MICROSOFT PROJECT 2010

Tema N 03 Esquematizacin de un Proyecto

1.1. 1.2. 1.3. Creacin de un esquema. Creacin de un proyecto nuevo Visualizacin de nmeros de esquemas

CAPACIDADES
Crea un esquema de proyecto nuevo siguiendo una secuencia de pasos. Planifica un conjunto de actividades, tareas y sub tareas asignndoles nmeros de esquemas en una hoja de tareas. Configura un diagrama de Gantt y una hoja de tareas al visualizar el esquema del proyecto

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ESQUEMATIZACIN DE UN PROYECTO
Los pasos para generar un proyecto son:

Paso 1: Crear un proyecto La forma habitual es crear un nuevo plan de proyecto en blanco. O bien, puede basar el nuevo archivo en un proyecto o plantilla existente que contenga tareas o recursos parecidos a los que necesita. Comience con una pizarra en blanco que podr rellenar posteriormente con tareas (tarea: actividad con un comienzo y un fin. Los planes de proyectos se componen de tareas.), recursos (recursos: personas, equipamiento y material que se utilizan para completar las tareas de un proyecto.) y otra informacin de la programacin. Aproveche las ideas de otros proyectos usando un proyecto existente, o bien una plantilla (plantilla: formato de archivo de Project [*.mpt] que permite volver a utilizar programaciones existentes como punto de partida para crear nuevas programaciones. La informacin de tareas y recursos, el formato, las macros y la configuracin especfica del proyecto forman parte de una plantilla.) existente como base de su proyecto. Project 2010 abre proyectos creados con versiones anteriores de Project; sin embargo, es posible que la conversin afecte a algunas caractersticas.

Crear un nuevo proyecto

Abrir un proyecto

Abrir un archivo desde una versin anterior

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Paso 2: Agregar tareas al proyecto La mayora de los proyectos empiezan con una lista de tareas cuya complejidad ir aumentando hasta convertirse en un proyecto, un plan y una programacin completamente desarrollados. Una vez que haya creado o importado su lista de tareas, podr definir la relacin entre las mismas. Agregar tareas Importar datos tareas y Crear tareas regulares y tareas repetitivas y agregarlas al plan del proyecto. otros Agregar tareas y datos de campo desde otros programas al plan del proyecto. Los hitos son tareas que sirven de punto de referencia y marcan los eventos principales de un proyecto.

Crear un hito

Establecer la duracin de Determinar en cunto tiempo se completar una tarea y una tarea agregar esta informacin al plan. Vincular tareas Crear vnculos (dependencias) entre las tareas de la lista de tareas. Si una de las tareas se retrasa, afecta a la siguiente tarea del proceso. Cancelar una tarea pero mantener un registro de ella en el plan del proyecto. Esto es una herramienta til para probar los efectos de los cambios al proyecto.

Inactivar una tarea

Paso 3: Esquema del proyecto Organizar mejor su lista de tareas y hacer que sea ms fcil de leer con tan solo aplicar sangras a las tareas del proyecto para crear as un esquema de las tareas de resumen y las subtareas. A diferencia de las versiones anteriores, Project 2010 permite comenzar con una lista de tareas de resumen y crear subtareas para cada una de ellas, y no al revs. Crear tareas y subtareas para agregar una estructura a la lista de tareas. Configurar las etapas ms importantes primero y, a continuacin, dividirlas en tareas individuales.

Esquema de tareas Usar planeacin descendente

Paso 4: Crear calendarios Cuando tenga una idea ms clara sobre lo que debe hacer y cmo se relacionan entre s todas las partes del proyecto, podr comenzar a ajustar la programacin. Puede establecer calendarios para todo el proyecto, para tareas especficas y para recursos que trabajen en el proyecto Establecer tiempos de trabajo, Cambiar las horas de todos los das de trabajo, vacaciones y das no laborables algunos das (cada martes) o fechas especficas para el proyecto (das festivos). Crear un calendario para una tarea Identificar tiempos de trabajo y tiempos de descanso para una tarea especfica.

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Cmo programar Project

trabajos

en

Sepa cmo calcula Project la programacin y cmo se pueden programar tareas de forma manual.

Paso 5: Guardar y publicar Debe guardar su proyecto peridicamente para mantener los cambios realizados, hacer una copia de seguridad, crear una plantilla para usar en otro proyecto o incluso publicar su proyecto en Project Server. Guardar un proyecto local o de empresa en su equipo. Publique su proyecto en Project Server para que est disponible para otros usuarios.

Guardar un proyecto Publicar un proyecto

Guardar un plan en formato PDF Estos formatos se pueden ver en casi cualquier o XPS equipo, incluso si no tiene Project instalado. CREAR UN ARCHIVO Inicie el programa En el Men Inicio haga clic en la opcin Nuevo

En la siguiente pantalla seleccione Proyecto en blanco

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Automticamente se crear un nuevo proyecto; quedando de la siguiente manera: Es muy adecuado programar a partir de la fecha de inicio pero algunas veces resulta til programar a partir de la fecha de trmino.

Si tenemos un cliente que quiere sus entregables para el 28 de julio del 2012 entonces programaremos a partir de la fecha de fin de manera que no terminemos despus de la fecha deseada; pero si solo tenemos un referente de fecha de inicio y planificamos a partir del comienzo el fin ser al trmino de la ultima tarea.eso es una ayuda a la programacindel MS Project 2010lgicamente las tareas se estiman en el tiempo

Esto es importante al comenzar la programacin de un proyecto nuevo adems tambin ayudarse por la escala de tiempo lo ms visual posible en el proceso que su proyecto toma forma:

El siguiente paso es comenzar a hacer un esquema del proyecto

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Visualizacin del nmero de Esquema Antes de mostrar la visualizacin del nmero de esquema debemos tener en cuenta lo siguiente: Tipo de datos Texto (campo de texto: tipo de campo cuyo contenido es texto. Como ejemplos pueden citarse los campos Nombre de tarea y Direccin de correo electrnico. Este campo puede contener hasta 255 caracteres.)

Tipo de entrada Calculada (campo calculado: campo cuyo valor lo determina Project en funcin de la informacin de otros campos. Project puede actualizar el valor automticamente, o bien cuando se especifique, segn la opcin de configuracin de clculos elegida.) Descripcin El campo Nmero de esquema contiene el nmero que representa la posicin de una tarea en la estructura de esquema (esquema: estructura jerrquica de un proyecto que muestra cmo algunas tareas se ajustan en agrupaciones ms amplias. En Project, las subtareas se sitan con una sangra en tareas de resumen.) jerrquica. El nmero de esquema es similar al nmero de estructura detallada del trabajo (EDT) (EDT: [Estructura detallada del trabajo] Estructura jerrquica que se utiliza para organizar tareas de cara a generar informes de programaciones y realizar un seguimiento de los costos. Con Project se puede representar la estructura detallada del trabajo mediante la utilizacin de identificadores de tareas o mediante la asignacin de cdigos EDT personalizados a cada tarea.), con la diferencia de que el primero lo especifica automticamente Microsoft Office Project.

Para poder visualizar los nmeros de esquema tenemos que estar en la vista Diagrama de Gannt; como se muestra en la imagen:

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Nos ubicamos sobre cualquier columna y le damos clic derecho y seleccionamos insertar columna como se muestra en la imagen siguiente:

Automticamente aparece una nueva columna en la cual nos pide el nombre de la columna y all debemos buscar el nombre Nmero de Esquema

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Tema N 04 Gestin de Tareas
4.1. 4.2. 4.3. 4.4. Creando las Tareas el Proyecto Establecer Duraciones de las Tareas Tareas Repetitivas Agregar Sub tareas

CAPACIDADES
Identifica las tareas de un proyecto de acuerdo a su duracin y tipo de tareas en una hoja de tareas. Analiza la duracin haciendo una estimacin de su duracin de estas de acuerdo a la necesidad del proyecto. Crea tareas Repetitivas y agrega sub tareas en un proyecto.

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GESTIN DE TAREAS
INFORMACION DEL PROYECTO Puede organizar mejor su lista de tareas y hacer que sea ms fcil de leer con tan solo aplicar sangras a las tareas del proyecto para crear as un esquema de las tareas de resumen y las subtareas 1. Abra el proyecto.

2. Haga clic en la pestaa Archivo y, a continuacin, en Informacin.

3. En el panel derecho, haga clic en Informacin del proyecto y, a continuacin,

haga clic en Propiedades avanzadas.

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4. En la ficha Resumen, escriba la informacin pertinente del proyecto en los

cuadros.

5. En la ficha Personalizar, escriba la informacin personalizada en los cuadros

Nombre, Tipo y Valor y, a continuacin, haga clic en Agregar.

6. Haga clic en Aceptar

SOBRE LA INFORMACIN DEL PROYECTO

Haga clic en la ficha Proyecto y seleccione Informacin del Proyecto como se muestra a continuacin:

CINTA DE OPCIONES:

INFORMACIN DEL PROYECTO: En este nueva ventana debemos configurar el proyecto ya sea por la fecha de inicio o la fecha de fin del proyecto y esto es dependiendo de lo que se escoja en el tem Programar a partir de El tem Fecha de estado sirve como una fecha para la revisin del proyecto; que se utiliza cuando este pasa a la etapa de seguimiento del proyecto.

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Cuando haya terminado haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo

PLANIFICACION DE TAREAS Para poder realizar la planificacin de tareas debemos tener en cuenta los siguientes pasos: Esquema de tareas Usar planeacin descendente TAREAS Un campo contiene un tipo de informacin y forma parte de una tabla (tabla: conjunto de columnas que muestran informacin especfica acerca de tareas, recursos y asignaciones en una vista de hoja.), de una vista de formulario (formulario: tipo de vista que ofrece informacin detallada acerca de una tarea o un recurso individuales.)o del rea de fases temporales (fase temporal: informacin sobre tareas, recursos o asignaciones distribuida en el transcurso del tiempo. Puede revisar la informacin de fase temporal en cualquier perodo de tiempo disponible en los campos situados en el lado derecho de las vistas Uso de tareas y Uso de recursos.)de una vista de uso. Project 2010 tiene varios tipos de campos:

Crear tareas y subtareas para agregar una estructura a la lista de tareas. Configurar las etapas ms importantes primero y, a continuacin, dividirlas en tareas individuales.

Campos de tareas y de fases temporales de tareas. Campos de recursos y de fases temporales de recursos. Campos de asignaciones y de fases temporales de asignaciones.

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Las tareas se ingresan en la vista Diagrama de Gantt en el campo Nombre de tarea, como se muestra a continuacin

Seleccionamos dentro de esa columna donde queremos colocar la tarea y empezamos a digitar; como se muestra a continuacin:

Para poder visualizar la Informacin de Tarea; solo tiene que dar doble clic sobre la tarea q acabo de ingresar o sobre cualquiera de las ya ingresadas y automticamente aparece la ventana que se muestra:

Otra forma de acceder a la Informacin de la tarea es ubicarnos en la ficha Tarea en el grupo Propiedades y damos clic en Informacin.

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DETALLES DE TAREAS Para poder observar los Detalles de la tarea debemos ubicarnos en la ficha Tarea en el grupo Propiedades y damos clic en Detalles.

Aparecer una ventana en la parte inferior del programa Project donde aparecen los datos especficos de cada una de las tareas que seleccionemos; o haciendo clic en los botones anterior o siguiente navegamos entre las diferentes tareas de nuestro proyecto.

VINCULANDO LAS TAREAS Los vnculos son la forma como se estn tareas: puede ser que es necesario que ambas misma fecha o comienzan al mismo tiempo Tarea 1 y tarea 2: CC comunicando dos comiencen en la

Tarea 3 y tarea 4: FF

Tarea 1, 2, 3, 4, 5: Consecutivas

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Tarea 3 y 4: Consecutivas

Para poder vincular 2 tareas debemos en primer lugar seleccionarlas; para poder seleccionarlas seleccionamos la primera y teniendo presionada la tecla Ctrl seleccionamos la siguiente tarea dndole un clic; debe quedar como se muestra a continuacin:

Una vez seleccionadas las tareas nos ubicarnos en la ficha Tarea, en el grupo Programacin y damos clic en el tem q se muestra marcado de color rojo en la imagen de abajo.

Automticamente las tareas se vincularan en la relacin de Fin a comienzo; esta es la relacin por defecto de Project; a continuacin se tratar el tema correspondiente a cmo cambiar la relacin por defecto. MODIFICAR VINCULOS DE LAS TAREAS Para poder modificar los vnculos de las tareas debemos hacer doble clic sobre la relacin que aparece en la parte grfica del Diagrama de Gantt; aparecer una nueva ventana; como aparece a continuacin

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Luego donde dice Tipo podemos observar los diferentes tipos de relaciones existentes; las cuales han sido tratadas en el tema anterior.

Otra forma de modificar o cambiar los vnculos existentes entre tareas podemos hacerlo directamente desde Informacin de tarea en la pestaa Predecesoras existe un tem llamado Tipo de donde podemos escoger que tipo de vnculo queremos.

NIVELES Y TIPOS DE TAREAS Los niveles nos permiten organizar las tareas permitiendo esquematizarlas; colocndolas una dentro de otra (lo que muchos conocen como subtareas o actividades de una tarea principal) Para poder dar niveles a las tareas segn se crea conveniente debemos ir a la ficha Tarea en el grupo Programacin all podemos encontrar dos flechas de color verde que sealan a lados opuestos; estas nos permiten aumentar o disminuir nivel

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Disminuir sangra

Aumentar sangra

Aumentar Sangra: al aumentar la sangra a una tarea esta tarea se convertir automticamente en subtarea de la tarea que se encuentra ubicada antes que est en la diagramacin del proyecto; esto lo observa en la imagen siguiente:

Puede observar que la tarea previa se convierte en lo que se conoce como tarea resumen y esto es porque a partir de ahora albergar a tareas (muchos le dicen actividades) dentro de ella; por tal motivo la duracin de esta tarea ser la duracin total de realizar todas las tareas que se encuentran dentro de ella (tareas que se necesitan para dar por cumplida la tarea resumen). Disminuir Sangra: Al disminuir sangra sucede todo lo contrario de aumentar sangra. Podemos observar en la siguiente imagen como podemos esquematizar el proyecto haciendo uso de aumentar o disminuir sangra.

TAREAS REPETITIVAS Tareas repetitivas son como su nombre lo dicen tareas que se van a repetir en un periodo determinado de tiempo (esto lo configura manualmente) durante el desarrollo del proyecto. Para ingresar tareas repetitivas en la ficha Tarea en el grupo Insertar en el botn Tarea se despliega una ventana donde seleccionamos Tarea peridica

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Aparecer una ventana donde debemos introducir los datos de la tarea como: nombre, patrn de repeticin, intervalo de repeticin y el calendario de esa tarea.

CREANDO UN HITO Un hito se utiliza para marcar pautas o acontecimientos importantes dentro del proyecto; pero este no presenta una duracin dentro del proyecto. Por ejemplo: la presentacin de un informe. Para poder ingresar un hito dentro del proyecto primero debemos ubicarnos en la posicin donde queremos ubicar el hito luego iremos a la ficha Tarea, posteriormente en el grupo Insertar seleccionamos Hito.

Luego debemos colocarle el nombre al hito

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As quedar una vez insertado el Hito

CAMPOS DE TAREAS Y DE FASES TEMPORALES DE TAREAS Los campos de tareas contienen informacin relacionada con las tareas y se pueden mostrar en vistas de tareas, como las vistas Diagrama de Gantt, Hoja de Tareas y Diagrama de red. Los campos de fases temporales de tareas contienen informacin sobre cmo se distribuye una tarea durante su ciclo de vida. Estos campos se pueden mostrar en la parte de fase temporal de la vista Uso de tareas.

CAMPOS DE RECURSOS Y DE FASES TEMPORALES DE RECURSOS Los campos de recursos contienen informacin de cada recurso, incluidos los datos resumidos de todas las tareas asignadas a cada recurso. Se pueden mostrar en las vistas de recursos, como las vistas Hoja de recursos y Uso de recursos. Los campos de fases temporales de recursos contienen informacin sobre cmo se distribuye cada recurso mientras el recurso est disponible en el proyecto. Estos campos se pueden mostrar en la parte de fase temporal de la vista Uso de recursos.

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CAMPOS DE ASIGNACIONES Y DE FASES TEMPORALES DE ASIGNACIONES Los campos de asignaciones contienen informacin de cada asignacin. Se pueden mostrar en la parte de hoja de las vistas Uso de tareas y Uso de recursos y en la parte inferior de las vistas Formulario de tareas y Formulario de recursos. Puede cambiar los campos de asignacin que aparecen en la parte inferior de la vista Formulario de tarea o Formulario de recursos seleccionando Detalles en el men Formato y haciendo clic en un comando. Los campos de fases temporales de asignaciones contienen informacin sobre cmo se distribuye cada asignacin durante su ciclo de vida. Estos campos se pueden mostrar en la parte de fase temporal de las vistas Uso de recursos y Uso de tareas.

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