PMbarnaBOK

4.1 PROJECT CHARTER

Proyecto Acadmico
4.1 Project Chrter Proyecto Acadmico Realizado por PMbarnaBOK,

Master Project Management Industrial y Servicios

(Edicin 2010-11)

Versin
1 (12/4/2011)

Motivo
Redaccin Inicial

Realizado
SB, ME, RSS, RSM, DV

Comprobado
SB

Aprobado
RSM

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ndice
1. TTULO.........................................................................................................................................4 2. OBJETIVO...................................................................................................................................4 3. JUSTIFICACIN.........................................................................................................................4 3.1. JUSTIFICACIN ACADMICA.............................................................................................................4 3.2. JUSTIFICACIN DE PRODUCTO.........................................................................................................5 4. ALCANCE....................................................................................................................................5 4.1. REQUISITOS DEL PROYECTO............................................................................................................6 4.2. LMITES DEL PROYECTO...................................................................................................................6 4.3. LMITES DEL PRODUCTO...................................................................................................................6 5. EQUIPO.......................................................................................................................................7 5.1. ORGANIGRAMA.................................................................................................................................7 5.2. ROLES EN EL EQUIPO.....................................................................................................................10 6. CALENDARIO............................................................................................................................ 2 1 7. COSTES DEL PROYECTO....................................................................................................... 3 1 7.1. PRESUPUESTOS PARA EL PROYECTO............................................................................................13 7.2. CRONOGRAMA INICIAL DE GASTOS................................................................................................13 7.3. COSTES DEL PROYECTO.................................................................................................................14 7.4. FLUJO DE CAJA DE INVERSIN.......................................................................................................15 8. INTERESADOS Y HERRAMIENTAS DE COMUNICACIN................................................... 6 1 8.1. IDENTIFICACIN DE LOS INTERESADOS..........................................................................................16 8.2. HERRAMIENTAS DE COMUNICACIN...............................................................................................16 8.2.1. Comunicacin Oral..............................................................................................................16 8.2.2. Comunicacin Escrita .........................................................................................................17 . 9. GESTIN DOCUMENTAL DEL PROYECTO .......................................................................... 7 . 1 9.1. FORMATO .......................................................................................................................................17 . 9.2. UBICACIN DE LA INFORMACIN....................................................................................................18 9.3. REVISIN Y APROBACIN DE DOCUMENTOS..................................................................................18 9.4. CONTROL DE LA DOCUMENTACIN................................................................................................18 9.5. UBICACIN DE LA INFORMACIN....................................................................................................18 9.6. ESTRUCTURA DE LA INFORMACIN................................................................................................18 9.7. CODIFICACIN DEL ENCABEZADO DE LOS ENTREGABLES .............................................................19 . 9.8. ARCHIVO DOCUMENTAL - COPIAS DE SEGURIDAD.........................................................................19 9.9. NOMENCLATURA DE CODIFICACIN...............................................................................................20 10. CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL PROYECTO.................................................................... 1 2 10.1. REUNIONES PARA CONTROL DE ENTREGABLES...........................................................................21 10.2. LUGARES DE REUNIN.................................................................................................................22 11. METODOLOGA DEL TRABAJO........................................................................................... 3 2

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12. CALIDAD.................................................................................................................................. 4 2 12.1. REVISIONES DE DOCUMENTOS ....................................................................................................24 . 12.2. ESTADO DE LOS DOCUMENTOS....................................................................................................24 13. REGLAS DE CONVIVENCIA.................................................................................................. 4 2 13.1. PUNTUALIDAD...............................................................................................................................24 13.2. ASISTENCIA A REUNIONES ...........................................................................................................25 . 13.3. SOLUCIN DE CONFLICTOS..........................................................................................................25 14. RIESGOS.................................................................................................................................. 6 2 15. CRONOGRAMA....................................................................................................................... 8 2

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1. TTULO
Este proyecto surge de la oportunidad que se nos brinda, desde la Universidad Politcnica de Catalua, para presentar un proyecto final en el cual aplicar todo los conocimientos adquiridos a lo largo del Mster en Project Management Industrial y de Servicios, que iniciamos en fecha 26 de Noviembre del 2010 en el Edifico Tech Talent Center que la Fundacin UPC tiene en la calle Badajoz numero 73-77 en la ciudad de Barcelona. Para la realizacin de este proyecto hemos decido reunirnos cinco estudiantes del Mster Project Management Industrial y Servicios II y formar una consultora a la cual le hemos dado el nombre de PMbarnaBOK

2. OBJETIVO
La consultora PMbarnaBOK deber entregarle a nuestro cliente Jaume Mussons y a junta evaluadora un proyecto de excelente calidad. El proyecto consistir en la implantacin de cinco locales de restauracin en Japn bajo el nombre de Barceloneat donde se ofrezca una rica degustacin de productos alimentarios catalanes.

3. JUSTIFICACIN
3.1. Justificacin Acadmica
Con la entrega del documento Proyecto Final esperamos satisfacer las expectativas puestas sobre el equipo por parte del profesorado y demostrar al tribunal evaluador del Mster Project Management Industrial y Servicios, la adquisicin de los conocimientos y la correcta utilizacin de las herramientas de gestin de proyectos tratadas durante todo el curso. El Proyecto Final es un documento donde cualquiera de nuestros Stakeholders podr ver de nuestro proyecto: la calidad, la innovacin, el coste, y el alcance. Este documento debe ser de fcil interpretacin para todos los interesados.

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3.2. Justificacin de Producto

La oportunidad de nuestro proyecto reside en el reconocimiento global de los productos y dieta mediterrnea, y la dificultad de adquirirlos fuera de nuestras fronteras. Con la realizacin de este proyecto se quiere dar la posibilidad a las pequeas cooperativas y productores locales de vender el total de sus producciones en mercados diferentes de sus habituales. La puerta de entrada de la cultura mediterrnea y de estos productos sern cinco locales que la empresa Barceloneat pretende abrir con este proyecto en la ciudad de Tokio (Japn). Los locales Barceloneat pretenden situarse como restaurantes de referencia en el pas nipn, el cliente japons valora y demanda calidad en todos los productos. Los locales Barceloneat estarn situados junto a estaciones de metro o tren en las zonas de negocios o de ms afluencia de pblico (ms de 20 millones de personas cogen el metro diariamente). La introduccin de la tapa y el plato rpido en el mercado japons, tendra una muy buena acogida, el cliente japons acostumbra a disponer de poco tiempo para sus comidas, precisan platos rpidos y locales de rpida transicin no por ello olvidando la calidad. Las razones de situar nuestro negocia principalmente en Japn son: Mercado que conoce y valora la calidad del producto mediterrneo. Cliente que frecuentemente hace todas sus comidas fuera de casa. Treinta y siete millones de posibles clientes, (es el nmero de habitantes en Tokio). Muchos turistas al visitar Barcelona se quedan prendados de la comida ofrecida en los restaurantes de Barcelona

4. ALCANCE
Se gestionar el proyecto utilizando la metodologa PMBOK, ampliando esta informacin con otras herramientas vistas en el Mster, (Montecarlo, QFD, DAFO, AMFE, Gantt). Se establecer unas fases de proyecto que den lugar a la consecucin del proyecto demandado por nuestro cliente dedicando especial atencin en los apartados de Tiempo, Alcance y Costes.

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Con el fin de compartir y disfrutar de todas las fases y apartados del proyecto hemos creado una metodologa de roles intercambiados peridicamente, con ello conseguiremos que todos los componentes del grupo puedan participar en todas las reas de proyecto completo y no especializarse en reas determinadas del mismo. El proyecto tambin incluir, el contrato con los proveedores, hardware necesario para el cobro, control de stock, formacin del personal y un contrato de mantenimiento.

4.1. Requisitos del proyecto

El objetivo de la empresa PMbarnaBOK es reflejar los conocimientos asimilados durante todo el Mster. El proyecto final se entregar en formato web, en esta pgina Web se podr ver todos los documentos generados durante las diferentes fases del proyecto. PMbarnaBOK decide hacer una simulacin de Proyecto en un caso real de implantacin, de esta forma esperamos poder satisfacer los requisitos de la junta evaluadora del Mster.

4.2. Lmites del proyecto

El proyecto Barceloneat se desarrollara entre el 18 de Abril y el 21 de Octubre de 2011, fecha en la que los miembros del equipo harn una presentacin de este proyecto al tribunal evaluador. Para el desarrollo de este proyecto se seguir la metodologa PMBOK , ampliando esta informacin con otras herramientas vistas en el Mster, (Montecarlo, QFD, DAFO, AMFE, Gantt). Se establecer unas fases de proyecto que den lugar a la consecucin del proyecto demandado por nuestro cliente dedicando especial atencin en los apartados de Tiempo, Alcance y Costes. La cantidad de horas, as como el reparto de reuniones se pueden ver en el apartado 6 Calendario

4.3. Lmites del producto

Con el proyecto Barceloneat la empresa PMbarnaBOK ha querido aprovechar la enorme popularidad que tiene fuera de nuestras fronteras la comida mediterrnea, con estos locales lo que se pretende es hacer llegar productos de cooperativas y pequeos productores a mercados de difcil acceso. Los locales Barceloneat destacarn por ser locales modernos, clidos, y donde cualquier persona que entre a degustar nuestros productos se sienta como si estuviera disfrutando de ellos en Barcelona. La eleccin de Barcelona como teln de fondo de estos restaurantes nace de la fama que goza en todo el mundo como ciudad gastronmica y cultural, histricamente la cultura catalana est arraigada a compromiso y calidad. 12/04/2011Fichero:4_1_PROJECT_CHARTER_V1 6de28

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Nuestra idea parte de suministrar a estos locales productos alimentarios de altsima calidad ya que el cliente japons es un cliente que valora la calidad de un producto. De inicio Barceloneat pretende abastecerse con producto local de cooperativas catalanas, aunque siempre se estar abierto a conseguir otros productos de distintos proveedores.

Barceloneat quiere identificarse como una empresa tecnolgicamente puntera,

introduciendo sistema de pedido y cobro al cliente por mvil, sistema de promociones y jornadas culinarias va Web, control y pedido de stock electrnico, jornadas temticas aprovechando festividades catalanas.

Barceloneat contempla la posibilidad de llevarse la comida Take away.

5. EQUIPO
5.1. Organigrama
A continuacin se detallan las personas que forman el equipo, su contacto y las abreviaturas que se utilizarn en el proyecto:

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Organigrama PMbarnaBOK (Roles Fijos)

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En el Organigrama se puede ver a los integrantes de PMbarnaBOK y sus roles principales en el proyecto Barceloneat. Los Directores de cada una de las reas se encargarn de supervisar los entregables de cada fase del proyecto as como realizar el proceso de cierre de sus reas en el proyecto Barceloneat. Organigrama PMbarnaBOK (Responsabilidades rotatorias) A pesar de tener unos roles en el organigrama, el equipo de PMbarnaBOK en el proyecto Barceloneat, con el fin de compartir, aprender y disfrutar de todas las fases y apartados del proyecto, se ha creado una metodologa de responsabilidades intercambiables peridicamente, para conseguir que todos los componentes del grupo puedan participar en todas las reas del proyecto y no especializarse exclusivamente en el rea determinada por el rol fijo del organigrama. Las rotaciones se realizarn cada 4 semanas. La persona que deja un rol colaborar con la persona que inicia el rol de forma que haya una buena transferencia de la informacin. El Director del rea dar soporte y aprobaciones de todos documentos de su rea.

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5.2. Roles en el equipo

Inventario de Roles Belbin del Equipo de Proyecto. El Inventario de Belbin punta a las personas de acuerdo a cuan fuertemente expresan algunas de las tendencias que identifican a los 9 diversos roles que se pueden personificar dentro de un equipo. Este modelo nos permite describir el comportamiento de un miembro del equipo en relacin a otro de sus compaeros y nos permite: Asegurarnos de que cada rol necesario para el correcto funcionamiento de un equipo o un proyecto sea realmente realizado por alguien. Agrupar ciertas actividades para que las realice un miembro del equipo de una manera ptima. Permite a los miembros del equipo realizar las actividades por las que tienen mayor predisposicin, es decir aprovechar sus potencialidades y complementar a sus compaeros. Permite equilibrar el equipo y ser ms eficientes, lo que garantiza menor atencin por parte de la gerencia.
Inventario de Roles Belbin
Factores Belbin Coordinador (CO) Investigador de Recursos (IR) Implantador (IP) Cohesionador(CH) Finalizador(FI) Motivador Evaluador (ME) Cerebro (CE) Especialista(ES) Impulsor (IM) BobesSusana 3 3 8 3 6 10 6 6 6 EstebanMiguel 10 3 8 3 6 6 6 8 6 SnchezRafael 6 10 6 3 3 3 8 3 8 SansRoger 8 3 6 10 6 8 6 3 8 VillanuevaDavid 8 3 6 6 8 3 8 3 3

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.

BELBINPMbarnaBOK
Coordinador (CO) 10 Impulsor (IM) 8 6 4 Especialista(ES) 2 0 Implantador (IP)
Bobes Susana Esteban Miguel Snchez Rafael Sans Roger Villanueva David

Investigador de Recursos (IR)

Cerebro (CE)

Cohesionador(CH)

Motivador Evaluador (ME)

Finalizador(FI)

Leyenda
Muy Alto Alto Medio Bajo 10 8 6 3

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6. CALENDARIO
El esfuerzo temporal para desarrollar el proyecto se basa en el siguiente calendario.
MARZO J V 3 4 10 11 17 18 24 25 31 MAYO J 5 12 19 26 ABRIL X J 6 13 20 27 7 14 21 28

L
9

7 14 12 21 13 28
10 11

M 1 8 15 22 29

X 2 9 16 23 30

S 5 12 19 26

D 6 13 20 27

L
13

M 5 12 19 26

4 11 16 18 17 25
14 15

V 1 8 15 22 29

S 2 9 16 23 30

D 3 10 17 24
Conformacin del Equipo

L
17 18 19 20 21 22

M 3 10 17 24 31

X 4 11 18 25

V 6 13 20 27

S 7 14 21 28

2 9 16 23 30

D 1 8 15 22 29

L
22

M 7 14 21 28

6 24 13 25 20 26 27
23

JUNIO X J 1 2 8 9 15 16 22 23 29 30

Inicio del Proyecto

V 3 10 17 24

S 4 11 18 25

D 5 12 19 26

Reuniones Semanales

Reunin con el Project Manager Senior Presentacin del Project Charter

L
26

M 5 12 19 26

X 6 13 20 27

JULIO J 7 14 21 28

4 11 29 18 30 25
27 28

V 1 8 15 22 29

S 2 9 16 23 30

D 3 10 17 24 31

31 32 33 34 35

L 1 8 15 22 29

M 2 9 16 23 30

X 3 10 17 24 31

AGOSTO J 4 11 18 25

Festivos

V 5 12 19 26

S 6 13 20 27

D 7 14 21 28

Presentacion del Proyecto Final Reunin por confirmar con el Project Manager Senior

L
35

M 6 13 20 27

5 37 12 38 19 39 26
36

SEPTIEMBRE J V 1 2 7 8 9 14 15 16 21 22 23 28 29 30 X

S 3 10 17 24

D 4 11 18 25

L
39

M 4 11 18

X 5 12 19

OCTUBRE J V 6 13 20 7 14 21

3 10 42 17
40 41

S 1 8 15

D 2 9 16

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7. COSTES DEL PROYECTO

7.1. Presupuestos para el proyecto.
El clculo de costes se basa en la informacin de la cantidad de horas que sern invertidas en el proyecto por cada departamento tcnico. Tabla #1 Son estipulados gastos de material interno (Consumibles) y un presupuesto extra llamado contingencia que servir para cubrir eventuales gastos no considerados o generados por algn factor contemplado en los riesgos del proyecto.

PRESUPUESTO Recursos Propios Cantidad Unidad Gerente General 150 Horas Director de Calidad 150 Horas Director de RRHH y Comunicaciones 150 Horas Director de Riesgos y Adquisiciones 150 Horas Director de Marketing innovation 150 Horas Otras consideraciones Consumibles 1 Materiales Contingencias 1 Global

V Unitario () 30,00 23,25 23,25 23,25 23,25 500 600

V Total () 4.500,00 3.487,50 3.487,50 3.487,50 3.487,50 500 600

Total del Presupuesto (())

Tabla 1

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7.2. Cronograma inicial de gastos.

De acuerdo con el cronograma de actividades del proyecto, la estimacin de gasto se presenta en la Tabla # 2.
Mes Marzo Abril Mayo Junio Julio Septiembre Octubre CRONOGRAMA INICIAL DE GASTOS Estimado sobre el total del Proyecto 20% 15% 15% 15% 10% 10% 15% Valor () 3.910,00 2.932,50 2.932,50 2.932,50 1.955,00 1.955,00 2.932,50

Total de Gastos
Tabla 2

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7.3. Costes del proyecto

La inversin mnima necesaria para el desarrollo del proyecto debe ser de 1.422.000,00 .

Por el histrico y considerando los riesgos asociados a este tipo de proyecto se debe aadir un 15% a este valor como contingencia para hacer frente a posibles retrasos entre los cuales: retrasos de pagos por parte del cliente, Logstica, Materiales, Adquisiciones, RRHH, etc.

La inversin estimada por PMbarnaBOK

para este proyecto debe ser de

1.635.300,00 .
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7.4. Flujo de Caja de Inversin

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8. INTERESADOS Y HERRAMIENTAS DE COMUNICACIN

8.1. Identificacin de los interesados
En el Plan de comunicacin, que se desarrollar en la etapa de Planificacin del proyecto, se tendr en cuenta por un lado los interesados y por el otro los canales que se utilizarn. Como interesados tenemos: Miembros del equipo de proyecto: presentados en el punto 5 de este documento Clientes del proyecto: Dr. Jaume Mussons, tutor del proyecto de final de Mster y otros profesores evaluadores del mismo. Otros interesados externos: resto de grupos de proyecto y posibles colaboradores externos.

8.2. Herramientas de comunicacin

Las herramientas de comunicacin que se emplearan sern:

8.2.1. Comunicacin Oral

Reuniones: o Semanales con todos los miembros del equipo. Se realizar acta de las mismas. o Reuniones especificas, con solo algunos de los miembros del equipo, responsables de algn tema concreto. No ser necesario realizar acta. Se comentara el resultado en las reuniones semanales. o Reunin mensual con nuestro Stakeholders principal (J. Mussons) para obtener feedback sobre la ejecucin del proyecto y el grado de consecucin de los objetivos del Mster. o Reuniones con otros Stakeholders, asesores, con el fin de obtener/ compartir informacin 12/04/2011Fichero:4_1_PROJECT_CHARTER_V1 16de28

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Telfono: Se usara para comunicaciones rpidas. Skype: Se usara cuando se requieran multiconferencias entre los miembros del equipo de proyecto.

8.2.2. Comunicacin Escrita

Mail: Se usar como herramienta de comunicacin principal para transmitir informacin, realizar preguntas, hacer aclaraciones, traspasar ficheros, etc. Web: Se utilizar como herramienta de comunicacin para informar del avance del proyecto a los miembros del equipo, y a los Stakeholders. Google Docs: Se usar como herramienta para compartir informacin y documentacin.

9. GESTIN DOCUMENTAL DEL PROYECTO

9.1. Formato
Los documentos y registros que se realicen para este proyecto podrn visualizados en los siguientes programas: ser

Microsoft Office 97-2003, para poder mantener la compatibilidad de todos los ficheros o Los documentos de texto tendrn formato .doc del programa WORD

o Los documentos de Hoja de clculo .xls del programa EXCEL o Las presentaciones .ppt del programa POWER POINT Acrobat Reader, versin 10. Ficheros .pdf Microsoft Project, versin 2007. Ficheros pjt Microsoft Visio versin 2007 (diagramas de flujo). Ficheros vsd Minitab, versin 15. Ficheros mtw o mpi

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9.2. Ubicacin de la informacin

La documentacin se guardar de forma permanente en Google Docs y en nuestra ftp propia. Cada integrante del grupo deber guardar tambin sus documentos en su ordenador hasta que el proyecto haya sido acabado y entregado Todos los integrantes del grupo podrn visualizar y modificar los documentos de este proyecto.

9.3. Revisin y aprobacin de documentos

Las revisiones y aprobaciones de los documentos, se realizaran de la siguiente manera: La revisin la realizar la persona que anteriormente se encargaba del tema, segn la tabla de reparticin de responsabilidades rotatorias (apartado 5). La aprobacin la realizar el Director del rea (apartado 5), Por ejemplo el Director de calidad, ser siempre el que apruebe todos los temas de calidad. As se le dar una mayor homogeneidad al trabajo.

9.4. Control de la documentacin

Existe un Registro de registros donde se incluirn todos los registros que se han utilizado durante el proyecto. Si para trabajar se requiere un registro/documento nuevo, lo deberemos dar de alta, siguiendo la codificacin establecida. Si debemos modificar el documento, tambin lo indicaremos en este registro, aadiendo la nueva versin y dejando la vieja versin como obsoleta, indicndolo en el apartado de estado como OBSOLETA con el fondo del cuadro de color rojo. Si queremos dar de baja un registro o documento, lo indicaremos en el cuadro de estado, de la misma manera que si fuese una vieja versin.

9.5. Ubicacin de la informacin

Los documentos finales www.Barceloneat.com del proyecto sern ubicados en la pgina web

La direccin de Google Docs donde quedara almacenado tambin ser almacenada en el disco asignado a la cuenta dvilanuevatalavera@gmail.com

9.6. Estructura de la informacin

La estructura que tendr la informacin del proyecto ser la misma que est definida por los Grupos de Procesos de la Gestin de Proyectos. GRUPO DE PROCESOS DE INICIACIN

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GRUPO DE PROCESOS DE PLANIFICACIN GRUPO DE PROCESOS DE EJECUCIN GRUPO DE PROCESOS DE SUPERVISIN Y CONTROL GRUPO DE PROCESOS DE CIERRE

Adems se aadir varias carpetas para poder guardar otra informacin til del proyecto PRESENTACIONES REUNIONES REGISTROS VARIOS DOCUMENTOS NO DEFINITIVOS

Dentro de estas carpetas podremos encontrar carpetas de cada una de los 42 procesos de este proyecto. Por ejemplo dentro del GRUPO DE PROCESO DE INICIACIN: 4_1_PROYECT CHARTER 10_1_IDENTIFICAR A INTERESADOS

9.7. Codificacin del encabezado de los entregables

Los documentos entregados tendrn el siguiente formato: En el encabezamiento aparecer al Logotipo de la UPC con la que estamos realizando el Mster en el lado izquierdo, en la parte derecha aparecer el logotipo de la empresa responsable del proyecto PMbarnaBOK. En la parte inferior del documento aparecer de izquierda a derecha los siguientes datos: fecha del documento, nombre del documento que incluye la versin de este y por ltimo el nmero de hoja y la cantidad total de hojas del documento.

9.8. Archivo documental - Copias de seguridad

Los documentos sern guardados en tanto en la ftp como en Google Docs.

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El director de rea es responsable de guardar todos los apartados aprobados de su rea.. Cada uno de los integrantes del grupo, guardar una copia de su trabajo hasta que se apruebe el documento.. Cuando se finalic el proyecto se realizaran copias en formato digital (CD), para cada integrante del grupo.

9.9. Nomenclatura de Codificacin

Los documentos y registros seguirn la siguiente nomenclatura de codificacin: FORMATO DEL DOCUMENTO o X_X_YYYYYYYY_VZ Donde: o X_X PMBOOK o YYYYYYYY o VZ Corresponde con el numero de orden de procesos del

Corresponde con el descriptivo del Fichero Corresponde con la versin del documento.

FORMATO DEL REGISTRO o XXXX_ddmmaa_VZ Donde: o XXXX registro o ddmmaa o VZ Corresponde con la abreviacin del descriptivo del

Corresponde con la fecha realizacin del fichero Corresponde con la versin del documento.

Los documentos no definitivos aadirn al final del nombre de fichero los caracteres NO_DEF despus de la versin del documento.

NOTA: Se deber actualizar todos los campos del fichero antes de guardarlos y dejarlos como definitivos para que todos los nombres de fichero e ndices estn completamente actualizados al guardarlos 20de28

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10. CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL PROYECTO

10.1. Reuniones para control de entregables
Se celebrarn reuniones semanales, el da acordado entre todos los componentes del equipo, para coordinar los cambios y controlar el progreso del proyecto, siguiendo la metodologa detallada en el punto 11. Todas las reuniones sern moderadas y registradas por un moderador y un secretario respectivamente. stos se asignarn para cada sesin segn el calendario detallado a continuacin (se muestran las inciales):
Miembros del Equipo de proyecto Rafa Snchez Moreno Miguel Esteban David Villanueva Susana Bobes Roger Sans Siglas RSM ME DV SB RSS

Mes

Sesin Semana 09

Moderador (*) (*) (*) RSS RSM ME DV SB RSS RSM ME DV SB RSS RSM ME DV SB RSS RSM ME

Secretario (*) (*) (*) RSM ME DV SB RSS RSM ME DV SB RSS RSM ME DV SB RSS RSM RSS DV

Marzo

Semana 11 Semana 12 Semana 13 Semana 14

Abril

Semana 15 Semana 16 Semana 17 Semana 18

Mayo

Semana 19 Semana 20 Semana 21 Semana 22 Semana 23

Junio

Semana 24 Semana 25 Semana 26 Semana 27

Julio

Semana 28 semana 29 semana 30

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Semana 36 Septiembre Semana 37 Semana 38 Semana 39 Semana 40 Octubre Semana 41 Semana 42 DV SB RSS RSM ME DV SB SB RSS RSM ME DV SB RSS

(*) Semanas en las que se realzan reuniones sin aplicar metodologa y solo se realiza un acta. El moderador se responsabilizar de controlar la agenda de reuniones / orden del da, mantener el foco del debate, as como favorecer la participacin de todos los integrantes. En caso de votaciones, el moderador se encarga de la gestin y presentacin de los resultados. El secretario debe anotar toda aquella informacin de inters para el progreso del proyecto, as como cumplimentar las actas de reunin segn el procedimiento acordado por todo el equipo. La persona que es secretaria en una reunin pasa a ser el moderador de la siguiente y quien debe realizar la agenda de la misma, que har llegar a los miembros del equipo antes de la reunin.

10.2. Lugares de Reunin

Si la reunin requiere material de apoyo (proyector, pizarra, etc.): UPC Teach Talent Center Biblioteca / Salas estudio NEXUS UPC Reuniones de control / revisin informal: Cualquier otro punto que el equipo acuerde.

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11. METODOLOGA DEL TRABAJO

Para el desarrollo del proyecto se realizar una reunin semanal con posibilidad de ampliarla a dos. La reunin podr ser presencial u online (Internet). Las reuniones tendrn por objetivo tomar decisiones, organizar el trabajo futuro y revisar los avances. En todos los casos se compartir informacin necesaria para el buen cumplimiento y realizacin del proyecto. Las decisiones se tomarn de forma consensuada. Antes de cada encuentro el moderador preparar un acta con los temas a abordar, considerando un espacio de tiempo destinado a discutir otros temas relacionados al proyecto distinto al tema principal. El secretario deber registrar la asistencia de los miembros del equipo, tomar notas de los temas tratados e ideas planteadas, puntos pendientes a considerar en la prxima ocasin y plantear fechas y horarios posibles para la siguiente reunin (a acordar entre todos los participantes). Tras cada reunin, el secretario, preparar un acta donde se resumirn los puntos abordados, las decisiones acordadas y las tareas pendientes con su respectivo responsable. Si no pueden abordarse todos los temas el equipo decidir si se trasladan a la prxima reunin o bien se programa otra reunin adicional. Las responsabilidades de los miembros del equipo se irn rotando, tal como se estable en el apartado 5. Cada miembro del equipo de trabajo tomar bajo su responsabilidad, segn turno, un apartado del proyecto y aportar la informacin al resto del grupo en las reuniones cuando sea necesario. Se llevara un control Plan de Accin de las tareas asignadas, parte del proyecto a la que corresponde, responsable, fecha y prioridad. En las reuniones se revisarn a fin de modificar la prioridad o reasignar si es necesario. El trabajo personal consistir en la preparacin y realizacin de las tareas asignadas.

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12. CALIDAD
12.1. Revisiones de documentos
Los nuevos documentos sern revisados semanalmente, previamente a la reunin semanal. Susana Bobes har una lectura de comprensin de todos los documentos.

12.2. Estado de los documentos

El estado de los documentos se indicara aadiendo al final unos caracteres de control. El definitivo, comprobado y aprobado acabara solo con el nmero de la versin. (Despus de VZ)_NO_DEF es definitivo (Despus de VZ)_COMP Indica que el fichero no est acabado, aun no

Indica que el fichero ha sido comprobado Indica que el fichero ha sido

(Despus de VZ)_COMP_APROB comprobado y aprobado

Despus de comprobar y aprobar el fichero, se deber subir el fichero a la pgina web ,,ftp y Google Docs, Se le quitar la terminacin, y se actualizaran todos los campos para que aparezca el fichero correcto y el ndice correcto .

13. REGLAS DE CONVIVENCIA

13.1. Puntualidad
Se ruega mxima puntualidad en las reuniones semanales. Se considera una puntualidad aceptable aquella que no supere los 15 minutos desde la hora terica de comienzo de dicha reunin. Si algn integrante del grupo supera esta impuntualidad reiteradamente sin motivo justificado el grupo decidir que sancin se le aplica.

Se ruega mxima puntualidad en las entregas. El incumplimiento en la entrega de alguna tarea asignada a un miembro del equipo ser evaluado por el director de proyecto y, en consenso con el resto del equipo, se ampliar el plazo que se estime para la misma, o se reasignar sta entre los miembros restantes con la consiguiente notificacin en el acta de la reunin en la que est incluida.

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En caso de causa mayor que imposibilite a algn miembro del equipo realizar la tarea, sta ser reasignada del mismo modo al resto de miembros por parte del director de proyecto.

13.2. Asistencia a reuniones

La asistencia a las reuniones es obligatoria y se considera bsica para el avance coordinado del proyecto, ya que en las reuniones se consensuan todos los temas relevantes con objeto de llegar a acuerdos y poder avanzar en el desarrollo del trabajo, con el conocimiento e implicacin de todos los miembros del equipo. Slo se permitir la no asistencia en las reuniones si se notifica con antelacin, mnimo un da laborable tal y como indica la metodologa de trabajo. El miembro que no pueda asistir a una reunin, notificar mediante e-mail a todo el grupo la imposibilidad de asistencia y llamar al moderador de la reunin si este no le ha confirmado que est enterado de la imposibilidad de asistencia. El moderador debe chequear su correo electrnico el da antes de la reunin.

13.3. Solucin de conflictos

Los conflictos del grupo deben tratarse en las reuniones semanales. Estos conflictos deben abordarse de la mejor manera posible, es decir; deben ser lo ms objetivos, transparentes y coherentes para todos los integrantes del grupo. En todo conflicto debe predominar el respeto y receptividad, flexibilidad para adoptar la postura ms conveniente en beneficio de los objetivos de proyecto marcados, y actitud positiva y proactiva en todo el proceso de proyecto. El moderador debe guiar al grupo para minimizar el impacto de los conflictos en el avance del proyecto.

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14. RIESGOS
El anlisis de los riesgos consiste en la identificacin, valoracin de la incidencia (consecuencia) y la frecuencia de los riesgos del proyecto con el fin de conocer el impacto que pueden tener dichos riesgos en el proyecto. Hay que realizar un plan, con el fin de minimizar el efecto de estos a lo largo del proyecto. El riesgo se relaciona con la probabilidad de que ocurra alguna circunstancia adversa; en el mbito de la planificacin, recursos, calidad, desempeo y organizacin.

Causas

Frecuencia de la Falta

Consecuencia

Riesgo

Solucin
Todo proyecto requiere ajustes al costo, tiempo y calidad .Para controlar y manejar los cambios al alcance del proyecto se usar el sistema de control de cambios, que define los procedimientos por los cuales se aprobarn o rechazarn los cambios en el proyecto. El cambio de prioridades debe ser discutido por el equipo en la reunin, se har a traves de votacin y de acuerdo a las necesiades que amerite el caso. La persona encargada del documento deber avisar con anticipacin que no lograr tener el documento en el tiempo planificado, Se buscar reducir al maximo este riesgo a raves del seguimiento y control de tareas Se reestructurarn las competencias de cada integrante y se dividirn los deberes de la persona en cuestin para sacarlos en los tiempos establecidos. Al momento de la asignacin de la tarea se definir que se espera de cada entregable. Deben tener una mxima, en su entrega deben estar bajo los estndares definidos. Para detectar una falta de concrecin o contenido, es aconsejable, pre-entregas o entregas parciales para que sean revisadas por el resto del grupo con anterioridad a la fecha limite. Cada miembro del equipo debe planificar y realizar sus estimaciones de tiempo y riesgos en las tareas claves, con la finalidad de no retrasar el avance del proyecto. El moderador deber llevar las riendas de las reuniones, si no se llega aun acuerdo en el tiempo establecido, se realizar votacin grupal para agilizar el avance de los puntos. El lder de la tarea deber velar para que se marquen unos objetivos y se cumplan, sin que se desven los temas a tratar hacia otros aspectos. Para evitar incidencias a lo largo del proyecto, trabajremos con la metodologa del PMBOK, ser nuestra gua y trabajaremos segn sus estndares. La reunin continuar su curso. El grupo valorar la naturaleza de la ausencia. El ausente deber informar de la misma lo antes posible al moderador de la reunin. El moderador le facilitar una copia del acta, as como tambin los deberes y responsabilidades que le hayan sido definidas. Los documentos sern guardados de forma duplicada por un responsable de back-up. Todo el material clave ser guardado por cada miembro del equipo en la web corporativa, adems habr un encargado de realizar el respaldo de seguridad. El lder deber velar por la buena comunicacin y ser el moderados de los posibles puntos de desacuerdo. Si los inconvenientes van mas all, el equipo tendr la responsabilidad de reconducir la situacin. El que prevea que se va a retrasar, deber informar al lder de la dificultad, para poder tomar medidas correctivas. Ests pueden ir desde nuevas redistribuciones hasta redefinicin de los objetivos finales, segn la naturaleza del retraso. Tiene que imperar por encima de todo, no retrasar la entrega final del proyecto. Se aceptar un retraso sin excusas no mas de15 min. Mas se considerar una falta de respeto hacia los dems, estando obligado a pagar la ronda de caf o la merienda. Si los retrasos son de mas de un integrante, se acumularan los pagos de caf y merienda. La reincidencia ser tratada de manera especial por el grupo.

Jerarquizacin

Cambios en el proyecto

27

Incidencia Alta

Cambios en las prioridades de los temas a desarrollar Documento clave no entregado Enfermedad de algn miembro del equipo

Incidencia Baja

18

Incidencia Media

Incidencia Media

Entregables de baja calidad

27

Incidencia Alta

Falta de planificacin en tareas claves Lentitud en la toma de decisiones Mal funcionamiento del equipo en la reunin Mala aplicacin de la metodologa de trabajo

Incidencia Baja

Incidencia Media

27

Incidencia Alta

18

Incidencia Media

No asistencia a la reunin

Incidencia Media

Perdida de documentos Perdida de informacin digital. Problemas de comunicacin personal dentro del grupo Retraso en la entrega de documentos

18

Incidencia Media

2 2

18

Incidencia Media

Incidencia Baja

Incidencia Media

Retraso en una convocatoria de reunin

Incidencia Baja

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Riesgos del Project Charter

30
M M A A 9

25

20

15

10
B B B 1

0
FRECUENCIA

Cambios enlas Enferme Faltade Lentitud Docume priorida dadde Entrega planifica enla nto Cambios algn blesde desde cinen tomade claveno enel los miembr baja proyecto tareas decision entrega temasa odel calidad es claves do desarroll equipo ar
4 3 2 1

Mal funciona miento del equipo enla reunin Incidencia 27 6 18 9 27 6 9 27

Problem asde Retraso Mala Perdida comunic enla aplicaci No Perdida de ndela asistenci de acin entrega informac personal de metodol aala docume in dentro docume ogade reunin ntos digital. del ntos trabajo grupo 18 9 18

Retraso enuna convoca toriade reunin

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INCIDENCIA

B B

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15. CRONOGRAMA
Trabajaremos con la herramienta Microsoft Project, la cual nos permitir asignar recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto, analizar cargas de trabajo y mantener el control de las actividades en todo el proyecto.

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