EVALUACIN DE SOFTWARE DE ADMINISTRACIN FINANCIERA:

CINCO ELEMENTOS INDISPENSABLES.

Evaluacin de software de administracin nanciera

Resumen.
En el presente informe se identican los problemas clave que el software de administracin empresarial presenta a la gerencia empresarial y tcnica. Ya sea que sus sistemas actuales proporcionen datos inexactos y provoquen demoras al recopilar informacin nanciera, o que no cuente con el tiempo o los recursos para mantener el funcionamiento uido de sus sistemas nancieros, hay esperanza. En el presente informe se tratan las reas clave de las soluciones de administracin nanciera para que, al evaluar el software de administracin nanciera actual y futuro, usted est preparado para evitar problemas y maximizar la inversin.

Introduccin.
Como pilares de toda organizacin, las aplicaciones de administracin nanciera constituyen la base que permite a la empresa gestionar y obtener informacin sobre las partes ms importantes de su actividad. Las mencionadas aplicaciones agilizan los procesos para que la organizacin administre funciones crticas para su actividad tales como contabilidad, administracin de proyectos, nmina de empleados y recursos humanos. Con seguridad, el mal o nulo funcionamiento del software de administracin nanciera de la organizacin afectarn su xito y su rentabilidad. La evaluacin del software de administracin nanciera puede llegar a ser una tarea abrumadora, ya que existen gran cantidad de factores para tener en cuenta. Las siguientes son algunas de las preguntas comunes que debe realizar acerca de su sistema: Su sistema de administracin nanciera brinda la ltima y mayor funcionalidad disponible? Sus usuarios pueden generar informes satisfactorios mediante las herramientas de realizacin de informes del software? Est su sistema completamente integrado o es necesario ingresar los mismos datos en diferentes lugares y sistemas? Dedica ms tiempo a buscar datos que a analizarlos y responder a ellos? El personal dedica gran cantidad de tiempo a ingresar los mismos datos en diferentes sistemas para poder extraer y analizar la informacin? Segn las respuestas a las preguntas del prrafo anterior, puede llegar a la conclusin de que es hora de modicar su software de administracin nanciera. El presente informe se confeccion para analizar estas y otras preguntas pertinentes que le asistirn a la hora de evaluar las actuales y futuras soluciones de administracin nanciera. El documento se divide en cinco reas clave que deben incluirse en la evaluacin del software nanciero. Cada tema incluye el anlisis de los problemas que afectan a las organizaciones, as como el modo en que el software de administracin nanciera actual sirve para superar tales problemas. Los cinco temas que se incluyen en el presente informe son los siguientes: Generacin de informes Procesos empresariales Mdulos y funcionalidad Integracin de sistemas Costo total de propiedad Analice cada tema y evale los puntos fuertes y dbiles de su sistema nanciero actual. En caso de que determine que es hora de realizar cambios, vuelva a consultar la seccin en cuestin para comprar y cotejar las opciones disponibles para la nueva solucin. Al nal de la gua se incluye una lista de vericacin como ayuda. En el Anexo se analizan los mdulos clave y la respectiva funcionalidad que se incluye como parte del software nanciero. Tal lista es til para determinar cules son los puntos fuertes y dbiles de su sistema nanciero actual, as como los del software que evale para reemplazar los sistemas actuales. El objetivo no es proporcionar una lista exhaustiva, sino un listado de alto nivel de la funcionalidad clave que necesitan gran cantidad de organizaciones.

Evaluacin de software de administracin nanciera

Generacin de informes.
Una de las quejas ms comunes sobre el software de administracin empresarial es la imposibilidad de los usuarios para generar informes. Es posible clasicar en las siguientes categoras los tipos de informes que, en general, es necesario realizar: administracin operativa, administracin nanciera, requisitos industriales y gubernamentales reglamentarios, y administracin ejecutiva. Para la mayora de las organizaciones, la generacin de informes mediante los sistemas actuales resulta engorrosa y requiere de mucho tiempo. A continuacin se tratan en particular algunos de los problemas que deben enfrentar las organizaciones a la hora de generar informes:

1. Problema: Resulta difcil realizar informes a partir de datos que se hallan en varios sistemas. Al requerirse la generacin de informes de datos provenientes de varios sistemas, el proceso de extraccin y de generacin de informes a partir de los mismos en formato consolidado es engorroso, requiere mucho tiempo o resulta imposible. Gran cantidad de sistemas no poseen la capacidad para los tipos de informacin que se necesita para la generacin de informes tanto gerenciales como nancieros.

Solucin. Las soluciones nancieras ofrecen a los usuarios un marco ms amplio de mdulos que se hallan completamente integrados. Dicha integracin minimiza o elimina la necesidad de contar con datos en una variedad de sistemas diferentes. Adems, el software se elabora sobre la base de tecnologa ms abierta que brinda funcionalidad para importar datos de manera expedita. Ello permite a los usuarios recopilar datos a partir de una variedad de sistemas y generar informes ms completos y de mayor pertinencia a partir de tales datos. Los fabricantes de software proporcionan exibilidad para utilizar herramientas de programacin de informes de terceros para confeccionar los mismos. Las herramientas de generacin de informes ofrecen funcionalidad que permiten la importacin de datos provenientes de varios sistemas en un proceso simplicado y expedito. Luego, es posible consolidar y presentar tales datos en un formato personalizado para el destinatario.

Proceso tpico de generacin de informes de la mayora de las organizacione s

Datos adicionales Datos adicionales Cortar y pegar Aplicacion ERP Exportar Exportar Escribir Ingreso mediante escritura manual Informe grfico Manual Data Gymnastics Informe de texto

Proceso tpico de generacin de informes eficiente y con personalizacin de destinatario

Mejoramiento ERP para alojar datos adicionales en la misma base de datos Hacer un clic segn sea necesario Informe de texto o grfico

Datos adicionales

Datos adicionales

Aplicacion ERP

Evaluacin de software de administracin nanciera

conversin en

2. Problema: Los datos que se ingresan a los sistemas resultan difciles de extraer. Los usuarios pueden ingresar gran cantidad de datos al software nanciero pero les resulta difcil extraerlos en un nico informe y en el formato que satisfaga las necesidades de presentacin del usuario nal.

Solucin: La mayora del software nanciero disponible en la actualidad incluye una variedad de opciones que permiten la generacin de informes. Entre tales opciones guran algunas o la totalidad de las siguientes: a) Biblioteca de informes predenidos que los usuarios requieren con frecuencia. b) Opcin de personalizacin y formato de los informes predenidos para satisfacer las necesidades de usuarios determinados; c) Redactor de informes interno, til para disear y aplicar formato a otros informes que requieran los usuarios; d) Herramienta de redaccin de informes de terceros, til para crear los informes deseados mediante opciones amplias para satisfacer los requerimientos de formato y de presentacin, y de presentacin; e) Capacidad de utilizar Excel u otras herramientas de productividad de tipo de hoja de clculo.

3. Problema: El software no permite al usuario crear grcos o cuadros para visualizar la informacin nanciera. Los usuarios deben volver a ingresar los datos en las hojas de clculo u otras herramientas de productividad de PC para realizar la presentacin grca.

Solucin: El software nanciero actual brinda funcionalidad para permitir la presentacin grca de datos nancieros mediante la herramienta interna de generacin de informes o mediante integracin ms directa con herramientas de generacin de informes de terceros. Tal funcionalidad implica un enorme benecio a la hora de presentar datos a la gerencia ejecutiva o a organismos gubernamentales o reguladores, as como para permitir la administracin operativa diaria de la organizacin.

4. Problema: La herramienta de redaccin de informes disponible es difcil de utilizar y requiere el soporte del departamento de Tecnologa de la Informacin (TI). Dicho departamento sufre la acumulacin de pedidos de generacin de informes, lo cual obliga a los usuarios a aguardar en la cola para la satisfaccin de su pedido. En ciertos casos, ya ha dejado de existir o, incluso, se ha olvidado la necesidad de contar con el informe al momento en que el departamento de TI puede crear el informe en cuestin.

Solucin: Las herramientas de redaccin de informes se han vuelto ms fciles de utilizar. Ello brinda la oportunidad para que el usuario o departamento solicitante cree con facilidad el informe de manera oportuna. En ciertos casos, la funcionalidad de consulta que se ofrece en el software nanciero es suciente y proporciona al usuario la informacin que busca sin requerir un informe completo. El usuario dispone de la capacidad de hallar la respuesta a su pregunta en segundos.

5. Problema: Capacidad limitada para realizar anlisis de escenarios virtuales a partir de los datos. En la actualidad, se pretende que el personal del departamento nanciero o contable proporcione anlisis del impacto nanciero de un posible cambio dentro de la organizacin. Histricamente, los sistemas nancieros no han contado con la exibilidad suciente para proporcionar este tipo de generacin de informes o anlisis sin extraer y volver a ingresar los datos en la herramienta de productividad de PC. Con posterioridad, si el cambio en cuestin se aplica, el usuario debe realizar las modicaciones de conguracin necesarias al software para implementar el cambio. Los pasos necesarios para aplicar el cambio pueden llegar a requerir mucho tiempo y ser susceptibles de error humano.

Solucin: Cierto software de administracin nanciera ofrece la capacidad de realizar anlisis de escenarios virtuales a partir de datos nancieros actuales e histricos. Si la gerencia adopta el posible cambio, la posterior implementacin del mismo a menudo requiere slo la conguracin sencilla del software o la aceptacin del escenario que se analiza. Adems, gran cantidad de sistemas ofrecen la funcionalidad de aplicar fecha de entrada en vigencia al cambio a n de conservar la capacidad de realizar informes de datos histricos segn el escenario anterior.

Evaluacin de software de administracin nanciera

6. Problema: El cambio en la estructura empresarial u organizativa requiere importantes modicaciones en los informes. A menudo, los sistemas carecen de exibilidad para permitir las modicaciones que requieren las organizaciones. Ello puede constituir una limitacin importante, ya que la mayora de las organizaciones deben enfrentar entornos y culturas dinmicos que les exigen responder a cambios de normas, procedimientos o estructura organizativa.

Solucin: Las soluciones de administracin nanciera actuales ofrecen exibilidad ms completa en su capacidad de adoptar cambios en las operaciones empresariales. Buen ejemplo de ello es la situacin en la que es necesario realizar cambios en el plan de cuentas. El sistema permite realizar tales cambios con mnimo esfuerzo. En gran cantidad de casos, slo debe arrastrar y soltar la informacin de cuenta para obtener una vista alternativa de la estructura organizativa. Si se ofrece la funcin de fecha de entrada en vigencia, la realizacin del cambio no afecta los datos ni los informes histricos.

7. Problema: Para responder preguntas o cumplir pedidos de informacin, el usuario debe ejecutar un reporte completo que proporciona ms informacin que la necesaria para responder a la pregunta inicial. El usuario debe generar el informe completo para obtener una sola respuesta.

Solucin: La exibilidad del software nanciero actual permite al usuario ejecutar consultas en lnea y generar informes sencillos sobre la base de criterios especcos. Los usuarios cuentan con la posibilidad de generar consultas e informes cuando se lo requieran y con eciencia.

8. Problema: Los usuarios no pueden crear los informes necesarios para cumplir con los requisitos reglamentarios. Cada organizacin debe cumplir con una variedad de requisitos de presentacin de informes reglamentarios de ndole gubernamental (federal, estatal o municipal) o para determinada industria en particular. Debido a la falta de exibilidad de las herramientas actuales de generacin de informes, los usuarios se ven obligados a extraer o volver a ingresar los datos en aplicaciones de terceros para poder crear los informes requeridos.

Solucin: Gracias a ms exibilidad y facilidad de uso de las herramientas de generacin de informes internas y de terceros que se trataron en los puntos anteriores, los usuarios podrn crear los informes reglamentarios que se les exige generar. Adems, podrn almacenar los formatos para utilizarlos en el futuro. Gran cantidad de informes gubernamentales estndar se ofrecen en las bibliotecas de informes que se incluyen en el software.

Evaluacin de ventas de administracin nanciera El futuro equipo de software Un enfoque consultivo

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Procesos empresariales.
El siguiente problema que el software actual de administracin nanciera presenta a sus usuarios gira en torno a los procesos empresariales internos. Ciertos procesos que se llevan a cabo dentro de la organizacin se han creado en virtud de normas internas, en tanto que otros se han desarrollado a lo largo del tiempo debido a las limitaciones de su software.

1. Problema: Los procesos se han adoptado para ajustarse al software. En general, con el tiempo las organizaciones crearn procesos empresariales para adaptarse a sus sistemas actuales debido a restricciones de tales sistemas. Resultan comunes los casos de normas y de procesos vigentes que se crearon, implementaron y utilizaron por aos; sin embargo, no es posible explicar por qu se utilizan.

Solucin: Gracias a la implementacin de la nueva solucin de administracin nanciera, las organizaciones cuentan con la oportunidad de mejorar sus procesos empresariales. El enfoque que se recomienda para la implementacin es instalar el software bsico. Implementar el software bsico signica adoptar las prcticas y los procedimientos adecuados que ofrece el software y que se incorporan en l. Se trata de la oportunidad para que los usuarios analicen todos los procesos vigentes y decidan cules son necesarios, cules son susceptibles de modicacin y cules pueden eliminarse por completo. Durante este proceso, los usuarios deben analizar cada norma en particular, determinar la pertinencia e identicar si es posible realizar cambios que utilicen las prcticas adecuadas que ofrece el software.

Procesos empresariales propios

Cambio de software para usar los procesos empresariales propios

Tipo de procesos empresariales

e nd o i cc libri ele qui e

Procesos empresariales del software Pocas mejoras

Adopcin de las prcticas empresariales adecuadas del fabricante del software

Mejoras de aplicaciones

Ms mejoras

Anlisis de procesos

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2. Problema: Los procesos son inecientes. Ya que los procesos se han desarrollado en un perodo de tiempo, puede que la organizacin no haya tenido la oportunidad o los recursos para examinar la eciencia de sus prcticas actuales. Con frecuencia, los procesos existentes requieren muchos ms pasos o procedimientos manuales que incorporan redundancia o requieren ms documentacin en papel que la necesaria.

Solucin: La implementacin del nuevo software de administracin nanciera brinda a la organizacin la oportunidad de analizar sus procesos actuales, evaluar el valor agregado que representa para la empresa y modicar o eliminar los procesos que son inecientes o llevan a realizar trabajo redundante en toda la organizacin. La adopcin de las prcticas adecuadas que ofrece la funcionalidad del software mejorar de forma inherente la eciencia de los procesos restantes. Ello es cierto en el caso particular de la implementacin de sistemas con desarrollo agotado, importante base instalada y reputacin de estabilidad.

3. Problema: En la organizacin se distribuye de forma manual un gran volumen de documentos en papel. Las normas contables y los requisitos jurdicos o reglamentarios a menudo exigen que los documentos deban almacenarse en ejemplar impreso o en papel. En la mayora de las organizaciones se crean documentos en papel, que se distribuyen a varios niveles para su autorizacin y, a continuacin, se almacenan (todo ello de manera manual) en varios sistemas de archivo en toda la organizacin.

Solucin: El software de administracin nanciera ofrece la capacidad de que las empresas reduzcan el volumen de documentos en papel que se crean, distribuyen y mantienen en formato impreso en todos los departamentos. La integracin que se ofrece entre los mdulos permite la creacin, la distribucin y el almacenamiento electrnicos de los documentos segn autorizan las normas internas o las reglamentaciones gubernamentales. Gracias a la evolucin de la era digital, ha aumentado la aceptacin de documentos que se crean y almacenan en formato electrnico con rmas de autorizacin electrnicas.

4. Problema: La organizacin requiere varias autorizaciones manuales. Las normas y los procedimientos empresariales internos a menudo exigen el nmero de autorizaciones que se requieren para muchos tipos de operaciones. Puede que ciertos procesos requieran tres o cuatro niveles de autorizacin. Tal requerimiento puede obstaculizar el ujo de informacin y de documentos en toda la organizacin y llevar, en denitiva, a la ineciencia. Entre los posibles perjuicios para la organizacin se incluyen la prdida de oportunidades de venta y/o descuentos por compra y por pago.

Solucin: Las soluciones de administracin nanciera ofrecen la capacidad para que los usuarios incorporen el proceso de autorizacin al software. Al crear el documento o realizar la operacin, el software dene el modo en que tal operacin debe distribuirse en el sistema, las clases de autorizacin que se requieren, as como las reglas que dirigen la operacin en funcin de las respuestas que se generan en el proceso de distribucin (aceptacin o rechazo). Las reglas para denir tales procesos se denominan ujo de trabajo. Los usuarios denen los eventos o desencadenadores y, a continuacin, las alertas o noticaciones que deben producirse en funcin de tales eventos. Puede que la gerencia de la organizacin acepte la revisin y la reduccin de las autorizaciones que deben requerirse gracias a la implementacin de soluciones de administracin nanciera ms integradas y automatizadas.

5. Problema: Los procesos no se hallan estandarizados en toda la organizacin. Los procesos empresariales cambian con el tiempo a medida que crece la organizacin, cambia de objeto o modelo empresarial y se contrata nuevo personal. El resultado puede ser la variacin de las reglas y normas vigentes, y los requisitos por parte de cada departamento. Como ejemplo de proceso diferente es posible citar el proceso de compra. Cada departamento crea su propio y exclusivo proceso para realizar el pedido interno, la orden y la recepcin de las compras requeridas para satisfacer las expectativas de empleados y gerentes de la empresa.

Solucin: La implementacin del nuevo software de administracin nanciera brinda a la empresa la oportunidad de estandarizar los procesos empresariales en todos los departamentos donde ello convenga. En el ejemplo anterior, el mdulo de compras proporcionar funcionalidad para permitir la creacin electrnica del pedido interno, el que puede distribuirse para su autorizacin, enviarse para la presentacin de ofertas y convertirse en orden de compra. La informacin se almacena de manera electrnica, y varios usuarios pueden acceder a ella en funcin de las correspondientes pautas de seguridad.

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Mdulos y funcionalidad.
Cada fabricante proporciona un paquete integrado diferente de mdulos y funcionalidad dentro de los mismos. Cuando los sistemas son decientes en su amplitud de mdulos ofrecidos y/o la profundidad de funcionalidad que se ofrece dentro de cada mdulo, los usuarios se vuelven inecientes en su tarea de procesar y analizar datos nancieros. El software de administracin nanciera en el mercado actual ofrece una gama ms amplia de mdulos dentro del paquete, as como funcionalidad ms profunda dentro de cada uno de dichos mdulos. Adems, el software se congura con ms facilidad para satisfacer las necesidades de cada usuario individual sin necesidad de personalizacin sustancial ni desviar a los usuarios de la ruta de actualizacin que ofrecen los fabricantes del software. A continuacin guran ciertos problemas en particular que enfrentan las organizaciones en esta rea: 1. Problema: El fabricante actual no ofrece toda la funcionalidad que usted necesita. Histricamente, los fabricantes han ofrecido un conjunto limitado de mdulos dirigidos a determinado proceso funcional. Solucin: En la actualidad, los fabricantes de software nanciero se identican como proveedores de soluciones de planicacin de recursos empresariales (ERP) y se esfuerzan por ofrecer un paquete integrado completo de mdulos al usuario nal. Tradicionalmente, los fabricantes ofrecan mdulos nancieros bsicos tales como Libro Mayor, Cuentas a Pagar, Cuentas a Cobrar y Orden de Compra. Ciertos mdulos que han agregado los fabricantes a su paquete nanciero incluyen Contabilidad de Proyectos o de Costos, Existencias, Activos Fijos, Recursos Humanos y Nmina de Empleados.

2. Problema: Limitacin de la funcionalidad de cada mdulo. Tradicionalmente, los fabricantes de software nanciero han ofrecido funcionalidad contable muy elemental dentro de cada mdulo. Tal limitacin reduca la cantidad de informacin detallada que poda mantenerse o de procesos que podan realizarse por parte de ciertos usuarios. Para compensar, los usuarios desarrollaban mtodos para almacenar informacin y procesos y procedimientos empresariales fuera de los sistemas nancieros y en torno a ellos.

Solucin: En la actualidad, los fabricantes ofrecen funcionalidad ms completa dentro de cada uno de sus mdulos. Adems, se muestran ms activos en el desarrollo de aplicaciones para procurar que la funcionalidad satisfaga las necesidades del usuario nal. En el Anexo que se incluye al nal del presente informe se indican ciertos mdulos y la funcionalidad que ofrecen los fabricantes de software nanciero en los paquetes ERP. Si bien tal listado no tiene por n ser taxativo o absolutamente completo, proporcionar a su organizacin nociones bsicas de la funcionalidad ms avanzada que se halla disponible en los actuales paquetes de software de administracin nanciera.

3. Problema: Los sistemas no soportan cambios al modelo empresarial. Para seguir siendo competitivas, las organizaciones necesitan cambiar su estructura organizativa, objeto y/o modelo empresarial. Los sistemas de administracin nanciera inexibles no siempre han permitido que las organizaciones se adapten a tales cambios u ofrecido los mdulos y la funcionalidad necesaria para realizar el cambio de manera simplicada y eciente.

Solucin: La tecnologa de las soluciones de administracin nanciera actuales ofrece el aumento de la exibilidad para adoptar los cambios al modelo empresarial con mnimo impacto en la organizacin y su personal. Ejemplo de tal requerimiento lo constituye la capacidad para realizar cambios en el plan de estructura de cuentas y jerarqua de agregacin. Una sencilla reorganizacin que implique trasladar un departamento a otra divisin se convierte en una sencilla operacin de arrastrar y soltar, sin necesidad de modicacin del plan de cuentas, informes y reclasicacin de datos histricos.

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4. Problema: Es necesario contar con aplicaciones de terceros para satisfacer los requerimientos, las que no se hallan integradas. Muchos usuarios necesitan utilizar los mdulos de terceros para satisfacer sus requerimientos de funcionalidad nanciera. El problema que enfrentan muchos usuarios es que tales aplicaciones no se hallan integradas por completo a los mdulos nancieros principales.

Solucin: Los fabricantes han ampliado el marco de la oferta de mdulos, lo que reduce o elimina la necesidad de contar con aplicaciones de terceros. En caso de que a los usuarios les resulte necesario incrementar los sistemas mediante aplicaciones de terceros (debido a limitaciones de funcionalidad o para aprovechar las inversiones previas en software), la tecnologa de las aplicaciones en la actualidad brinda la oportunidad de obtener una integracin ms completa con el paquete nanciero principal. Tal integracin mejora la eciencia, as como la capacidad de consolidar y generar informes de los datos que se hallan en cada sistema.

Integracion Estrecha Marco funcional requerido Finanzas: Libro Mayor, Cuentas a Pagar; Cuentas a Cobrar Compras rdenes de Clientes Existencias Recursos Humanos Nmina de Empleados Activos Fijos Automatizacin de equipos de ventas Comisiones especiales Tesorera Aplicacin ERP FInanzas Compras rdenes de Clientes Existencias Recursos Humanos Nmina de Epleados Activos FIjos Automatizacin de equipos de ventas

Integracin propia: El fabricante de ERP programa la aplicacin como aplicacin separada. Proporciona integracin estrecha

Interfaz

Tesorera

Comisiones especiales

Integracin de terceros: Proporcionada por otros fabricantes. Permite la entrada y la salida de datos en la aplicacin ERP Componente de ERP

Mejora de la aplicacin ERP

Solucin para el problema del marco funcional de gran tamao

5. Problema: Capacitacin incompleta en el software de administracin nanciera actual. Gran cantidad de organizaciones implementaron sus sistemas actuales hace varios aos. Algunos o todos los individuos que participaron de la implementacin y la capacitacin iniciales han dejado la organizacin. Quienes continan en ella han contado con

Solucin: Cada organizacin debe adoptar un enfoque previsor para la capacitacin de usuarios. La capacitacin en la utilizacin y la administracin de software de administracin nanciera debe ser un punto de atencin principal de las organizaciones. La capacitacin es fundamental al comienzo de la implementacin, al poco tiempo de la puesta en funcionamiento y con posterioridad a la nalizacin de la implementacin. Ello permite a los usuarios comprender la funcionalidad avanzada del software, mantenerse actualizados respecto de las mejoras funcionales que proporciona el fabricante del software y renovar o actualizar conocimientos que obtuvieron en sesiones de capacitacin anteriores. Dena un plan claro de capacitacin y asegrese de que su organizacin se mantenga el a dicho plan.

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Integracin de sistemas.
En caso de que una nica aplicacin de software no proporcione la totalidad de los mdulos y la funcionalidad necesarios, los usuarios adquirirn varias aplicaciones de software que no se hallan integradas, realizarn un proceso con rumbo cambiante para lograr la integracin o necesitarn recursos costosos y que requieren mucho tiempo para crear y mantener los puntos de integracin. La integracin de varios sistemas genera problemas a las organizaciones. En la presente seccin se analizan los problemas de integracin ms comunes que obligan a las organizaciones a reevaluar y reemplazar sus sistemas de administracin nanciera.

1. Problema: Las aplicaciones funcionales, tales como las de contabilidad, recursos humanos, etc., se hallan instaladas en diferentes plataformas que deben adquirirse y mantenerse, y a las que debe prestrseles servicio tcnico. Tales sistemas, adems, en la generalidad de los casos no son muy abiertos ni poseen capacidad para integrarse entre s. La consecuencia es la ineciencia y la redundancia en el procesamiento y el almacenamiento de datos.

Solucin: El software de administracin nanciera que se desarrolla mediante la tecnologa actual brinda la oportunidad para que las aplicaciones se ejecuten en la misma plataforma. Tales sistemas, adems, son ms abiertos y, por lo tanto, se integran entre s con ms facilidad. Esa integracin permite reducir o eliminar la redundancia. La industria del software aumenta la estandarizacin en lo que hace a tecnologa y a la plataforma en la que se ejecutan las aplicaciones. Adems, los fabricantes brindan la oportunidad de ejecutar sus aplicaciones en varias plataformas para que los usuarios potencien, cuando sea posible, las inversiones en tecnologa actual.

2. Problema: Los usuarios deben ingresar los datos de forma manual en varios sistemas. La redundancia puede llegar a ser costosa, requerir mucho tiempo y ser ineciente en perjuicio de todos los departamentos de la organizacin.

Solucin: En la actualidad, las soluciones de administracin nanciera ofrecen un marco ms amplio de mdulos con integracin estrecha. Los fabricantes de software comprenden la importancia y el valor percibido por los usuarios de mdulos o aplicaciones con integracin estrecha. Adems, los fabricantes ofrecen conjuntos de herramientas que permiten a los usuarios mejorar la integracin entre los mdulos nancieros principales y las aplicaciones ms especializadas que necesita su organizacin.

3. Problema: Los usuarios mantienen sistemas individuales que crean islas de datos redundantes. Debido a la limitacin de la oferta o la capacidad de integracin con aplicaciones por parte de los mdulos, los usuarios debern crear de forma sistemtica sus propias bases de datos de informacin que se halla fuera del sistema de administracin nanciera principal. Ello les permite analizar los datos y crear los informes necesarios de tal informacin. Las herramientas ms comunes que utilizan las organizaciones para crear tales sistemas suplementarios son hojas de clculo y bases de datos no relacionales. Las consecuencias son la redundancia de datos, la duplicacin del ingreso de los mismos, la necesidad de conciliarlos y el aumento de la posibilidad de utilizar informacin incorrecta o dismil para administrar la organizacin.

Solucin: Los fabricantes de software de administracin nanciera ofrecen soluciones ms completas que minimizan o eliminan la necesidad de almacenar datos fuera de los sistemas principales. Adems, los fabricantes ofrecen integracin ms estrecha con tales herramientas de productividad de PC para que los usuarios continen utilizndolas cuando convenga. Es posible exportar con facilidad los datos provenientes del paquete integrado de software nanciero a las herramientas, adems de apartarlos favorablemente y aplicarles formato para satisfacer los requisitos particulares y, a continuacin, reimportarlos a la solucin nanciera.

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4. Problema: Llevar a cabo la estrategia de mxima calidad para la adquisicin de software aumenta y agrega complejidad a la integracin necesaria para conectar las aplicaciones. Tradicionalmente, las organizaciones han adoptado el enfoque de comprar software mediante una bsqueda de la mxima calidad: seleccionaban una aplicacin o fabricante diferente para cada rea funcional. Histricamente, tal losofa ha tenido como consecuencia que las aplicaciones no se integren, o no puedan integrarse, sin una importante inversin de recursos en la creacin, el mantenimiento y el soporte de las integraciones.

Solucin: Existen distintas opiniones sobre qu ofrece la mejor solucin: software de mxima calidad o sistemas integrados (ERP). En ocasiones, los fabricantes de software de mxima calidad proporcionan al usuario funcionalidad ms especca necesaria para su industria en particular. En tal caso, el usuario debe comprar mdulos o un subconjunto de mdulos de varios fabricantes y crear la integracin entre las aplicaciones. Gracias al sistema ERP ms tradicional, los mdulos poseen integracin inherente. Sin embargo, el argumento que a menudo se esgrime en contra de las soluciones ERP es que la funcionalidad no satisface de manera suciente las necesidades de la organizacin usuaria. Ambas estrategias poseen puntos fuertes y limitaciones, y cada organizacin en particular debe analizarlas.

Niveles de integracin
Menos convenientes Interfaz de terceros La aplicacin se programa por parte de otro fabricante y se conecta a la aplicacin ERP mediante una interfaz. Se produce la transferencia de datos entre las aplicaciones para que ambas posean la misma informacin. A menudo se confunde cul es la aplicacin que contiene el archivo maestro. Para los usuarios es evidente que utilizan dos aplicaciones. Deben identicar la ubicacin en la que corresponde ingresar los datos. La aplicacin se programa por parte de otro fabricante y se conecta a la aplicacin ERP mediante integracin. En la integracin estrecha, una de las aplicaciones es la dominante y controla el archivo maestro para que exista menos confusin sobre cules son los datos correctos. Para los usuarios es evidente que utilizan dos aplicaciones pero, en general, no existen preocupaciones sobre la integridad de los datos. La aplicacin pertenece, en general, al fabricante de ERP, aunque puede que no se haya programado en las mismas herramientas o en la misma base de datos que el paquete ERP. El fabricante posee integracin estndar con su aplicacin ERP, la que se ha desarrollado y perfeccionado en gran medida a lo largo de los aos. Para los usuarios es evidente que utilizan dos aplicaciones pero, en general, no existen preocupaciones sobre la integridad de los datos. La aplicacin pertenece al fabricante de ERP y se cre mediante el mismo grupo de herramientas y la misma base de datos que la aplicacin ERP. La mayora de las aplicaciones propias se disearon inicialmente para lograr integracin estrecha con la aplicacin ERP. En general, a los usuarios les resulta imposible distinguir si trabajan en la aplicacin propia o en el sistema ERP. El cdigo se program por parte del VAR (Value Added Reseller) mediante el conjunto de herramientas y la base de datos ERP para mejorar la aplicacin. El usuario nunca sale de la aplicacin ERP y la mejora resulta transparente para l.

Integracin de terceros

Integracin intermedia

Integracin propia

Mejora Ms convenientes

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Costo total de propiedad.

El costo total de propiedad, que, en general, se denomina TCO (por su sigla en ingls), se utiliza con amplitud como herramienta de anlisis y de justicacin para proyectos de evaluacin, reposicin y adquisicin de software. Advertencia: el anlisis de TCO requiere mucho tiempo, se basa en suposiciones y, en ocasiones, resulta difcil de cuanticar. Conviene tener en cuenta los siguientes elementos al evaluar el TCO de sus aplicaciones actuales. 1. Problema: A las organizaciones les resulta difcil identicar el costo verdadero del software que se adquiere. El costo del software incluye el costo de los mdulos de dicho programa y los costos de la licencia de usuario. Los fabricantes de software, por su parte, utilizan una variedad de esquemas de precios. A menudo, las organizaciones olvidan incluir el costo de software de terceros necesario para satisfacer las necesidades de los usuarios. Solucin: Los fabricantes ofrecen una variedad de esquemas de precios de software. Puede que el precio se base en los mdulos que se compran, los usuarios especicados, la simultaneidad de usuarios, los volmenes de operaciones, los ingresos, la plataforma u otros atributos. Analice junto a cada fabricante la matriz de precios de las soluciones que ofrece. Incluya el anlisis de precios marginales para comprender el efecto del crecimiento y la expansin. Adems, incluya el costo de software de terceros necesario para realizar la implementacin. Solucin: A continuacin se tratan someramente los elementos ms comunes que se incluyen en el costo de implementacin. Analice la siguiente lista y estime los costos (externos e internos) de cada parte para asegurarse de realizar la evaluacin profunda del costo total de implementacin. a) Instalacin del software. Es la instalacin fsica del software en el hardware. Entre los factores que afectan este elemento guran quin efectuar la instalacin, el nmero de sitios en que se instalar y desplegar el software, el nmero de usuarios con licencia del software y la cantidad de mdulos o el marco de los mdulos de software que se implementen. b) Conguracin del software. Este elemento incluye la conguracin del software para satisfacer las necesidades de la organizacin. Entre los ejemplos de tareas en particular que se incluyen en la conguracin guran la denicin del plan de cuentas y los atributos de archivos maestros para clientes, proveedores y empleados. c) Capacitacin. Se incluye la capacitacin de todos los niveles de usuarios tcnicos, funcionales y gerenciales de la organizacin. Entre los factores que afectan el costo de capacitacin guran: quines se capacitarn, quines brindarn la capacitacin, cul ser la sede y el momento de la capacitacin, y el tema sobre el que versar la misma. En ocasiones resulta difcil identicar el costo interno de esta tarea al optar la organizacin por el enfoque formar al formador. d) Conversin de datos. Qu datos de los sistemas actuales se convertirn al sistema nuevo? Las opciones se presentan, en el comn de los casos, en relacin a resmenes o detalles, y nmero total de aos. Tenga en cuenta los factores a favor y en contra de realizar el mapeo de datos hacia el nuevo plan de estructura de cuentas en comparacin con la cantidad de informes o anlisis histricos que se necesitarn de tales datos. e) Documentacin. Este elemento incluye el trabajo que se requiere para confeccionar la documentacin interna del sistema y las normas y procedimientos referentes a tal sistema. En el comn de los casos, las organizaciones seleccionan los procesos ms fundamentales o los que afectan varios departamentos como prioridad de documentacin. Los fabricantes que proporcionan servicios de implementacin prestan, a menudo, servicios de documentacin opcionales.

2. Problema: El costo de implementacin resulta difcil de estimar y puede llegar a ser varias veces el costo del software. Los elementos que, en general, forman parte de la implementacin incluyen tanto los costos externos (que se pagan a terceras organizaciones) como los costos internos (que se originan por la utilizacin de recursos de la propia empresa). Las organizaciones deben identicar todos los elementos de implementacin y determinar los recursos necesarios para realizar cada parte de la misma.

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3. Problema: Resulta difcil identicar el costo total de hardware necesario para soportar el sistema de administracin nanciera. Las organizaciones deben realizar la evaluacin del costo de todo el hardware necesario para permitir la utilizacin del sistema actual. Es posible ocultar los costos de hardware en el presupuesto de otro departamento y compartirlos con otras aplicaciones.

Solucin: Entre las preguntas ms comunes que se tratan en la evaluacin de costos de hardware guran las siguientes: El hardware est desactualizado, es obsoleto o es conable desde el punto de vista operativo? La infraestructura de comunicacin o de red se halla completa en todos los departamentos, y cmo necesitan conectarse tales departamentos?

4. Problema: Identique la tarifa que debe pagarse a los fabricantes por el mantenimiento y el soporte del software. La tarifa que se j como porcentaje variar en la cantidad y el valor a la que se aplica. Las organizaciones a menudo sufren aumentos importantes a lo largo de la vida til de la instalacin del software.

Solucin: La mayora de los fabricantes cobra una tarifa anual de mantenimiento como porcentaje del precio de lista entonces vigente. En ocasiones, es posible negociar que dicha tarifa no supere el aumento del porcentaje por ao. Ello protege al comprador de aumentos en el costo del software y en el porcentaje del mantenimiento en caso de que el fabricante decida aplicar un importante aumento de precios. Solucin: Los costos operativos incluyen algunos o la totalidad de los siguientes elementos: a) Insumos. Insumos informticos necesarios para la utilizacin del hardware y el software (por ejemplo, papel, tner, repuestos de equipos y cintas para copias de respaldo). b) Copia de respaldo. Sueldos y jornales que se pagan a los individuos encargados de realizar y almacenar de manera adecuada copias de respaldo diarias, semanales, mensuales y trimestrales. c) Mantenimiento de sistemas. Este elemento incluye el mantenimiento preventivo, as como la puesta a punto y las reparaciones mayores. d) Actualizaciones y nuevas versiones. Instalacin, documentacin, pruebas, capacitacin y comunicacin a la organizacin acerca de las actualizaciones y nuevas versiones; todas estas tareas requieren tiempo y, a menudo, afectan varios departamentos de toda la organizacin.

5. Problema: El costo de operacin del software resulta difcil de cuanticar y se lo pasa por alto. Los costos operativos del software incluyen todas las tareas que se realizan para mantener el funcionamiento del sistema segn se desea, la operacin por parte de todos los usuarios y la totalidad de los insumos correspondientes. En ocasiones resulta difcil cuanticar el costo monetario de tal rea, ya que gran parte del trabajo se lleva a cabo por el personal interno de la organizacin.

Rompecabezas del costo total de propiedad

Software Implementacin Hardware

Mantenimiento

Operacin

Costo Total

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Conclusin.
Existen gran cantidad de problemas empresariales y tcnicos que provocan que las empresas reevalen sus sistemas de administracin nanciera. En el informe se presentaron cinco reas clave que suponen problemas para organizaciones como la suya y se proporcionaron soluciones viables para resolverlos. La gran noticia es que existen soluciones disponibles en el mercado actual que mitigan tales problemas. El software de administracin nanciera disponible mejora la exibilidad y la eciencia de generacin de informes; agiliza los procesos empresariales; ofrece un paquete integrado ms completo de mdulos que incluye funcionalidad ms amplia; proporciona tecnologa para soportar mejor la integracin con otros sistemas; mejora el resultado nal de la organizacin al reducir el costo total de propiedad. La informacin del presente informe permitir que su organizacin realice una evaluacin profunda pero eciente de sus sistemas actuales para determinar si ha llegado el momento de un cambio. En la pgina siguiente se proporciona un cuadro comparativo, til en la evaluacin de su sistema actual y de soluciones de reposicin opcionales. En caso de que el resultado de la evaluacin lleve a la conclusin de que deben modicarse los sistemas, el informe le proporcionar asistencia adicional para la evaluacin global de la nueva solucin de administracin nanciera.

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Lista de vericacin de evaluacin.

Utilice la siguiente lista de vericacin para evaluar las soluciones de administracin nanciera actual y futura. Introduzca las siguientes calicaciones en cada categora a medida que realiza la evaluacin: 1: No cumple las expectativas 2: Cumple las expectativas satisfactoriamente 3: Supera las expectativas

Generacin de informes 1. Los datos se hallan en varios sistemas 2. Los datos son difciles de extraer 3. Herramientas que soportan cuadros y grcos 4. La herramienta de redaccin de informes es difcil de utilizar 5. Limitacin en los anlisis de escenarios virtuales 6. Capacidad para soportar cambios en el modelo empresarial 7. La generacin de informes debe poseen gran detalle 8. No soporta la generacin de informes reglamentarios Procesos empresariales 1. Los procesos se adoptan para ajustarse al software 2. Los procesos son inecientes 3. Distribucin manual de gran cantidad de documentos en papel 4. Varias autorizaciones manuales 5. Falta de estandarizacin de procesos Mdulos y funcionalidad 1. Falta de disponibilidad de funcionalidad 2. Limitacin de la funcionalidad en cada mdulo 3. Se necesitan aplicaciones de terceros 4. No soporta cambios en el modelo empresarial 5. Capacitacin incompleta en mdulos y funcionalidad Integracin de sistemas 1. Instalacin de las aplicaciones en plataformas diferentes 2. Los usuarios ingresan los datos en varios sistemas 3. Se crean y mantienen islas de datos 4. Estrategia de adquisicin de aplicaciones de mxima calidad Costo total de propiedad 1. Software 2. Implementacin 3. Hardware 4. Mantenimiento 5. Operacin

Actual

Opcin A

Opcin B

Opcin C

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Anexo: mdulos clave y su respectiva funcionalidad.

El software de administracin nanciera que se ofrece en el mercado actual proporciona a las organizaciones un conjunto integrado de mdulos. Adems, cada mdulo ofrece mejoras y realces de la funcionalidad respecto de sistemas obsoletos que utilizan gran cantidad de organizaciones. En la siguiente lista se indican los mdulos que constituyen la oferta ms comn de los fabricantes de software en los paquetes integrados de administracin nanciera. Despus de cada mdulo hemos desarrollado los tipos de funcionalidad en particular que se incluyen en l. Adems, la lista sirve para realizar la evaluacin de software. Cada organizacin debe determinar los mdulos y la respectiva funcionalidad que se necesitan para llevar a cabo sus operaciones.

1. Caractersticas generales a. Seguridad b. Actualizaciones en tiempo real y por lotes c. Consulta en lnea d. Control de presupuesto e. Flujo de trabajo f. Alertas g. Noticacin por correo electrnico h. Procesos de cierre del ejercicio i. Formularios personalizados j. Herramientas de redaccin de informes de usuarios k. Informes de tableros ejecutivos l. Redactor de informes de usuarios m. Conjunto de herramientas de personalizacin n. Registro de auditora y controles internos o. Mantenimiento y depuracin de datos p. Importacin/exportacin q. Mtodo contable r. Campos denidos por el usuario 2. Libro mayor a. Multiempresa b. Asientos automticos intraempresariales c. Multilinge d. Multidivisa e. Informes de consolidacin f. Informes de tableros ejecutivos g. Anlisis de escenarios virtuales h. Plan congurable de estructura de cuentas i. Flexibilidad en el nmero de perodos contables j. Asientos del diario nancieros k. Asientos del diario estadsticos l. Asientos del diario recurrentes m. Asientos del diario invertidos n. Imputaciones o. Validacin del traspaso al mayor p. Informes de consolidacin q. Informacin de elemento de lnea y de elemento de encabezado

3. Cuentas a pagar a. Atributos de archivos maestros de proveedores b. Valores predeterminados de archivos de proveedores c. Cuentas bancarias mltiples d. Direcciones de proveedores mltiples e. Relaciones de nivel jerrquico de proveedores f. Campos denidos por el usuario g. Administracin e informes de impuestos de proveedores h. Conciliacin bancaria i. Comparacin de la Compra, el recibo, la cuenta a pagar y la inspeccin de la calidad de la mercadera recibida j. Autoservicio de proveedores k. Administracin de tarjeta de compra l. Administracin de viticos y gastos de esparcimiento m. Administracin de asientos duplicados n. Informacin de elemento de lnea y de elemento de encabezado o. Mtodos alternativos de pago: cheque, giro, transferencia electrnica de fondos, etc. p. Pagos por adelantado y depsitos q. Mtodos de seleccin de pago r. Cheques nulos s. Proyeccin de ujo de caja t. Informes de cuentas segn la fecha de vencimiento u. Pagos electrnicos 4. Orden de compra a. Administracin de pedidos internos b. Administracin de ofertas y cotizaciones c. Atributos de elemento de lnea y de elemento de encabezado d. Tipos de orden de compra e. rdenes de compra generales o colectivas f. Distribucin de ujo de trabajo de autorizaciones g. Integracin con catlogos de proveedores h. Administracin de contratos i. Multidivisa de operaciones

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5. Cuentas a cobrar a. Archivo maestro del cliente b. Administracin de clientes c. Listas de precios d. Procesamiento de cotizaciones e. Procesamiento de rdenes de venta f. Informacin de envo g. Facturacin h. Generacin de estados i. Ingreso de fondos j. Administracin de crditos k. Administracin de contactos l. Administracin de cobros m. Informes de anlisis de ventas n. Procesos de disposicin de fondos o. Procesos de buzones de pago p. Comisiones de venta 6. Costeo por proyecto u orden de trabajo a. Nmero o cdigo de identicacin b. Gestor de proyectos c. Fases, tareas y actividades d. Gastos directos e indirectos e. Saldo de garanta f. Facturacin por orden de trabajo g. Informes de variaciones 7. Existencias a. Archivo maestro de existencias b. Nmero de existencias c. Nmero de partida d. Identicacin de niveles mnimos/mximos e. Administracin de reposicin f. Mtodos de costeo g. Administracin de existencias fsicas h. Cdigos de mercanca i. Administracin de ubicacin j. Procesamiento de seleccin y embalaje k. Seleccin de componentes para lote de fabricacin l. Conguracin de productos m. Administracin de depsitos n. Administracin de distribucin o. Recepcin p. Envo q. Artculos fuera de existencias r. Artculos en serie s. Traslados a varias ubicaciones

8. Orden de venta a. Archivo maestro del cliente b. Listas de precios c. Administracin de ofertas y cotizaciones d. Conguracin de productos e. Seleccin de componentes para lote de fabricacin f. Datos de elemento de lnea y de elemento de encabezado g. Envo mltiple h. Instrucciones especiales i. Clculos e informes del impuesto sobre las ventas j. Seleccin y embalaje k. Envo l. Comisiones de venta m. Autorizacin de administracin de devoluciones n. Multidivisa de operaciones o. rdenes de venta generales o colectivas p. Administracin de devoluciones 9. Activos jos a. Archivo maestro de partidas b. Ubicacin c. Nmero de serie d. Tipos de amortizacin e. Traslados, altas, bajas f. Administracin de bienes arrendados g. Informes impositivos h. Seguimiento de cobertura de seguros i. Mantenimiento de bienes 10. Nmina de Empleados a. Control de tiempo b. Administracin de relaciones sindicales c. Tipos de remuneracin y clculos d. Tipos de deducciones salariales e. Deducciones salariales dependientes de terceros f. Generacin de cheques de remuneracin g. Informes trimestrales y anuales (federales, estatales/provinciales y municipales) h. Depsito automtico i. Conciliacin bancaria 11. Recursos humanos a. Anlisis de currculum vitae b. Seguimiento de postulantes c. Control de puestos d. Archivo maestro de empleados e. Administracin de benecios f. Determinacin de benecios g. Administracin de anlisis de desempeo h. Autoservicio de empleados i. Autoservicio de gerentes j. Administracin de cobertura de salud (ley COBRA) k. Antecedentes laborales

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Apndice. Las ocho piezas del rompecabezas para la eleccin de software criterios clave para su decisin nal.
Mientras muchas organizaciones creen que la eleccin de un software nanciero es un proceso que consiste simplemente en considerar funcionalidad, tecnologa y costo, nosotros descubrimos que, en realidad, hay ocho reas clave para solidicar los criterios de decisin que deben ser consideradas como parte de su evaluacin del nuevo software de gestin nanciera. Hemos denominado a estos criterios las ocho piezas del rompecabezas para la eleccin del software. Funcionalidad del software El software ofrece la variedad de mdulos y el alcance de la funcionalidad requeridos? Qu trabajos temporarios adicionales o adaptacin del producto sern necesarios? Qu reas funcionales parecen ajustarse a la perfeccin? Qu funcionalidades no estn disponibles? Se trata de un software intuitivo y fcil de usar? Tecnologa del software La tecnologa del software se adapta a los requerimientos de su organizacin o a la direccin que usted desea tomar? Qu porcentaje de los usuarios existentes ya utilizan la plataforma que est evaluando? La aplicacin seguir evolucionando hacia la tecnologa dominante? Qu conjunto de herramientas estn disponibles para que las organizaciones usuarias realicen una extensin del software? Proveedor del software El proveedor del software es solvente? Cul es su visin estratgica y su plan para el futuro? Ofrece funcionalidad de la industria para satisfacer sus necesidades? Proveedor de la implementacin El proveedor de la implementacin o el revendedor de valor agregado (VAR) cuenta con los recursos necesarios para dar soporte a la implementacin? Tienen experiencia para respaldar sus cuestiones de negocios? El equipo de implementacin propuesto est a la altura de su organizacin? Comprenden su industria?

Funcionalidad del software - Adaptacin a requerimientos - Fcil de usar - Variedad de la funcionalidad - Profundidad de la funcionalidad - Nichos de la industria - Desarrollo interno vs. externo

Proveedor del software - Viabilidad - Visin - Recursos - Cultura - Direccin estratgica - Experiencia en la industria

Integracin de las mejoras de mantenimiento y el soporte de capacitacin - Herramientas de integracin - Complejidad - API publicadas - Cobertura de soporte

Compatibilidad organizacional - Adaptacin cultural - Compatibilidad de las negociaciones - Compatibilidad del proceso - Compatibilidad de la metodologa - Visin compartida - Gestin eciente del cambio Costo total de la adquisicin - Software - Base de datos - Mantenimiento anual - Red de hardware - Capacitacin - Asignacin de personal - Mejoras - Productividad y otros efectos

Tecnologa del software - Plataforma - Bases de datos soportadas - Cdigo fuente - Integracin - Herramientas - Herramientas de ajuste del desempeo - Arquitectura

Proveedor de la implementacin - Recursos culturales de viabilidad - Experiencia en la implementacin del software y los mdulos propuestos - Experiencia en la industria - Experiencia tcnica - Experiencia de integracin

Sincronizacin del proyecto - Disponibilidad de los recursos - Fusiones - Cundo se lanz la funcionalidad - Cantidad de clientes para los que se realiz la instalacin

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 Capacitacin y soporte Qu programas de capacitacin y soporte brinda el proveedor de software, socio de implementacin o revendedor de valor agregado? Satisfacen las necesidades de su organizacin? El proveedor realizar la totalidad de la capacitacin o deber utilizar el enfoque capacite al capacitador? El proveedor brinda horas de soporte sucientes para prestar un servicio adecuado a su organizacin? Sincronizacin del proyecto Puede el proveedor adaptarse a los plazos de su proyecto? Cundo se realizar el prximo lanzamiento de software y qu versin se implementar? Los recursos del proveedor estn disponibles cuando se los necesita? Cuenta usted con los recursos disponibles para brindar soporte a la implementacin? El proveedor prev que la implementacin se realice con mayor o menor velocidad que la prevista en su plan?

Compatibilidad Organizacional La cultura del proveedor es compatible con su organizacin? Comprenden su industria y las cuestiones clave para el xito de su organizacin? o creen que deben modicar el modo en que opera su negocio? Su organizacin est lista para los cambios requeridos? Costo total de la adquisicin Cul es el costo total de la adquisicin para los prximos cinco aos? Est dentro de su presupuesto para el proyecto? Cul es la comparacin entre los proveedores para cada elemento del costo (software, adaptacin, capacitacin y mantenimiento)?

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Acerca del autor.

SoftResources LLC es una rma de consultora dedicada a brindar servicios imparciales e innovadores de seleccin de software a organizaciones pblicas, privadas y sin nes de lucro de todo el mundo. Entre nuestros clientes se cuentan tanto organizaciones pequeas como multinacionales que se encuentran dentro de la lista de 500 empresas publicada por la revista Fortune. Ofrecemos cuatro reas principales de servicios: 1) Evaluacin de los sistemas de negocios, 2) seleccin de software, 3) seleccin del proveedor o revendedor de valor agregado de la implementacin y 4) revisin del contrato de software. A n de mantener la objetividad en nuestro trabajo de evaluacin de software, por decisin propia, no desarrollamos, escribimos, vendemos ni implementamos software. 2517 Eastlake Avenue East Suite 100 Seattle, WA 98102-3278 Telfono: (206) 860-2400

Acerca de Microsoft Dynamics.

Microsoft Dynamics es una lnea de soluciones nancieras, de relaciones con los clientes, y de la cadena de suministro que ayuda a las empresas a trabajar de manera ms eciente. Provistos por intermedio de una red de socios por canal que brindan servicios especializados, estas soluciones de gestin de negocios integradas y altamente adaptables trabajan de manera similar y conjuntamente con el software de Microsoft para hacer que los procesos se vuelvan ms ecientes en toda la compaa. Estados Unidos y Canad 1-888-477-7989 Internacional +1-701-281-6500 www.microsoft.com/dynamics

2006. Reservados todos los derechos. Michael J. Nick, Tim Sullivan, y Bob Kantin. Microsoft, Great Plains, el logo de Microsoft Dynamics y Windows son marcas comerciales o marcas registradas de Microsoft Corporation en los Estados Unidos de Amrica y/o en otros pases.

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