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APRENDA A SER INOVADOR PARA FICAR FRENTE DA CONCORRNCIA

QUAIS OS PASSOS NECESSRIOS PARA PLANEAR E REALIZAR UMA CONFERNCIA ONLINE DE SUCESSO! COMO DAR AULAS NUMA SALA DE AULA VIRTUAL!

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CONTEDOS
Como que esta tecnologia me pode beneficiar?...................................... 3 Etapas do Planeamento de uma Conferncia Online.................................. 4 Como formar os seus colaboradores, recorrendo s Salas Virtuais ......... 4 A Preparao de uma Conferncia Online............................................... 6 A divulgao do seu Evento Online ......................................................... 8

Dicas e Conselhos para realizar uma Conferncia Excelente! ................... 11

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Como que esta tecnologia me pode beneficiar?

Se tem um negcio prprio, com certeza gostaria de reduzir despesas, aumentar lucros, diminuir viagens de negcios ou at preparar melhor os seus colaboradores para utilizar novas tecnologias, permitindo que desenvolvam todas as capacidades necessrias para serem mais produtivos. isso mesmo que lhe proponho ao utilizar as Salas de Conferncia Online. Vejamos as reas em que estas podero ser aplicadas e as suas vantagens: Contexto/Situao Reunies de Negcios Demonstraes e lanamentos de produtos Formao de trabalhadores Menos deslocaes; Vantagens

Eliminao dos gastos em alojamento, transportes e local para a reunio; Mais pessoas abrangidas pois podem estar em qualquer lugar; Menos gastos no aluguer do local das palestras; Modernidade e inovao nas tcnicas de divulgao da empresa Menos tempo perdido

Contactar com pessoas distncia

Em geral, o programa, facilita a comunicao distncia, com mltiplas ferramentas ao seu dispor

Possibilidade de formar pessoas distncia ou (ex: em casa) com reduo das despesas

Agora que tem uma noo geral dos aspectos em que as Salas Virtuais podem ser teis, gostaria de saber como pode aplic-las no seu negcio? Com base num resumo do e-book Revelando os Segredos do Webinar irei agora mostrar-lhe como esta tecnologia pode ser perfeitamente adaptada maioria dos negcios e, principalmente, se a sua empresa tiver contactos ou sedes em locais distantes. Mas acredite, mesmo que esse no seja o seu caso, h sempre melhorias a fazer e aspectos que se podem melhorar. O nosso foco , agora que decidiu fazer uso desta plataforma, mostrar como pode preparar-se para utiliz-la em seu benefcio. Os principais pontos a ser focados so: Como preparar uma Conferncia Online? Como divulgar o meu evento Online? Aspectos que podem fazer a diferena numa sesso deste tipo Modos de formar os seus colaboradores para utilizar as Salas Virtuais e fazer apresentaes Online 3 Marque Agora uma Demonstrao em: (http://www.ideiasparanegocios.com/contacto/),

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Etapas do Planeamento de uma Conferncia Online

Tudo passa por vrias etapas at estar cem por cento funcional e a utilizao das Salas de Conferncia Online no so uma excepo. Claro que h muitos receios na implementao de novas tecnologias. A ttulo de exemplo temos o caso dos computadores; quando apareceram, nem todas as empresas estavam adaptadas para a sua utilizao; nem todos os funcionrios sabiam como us-los; nem todas as pessoas arriscaram em aplica-los na sua empresa logo de raiz. Ser que hoje em dia conseguimos fazer tudo o que fazemos sem recurso aos computadores? Com certeza que no. Demoraramos muito mais tempo e no conseguiramos fazer nem metade do que fazemos actualmente. Muito certamente, daqui a uns anos ir-se- dizer o mesmo quanto s Conferncias Online pois estas so a forma de comunicao mais prxima da comunicao pessoal. Os receios que existem agora so os mesmos que existiram quando novas tecnologias apareceram. Mas existe uma grande diferena: o investimento inicial no elevado e ainda reduzir os custos, as preocupaes e algumas dores de cabea!

Mas primeiro preciso Arriscar. preciso ter a coragem de ser pioneiro.

Depois disso preciso planear, definir metas, trabalhar, treinar, divulgar e, por fim, fazer uma ptima apresentao. sim! Quer arriscar? Quer fazer a diferena, ser diferente, ser o primeiro? Com certeza que

Ento vamos agora explorar como pode por em prtica o uso das Salas de Conferncia Online na sua empresa de modo prtico e fcil. Comeando com a adaptao dos seus empregados ao programa e depois s verdadeiras etapas de planeamento da apresentao. Sero dadas dicas gerais que podero ser aplicadas a uma reunio de negcios, a apresentao ou lanamento de um produto, a demonstraes para possveis compradores e at mesmo para a formao dos seus colaboradores.

1. Etapa
C o m o fo r m a r o s s e u s c o la b o r a d o r e s r e c o r r e n d o s S a la s V ir t u a is
Antes de comear a preparar qualquer tipo de reunio, apresentao, demonstrao ou, em termos gerais, uma Conferncia Online, deve ter em conta que os trabalhadores que 4 Marque Agora uma Demonstrao em: (http://www.ideiasparanegocios.com/contacto/),

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vo utilizar o servio devem estar familiarizados com ele e conhecer todas as suas funcionalidades.

totalmente diferente fazer uma conferncia para uma plateia viva que se encontra perto de ns e onde possvel ver e sentir as reaces face aos assuntos abordados, do que comunicar com pessoas que esto a quilmetros de distncia. Basta pensarmos que apesar do orador ser visvel para todos os espectadores, se estiverem 50 pessoas ou mais numa Sala de Conferncias, esse no poder v-las todas. Ter que ter a sensibilidade de entender at que ponto compreendido ou no. Mas esses so apenas alguns pontos que utilizamos para mostrar que no se pode pensar que tudo exactamente igual s conferncias normais. H muitas semelhanas, a adaptao fcil, mas preciso treino e trabalho. Como pode ento familiarizar os colaboradores com as Salas de Conferncia Online? Uma das melhores formas aplicar a plataforma directamente na sua empresa. Utilizla entre funcionrios para se adaptarem, para fornecer informaes se for possvel ou apenas para utilizao do programa em si. Se costume fazer aces de formao na sua empresa, essa uma ptima oportunidade para por em prtica a utilizao das Salas Virtuais, com o objectivo de as utilizar como Sala de Aula. prtico, pois tanto pode treinar um grupo especfico de trabalhadores como um nmero grande, sem que estes estejam fisicamente presentes. Mesmo as empresas que no fornecem esse tipo de possibilidades aos seus colaboradores devem pensar nesta hiptese. Isso aumenta significativamente a cooperao e aproxima aqueles que participam nas formaes. Alm disso, estas aulas podem ser repetidas uma vez que o programa permite a sua gravao e, desse modo, os funcionrios podem rever os assuntos abordados para memorizar a matria. Aprendem assim sua prpria velocidade e no so prejudicados por aqueles que tm maior facilidade em aplicar novos conhecimentos. H tambm quem tenha um grupo especializado para fazer apresentaes e demonstraes dentro da empresa. Provavelmente existe um orador principal que toma a dianteira quando necessrio fazer palestras. Pode aplicar as suas qualidades para que continue a fazer conferncias mas, desta vez, a nvel virtual. importante que seja dado um tempo para aprender todas as funcionalidades do programa. Fazer apresentaes para colegas de trabalho e reunies dentro da prpria empresa so exemplos de algumas das situaes que podem servir como treino daqueles que tero mais tarde, que dar a cara pela empresa via Internet. Nesses casos no h problema se 5 Marque Agora uma Demonstrao em: (http://www.ideiasparanegocios.com/contacto/),

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ocorrer uma falha, pois na verdade a melhor ocasio para resolver pequenos problemas e encontrar formas alternativas para algo imprevisto.

Entusiasmado para por em prtica o uso das Salas de Conferncia Online na sua empresa? Quer saber como pode, aps o perodo de experimentao e adaptao, aplicar realmente as Salas Virtuais ao seu negcio? O prximo captulo vai mostrar as seguintes etapas da implementao desta tecnologia na sua empresa.

2. Etapa
A P r e p a r a o d e u m a C o n fe r n c ia O n lin e
Nesta etapa, partimos do pressuposto que aqueles que faro a apresentao j esto completamente familiarizados com o programa, conhecendo todas as funcionalidades para pode tirar o maior proveito das aplicaes disponveis. As ideias, explicaes e toda a preparao do evento podem ser aplicadas em diversas situaes, dependo da necessidade da empresa. Mas sero, no entanto, dadas indicaes para dois tipos distintos de utilizao das Salas Virtuais, sendo o primeiro para aplicao de vendas, lanamentos ou demonstraes de produtos e, o segundo, para reunies e conferncias no geral. No caso de pretender utilizar as Salas de Conferncia Online para o lanamento de um novo produto, o processo deve decorrer como habitualmente, comeando pelo oramento necessrio ou disponvel, passando pela respectiva campanha publicitria e, finalmente, pelo meio de divulgao. Definem-se metas, marcam-se datas, prepara-se o discurso. A grande diferena est realmente no tipo de preparao do discurso. Provavelmente, no poder assistir a toda a audincia. Nem todos tero Webcam para assistir apresentao. H muitas distraces quando as pessoas esto em casa: o telefone, o correio electrnico ou at mesmo uma revista para ler se a sua apresentao se tornar muito enfadonha. Por estes motivos tem que usar de bastante tacto e ter a sensibilidade suficiente para saber o que realmente interessante para a assistncia. O orador, tem portanto em mos um trabalho mais que redobrado, pois alm de cativar a assistncia, tem de impedir que desistam de ali estar e saiam. Tudo aquilo que vai dizer tem que ser pensado, no com base naquilo que quer dizer mas no que os ouvintes desejam ouvir. O que lhes ir interessar? O que os far ficar ali? Qual o proveito que tero em ouvi-lo? As pessoas, em geral, s se interessam por aquilo que lhes trs benefcios. Ento que mtodos existem e quais poder utilizar? Alm de um discurso fluente e bem articulado, deve fazer uso de exemplos e do mximo de aplicaes interactivas que puder; e recorrer, sempre que possvel, a diferentes tecnologias. 6 Marque Agora uma Demonstrao em: (http://www.ideiasparanegocios.com/contacto/),

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A ttulo de exemplo, poder: Usar vdeos extra para mostrar situaes que apenas com a sua Webcam no podem ser transmitidas; Elaborar apresentaes PowerPoint que resumam e esquematizem a sua apresentao, impedindo que a audincia se perca no discurso. Se for aplicvel, utilize o Browser comum para mostrar websites que podem ser vistos por todos. Isso pode ser feito no caso do lanamento de um novo site da empresa ou outra situao similar; Realizar questionrios ou outro tipo de recursos que requeiram a participao directa dos ouvintes; Tambm poder enviar aos participantes ficheiros importantes ou documentos com algo que gostaria que estes retivessem. Uma ptima ideia permitir perguntas e respostas. Uma das vantagens das Salas de Conferncia Online que todos podem comunicar entre si. Assim, se quiser pode permitir que os seus Alunos (ou possveis clientes) o abordem com questes sobre o produto ou servio que est a apresentar. O facto de responder assim, ao vivo, s suas questes, transmitir uma enorme confiana em si e na marca que representa. Se o seu objectivo uma reunio de negcios, ter que definir toda a agenda da conferncia com base no objectivo da mesma. No precisa campanha publicitria, precisa apenas ter em mente o foco da reunio para que esta seja funcional. Possivelmente poder ver todos os participantes na conferncia, se no for um nmero muito elevado e tambm provvel que todos tenham interesse nos assuntos abordados, por isso no se coloca de um modo to importante a questo de captar a ateno de que o vai ouvir. Em todo o caso, dever fazer uso dos recursos j mencionados acima, pois continuam a ser teis para o ajudar a exprimir-se e a comunicar. Vou destacar mais dois aspectos que se aplicam em todas as situaes; seria aconselhvel colocar um slide de boas vindas no incio da conferncia, quando os convidados ainda esto a chegar, de modo a saberem que esto no local certo e que dentro de momentos a apresentao ir comear. Tambm ser til, se puder, aps todos os participantes estarem presentes, dar alguns detalhes tcnicos de modo a evitar interrupes desnecessrias pois para muitas pessoas poder ser o primeiro contacto com este tipo de Software. Por ltimo, se achar que se aplica sua situao, e se os participantes concordarem, pode gravar a conferncia e envi-la para todos os intervenientes. Isto vantajoso quando se tratam de assuntos que no podem ser esquecidos e no h ainda, outro tipo de registo. 7 Marque Agora uma Demonstrao em: (http://www.ideiasparanegocios.com/contacto/),

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Como pde verificar, tem ao seu dispor todos os recursos necessrios para fazer uma boa apresentao e captar a ateno dos assistentes. O nvel da comunicao est muito prximo daquela que temos presencialmente. Provavelmente, ainda permite um maior conforto do que se tivesse que fazer deslocaes ou colocar muitas pessoas juntas num mesmo auditrio. As grandes dvidas que se colocam agora so: Ser que as pessoas iro assistir sua Conferncia Online? Ser que preferem deslocar-se fisicamente a um local? Ou preferem assistir no conforto da sua casa? isso que iremos considerar no prximo tema. Os meios que deve utilizar para que desejem estar presentes no evento que est a organizar.

3. Etapa
A d iv u lg a o d o s e u E v e n t o O n lin e
Este captulo, est directamente relacionado com conferncias direccionadas para um grande pblico, no caso de lanamento de produtos, ou de demonstraes para vendas j que, se o seu objectivo fazer uma simples reunio de negcios, no necessita desta etapa. Agora j sabe exactamente o que vai ser abordado e como sero expostos os assuntos. Parece um evento promissor, tudo est a correr sobre rodas, pessoas amigas j viram as novas ideias e gostaram, e a recepo tem sido fantstica. Mas ainda h um problema a ter em conta: ter pblico a assistir. Muitos moderadores, pensam que poucas pessoas iro aderir a este tipo de eventos. normal haver esse tipo de receio, pois trata-se de algo a que nem todas as pessoas estaro habituadas, o que pode criar algum desconforto inicial ou, melhor dizendo, as pessoas podem sentir-se um pouco retradas ao participarem pela primeira vez. Esses no so motivos para deixar de fazer a sua Conferncia Online! Vejamos ento, os principais motivos que devem ser tidos em conta se se sentir receoso relativamente aderncia de participantes: A curiosidade das pessoas, o desejo se conhecer coisas novas e viver novas experincias podem jogar a seu favor ao promover a campanha publicitria; A inovao normalmente bem recebida, se as pessoas conseguirem ver as suas vantagens, por isso, esforce-se para mostrar a todos que a empresa est a dar passos para mtodos melhores e inovadores; mais fcil para uma pessoa assistir a uma conferncia no seu prprio computador e na sua casa do que necessitar primeiro deslocar-se a algum local tire partido disso! 8 Marque Agora uma Demonstrao em: (http://www.ideiasparanegocios.com/contacto/),

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Mas, sejamos honestos, a aderncia est directamente relacionada com uma boa divulgao do acontecimento. Tal como no caso de um produto, antes de o comprar, as pessoas no sabem a qualidade que ele tem, no conhecem todas as suas potencialidades. Por isso, uma pessoa vai comprar um produto (pela primeira vez) devido, principalmente sua campanha publicitria. No importa que seja um produto excelente a pessoa no sabe. Mas se for bem divulgado e se estiver acessvel, a pessoa vai comprar. A segunda compra depende mais da qualidade e se correspondeu s expectativas criadas pela publicidade. O mesmo acontece com a utilizao das Salas de Conferncia Online. Para uma primeira vez, a aderncia de pessoas est directamente relacionada com uma boa divulgao. Podemos at arriscarmo-nos a dizer que provavelmente o nico factor. Na segunda vez, a qualidade da conferncia anterior vai influenciar (pela positiva ou negativa) aqueles que tornar a convidar. Mas como que se divulga um evento deste tipo? Como se informam as pessoas? Como so entregues os convites? A melhor forma, comear por colocar a informao relativa ao evento no site da sua empresa. Primeiro, porque no ter que pagar a terceiros pela publicidade e, segundo, porque as pessoas que vero o anncio j esto familiarizadas com a empresa e provavelmente algumas esto a ponderar comprar produtos seus ou aderir a um servio. Isso ptimo para uma Primeira Conferncia Online. Claro que no deve descuidar a aparncia e a criatividade para que assim, alm de repararem no anncio, tenham vontade de saber mais. Faa isso com alguma antecedncia, mesmo antes de fazer um convite pessoal. Talvez o ideal seja colocar o anncio aproximadamente 3 a 4 semanas antes do acontecimento. Sem entrar em pormenores, sem dizer tudo, apenas para fomentar a curiosidade que s ser satisfeita mais tarde, aps o envio de um convite. Chegmos ento etapa em que se informam directamente os convidados. H quem diga que os convites devem ser enviados um ms antes, mas, provavelmente por essa altura j as pessoas se esqueceram da conferncia. Por isso, poder enviar o convite duas semanas antes. Assim, as pessoas tero tempo para organizar a sua agenda para estar presentes, Se mesmo assim achar que deve ser esse o tempo, o anncio de que acabamos de falar deve ser colocado uma semana antes disso. O convite que ir enviar via email tem uma funo bastante diferente do anncio. Enquanto que o primeiro, devia principalmente criar curiosidade, o segundo tem como principal objectivo informar as pessoas e fazer com que elas tenham vontade de participar no evento. Para isso deve comear por enviar toda a informao necessria: 9 Marque Agora uma Demonstrao em: (http://www.ideiasparanegocios.com/contacto/),

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Tema da conferncia; O programa da conferncia, com todos os pontos que sero abordados e bem especificados; O horrio (ou horrios) em que esta se ir realizar, no deixando de mencionar, se lhe parecer conveniente e necessrio, a possibilidade de contar com algum tempo extra; Os motivos pelos quais devem ir e as vantagens de se tratar de uma conferncia virtual Quais os benefcios que a participao lhes ir trazer Parece-lhe que j sabe tudo sobre como preparar, conceber e divulgar uma Conferncia Online? verdade que seguindo estes conselhos vai ter uma ptima conferncia mas, se continuar a ler, e seguir as prximas dicas ela no ser apenas ptima, mas tambm Excelente!

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Dicas e Conselhos para uma Conferncia Excelente!

A conferncia foi planeada, o discurso elaborado, foi devidamente divulgada e tudo correu a 100% at agora. Falta apenas a sua realizao. Mas ser que est mesmo tudo? Na realidade poderia ficar por aqui. Mas h ainda mais uns pontos que pode melhorar. A aplicao das ideias que iremos dar de seguida est ao seu critrio, pois so facultativas. Mas garanto-lhe que sero uma ptima ajuda e o beneficiaro se as aplicar. Comeando por mais umas notas quanto divulgao. Mesmo j tendo enviado um email, seria aconselhvel que poucos dias antes da conferncia envie outro email. No uma cpia, mas um lembrete. boa ideia que coloque novamente todas as informaes necessrias e dizer que gostaria de contar com a presena da pessoa em causa. Isto uma boa deixa para tambm perguntar se a pessoa quer realmente assistir, pedindo-lhe que confirme ou faa algum tipo de registo. Porqu? Primeiro, porque assim sabe mais ou menos com aquilo que poder contar, por outro lado, a pessoa, caso se registe, sentir a responsabilidade de no faltar. Poder tambm, se assim o desejar, fazer um inqurito ou questionrio queles que se registarem. Poder ser opcional, para que as pessoas no sintam que esto a ser obrigadas a responder ao que quer que seja. O motivo simples: conhecer a sua audincia, saber o que querem, para lhes poder dar o que pretendem. Se quer a sua ateno, ter de lhes dizer aquilo que querem ouvir. Relativamente aos aspectos mais prticos da sua apresentao, quer seja de vendas ou uma simples reunio, deve antecipadamente, treinar com colegas para limar algumas arestas e evitar constrangimentos desnecessrios na altura. tambm educado da sua parte, chegar mais cedo que os convidados Sala. Poder tambm dizer a quem nunca participou, para chegarem mais cedo e assim pode mostrar-lhes alguns detalhes tcnicos sobre o programa. Por ltimo, mas no menos importante, h a possibilidade de gravar as suas conferncias para futura consulta. Pode envi-las para os convidados ou at mesmo fazer uma biblioteca de conferencias e mais tarde analisar quais os erros cometidos. Acima de tudo, no desanime se algo no correr de modo perfeito. No espere 100% de resposta quanto aos convites, nem 100% de aderncia aos seus produtos. Crie uma meta razovel, por exemplo 70% de resposta face aos convites feitos j seria ptimo. E acima de tudo, pratique, no desista. Subir, chegar mais alto e fazer melhor, s se consegue com trabalho rduo. No existem mtodos milagrosos. Existem mtodos eficientes e,

E S TE U M D E LES !

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Outros Recursos Sua Disposio

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