www.carm.

es/archivogeneral

Manual de organizacin de documentos en archivos de oficina Archivo General de la Regin de Murcia Consejera de Cultura y Turismo

Reservados todos los derechos. De acuerdo con la legislacin vigente, y bajo las sanciones en ella previstas, queda totalmente prohibida la reproduccin y/o transmisin parcial o total de este libro, por procedimientos mecnicos o electrnicos, incluyendo fotocopia, grabacin magntica, ptica o cualesquiera otros procedimientos que la tcnica permita o pueda permitir en el futuro, sin la expresa autorizacin por escrito de los propietarios del copyright.

Depsito Legal: MU 2526-2009 Imprime: Imprenta Regional

ndice 1. INTRODUCCIN ................................................................................. 3 2. ARCHIVO DE OFICINA ........................................................................ 4 2.1. Definicin ..................................................................................... 4 2.2. Principios bsicos de su organizacin .......................................... 4 2.2.1. Documentos de apoyo informativo ..................................... 5 2.2.2. Documentos administrativos ................................................ 6 2.2.2.1. Expedientes administrativos/Expedientes no reglados ................................................................. 6 2.2.2.2. Correspondencia........................................................ 10 2.2.2.3. Registros .................................................................... 11 2.2.2.4. Documentos simples .................................................. 12 3. SERIE DOCUMENTAL ......................................................................... 12 4. TRANSFERENCIAS .............................................................................. 14 5. PRSTAMOS ADMINISTRATIVOS ....................................................... 18 6. INSTALACIN Y CONSERVACIN .................................................... 19 7. GLOSARIO DE TRMINOS ARCHIVSTICOS...................................... 21 8. ANEXOS ................................................................................... 29 Anexo I: Recomendaciones para la ordenacin alfabtica .............. 29 Anexo II: Solicitud de prstamo de documentos ............................. 32 9. BIBLIOGRAFA ................................................................................... 33

1. INTRODUCCIN La Ley 6/1990, de 11 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Regin de Murcia, en su artculo 1.3 define los archivos como los conjuntos orgnicos de documentos o la agrupacin de varios de ellos reunidos por cualesquiera instituciones y entidades pblicas y personas fsicas o jurdicas en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilizacin para la gestin administrativa, la investigacin, la cultura y la informacin. Como tambin seala la Ley, en su artculo 1.1 el patrimonio documental de la Regin de Murcia es parte del patrimonio documental espaol, sealando en su artculo 2 a) que forman parte de ese patrimonio los documentos de cualquier poca producidos por los rganos institucionales propios de la Comunidad Autnoma, o por los rganos, servicios, entidades autnomas y empresas pblicas que dependan de ellos, o por las personas jurdicas en que participen aqullas, o por las personas fsicas y jurdicas gestoras de esos servicios pblicos, y en su artculo 11, seala la obligatoriedad por parte de la Administracin, de conservar dicha documentacin debidamente organizada y a disposicin de los ciudadanos. El archivo de oficina, como parte integrante de la red de archivos de la Administracin Regional, es base y pieza clave para el buen funcionamiento del sistema, ya que del correcto tratamiento dado a los documentos en la oficina depender la realizacin de una gestin gil y facilitar el buen desarrollo en las siguientes fases, hasta llegar como documentos histricos al Archivo General.

MANUAL DE ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS EN ARCHIVOS DE OFICINA

2. ARCHIVO DE OFICINA 2.1. DEFINICIN Es el que rene la documentacin en trmite o sometida a continua utilizacin y consulta administrativa. El archivo de oficina est formado por los documentos producidos y recibidos por una unidad administrativa, en el desarrollo de sus funciones y actividades. Debe encontrarse reunido de forma organizada para garantizar la gestin y consulta, tanto de la institucin productora como de los ciudadanos. As pues, entre sus funciones estn: Formacin de expedientes y correcta ordenacin de las series documentales que produce la propia oficina. Elaboracin de instrumentos de control e informacin (ficheros, bases de datos). Servicio de consulta administrativa. Preparacin de las transferencias al Archivo Central. 2.2. PRINCIPIOS BSICOS DE SU ORGANIZACIN Cada unidad administrativa ha de mantener su archivo correctamente organizado. Para ello debe tener: Un responsable del archivo, que se encargue de todas las tareas relacionadas con su gestin. Un espacio adecuado, con el mobiliario necesario, para una correcta instalacin y conservacin. El primer paso a seguir, en la organizacin del archivo de oficina, es el de separar los documentos de apoyo informativo de aquellos otros que forman parte del trmite administrativo.
4

2.2.1. Documentos de apoyo informativo Los documentos de apoyo informativo existen en todas las oficinas y podemos definirlos como el conjunto de documentos que han sido recogidos para servir de ayuda a la gestin administrativa. Pertenecen a este grupo: Textos legales Boletines oficiales Publicaciones Folletos Catlogos comerciales Circulares Dossieres informativos Revistas Esta documentacin no ha sido producida por la oficina y, en general, no es original, conservndose slo mientras resulta til en la gestin. Nunca se transfiere al Archivo Central. Normas bsicas de organizacin Los documentos de apoyo informativo deben separarse de los documentos administrativos. Los documentos de apoyo informativo se instalarn, preferentemente, en carpetas colgantes ordenadas por materias, mientras que para los libros, revistas o catlogos, se utilizan estanteras o revisteros. Una forma til de organizar esta documentacin es la creacin de dossieres temticos, de forma que los documentos queden ordenados por asuntos.
5

MANUAL DE ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS EN ARCHIVOS DE OFICINA

2.2.2. Documentos administrativos Los documentos administrativos son los producidos y/o recibidos por una unidad administrativa en el ejercicio de una funcin y como desarrollo de una actividad. Los documentos de archivo tienen carcter seriado. Se producen en el ejercicio de diferentes actividades que se prolongan en el tiempo, dando lugar a las distintas series documentales. Dentro de los documentos administrativos se pueden establecer cuatro grandes grupos: 2.2.2.1. Expedientes administrativos/Expedientes no reglados El expediente administrativo est formado por un conjunto de documentos que formalizan los actos administrativos encaminados a resolver un asunto; es, en definitiva, la formalizacin de un procedimiento administrativo. Por ello, un expediente debe agrupar todos los documentos generados en las distintas fases de un procedimiento, desde la iniciacin, de oficio o a instancia de parte, hasta la ejecucin, incluyendo incluso la documentacin relativa a revisiones, suspensiones, revocaciones o recursos, que la resolucin del procedimiento pudiera generar. Dentro de este grupo estaran, tambin, los expedientes no reglados, que son los que materializan cualquier actividad de una oficina, en la que no se pretende la resolucin administrativa de un asunto. Responden a actividades que tienen como objeto el estudio de un determinado asunto, a efectos de estadstica, constancia e informacin.

Ejemplo: Expediente informativo sobre la situacin de los centros de proteccin de menores en la Comunidad Autnoma de la Regin de Murcia. Normas bsicas de organizacin Todos los documentos que genere un expediente se guardarn en su correspondiente carpetilla, siguiendo el riguroso orden del trmite del procedimiento administrativo, e indicando en la portada los siguientes datos: Ejemplo: Archivo General de la Regin de Murcia 43430/2009 (SIGEPAL) 3/2009 Expedientes de gastos Servicio de limpieza de los locales y dependencias de la Administracin Regional para el ejercicio 2009 07/01/2009 29/05/2009 Contratacin bianual
7

Unidad administrativa N. Referencia N. de expediente Serie documental Ttulo del expediente Fecha de inicio Fecha de resolucin Observaciones

MANUAL DE ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS EN ARCHIVOS DE OFICINA

Es recomendable realizar un ndice de los documentos que componen el expediente, en el que se indicarn, como mnimo, los siguientes datos: nmero de orden del documento, fecha del documento y asunto. Es importante cumplimentarlo a la vez que se incorporan los documentos dentro de la carpetilla. Ejemplo: Expediente de subvencin.
N. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 FECHA Memoria justificativa Memoria econmica Propuesta de necesidad y oportunidad de convocatoria de subvenciones Borrador de la orden de convocatoria Documento contable A Informe del Servicio Jurdico Solicitudes y documentos anexos Informe sobre solicitudes Acta de la Comisin de Evaluacin de Subvenciones Resolucin provisional Propuesta de resolucin definitiva de concesin Orden de concesin Notificaciones de resolucin a los interesados Relacin A de perceptores y cuanta para el pago de subvenciones Propuesta de orden de pago Orden de pago Justificaciones ASUNTO Informe sobre convocatoria de subvenciones

Durante su tramitacin, los expedientes se instalarn, preferentemente, en carpetas colgantes o en cajas de cartn, siempre agrupados por el tipo de expediente. Una vez concluidos, los expedientes se archivarn dentro de sus respectivas cajas ordenados segn el criterio de ordenacin elegido: cronolgico, numrico, alfabtico, etc. El ao del expediente se considerar el de la fecha de iniciacin, aunque su finalizacin sea en otro. Siempre que por parte de la misma unidad administrativa se extraiga de su sitio algn expediente o documento original, se dejar constancia de ello mediante un testigo (hoja en papel), en el que se indicarn los datos del funcionario que lo extrajo (nombre y apellidos), del documento (n. ref. / n. de expediente) y de la fecha en que lo tom, adems de inscribirse en el Registro de control de salida de documentos que llevar la persona encargada del archivo.

Los datos bsicos del Registro de control de salida de documentos son: Nombre y apellidos: Ttulo del expediente: Fecha de la salida: Fecha de la devolucin: Observaciones:

- N. Ref. / N. de expediente:

MANUAL DE ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS EN ARCHIVOS DE OFICINA

Nunca se archivarn los documentos del expediente en orden inverso al trmite administrativo; es decir, del documento ms reciente al ms antiguo, y si as fuera para comodidad del trmite, el expediente deber ser ordenado correctamente para su transferencia al Archivo Central. Nunca se mezclarn en una misma caja diferentes tipos de expedientes o series documentales. Se evitar el amontonamiento de documentos aislados que estn pendientes de introducir en el expediente que le corresponda, as como la disgregacin y dispersin de los expedientes por no haber sido guardados en su caja o carpeta adecuada. Se evitar, en lo posible, extraer documentos originales de los expedientes en trmite o de los conclusos. En caso de ser preciso se utilizarn fotocopias compulsadas. 2.2.2.2. Correspondencia La correspondencia materializa las relaciones que la unidad administrativa mantiene con otros rganos o con personas fsicas o jurdicas, pblicas o privadas, en el mbito de sus actividades. Dentro de la correspondencia se incluyen diferentes tipos documentales utilizados por la Administracin para comunicarse, como son: oficios, cartas, notas de rgimen interior, saludas, faxes, correos electrnicos.

10

Normas bsicas de organizacin Se organiza uniendo cada respuesta al documento que la origin y agregando aquellos a los que vaya dando lugar en una carpetilla individualizada. Si los escritos tratan o son parte del trmite de un expediente, se incorporarn al mismo. La correspondencia se ordenar cronolgicamente por anualidades y, dentro de cada ao, se podr agrupar por: organismos, lugares, etc. En caso de que la correspondencia sirva como elemento enlace de otros tipos documentales (facturas, informes...), se archivar en funcin de la informacin adjunta y no en correspondencia. Nunca se archivar por tipos documentales (notas interiores, cartas, oficios, etc.), ni se separar la correspondencia de entrada de la de salida. 2.2.2.3. Registros Los registros son instrumentos de control y garanta externa e interna de actuaciones administrativas, en los que se extractan actos de diferente naturaleza, como son padrones, inventarios, entradas y salidas de documentos, etc. El registro confiere valor jurdico a la informacin que contiene, aunque no se conserve el documento. Normas bsicas de organizacin Independientemente de su formato, sea electrnico o no, deben ser conservados adecuadamente.
11

MANUAL DE ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS EN ARCHIVOS DE OFICINA

2.2.2.4. Documentos simples A diferencia de los expedientes, las unidades documentales simples son las formadas por un solo documento y materializan actuaciones nicas en la Administracin. Dentro de este grupo estaran, por ejemplo, las actas, las nminas, las certificaciones, etc. Normas bsicas de organizacin Los documentos simples se archivarn atendiendo al tipo documental. Por ejemplo, los informes emitidos por un servicio siempre que no formen parte de un expediente se archivarn juntos.

3. SERIE DOCUMENTAL Constituye el segundo nivel de agrupacin de los documentos en los archivos de oficina. Es el conjunto de documentos producidos por una unidad administrativa en el desempeo de una funcin, como desarrollo de una misma actividad administrativa y regulada por una norma jurdica o de procedimiento. Por tanto, los diferentes tipos de expedientes y de documentos simples constituiran las distintas series documentales. Ejemplo:
Unidad Administrativa Funcin Tipo de Documento Serie = Expedientes de Personal = Informes Jurdicos

Agrupar todos los documenServicio + Expediente tos relacionados con la vida de Personal + de Personal laboral de cada empleado Servicio Jurdico + Realizar informes de carcter jurdico + Informe

12

Una vez agrupadas las series documentales, es necesaria su ordenacin, eligiendo el criterio ms adecuado para la localizacin y recuperacin de los documentos en sus correspondientes cajas. Los principales tipos de ordenacin son los siguientes: Alfabtica1, tomando el nombre de la persona, entidad, lugar o asunto ms significativo como referencia. Se utiliza para expedientes que se forman segn una individualizacin por persona o entidad. Tambin para documentacin que no sigue ningn procedimiento administrativo y el elemento de unin puede concretarse en una materia. Cronolgica, es la que se basa en la fecha de los documentos. Se utiliza para documentacin que tiene un tratamiento anual o mensual. Por ejemplo: nminas, actas de inspeccin, etc. Numrica, la que ordena por una secuencia de nmeros. Esta numeracin puede ser significativa o no. En el primer caso, estaramos ante una numeracin de expedientes del tipo 1/87, en el que indica el expediente nmero uno del ao 1987. El otro tipo sera el que se utiliza, por ejemplo, en documentos generados por programas informticos, en el que el propio programa asigna un nmero consecutivo a cada expediente. Mixta, es la combinacin de alguno de los anteriores tipos.

Ver Anexo I: Recomendaciones para la ordenacin alfabtica.

13

MANUAL DE ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS EN ARCHIVOS DE OFICINA

4. TRANSFERENCIAS La transferencia es el procedimiento habitual y normalizado de ingreso de fondos en los archivos del Sistema Archivstico, el cual se realiza mediante el traslado de las fracciones de series documentales una vez que han cumplido el plazo de permanencia fijado en el estudio de valoracin. Con la transferencia se delega la responsabilidad jurdica de lo que se entrega, por lo que es necesario cumplimentar una Hoja de remisin de fondos o Relacin de entrega que es el instrumento jurdico en el que se relaciona la documentacin transferida y se traspasa la responsabilidad sobre su custodia, as mismo sirve de control y garanta de la transferencia.
ESTRUCTURA ORGNICA DEL SISTEMA ARCHIVSTICO DE LA ADMINISTRACIN
ARCHIVO DE OFICINA ARCHIVO DE OFICINA ARCHIVO DE OFICINA ARCHIVO DE OFICINA ARCHIVO DE OFICINA ARCHIVO DE OFICINA

ARCHIVO CENTRAL

ARCHIVO CENTRAL

ARCHIVO INTERMEDIO ARCHIVO GENERAL ARCHIVO DE LA HISTRICO REGIN DE MURCIA

14

Normas de transferencia desde el archivo de oficina al Archivo Central o al Archivo Intermedio El primer paso, antes de preparar la transferencia cuyo objetivo es evitar la aglomeracin de documentos en las oficinas, descargndolas de aquellos que no son de uso frecuente, logrando que reciban el tratamiento adecuado en el archivo correspondiente, es contactar con el responsable del Archivo Central o del Archivo Intermedio, en el caso de que la Consejera no disponga de Archivo Central, que dar las pautas para la formalizacin. En las consejeras, organismos autnomos o empresas pblicas donde existan archivos centrales, las transferencias desde las oficinas debern realizarse a los mismos, sirviendo estas normas como marco de referencia. Previamente a la transferencia se habrn eliminado en las oficinas: Las copias y duplicados innecesarios, siempre que se conserven los originales. Los borradores de documentos que se hayan utilizado para la elaboracin de un documento definitivo. Cualquier otro elemento que haya sido til durante la gestin pero que no forme parte del expediente (notas, post-it, etc.). La documentacin de apoyo informativo (folletos, textos normativos, boletines oficiales, etc.). Los archivadores de anillas, las carpetillas colgantes, A/Z, camisas de plstico, las cajas en mal estado, las gomas, clasificadores de plstico, grapas y clips metlicos que puedan oxidarse o afectar a la conservacin de los documentos (si existe peligro de dispersin de los mismos, se pueden recoger con clips de plstico, en carpetas
15

MANUAL DE ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS EN ARCHIVOS DE OFICINA

de cartn con cierres, en carpetas de cartn rgidas o en legajos de tapas de cartn con cinta de algodn). Desde el Archivo General se facilitarn las cajas archivadoras necesarias para realizar la transferencia as como una copia de la base de datos que se ha de cumplimentar y que se enviar previamente a la remisin de las cajas. Los criterios para determinar qu documentacin se transfiere son los siguientes: Slo se puede remitir documentacin cuya tramitacin haya concluido completamente, haya causado todos sus efectos administrativos y sea de consulta poco frecuente. Se remitir primero la documentacin de ms antigedad y progresivamente la ms reciente. Junto a la documentacin que se transfiere se enviar cualquier instrumento de descripcin de la misma (bases de datos, ndices, etc.) que pueda existir en la oficina. La documentacin deber estar debidamente organizada segn su trmite especfico, siendo el primer documento el que inicia el procedimiento y el ltimo la resolucin o el documento que finaliza el trmite. Cada expediente se colocar dentro de una carpetilla o una carpeta en la que se indicar en su parte exterior la unidad productora, el nmero de expediente, la fecha y el ttulo del mismo, as como cualquier informacin que se considere relevante. Se agruparn los documentos por tipo de expediente y se ordenarn segn el criterio ms adecuado: alfabtico, cronolgico o numrico. Posteriormente, los expedientes se introducirn
16

en las cajas proporcionadas por el Archivo General siguiendo el criterio de ordenacin elegido, con el lomo de las carpetas hacia abajo y procurando que no queden ni muy llenas ni muy vacas2. Las cajas se numerarn en el frontal de las mismas, por el orden de llenado desde el 1 en adelante. Los materiales en soporte informtico irn acompaados de un informe sobre las caractersticas de los programas, datos que contienen y requisitos tcnicos para su funcionamiento. El procedimiento de transferencia se llevar a cabo a travs de una aplicacin proporcionada por el Archivo General de la Regin de Murcia.

En cada caja slo habr expedientes de un solo tipo (serie documental). Slo excepcionalmente, siempre de acuerdo con el Archivo, se podrn introducir distintos tipos de expedientes en una misma caja.

17

MANUAL DE ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS EN ARCHIVOS DE OFICINA

5. PRSTAMOS ADMINISTRATIVOS El prstamo es la accin que implica la salida temporal de documentos de un archivo con fines administrativos o de difusin cultural3. La documentacin transferida al Archivo siempre estar a disposicin de los organismos productores. Adems de la oficina productora tambin podrn solicitar un prstamo de documentos: Otro organismo debidamente autorizado por la oficina productora. Los tribunales de justicia

El prstamo se realizar por medio de la Solicitud de prstamo de documentos (Anexo II).

Diccionario de terminologa archivstica. Madrid: Ministerio de Cultura, Subdireccin General de los Archivos Estatales, 1995, p. 47.

18

6. INSTALACIN Y CONSERVACIN Para elegir correctamente el tipo de instalacin de la documentacin en la oficina hay que tener en cuenta: La naturaleza y caractersticas de la documentacin La frecuencia de consulta El volumen y espacio disponibles

Recomendaciones para la conservacin de los documentos Sistemas de instalacin: Sistema de carpetas colgantes o bandejas clasificadoras apilables: es recomendable para la documentacin en trmite y de uso frecuente. Sistema vertical: una vez finalizado el trmite administrativo o cuando el volumen sea considerable, se instalarn en cajas de archivo, aconsejndose el tamao folio prolongado (390 x 275 x 115 mm.). Sistema horizontal: es recomendable para documentos de formatos especiales, como planos, carteles, etc. Utilizar los siguientes materiales: Materiales de papelera de pH neutro, que no transmitan acidez al papel (carpetillas, cajas de cartn, etc.). Grapas inoxidables. Clips enfundados. Cintas de algodn para atar, en vez de gomas, especialmente cuando se preparen las transferencias. Materiales plsticos inalterables (mylar o acetato).

19

MANUAL DE ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS EN ARCHIVOS DE OFICINA

Dependiendo del soporte: Documentos grficos: mapas, planos, dibujos: fundas abiertas. Fotografas: sobres, cajas y lbumes neutros. Disquetes, CD-Rom y DVD: disqueteras. Medidas de control ambiental: Contra la luz: no situar los documentos junto a las ventanas ni cercanos a los fluorescentes. La luz no debe incidir directamente sobre el papel. Contra la humedad: no archivar documentos en zonas cercanas a tuberas o donde existan humedades. Contra el polvo: utilizar los contenedores de documentos (camisas, carpetillas, etc.) para protegerlos. Contra el calor: evitar la exposicin a fuentes de calor, como aparatos de calefaccin, zonas de incidencia de sol.

20

7. GLOSARIO DE TRMINOS ARCHIVSTICOS 4 ACCESO: Derecho de los ciudadanos a la consulta del Patrimonio Documental, de acuerdo con la normativa vigente. ARCHIVO: La Ley del Patrimonio Histrico Espaol (art.59.1) define los archivos como los conjuntos orgnicos de documentos o la reunin de varios de ellos, reunidos por las personas jurdicas, pblicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilizacin para la investigacin, la cultura, la informacin y la gestin administrativa. Asimismo, se entienden por archivos las instituciones culturales donde se renen, conservan, ordenan y difunden para los fines anteriormente mencionados dichos conjuntos orgnicos. ARCHIVO CENTRAL: Es el encargado de recibir la documentacin que le transfieren los distintos archivos de oficina, una vez finalizado el trmite de la documentacin y su consulta no es constante. ARCHIVO DE OFICINA: Es el que rene la documentacin en trmite y/o sometida a continua utilizacin y consulta administrativa. Tambin se denomina archivo de gestin.

La mayor parte de las definiciones estn tomadas del Diccionario de terminologa archivstica, 2. edicin Madrid: Subdireccin General de los Archivos Estatales, 1995.

21

MANUAL DE ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS EN ARCHIVOS DE OFICINA

ARCHIVO GENERAL DE COMUNIDAD AUTNOMA: Vienen regulados en su respectiva legislacin autonmica. En el caso de Murcia aparece, por primera vez, en el Decreto 62/1996, de 2 de agosto, por el que se establece la estructura orgnica de la Consejera de Cultura y Educacin, con la denominacin de Archivo General de la Regin de Murcia. ARCHIVO INTERMEDIO: Es el que rene la documentacin enviada por los Archivos Centrales. Dicha documentacin, despus de haber sido valorada, ser eliminada o transferida, en caso de tener valor histrico, al archivo que ejerza las funciones de archivo histrico. En el caso de la Regin de Murcia, la documentacin se transfiere al Archivo General de la Regin de Murcia. CONSERVACIN: Conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar, por una parte, la preservacin o prevencin de posibles alteraciones fsicas de documentos, y, por otra, la restauracin de stos cuando la alteracin se ha producido. DOCUMENTO: La Ley del Patrimonio Histrico Espaol (art. 49.1) lo define como toda expresin en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresin grfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informticos. Se excluyen los ejemplares no originales de ediciones.

22

ELIMINACIN: Destruccin fsica de unidades o series documentales que hayan perdido su valor administrativo, probatorio o constitutivo o extintivo de derechos y que no hayan desarrollado ni se prevea desarrollar valores histricos. Esta destruccin se debe realizar por cualquier mtodo que garantice la imposibilidad de reconstruccin de los documentos. EXPEDIENTE: Son un conjunto de documentos que formalizan los actos administrativos encaminados a resolver un asunto, es, en definitiva, la formalizacin de un procedimiento administrativo. Por ello, un expediente debe agrupar todos los documentos generados en las distintas fases de un procedimiento desde la iniciacin, de oficio o a instancia de parte, hasta la ejecucin, incluyendo la documentacin relativa a revisiones, suspensiones, revocaciones o recursos, que la resolucin del procedimiento pudiera generar. EXPURGO: Vase Eliminacin FRACCIN DE SERIE: Cada una de las divisiones cronolgicas de una serie, que resultan del establecimiento de plazos concretos de transferencia y eliminacin y que constituyen, por tanto, la base de operaciones de transferencia y seleccin.

23

MANUAL DE ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS EN ARCHIVOS DE OFICINA

IDENTIFICACIN: Fase del tratamiento archivstico que consiste en la investigacin y sistematizacin de las categoras administrativas y archivsticas en que se sustenta la estructura de un fondo. INSTRUMENTO DE CONTROL: Es aquel que se elabora en las fases de identificacin y valoracin. Por lo tanto, son instrumentos de control los siguientes: ficheros de organismos, repertorios de series, cuadros de clasificacin, registros topogrficos, registro grfico de depsitos; y en la fase de valoracin: relaciones, calendarios de conservacin, registros generales de entrada y salida, relaciones y actas de eliminacin, informes/propuestas de eliminacin, relaciones de testigos resultantes de muestreos, etc. INSTRUMENTO DE INFORMACIN: Cualquier instrumento que posea la unidad administrativa y que sirva para la recuperacin de la informacin contenida en las series documentales generadas por la oficina. Son, esencialmente, los ndices, tanto manuales como electrnicos (bases de datos con campos ndices). ORDENACIN: Operacin archivstica realizada dentro del proceso de organizacin, que consiste en establecer secuencias dentro de las categoras y grupos, de acuerdo con las series naturales cronolgicas y/o alfabticas.

24

ORGANIZACIN: Adaptacin material o fsica de un fondo a la estructura que le corresponde, una vez realizado el proceso intelectual de identificacin. Incluye las fases de clasificacin y ordenacin. PATRIMONIO DOCUMENTAL: Segn la Ley de Patrimonio Histrico Espaol (art. 49, apartados 2, 3 y 4) constituyen el Patrimonio Documental la totalidad de documentos de cualquier poca generados, conservados, o reunidos en el ejercicio de su funcin por cualquier organismo o entidad de carcter pblico, por las personas jurdicas en cuyo capital participe mayoritariamente el Estado u otras entidades pblicas y por las privadas, fsicas o jurdicas, gestoras de servicios pblicos en lo relacionado con la gestin de dichos servicios. Tambin los documentos con una antigedad superior a los cuarenta aos, generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sus actividades por las entidades y asociaciones de carcter poltico, sindical o religioso y por las entidades, fundaciones y asociaciones culturales y educativas de carcter privado. Por ltimo, integran el Patrimonio Documental los documentos con una antigedad superior a cien aos, generados, conservados o reunidos por cualesquiera otras entidades particulares o personas fsicas. PRSTAMO DE DOCUMENTOS: Accin que implica la salida temporal de documentos de un archivo con fines administrativos o de difusin cultural.

25

MANUAL DE ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS EN ARCHIVOS DE OFICINA

REGISTRO: 1.2.Accin administrativa y jurdica de control de la expedicin, salida, entrada y circulacin de los documentos. Instrumento resultante de una accin administrativa en el que se materializa el efecto de registrar, normalmente en forma de volumen, y que contiene la inscripcin, generalmente numerada en orden cronolgico, de informaciones consideradas de suficiente inters como para ser exacta y formalmente asentadas. Estas informaciones pueden proceder directamente de actos administrativos (por ejemplo, el Registro Civil), o de actos administrativos reflejados ya en otros documentos a los que jurdicamente el registro puede sustituir. 3.Oficina en la que se realiza generalmente la accin administrativa de registrar y que se designa con el mismo nombre. RELACIN DE ENTREGA: Lista de las fracciones cronolgicas de las series documentales que se transfieren y que acompaa a stas en los traslados reglamentarios. SELECCIN: Operacin intelectual y material de localizacin de las fracciones de serie que han de ser eliminadas o conservadas en virtud de los plazos establecidos en el proceso de valoracin.

26

SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma actividad administrativa y regulado por la misma norma jurdica y/o procedimiento. SISTEMA ARCHIVSTICO: Conjunto de normas e instituciones que participan en la direccin, seguimiento, coordinacin e inspeccin de los programas para la conservacin, tratamiento y difusin del Patrimonio Documental. Componen el sistema archivstico los archivos, los servicios archivsticos, la Administracin de archivos, la legislacin archivstica y el personal. TIPO DOCUMENTAL: Unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato, contenido informativo y soporte son homogneos. TRANSFERENCIA: Procedimiento habitual de ingreso de fondos en un archivo mediante traslado de las fracciones de serie documentales, una vez que stas han cumplido el plazo de permanencia fijado por las normas establecidas en la valoracin para cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos. UNIDAD DOCUMENTAL: Elemento indivisible de una serie documental que puede estar constituido por un solo documento o por varios que formen un expediente.

27

MANUAL DE ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS EN ARCHIVOS DE OFICINA

VALORACIN: Fase de tratamiento archivstico que consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencia, acceso, y conservacin o eliminacin total o parcial.

28

8. ANEXOS Anexo I: RECOMENDACIONES PARA LA ORDENACIN ALFABTICA Nombres de personas 1. La alfabetizacin se hace palabra por palabra y dentro de ella letra por letra. Abad, Vicente Abad Rico, Jos Acosta Torres, Francisco 2. Las consonantes dobles ch, ll y rr no se consideran letras diferentes, sino como dos letras; es decir, la ch se ordena en la c, la ll en la l. 3. La ordenacin alfabtica de nombres de persona se realiza por los apellidos, seguido del nombre de la persona separado por coma. Apellido1 Apellido2, Nombre 4. Se posponen las preposiciones que preceden a los apellidos, vayan solas, acompaadas del artculo o sean contraccin de preposicin y artculo. Higuera, Manuel de la Salas, Javier de Ro, ngel del
29

MANUAL DE ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS EN ARCHIVOS DE OFICINA

5. Se anteponen los artculos sin preposicin que preceden al apellido, ya vaya solo, o unido a ste, bien sea directamente o mediante guin. Las Torres, Ricardo Lafuente, Mara Nombres de entidades Se entiende por entidad, cualquier organizacin, ya sea pblica o privada, como son: a) Organismos de la Administracin Pblica (Ministerios, Consejeras, Organismos Autnomos, Empresas Pblicas, Ayuntamientos, etc.) b) c) d) e) Organismos judiciales con jurisdiccin nacional o inferior. Organismos legislativos de carcter nacional o inferior. Entidades de la Iglesia Catlica de mbito jurisdiccional de dicesis y archidicesis. Organizaciones de carcter privado, como asociaciones, empresas, etc. 1. Para la eleccin del nombre de una entidad se utilizar, como regla general, el nombre por el cual es comnmente identificada. Ayuntamiento de Murcia Consejera de Presidencia Tribunal Supremo de la Regin de Murcia 2. La alfabetizacin se hace palabra por palabra y dentro de ella letra por letra.
30

3. Las abreviaturas, siglas y acrnimos se desarrollarn siempre, a no ser que la entidad sea ms conocida por la abreviatura, sigla o acrnimo. Si se utiliza este ltimo caso, alfabetiza tal y como est escrita, independiente que utilice cualquier puntuacin. Instituto Nacional de la Seguridad Social Issorm 4. En caso de entidades dependientes, se consignar primero la entidad principal, seguida de sus unidades dependientes, separada cada una de ellas por punto. Consejera de Educacin y Cultura. Direccin General de Cultura. Archivo General de la Regin de Murcia Consejera de Hacienda. Direccin General de Tributos

31

MANUAL DE ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS EN ARCHIVOS DE OFICINA

Anexo II SOLICITUD DE PRSTAMO DE DOCUMENTOS N. de registro: __ /____ Fecha: __/__/____ DATOS DEL PETICIONARIO
Consejera: Secretara / Direccin General / Org. Autnomo: Unidad administrativa: PETICIONARIO:

DATOS DE LA DOCUMENTACIN
SERIE: EXPEDIENTE: FECHA: SIGNATURA ORIGINARIA: N. CAJA: OBSERVACIONES: Entregado EL DIRECTOR DEL ARCHIVO Recibido EL PETICIONARIO

Fdo.

Fdo.

================================================= ========================= Fecha de devolucin: ______________

Recibido EL DIRECTOR DEL ARCHIVO Entregado EL PETICIONARIO

Fdo.

Fdo.

32

9. BIBLIOGRAFA ACTAS de las Primeras Jornadas sobre metodologa para la identificacin y valoracin de fondos documentales de las administraciones pblicas (Madrid, 20, 21 y 22 de marzo de 1991). Madrid: Direccin de los Archivos Estatales, 1992. ARCHIVO de oficina. Madrid: Ministerio de Educacin, Cultura y Deporte, Subdireccin General de Informacin y Publicaciones, Ministerio de Administraciones Pblicas, 2003. BONAL ZAZO, J.L; GENERELO LANASPA, J.J; TRAVES DE DIEGO, C. Manual de descripcin multinivel : propuesta de adaptacin de las normas internacionales de descripcin archivstica. [Valladolid]: Junta de Castilla y Len, Consejera de Educacin y Cultura, 2000. COMISSI NACIONAL DAVALUCI I TRIA DE DOCUMENTACI. Normes y procediments de valoraci documental per a arxius pblics: taules davaluaci documental codis 1 a 154. Barcelona: Generalitat de Catalunya, Departament de Cultura, 1997. (Normativa Arxivstica; 4) COMISSI NACIONAL DAVALUCI I TRIA DE DOCUMENTACI. Taules davaluaci documental codis 223-310. Instruccions per a lelaboraci de propostes davaluci documental. Resultats enquest dopini sobre evaluaci documental. Barcelona: Generalitat de Catalunya, Departament de Cultura, 2000. CONDE VILLAVERDE, M. L. Manual de tratamiento de archivos administrativos. Madrid: Direccin de Archivos Estatales, 1992. (Normas tcnicas de la Direccin de Archivos Estatales; 2)

33

MANUAL DE ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS EN ARCHIVOS DE OFICINA

CRUZ MUNDET, J.R. Archivos municipales de Euskadi: manual de organizacin. Vitoria: Instituto Vasco de Administracin Pblica, D.L. 1992. CRUZ MUNDET, J.R. Manual de archivstica. Madrid: Fundacin Germn Snchez Ruiprez, D.L. 1994. CRUZ MUNDET, J.R. y MIKELARENA PEA,F. Informacin y documentacin administrativa. Madrid: Tecnos, 1998. CUEVAS SNCHEZ, M. Proyecto de gestin documental de archivos andaluces (GDA). En Actas del VI Congreso Nacional de ANABAD (Murcia, 1996). Murcia: ANABAD-Murcia, 1997, pp. 229-234. DICCIONARIO de terminologa archivstica, 2. edicin Madrid: Subdireccin General de Archivos Estatales, 1995. (Normas tcnicas de la Subdireccin General de los Archivos Estatales; 1) DUPL DEL MORAL, A. Manual de archivos de oficina para gestores: Comunidad de Madrid. Madrid: Consejera de Educacin y Cultura, Ediciones Jurdicas Marcial Pons, 1997. ENTRADA y salida de documentos en los archivos. Madrid: Subdireccin General de los Archivos Estatales, 1996. (Normas tcnicas de la Subdireccin General de los Archivos Estatales; 2) FERNNDEZ GIL, P. Manual de organizacin de archivos de gestin en las oficinas municipales. [s.l.]: CEMCI, D.L. 1997. (Anlisis y comentarios; 8) HEREDIA HERRERA, A. Archivstica general: teora y prctica. Sevilla: Diputacin Provincial, 1991. HEREDIA HERRERA, A. El sistema Andaluz de Archivos: elementos y estructura. La identificacin y la valoracin, primeras funciones de la gestin documental. En Actas de las Jornadas sobre Sistemas Ar-

34

chivsticos y tratamiento de documentos administrativos en el Estado de las Autonomas. Santander: Consejera de Cultura y Deportes, 1997, pp. 39-57. MANUAL de archivo de oficina. [Valladolid]: Junta de Castilla y Len, 2006. MESA DE TRABAJO DE ARCHIVOS DE LA ADMINISTRACIN LOCAL. Propuesta de identificacin y valoracin para la seleccin de documentos en los archivos de la administracin local. Logroo: Ayuntamiento, 2001. MOLINA NORTES, J. y LEYVA PALMA, V. Tcnicas de archivo y tratamiento de la documentacin administrativa. Guadalajara: ANABAD Castilla-La Mancha, 1996. (Textos ANABAD Castilla-La Mancha; 2) NORMAS para el tratamiento de la documentacin administrativa sobre la documentacin de los Gobiernos Civiles. Madrid: Subdireccin General de los Archivos Estatales, 1997. NEZ FERNNDEZ, E. Organizacin y gestin de archivos. Gijn: Ediciones Trea, 1999. (Biblioteconoma y Administracin Cultural; 28) SANCHS MORENO, F.J. Los archivos de oficina: una sntesis para su gestin. Valencia: Tirant lo Blanch, 1999. TORREBLANCA LPEZ, A y CONDE VILLAVERDE, M. L. Sistemas de eliminacin de documentos administrativos. Murcia: Comunidad Autnoma de la Regin de Murcia, Consejera de Educacin y Cultura, Direccin General de Cultura, D.L. 2003. (Archivo General de la Regin de Murcia. Cuadernos de Estudios Tcnicos; 3)

35