Sage Simply Accounting

Gua para comenzar

2012

Sage Simply Accounting Gua para comenzar

2012 2012

Introduccin ................................................................................................................................1 Configurar su empresa .............................................................................................................4 Configurar clientes y proveedores ...................................................................................... 14 Configurar artculos........................................................................................................ 17 Configurar la nmina ..................................................................................................... 19 Configurar proyectos ..................................................................................................... 21 Tareas fundamentales ........................................................................................................... 24 Reportes .................................................................................................................................... 27 Administracin del sistema .................................................................................................. 28 Requisitos del sistema ........................................................................................................... 32 Servicios de negocios ............................................................................................................. 33

INTRODUCCIN

Introduccin
Bienvenido a Sage Simply Accounting!
Utilice esta gua para ayudarle a instalar Sage Simply Accounting y tambin configurar los datos de su empresa para que usted pueda empezar a utilizarlo lo ms pronto posible. En esta gua, usted aprender como: Configurar su empresa Activar preferencias que se ajustan a sus necesidades comerciales Obtener ayuda cuando tiene preguntas Asegurar los datos de su empresa Ingresar transacciones comerciales comunes Nota: Sage Simply Accounting est disponible en varias ediciones para acomodar las necesidades de pequeas empresas. Esta gua describe las siguientes ediciones: Sage Simply Accounting Pro, Sage Simply Accounting Superior y Sage Simply Accounting Corporativo. Para aprender ms acerca de las funciones en Sage Simply Accounting, lea la seccin Novedades que se encuentra en la Ayuda. Sage Simply Accounting Informacin sobre la instalacin Mi Nombre de Empresa: Mi ID de Cuenta de Sage: Mi Nmero de Serie de Sage Simply Accounting: Mi Cdigo Clave de Instalacin:

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INTRODUCCIN

La ventana Principal
La ventana Principal est diseada para brindar eficiencia, facilidad de empleo y acceso rpido a las funciones que utiliza mas frecuente. Puede rpidamente tener una perspectiva general de su negocio y luego seguir los diagramas de proceso de trabajo para encontrar las tareas especficas que desea realizar. Si est actualizando desde una versin anterior de Sage Simply Accounting, puede acceder fcilmente a la ventana principal clsica con la que est familiarizado al pulsar Cambiar a Vista Clsica.

Pulse una de las opciones de la barra de navegacin en la izquierda para obtener diagramas de proceso de trabajo, listas, reportes y acceso rpido a tareas. En Accesos Directos, pulse Personalizar para agregar sus propios vnculos rpidos a otras tareas!

Cmo Obtener Ayuda

Hay una variedad de opciones disponibles para cuando usted tenga preguntas.

Obtenga Ayuda mientras Trabaja

Utilice la Ayuda integrada y la Ayuda en lnea para buscar respuestas a sus preguntas. Ingrese una pregunta en una ventana de Sage Simply Accounting o en la ficha Buscar en la Ayuda. Examine la lista de resultados y luego seleccione un tema de Ayuda que desea ver. Abra el Centro de Aprendizaje para ver las novedades y acceder a los ltimos cursos de capacitacin, las preguntas frecuentes y los tutoriales en video. Utilice el Lector de Fuentes RSS integrado para ver el estado de las entradas en el foro y agregar sus propias fuentes a otros recursos en lnea.

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INTRODUCCIN

Recursos de Asistencia en Lnea

En cualquier momento, usted puede buscar la base de conocimientos de Sage Simply Accounting y usar otros recursos de asistencia del producto en http://es.simplyaccounting.com/supportTraining/. Comunquese con otros profesionales de pequeas empresas y representantes de Sage Simply Accounting en la Comunidad en Lnea de Sage Simply Accounting al visitar www.simplyaccounting.com/community/.El Centro de Aprendizaje en Sage Simply Accounting pone a su disposicin directamente el contenido de la Comunidad!

Capacitacin de la Universidad de Sage

Abra el Centro de Aprendizaje para tener acceso a videos y cursos disponibles a Cualquier Hora ofrecidos por la Universidad de Sage en www.sageu.com.

Contactar Sage para Obtener Asistencia

Si no puede encontrar la respuesta a su pregunta por medio de la Ayuda, la Base de Conocimientos u otros recursos de autoayuda, comunquese con nosotros para obtener asistencia. Contctenos de lunes a viernes de 6 a.m. a 5 p.m. hora del Pacfico. INFORMACIN DE CONTACTO
Ventas al Cliente: Servicio al Cliente: Asistencia Tcnica: En lnea: 1-866-797-8395 1-866-407-7146 1-866-297-5318 http://es.SimplyAccounting.com

Nota: Todos los clientes reciben soporte en lnea GRATUITO para un caso dentro de un plazo de 60 das despus de registrar el producto. Visite http://www.simplyaccounting.com/2012support.1 Conctese al Internet para dialogar con un especialista del servicio al cliente!

Trabajar con un Experto de Sage Simply Accounting

Obtenga la ayuda necesaria de expertos en contabilidad! Sage tiene una extensa red de Asesores Principales y de Consultores Certificados para brindar soporte a todas las fases del desarrollo de negocios e instalacin del software de contabilidad. Para buscar un experto en su regin, visite http://www.simplyaccounting.com/findconsultant.

1Se debe usar dentro de un plazo de 60 das despus de registrar el producto. Los especialistas de la asistencia tcnica se reservan el

derecho de limitar los dilogos por Internet a una hora.

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CONFIGURAR SU EMPRESA

Configurar su empresa
Cmo Prepararse para Crear Su Empresa
A menos que comience a utilizar Sage Simply Accounting cuando arranca su negocio, debe conocer sus saldos de cuenta desde la fecha que comienza a utilizar y registrar transacciones en Sage Simply Accounting.

Pasos a Realizar Antes de Crear Su Archivo de Empresa

1. Decida cual va a ser su Fecha de Transaccin Ms Antigua. sta es la fecha en la que usted convierte su sistema de contabilidad antiguo (si tuvo uno) a Sage Simply Accounting. Cul Fecha Elijo? Esta fecha es un factor importante, si bien an podr modificar esta fecha despus de ingresarla en Sage Simply Accounting. Hay dos buenas elecciones: El primer da de su ao fiscal. Para la mayora de las pequeas empresas, esta fecha es el inicio del ao calendario. Seleccionar esta fecha le ofrece la opcin de ingresar todos sus datos desde el inicio del ao para que tenga toda la informacin financiera del ao actual en el sistema. El primer da de un periodo fiscal. Comience del principio de un periodo contable conocido. ste ser generalmente el principio de un mes o un trimestre. Es una buena opcin si est en la mitad del ao actual y no quiere volver a ingresar toda la informacin financiera en Sage Simply Accounting. Necesita conocer los saldos de sus cuentas del ao hasta la fecha y deber ingresar una o ms facturas histricas para los montos pendientes que le deben sus clientes y para los montos por pagar a los proveedores. Si controla inventarios, deber conocer el costo de bienes vendidos a la fecha, el saldo de apertura y el valor de cada artculo que controla. 2. Prepare un Reporte de Balance de Comprobacin a la fecha de inicio. Qu es un Balance de Comprobacin? Si tiene tiempo haciendo negocios, deber referirse a este reporte para actualizar Sage Simply Accounting despus de crear su empresa. El Balance de Comprobacin enumera todos sus saldos de cuenta (activos, pasivos, activos netos, ingresos y gastos) desde una fecha proporcionada. Pdale su contador este reporte a la fecha de conversin que elija. Si esta convirtiendo desde otro sistema de contabilidad informatizado tal como QuickBooks, podra imprimir el reporte si mismo. Entonces, si convierte a Sage Simply Accounting el 1ro. de enero del 2012, necesitar el reporte de balance de comprobacin al 31 de diciembre del 2011. 3. Junte todas facturas por cobrar a los clientes y todas facturas por pagar a los proveedores. 4. Si tiene empleados, junte los registros y la informacin de la nmina de sus empleados. 5. Haga una lista de artculos que vende. Si controla artculos de inventario, determine por cada artculo la cantidad disponible a la fecha de inicio y el valor de apertura.

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6. Si tiene proyectos, junte la siguiente informacin por cada proyecto: la fecha de inicio, el estado y los saldos de ingresos y gastos de apertura.

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CONFIGURAR SU EMPRESA

Cmo Crear una Nueva Empresa

El Asistente de Configuracin de Nueva Empresa sirve de gua durante el proceso de creacin de una nueva empresa en unos pasos simples. Durante el proceso, el asistente le solicita que ingrese detalles acerca de su empresa, tales como el nombre de su empresa, direccin, nmeros de telfono y el tipo de negocio y de industria en la que trabaja. Pulse el botn Siguiente para avanzar o el botn Regresar para regresar y revisar la informacin que ingres. Si tiene problemas, pulse el botn Ayuda para obtener asistencia. 1. Ingrese el nombre y la direccin de su empresa. 2. Ingrese las fechas de inicio y de fin del ao fiscal y la fecha de Transaccin Ms Antigua.

3. Si est comenzando, permita que Sage Simply Accounting cree una lista de cuentas para usted. Permita que Sage Simply Accounting cree la lista de cuentas que utilizar para controlar su negocio. Algunas cuentas son especficas para la industria. Entonces, seleccione su industria para obtener la lista de cuentas que se adecuen a sus necesidades comerciales. Si no sabe que tipo de industria escoger, seleccione Otro. Siempre puede modificar su lista de cuentas ms tarde.

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4. Seleccione la estructura de propiedad, tipo de industria y de empresa. 5. Pulse Ver Lista de Cuentas para ver la lista completa de cuentas que se crearn para su empresa. Sage Simply Accounting Superior y Sage Simply Accounting Corporativo Pulse el botn Rangos de Cuentas para expandir o cambiar el rango de sus grupos de cuentas. Para aprender ms, busque expandir nmeros de cuenta en la Ayuda. 6. Acepte el nombre de archivo sugerido (su nombre de empresa) o ingrese un nombre diferente. 7. Acepte la ubicacin sugerida o pulse Buscar para navegar a una carpeta diferente.

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8. Pulse Finalizar y Sage Simply Accounting crear su empresa.

Cmo Revisar y Modificar las Especificaciones

Ahora que ha configurado su empresa, est listo para revisar sus especificaciones de empresa y actualizar sus libros. En Sage Simply Accounting, las especificaciones estn divididas en los siguientes tipos: Especificaciones del Sistema Preferencias del Usuario Especificaciones de reportes y formularios Encontrar las especificaciones del sistema, agrupadas por mdulo, en la ventana Especificaciones. Las opciones de la copia de seguridad y las especificaciones que afectan ms de un mdulo estn ubicadas en el grupo Empresa. Hay tres especificaciones del sistema que son importantes y que debera revisar. Impuestos a las Ventas Monedas Extranjeras Cuentas Vinculadas

Impuestos a las Ventas

En Sage Simply Accounting puede configurar los impuestos a las ventas as como definir cdigos fiscales, incluyendo cdigos de exencin de impuestos para clientes y proveedores y as adaptarse a los requisitos de su negocio y de las autoridades fiscales. Sugerencia Asigne cdigos fiscales a los clientes, proveedores y artculos para simplificar los clculos de impuestos cuando procesa una transaccin.
Para aprender ms, busque Acerca de impuestos a las ventas y Cmo modificar un cdigo fiscal en la Ayuda.

Monedas Extranjeras
Si tiene clientes o proveedores que residen en el extranjero, Sage Simply Accounting puede configurarse para contabilizar las operaciones en una moneda extranjera. Esto le permite crear cuentas bancarias en moneda extranjera, agregar precios extranjeros a sus artculos de inventario y servicio, pagar facturas y recibir pagos sin tener que convertir manualmente los montos a o desde otra moneda, y mostrar los reportes con montos tanto en moneda extranjera como en su equivalente en su moneda local. Sage Simply Accounting Pro admite 2 monedas; Superior y las ediciones superiores admiten una cantidad ilimitada de monedas.
Para aprender ms, busque Trabajar con monedas extranjeras en la Ayuda.

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Cuentas Vinculadas
Sage Simply Accounting utiliza cuentas vinculadas para actualizar todas las cuentas relacionadas automticamente cuando procesa una transaccin. Las cuentas vinculadas reducen el tiempo que gasta en asignar montos a sus cuentas cuando procesa una transaccin. Por ejemplo, cuando realiza una venta, el monto que su cliente le debe aumenta, las cantidades en inventario se reducen y Sage Simply Accounting registra cualquier impuesto a las ventas, cargos de flete y descuentos por pago adelantado en las cuentas apropriadas. Cuando Sage Simply Accounting construye su lista de cuentas, las cuentas vinculadas sern configuradas para usted. Si desea realizar cambios en sus cuentas vinculadas, podr editarlas una a la vez o puede utilizar el asistente de Cuentas Vinculadas, si necesita agregar o editar varias cuentas vinculadas.
Para aprender ms, busque Acerca de cuentas vinculadas en la Ayuda.

Preferencias del Usuario

Puede personalizar Sage Simply Accounting para adaptarlo a las necesidades de ciertos usuarios. Por ejemplo, puede ocultar mdulos que el usuario no necesita acceder o cambiar la terminologa del espaol comn a la terminologa contable.
Para aprender ms, busque Acerca de preferencias del usuario en la Ayuda.

Opciones de Reportes y Formularios

Las opciones de reportes definen las especificaciones predeterminadas de impresin para los reportes. Puede cambiar estas especificaciones en cada reporte. Seleccione el tipo de formulario para los formularios de negocios que utiliza, tal como cheques y facturas. Puede personalizar cualquier Formulario de Sage Simply Accounting en el Diseador de Formularios integrado de Sage Simply Accounting para ajustarlo a sus necesidades comerciales. Configure Sage Simply Accounting para recordarle cuando tiene que ordenar nuevos cheques.

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Para aprender ms acerca de la personalizacin de sus formularios de negocios, busque "Cmo personalizar un formulario" en la Ayuda.

Cmo Agregar o Modificar Cuentas

El Asistente de Configuracin de Nueva Empresa crea una serie de cuentas para su negocio. Ahora puede agregar ms cuentas, ocultar o quitar cuentas que no necesita o editar las cuentas en la lista.

Lo Bsico de Cuentas
Nombre y Numeracin. Sage Simply Accounting asigna nmeros a las cuentas con el beneficio de que puede identificar el tipo de cuenta slo por su nmero de cuenta. Sugerencia
Puede elegir ocultar nmeros de cuentas en transacciones y reportes. Estas especificaciones se encuentran en la ventana Especificaciones, en el grupo General, bajo Numeracin.

La mayora de las empresas siguen la misma agrupacin estndar de cuentas: Rango de Nmeros 1000 - 1999 2000 - 2999 3000 - 3999 4000 - 4999 5000 - 5999 Activo Pasivo Activo Neto Ingresos Gastos Grupo de Cuentas

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Tipos de Cuentas. Sage Simply Accounting utiliza Tipos de Cuentas para determinar cmo las cuentas y los totales se reportan en los reportes financieros. Tipo Descripcin Ttulo de Grupo. Una subdivisin de uno de los 5 grupos principales de cuentas; por ejemplo, H Activos Circulantes. No se utiliza en transacciones. Cuenta de Subgrupo. Parte de un grupo mayor de cuentas que tiene un subtotal. Se utiliza A en transacciones. Subtotal. Total de todas las cuentas de subgrupo que lo preceden en la lista de cuentas. No S se utilizan en transacciones. Cuenta de Grupo. Una cuenta autnoma cuyo saldo no es parte de un subtotal. Esta cuenta G se utiliza en transacciones. Total de Grupo. Una acumulacin de todos los subtotales y todas las cuentas de grupo que lo T preceden en la lista de cuentas. No se utiliza en transacciones. El tipo de cuenta X se reserva para la cuenta definida por el sistema Ganancias Actuales. Sage Simply Accounting calcula el saldo de cuenta automticamenteingresos menos gastos, a la fecha de la sesin actual. Clases de Cuenta. stas son subcategoras de los grupos principales de cuenta. Por ejemplo, Banco es un tipo particular de cuenta de Activos. Cuando la Clase de Cuenta = Banco, campos adicionales estn disponibles para la banca electrnica:

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CONFIGURAR SU EMPRESA

Para aprender ms, busque Como agregar o modificar una cuenta en la Ayuda.

Ingresar Saldos de Cuentas

Si tiene tiempo administrando su negocio, ya tiene saldos para agregar a sus cuentaspor ejemplo, el monto total que sus clientes le deben. Ingrese sus saldos de cuenta de apertura en Sage Simply Accounting para asegurar que sus registros de negocio son precisos. Puede agregar cuentas e ingresar saldos de cuenta de apertura en el Libro de Cuentas o en la Gua de Configuracin. 1. Encuentre su reporte de Balance de Comprobacin ms recientela fecha del reporte debe ser un da antes de la Fecha de Transaccin Ms Antigua que eligi en el Asistente de Configuracin de Nueva Empresa. 2. En el men Configuracin, seleccione Gua de Configuracin y luego pulse la opcin Cuentas. 3. Para cada cuenta, ingrese el saldo de cuenta del balance de comprobacin.

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CONFIGURAR SU EMPRESA
Si comienza a ingresar transacciones en Sage Simply Accounting a la fecha de inicio fiscal, su balance de comprobacin ser bastante simplecontendr saldos slo para sus cuentas de balance general y no para las cuentas de ingresos y gastos. Para aprender ms, vea el tutorial en video de la Configuracin de Cuentas en el Centro de Aprendizaje o busque Cmo agregar o modificar una cuenta y Gua de Configuracin en la Ayuda.

Verificar Saldos de Cuenta

Por qu recib un mensaje acerca de la asignacin de una diferencia? Si no actualiza todos sus saldos de cuentas, es posible que las cuentas no se compensen y que reciba un mensaje que le pida asignar la diferencia a una cuenta especfica. Acepte la cuenta que Sage Simply Accounting sugiere o seleccione una cuenta diferente. Verifique el saldo en esta cuenta despus de terminar de ingresar todos saldos de cuenta de apertura para asegurar que el saldo concuerda con sus registros. Para asegurar que ha ingresado sus cuentas y saldos correctamente, imprima un balance de comprobacin en Sage Simply Accounting y cotjelo con sus registros existentes. Para verificar sus cuentas: 1. Abra la pgina Empresa en la ventana principal y luego seleccione el icono Centro de Reportes del panel Reportes. Seleccione Reportes Financieros, Balance de Comprobacin y luego Saldos Histricos de Apertura. 2. Pulse Mostrar para ver el reporte. 3. Para imprimir el reporte, asegrese de que su impresora est configurada y luego seleccione Imprimir del men Archivo o de la barra de herramientas. 4. Coteje los nmeros de cuentas, nombres y saldos con sus registros existentes.

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CONFIGURAR CLIENTES Y PROVEEDORES

Configurar clientes y proveedores

Ingresar Informacin de Clientes
Cuando crea un registro de cliente, slo necesita un nombre. Por supuesto, puede agregar ms informacin de contacto y opciones predeterminadas cuando sea conveniente para usted. Puede ingresar clientes y saldos de apertura en el Libro de Clientes o en la Gua de Configuracin. Para aprender ms, vea el tutorial en video de la Configuracin de Cliente en el Centro de Aprendizaje o busque Cmo agregar o modificar un cliente y Gua de Configuracin en la Ayuda. 1. Ingrese el nombre del cliente u otro identificador nico. 2. Agregue otros detalles acerca del cliente.

Sugerencia Est convirtiendo de QuickBooks, Quicken o MYOB? Ejecute el Asistente de Importacin para importar su informacin de clientes actuales. Para ms informacin, busque Cmo importar registros en la Ayuda.

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CONFIGURAR CLIENTES Y PROVEEDORES

Ingresar Saldos de Clientes

Si tiene tiempo en una actividad comercial, es posible que algunos clientes le deban dinero a la fecha de transaccin ms antigua que ingres durante el proceso de configuracin de empresa. Necesita actualizar cada registro de cliente. Para cada cliente, determine el total del monto pendiente a la fecha de transaccin ms antigua y luego ingrese una factura histrica para este monto. Si desea registrar cada transaccin con este cliente a la fecha, ingrese facturas y pagos histricos individualemente. 1. En la ficha Facturas Histricas del registro, pulse Facturas para registrar las facturas por cobrar a la fecha de transaccin ms antigua. 2. En la casilla de dialogo Facturas Histricas, ingrese la informacin de factura. Sugerencia El total de todas las facturas histricas no pagadas debe ser equivalente al saldo de apertura de la cuenta de Cuentas por Cobrar en su lista de cuentas.

Ingresar Informacin de Proveedores

Cuando crea un registro de proveedor, slo necesita un nombre. Por supuesto, desear agregar ms informacin de contacto y opciones predeterminadas cuando sea conveniente para usted. Puede ingresar proveedores y saldos de apertura en el Libro de Proveedores o en la Gua de Configuracin. Para aprender ms, vea el tutorial en video de la Configuracin de Proveedor en el Centro de Aprendizaje o busque Cmo agregar o modificar un proveedor y Gua de Configuracin en la Ayuda. 1. Ingrese el nombre del proveedor u otro identificador nico. 2. Agregue otros detalles acerca del proveedor.

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CONFIGURAR CLIENTES Y PROVEEDORES

Sugerencia Est convirtiendo de QuickBooks, Quicken o MYOB? Ejecute el Asistente de Importacin para importar su informacin de proveedores actuales. Para ms informacin, busque Cmo importar registros en la Ayuda.

Ingresar Saldos de Proveedores

Si tiene tiempo en una actividad comercial, es posible que deba dinero a proveedores a la fecha de transaccin ms antigua que ingres durante el proceso de configuracin de empresa. Necesita actualizar cada registro de proveedor. Para cada proveedor, determine el total del monto adeudado y luego ingrese una factura histrica para este monto. Si desea registrar cada transaccin con este proveedor a la fecha, ingrese facturas y pagos histricos individualmente. 1. En la ficha Facturas Histricas del registro, pulse Facturas para registrar las facturas por cobrar a la fecha de transaccin ms antigua. 2. En la casilla de dialogo Facturas Histricas, ingrese la informacin de factura. Sugerencia El total de todas las facturas histricas no pagadas debe ser equivalente al saldo de apertura de la cuenta de Cuentas por Pagar en su lista de cuentas.

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CONFIGURAR ARTCULOS

Configurar artculos
Ingresar Informacin de Artculos
Puede crear dos tipos de artculos en Sage Simply Accounting: Inventario. Son artculos fsicos o tangibles. Sage Simply Accounting controla la cantidad disponible, la cantidad en orden para clientes y la cantidad en orden con proveedores. Cuando crea un artculo de inventario, debe definir una cuenta de Activos para controlar el valor de su inventario y una cuenta del Costo de Bienes Vendidos (CBV) para controlar su costo. En Sage Simply Accounting Corporativo, puede ingresar y controlar artculos de inventario serializados. Para ms informacin, busque inventario serializado en la Ayuda. Servicios. Son artculos intangibles, tales como una tarifa de consultora, o artculos para los cuales no controla la cantidad comprada o vendida. Cuando crea un artculo, defina una cuenta de ingresos o gastos para simplificar la entrada de datos. Configure una cuenta de Desviacin si permite los niveles de inventario por debajo de cero.

Para ms informacin, busque Como creo un registro de artculo en la Ayuda.

Sugerencia Si su negocio se basa nicamente en la venta de servicios o usted no necesita controlar inventarios en Sage Simply Accounting, debera sin embargo configurar artculos de servicio para que el ingreso de datos en la ventana de Ventas sea ms fcil y consistente.

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CONFIGURAR ARTCULOS

Ingresar Cantidad y Valor de Apertura

Para ingresar saldos de apertura para sus artculos de inventario: 1. Abra la pgina de Inventario y Servicios en la ventana Principal. En el panel Tareas, pulse con el botn derecho sobre cono Inventario y Servicios y luego seleccione Agregar Inventario y Servicios en el men. 2. Para cada artculo de inventario y servicio, en la ficha Historial, ingrese la cantidad y el valor de apertura para este artculo. En la ficha Estadsticas, es posible que tambin desee ingresar informacin acerca del artculo al ao pasado y hasta la fecha cuando comenz a utilizar Sage Simply Accounting.

3. Imprima un balance de comprobacin (Saldos Histricos de Apertura) y luego imprima reportes de resumen del inventario para cada cuenta de activos. Si tiene cuatro cuentas de activos, luego imprimir cuatro reportes. 4. Compare el total de cada reporte de resumen de inventario con la cuenta de activos apropiada. Si no son iguales, verifique sus asientos. 5. En Sage Simply Accounting Corporativo, para cada artculo serializado, ingrese nmeros de serie para todas cantidades de apertura disponibles. Sugerencia El total de los saldos de apertura de un grupo de artculos de inventario debe ser equivalente al saldo de apertura de la cuenta vinculada de activos del inventario correspondiente en la lista de cuentas.

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CONFIGURAR LA NMINA

Configurar la nmina
Cmo Configurar La Nmina
Cuando Sage Simply Accounting construye su lista de cuentas, todas las cuentas de nmina requeridas sern creadas para usted. Antes de agregar sus registros de empleados, configure: Los ingresos y las deducciones que utilizar en su negocio Los derechos que ofrece y como se calculan Las tasas fiscales para desempleo, compensacin al trabajador y otros gastos del empleador Los gastos pagados por el empleador especficos a su negocio (gastos definidos por el usuario) Los saldos de inicio para los montos que debe a las autoridades de nmina Tambin debera revisar las cuentas que utilizar para controlar los anticipos de nmina, pasivos de nmina, gastos de salarios y otros gastos de nmina. Todas las especificaciones de nmina se ubican de manera conveniente en el grupo Nmina en la ventana Especificaciones. Para aprender ms, seleccione un artculo en el grupo Nmina y luego pulse el botn Ayuda.

Ingresar Informacin de los Empleados

1. Puede ingresar informacin bsica de los empleados (informacin de contacto, fecha de nacimiento, nmero de seguro social, fecha de contratacin) en: Libro Mayor del Empleado: Abra la pgina de Empleados y Nmina en la ventana principal. En el panel Tareas, pulse con el botn derecho sobre el cono Empleados y luego seleccione Agregar

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CONFIGURAR LA NMINA

Empleado en el men. Gua de Configuracin: En el men Configuracin, seleccione Gua de Configuracin y luego la opcin Empleado. 2. Para cada empleado, ingrese la siguiente informacin adicional: Impuestos. Agregue informacin fiscal, tal como el estado de empleo y los montos de peticin federal y estatal del empleado. Ingresos. Seleccione los ingresos aplicables, ingrese tasas de pago y clculos de vacaciones y luego la cantidad de perodos de pago por ao. Deducciones. Seleccione las deducciones de origen aplicables e ingrese los montos de perodos de pago. Otros Gastos. Ingrese las contribuciones del perodo de pago para los gastos adicionales pagado por el empleador. Derechos. Registre cmo se calculan los derechos, tales como ausencias por enfermedad. Informacin adicional. Puede crear hasta 5 campos definidos por el usuario en los cuales ingresa informacin adicional del empleado. Si configura estos campos en el grupo Nmina en la ventana Especificaciones, entonces podr ingresar informacin del empleado aqu. Memos. Agregue avisos y notas. Depsito Directo. Si ofrece depsito directo, active la opcin en el registro del empleado y luego especifique las cuentas bancarias en las cuales se deposita el pago. Si ya ha procesado la nmina para el ao, necesitar registrar la informacin histrica para imprimir los montos correctos en los formularios W2 del empleado al fin del ao. Para cada empleado, ingrese los siguientes montos histricos para cada trimestre en el ao calendario: Impuestos pagados Anticipos pagados Beneficios gravables a la fecha Vacaciones pagadas Salario pagado Deducciones tomadas Gastos del empleador definidos por el usuario a la fecha Montos de gastos En las otras fichas, puede ingresar montos del trimestre a la fecha para el trimestre actual. Sugerencia Verifique los estndates de empleo federales y estatales para aprender ms acerca del seguro de invalidez, de los requisitos de pago de vacaciones y el reporte de fin de ao. Asegrese de actualizar el saldo de apertura en cada cuenta de nmina vinculada. Abra la ventana Opciones de Reportes y Formularios desde el men Configuracin y luego revise sus especificaciones de formulario de nmina.

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CONFIGURAR PROYECTOS

Configurar proyectos
Cmo Ingresar Informacin del Proyecto
Los registros de proyecto se utilizan para controlar costos y/o gastos incurridos durante un contrato o trabajo que su empresa realiza para clientes. Los proyectos le permiten guardar informacin detallada acerca de los ingresos y gastos asociados con el trabajo que realiza su empresa. Luego puede revisar esta informacin en una cantidad de reportes de proyecto para asegurar que el trabajo se est realizando a tiempo y segn presupuesto. Para configurar proyectos, abra la pgina Proyectos en la ventana principal. Luego en el panel Tareas, pulse con el botn derecho sobre el cono Proyecto y seleccione Agregar Proyecto en el men.

Ingrese los ingresos totales recibidos y los gastos incurridos a la fecha de transaccin ms antigua que ingres cuando configur su empresa.

Sugerencia Puede renombrar el modulo Proyectos en la ventana Especificaciones. En Sage Simply Accounting Superior y Corporativo, es posible que "Proyectos" tenga otro nombre inicialmente, dependiendo del tipo de industria que seleccion al crear su empresa.

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CONFIGURAR PROYECTOS

Cmo Revisar y Modificar Especificaciones del Proyecto

Si crea presupuestos para sus proyectos, abra la ventana Especificaciones a partir del men Configuracin. Pulse Proyecto y Presupuesto. Marque la casilla Presupuesto Proyecto y luego seleccione el perodo del presupuesto. Cuando estas opciones estn activadas, una nueva ficha Presupuesto aparecer en cada registro de proyecto para que pueda administrar proyectos individuales.

Registra los ingresos y gastos de un proyecto al asignar montos de transaccin al proyecto. Estos montos se pueden ver en varios reportes de proyecto. Pulse el botn Ayuda para aprender ms acerca de las especificaciones de asignacin.

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CONFIGURAR PROYECTOS
En la pgina Nombres, puede renombrar el modulo Proyectos al ingresar un trmino que se utiliza habitualmente en su industria o negocio y agregar hasta 5 campos definidos por el usuario para guardar informacin acerca de sus proyectos.

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TAREAS FUNDAMENTALES

Tareas fundamentales
Introduccin a Transacciones de Clientes
Si prepara rdenes y cotizaciones de ventas para sus clientes, abra la ventana Especificaciones y luego pulse Funciones. Active las opciones de cotizaciones y rdenes para clientes.

Entrada de Dinero
Controle los presupuestos que ha enviado a un cliente actual o potencial. No se Cotizaciones realiza ningn asiento contable al ingresar una cotizacin. de Ventas Cree una orden para un artculo o un servicio que proporcionar ms tarde. No se realiza ningn asiento contable al ingresar una cotizacin.

rdenes de Ventas

Facturas de Ventas

Facture a sus clientes por los bienes enviados o recibidos al momento de la venta y por los servicios proporcionados.

Ingrese los pagos que recibe de sus clientes y aplique el pago a una o ms facturas no pagadas. Recibos Sugerencia En la ventana Ventas, pulse el botn Convertir para convertir fcilmente una cotizacin en una orden o factura, o una orden en una factura.

Cmo Facturar Clientes

Cuando se registra una venta, Sage Simply Accounting controla los bienes y servicios vendidos y actualiza el registro del cliente. Para crear una factura: Abra la pgina Clientes y Ventas en la ventana principal. En el panel Tareas, pulse el cono Facturas de Ventas y luego complete los siguientes pasos. 1. Seleccione un cliente. Sage Simply Accounting completar automticamente los campos de Vendido a, Enviar a, Comentarios y Condiciones con los datos del registro de cliente. 2. Seleccione los artculos de su lista de precios o ingrese los detalles acerca de los artculos que est vendiendo. 3. Imprima o enve por correo electrnico la factura o imprima sus facturas en un lote ms tarde. 4. Pulse Procesar para registrar la transaccin y actualizar los saldos de cuenta y el registro del cliente.

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TAREAS FUNDAMENTALES

Cmo Recibir Pagos de Clientes

Para registrar el pago de un cliente: Abra la pgina Clientes y Ventas en la ventana principal. En el panel Tareas, pulse el cono Recibos y luego complete los siguientes pasos. 1. Seleccione un cliente. 2. Seleccione el mtodo de pago y la cuenta en la cual depositar el pago. Si el cliente paga por cheque, ingrese el nmero de cheque. 3. Asegrese de que la fecha de recibo sea correcta. Por defecto, se utiliza la fecha de la sesin actual. 4. Seleccione la factura a la cual el pago debera aplicarse. Sage Simply Accounting calcula automticamente el descuento elegible basado en los trminos de pago que ingres. 5. Pulse Procesar para registrar la transaccin y actualizar los saldos de cuenta y el registro del cliente.

Introduccin a Transacciones de Proveedores

Si enva rdenes de compra a sus proveedores, o si solicita cotizaciones, abra la ventana Especificaciones y luego pulse Funciones. Active las opciones de cotizaciones y rdenes para proveedores.

Salida de Dinero
Ingrese un presupuesto que recibi de un proveedor para bienes o servicios. No se realiza ningn asiento contable al ingresar una cotizacin. Registre una orden para un artculo que su proveedor proporcionar ms tarde o para un servicio que el proveedor le proporcionar ms tarde. Ingrese las facturas de los proveedores para artculos que ha recibido o para servicios proporcionados. Pagar Facturas de Compra: Ingrese un pago a un proveedor y aplique el pago a una o ms facturas no pagadas. Pagar Facturas de Tarjeta de Crdito: Ingrese pagos (por ejemplo, escriba un cheque) a su compaa de tarjeta de crdito para gastos comerciales. Pagar Gastos (tambin conocido como Hacer Otro Pago): Registra un gasto y el mtodo de pago. Pagar Remesas: Ingrese pagos a autoridades de nmina para deducciones de origen y otros gastos relacionados con la nmina. Sugerencia En la ventana Compras, pulse el botn Convertir para convertir fcilmente una cotizacin en una orden o factura, o una orden en una factura.

Cotizaciones de Compra

rdenes de Compra

Facturas de Compra

Pagos

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TAREAS FUNDAMENTALES

Cmo Registrar Gastos

Si no necesita utilizar Sage Simply Accounting para controlar y avisarle de sus facturas no pagadas, puede simplificar su tenedura de registros al ingresar slo sus gastos. En realidad, todos los negocios tienen varios gastos diarios que se pueden registrar as. Para obtener ms informacin en relacin a cmo ingresar y pagar una factura, busque Cmo ingresar una factura de compra en la Ayuda. Para ingresar un gasto: Abra una pgina en la ventana principal. En el panel Tareas, pulse con el botn derecho sobre el cono Pagos, seleccione Pagar Gastos en el men y luego complete los siguientes pasos. 1. Seleccione un proveedor de la lista. 2. Seleccione un mtodo de pago y la cuenta de la cual se paga el gasto. Si est pagando por cheque, ingrese el nmero de cheque. 3. Asegrese de que la fecha de pago sea correcta. Por defecto, se utiliza la fecha de la sesin actual. 4. Seleccione una cuenta para registrar el gasto y luego ingrese los detalles acerca de cada gasto. 5. Pulse Procesar para registrar la transaccin y actualizar los saldos de cuenta.

Cmo Pagar Empleados

Sage Simply Accounting puede calcular automticamente los impuestos de nmina basados en la tabla fiscal del empleado. Tenga en cuenta que mientras est en el modo historial, debe calcular e ingresar los impuestos de nomina usted mismo. 1. Seleccione un empleado en la lista. 2. Confirme la cuenta bancaria y el nmero de cheque (o el nmero de depsito directo, si este empleado est configurado para depsito directo). 3. Confirme las fechas de inicio y de fin del perodo de pago. 4. Ingrese los detalles, tales como las horas trabajadas si al empleado se le paga por horas. 5. Utilice la vista preliminar y luego imprima el cheque de sueldo. 6. Pulse Procesar para registrar la transaccin y actualizar los saldos de cuenta y el registro del empleado. Para aprender cmo emitir cheques de sueldo a varios empleados a la vez, busque Cmo procesar una corrida de cheque de nmina en la Ayuda.

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REPORTES

Reportes
Los reportes le ayudan a determinar la situacin financiera de su negocio. Debera prestar una atencin particular a los reportes financieros principales: el Balance General y el Balance de Resultados. Sage Simply Accounting incluye ms de 100 reportes pre-formateados y puede personalizarlos para adaptarse a sus necesidades comerciales!

El Centro de Reportes
Los reportes que necesita se pueden encontrar fcilmente en el Centro de Reportes. El cono del Centro de Reportes aparece en cada pgina de la ventana principal para que siempre est al alcance de sus manos.

1. Seleccione un tipo de reporte para mostrar una lista de reportes. 2. Los reportes similares estn agrupados. Pulse dos veces para abrir un grupo y pulse una vez para seleccionar un reporte en particular. Una imagen de muestra del reporte impreso y la descripcin aparecen a la derecha. 3. Pulse Modificar este reporte para abrir la ventana Modificar Reporte para este reporte. Puede personalizar las especificaciones de Impresin y Fuentes para cada reporte. Las otras opciones de modificacin incluyen: la cantidad y el tamao de las columnas del reporte, los filtros y las opciones de clasificacin. 4. Pulse Mostrar para ver el reporte.

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ADMINISTRACIN DEL SISTEMA

Administracin del sistema

Cmo Administrar sus Archivos del Sistema
Sus datos de Sage Simply Accounting estn guardados en una base de datos MySQL. Cada base de datos consta de un archivo SAI que contiene informacin de perfil acerca de los datos de su empresa y de una carpeta con una extensin SAJ que contiene sus datos de empresa reales as como la informacin de seguridad del usuario. Se necesitan la carpeta y el archivo para abrir su empresa en Sage Simply Accounting.

Copia de Seguridad y Restauracin de Datos

Sus registros de empresa son indispensables. Le ayudan a facturar sus clientes, pagar sus proveedores a tiempo y proporcionar la informacin necesaria para planificar el futuro de su negocio Porque los archivos de su empresa valen tanto, debera tomar tiempo para asegurarse de que sus datos financieros estn seguros y protegidos. Crear un programa regular para realizar copias de seguridad es una buena manera de ahorrar tiempo y mantener copias de seguridad consistentes. Sugerencia Sage Simply Accounting le puede recordar realizar una copia de seguridad de sus datos de empresa cada vez que cierra su empresa o usted puede crear un programa regular para que Sage Simply Accounting cree automticamente una copia de seguridad de sus datos cuando cierra el archivo de empresa en el da programado.

Por defecto, Sage Simply Accounting est configurado para verificar que los datos de empresa y de seguridad en sus archivos de copia de seguridad estn intactos y se puedan restaurar. Si comete un error que desea deshacer o si sus archivos estn daados o se borraron por error, restaure los datos de su copia de seguridad ms reciente.

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ADMINISTRACIN DEL SISTEMA

Para aprender ms, busque Cmo hago una copia de seguridad de mi empresa en la Ayuda.

Cmo Asegurar los Datos de Su Empresa

Cuando crea su empresa, Sage Simply Accounting crea automticamente un perfil de usuario llamado sysadmin. Este administrador tiene todos los derechos a sus datos de empresa. Es el nico usuario que puede crear nuevos usuarios, asignar derechos de acceso y contraseas a otros usuarios y configurar las preferencias para toda la empresa en Sage Simply Accounting. Aunque usted sea el nico usuario, debera proteger el usuario sysadmin con contrasea y luego crear un nuevo perfil de usuario para usted mismo. Si va a acceder a los datos de Sage Simply Accounting desde otros programas, tales como Microsoft Access, asigne derechos de acceso de terceros a los usuarios de Sage Simply Accounting y proteja sus datos con contrasea.

Cmo Configurar Usuarios Adicionales

Cree usuarios adicionales para: Restringir el acceso a slo esas secciones del programa que los usuarios necesitan para realizar su trabajo. Por ejemplo, no todos los empleados tienen el derecho de conocer el saldo actual de las cuentas bancarias de su empresa. Protegerse contra el robo y desfalco. Si da un nombre a cada usuario, siempre podr identificar la persona que modific sus registros financieros. Permitir que varias personas trabajen en Sage Simply Accounting Superior Sage Simply Accounting Corporativo al mismo tiempo. Para configurar usuarios adicionales, primero debe crear una contrasea para el administrador de Sage Simply Accounting, sysadmin. Pulse Modificar Usuario y luego ingrese una contrasea. Su contrasea debera ser segura debera tener una combinacin de 5 a 7 nmeros y letras y no ser fcil de descifrar.

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ADMINISTRACIN DEL SISTEMA

Para conocer ms, busque Aprender los derechos de seguridad y acceso en la Ayuda.

Perfiles de Seguridad en Sage Simply Accounting Corporativo

En un entorno multi-usuario, perfiles de seguridad rpidamente pueden otorgar a los usuarios un conjunto predefinido de derechos de acceso a los datos de empresa. Los perfiles estn basados en todos los derechos disponibles del usuario, excepto derechos de acceso a los datos de empresa con productos de terceros (tales como Crystal Reports o Microsoft Access). Slo el usuario sysadmin tiene permisos para crear, asignar y quitar los perfiles de seguridad del usuario. Asigne un nombre y una descripcin al perfil y luego seleccione los derechos de acceso para este perfil. Pulse Informe Avanzado para restringir el acceso a reportes especficos de Banca y Empresa.

Una vez que un perfil ha sido creado, se puede asignar a varios usuarios. Fcilmente puede asignar nuevos perfiles a los empleados existentes u otorgar a nuevos empleados los mismos derechos de usuario de Sage Simply Accounting que los de empleados existentes o salientes.
Para aprender ms acerca de la configuracin de perfiles de usuarios, busque Cmo agregar un perfil de seguridad en la Ayuda.

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SIGUIENTES ETAPAS

Siguientes etapas
Finalizar el Ingreso del Historial
Si ha creado una nueva empresa, ver este cono en la ventana principal, lo que indica que est en modo historial. En modo historial, puede ingresar los saldos de apertura de cuentas e inventario as como informacin histrica de facturas y pagos para clientes y proveedores y tambin informacin de nmina del ao hasta la fecha. Debe finalizar el ingreso del historial para un mdulo antes de que pueda comenzar a ingresar transacciones para el mdulo en un nuevo ao fiscal (ao calendario para la nmina). Generalmente, cerrar la historia para todos mdulos al mismo tiempo. Sin embargo, si no ha terminado de ingresar toda su informacin histrica para un mdulo, oculte este mdulo antes de seleccionar Finalizar Ingreso de Historial en el men Historial de la ventana principal. Para ocultar un mdulo, abra el men Configuracin, seleccione Preferencias del Usuario y luego Vista. Desactive la casilla del mdulo que todava necesita actualizar. Gracias por elegir Sage Simply Accounting! Ya ha configurado Sage Simply Accounting y sabe cmo ingresar transacciones bsicas.

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REQUISITOS DEL SISTEMA

Requisitos del sistema

Requisitos mnimos del sistema para Sage Simply Accounting Pro 2012 y Sage Simply Accounting Superior 2012 Procesador de 1,0 GHz o superior (2,0 GHz recomendado) 512 MB de memoria RAM (1 GB recomendado) 1 GB de espacio en disco duro (400 MB adicionales de espacio en disco duro para la instalacin) Internet Explorer 6.0 o posterior Microsoft Windows XP, Vista o 7 (con las ltimas actualizaciones de Microsoft) Monitor SVGA de 256 colores o superior, resolucin mnima de 1024 x 768 La integracin de Sage ACT! requiere Sage ACT! 2011 o Sage ACT! 2012 Unidad de CD-ROM Los formularios a enviar por correo electrnico requieren un cliente de correo electrnico compatible con MAPI, conexin a Internet, servicio de correo electrnico y procesador de texto La integracin con Word y Excel requiere las versiones de 32 bits de Microsoft Word y Microsoft Excel 2003, 2007 2010 Sage Simply Accounting Superior o una edicin superior) La sincronizacin con Outlook requiere las versiones de 32 bits de Microsoft Outlook 2003, 2007 o 2010 Optimizacin de multi-usuario (Sage Simply Accounting Superior o una edicin superior) para Windows XP, Vista y Windows 7. Servidor dedicado recomendado: Windows Server 2003 R2, Windows Small Business Server 2003 R2, Windows Server 2008, Windows Server 2008 R2, Windows Small Business Server 2008, Windows Small Business Server 2008 R2, Red Hat Enterprise Linux 5.0 o SUSE Linux Enterprise Server 10 de Novell. Servicios de terminal: Windows Server 2003 R2, Windows Server 2008, Windows Server 2008 R2 Nota: El Administrador de conexin para Linux est disponible para descarga separada.

Conversin:
Convierte todos los datos de versiones anteriores de Sage Simply Accounting, excluyendo versiones de DOS y Macintosh. No obstante, no se puede convertir a una versin de nivel inferior. Convierte datos del libro mayor, clientes, proveedores, empleados e inventario desde Quickbooks versiones 2001 a 2011; MYOB versiones 10 y 11, Quicken versiones XG 2003, XG 2004 y XG 2005 y Microsoft Excel.

Sage Simply Accounting Corporativo 2012 y ediciones superiores

Los mismos requisitos del sistema como Sage Simply Accounting Pro y Sage Simply Accounting Superior con estas excepciones: Procesador de 2,0 GHz o superior (procesador de ncleos mltiples de 2,33 GHz recomendado) 1 GB de memoria RAM (2 GB recomendado)

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SERVICIOS DE NEGOCIOS

Servicios de negocios
Despus de haber empezado a utilizar Sage Simply Accounting, es posible que se de cuenta que podra beneficiarse de otros servicios para su negocio. Sage Simply Accounting le puede ayudar:

Sage Business Care

Obtener mayor eficiencia y disfrute de los beneficios y la tranquilidad que le ofrece Sage Business Care. Durante el perodo de su suscripcin, recibir una actualizacin de Sage Simply Accounting al momento de su salida al mercado , asegurando que su negocio siempre est usando la ltima versin del software disponible. Adems, puede elegir recibir las actualizaciones fiscales de nmina para procesar la nmina internamente. La disponibilidad de clculos automticos de impuestos en el software le ofrece los das de paga ms fciles y sin complicaciones. Para aprender ms: Visite http://es.simplyaccounting.com/care/ Llame al 1-866-797-8395

Sage Simply Accounting Intelligence

Actualice automticamente reportes de negocios basados en Microsoft Excel con datos en tiempo real para que pueda acceder a la informacin necesaria para tomar decisiones rpidas y con seguridad. No es necesario exportar, consolidar ni cortar y pegar datos. No tiene que arreglar frmulas rotas. No se preocupe por el formato. Para aprender ms: Visite http://es.simplyaccounting.com/intelligence Llame al 1-866-797-8395

Sage Simply Accounting Pagos directos

Realice y reciba cmodamente pagos electrnicos ms rpido y en forma ms precisa con Pagos directos de Sage Simply Accounting. Aumentar la satisfaccin comercial y tendr menos pagos vencidos (y salvar unos rboles) al ofrecer ms maneras para enviar y recibir dinero de forma electrnica. Para aprender ms: Visite http://es.simplyaccounting.com/directpayments Llame al 1-866-797-8395

Servicios de tarjetas de crdito

Automatice su procesamiento de tarjetas de crdito con un servicio econmico en lnea de Sage Soluciones de Pago. Al inscribirse para tener una cuenta de comerciante con Sage Soluciones de Pago, usted puede autorizar los pagos de tarjeta de crdito directamente desde las transacciones de ventas en Sage Simply Accounting. Luego, puede conectarse para administrar su cuenta y ver los reportes de pagos. Para aprender ms: Visite http://www.sagepayments.com/products-services/sage-simply-accounting Llame al 1-866-297-5441

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Sage Simply Accounting

Ventas al cliente: Servicio al cliente: Asistencia tcnica: 1-866-797-8395 1-866-407-7146 1-866-297-5318

http://es.SimplyAccounting.com

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