Logstica Empresaria Integral Gestin de los Almacenes y Stocks I Introduccin.

En todo proceso de produccin se pueden identificar tres funciones bsicas, estas son manipuleo, fabricacin y control. La primera de estas funciones, el manipuleo, se puede dividir a su vez en otras dos funciones, el transporte y el almacenamiento. En este curso nos dedicaremos especficamente al almacenamiento. Cuando hablamos de almacenamiento nos referimos a la conservacin de un determinado producto entre dos operaciones de transporte. Este producto puede ser materia prima, herramentales, materiales en proceso de transformacin, o productos terminados. Ser necesario entonces analizar en cada caso el tipo de producto que se deba almacenar para determinar la caractersticas optimas de almacenamiento para cada una de ellos. Dada la necesidad de limitar el alcance de este curso se estudiar nicamente el caso de almacenamiento y distribucin de productos terminados.

II Ubicacin del almacn o depsito.

Al disear un depsito resulta fundamental definir la ubicacin fsica del mismo. Para ello se deben contemplar los siguientes aspectos:
1)

Origen de la mercadera: debe tenerse en cuenta la procedencia de los productos para determinar la conveniencia o no de ubicar al depsito en una zona cercana a la de origen o, en caso de ser importados, a las zonas de ingreso o liberacin de aduana de los mismos. Distribucin geogrfica de los mercados a abastecer: es conveniente ubicar al depsito cercano al mercado que tenga la probabilidad de consumir el mayor porcentaje de productos. Debe tenerse en cuenta el hecho de que las mercaderas suelen llegar concentradas al depsito para ser luego distribuidas en forma fraccionada a los diferentes mercados, eso hace que, en general, sea mas importante ubicar al depsito lo mas prximo posible a los mercados mas importantes.

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3)

Vas de comunicacin: el depsito, cuya actividad est directamente relacionada al transporte de mercaderas, debe contar con vas de comunicacin adecuadas tanto para recibir como para distribuir los diversos productos almacenados. Del anlisis de los dos puntos anteriores surge la importancia fundamenta de este rubro en la eleccin del punto de emplazamiento del depsito y deben estudiarse en forma cuidadosa todas las opciones posible de medios de transporte a utilizar, no solo la posibilidad de transporte terrestre utilizando camiones, sino el aprovechamiento de otros medios tales como los fluviales o martimos como el ferrocarril. Tambin debe analizarse el uso de transportes pblicos aparte de los privados. Infraestructura disponible en la zona: adems de vas de comunicacin adecuadas debe contarse con fuentes de energa elctrica, agua, gas, etc. Disponibilidad de espacio: debe tenerse en cuenta no solo el espacio necesario para el depsito, instalaciones administrativas y auxiliares y playas de maniobra, sino que deber tenerse en cuenta tambin la posibilidad de futuras expansiones. Costos de operacin en la zona: debern considerarse los costos de mano de obra regionales, costos de transporte, etc. Mano de obra: debe verificarse la disponibilidad de mano de obra en la zona, su costo, leyes laborales, infraestructura disponible (escuelas, hospitales, etc.), nivel cultural promedio, etc. Costos fiscales: costos impositivos, regmenes de promocin, subsidios, etc.

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8)

III) Plan de transportes.

Tal como se mencion en el prrafo superior, un buen plan de transporte es fundamental para una operacin exitosa de cualquier depsito de materias terminadas. En todo depsito es posible identificar dos flujos de materiales que deben ser analizados en forma separada:
1)

Flujo de ingreso de materiales: Los materiales llegan al depsito desde las distintas fuentes de provisin utilizando los mtodos de transporte que sean mas adecuados en cada caso. Cada proveedor adecua el transporte a las caractersticas fsicas del material que suministra, ya se trate pallets, cajas, cajones, contenedores especiales (racks, bidones, esqueletos), containers, etc. Si bien el medio de transporte es elegido y provisto por

cada proveedor, las instalaciones del depsito deben adecuarse para poder recibir y manipulear los equipos que el mismo utilice. La situacin ideal en este caso es aquella en la que los equipos provistos por el proveedor se utilizan para almacenar los productos en el mismo depsito, evitando de esta manera un doble manipuleo.
2)

Flujo de egreso de materiales: Este el aspecto a planificar cuado se elige la ubicacin del nuevo depsito, as como el medio de transporte a emplear. Para ello se deben considerar los siguientes aspectos: a) Red de clientes: Las mercaderas que salen del depsito deben ser distribuidas a una red de clientes que puede ser local, regional, nacional o internacional. El tipo de transporte a emplear debe adecuarse a la composicin y tamao de la mencionada red de clientes. Es recomendable disear circuitos de distribucin de mercaderas acordes a la distribucin geogrfica de los mencionados clientes. Debe considerarse adems el emplazamiento de cada cliente, si se encuentra sobre una ruta o si est en medio de una ciudad, si hay horarios de ingreso o el lugar es de acceso libre.
b)

Tipo de servicio requerido: De acuerdo al tipo de mercaderas a distribuir se deber elegir el servicio a utilizar, pudiendo distinguirse entre servicios propios y servicios provistos por terceros; estos ltimos podrn ser exclusivos, compartidos con otros clientes, o pblicos. El costo del transporte est directamente relacionado con la prestacin pretendida, cuanto mas exclusiva mas costosa resultar. La eleccin final depender de las caractersticas de las mercaderas a distribuir, as como de las polticas propias de cada empresa. Caractersticas de la mercadera a transportar: Debe considerarse el peso y volumen de la mercadera a transportar, si es perecedera o no, si es de alto valor unitario, si es peligrosa (qumicos, explosivos, inflamables), si requiere equipos de manipuleo especiales, etc. Urgencia de la entrega: Los costos de distribucin estn directamente asociados a los tiempos de requeridos, las entregas urgentes, o de emergencia son mas costosas que las entregas programadas, el flete areo es superior al flete martimo o terrestre.

c)

d)

IV) Plan de Manipuleo.

La conjuncin de las caracterstica fsicas y volmenes a manipulear determinarn el sistema de manipuleo a emplear, ya se trate de estanteras, vehculos industriales o dispositivos de transporte. Cuando se mencionan las caractersticas fsicas se hace referencia al peso, volumen, estado de los materiales (slido, lquido o gaseoso), grado de toxicidad, inflamabilidad, combustibilidad, forma, material constitutivo, etc. Se debe considerar tambin el tipo de envase, si lo hubiera, as como la necesidad de utilizar dispositivos de manipuleo o embalaje especiales. En lo que respecta a los volmenes se hace referencia especficamente a las cantidades de cada producto a almacenar. No es lo mismo disear un depsito que funcionar como centro de distribucin, alimentando a otros depsitos secundarios, que disear un depsito de distribucin minorista. Este concepto implica definir si los materiales se almacenarn en sus envases individuales, en envases colectivos, en embalajes, o a granel. En el diseo de un nuevo depsito resulta fundamental establecer un correcto plan de manipuleo previo a cualquier otra accin.

V) Gestin de Compras.
Si bien la gestin de compras no suele ser parte de la operacin de un depsito, de la eficacia de sta depende la eficiencia de funcionamiento del depsito. Un programa de entregas/recepciones regulares, o acuerdos de entrega de materiales correctamente envasados/embalados contribuyen al buen funcionamiento de un almacn. El logro de acuerdos con los proveedores sobre envasado, cantidades mnimas o uso de equipos de manipuleo comunes repercutirn directamente sobre la operacin misma del depsito.

VI) Funciones de un almacn.

Todos los materiales cumplen un ciclo dentro de un almacn que pasa por las etapas de recepcin, envasado (si es necesario), ubicacin dentro del almacn, sacado de su ubicacin, embalado (si es necesario) y despacho. Con las ligeras adaptaciones relacionadas al tipo de material a almacenar y tipo especfico de operacin, estas etapas se cumplen en todos los casos, y por lo tanto se deben tomar en cuenta en el momento de disear un depsito, tanto en lo referente a la distribucin fsica dentro del mismo, como para la definicin de la organizacin que operar el almacn.

VII) Tipos de Almacenes.

A lo largo de estos apuntes se han usado en forma indistinta los trminos almacn y depsito, este es el momento en que se podra introducir una definicin mas precisa de estos trminos. El hecho es que, si bien ambos trminos son equivalentes, se suele utilizar almacn como aquel destinado a contener los materiales de apoyo y materias primas utilizadas en un proceso productivo, en cambio se considera depsito a aquel destinado a contener productos terminados previo a su distribucin a clientes externos a la empresa. De cualquier manera estas definiciones no pasan de ser meras convenciones debidas a la costumbre y no a reglas precisas. Con respecto a los tipos posibles de almacn los hay de todos los tipos: a cielo abierto, tinglados, en edificios cerrados, subterrneos, etc., cada uno adaptndose a las necesidades especficas de cada material u operacin. Entran en la categora de almacn o depsito desde una represa que almacena agua a ser distribuida para riego, hasta un supermercado o una droguera. Tal como se estableci en un comienzo, en este estudio se vern nicamente los depsitos de materias terminadas.

VIII) Unidades de carga.

Se entienden por unidades de carga aquellas en que dispone el material a ser almacenado. Estas unidades pueden ser cajas, pallets, racks, bolsas, recipientes para lquidos o gases, esqueletos de madera, contenedores especiales, etc. De la unidad de carga o de manipuleo que se trate se tratar tambin el tipo de depsito a utilizar. Las locaciones dentro del depsito debern adecuarse a la unidad de carga del material que debern contener.

IX) Manipulacin, manutencin y transporte.

Toda la operacin de un almacn es una operacin de manipuleo, desde la recepcin del material, su almacenamiento dentro del depsito y hasta el momento de su despacho. Cada una de estas etapas presenta caractersticas propias que las diferencian de las dems, pero en todos los casos se puede establecer un principio bsico que no debe olvidarse jams en ninguna operacin de manipuleo de materiales. Ese principio expresa que los materiales deben sufrir la menor cantidad posible de movimientos (economa de los movimientos) pues cada vez que se mueve un material se incurre en ineficiencias, de hecho hay operaciones en las cuales se busca minimizar no solo el inventario, sino los manipuleos excesivos, tal es el caso del sistema de apoyo a la produccin conocido como Kan Ban.

Volviendo al caso de los depsitos se deben respetar algunas reglas tales como: Disear las locaciones de almacenaje para que contengan el total del inventario de un material para evitar dobles manipuleos en el momento de reponer stocks. Procurar que los materiales sean recibidos en sus envases o embalajes definitivos. Combinar operaciones para aumentar la eficiencia, por ejemplo sacado y embalaje en una sola operacin, en lugar de cumplir dos etapas separadas. Eliminar almacenajes temporales eliminando etapas de espera dentro de un proceso.

Con respecto a la manutencin de los materiales, es decir a la forma en que se los protege mientras estn almacenados solo cabe expresar que normalmente el envase cumple dos funciones primordiales, una de ellas es comercial, es decir identifica el producto y la marca del mismo de forma tal de hacerlos mas atractivo, la segunda, y para nuestro caso la mas importante, es la de proteger el material de forma tal de que no se vea daada ni en el transporte ni mientras est almacenada. Esto implica que el envase debe tener una cierta rigidez estructural para que pueda ser apilado sin que se dae el material que contiene, y por otro lado debe ser lo bastante resistente para soportar golpes y daos durante el transporte. El transporte puede ser de dos tipos, transporte interno dentro del depsito y en cualquiera de las operaciones inherentes al mismo, o externo, mediante el cual los productos son llevados desde el depsito a los clientes. El transporte interno depende, como siempre, del material a transportar y de la operacin misma del depsito. Deben considerarse entonces equipos diversos, tales como: Carretillas manuales o elctricas. Autoelevadores. Tractores de arrastre. Cintas transportadoras. Cadenas de arrastre. Ascensores. Carretones. Gras / Puentes gra. Aparejos. Con respecto al transporte externo ya se ha tratado el punto al inicio de este apunte, por lo tanto no es necesario desarrollarlo nuevamente.

X) Estructuras de almacenaje.

Las herramientas bsicas que requiere un depsito para su operacin estn constituidas por los equipos de manipuleo y almacenamiento de los materiales. En el diseo y seleccin de estos equipos se deben tener en cuenta las siguientes premisas: 1. La forma en que se distribuirn los materiales dentro del depsito (layout). 2. La tcnica a utilizarse para asignar las locaciones correspondientes a cada material. 3. Los procedimientos operativos utilizados por el depsito. La seleccin apropiada de los equipos de manipuleo resultar en un uso efectivo del espacio disponible, como as tambin en la creacin de un marco ptimo para el desarrollo de procedimientos operativos eficientes. La compra de los equipos de manipuleo representa una inversin muy importante, y por lo tanto deber efectuarse un anlisis muy cuidadoso de los equipos a utilizar. Para ello debern tenerse en cuenta los factores siguientes: 1. Reduccin del espacio necesario mediante el uso de equipos adecuados. 2. Reduccin en los costos operativos. De la combinacin de estos dos factores deber resultar una adecuada seleccin de equipos que permita llegar a una frmula en la que se combinen un mximo rendimiento de la mano de obra disponible con una mnima inversin. Respondiendo a la premisa original de disear un depsito para productos terminados podremos establecer que en dicho depsito se debern utilizar bsicamente tres tipos de estanteras: 1. Estanteras livianas, contendrn materiales pequeos, livianos y que no pueden ser despachados sueltos. 2. Estanteras pesadas, contendrn materiales de gran volumen o peso, que generalmente pueden ser despachados sueltos y hasta sin envasar.

3. Equipamientos especiales, en esta categora se encuadran todos aquellos equipos que deban se especficos para almacenar el material que han de contener. Generalmente son mviles, contienen soportes que se adecuan a la forma y dimensiones del material a almacenar, y suelen contener materiales pesados. Dentro de cada una de estas categoras se encontrarn diversos tamaos de estantera, adecundose a cada tamao y tipo de material, como as tambin podrn aparecer formas mixtas entre dos categoras. Resulta altamente recomendable que al disear las estanteras de una determinada categora se establezcan relaciones de crecimiento proporcionales (por ej. la categora superior es el doble en tamao que la inferior, y as sucesivamente), de esta manera se facilita la implementacin de sistemas automticos de asignacin de locaciones o casilleros dentro del depsito. Esta categorizacin es solo orientativa pues, como lo hemos establecido en varias oportunidades, cada caso en particular debe ser estudiado especialmente, no pudiendo establecerse reglas precisas para el diseo de almacenes. Cuando se deba seleccionar las estanteras a utilizar en un almacn se debe procurar utilizar los equipos disponibles en el mercado, pues no solo permitir disminuir costos, sino que adems permitir mayor flexibilidad y agilidad para lograr futuras ampliaciones o modificaciones del layout del depsito. El nico caso de excepcin es el de los equipos especiales, pues lo mas probable es que sean diseados especialmente para el material que deban almacenar; pero aun en este caso es posible negociar con el proveedor la utilizacin en el depsito de sus propios equipos mientras el material se encuentre en el depsito. Esta medida, aun cuando pueda implicar la necesidad de controlar los equipos ajenos, resulta mas econmica que la comprar equipos propios.

XI) Manipuleo de los materiales.

Una vez definido el tipo y tamao de estanteras a utilizar, es necesario definir la manera en que se van a manipulear los materiales. Al igual que con las estanteras, el uso de equipos estandarizados permitir, adems de reducir su costo, que sean mas flexibles en el uso. Tal es el caso de carretas o carretones que puedan utilizarse tanto para mover los materiales que ingresan al almacn como para los que se preparan para ser despachados. Esto equipos pueden ser complementados, cuando la importancia de la operacin lo justifique, con sistemas automticos de arrastre, ya sean cadenas, cintas transportadoras o tractores robotizados.

Para el manejo de materiales palletizados se podrn utilizar carretillas manuales(con dispositivos de elevacin hidrulicos) o elctricas. Tambin pueden usarse autoelevadores, pero en este caso, si no hay necesidad de colocar los pallets en niveles superiores, no resulta recomendable desde el punto de vista del costo del equipo. Los autoelevadores resultan convenientes en aquellos casos en que el material est contenido en los mencionados equipos de manipuleo especiales tales como racks o contenedores, o deba, como se menciona arriba, almacenar las piezas en niveles superiores. De la seleccin de los equipos a utilizar depende tambin el diseo del depsito, pues se deben tomar en cuenta el ancho de los pasillos, altura de las estanteras o tipo de piso necesario. Tal como se mencion antes, los manipuleos de materiales deben reducirse a su mnima expresin, siendo particularmente conveniente esta condicin cuando el manipuleo sea manual, pues intervienen, aparte de los de eficiencia, factores de seguridad. Debe pues considerarse el peso mximo de la unidad de manipuleo, as como su forma o dimensiones, de manera tal que pueda ser manejada por una sola persona, sin riesgo para su salud. Si bien hay algunos casos en que se hace necesario operar con cargas suspendidas, como es el caso de operaciones de carga y descarga en bodegas de barcos o instalacin de matrices de gran peso en prensas, no se recomienda utilizar este medio para transportar cargas. El uso de puentes gra y/o plumas para mover materiales pesados constituye una operacin lenta y riesgosa, y en general no resulta necesaria cuando se trata de un depsito de productos terminados. Cuando las caractersticas de la operacin justifiquen el diseo de equipos de manipuleo especiales, estos debern ser lo mas funcionales posible, e incluir todos los elementos que pueda requerir el personal que los ha de utilizar. Tal es el caso de incorporacin en carretas de repositores de pequeas escaleras con un sistema de freno incorporado, superficies de apoyo para escribir en los documentos a utilizar, etc. Resulta comn ver en los depsitos que el personal adapta los equipos que opera habitualmente para que resulten mas cmodos o eficientes en la prctica diaria. Es importante que en el momento de disear los equipos a utilizar se tomen en cuenta estas adaptaciones o customizaciones.

XII) Operacin del depsito.

Hasta ahora se ha visto en forma general la forma en que se debe disear tanto el depsito como los equipos de almacenamiento y manipuleo, en este punto se

buscar analizar cada una de las operaciones necesarias para que el depsito opere. Desarrollaremos brevemente las operaciones mas arriba mencionadas:
a) Recepcin: siguiendo el flujo natural de los materiales en un depsito esta

es la primer etapa pues es la de ingreso al mismo. Esta etapa es la lgica para verificar: La existencia de un programa de entregas que ampare al material recibido. Que las cantidades sean las especificadas. Que se trate del material correcto (control de calidad). Que la identificacin y embalaje sean los acordados.

b) Envasamiento: si fuera necesario deber preverse un rea destinada a

envasar los materiales previo a ser colocados en stock. Si bien la situacin ideal es que los proveedores entreguen las piezas en los envases con los que se comercializarn esto no siempre es posible, por lo que esta operacin no debe ser dejada de lado. c) Reposicin: debe contemplarse la necesidad de contar con personal equipado para colocar los materiales en stock, ya sea al ingresar una nueva partida o reponer el stock de una locacin cuando la posicin total de stock no pueda ser colocada en el casillero. d) Sacado y despacho: Esta operacin es la responsable de retirar los materiales de stock y prepararlos para ser transportados hasta donde son requeridos por el cliente. Reviste importancia desde el momento en que de su efectividad depende el cumplimiento de la funcin del depsito y es la de mayor visibilidad para el cliente.

XIII) Preparacin de pedidos.

En un depsito de productos terminados, que debe distribuir dichos productos a una red de clientes, no resulta siempre posible prever la forma y cantidad en que dichos materiales han de ser requeridos por los clientes. A los efectos de programar las cantidades a mantener en stock es factible utilizar demandas histricas, pero en lo que respecta a la distribucin fsica de los materiales esto no es factible, por lo tanto un depsito eficiente debe poseer un sistema operativo organizado y eficiente. Algunas de las acciones posibles para minimizar el efecto de las demandas no programadas pueden ser: Agrupar a los clientes en circuitos ordenados por distribucin geogrfica.

Asignar un da por semana para la presentacin de pedidos de stock, siempre debe existir la posibilidad de presentar pedidos de emergencia. Alentar el uso de pedidos programados con preferencia a pedidos de emergencia.

Con respecto a la operacin de retirar el material de su ubicacin (sacado) y prepararlo para su despacho al cliente se pueden adoptar mtodos que aumenten la eficiencia de esta operacin, tales como: Separar los pedidos de los clientes de acuerdo a los diversos sectores y/o categoras en las cuales estn separados los materiales. Utilizar, como ya se mencion, mtodos combinados de sacado y embalaje de los materiales. Disear el depsito de manera tal que se cumplan circuitos circulares, de modo de evitar o disminuir los recorridos improductivos. Colocar las piezas de movimiento rpido en los estantes mas accesibles a la persona que los ha de retirar. Asignar los casilleros o locaciones de stock de forma tal de que contengan la totalidad del stock de una pieza, de forma tal de evitar demoras provenientes de la espera de reposiciones durante la operacin de sacado. Cuando los pedidos se segmentan por reas, asignar las cargas de trabajo por rea de forma que un mismo pedido se complete al mismo tiempo. Cuando se trate de pedidos de bajo volumen, utilizar mtodos para consolidar varios pedidos a la vez, esto permitir disminuir los tiempos improductivos.

Controlar la productividad del personal de cada sector del depsito y del depsito como operacin conjunta, por ejemplo midiendo la relacin de los items sacados por hora hombre, las toneladas despachadas, el porcentaje de errores cometidos en el despacho, la cantidad de materiales devueltos, o los materiales daados, el tiempo promedio en cumplir un pedido, etc. Debemos recordar que solo se puede mejorar algo que se puede medir. Un operacin de sacado eficaz debe complementarse con una operacin de despacho tambin preparada para lograr rendimientos ptimos, ello implica acciones tales como programar el orden en que los pedidos son cargados (por ejemplo respetando los circuitos de despacho, si los hubiera) o diseando reas de consolidacin que permitan unir las diferentes partes en las cuales se dividi un pedido.

Como comentario final cabe aclarar que todas estas medidas son aplicables en depsitos de grandes volmenes de operacin, donde el peso de la mano de obra es importante frente a los costos generales de operacin del depsito.

XIV) Flujo de informacin.

La operacin del depsito en s misma es normalmente parte de una operacin de mayor envergadura que hace a toda una estructura comercial, en la cual el depsito se hace responsable del manejo fsico de los stocks, no as forzosamente de la programacin, la administracin o la comercializacin de los mismos. Es as que se hace necesario que haya reas con funciones tales como: Definir cuales son los materiales que se han de comercializar. Codificar dichos materiales. Decidir las cantidades de cada pieza que se deben programar. Colocar las requisiciones correspondientes a cada uno de los proveedores de las piezas a mantener en stock. Efectuar un control de inventario adecuado. Administrar los costos y precios de los materiales. Detectar las necesidades de mercado y planificar las ventas. Atender las ventas en contacto directo con los clientes.

La relacin y dependencias entre las reas mencionadas dependern, como siempre recordamos, de la envergadura y polticas propias de cada empresa. Sea cual sea la relacin funcional entre estas rea es y el depsito resulta fundamental que exista una comunicacin cercana entre todas ellas, y que el flujo de informaciones sea constante y en ambos sentidos. El conocimiento de anticipado de la incorporacin a stock de piezas nuevas, el ingreso de nuevas partidas de material, el lanzamiento de programas de incentivo de ventas y otras acciones similares permitirn al depsito programar los requerimientos de espacio o la asignacin de mano de obra en los sectores que pueden llegar a afrontar picos de trabajo.

XV) Control de existencias.

Parte de las responsabilidades de un depsito es el de la custodia de los materiales que almacena y por lo tanto debe implementar mtodos de control efectivos que permitan verificar la consistencia entre los registros y las cantidades fsicas dentro del almacn. Para ello existen dos tipos de controles fsicos de los stocks: Inventarios fsicos peridicos, generalmente anuales, en los que se suspende la operacin del depsito y se recuenta la totalidad de las piezas almacenadas. Inventarios cclicos, en este caso, sin suspender las actividades normales, se recuentan en forma programada una cantidad de items diaria, pudiendo llegar a contarse algunos materiales con mayor frecuencia que otros. Esto ltimo dependiendo normalmente de su valor o de la posibilidad que tengan de ser robados, ya sea por su valor o por su atractivo.

Ambos mtodos tienen ventajas y desventajas, debiendo la direccin de la empresa decidir el mtodo que utilizar. De la misma manera deber decidirse la forma en que se valorizar el inventario a los efectos contables.

XVI) Sistemas de identificacin.

Es condicin imprescindible para una correcta administracin de los stocks que los diversos materiales respondan a algn tipo de codificacin. No se puede administrar correctamente una operacin de importancia basndose nicamente en la descripcin de los materiales o en su uso, aun cuando la descripcin sea nica para cada material su uso har imposible la implementacin de cualquier sistema automatizado. Establecida la necesidad de utilizar una codificacin, la decisin del sistema a adoptar depende de cada empresa o de los materiales de que se trate. Las codificaciones podrn ser alfabticas, numricas o alfanumricas; cada una tiene caractersticas a favor y en contra. Los cdigos numricos son manejados por las computadoras con mayor velocidad que los cdigos alfabticos o alfanumricos, esto resulta importante cuando se trate de operaciones con varios miles de piezas distintas. Por otro lado los cdigos alfanumricos se prestan como claves inteligentes, es decir cdigos que se pueden interpretar como forma de identificar las piezas. Los cdigos pueden estar formados por un solo cuerpo de informacin, o por mas de una parte que aporte una cuota de informacin. Sea cual sea el sistema de codificacin empleado, cada una de las piezas en stock debe estar identificada con el mismo, o por lo menos los contenedores,

envases colectivos o los casilleros de almacenaje. De la correcta identificacin de las piezas depende en gran medida la seguridad y confiabilidad del depsito y la eliminacin de errores en el sacado y despacho. Existen diversos medios para identificar las piezas tales como envases impresos, etiquetas autoadhesivas, tarjetas, cintas plsticas (straps), etc. Una forma de identificacin, y que representa una gran seguridad y agilidad operativa, y que ha tenido gran xito est constituida por el llamado cdigo de barras. Este sistema de identificacin involucra una gran seguridad, as como la posibilidad de incorporar una gran cantidad de informacin, capaz de ser asimilada rpidamente mediante el uso de lectores adecuados. Mediante el cdigo de barras se logra no solo identificar el material sino tambin dar las rdenes necesarias en el sistema para que se contabilice el ingreso o egreso de un material, o se dispare la orden de pago o de facturacin de un material, todo esto sin la intervencin humana que involucre la posibilidad de cometer errores.

XVII) Diseo de almacenes.

Una vez definida la ubicacin del almacn se debe proceder a disear el edificio en s. Una vez establecido el tipo de materiales que habr de contener se debe comenzar por definir la cantidad de items que se almacenarn en el mismo. Esta cantidad deber contemplar el incremento futuro de los items en stock. Definida esta cifra se establecer una distribucin tentativa de los mencionados items. Se ha podido comprobar que la distribucin de piezas dentro de un depsito cumple con relaciones determinadas sin distincin del material del que se trate. Matemticamente, esta distribucin responde a una curva conocida como de Poisson. En general la distribucin mencionada cumple con la siguiente distribucin: Estantera liviana Estantera pesada Equipos especiales 84% 13% 3%

Una vez conocida la distribucin tentativa por zona se deber establecer la distribucin de materiales por tipo y tamao de casillero, para esta operacin resulta de gran utilidad conocer las distribuciones de depsitos similares; una vez lograda esta distribucin se determina el espacio equivalente por cuerpo de estantera, y a partir de l el espacio total necesario. Para mayor claridad se muestra a continuacin un ejemplo de este proceso:

D B/C

F D*E Espacio total necesario 85.93 114.72 197.28 295.54 223.51 916.99

Tipo de Casillero L1 L2 L3 L4 L5 Sub total L P1 P2 P3 P4 Sub total P EE1 EE2 EE3 Sub total EE Total

Espacio Cantidad de Casilleros Cantidad de equivalente items por cuerpo cuerpos por cuerpo 3463 3082 2650 1985 834 12014 1058 268 186 82 1594 160 80 20 260 13868 8 4 2 20 20 10 11.2 11.2 11.2 32 16 8 4 33 17 23 21 8 8 8 8 54 36 18 9 5 64 86 147 221 167 1.34 1.34 1.34 1.34 1.34

264.50 134.00 186.00 164.00 748.50 224.00 224.00 112.00 560.00 2225.49

El espacio equivalente indicado depende del tamao de cada estantera e incluye una parte proporcional de los pasillos de sacado y de circulacin, en este ltimo caso la parte proporcional depender de cuantos cuerpos de estantera tenga un pasillo. Debe tenerse en cuenta que, en el caso del rea de equipos especiales, los eventuales incrementos de inventario provenientes de aumentos en las ventas incrementarn el espacio equivalente por seccin en una proporcin prcticamente directa. Es aconsejable en estos casos efectuar una prueba piloto con algunas piezas representativas, previo a proyectar los requerimientos de espacio para esta categora. La superficie as determinada se conoce como espacio productivo, pues toma en cuenta solamente el espacio destinado a almacenar materiales. A este espacio se le deber adicionar aquel espacio considerado como no productivo y que incluye reas tales como las de recepcin, despacho, envasamiento, baos y vestuarios y oficinas. Las reas no productivas no deben superar el 30% de la superficie total del depsito.

XVIII) Distribucin en planta (layout).

Habiendo determinado el tamao del depsito resta definir la forma en que se distribuirn las diversas reas dentro del mismo. Este proceso se debe cumplir en dos etapas, un layout de bloques primero, y finalmente un layout detallado con la definicin de cada tipo de estantera. a) Layout de bloques. En esta etapa se define la distribucin general de sectores dentro del edificio, en general se recomienda disear un circuito que deber ser recorrido por el material durante todo su proceso. A continuacin se dan algunos lineamientos bsicos a cumplir: Definir un edificio de forma rectangular, con preferencia a la cuadrada. Ubicar el rea de recepcin en un extremo del edificio, y la de despacho en el otro. Ubicar los materiales de movimiento rpido lo mas cercanos posibles al rea de despacho. Los materiales mas pesados debern ubicarse cerca del rea de recepcin. Las estanteras livianas podrn estar en las zonas mas lejanas al rea de despacho. La zona de envasamiento podr estar cercana a la de recepcin, o en su defecto cerca del rea de estanteras livianas. Ser conveniente que los materiales que requieran la utilizacin de equipos de manipuleo especiales estn cercanas a las reas de recepcin o de despacho.

En todos los casos se debe prever la posibilidad de que cada una de las diversas reas contemple la posibilidad de aceptar una expansin, adecundose a eventuales incrementos de inventario, o de la cantidad de items almacenados. b) Layout detallado: Esta es la etapa en la que se detalla la distribucin de estanteras y dems dispositivos dentro del depsito, para ello es necesario trabajar con un plano en escala del depsito en el que debern figurar todas las columnas y cualquier otra obstruccin que pueda interferir con la ubicacin de equipos o con la libre circulacin dentro del edificio. Se debe recordar que se suele

aprovechar las columnas para el descenso de conductos de agua, gas o electricidad y por lo tanto es comn que no se pueda instalar ningn equipo alrededor de las mismas. Es aconsejable, adems, efectuar una inspeccin visual del edificio previo a comenzar con esta etapa del proyecto. Resulta conveniente que las secciones de estantera se organicen en calles ordenadas de forma tal de que se formen circuitos cerrados con el objeto de minimizar los recorridos improductivos. De la misma manera se aconseja que las diversas calles de sacado de una zona se ordenen para que el comienzo y fin de un circuito de sacado queden prximos a los sistemas mecanizados de transporte, si los hubiere. Es recomendable, tambin, que las calles de circulacin y de sacado se programen de manera de que queden lneas de circulacin libres de obstrucciones. La aplicacin de los criterios arriba mencionados, mas el anlisis detallado de las circunstancias que acompaan a cada operacin permitirn alcanzar un diseo que resulte en un depsito eficiente y ordenado.