Principais mtodos de arquivamento

Para se alcanar tais objetivos encontram-se descritos, a seguir os principais mtodos de arquivamento utilizados para a organizao dos acervos arquivsticos.

Mtodos de Arquivamento Os arquivos precisam de sistemas e mtodos

Funo dos Arquivos

A funo primordial dos arquivos disponibilizar as informaes contidas nos documentos para a tomada de deciso e comprovao de direitos e obrigaes, o que s se efetivar se os documentos estiverem corretamente classificados e devidamente guardados. To importante quanto arquivar achar rapidamente as informaes no momento desejado.

Sistemas: direto e indireto

Sistema direto: aquele em que a busca do documento feita diretamente no local onde se acha guardado. Sistema indireto: aquele em que, para se localizar o documento, preciso antes consultar um ndice ou um cdigo.

Sistema semi-indireto O mtodo alfanumrico combinao de letras e nmeros no se inclui nas classes de mtodos bsicos e padronizados e considerado do sistema semi-indireto.

Principais ordenaes do arquivo

Quando se trata de planejar a organizao de um arquivo ou fichrio, os elementos constantes de um documento a considerar so: nome (do remetente do destinatrio ou da pessoa a quem se refere o documento); (do Local, Nmero, Data, Assunto.

Principais ordenaes do arquivo

De acordo com o elemento mais importante e frequentemente procurado, em cada caso, pode-se organizar os fichrios ou arquivos em: ordem alfabtica; ordem geogrfica; ordem numrica (simples ou cronolgica) ordem de assunto.

MTODO ALFABTICO
o mais simples, desde que o elemento principal a ser considerado seja o NOME. um mtodo direto, porque a pesquisa feita diretamente no documento, no sendo necessrio se recorrer a um ndice auxiliar para localizar qualquer documento.

Nesse mtodo, as fichas ou pastas so dispostas na ordem rigorosamente alfabtica, respeitadas as normas gerais para a alfabetao, atravs de guias divisrias, com as respectivas letras. (PAES,2005)

DESVANTAGENS DESSE MTODO

Os erros de arquivamento tendem a predominar no arquivamento alfabtico, quando o volume de documentos muito grande, devido ao cansao visual e variedade de grafia dos nomes. REGRAS DE ALFABETAO

Este mtodo obedece treze regras de alfabetao.

Pela 1 letra do ltimo sobrenome: Joo Barbosa; Pedro lvares Cabral; Paulo Santos a) Barbosa, Joo b) Cabral, Pedro lvares c) Santos, Paulo

REGRAS DE ALFABETAO Para nomes compostos: Camilo Castelo Branco; Paulo Monte Verde; Heitor Villa Lobos. a) Castelo Branco, Camilo b) Monte Verde, Paulo c) Villa Lobos, Heitor REGRAS DE ALFABETAO Para sobrenomes abreviados: J. Vieira; Jonas Vieira; Jos Vieira a) Vieira, J. b) Vieira, Jonas c) Vieira, Jos REGRAS DE ALFABETAO Para nomes com artigos e preposies:

Pedro de Almeida, Ricardo dAndrade; Lcia da Cmara; Arnaldo do Couto. a) Almeida, Pedro de b) Andrade, Ricardo d c) Cmara, Lcia da d) Couto, Arnaldo do

REGRAS DE ALFABETAO Para sobrenomes com grau de parentesco:

Antonio Almeida Filho; Paulo Ribeiro Jnior; Joaquim Vasconcelos Sobrinho. a) Almeida Filho, Antonio b) Ribeiro Jnior, Almeida c) Vasconcelos Sobrinho, Joaquim

REGRAS DE ALFABETAO Para pessoas da mesma famlia:

Jorge de Abreu Sobrinho; Jorge de Abreu Filho; Jorge de Abreu Neto.

a) Filho, Jorge de Abreu b) Neto, Jorge de Abreu c) Sobrinho, Jorge de Abreu

REGRAS DE ALFABETAO Para nomes estrangeiros:

Georges Aubert; Winston Churchill; Paul Muller; Jorge Schmidt. a) Aubert, Georges b) Churchill, Winston c) Mueller, Paul d) Schmidt, Jorge

REGRAS DE ALFABETAO Para nomes estrangeiros (espanhol) com o nome da me:

Jos de Oviedo Y Bnos; Francisco de Pina de Mello; Antonio de Los Rios. a) Oviedo Y Bnos, Jos de b) Pina de Mello, Francisco de c) Rios, Antonio de Los.

REGRAS DE ALFABETAO Para nomes Orientais Japoneses e rabes: a) Al Bem Hur (permanece) b) Ly Youtohn (permanece) REGRAS DE ALFABETAO Para nomes estrangeiros com preposio:

Giulio Di Capri; Esteban De Penedo; Charles Du Pont; John Mac Adam a) De Penedo, Esteban b) Di Capri, Julio c) Du Pont, Charles d) Mac Adam, John

REGRAS DE ALFABETAO Para Numeral:

4 Congresso de Secretariado; I Encontro Regional de Arquivologia; III Simpsio de Apicultura. a) Congresso de Secretariado (4) b) Encontro Regional de Arquivologia (I) c) Simpsio de Apicultura (III)

REGRAS DE ALFABETAO
Para Pessoas Jurdicas:

EMBRATEL; lvaro Ramos & Cia; A Colegial; The library of Congress; Fundao Getlio Vargas: a) lvaro Ramos & Cia b) Colegial (A) c) Embratel d) Fundao Getlio Vargas e) Library of Congress (the)

Mtodo Alfabtico Pode obedecer ordem Dicionria ou ordem Enciclopdica. Na ordem dicionria os assuntos isolados so dispostos alfabeticamente, obedecendo-se somente sequncia das letras. Veja o exemplo a seguir
Cursos de doutorado Cursos de especializao Cursos de formao Cursos de mestrado Cursos de ps-graduao Exposies de publicaes Impresso de livros Impresso de peridicos Pesquisas de administrao Pesquisas de cincia poltica Pesquisas de custo de vida Pesquisas de desenvolvimento econmico Pesquisas de economia Pesquisas de psicologia aplicada educao Pesquisas de psicologia aplicada ao trabalho

Ordem Enciclopdica Na ordem enciclopdica, os assuntos so agrupados sob ttulos gerais e dispostos alfabeticamente. Com a ordenao enciclopdica surgem os primeiros esboos de esquemas de classificao. Veja o exemplo:

Cursos

Especializao Formao Ps-graduao Mestrado Doutorado Administrao Cincia poltica Economia Custo de vida Desenvolvimento econmico Aplicada educao Aplicada ao trabalho

Pesquisas

Psicologia

Mtodo Variadex
Este mtodo uma variante do alfabtico; Como seria impossvel determinar-se uma cor para cada letra do alfabeto, uma vez que seriam necessrias 26 cores distintas para representar o alfabeto, as cores da chave devem ser atribudas s projees das pastas em funo da segunda letra do nome de entrada e no da inicial, a qual indicar a seo alfabtica correspondente para sua ordenao.

Exemplo Mtodo Variadex

Mtodo Geogrfico
Pertence ao sistema direto; As melhores ordenaes geogrficas so: Nome do estado, cidade e correspondente Nome da cidade, estado e correspondente. Vantagens do mtodo geogrfico: direto e de fcil manuseio. Desvantagens: exige duas classificaes local e nome do correspondente.

Mtodos por Assunto

O mtodo de arquivamento por assunto no de fcil aplicao, pois depende de interpretao dos documentos sob anlise, alm de amplo conhecimento das atividades institucionais.

Entretanto, o mais aconselhado nos casos de grandes massas documentais e variedade de assuntos.

Exemplo mtodos arquivamento

Numrico Simples
Mtodo numrico simples: numrico simples constitui-se na atribuio de um nmero a cada correspondente ou cliente, pessoa fsica ou jurdica, obedecendo-se ordem de entrada ou de registro, sem qualquer preocupao com a ordenao alfabtica; O mtodo exige um ndice alfabtico remissivo.

NDICE ALFABTICO REMISSIVO

O ndice uma lista minuciosa, ordenada alfabeticamente, dos termos ou assuntos contidos no texto. Pode tambm incluir nomes de pessoas, nomes geogrficos, acontecimentos, etc. citados na obra. Sob cada item do ndice, vem a indicao de sua localizao no corpo da obra.

INDICE ALFABTICO REMISSIVO EXEMPLO

ASSUNTO AES BALANO PATRIMONIAL DESPESAS - administrativas - de higiene e limpeza - de pessoal EVENTOS - civis - culturais - esportivos - socioculturais LOCALIZAO PASTA N 40 PASTA N 52 PASTA N 12 PASTA N 4 PASTA N 6 PASTA N 11 PASTA N 14 PASTA N 25 PASTA N 44 PASTA N 52 PASTA N 56

Mtodo Cronolgico A ordem principal de entrada a data; Muito utilizado em reparties pblicas; Os documentos ou conjunto de documentos (processos) recebem um nmero e tambm a data de entrada do documento;

Dgito Terminal Os documentos so numerados seqencialmente, mas sua leitura apresenta uma peculiaridade que caracteriza o mtodo: os nmeros dispostos em trs grupos de dois dgitos cada um, so lidos da direita para a esquerda, formando pares. Assim o nmero 42.054 ser representado pelos grupos 04-2054. Mtodo muito utilizado em Bancos. Desvantagens: Leitura no convencional dos nmeros; Disposio fsica dos documentos de acordo com o sistema utilizado na leitura. Mtodo Numrico Duplex
A documentao dividida em classes, conforme os assuntos, partindo-se do gnero para a espcie e desta para a mincia. O mtodo duplex oferece as mesmas possibilidades do mtodo decimal (Dewey) quanto ao agrupamento de assuntos, permitindo abertura ilimitada de classes, subclasses etc.

Nesse mtodo, os nmeros so dados de dez em dez, para cada assunto principal. Na primeira etapa de seleo temos: 10 Administrao; 20 Aluguel; 30 Compra.

Mtodo Numrico Duplex Exemplo

A segunda etapa prev as primeiras divises, mas o nmero principal vem no incio, seguido de um hfen e da diviso de um em um, assim: 20 ALUGUEL 20-1 Apartamento; 20-1-1 Apartamento de quarto e sala; 20-1-2 Apartamento de dois quartos; 20-1-3 Apartamento de trs quartos

Mtodo Unitermo ou Indexao Coordenada

O Mtodo Unitermo ou indexao coordenada foi desenvolvido por Mortimer Taube em princpios de 1950. No recomendada sua aplicao nos arquivos convencionais, a indexao coordenada vem sendo utilizada, com xito, nos arquivos especiais e especializados. (PAES, 2004)

Mtodo Unitermo ou Indexao Coordenada

O mtodo consiste em se atribuir a cada documento, ou grupo de documentos, um nmero em ordem crescente, de acordo com sua entrada no arquivo. Esse nmero, denominado nmero de registro, controlado atravs de livro prprio, deve ser assinalado no documento, em lugar visvel e previamente determinado.

Mtodo Unitermo ou Indexao Coordenada

A finalidade deste nmero identificar e localizar o documento quando solicitado. Uma vez numerado, procede-se anlise do documento, de onde devem ser destacados todos os elementos identificadores que serviro pesquisa posterior: nomes, assuntos, fatos ou acontecimentos, datas, lugares, fenmenos, objetos etc.

Mtodo Unitermo ou Indexao Coordenada

Tais elementos devem ser transcritos em uma ficha ndice, sob a forma de palavra-chave, para facilitar a localizao dos documentos.

Mtodo Alfanumrico Esse sistema procura utilizar as vantagens dos mtodos alfabtico e numrico. Dessa combinao surgiu um mtodo que tem a simplicidade do alfabtico e a rapidez e preciso do numrico. Mtodo Alfanumrico - Exemplo
Este mtodo trabalha com uma tabela constituda de divises do alfabeto, previamente planejadas e numeradas em ordem crescente. Usam-se notaes fechadas para se evitar que, uma vez numeradas, as divises sejam alteradas. 1 Posio 2 Posio Aa - Af 1; Ag - Al 2; Am - As 3; At - Az 4; Ba - Bl 5; Bm - Bz 6;

Procedimento
As pastas individuais teriam como notao os nomes colocados aps o nmero correspondente sua diviso alfabtica. Exemplos: 1 - Acrisio, Paulo (Aa-Af = 1) 1 - Afonseca, Joo (Aa-Af =1) 2 - Almeida, Mrio (Ag-Al = 2) 3 Alonso, Ernesto (Ag-Al = 2) 4 Amaral, Roberto (Am-As = 3) 5 Atilia, Jorge (At-Az = 4)

Mtodo Decimal Este mtodo baseado na classificao decimal de Dewey, utilizada nas bibliotecas.

Esta classificao divide o saber humano em nove classes principais e uma dcima reservada para os assuntos por demais gerais e que no podem ser includos em uma das nove classes pr-estabelecidas. Mtodo Decimal na prtica
A parte inteira do nmero composta de trs algarismos. A parte decimal pode no existir como pode ter um, dois, trs ou mais algarismos. A diviso dos assuntos parte sempre do geral para o particular. Ainda no h uma classificao universal para os arquivos. Portanto no sistema Dewey utilizamos a tcnica e no a classificao.

Mtodo Decimal na prtica As 10 primeiras divises so denominadas classes; As 10 seguintes, so subclasses E a seguir, respectivamente, divises, grupos, subgrupos, subsees etc. A tbua, tabela ou esquema, com a classificao adotada, tem o nome de classificador ou cdigo e no dispensa um ndice alfabtico. Classes
0 Obras Gerais 1 Filosofia 2 - Religio 3 Cincias Sociais 4 Filologia ou Lingustica 5 Cincias Puras 6 Cincias Aplicadas 7 Belas-Artes 8 Literatura 9 Histria e Geografia

Subdiviso da classe 6 600 Cincias Aplicadas 610 Medicina

620 Engenharia 630 Agricultura 640 Cincias e Artes Domsticas 650 Servios Gerenciais 660 Indstrias Qumicas Subdiviso da classe 610 610 Medicina 611 Anatomia 612 Fisiologia Humana 613 Higiene Pessoal 614 Sade Pblica 615 Teraputica 616 Clnica Mdica... Outra subdiviso
616 Clnica Mdica 616. 1 - Cardiologia 616.2 - Sistema Respiratrio 616.3 - Sistema Digestivo 616.4 Sistema endcrino 616.5 dermatologia E assim por diante. medida que se apresenta um assunto, temos de procurar onde coloc-lo, partindo sempre do geral para o particular.

Vantagens do Mtodo Decimal

O Mtodo Decimal apresenta as seguintes vantagens: Todos os assuntos relacionados a um determinado tpico ficam reunidos em grupos; Os nmeros classificadores formam verdadeiras nomenclaturas fceis de reter na memria; Expanso ilimitada para as subdivises dos assuntos.

A Microfilmagem
A microfilmagem uma tcnica que produz microformas, que so as imagens fotogrficas dos documentos em escala muito reduzida, os quais necessitam do auxlio de um aparelho leitor.

Vantagens: pode anos quando bem

durar at duzentos administrado.

A Microfilmagem
Como desvantagem pode-se citar o alto custo do procedimento. Esse sistema muito utilizado em bancos para microfilmar cheques.

Legislao Decreto Federal n 1.799/96 que regulamenta a Lei n 5.433/68 que dispe sobre microfilmagem de documentos oficiais e d outras providncias.
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Decreto/Antigos/D1799.htm