transmitir su experiencia e investigaciones, adems de proporcionar un espacio para la reflexin e intercambio de ideas acerca de las estrategias y prcticas ms efectivas en su trabajo. Definicin Por evento se entiende cualquier convocatoria realizada por las sociedades cientficas y/o profesionales con la intencin de reunir el mayor nmero de participantes en una determinada rea del saber, de la prctica profesional e interdisciplinaria. Tipos de eventos Congresos, jornadas, foros, seminarios, conferencias, simposio, mesas redondas, sesiones temticas, talleres, carteles Congresos Son eventos que renen participantes tanto nacionales como internacionales. Son convocados por las sociedades cientficas, es usualmente que en stos se realicen actividades como: conferencias, sesiones temticas, simposio, mesas redondas, paneles, carteles o presentaciones escritas que se exponen al pblico en carteleras. Jornadas Son eventos de cobertura ms limitada que los congresos, ya que son nacionales y generalmente son convocados por reas temticas y/o de trabajo. Foros Definicin y objetivo: el grupo en su totalidad discute el tema, hecho o problema, conducido por un coordinador. Es necesario que se planifique la discusin, el tiempo para cada expositor es de 3 minutos. Se debe escoger a un coordinador y un secretario.

Procedimiento: el coordinador explica al grupo el mecanismo del foro y de las normas a seguir: se har una presentacin del tema a desarrollar y se formular una pregunta. Luego el coordinador ceder la palabra y har una sntesis con las conclusiones generales. Funciones de los participantes: todos los participantes deben informarse sobre el tema, pedir la palabra, centrarse en el tema y no excederse del tiempo estipulado para cada expositor. El secretario ayudar al coordinador. Posible aplicaciones: despus de la proyeccin de una pelcula, de una conferencia, de una explicacin o a continuacin de otras tcnicas de discusin en grupos como un panel simposio o mesa redonda. Panel Definicin y objetivo: un equipo de expertos discute un tema en forma de dialogo o conversacin, partiendo de diferentes puntos de vista. Pueden participar de 4 a 6 integrantes. La tcnica de discusin es informal, por no tratarse de oradores, sino de participantes que dialogan en forma espontnea. Procedimiento: el coordinador presenta los integrantes del panel y el tema. Explica el procedimiento a seguir y formula una pregunta relacionada con el tema. A continuacin cede la palabra al primer expositor. Los panelistas, antes de terminar, elaboran una sntesis de sus ideas principales. Funciones de los participantes: Se dividen en 2 grupos. El grupo de expositores se documenta sobre un tema para debatir los aspectos importantes. El grupo de observadores estar atento al debate llevado a cabo e intervendr haciendo preguntas si es necesario Posibles aplicaciones: en procesos de aprendizaje es bien motivante. Simposio Definicin y objetivo: se trata de un equipo de expertos que desarrolla diferentes aspectos de un tema o problema en forma sucesiva ante el grupo. Se utiliza una tcnica formal, cada expositor tiene entre 15 y 20 minutos y en su totalidad no debe durar ms de una hora. Las conclusiones son responsabilidad de todo el grupo. Procedimiento: se presenta a los expositores y luego se cede la palabra al primer expositor. Para concluir se realiza una sntesis de las ideas principales. Funciones de los participantes: el grupo de expositores debe prepararse previamente a las reuniones de planificacin, incluyendo la preparacin del material. Posibles aplicaciones: es til para presentar un informe bsico, hechos o puntos de vista para abordar un tema relativamente complejo. Mesa redonda Definicin y objetivo: equipo de expertos que sostienen puntos de vista divergentes sobre un mismo tema. Es necesario un coordinador, el tiempo total es de 50 minutos y pueden participar de 3 a 6 seis integrantes. A travs del derecho de palabra el auditorio puede formular preguntas.

Procedimiento: se presenta a los expositores, se explica el procedimiento a seguir y se formula una pregunta al 1er expositor, quien una vez terminada su intervencin ceder la palabra al prximo. El coordinador puede intervenir haciendo preguntas que aclaren dudas o permitan la comprensin y har una sntesis. Funciones de los participantes: se dividen en dos grupos. Un grupo expositor que asiste a las reuniones fijadas por el profesor, prepara el material y organiza las consideraciones sobre tpico. Un grupo observador que constituye el auditorio y formula las preguntas adecuadas. Posibles aplicaciones: es til para presentar puntos de vista diferentes sobre un tema. La confrontacin logra el inters sobre el tema. Reuniones Definicin y objetivo: son realizadas generalmente para resolver problemas, intercambiar informacin tcnica o explicar una poltica, procedimiento o situacin particularmente compleja. Es importante recordar que en las reuniones donde se toman decisiones, las habilidades del coordinador son importantes No debe llamarse a una reunin para informar cosas de rutina, para tomar una decisin que va a ser hecha solo para un limitado grupo de personas Procedimiento: participan slo las personas que pueden contribuir o quienes tengan la necesidad de saber lo que se va a tratar. El criterio es responder a la pregunta de si esa persona contribuir o slo requiere ser informada de lo que se discuta. Cada reunin debe tener una agenda que es el anteproyecto que va a llevar la planificacin concreta y sirve de gua y le da direccin a la discusin. Es importante dedicarle tiempo a la preparacin de la agenda, que debe ser entregada 72 horas antes de la sesin para que cada quien se prepare. Minuta o Resumen: debe ser enviado al personal involucrado durante las 72 horas que siguen a la reunin, es necesario hacer registros formales para definir lo que fue tratado, las decisiones que se tomaron y las acciones asignadas. Si es confidencial debe identificarse como tal. Las minutas no deben ser detalladas. La puntualidad es importante tanto para comenzar como para terminar la reunin. Es importante para la motivacin del grupo, respetar la hora de inicio y el tiempo de duracin. Eventos de alcance limitado y realizados por un grupo pequeo de profesionales Entrevista, dilogo o debate, torbellino de ideas, debate dirigido, Phillips 66, cuchicheo o mtodo de dilogo. Entrevista o consulta pblica Definicin y objetivos: un experto es interrogado por un miembro del grupo ante el auditorio sobre un tema prefijado. Se lleva a cabo por medio de interrogatorio al tema. Tiempo mximo de duracin de 40 a 60 minutos. Procedimiento: el coordinador presenta al experto (invitado) y alude a la importancia del tema seleccionado. Luego formula una pregunta y se da inicio a la interrogacin. Antes de concluir el expositor presenta el resumen de las ideas principales. Funciones de los participantes: se selecciona el participante que va a ser entrevistador, quien deber

conducirse en forma eficiente y hbil, procurando el dialogo dinmico y flexible, para mantener motivado al auditorio. Aplicaciones: en procesos de enseanza aprendizaje, pues permite obtener informacin, opiniones, conocimientos especializados sobre cualquier tema. Dilogo o debate pblico Definicin y objetivo: se trata de dos personas expertas que conversan frente a un auditorio sobre un tema siguiendo un esquema previsto. Se utiliza una tcnica informal y un tiempo de duracin mximo de 30 minutos. El auditorio al finalizar el dilogo puede intervenir. Procedimiento: se presenta el tema y a los integrantes, a continuacin se explica el procedimiento. Una vez terminado el dilogo se invita al auditorio a realizar preguntas. Funciones de los participantes: los dialoguistas deben asistir a una reunin previa, preparar el tema y el esquema de discusin. Asimismo, comparten iguales responsabilidades. El auditorio de estar atento y formular preguntas. Aplicaciones: para cualquier proceso de enseanza aprendizaje. Debate dirigido o discusin guiada Definicin y objetivo: un grupo reducido tratar un tema en discusin informal con la ayuda activa y estimulante de un conductor. El tiempo de duracin va desde 45 a 68 minutos, con un mximo de 13 participantes. Se utiliza un mximo de 15 minutos para las preguntas. Procedimiento: el conductor har una breve introduccin sobre el tema o problema. A continuacin establece los procedimientos y normas, formula la primera pregunta e invita al grupo a participar. El conductor gua, estimula y administra el derecho de palabra. Los participantes deben llegar a un acuerdo. Funciones de los participantes: enterarse previamente del tema y prepararse para abordarlo. Todo el grupo tiene la responsabilidad de participar activamente Puede haber un secretario anotando las ideas expuestas Aplicaciones: despus de la proyeccin de una pelcula, la realizacin de una conferencia o de una exposicin. En base a esta actividad se har la discusin Phillips 66 Definicin y objetivo: un grupo grande se divide en subgrupos de 6 participantes cada uno, que tendrn 6 minutos para llegar a una conclusin. No se requiere una previa preparacin. Se necesita un coordinador y un secretario para cada subgrupo. Procedimiento: se propone un aspecto de un tema para la discusin. Luego se explican los procedimientos y la forma de organizares cada subgrupo. Se nombra un coordinador que controla el tiempo (1 minuto por cada participante). Se elaboran los resmenes y se pasa a la sntesis total. Funciones de los participantes: se dividen en subgrupos de 6 personas cada uno para analizar un tpico en

6 minutos. Cada subgrupo tendr un coordinador y un secretario. Leern el resumen a todo el grupo. Aplicaciones: esta tcnica es ideal para el esclarecimiento de ideas o conclusiones en breve tiempo Cuchicheo o dilogo Definicin y objetivos: se trata de una tcnica informal en donde los miembros dialogan simultneamente de a dos para discutir un tema o problema durante breves minutos. No requiere previa planificacin y tiene un tiempo de duracin de 3 minutos. Procedimiento: el orador explica el procedimiento a seguir y propone un aspecto del tema para discutirlo. Al final, se elabora una opinin que ser expuesta al coordinador Funciones de los participantes: se agrupan en parejas y hablan en voz baja simultneamente acerca del asunto o idea propuesta. Aplicaciones: para la revisin de conceptos; para determinar el nivel de comprensin y compartir la informacin Cmo seleccionar un evento A continuacin se realizan algunas recomendaciones con el fin de orientar en la seleccin de los eventos a los que se asiste. 1. Recuerde que es imposible estar en todo. 2. Defina cules son los temas que revisten mayor inters para su trabajo y motivacin. 3. Aprenda a ser selectivo: revise la calidad de los eventos y de las ponencias y de los conferencistas. 4. Si desea participar en las discusiones, seleccione eventos tales como, mesa redonda, seminarios, grupos de discusin y talleres. 5. Lea con detenimiento los materiales que se entregan en los eventos antes de decidir lo que es conveniente para usted. Sin embargo si usted es un profesional que gusta de las sorpresas, puede ser que obtenga mayor satisfaccin en escuchar profesionales menos conocidos que presenten trabajos ms novedosos y de vanguardia. Recomendaciones * Organice su agenda el da anterior para no sentirse presionado y ansioso. * Anote en su agenda cules son las ponencias y las actividades en las que desea participar. * Es importante tambin anotar los horarios y sitios de reunin. * Procure dejar el tiempo suficiente para ir de un lugar a otro, evitando el apuro o el encontrarse con un saln repleto de personas, donde Ud. no dispone de un asiento o de un lugar conveniente para escuchar al ponente y/o tomar notas.

* Tome en cuenta la fatiga y el cansancio que pueden interferir, muy a pesar suyo, con su concentracin. * En oportunidades es conveniente asistir a la conferencia o a la actividad seleccionada junto a colegas conocidos para poder comentar, luego, las impresiones, reflexiones y consideraciones sobre el evento. * Respecto a este punto, se puede inclusive pensar en organizar una reunin posterior al evento para discutir sobre los aprendizajes realizados que puedan tener aplicacin en su sitio de trabajo. * La experiencia del evento se enriquecer mucho con el aporte de diferentes puntos de vista y los comentarios acerca de las actividades y presentaciones en que han participado. Reflexiones finales La presencia en eventos puede ser una experiencia enriquecedora y divertida. Para ello, recuerde estar siempre en contacto consigo mismo y con sus estados de nimo. Es importante reconocer cuando estamos cansados, aburridos o ansiosos por temor a perder el tiempo. En este caso haga una pausa. La presencia en eventos es de vital importancia para crecer profesionalmente. Recuerde que aprende tambin en las conversaciones de pasillo con personas interesantes que comparten las experiencias del evento y que pueden aportar unas reflexiones importantes alrededor de los aprendizajes realizados, mientras nos gratificamos con un refrigerio. Este espacio social puede convertirse en algo muy valioso para establecer nexos y vinculaciones (redes) con otros profesionales que comparten nuestras preocupaciones e intereses. El aprendizaje compartido resulta ser ms significativo para uno mismo y ampla no solo nuestros nexos sociales, sino nuestro campo de accin.