2010

PLAN DE VENTAS

PANADERIA CAROLINA 14/06/2010

UNIVERSIDAD CAPITAN GENERAL GERARDO BARRIOS FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES

CATEDRA: Administracin de ventas I

EMPRESA: Panadera Carolina

CATEDRTICO: Lic. Olga Pereira

EMPRESA: Panadera Carolina

INTEGRANTES: Elmer Francisco Hernndez Crcamo Sonia Maricela Hernndez Torres Yury Maenza lvarez Mendoza Mara Yessica Bolaos Ana Rosa Lazo Prez
SAN MIGUEL, JUNIO DE 2010

ANTECEDENTES DE LA EMPRESA.

En el ao de 2005 el Sr. Luis Alonso Mendoza Chvez decidi crear una empresa llamada panadera Carolina, la cual inici en su casa de habitacin ubicada en la lotificacin Cutuco, calle principal #6, polgono 19-B de la ciudad de La Unin, dispuso ubicarla en este lugar porque de esta forma se ahorrara el pago de alquiler. Esta panadera es una empresa familiar ya que desde sus inicios hasta el da de hoy es administrada por el seor Luis Alonso Mendoza Chvez y su esposa Elizabeth Carolina de Mendoza.

Comenz su actividad poniendo a disposicin de los clientes productos como el pan francs y pan tostado; para ese entonces solo tena dos ayudantes uno que era repartidor y el otro que le ayudaba a producir el pan. Actualmente la panadera Carolina ha aumentado su demanda por lo que el dueo se vio en la necesidad de contratar ms personal y debido a ello hoy en da se cuenta con seis trabajadores de los cuales dos son encargados elaborar el pan francs, dos de la elaboracin del pan general y por ltimo los otros dos son los encargados de distribuir el producto en el centro de La Unin y en las Islas.

DESCRIPCION DE LA SITUACION ACTUAL.

DESCRIPCION DE LA SITUACION EXTERNA. La panadera Carolina est ubicada en el Lotificacin Cutuco de la ciudad de la Unin, esta empresa segn su propietario no tiene competencia, ya que es la nica panadera que est en ese sector y tampoco existe ninguna otra en los barrios aledaos. Por ello tiene mucha demanda de su producto. En las tiendas cercanas se comercializa las galletas que son el principal sustituto del pan pero debido a que los clientes tienen preferencia por el pan esto no representa un problema para el negocio. Por otra parte esta empresa no posee ninguna sucursal en otro sitio. Cuenta con dos tipos de proveedores los cuales fueron elegidos por la empresa porque estos cuentan con todo la materia prima necesaria; la harina y todos los dems insumos que requiere la preparacin de la masa para elaborar el pan se los provee la Comercial Isolina y los huevos se los provee Avcola Oriental, son los proveedores los que se encargan traer los materiales hasta su empresa. Esta panadera es una empresa que debido a su tamao y a que su propietario no lo considera necesario no est registrada en el Ministerio de Hacienda, por lo que ninguna ley Salvadorea regula su funcionamiento. La empresa no solamente ha crecido en empleados, tambin ha ganado terreno en el mercado utilizando la estrategia de brindar calidad en los productos y servicios as como los mejores precios a sus diferentes clientes.

ANALISIS DE LASITUACION INTERNA La panadera Carolina cuenta con seis empleados cuatro trabajan en el rea de produccin y dos se encargan de distribuir el pan. El horario de trabajo con que cuenta la empresa es de 4:00 am a 10:00 am, y de 3:00 pm a 10:00 pm, para producir el pan que posteriormente se distribuye a las siguientes zonas: el mercado el Centro, La Isla Zacatillo y la Isla Meanguera para brindar su gama de productos a los clientes. La fuerza de venta labora de lunes a viernes de 5:00 am a 8:00 am y de 4:30 pm a 6:30 pm, cuando se es necesario empleados del rea de produccin colaboran con la distribucin. La gama de productos que la panadera ofrece son: Pan Francs, Pan Relleno, Pastel de Pia, Pastel Relleno, Pastel de leche, Semita, Pan Tostado, Alemanas, Pan Simple, Budn, Peperechas, Queiquitos, Polvorn, Quesadillas, Conchas, Pan con Queso, Cachitos. La cantidad de harina que utiliza en el da es de 7 bolsas y cada una contiene 50 libras. El propietario lleva un registro de inventarios manualmente. El precio de venta de los productos que se elabora son (el precio que se da es por lata): Francs:$1.50 (12 unidades) Pan relleno:$6 Pastel de pia: $6 Pastel de leche: $7 Semita: $2 (28 unidades) Pan tostado: $2 (28 unidades)

Alemanas: $0.25 (unidad) Pan simple: $2 (28 unidades) Budn: $5 Peperechas: $3 Queiquitos: $2 (28 unidades) Polvorn: $2 (28 unidades) Quesadilla: $8 Conchas: $2 (28 unidades) Pan con queso: $0.25 (12 unidades) Cachitos: $2 (28 unidades)

Para realizar la distribucin la empresa cuenta con un carro y una motocicleta siendo estos un transporte propio de la misma. Las diferentes opciones de cmo los clientes pueden solicitar productos es por medio de telfono y tambin lo pueden hacer personalmente (llegar al establecimiento). No ofrece precios especiales a los mayorista sino que les proporciona un porcentaje del 30% en pan, a los minoristas no da precios especiales. Las condiciones de crdito que ofrece para los mayoristas es hasta 150 y el cobro es directamente a los deudores. La panadera no tiene plasmado en ningn documento el registro de los clientes as como su clasificacin, pero su propietario lleva mentalmente el registro debido a la estrecha relacin que se tiene desde mucho tiempo.

La panadera no lleva registro de sus ventas, tampoco elabora presupuesto de ventas. Las ventas que se realizan durante el da son entre $200 y $400. Esta empresa no ofrece publicidad en ningn medio de comunicacin, por lo tanto no destina fondos para ese tipo de actividades, tampoco realiza exhibiciones del producto en ningn lugar. La empresa es patrocinadora de un equipo de un equipo de futbol, pues les proporciona los uniformes. Realiza servicios postventa para conocer si los clientes estn satisfechos con el producto que les ofrece, de igual manera cuando se elaboran productos nuevos se les comunica a los clientes va telfono. La produccin de nuevos productos no se hace constantemente sino cuando el propietario lo considera necesario. El objetivo en el que se basa la empresa para elaborar nuevos productos es para mejorar el negocio y atraer nuevos clientes. Las expectativas que tiene la empresa con la apertura del puerto de la Unin es crecer y desarrollarse.

FODA

FORTALEZA Los

OPORTUNIDADES No tiene competencia Mucha demanda del producto Abrir sucursales Tiene proveedores competentes Ampliar su mercado a otras islas aledaas a las que ya distribuye.

productos

sustitutos

no

generan mayor impacto sobre la demanda del pan. Produce una variedad de pan. Personal suficiente en el rea de produccin. Cuenta con precios accesibles.

DEBILIDADES No posee ninguna sucursal. No tiene suficiente fuerza de ventas. No realiza publicidad por ningn medio. No cuenta con un plan de promociones y ofertas. No cuenta con un registro de sus ventas. No elabora un plan de ventas.

AMENAZAS Al no estar registrada corre el riesgo de que le cierre el

negocio. Que inicien nuevas empresa en el mismo sector.

OBJETIVO. En el ao 2011 la panadera Carolina de la Ciudad de la Unin debe presentar un incremento en las ventas en un 10%.

METAS. Para el mes de marzo del ao 2011 se debe tener cubierto las zonas de la isla Zacatillo y la isla Meanguera pertenecientes a la Ciudad de la Unin.

Abastecer peridicamente del producto a los nuevos distribuidores ubicados en la isla Zacatillo y la isla Meanguera de la Ciudad de la Unin.

Registrar los ingresos generados por ventas de las Islas Zacatillo y Meanguera en el ao 2011.

ESTRATEGIAS. Seleccionar las tiendas ms demandadas por los clientes en las islas Zacatillo y Meanguera para ofrecer nuestros productos.

Aumentar las fuerza de ventas en los periodos con mayor demanda del ao 2011.

Realizar publicidad de los productos a travs de medios de comunicacin en los nuevos mercados a introducirse durante el primer trimestre del ao 2011.

Anotar en un libro

las ventas diarias

realizadas en el ao 2011 a los

clientes de las islas Zacatillo y Meanguera ya sea en las instalaciones de la empresa as como las que se hacen cuando se visitan a los distribuidores.

TACTICAS. En las dos primeras semanas del mes de Enero del ao 2011 visitar las tiendas ms demandas por los clientes en la Isla Zacatillo y la Isla Meanguera para ofrecer el producto, al seleccionar las tiendas ms

demandas le dan la seguridad a la empresa de que los clientes conocern y obtendrn con mayor accesibilidad el producto; el encargado para realizar dicha actividad es el propietario quien en la primera semana visitara las tiendas de la Isla Zacatillo y en la segunda semana visitara las tiendas de la

Isla Meanguera, destinando tiempo y para llevar a cabo dicha actividad.

recursos

econmicos suficientes

Visitar tres das (lunes, mircoles y viernes) a la semana a cada distribuidor seleccionado para ofrecer el producto, de 6:00 am a 8:00 am (iniciando la segunda semana del mes de enero. Los encargados sern 1 vendedor para la isla Zacatillo y uno para la Isla Meanguera. Para realizar la distribucin se necesita un carro para llevar la mercadera hasta el lugar donde se embarcaran en las lanchas para ser traslada hacia las respectivas islas. Con esto se logra que el producto este en el lugar indicado y la hora establecida, obteniendo con esto la confianza de los clientes en nuestros productos y servicios.

Contratar dos miembros para reforzar la fuerza de ventas de la panadera Carolina en los meses de noviembre y diciembre que donde se genera la mayor demanda; estos sern los encargados de distribuir los productos en la Isla Zacatillo y la isla Meanguera, por lo que sus horarios de trabajo para realizar la distribucin de los productos ser de 5:00 am a 12:00 pm, los pagos a los nuevos vendedores sern de acuerdo a las horas trabajadas mencionadas anteriormente. Al contratar estos nuevos lo cumplir con la demanda de los clientes.

Realizar publicidad por medio de hojas volantes durante los primeros tres meses (la distribucin de estas hojas ser el primer da de cada mes seleccionado) del ao 2011 (se diseara una hoja y posteriormente se sacaran las copias necesarias). Las hojas que se elaboraran sern 200 de las cuales se destinaran 100 para cada Isla; el contenido de estas hojas ser el nombre de la panadera, y sus respectivos telfonos, el nombre las tiendas donde pueden encontrar el producto y la variedad de pan que se ofrece a la venta. Se contratara una persona por dos das (un da en cada isla) que se ser la encargada de pegar y distribuir las hojas en cada isla. Con esto se logra que los habitantes de las Islas conozcan donde pueden encontrar el pan y la variedad de este se ofrece.

El primer da del mes de enero del ao 2011 el dueo o encargado de la panadera presentara a los empleados el libro en el cual se registraran las ventas a los clientes de las islas zacatillo durante todo el ao, en este libro se anotaran las ventas diarias efectuadas al crdito como las hechas al contado, las anotaciones en dicho libro sern realizadas por el propietario de la panadera; con esto se pretende que al final de cada mes se compraren los ingresos proyectados con los reales y determinar se la variacin es favorable o desfavorable para la empresa.

PROYECCION DE VENTAS PANADERIA.

MES (X) 1 2 3 4 VENTAS (Y)

$6,235.00 $5,670.00 $5,580.00 $6,025.00

XY $6,235.00 $11,340.00 $16,740.00 $24,100.00 $30,575.00 $37,350.00 $42,875.00 $47,040.00 $51,525.00 $58,900.00 $68,750.00 $75,840.00 $471,270.00

X2 1 4 9 16 25 36 49 64 81 100 121 144 650

5 $6,115.00 6 $6,225.00 7 $6,125.00 8 $5,880.00 9 $5,725.00 10 $5,890.00 11 $6,250.00 12 $6,320.00

78 $72,040.00
Datos ao 2009

a=(y) (x2) (x)( xy) n(x2) - (x)2 b = n(xy) - (x)( y) n(x2) - (x)2

yx=a+b(x) a=? b=? Para encontrar a: a = ($72,040.00)( 650) (78)( $471,270.00) (12)(650) (78)2

a = $46,826,000 - $36,759,060 $7,800- $6,084 a = $10,066,940 $1,716 a = $5,866.52

b = (12)( $471,270.00 ) (78)( $72,040.00 ) (12)(650) (78)2 b = ($5, 655,240) ($5,619,120) $7,800$6,084 b =$36,120 $1,716 b = $21.05 Luego Y25 = $5,866.52+$21.05 (25) Y25 = $ 5,866.52+ $526.22 Y25 = $6,392.74

ingreso proyectado para el mes de enero

VENTAS PROYECTADAS MENSUALMENTE PARA EL AO 2011 DE LA PANADERIA CAROLINA.

Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre $6,561.13 $6,582.18 $6,603.23 Diciembre $6,624.28

$6,392.74 $6,413.79 $6,434.84 $6,455.89 $6,476.93 $6,497.98 $6,519.03 $6,540.08

Ingresos anual =

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DE LA PANADERIA CAROLINA PARA EL AO 2011

E F
3 4 1 2 3 4 1

M
2 3 4 1 2

A
3 4 1

M
2 3 4 1 2

J
3 4 1 2

J
3 4 1 2

A
3 4 1 2

S
3 4 1

O
2 3 4 1

N
2 3 4 1

D
2 3 4

ACTIVIDADES Visitas a la tienda Zacatillo Visitas a la tienda Meanguera Visitar tres das a la semana a cada distribuidor seleccionado en las respectivas Islas. Contratar dos miembros para reforzar la fuerza de ventas de la Panadera Carolina Realizar publicidad por medio de hojas volantes durante los primeros tres meses del ao.

PRESUPUESTO DE LA PANADERIA CAROLINA CORRESPONDIENTE AL AO 2011

ACTIVIDADES Costo de la lancha para transportarse a la Isla Meanguera. Costo de la lancha para transportarse a la Isla Zacatillo. Costo anual de la lancha por visitas a los distribuidores a Isla Meanguera Costo anual de la lancha por visitas a los distribuidores a Isla Zacatillo Contratar dos miembros para reforzar la fuerza de ventas de noviembre y diciembre (12 das por mes a $5 cada da). Costo de impresin de hojas volantes. Costo de copias de hojas volantes TOTAL CANTIDAD 2 2 144 144 24 1 600 Costo Unitario $3.00 $1.50 $11.00 $5.00 $5.00 $0.20 $0.02 Total $6.00 $3.00 $1,584.00 $720.00 $120.00 $0.20 $12.00 $2,445.20

SISTEMA DE CONTROL

El control sobre la fuerza de ventas es factor fundamental para llegar al xito comercial, es por ello que se ha creado este documento con el objetivo de medir el desempeo de la fuerza de ventas y de esta formar evaluar si las actividades que se estn realizando estn de acuerdo con lo planificado. Las actividades que se harn para realizar el control son las siguientes: a) Informar el nombre de las tiendas distribuidoras a los repartidores a las cuales estos tendrn que surtir de pan, tambin informaran los caso de las insatisfacciones de los clientes; adems de ello informar acerca de las proyecciones de ventas que se van a realizar. A quien Informar: Propietario Fuerza de venta

b) Los informes sern con respecto a los clientes satisfechos e insatisfechos, los nuevos pedidos, las ventas diarias y semanales as como las proyecciones de ventas. De que informar: Quejas de los clientes (incumplimiento de las fechas, pedidos, cantidades pactadas, etc.) Las necesidades de los clientes (en cuanto a si desean un nuevo producto o si desean cambiar de pedidos, etc.) El informes de ventas diarios realizados. Las ventas pronosticadas mensuales.

c) Los informes que se darn verbales y escritos son las proyecciones de las ventas, las quejas de los clientes se harn verbalmente, por escrito se harn los informes de ventas tanto diarios como semanales, los pedidos de los clientes, en caso de que surja cualquier inconveniente con el cliente al momento de que se est

entregando la mercadera y se requiera solucin inmediatamente el informe se har va telfono. Como Informar Verbalmente Va telfono Por escrito

d) La frecuencia con la que se informara podr ser de forma inmediata, diaria, semanal y mensualmente. Frecuencia Con respecto a los problemas relacionados con los clientes, estos deben informarse inmediatamente. Para los pedidos se elaboran un informe con las especificaciones y se presentaran al final del da al propietario. Los informes de ventas se realizaran diariamente al finalizar la jornada de trabajo y tambin se elaborara un informe semanal. Se realizara una reunin con la fuerza de ventas al inicio de cada mes para informar sobre las ventas proyectadas en el mes. Al final del mes se realizara una reunin con todo el personal de ventas para informar si se cumplieron las ventas proyectadas.

Si al final del mes cuando se tengan los resultados de los ingresos de las ventas y estos no cumplen con las proyecciones se proceder a hacer lo siguiente: Se reunir al personal de venta para que estos manifiesten las causas que le han impedido lograr la meta establecida y proceder a motivarlos para que trabajen con entusiasmo. Y las ventas que faltaron para alcanzar los ingresos pronosticado en dicho mes tendrn que ser anexadas a la venta del siguiente mes. Adems de ellos se comparan los clientes satisfechos en insatisfechos del presente mes con los del mes anterior para saber cmo es la tendencia de la relacin con los clientes, es decir si ha mejorado o no, y establecer si es uno de los factores que contribuyeron al logro o incumplimiento de los ingresos proyectados. Conjuntamente se buscara mejorar la relacin con los clientes mayorista mediante una visita personal del propietario hacia los clientes para buscar solucionar los problemas. Luego se revisaran los pedidos realizados por los clientes en el mes, y determinar si han sufrido un decremento o incremento en comparacin con los del periodo anterior. Al mismo tiempo se revisara si se lograron cumplir con todos los pedidos y determinar que se requiere para mejorar la situacin de la empresa.

PLAN DE CONTINGENCIA. Un plan de contingencia es un conjunto de procedimientos que permitan recuperar el estado normal de funcionamiento de la empresa. Este plan se ejecutara en el momento en que las actividades planificadas no se puedan llevar a cabo. El presente documento contiene los procedimientos alternativos en caso de que no se pudiera desarrollar las actividades plasmadas en el plan ordinario. A continuacin se describen las posibles causas por las cuales no se pudieran llevar a cabo las actividades contempladas en las estrategias y tcticas del plan de ventas.

Descripcin de escenarios y de las nuevas acciones a desarrollar.

1. Si en un dado caso los propietarios de las tiendas seleccionadas en las islas Zacatillo y Meanguera se rehusaran a distribuir el producto ya sea porque distribuyen productos sustitos o porque el precio del producto es muy caro, lo que se debe realizar para cerrar la negociacin de forma positiva es la accin siguiente: El propietario explicar al cliente que se le proporcionara adicionalmente el 10% en productos gratuitamente. Adems de esto le dar muestras de los productos para que el cliente pueda comprobar la calidad del producto que

se le ofrece. Con esto se pretende convencer al cliente que acepten ser distribuidor y que el producto llegue al consumidor final. La intencin de esta actividad es abarcar el mercado meta.

2. Si no se pudiera contratar personal para la temporada de mayor demanda (noviembre y diciembre) ya sea porque la oferta de fuerza de trabaja es escasa se realiza se llevara a cabo la siguiente accin: En los meses con mayor demanda (noviembre y diciembre) extender el horario de trabajo del personal actual de la empresa, es decir que el horario de la tarde se extender para que se puedan dejar ya elaborado el pan el cual se distribuir al da siguiente por la maana y as cumplir con la

demanda en dichos meses.

3. Si no se pudiera llevar a cabo la realizacin de la publicidad porque no se cuenta con los recursos econmicos necesarios se proceder a implantar la siguiente actividad Realizar un prstamo de $2000 en la caja de crdito de la Unin y con esto abrigar los costos que se incurrirn en la publicidad y de ser necesario cubrir tambin los gastos de las tcticas anteriormente descritas.

HOJA VOLANTE.