PROYECTO FINAL

ESCUELA SUPERIOR POLITECNICA DE CHIMBORAZO FACULTAD DE INFORMATICA Y ELECTRONICA ESCUELA DE INGENIERIA ELECTRONICA Y TECNOLOGIA EN COMPUTACION

1. DATOS GENERALES 1.1 Nombres de los integrantes Vctor Manuel Montes Brito Washington Ricardo Tapia Borja Tony Fernando Flores Pulgar (210064) (210005) (210126)

1.2 Nombre del Proyecto BASE DE DATOS DE LA UNIDAD DE ADQUISICIONES. ESPOCH

1.3 Fecha de entrega 30 de Julio del 2003

1.4 Semestre Cuarto 1.5 Perodo Acadmico Abril 2003 - Septiembre 2003

PROYECTO FINAL 2. SOLICITUD INICIAL A LA EMPRESA Ver anexos. 3. INTRODUCCIN

La influencia de los programas (tecnologa) de organizacin y bsquedas de todo tipo, en este caso de control de bases de datos en las diferentes empresas e instituciones de la ciudad de Riobamba. El Proyecto que ponemos a vuestra consideracin se refiere a crear un programa (base de datos), donde se controle los ingresos y egresos de las adquisiciones realizadas por la Escuela Superior Politcnica de Chimborazo, adems de que nos permitir realizar consultas y bsquedas de proveedores mediante criterios. Este proyecto es una iniciativa derivado de la necesidad de ahorrar tiempo. Dicha administracin se lograr con la utilizacin de bases de datos donde se encontrarn los listados de los proveedores, de las dependencias y de los productos que sern expuestos para llevar un mejor control. Luego esto ingresar al programa donde se verificar los datos informativos de cada proveedor, producto o dependencia y se realizarn los cambios que sean necesarios. Dicho proyecto es una iniciativa derivado de la necesidad de ahorrar tiempo y de enfocar de manera ms actualizada, a travs del uso de los lenguajes de programacin. 4. OBJETIVOS 4.1 Objetivo General Optimizar la informacin registrada manualmente aos anteriores en los archivos, en el sistema que se va a disear para de esta manera poder interactuar con la informacin que se posee actualmente. 4.2 Objetivos Especficos Con esta aplicacin queremos lograr: Registrar en un sistema de Bases de Datos toda la informacin que se desarrolla en esta Unidad y crear una aplicacin, la cual ser de fcil manejo para el personal y automatizar el manejo de la informacin. Posibilitar el crecimiento y relacin del sistema de Bases de Datos con otro tipo de informacin que provenga de otras fuentes de la institucin (unidades, departamentos, facultades, etc).

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Aplicar todos los conocimientos adquiridos durante el semestre, e ir aprendiendo y adquiriendo experiencia, ya que este tipo de aplicaciones nos puede servir de mucho en nuestra posterior vida profesional. Facilitar la utilizacin de este programa realizndolo de una manera comprensible

5. ALCANCE Y LIMITACIONES 5.1 Planteamiento y Desarrollo del proyecto DESCRIPCIN DE LA APLICACIN Actualmente esta unidad tiene a Excel como el sistema que registra toda la informacin que se obtiene para la compra de un determinado bien. Nosotros lo que queremos es mejorar este proceso, para tener una Base de Datos slida que permita trabajar de una manera eficiente y sin complicaciones. Este sistema tendr las siguientes caractersticas, las mismas que no sern definitivas, ya que en el transcurso de nuestro trabajo iremos aprendiendo ms cosas referentes al manejo de la unidad y se nos ir proporcionando ms informacin, es por eso que estas pueden aumentar o disminuir. Entre las ms bsicas tenemos: 1. Mantener un registro de los diversos proveedores con: NOMBRE DE LA EMPRESA, DIRECCIN, TELEFONO, RUC, REPRESENTANTE, PERSONA QUE ENTREGA LA ADQUISICIN Y FECHA DE ENTREGA. 2. Registro de la dependencia a la que se va a entregar: NOMBRE, PERSONA QUE RECIBE LOS BIENES, FECHA DE ENTREGA A LA DEPENDENCIA. 3. De la adquisicin: DESCRIPCIN, FECHA DE INGRESO AL DEPARTAMENTO FINANCIERO, VALOR + IVA, NUMERO DE VALE y OBSERVACIONES. 4. Se podr hacer consultas as por PROVEEDOR, por ADQUISICIN o por DEPENDENCIA, mostrando toda la informacin que se desee conocer, estableciendo previamente un nivel de seguridad para usuarios particulares y para los miembros de la unidad. 5. Cuando el caso lo amerite se podr realizar reportes del manejo de la unidad, mismos que tendrn formatos diferentes, dependiendo de quien lo solicite. Para dicho proyecto es indispensable contar con los siguientes requerimientos:

PROYECTO FINAL 5.2 Requerimientos 5.2.1 Software necesario

Este proyecto se ha desarrollado en un equipo informtico con las siguientes caractersticas de hardware: 5.2.2 Sistema Operativo Windows 2000 Professional Borland Delphi 5 Microsoft SQL Server 7.0 Microsoft Word Paint

Hardware necesario en un equipo informtico con las siguientes

Este proyecto se ha desarrollado caractersticas de hardware: -

Procesador : Intel PENTIUM III 128.0 MB de Memoria RAM Disco Duro 40 Gb. 1 Drive Unidad de CD ROM Unidad de CD-RW

5.3 Dificultades en el desarrollo del Proyecto Creemos que la principal dificultad que se present durante el proceso de creacin de la aplicacin fue el tardo aprendizaje del gestor de base de datos SQL Server que se lo vio al final del semestre y de manera muy rpida. Por ser la primera vez que comenzamos a poner en prctica lo aprendido en este gestor de bases de datos, nos encontramos con obstculos que fueron solucionados.

6. SITUACIN ACTUAL 6.1 DATOS INFORMATIVOS DE LA INSTITUCIN NOMBRE: ESCUELA SUPERIOR POLITCNICA DE CHIMBORAZO UNIDAD DE ADQUISICIONES LUGAR: RIOBAMBA UBICACIN: planta baja del edificio principal de la ESPOCH DESCRIPCIN DE LA UNIDAD: Se encarga de adquirir todos los bienes que un determinado departamento de la ESPOCH lo requiera. Es una intermediaria entre el rectorado, que es el que autoriza la

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compra y el departamento financiero que es el que autoriza el desembolso del dinero para adquirir dicho bien. JEFE DE LA UNIDAD: Sr. Carlos Hidalgo 6.2 REQUERIMIENTOS Luego de un anlisis conjunto entre el Jefe de la Unidad de Adquisiciones y los diseadores del sistema, se han llegado a las siguientes conclusiones: Los proveedores no son calificados en la institucin, por tanto no poseen cdigo propio de la institucin, se identifican por su RUC. Entre el grupo de los proveedores se encuentran Personas Naturales y Personas Jurdicas. La unidad realiza todo tipo de adquisiciones, pero las ms importantes en los ltimos tiempos, es la compra de material informtico. Las adquisiciones como cdigo general tienen el nmero de Partida Presupuestaria* Por cuestiones de auditoria se deben registrar las caractersticas de las adquisiciones. Los departamentos son nicos, y tienen el llamado Ordenador de Gasto (Encargado del departamento, facultad o dependencia) y el es el nico que puede autorizar que se solicite tal o cual adquisicin a cualquiera de las dependencias que estese bajo el departamento**

Las bsquedas son muy importantes en este proceso, por eso se detallan ordenadamente: o Por proveedor.

La parte fundamental en este sistema es la emisin de reportes, se tendrn varios reportes: o o o o Por criterios de bsqueda (proveedores) Solicitud de una determinada adquisicin Orden de compra de la adquisicin Informe de todas las adquisiciones durante un perodo de tiempo al Departamento Financiero.***

El sistema debe ser de fcil manejo para el usuario, en este caso para el jefe, que es el nico que puede tener acceso a esta informacin. Pueden haber varios departamentos que soliciten la misma adquisicin o que un departamento solicite varias adquisiciones.

REPORTES Se tiene un reporte completo que constan tanto Proveedor, Adquisicin, Departamento, fechas, personas, valores.

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* La partida presupuestaria es un nmero que se asigna para realizar determinada compra de una adquisicin a nivel general y no especfico. Por ejemplo 001 sirva para comprar computadores, 002 sirva para vehculos, 003 para mobiliario, etc. ** Por ejemplo, el Director de Escuela de Electrnica solicita una adquisicin, en la solicitud debe estar la autorizacin del Ordenador de Gasto que en este caso es el Decano de la Facultad de informtica y Electrnica. ***El mismo reporte que se lo pasa al Departamento Financiero puede servir para que las autoridades 7. DISEO 7.1 Modelo Entidad Relacin
R.U.C Rep_Legal Proveedor Juridica Natural Nombre Direccin Telefono Actividad

Fecha_Compra Vende Fecha_ing. Unidad Fecha_ing. Financiero

Cdigo

Productos

Articulo1 Especificaciones Valor

Fecha_ent. Depart Destinados Persona_Solicita

Adquisicin

Fecha_ ing. inicio

Nombre_depart.

Departamento

Ordenador_gasto Num_oficio Articulo2

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Tablas del modelo entidad - relacin Jurdica (RUC, Rep_Legal) Natural (RUC) Proveedor (RUC, Nombre, Direccin, Telfono, Actividad) Productos (Cdigo, Artculo1, Especificaciones, Valor, Observaciones) Prov-Prod (RUC, Cdigo, Fecha_Compra, Fecha ing. Unidad, Fecha ing. Financiero) Departamento (Nombre_Depart, Ordenador_gasto, Num_oficio, Articulo2) Prov-Depart (Cdigo, Nombre_Depart, Fecha_ent. Depart, Persona_Solicita, Adquisicin, Fecha_ing. inicio) 7.2 Normalizacin Dependencias Funcionales RUC -> Rep_Legal RUC RUC-> Nombre, Direccin, Telfono, Actividad Cdigo-> Artculo1, Especificaciones, Valor, Observaciones RUC, Cdigo-> Fecha_Compra, Fecha ing. Unidad, Fecha ing. Financiero Nombre_Depart-> Ordenador_gasto, Num_oficio, Articulo2 Cdigo, Nombre_Depart-> Fecha_ent. Depart, Persona_Solicita, Adquisicin, Fecha_ing. Inicio Diagrama de Dependencias Funcionales

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Tablas Proveedor (RUC, Nombre, Direccin, Telefono, Actividad, Rep.Legal) Productos (Cdigo, Especificaciones, Articulo1, Valor, Observaciones) Prov-Prod (RUC, Cdigo, Fecha_Compra, Fecha ing. Unidad, Fecha ing. Financiero) Departamento (Nombre_Depart, Ordenador_gasto, Num_oficio, Articulo2) Prod-Depart (Cdigo, Nombre_Depart, Fecha ent. Depart, Persona_Solicita, Fecha ing. Oficio) 7.3 Descripcin de las tablas finales del sistema Nombre de la tabla: DEPARTAMENTO Atributo clave: NOMBRE_DEP Indices: PK_DEPARTAMENTO (Creado por defecto) NUMERO 1 2 3 4 IDENTIFICADOR DEP1 DEP2 DEP3 DEP4 CAMPO TIPO NOMBRE_DEP Char OR_GASTO UBICACIN TELEFONO Char Char Char DESCRIPCION Nombre de la dependencia Ordenador de gasto Ubicacin de la dependencia Telefono de la dependencia

Nombre de la tabla: PROVEEDOR Atributo clave: RUC Indices: PK_PROVEEDOR (Creado por defecto) REPINDEX CIUDADINDEX EMPRESAINDEX NUMERO 1 2 3 IDENTIFICADOR PRO1 PRO2 PRO3 CAMPO RUC EMPRESA REPR_LEGAL TIPO Char Char Char DESCRIPCION Ruc del proveedor Nombre de la empresa Nombre del proveedor o representante legal Ubicacin de la empresa o de una persona natural Telfono de la empresa o de la persona natural

4 5

PRO4 PRO5

DIRECCIN TELEFONO

Char Char

PROYECTO FINAL 6 7 PRO6 PRO7 ACTIVIDAD CIUDAD Char Char

PRO8

REG

Char

Indica la actividad del proveedor Ciudad donde se encuentra la empresa o persona natural Indica 0 en caso de persona natural y 1 en caso de una empresa

Nombre de la tabla: REGISTRO Atributo clave: NINGUNO Indices: NINGUNO NUMERO IDENTIFICADOR 1 REG1 CAMPO NUM_OFIC. TIPO Char DESCRIPCION Indica el nmero de oficio de la dependencia solicitante Nombre de la dependencia solicitante Indica fecha de ingreso del oficio Persona que solicita la adquisicin Listado de bienes solicitados por la dependencia

2 3 4 5

REG2 REG3 REG4 REG5

DEPENDENCIA FECIN SOLICITANTE ADQUISICIN

Char DataTime Char Char

Nombre de la tabla: ORDEN_PAGO Atributo clave: SOL_PAGO Indices: PK_ORDEN_PAGO (Creado por defecto) NUMERO IDENTIFICADOR CAMPO 1 ORD1 SOL_PAGO 2 3 4 ORD2 ORD3 ORD4 FEC_EMISION BENEFICIARIO DEPENDENCIA TIPO Integer DESCRIPCION Numero de solicitud de pago DataTime Fecha de emisin de orden de pago Char Nombre del proveedor Char Nombre de la dependencia

PROYECTO FINAL 5 6 ORD5 ORD6 ADQUISICIN Char

10

7 8

ORD7 ORD8

9 10 11 12 13 14 15

ORD9 ORD10 ORD11 ORD12 ORD13 ORD14 ORD15

Listado de bienes adquiridos por una dependencia FECIN_FINANC DataTime Fecha de ingreso de la orden al departamento financiero VALOR Float Valor de la adquisicin (incluido IVA) OBSERVACIONES Char Indica observaciones a cerca de la adquisicin FECHA_DESPACHO DataTime Fecha de entrega de la adquisicin a la dependencia VALE Integer Nmero de vale FECHA_VALE DataTime Indica la fecha de emisin del vale FONDOS Char Indica el tipo de fondos utilizados para la compra NUMERO_CHEQUE Char Numero del cheque NUMERO_FACTURA Char Numero de factura CENTRO_COSTOS Float Codigo establecido por el departamento financiero para identificar a una determinada dependencia

8. PANTALLAS Y CODIGO FUENTE DEL PROYECTO. 8.1 Pantallas de presentacin las ms importantes dentro del programa Las pantallas ms importantes dentro del programa son: Pantalla principal del proyecto. Pantalla de registro de proveedor Pantalla de registro de dependencia Pantalla de solicitud de ingreso

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Pantalla de orden de pago Pantalla de bsqueda Pantalla de reporte de lista de proveedores (Vista preliminar) Pantalla de reporte de solicitud de pago (Vista Preliminar)

Ver anexos. 8.2 Cdigo fuente del programa 9. IMPLANTACIN Y EVALUACIN DEL SISTEMA Luego de haber presentado esta aplicacin ante el Jefe de la Unidad de Adquisiciones este verifico y comprob su correcto funcionamiento, adems sugiri realizar algunas modificaciones que le permitirn al mismo una agilizacin del trabajo. Cabe mencionar que aun se realizarn cambios que servirn para la optimizacin del sistema en el futuro. 10. CERTIFICADO DE ENTREGA DEL PROYECTO Ver anexos. 11. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 11.1 Conclusiones El trabajo en s es de gran ayuda dentro de nuestra especialidad puesto que nos brinda la oportunidad de programar basndonos en la alta tecnologa. La creacin de un programa para controlar el ingreso y egreso de las adquisiciones realizadas por la institucin, proporciona un ahorro sustancial del recurso tiempo, en la administracin de la unidad. A pesar de que esta aplicacin nos a servido mucho creemos que fue muy prematuro realizar esta en instituciones y centros, porque el conocimiento que adquirimos durante el curso fue muy escaso en relacin a lo que requieren las empresas donde se realizaron las aplicaciones. Otra dificultad que se present fue que los laboratorios no se encontraban en pleno funcionamiento motivo por el cual las prcticas no se realizaron de manera correcta y lo aprendido en los laboratorios fue insuficiente. La utilizacin de este programa ayudar a la Unidad de Adquisiciones de la Institucin a mejorar el manejo de la base de datos ya que le podr proporcionar los datos de proveedores, departamentos, etc, adems de imprimir los reportes de las bsquedas en un tiempo mnimo.

PROYECTO FINAL 11.2 Recomendaciones -

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Que las prcticas de laboratorio sean realizadas desde el inicio del semestre, y que sean enfocadas a los requerimientos que se van presentando durante el desarrollo de un proyecto. Esta va enfocada a los compaeros, que se haga esta aplicacin con seriedad ya que as daremos una buena impresin de la Escuela de Ingeniera Electrnica a las diferentes instituciones donde se realicen las aplicaciones. Se recomienda a los profesores que pongan a consideracin la materia que imparten en programas como el que el grupo presenta a Ustedes. Se recomienda incentivar de manera directa a los programadores permitindoles poner en prctica sus conocimientos. Se recomienda usar este tipo de programas ya que as se podr mejorar la

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12. INDICE Y BIBLIOGRAFIA 12.1 Indice 1. Datos Generales ............................................................................................ 1.1 Nombre de los Integrantes ...................................................................... 1.2 Nombre del Proyecto ................................................................................ 1.3 Fecha de Entrega ....................................................................................... 1.4 Nombre de la Profesora ........................................................................... 1.5 Semestre .................................................................................. 1.6 Perodo Acadmico ................................................................................ 2. Solicitud inicial a la empresa ............................................................ 2.1 Objetivos ..................................................................................................... 2.1.1 Objetivo General ..................................................................................... 2.1.2 Objetivos Especficos ........................................................................... 2.2 Desarrollo y planteamiento del programa ............................................ 2.3 Requerimientos ............................................................................................ 2.3.1 Software necesario ................................................................................ 2.3.2 Hardware necesario ................................................................................ 2.4 Dificultades en el desarrollo del proyecto ............................................ 3. Pantallas y cdigo fuente del proyecto .............................................................. 3.1 Pantallas de presentacin las ms importantes dentro del programa................. 3.2 Cdigo fuente del programa.............................................................................. 4. Conclusiones y Recomendaciones ........................................................... 4.1 Conclusiones .............................................................................................. 4.2 Recomendaciones ....................................................................................... 5. Anexos ............................................................................................................ 6. Indice y Bibliografa ..................................................................................... 6.1 Indice ............................................................................................................ 6.2 Bibliografa ................................................................................................... 1 1 1 1 1 1 1 2 2 2 2 2 2 2 3 3 3 3 4 23 23 23 24 29 29 29

12.2 Bibliografa Men de Ayuda del Borland Delphi 5 www.clubdelphi.com