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Il DataWarehouse come strumento di gestione dellazienda

Un sistema di DataWarehouse pu veramente aiutare le aziende? Quali sono le caratteristiche veramente importanti perch questi strumenti diano un vantaggio competitivo? DataWarehouse un termine molto in voga negli ultimi anni, a volte anche abusato. In termini minimalisti un DataWarehouse un sistema di Business Intelligence basato su una base dati relazionale. Dal punto di vista pratico si tratta di una base dati separata rispetto al sistema gestionale, strutturata per contenere una replica parziale del sistema informativo aziendale in un formato che renda ottimale lanalisi delle informazioni. In una visione pi generale, un DataWarehouse un sistema costruito al solo scopo di aiutare le aziende a trasformare i molteplici dati presenti nei sistemi gestionali dellazienda in informazioni effettivamente utili a supportare il processo decisionale. Negli ultimi anni il contesto in cui si trovano a lavorare i decisori allinterno delle aziende divenuto sempre pi complesso. Il contesto di mercato in cui molte aziende si trovano a lavorare cambia a velocit impensabili fino a pochi anni fa, con conseguente necessit di un numero crescente di informazioni in tempi sempre pi stringenti. Nel contempo si visto un contino aumento del numero e della complessit dei sistemi gestionali presenti nelle aziende, che se da un lato rende disponibili pi informazioni, dallaltro allunga i tempi necessari alla loro estrazione e crea una potenziale molteplicit di definizioni, con conseguente sovraccarico degli uffici IT. Il DataWarehouse una delle soluzioni che sempre pi aziende stanno adottando per rispondere a queste esigenze: - Trasformare i dati in informazioni - Informazioni giuste al momento giusto alle persone giuste - Integrazioni tra fonti dati eterogenee - Elevata profondit storica e Indipendenza dai sistemi sorgente - Pulizia dei dati e Certificazione dei dati a tutti i livelli - Gestione per eccezioni dei processi aziendali In una sola frase: Il gestionale permette di gestire lazienda, il DataWarehouse permette di capire COME la sto gestendo Trasformare i dati in informazioni Ogni azienda moderna possiede nei suoi sistemi informativi un volume enorme di dati; senza un sistema di Business Intelligence adeguato, per, questi numeri risultano poco adatti a a supportare un processo decisionale. In questambito il DataWarehouse permette di avere a disposizione nello stesso ambiente sia dei KPI sintetici, utili a dare una visione globale e rapida dellandamento aziendale, sia i dati di dettaglio da cui questi stessi KPI sono estratti, consentendoci quindi di approfondire lanalisi fino ad un elevato livello di dettaglio. Informazioni giuste al momento giusto alle persone giuste Un altro punto chiave quando si parla di informazioni capire quali informazioni siano necessarie e soprattutto quando. Lavere a disposizione un sistema appositamente strutturato per lanalisi dei dati

permette di ridurre drasticamente il cosiddetto time to delivery, cio il tempo necessario al reperimento delle informazioni necessarie a prendere le decisioni. In un contesto competitivo i ritmi decisionali sono sempre pi stringenti; labbattimento di questa porzione di lavoro crea di fatto una dilatazione nel tempo a disposizione per analizzare i dati, e quindi per prendere le decisioni chiave per la crescita dellazienda. In aggiunta, con un sistema di Business Intelligence possibile demandare lestrazione delle informazioni ad ogni singolo ufficio che ne abbia necessit, rompendo la dipendenza dallIT che spesso si crea per questo genere di operazioni e creando una maggiore diffusione delle informazioni allinterno dellazienda. Gli strumenti utilizzati per lestrazione dei dati supportano ovviamente svariati tipi di profilazione, consentendo agli amministratori di sezionare le informazioni sia in orizzontale (quindi ad es. facendo vedere ad ogni agente solo i propri clienti) sia in verticale (rendendo disponibili informazioni sensibili quali il margine solo a chi ne abbia i diritti). Integrazioni tra fonti dati eterogenee In molte aziende ormai consuetudine avere a disposizione sistemi eterogenei per i diversi processi dellazienda. Se da una parte questo consente di avere a disposizione il miglior software per ogni operazione, dallaltra crea una miriade di isolette allinterno dellazienda che difficilmente riescono a dialogare in modo semplice tra loro. In un contesto di questo genere il DataWarehouse dovrebbe essere visto come il repository centrale delle informazioni aziendali, come il luogo in cui convergono tutte le diverse fonti di dati. Si ottiene cos un sistema che unifica una volta per tutte i diversi sistemi, consentendo analisi incrociate tra informazioni provenienti dai diversi sistemi gestionali. Elevata profondit storica e Indipendenza dai sistemi sorgente Lavere una struttura appositamente studiata per lanalisi e non per le singole transazioni permette di mantenere in linea grandi volumi di dati senza cali significativi di performance. Il DataWarehouse consente quindi analisi di trend con elevata profondit storica (tipicamente 3 o 5 anni, ma in molti casi anche pi di 10). Un altro aspetto molto importante che il DataWarehouse non disegnato sulla base del sistema che lo alimenta, ma sulla base dei processi dellazienda e delle analisi che si vogliono realizzare. Questo significa che in presenza di cambi del sistema gestionale il DataWarehouse pu mantenere invariata la propria struttura, fungendo quindi da collante tra i due ambienti e mantenendo lintegrit delle informazioni pre e post migrazione verso il nuovo sistema. Questo garantisce a chi legge i dati di avere a disposizione un ambiente quanto pi stabile possibile, condizione questa indispensabile quando le informazioni fungono da base per un processo decisionale. Pulizia dei dati e Certificazione dei dati a tutti i livelli Un aspetto fondamentale nella costruzione di un DataWarehouse lattenzione per la pulizia del dato. Nei sistemi transazionali, infatti, non sempre possibile effettuare i controlli di coerenza e integrit delle informazioni, perch questi rallenterebbero eccessivamente loperativit dellazienda. Alle volte, inoltre, i controlli vengono fatti allinserimento dei nuovi dati, ma non vengono valutati gli impatti sui dati gi esistenti in occasione di variazioni e cancellazioni. Leggendo in modo massivo i dati del sistema gestionale, tipicamente in periodi notturni in cui vi un basso carico sulle macchine, il DataWarehouse pu permettersi di effettuare molteplici controlli di coerenza sui dati prima di importarli, segnalando le anomalie riscontrate affinch queste possano essere corrette direttamente sui sistemi sorgente. Questo approccio porta un duplice vantaggio: da una parte consente di avere un ambiente di analisi completamente validato secondo le regole di business definite con gli utenti, dallaltro permette di identificare e correggere molte anomalie nei dati del sistema gestionale che altrimenti non verrebbero mai identificate.

Questo aspetto risulta ancora pi importante in presenza di molteplici sistemi alimentanti, poich permette di effettuare validazioni incrociate delle informazioni che altrimenti sarebbe molto difficile effettuare. Gestione per eccezione dei processi aziendali Un aspetto caratteristico dei sistemi di DataWarehouse la presenza di dati sia di sintesi sia di tipo operativo; ogni controllo di qualit dei dati viene effettuato al massimo livello di dettaglio, garantendo quindi la massima coerenza delle informazioni presentate, indifferentemente dal livello di profondit a cui vengono presentate. La coesistenza di queste informazioni allinterno della stessa base dati permette di indagare di volta in volta solo i fenomeni effettivamente anomali, senza pi la necessit di scorrere infiniti listati per identificare i casi da analizzare. A maggior ragione, in unottica di integrazione tra fonti dati eterogenee permette di definire un principio di priorit pi preciso, svincolato dal singolo ufficio e integrato in una visione globale dellazienda.

Il risultato In sintesi, lo scopo di un DataWarehouse dovrebbe essere quello di produrre informazioni a partire dai molteplici dati aziendali, renderle facilmente fruibili dagli utenti aziendali, pulirle delle eventuali incongruenze e assicurare lunivocit dei risultati, a qualsiasi livello di dettaglio questi vengano analizzati. Per ottenere questo obiettivo i dati aziendali devono essere letteralmente ristrutturati, cio copiati in strutture costruite appositamente allo scopo. Un qualsiasi sistema gestionale costruito sullobiettivo principale di eseguire moltissime operazioni di lettura/scrittura di piccole dimensioni. Al contrario un sistema di Business Intelligence ha come scopo primario lanalisi dei dati, quindi lestrazione di informazioni sintetiche a partire da grandi moli di dati. Risulta evidente come questi due obiettivi siano tecnicamente incompatibili. Da qui lesigenza di costruire un ambiente separato in cui replicare la parte dei dati aziendali necessari alle analisi, dando loro una struttura tale da rendere pi semplice e soprattutto veloce lestrazione delle informazioni.