Guia do usurio

DOKMEE
Software de Gesto Documental

Contedos
VISO GERAL ..................................................................................................... 5 INTRODUO ...................................................................................................... 5 CARACTERSTICAS PADRO .................................................................................. 6 MANUTENO .................................................................................................... 7 REGISTRAR ........................................................................................................ 7 VERIFICAR ATUALIZAES.................................................................................... 8 DEFINIES SQL ................................................................................................ 8 ADMINISTRAO ............................................................................................... 9 PAINEL DE CONTROLE DOKMEE ............................................................................ 9 Usurios\Grupos ........................................................................................ 9 Directrio ativo ......................................................................................... 13 Gesto da base de dados ........................................................................ 15 Auditar ........................................................................................... 17 Definies da base de dados ........................................................ 18 Reteno de arquivo ..................................................................... 19 Reteno manual de arquivos ........................................... 19 Reteno automtica de arquivos ..................................... 19 Gesto do fluxo de trabalho .......................................................... 20 Criar & Abrir um Fluxo de trabalho .................................... 21 Adicionar & Editar Passos ................................................. 21 Opes de fluxo de trabalho .............................................. 22 Observar Pasta .................................................................. 22 MENU DE ADMINISTRADOR ................................................................................. 23 Painel de controle do Administrador ........................................................ 23 Gestor de Importao ativa ...................................................................... 24 Origem........................................................................................... 24 Destino .......................................................................................... 25 Indexao ...................................................................................... 25 Agendamento ................................................................................ 26 Auto-Indexao ........................................................................................ 27 Atribuio de base de dados ......................................................... 27 1

Fonte de dados externa................................................................. 28 Mapeamento do ndice .................................................................. 28 Agendamento ................................................................................ 29 Gestor de Importao de E-mail .............................................................. 29 Nome da tarefa .............................................................................. 30 Pasta(s) de caixa do correio .......................................................... 30 Pasta de destino da base de dados .............................................. 30 Indexao ...................................................................................... 31 Filtro da mensagem ....................................................................... 31 Opes de agendamento .............................................................. 33 Compactar base de dados ....................................................................... 33 BASE DE DADOS .............................................................................................. 34 CRIAR UMA NOVA BASE DE DADOS ...................................................................... 34 ABRIR UMA BASE DE DADOS EXISTENTE ............................................................... 35 FECHAR UMA BASE DE DADOS ............................................................................ 36 PREFERNCIAS ................................................................................................. 36 E-mail ....................................................................................................... 37 Layout ...................................................................................................... 37 Importao do arquivo ............................................................................. 38 Tipos de arquivo....................................................................................... 38 Direitos de usurio ................................................................................... 39 Senha de usurio ..................................................................................... 39 Restries ................................................................................................ 40 ESTRUTURA DE BASE DE DADOS ................................................................. 41 PASTAS ............................................................................................................ 41 IMPORTAR DOCUMENTOS................................................................................... 42 IMPORTAR DOCUMENTOS COM INDEXAO .......................................................... 43 GESTOR DE IMPORTAO ATIVA ......................................................................... 45 Origem ..................................................................................................... 45 Destino ..................................................................................................... 46 Indexao................................................................................................. 46 Agendamento ........................................................................................... 47 2

AUTO-INDEXAO ............................................................................................. 48 Atribuio de base de dados ......................................................... 49 Fonte de dados externa................................................................. 49 Mapeamento do ndice .................................................................. 50 Agendamento ................................................................................ 50 DIGITALIZAR TIFF/PDF ..................................................................................... 51 Opes de digitalizao ........................................................................... 51 Digitalizar ................................................................................................. 52 OCR................................................................................................................ 54 UNIR ARQUIVO - TIFF/PDF ................................................................................ 55 UNIR ARQUIVO - TIFF/PDF ................................................................................ 56 EXPORTAR BASE DE DADOS................................................................................ 57 EXPORTAR PASTAS & ARQUIVOS ........................................................................ 60 ELIMINAR .......................................................................................................... 61 MANIPULAO DE DOCUMENTOS ................................................................ 62 INDEXAO....................................................................................................... 62 Campos de ndice de documento............................................................. 62 Campos de ndice da pasta...................................................................... 63 CONTROLE DA VERSO ...................................................................................... 64 Guardar nova verso ............................................................................... 64 Voltar verso anterior ............................................................................ 66 NOTAS DE ARQUIVO ........................................................................................... 66 ANOTAES ..................................................................................................... 67 ETIQUETA BATES .............................................................................................. 67 ABRIR .............................................................................................................. 69 IMPRIMIR .......................................................................................................... 69 E-MAIL ............................................................................................................. 70 PROCURAR ....................................................................................................... 71 CAMPOS DE NDICE............................................................................................ 72 Caractere universal .................................................................................. 73 Data ......................................................................................................... 73 Nmero .................................................................................................... 73 3

TEXTO COMPLETO ............................................................................................. 74 NOTA DO ARQUIVO ............................................................................................ 74 PASTA .............................................................................................................. 74 PROCURA AVANADA DE SISTEMA....................................................................... 75 PROCURA AVANADA DE E-MAIL ......................................................................... 75 LIGAO DE TECLA DE ACESSO.......................................................................... 76 FLUXO DE TRABALHO ..................................................................................... 77 GESTO DO FLUXO DE TRABALHO ....................................................................... 77 Criar & Abrir um Fluxo de trabalho ........................................................... 77 Observar Pasta ........................................................................................ 79 ENVIAR PARA FLUXO DE TRABALHO ..................................................................... 79 GESTOR DO DOCUMENTO DO FLUXO DE TRABALHO ............................................. 80 GESTO DE E-MAIL ......................................................................................... 81 GESTOR DE IMPORTAO DE E-MAIL................................................................... 81 Nome da tarefa ........................................................................................ 81 Pasta de destino da base de dados ......................................................... 82 Indexao................................................................................................. 82 Filtro da mensagem ................................................................................. 83 Opes de agendamento ......................................................................... 84

Viso geral
Introduo
O Software de Gesto Documental da Dokmee um software de base de dados concebido para armazenar e gerir vrios tipos de documentos eletrnicos. A funo principal do Dokmee a gesto documental, embora possua outras caractersticas integradas, tais como: Gesto de e-mail e Fluxo de Trabalho. Existem trs edies diferentes do Dokmee que se encontram abrangidas por este manual: Dokmee Home, Dokmee Professional e Dokmee Enterprise. A edio Dokmee Home uma verso destinada a apenas um computador. Os arquivos de base de dados no podero ser compartilhados por vrios computadores, caso voc possua a verso Home. A edio Dokmee Professional uma verso do Dokmee passvel de ser aplicada por vrios usurios. Recomenda-se que, no entanto, esteja apenas um usurio de cada vez na base de dados ao usar a verso Professional. A edio Dokmee Enterprise poder ser utilizada por um usurio ou por um elevado nmero de usurios. A edio Enterprise o nico produto do Dokmee que permite ligaes de MS SQL, bem como o acessrio de Web da Dokmee.

Caractersticas padro
Home Enviar Documentos por E-mail Imprimir Documentos Anotaes Notas de arquivo Editar Documentos Iniciar Estrutura de pastas personalizvel Indexar Documentos/Pastas - 40 campos Indexao de documentos pesquisvel Indexao de pastas pesquisvel Procuras de texto completo Exportar com indexao Exportar sem indexao Importar com indexao Importar sem indexao Importao Ativa Digitalizar para Tiff/PDF - TWAIN Digitalizar para Tiff/PDF - ISIS Dividir Tiff/PDF Unir Tiff/PDF Gesto de E-mail Auto-Indexao Auditar Reteno de arquivo Ligao (ativar imagem) Fluxo de trabalho Etiqueta Bates Controle da verso Motor OCR Tiff/PDF - Add-On Cliente Web/Remote - Add-On Registro de usurio encriptado Multi-Usurios Restries do nvel de acesso do usurio base de dados Restries do nvel de usurio a pastas/documentos Base de dados porttil Base de dados Microsoft SQL Encriptao de imagem no servidor Professional Enterprise

Manuteno
Registrar
(Home, Professional, Enterprise) Para registrar um produto Dokmee, v Ajuda na barra do menu e selecione Registrar.

Figura 2-1. Ajuda - Registar

A janela de Ativao ir aparecer.

Figura 2-2. Ajuda Registrar Janela de Ativao

Copie o Nmero de Srie da janela de Ativao e envie-o por e-mail para activation@officegemini.com. Voc precisar efetuar este passo para cada um dos computadores individualmente. Voc ir receber por e-mail uma Chave de Licena. Insira a Chave de Licena na janela de Ativao e clique em . 7

Verificar atualizaes
(Home, Professional, Enterprise) Para verificar se existem atualizaes ou upgrades, v Ajuda na barra do menu e selecione Verificar atualizaes.

Figura 2-3. Ajuda Verificar atualizaes

Definies SQL
(Enterprise) Para estabelecer ligao ao servidor SQL a partir do computador Dokmee, clique no link Opes que surge na tela de registro do Dokmee.

Figura 2-4. Tela de registro Opes Definies SQL

Insira as definies de servidor SQL na tela que aparece. Em seguida, introduza um Caminho de Dados, onde podero ser armazenadas as imagens e os arquivos no Dokmee. No necessrio que este seja o mesmo servidor ou mquina que o Servidor SQL.

Administrao
Painel de controle Dokmee
(Enterprise) O Painel de Controle do Dokmee uma verso exterior do Painel de Controle de Administrador. A partir desta aplicao, o Administrador ter a possibilidade de gerir usurios e grupos, bem como todas as bases de dados SQL. Para ter acesso ao Painel de Controle do Dokmee, v at: Iniciar>Todos os Programas>Office Gemini>Dokmee>Painel de Controle Admin Dokmee ou apenas clique no cone existente no Ambiente de Trabalho. Apenas o admin" poder ter acesso ao Painel de Controle.

Figura 3-1. Painel de Controle Dokmee

Usurios\Grupos A funo principal do Painel de Controle externo do Dokmee a de gerir os Usurios e os Grupos. Assim que tenha acessado o Painel de Controle, o Administrador ir visualizar a tela de Usurios\Grupos.

Figura 3-2. Painel de Controle Dokmee Usurios\Grupos

Para adicionar um novo grupo, clique em por baixo da seo de Grupos. por baixo da seo de Grupos. Para editar um grupo, clique em No separador Geral, atribua um Nome de Grupo e escreva uma pequena descrio.

Figura 3-3. Painel de Controle Dokmee Usurios\Grupos Grupos - Geral

Para adicionar Direitos ao Grupo, clique no separador Direitos e adicione os direitos pretendidos, usando os botes de setas.

Figura 3-4. Painel de Controle Dokmee Usurios\Grupos Grupos - Direitos

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Para adicionar um novo usurio, clique em Usurios. Para editar um usurio, clique em Usurios.

por baixo da seo de por baixo da seo de

No separador Geral, atribua um ID de Usurio, Nome, Senha e Endereo de email.

Figura 3-5. Painel de Controlo Dokmee Utilizadores\Grupos Utilizadores - Geral Figura 3-5. Painel de Controle Dokmee Usurios\Grupos Usurios - Geral

Para atribuir um Usurio a um Grupo, clique no separador Grupos ao criar ou ao editar um usurio. Selecione o Grupo pretendido e clique em .

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Figura 3-6. Painel de Controle Dokmee Usurios\Grupos Usurios - Grupos

Para adicionar ou remover um usurio para ou de uma base de dados v para o separador Direitos de base de dados.

Figura 3-7. Painel de Controle Dokmee Usurios\Grupos Usurios Direitos de base de dados

Para editar os direitos de usurio para uma base de dados, selecione a base de dados na coluna Bases de Dados atribudas e clique em . Adicione os direitos pretendidos usando os botes de setas.

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Figura 3-8. Painel de Controle Dokmee Usurios\Grupos Usurios Direitos de base de dados Direitos

Directrio ativo
A funo do Diretrio Ativo foi concebida para armazenar informao e definies numa base de dados central. Para ter acesso s definies do Diretrio Ativo, em primeiro lugar o admin dever registrar-se no Painel de Controle de Administrador. Assim que se encontrar dentro do Painel de Controle de Administrador, avance at as definies e selecione Definies do Diretrio Ativo.

Figura: Painel de Controle do Dokmee Definies do Diretrio Ativo

Insira a Informao do Diretrio e o Registro do Diretrio para estabelecer uma ligao com o Diretrio Ativo. Assim que a informao se encontrar definida, teste a ligao e clique em .

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Figura: Painel de Controle do Dokmee Definies do Diretrio Ativo

Para importar usurios a partir do Diretrio Ativo para o Dokmee, clique em .

Figura: Painel de Controle do Dokmee Diretrio Ativo

Selecione os usurios que devero ser importados para o Dokmee a partir da visualizao em rvore e clique em . Os usurios que devero ser importados iro, em seguida, surgir na janela direita. Para remover os usurios da lista de importao, clique em . O administrador pode optar por adicionar o(s) usurio(s) a um grupo j existente ou criar um novo grupo. Assim que todas as opes estiverem definidas, clique em .

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Gesto da base de dados A partir do Painel de Controle externo do Dokmee, o Administrador poder gerir as funes administrativas de todas as bases de dados SQL, tal como no Menu de Administrador da principal interface do Dokmee. Para ter acesso a esta funo, acesse o Painel de Controle do Dokmee e clique em . Selecione a base de dados a partir da lista de bases de dados SQL fornecida.

Figura 3-9. Painel de Controle Dokmee Abrir base de dados

Assim que uma base de dados seja aberta, o administrador poder ter acesso ao Painel de Controle de Administrador para a base de dados em questo. Usurios Para gerir o acesso dos usurios base de dados selecionada clique no boto .

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Figura 3-10. Painel de Controle Dokmee Abrir base de dados - Usurios

Para adicionar um Usurio base de dados, clique em . Selecione o(s) . usurio(s) a ser/serem adicionado(s) base de dados e clique em

Figura 3-11. Painel de Controle Dokmee Abrir base de dados Usurios - Adicionar

Para editar um direito de usurio na base de dados atual, selecione o usurio da lista e clique em . A janela de Caractersticas do Perfil de Usurio ir aparecer. Adicione/remova os direitos de usurio que pretender.

Figura 3-12. Painel de Controle Dokmee Abrir base de dados Usurios Editar Direitos

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Auditar . A funo de Para acessar os Registros de Auditoria, clique no boto Auditoria do Dokmee registra todas as aes efetuadas em arquivos existentes no software, juntamente com a data e hora em que essa mesma ao teve lugar. Para desativar o Registro de Auditoria, retire a seleo em Permitir registro existente na tela Registro de Auditoria. Esta ao ir interromper todas as funes de registro at a caixa ser novamente selecionada.

Figura 3-13. Painel de Controle Dokmee Abrir base de dados - Auditar

Procuras podem ser feitas dentro do Registro de Auditoria. Para fazer uma procura, basta selecionar ou escrever quais os critrios a procurar em um ou mais campos de procura. Ao selecionar E ao lado dos botes de Procura, o Dokmee encontrar apenas documentos que correspondam a todos os critrios especificados nos campos adequados. Ao selecionar Ou, o sistema procurar quaisquer documentos que possuam um ou mais critrios especificados no campo adequado. Clique em Procurar. Para limpar os critrios de procura, clique em Limpar Procura.

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Figura 3-14. Painel de Controle Dokmee Abrir base de dados Auditar - Procura

Definies da base de dados Para adicionar, remover ou alterar os campos de ndice na base de dados, clique no boto . Para adicionar um campo de ndice, clique em , escreva o Nome do ndice e selecione o Tipo de Dados. VARCHAR significa que possvel inserir quaisquer variveis e caracteres. DATE significa que podero ser inseridas apenas datas com o formato mm/dd/aaaa. NUMBER significa que podero ser inseridos apenas nmeros. A vantagem de selecionar o formato adequado ser explicada na seo Procura. Alm disso, selecione se o campo de ndice deve ser usado como um campo de pasta ou como um campo de documento. Para remover um campo de ndice, selecione a linha e clique em . Os usurios podero eliminar ou alterar o Tipo de Dados do primeiro campo de ndice (este campo dever ser varchar). Para alterar o nome/ttulo de um campo de ndice, selecione o nome/ttulo atuais na coluna do Nome do ndice e escreva o novo valor. Aps fazer alguma alterao na janela de Definies da base de dados, os usurios tero de clicar ou em ou em .

Figura 3-15. Painel de Controle Dokmee Abrir base de dados Definies da base de dados

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Reteno de arquivo A Reteno de Arquivo uma funo do Dokmee que permite ao Administrador eliminar arquivos manual ou automaticamente de uma base de dados, tendo em conta um perodo de reteno especfico. Para acessar as definies da Reteno de Arquivo, clique no boto Reteno manual de arquivos O separador da Reteno Manual de Arquivos permite ao Administrador procurar por documentos, tendo por base a data de armazenamento e eliminlos, caso assim o pretenda. .

Figura 3-16. Painel de Controle Dokmee Abrir base de dados Reteno de Arquivo Reteno Manual de Arquivo

Reteno automtica de arquivos O separador da Reteno Automtica de Arquivo permite ao Administrador definir a eliminao automtica de documentos, tendo por base um determinado perodo de tempo aps a data de armazenamento.

Figura 3-17. Painel de Controle Dokmee Abrir base de dados Reteno de Arquivo Reteno Automtica de Arquivo

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Se a caixa no separador da Reteno Automtica de Arquivo estiver selecionada para Perguntar ao usurio antes de eliminar, ir surgir uma mensagem, apenas enquanto o usurio Admin estiver registrado, quando os arquivos se encontrarem em fila para serem eliminados, para que o Administrador decida se pretende ou no eliminar os arquivos. Caso a caixa no se encontre selecionada, os arquivos sero eliminados sem que seja perguntado ao Administrador.

Figura 3-18. Painel de Controle Dokmee Abrir base de dados Reteno de Arquivo Reteno Automtica de Arquivo Pergunta ao Usurio

Gesto do fluxo de trabalho No Painel de Controle do Dokmee, o administrador poder criar, editar e gerir Fluxos de Trabalho. Para ter acesso Gesto do Fluxo de Trabalho, clique no boto .

Figura 3-19. Painel de Controle Dokmee Abrir base de dados Fluxo de trabalho

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Criar & Abrir um Fluxo de trabalho que se encontra Para criar um novo Fluxo de Trabalho, clique no boto disponvel na barra de ferramentas. Introduza o Nome do Fluxo de Trabalho e clique em . Para abrir um Fluxo de trabalho, v para Arquivo no Gestor de Fluxo de trabalho e selecione Abrir. Uma lista dos Fluxos de trabalho ir aparecer. Selecione o Fluxo de trabalho pretendido e clique em .

Figura 3-20. Painel de Controle Dokmee Abrir base de dados Fluxo de trabalho Novo & Abrir Fluxo de trabalho

Adicionar & Editar Passos Assim que o Fluxo de Trabalho estiver criado, a janela do Fluxo de Trabalho aparecer. Para guardar um Fluxo de Trabalho, este dever conter dois ou mais passos. Para criar passos num Fluxo de trabalho, clique em . Atribua um nome e adicione usurios que sero capazes de efetuar e ter acesso a esse mesmo passo. Voc poder acrescentar uma senha para ter acesso a qualquer passo, se assim quiser. Assim que as opes estiverem definidas para o passo em questo, clique em . Para editar um passo j existente num Fluxo de . trabalho, selecione o passo e clique em

Figura 3-21. Painel de Controle Dokmee Abrir base de dados Fluxo de trabalho Adicionar passo

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Opes de fluxo de trabalho Para ocultar documentos da visualizao durante o ltimo passo, selecione a caixa correspondente em Opes de Fluxo de Trabalho. O administrador poder escolher enviar um e-mail aos usurios por cada passo, alertando-os quanto a novos documentos que chegam a esse passo. O Administrador poder, tambm, decidir ser um membro, por predefinio, de todos os passos adicionados num Fluxo de Trabalho.

Figura 3-22. Painel de Controle Dokmee Abrir base de dados Fluxo de trabalho Opes de Fluxo de trabalho

Observar Pasta A funo Observar Pasta uma funo que ir monitorar uma pasta numa base de dados e, automaticamente, retirar documentos dessa pasta para um fluxo de trabalho. Uma pasta s poder ser observada por um Fluxo de trabalho de cada vez e os itens nessa pasta no podero fazer parte de mais nenhum Fluxo de trabalho. Para ativar a opo Observar Pasta, selecione Usar Opo Observar Pasta. Uma caixa de dilogo para que possa selecionar a pasta a observar vai aparecer.

Figura 3-23. Painel de Controle Dokmee Abrir base de dados Fluxo de trabalho Observar pasta

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Menu de Administrador
(Professional, Enterprise) A seo de Administrador do Dokmee encontra-se visvel apenas quando estiver registrada para usar a conta de admin que est criada, por predefinio, quando o Dokmee instalado. Painel de controle do Administrador Para acessar o Painel de Controle de Administrador para uma nica base de dados existente no Dokmee, v a Admin na barra de menu e selecione Painel de Controle de Administrador.

Figura 3-24. Dokmee - Admin Painel de Controle de Administrador

Figura 3-25. Dokmee - Admin Painel de Controle de Administrador

Cada funo do Painel de Controle de Administrador vem explicada na seo do Painel de Controle do Dokmee deste manual, em Gesto de base de dados.

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Gestor de Importao ativa Para acessar o Gestor de Importao Ativa, v a Admin na barra do menu e selecione Gestor de Importao Ativa.

Figura 3-26. Dokmee - Admin Gestor de Importao Ativa

Para definir uma nova tarefa de importao ativa, v para Arquivo na janela Gestor de Importao Ativa e selecione Novo. Origem O separador de Origem onde o Nome da Tarefa e a Pasta de Origem para as imagens esto especificados. Se a opo Eliminar Arquivos aps Importao estiver selecionada, o arquivo ser eliminado da Pasta de Origem assim que for importado para o Dokmee.

Figura 3-27. Dokmee - Admin Gestor de Importao Ativa - Origem

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Destino Para especificar a Pasta de Destino, selecione Selecionar Pasta de Destino. Aparecer uma caixa de dilogo para que voc possa selecionar a pasta

.
Figura 3-28. Dokmee - Admin Gestor de Importao Ativa - Destino

Indexao O separador de indexao onde o usurio pode especificar se existe informao de ndice para ser importada com os documentos. Selecione o arquivo de texto no qual existe a informao de ndice (dever estar em formato delimitado por barras verticais). Em seguida, faa corresponder a informao de ndice com os campos adequados na base de dados. Dever existir um campo selecionado como o Cdigo de Correspondncia. O campo selecionado como o Cdigo de Correspondncia ser o campo usado para fazer a correspondncia entre o documento e a informao correta de ndice. Trata-se, habitualmente, do nome do arquivo.

Figura 3-29. Dokmee - Admin Gestor de Importao Ativa - Indexao

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Agendamento O separador do Agendamento usado para especificar quando que uma tarefa deve ser executada automaticamente.

Figura 3--30. Dokmee - Admin Gestor de Importao Ativa - Agendamento

Figura 3-31. Dokmee - Admin Gestor de Importao Ativa

Para guardar uma Tarefa de Importao Ativa, v a Arquivo no menu Nova Tarefa de Importao Ativa e selecione Guardar. Em seguida, as tarefas aparecero na lista na Janela da Importao Ativa. Para executar uma tarefa num horrio que no esteja agendado, clique com o boto direito do mouse na tarefa existente na lista e selecione Executar tarefa. Para eliminar uma tarefa, clique com o boto direito do mouse na tarefa existente na lista e selecione Eliminar tarefa. Para editar uma tarefa, clique com o boto direito do mouse na tarefa existente na lista e selecione Editar tarefa.

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Auto-Indexao Para acessar o Gestor de Importao de E-mail, v a Admin na barra do menu e selecione Gestor de Importao Automtica.

Figura 3-32. Dokmee - Admin Gestor de Indexao Automtica

Para configurar uma nova tarefa, v a Arquivo na barra do menu do Gestor de Indexao Automtica e selecione Nova Tarefa de Indexao Automtica

Figura 3-33. Dokmee - Admin Gestor de Indexao Automtica Nova tarefa

Atribuio de base de dados O separador de Atribuio de Base de Dados onde o usurio pode especificar o nome de uma nova tarefa e escolher a pasta e arquivos a indexar. Para comear, introduza o novo nome da tarefa na caixa de texto. Sob a caixa de texto com o nome da tarefa, os usurios tm a opo de usar a indexao automtica para Apenas Mdulo de Digitalizao. Se selecionada, a indexao automtica no ser usada em documentos existentes dentro da Base de Dados. Na seleo de n, os usurios podem selecionar uma pasta especfica na qual executar a tarefa de indexao automtica. Um filtro de procura para determinados documentos a serem indexados automaticamente pode, tambm, ser efetuado.

Figura 3-34. Dokmee - Admin Gestor de Indexao Automtica - Atribuio

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Fonte de dados externa O separador da Fonte de Dados Externa usado para se especificar a partir de onde que a informao de indexao dever ser importada. O usurio ter a opo de usar uma Base de Dados Microsoft SQL ou um Arquivo de Texto como uma Fonte de Dados. Se usar a base de dados Microsoft SQL para indexao, o usurio dever preencher os campos para localizar a fonte de base de dados SQL. Se o arquivo de texto estiver selecionado, o usurio dever procurar por um arquivo de texto especfico e escolher o formato de delimitao para o arquivo de texto.

Figura 3-35. Dokmee - Admin Gestor de Indexao Automtica Fonte de dados

Mapeamento do ndice O separador de mapeamento onde o utilizador pode especificar a informao de ndice para ser importada com os documentos. O usurio pode fazer corresponder a informao de ndice com os campos adequados na base de dados. Dever existir um campo selecionado como o Cdigo de Correspondncia. O campo selecionado como o Cdigo de Correspondncia ser o campo usado para fazer a correspondncia entre o documento e a informao correta de ndice. Trata-se, habitualmente, do nome do arquivo.

Figura 3-36. Dokmee - Admin Gestor de Indexao Automtica Mapeamento do ndice

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Agendamento No separador do Agendamento, os usurios podero agendar a execuo do Gestor de Indexao Automtica em perodos de tempo especficos. Ser deciso do Administrador a de selecionar os intervalos de tempo em que uma tarefa ser executada. As tarefas podero ser executadas em intervalos (minutos), diria ou semanalmente.

Figura 3-37. Dokmee - Admin Gestor de Indexao Automtica - Agendamento

Gestor de Importao de E-mail Para acessar o Gestor de Importao de E-mail, v a Admin na barra do menu e selecione Gestor de Importao E-mail.

Figura 3-38. Dokmee - Admin Gestor de Importao de E-mail

Para configurar uma nova tarefa, v a Arquivo na barra do menu do Gestor de Importao de E-mail e selecione Novo.

Figura 3-39. Dokmee - Admin Gestor de Importao de E-mail Nova tarefa

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Nome da tarefa Introduza o Nome da Tarefa e clique em .

Figura 3-40. Dokmee - Admin Gestor de Importao de E-mail Nome da tarefa

Pasta(s) de caixa do correio Selecione a pasta ou pastas a ser monitorada no Outlook. Para incluir e-mails de subpastas, selecione a caixa adequada. Para importar anexos como documentos separados, selecione a caixa adequada.

Figura 3-41. Dokmee - Admin Gestor de Importao de E-mail Pasta(s) de caixa do correio

Pasta de destino da base de dados Selecione uma Pasta de Destino na base de dados para onde os e-mails devam ser importados.

Figura 3-42. Dokmee - Admin Gestor de Importao de E-mail Pasta de destino da base de dados

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Indexao Os itens que podem ser retirados de um e-mail so: Para, De, Assunto, Data, CC, BCC. Estes itens podem ser mapeados para campos de ndice existentes na base de dados. Efetue esta ao, procurando pelo campo de ndice pretendido na lista drop-down ao lado de cada valor a ser retirado dos e-mails.

Figura 3-43. Dokmee - Admin Gestor de Importao de E-mail - Indexao

Filtro da mensagem Os Filtros de mensagem permitem ao Administrador criar regras, definindo quais e-mails devero ser importados e quais devero ser excludos. Se no estiverem definidos filtros, todos os e-mails na pasta de origem do Outlook sero armazenados no Dokmee.

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No separador de Mensagens, o Administrador poder especificar palavras a serem procuradas no assunto, no corpo da mensagem - ou em ambos de um e-mail, de modo a decidir se dever armazenar ou no um e-mail no Dokmee. O Administrador poder tambm especificar que apenas os e-mails De ou Para determinados endereos devero ser armazenados no Dokmee.

Figura 3-44. Dokmee - Admin Gestor de Importao de E-mail Filtro da mensagem - Mensagem

No separador Mais Opes, o Administrador poder especificar que devero ser retirados os e-mails que esto lidos ou por ler, bem como retirar e-mails com ou sem anexos.

Figura 3-45. Dokmee - Admin Gestor de Importao de E-mail Filtro da mensagem Mais Opes

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Opes de agendamento As tarefas de Importao de E-mail podero ser agendadas para serem executadas em perodos de tempo especficos. Ser deciso do Administrador a de selecionar os intervalos de tempo em que uma tarefa ser executada. As tarefas podero ser executadas em intervalos (minutos), diria ou semanalmente.

Figura 3-46. Dokmee - Admin Gestor de Importao de E-mail Opes de agendamento

Compactar base de dados A funo de Compactar base de dados do Dokmee faz a limpeza e reduz o tamanho do arquivo da base de dados. Apenas o utilizador Admin tem autorizao para compactar a base de dados. Recomenda-se que os usurios compactem a base de dados a cada trs meses. Para compactar a base de dados, v at Admin na barra do menu e selecione Compactar base de dados.

Figura 3-47. Dokmee - Admin Compactar base de dados

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Base de dados
Criar uma nova base de dados
(Home, Professional, Enterprise) Para criar uma nova base de dados, clique em at Arquivo na barra do menu e selecione Novo. na tela de Registro ou v

Figura 4-1. Nova base de dados

O usurio dever escolher ou uma base de dados porttil ou uma base de dados SQL. Clique em .

Figura 4-2. Nova base de dados - Criar

Se for escolhida a base de dados SQL, ser pedido ao usurio que introduza a senha de admin. Escreva o nome da nova base de dados. Ao selecionar a caixa ao lado de Encriptar Arquivos, o Dokmee ir proteger os arquivos que se encontram armazenados no software, de forma que os usurios que tentem acessar arquivos de forma exterior ao Dokmee, por meio do diretrio, no o podero fazer e no conseguiro saber que tipo de arquivos so. Trata-se de uma medida adicional de segurana para garantir que os arquivos sejam . visualizados apenas por usurios Dokmee autorizados. Clique em

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Se for escolhida a base de dados porttil, ser pedido ao usurio que escolha a senha de admin. Clique em .

Figura 4-3. Nova base de dados Base de dados porttil Senha de Admin

Surgir a janela do ndice. Esta janela serve para se especificar o nmero de Campo de ndice e os nomes e Tipos de Dados dos Campos de ndice associados nova base de dados, bem como para selecionar se o Campo de ndice ser um ndice de Documento ou um ndice de Pasta. VARCHAR significa que possvel inserir quaisquer variveis e caracteres. DATE significa que podero ser inseridas apenas datas com o formato mm/dd/aaaa. NUMBER significa que podero ser inseridos apenas nmeros. A vantagem de selecionar o formato adequado ser explicada na seo Procura. Os usurios podero alterar o Tipo de Dados do primeiro campo de ndice (este campo dever ser varchar). Um ndice de Documento est associado a documentos individuais, o que significa que cada documento existente numa pasta ou numa base de dados poder ter valores diferentes introduzidos nesse campo. Um ndice de pasta permite ao usurio indexar uma pasta, de forma que todos os documentos que sejam colocados nessa pasta passem a incluir automaticamente esses valores. Os documentos armazenados na mesma pasta no podero ter valores diferentes nos campos de ndice da pasta.

Figura 4-4. Nova base de dados Base de dados porttil/SQL Campos de ndice

Assim que os Campos de ndice estejam definidos, clique em

Abrir uma base de dados existente

(Home, Professional, Enterprise)

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Para abrir uma base de dados existente, use a lista drop-down existente na tela de registro para bases de dados SQL. Para bases de dados portteis, utilize a caixa de dilogo da procura existente na tela de Registro ou v at Arquivo na barra do menu e selecione Abrir. Procure pelo arquivo .ddb (base de dados Dokmee) a ser aberto e clique em Abrir.

Figura 4-5. Abrir base de dados porttil/ SQL

Fechar uma base de dados

(Home, Professional, Enterprise) Para fechar uma base de dados, v para Arquivo na barra do menu e selecione Fechar.

Figura 4-6. Fechar base de dados

Preferncias
(Home, Professional, Enterprise) Para alterar as preferncias v at Opes na barra do menu e selecione Preferncias.

Figura 4-7. Opes - Preferncias

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E-mail Esta seo permite ao usurio enviar documentos para fora do Dokmee, utilizando ou o formulrio de e-mail do Dokmee ou o cliente de e-mail predefinido no computador.

Figura 4-8. Preferncias E-mail

Layout Ao selecionar Guardar Layout ao fechar, os usurios podero fazer com que o Dokmee guarde o layout e que posicione tudo quando for reaberto. Os usurios podero, tambm, escolher o Idioma de Visualizao que pretendem que o Dokmee use.

Figura 4-9. Preferncias Layout

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Importao do arquivo A seo de Importao de Arquivo das Preferncias usada quando os documentos so importados para o Dokmee sem um arquivo plano ou quando os documentos so arrastados de uma pasta do Windows para o Dokmee; a opo no separador pertence apenas aos arquivos tiff; ao selecionar a opo, quando o tiff, os arquivos e os arquivos de texto com o mesmo nome saem importados em conjunto para o Dokmee, os arquivos de texto sero importados como OCR de suporte para o tiff, com o mesmo nome, em vez de serem importados como um arquivo de texto em separado

Figura 4-10. Preferncias Importao de arquivo

Tipos de arquivo A seo referente aos Tipos de Arquivo nas Preferncias serve para o usurio identificar quais programas devero ser associados a determinado tipos de arquivos. Estas preferncias destinam-se exclusivamente a Funes de lanamento do Dokmee (consultar a seo de Lanamento deste manual, em Manipulao documental). Os usurios podero adicionar o nmero de programas que pretenderem lista de programas associada a cada tipo de arquivo, sendo que, no entanto, poder apenas haver um nico programa predefinido. Para adicionar lista de programas, selecione o tipo de arquivo pretendido e clique em . Procure pelo arquivo .exe para o programa pretendido e clique em Abrir. Para definir o programa de predefinio para o Dokmee lanar um determinado tipo de arquivo, selecione o programa pretendido na seo da lista de programas (aps adicionar programas lista para aquele tipo de arquivo em particular) e clique em .

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Figura 4-11. Preferncias Tipos de arquivo

Direitos de usurio O separador de Direitos de Usurio apresenta apenas quais os direitos o usurio possui no Dokmee.

Figura 4-12. Preferncias Direitos de usurio

Senha de usurio O separador de Senha de usurio onde os usurios podem alterar a sua senha.

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Figura 4-13. Preferncias Senha de usurio

Restries
Para editar as Restries de usurio na base de dados, clique com o boto direito do mouse no n ou na pasta a ser editada, na visualizao em rvore e selecione Restries.

Figura 4-14. Restries

Aparecer uma janela para o usurio poder selecionar usurios ou grupos a editar. Para editar as restries de usurios ou de grupos, basta clicar no boto Editar Restries.

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Figura 4-15. Restries

Assim que for selecionado um usurio ou um grupo, o administrador poder restringir ou atribuir direitos. O administrador poder tambm escolher ocultar arquivos ou pastas, selecionando a caixa respectiva.

Figura 4-16. Restries

Estrutura de base de dados

Pastas
(Home, Professional, Enterprise) Para criar uma pasta na base de dados, clique com o boto direito do mouse no n ou na pasta a ser editada, na visualizao em rvore, e selecione Nova Pasta.

Figura 5-1. Nova pasta Nvel da base de dados

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Figura 5-2. Nova pasta Nvel de subpasta

Para mudar o nome de uma pasta, clique com o boto direito do mouse na pasta respectiva e selecione Mudar o nome. Escreva o novo nome e clique em OK.

Figura 5-3. Mudar o nome de uma pasta

Para eliminar o nome de uma pasta, clique com o boto direito do mouse na pasta respectiva e selecione Eliminar pasta. Clique em Sim para confirmar a opo de Eliminar.

Figura 5-4. Eliminar pasta

Importar Documentos
(Home, Professional, Enterprise) O primeiro mtodo para se importar arquivos para o Dokmee arrastando e largando os arquivos a partir de um diretrio no Windows. Procure os arquivos a serem importados atravs de meu computador ou do Windows Explorer; realceos e arraste-os para o n ou para a pasta a serem importados, na visualizao em rvore da base de dados e largue-os. Os arquivos sero adicionados sem qualquer informao de ndice. Os dois seguintes mtodos de importao de arquivos para o Dokmee consistem em selecionar o n ou a pasta pretendidos a serem importados na visualizao em rvore da base de dados, clique com o boto direito do mouse e selecione Importar ou clique em Importar na barra de ferramentas e selecione 42

Importar arquivos. Aparecer uma janela para o usurio poder selecionar os documentos a serem importados. Selecione os arquivos adequados e clique em Abrir. Os arquivos sero adicionados ao n ou pasta que se encontre selecionada na visualizao de rvore sem informao de ndice.

Figura 5-5. Importar arquivos Barra de ferramentas

Importar documentos com indexao

(Home, Professional, Enterprise) Para importar documentos com informao de ndice para o Dokmee, necessrio um arquivo plano com o seguinte formato:

Figura 5-6. Importar a partir de arquivo plano Formato de arquivo plano

O arquivo plano dever estar delimitado por barras verticais e incluir o caminho completo e o nome de todos os documentos a serem importados. O nmero de campos de ndice na base de dados dever corresponder ao nmero de valores no arquivo plano. Os dois mtodos de importao de arquivos para o Dokmee com indexao consistem em selecionar o n ou a pasta pretendidos a serem importados na visualizao em rvore da base de dados, clique com o boto direito do mouse e selecione Importar a partir de arquivo ou clique em Importar na barra de ferramentas e selecione Importao de arquivo plano. Aparecer uma janela para o usurio poder selecionar o arquivo plano a ser importado. Selecione o arquivo adequado e clique em Abrir. Em seguida, surgir a janela com as propriedades de importao.

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Figura 5-7. Importao de arquivo plano

Figura 5-8. Importao de arquivo plano - Predefinio

A parte superior da janela serve para a correspondncia dos valores no arquivo de texto relativamente aos campos de ndice na base de dados. Os valores sero listados por ordem do arquivo de texto e correspondem aos daquela posio da base de dados por definio. Para alterar estas associaes, basta selecionar o campo adequado a partir da lista drop-down ao lado de cada valor de ndice. Clique em OK e os documentos sero importados com indexao. Por definio, o Dokmee ir importar arquivos para o n selecionado. Os usurios tm a opo de especificar que dever ser criada uma pasta e que os arquivos devero ser colocados nessa pasta, tendo por base o valor de um determinado campo de ndice. Tal poder ser feito ao selecionar Usar ndice como uma pasta na parte inferior/central da tela de Importao. Em seguida, na parte superior da tela, especifique qual campo de ndice dever ser usado. Clique em OK e os documentos sero importados com indexao para as pastas adequadas. 44

Figura 5-9. Importar a partir de arquivo plano Usar ndice como pasta

Gestor de Importao Ativa

(Professional, Enterprise) Para acessar o Gestor de Importao Ativa, v at Admin na barra do menu e selecione Gestor de Importao Ativa.

Figura 5-10. Admin Gestor de Importao Ativa

Para definir uma nova tarefa de importao ativa, v para Arquivo na janela Gestor de Importao Ativa e selecione Novo. Origem O separador de Origem onde o Nome da Tarefa e a Pasta de Origem para as imagens esto especificados. Se a opo Eliminar Arquivos aps Importao estiver selecionada, o arquivo ser eliminado da Pasta de Origem assim que for importado para o Dokmee.

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Figura 5-11. Admin Gestor de Importao Ativa - Origem

Destino O separador de Destino onde o usurio pode especificar onde que os documentos devero ser importados na base de dados.

Figura 5-12. Admin Gestor de Importao Ativa - Destino

Indexao O separador de indexao onde o usurio pode especificar se existe informao de ndice para ser importada com os documentos. Selecione o arquivo de texto no qual existe a informao de ndice (dever estar em formato delimitado por barras verticais). Em seguida, faa corresponder a informao de ndice com os campos adequados na base de dados. Dever existir um campo 46

selecionado como o Cdigo de Correspondncia. O campo selecionado como o Cdigo de Correspondncia ser o campo usado para fazer a correspondncia entre o documento e a informao correta de ndice. Trata-se, habitualmente, do nome do arquivo.

Figura 5-13. Admin Gestor de Importao Ativa - Indexao

Agendamento O separador do Agendamento usado para especificar quando que uma tarefa deve ser executada automaticamente.

Figura 5-14. Admin Gestor de Importao Ativa - Agendamento

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Figura 5-15. Admin Gestor de Importao Ativa

Para guardar uma Tarefa de Importao Ativa, v at Arquivo no menu Nova Tarefa de Importao Ativa e selecione Guardar. Em seguida, as tarefas aparecero na lista na Janela da Importao Ativa. Para executar uma tarefa num horrio que no esteja agendado, clique com o boto direito do mouse na tarefa existente na lista e selecione Executar tarefa. Para eliminar uma tarefa, clique com o boto direito do mouse na tarefa existente na lista e selecione Eliminar tarefa. Para editar uma tarefa, clique com o boto direito do mouse na tarefa existente na lista e selecione Editar tarefa. Auto-Indexao Para acessar o Gestor de Importao de E-mail, v at Admin na barra do menu e selecione Gestor de Importao de E-mail.

Figura 5-16. Dokmee - Admin Gestor de Indexao Automtica

Para configurar uma nova tarefa, v at Arquivo na barra do menu do Gestor de Indexao Automtica e selecione Nova Tarefa de Indexao Automtica

Figura 5-17. - Admin Gestor de Indexao Automtica Nova tarefa

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Atribuio de base de dados O separador de Atribuio de Base de Dados onde o usurio pode especificar o nome de uma nova tarefa e escolher a pasta e arquivos a indexar. Para comear, introduza o novo nome da tarefa na caixa de texto. Sob a caixa de texto com o nome da tarefa, os usurios tm a opo de usar a indexao automtica para Apenas Mdulo de Digitalizao. Se selecionada, a indexao automtica no ser usada em documentos existentes dentro da Base de Dados. Na seleo de n, os usurios podem selecionar uma pasta especfica na qual executar a tarefa de indexao automtica. Um filtro de procura para determinados documentos a serem indexados automaticamente pode, tambm, ser efetuado.

Figura 5-18. Dokmee - Admin Gestor de Indexao Automtica - Atribuio

Fonte de dados externa O separador da Fonte de Dados Externa usado para se especificar a partir de onde que a informao de indexao dever ser importada. O usurio ter a opo de usar uma Base de Dados Microsoft SQL ou um Arquivo de Texto como uma Fonte de Dados. Se usar a base de dados Microsoft SQL para indexao, o usurio dever preencher os campos para localizar a fonte de base de dados SQL. Se o arquivo de texto estiver selecionado, o usurio dever procurar por um arquivo de texto especfico e escolher o formato de delimitao para o arquivo de texto.

Figura 5-19. Dokmee - Admin Gestor de Indexao Automtica Fonte de dados

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Mapeamento do ndice O separador de mapeamento onde o usurio pode especificar se existe informao de ndice para ser importada com os documentos. O usurio pode fazer corresponder a informao de ndice com os campos adequados na base de dados. Dever existir um campo selecionado como o Cdigo de Correspondncia. O campo selecionado como o Cdigo de Correspondncia ser o campo usado para fazer a correspondncia entre o documento e a informao correta de ndice. Trata-se, habitualmente, do nome do arquivo.

Figura 5-20. Dokmee - Admin Gestor de Indexao Automtica Mapeamento do ndice

Agendamento No separador do Agendamento, os usurios podero agendar a execuo do Gestor de Indexao Automtica em perodos de tempo especficos. Ser deciso do Administrador a de selecionar os intervalos de tempo em que uma tarefa ser executada. As tarefas podero ser executadas em intervalos (minutos), diria ou semanalmente.

Figura 5-21. Dokmee - Admin Gestor de Indexao Automtica Mapeamento do ndice

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Digitalizar TIFF/PDF
(Home, Professional, Enterprise) O Dokmee ir digitalizar os arquivos Tiff ou PDF. V at Digitalizar na Barra do Menu e selecione qual o formato a digitalizar.

Figura 5-22. Digitalizar

O Mdulo de Digitalizao surgir numa janela em separado. Opes de digitalizao

Figura 5-23. Opes de digitalizao

Na seo Opes de Digitalizao, o usurio dever primeiro especificar qual o scanner a usar. O Dokmee ir reconhecer quaisquer dispositivos TWAIN que sejam encontrados na mquina e list-los na caixa drop-down. Existem duas opes ao digitalizar documentos: digitalizao do cdigo do patch e digitalizao de pgina nica. A digitalizao do cdigo do patch permite ao usurio inserir uma pgina de separao entre documentos em papel antes de digitalizar, o que ir especificar onde que as quebras de documento devem ocorrer quando documentos esto sendo digitalizados. Este mtodo dever ser usado quando estiver digitalizando arquivos TIFF ou PDF de vrias pginas. A digitalizao de pgina nica ir esvaziar o alimentador do scanner, criando um arquivo TIFF ou PDF em separado para cada imagem digitalizada. A opo para ignorar pginas em branco poder ser til quando estiver digitalizando em modo duplo. O Dokmee tentar detectar pginas em branco e retir-las do arquivo TIFF ou PDF ao digitalizar.

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Digitalizar Assim que todas as opes estiverem definidas, clique em . A janela de Propriedades do driver Twain ir aparecer. Esta janela ir variar dependendo do tipo de scanner que estiver sendo usado. Quando digitalizadas, as imagens surgiro na lista, na parte inferior do Mdulo de Digitalizao, com cada documento surgindo como uma linha em separado na grade. Sero atribudos nomes aleatrios aos documentos que sero colocados no primeiro campo de ndice. Seja qual for o documento que esteja selecionado na grade, ser o mesmo que est sendo exibido no visualizador. Para indexar os documentos, basta clicar na grade adequada e escrever a informao de ndice.

Figura 5-24. Digitalizar Imagens & Grade de indexao

Assim que os documentos tenham sido digitalizados para o Mdulo de Digitalizao, o usurio ter a opo de ou juntar ou dividir esses documentos. O usurio poder selecionar vrias linhas da grade e clicar no boto . As linhas/documentos sero unidos num s. Sero unidos pela ordem que esto listados na grade. Os valores de ndice da grade estaro vazios, a no ser que a primeira linha listada na seleo de grade inclua valores, sendo que, neste caso, o documento que sofreu a juno ter esses valores preenchidos. Quando o usurio se encontrar numa determinada pgina do documento e for clicado o boto , o documento ser dividido nesse ponto e ser criada uma nova linha/documento na grade. Se a indexao j estiver preenchida na grade para o documento original, manter-se- para o primeiro documento e o segundo novo documento ser sempre criado com uma grade em branco e sem valores.

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A opo de Atualizao de ndice Mltiplo permite aos usurios indexar vrios documentos de uma s vez, para o mesmo campo de ndice. Para usar esta opo, realce os documentos que devero partilhar os mesmos valores na grade e clique em . Selecione o campo de ndice que dever ser atualizado e escreva o valor. Esta opo poder ser usada para alterar o caminho de armazenamento de vrios documentos que, tambm, esto sendo digitalizados para a base de dados.

Figura 5-25. Digitalizar Atualizao de ndice Mltiplo

O usurio ter igualmente a opo de Importar Documentos com OCR. Para importar com OCR, o usurio dever clicar no boto . Em seguida, esses documentos sero convertidos em arquivos OCR e importados para a base de dados. IMPORTANTE! Ao usar o Mdulo de Digitalizao, os documentos no so automaticamente adicionados base de dados, apesar de j terem sido digitalizados. O usurio dever clicar em Importar Documentos para a Base de Dados, de forma que os documentos e a informao de ndice sejam armazenados e guardados.

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OCR
(Enterprise) Para fazer um procedimento OCR em um documento ou em um conjunto de documentos, clique nos documentos ou nas pastas na visualizao em rvore, com o boto direito do mouse, e selecione OCR; sero listados para procedimento OCR apenas os arquivos Tiff e PDF.

Figura 5-26. OCR

Na janela OCR, a listagem que menciona os arquivos selecionados, uma lista dos documentos que foram selecionados; a lista que menciona os arquivos de sada apresenta os arquivos OCR que sero criados e de que forma ser atribudo um nome a estes. Para remover um documento da listagem de documentos a ser processada, selecione o documento na lista e clique em Remover. Se estiver selecionada a opo de ignorar previamente os arquivos submetidos ao procedimento OCR, os arquivos tiff e pdf que j contenham texto OCR no sero processados e no ficaro editveis na listagem de arquivos. Se estiver selecionada a opo eliminar original, os arquivos selecionados sero reescritos pelos novos arquivos OCR criados. Se esta opo no estiver selecionada, sero criados novos arquivos e os originais no sero eliminados. Os usurios podero escolher entre converter tiffs para pdfs ou pdfs para tiffs, durante o processo de OCR. Alm disso, se estiver selecionada a opo manter o mesmo ndice que o original, os novos arquivos submetidos ao procedimento OCR iro manter os valores de ndice do arquivo a partir do qual foram criados.

Figura 5-27. OCR

Assim que estiverem definidas todas as opes, clique em iniciar. No se recomenda que os usurios trabalhem no Dokmee durante a execuo do processo OCR. Para interromper o processo, clique no boto pausa. Para cancelar e parar o processo, utilize o boto parar. O estado da tarefa OCR ser apresentado na parte inferior da janela. Assim que o processo estiver completo, surgir uma mensagem de confirmao.

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Unir arquivo - TIFF/PDF

(Home, Professional, Enterprise) A funo de Unir Arquivos foi concebida, por exemplo, quando necessrio adicionar pginas a um documento ou quando vrios documentos precisam ser unidos num s. Para acessar esta funo, v at Editar>Unir Arquivo e selecione ou Unir Tiffs ou Unir Pdfs.

Figura 5-28. Editar Unir arquivo

Assim que estiver selecionado um tipo de arquivo, aparecer a janela Unir arquivo.

Figura 5-29. Editar Janela Unir arquivos

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Selecione os arquivos a serem unidos a partir da visualizao em rvore e clique em . Os arquivos sero adicionados janela direita. Os arquivos sero unidos pela ordem em que foram adicionados e surgem na janela Arquivos a serem unidos. Escreva a informao de ndice para o novo arquivo a ser criado. Escreva um nome de arquivo para o novo arquivo e escolha se pretende eliminar os arquivos originais que esto sendo unidos ou se pretende mant-los para alm do novo arquivo. Clique em .

Figura 5-30. Editar Opes para Unir arquivos

Unir arquivo - TIFF/PDF

(Home, Professional, Enterprise) A funo de Dividir Arquivo foi concebida, por exemplo, quando um documento, tiff ou pdf, precisa ser dividido em dois arquivos separados. Para acessar esta funo, realce o arquivo na visualizao em rvore principal que dever ser dividido e v at Editar na barra do menu e selecione Dividir Arquivo.

Figura 5-31. Editar Dividir arquivo

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Assim que surgir a janela Dividir Arquivo, selecione a pgina na qual dividir o arquivo na visualizao thumbnail e escreva a informao de ndice para o . novo arquivo. Clique em

Figura 5-32. Editar Janela Dividir arquivo

Exportar base de dados

(Home, Professional, Enterprise) Para exportar toda a base de dados para um diretrio, clique com o boto direito do mouse no n da base de dados e selecione Exportar base de dados.

Figura 5-33. Exportar base de dados

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Escolha para onde exportar a base de dados.

Figura 5-34. Exportar base de dados Diretrio de Sada de Arquivos

Em seguida, decida de que forma que o Dokmee dever proceder quanto a arquivos que possuam o mesmo nome. O usurio tem a opo de o Dokmee substituir arquivos existentes, mudar-lhes o nome acrescentando 001 aps o nome do arquivo ou consultar o usurio quando for encontrado um arquivo existente. Escolha o mtodo que pretende usar.

Figura 5-35. Exportar base de dados Arquivos existentes

Na seo de Opes de Pasta dever ser especificado se a estrutura de pastas da base de dados dever ser registrada ou simplesmente ignorada. Se o usurio necessitar apenas dos arquivos e a estrutura de pastas for irrelevante, no selecione ambas as opes. O Dokmee cria um arquivo plano com um registro da exportao, de forma que o arquivo plano possa ser usado para voltar a importar os arquivos para o Dokmee com informao de ndice, posteriormente. Para gravar a estrutura de pastas neste arquivo plano, de forma que este seja novamente criado ao proceder re-importao para o Dokmee selecione a caixa para Registrar estrutura de pastas no arquivo plano. Se o usurio pretender que a estrutura de pastas da base de dados seja replicada no diretrio quando da exportao, selecione a caixa para Criar estrutura de pastas no diretrio. Se selecionar esta caixa, a estrutura de pastas ter de ser registrada no arquivo plano de exportao e essa mesma caixa permanecer, tambm, selecionada.

Figura 5-36. Exportar base de dados Opes de pastas

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V para o separador de ndice na janela Exportar base de dados. Escolha o diretrio para o qual dever ser guardado o arquivo plano e escreva, tambm, o nome para o arquivo plano. O arquivo plano um registro da exportao que poder ser usado para voltar a importar os arquivos para o Dokmee com informao de ndice, posteriormente.

Figura 5-37. Exportar base de dados - ndice

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Exportar Pastas & Arquivos

(Home, Professional, Enterprise) Para exportar uma pasta a partir do Dokmee, clique com o boto direito do mouse na pasta respectiva na visualizao em rvore - e selecione Exportar pasta. A partir daqui, o processo de exportao o mesmo que para a exportao da base de dados completa.

Figura 5-38. Exportar pasta

Para exportar um arquivo a partir do Dokmee, clique com o boto direito do mouse no arquivo respectivo na visualizao em rvore - e selecione Exportar pasta. A partir daqui, o processo de exportao o mesmo que para a exportao da base de dados completa.

Figura 5-39. Exportar arquivo

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Eliminar
(Home, Professional, Enterprise) Para Eliminar uma pasta clique com o boto direito do mouse na pasta na na visualizao em rvore e selecione Eliminar Pasta ou clique em barra de ferramentas. Clique em Sim para confirmar a eliminao.

Figura 5-40. Eliminar pasta

Para Eliminar um arquivo clique com o boto direito do mouse na pasta na visualizao em rvore e selecione Eliminar Pasta ou clique em na barra de ferramentas. Clique em Sim para confirmar a eliminao.

Figura 5-41. Eliminar arquivo

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Manipulao de documentos
Indexao
(Home, Professional, Enterprise) Campos de ndice de documento Para indexar um documento pela primeira vez ou para alterar a indexao a um documento, selecione o documento na rvore da base de dados e utilize o separador Campos de ndice do Documento, por baixo da rvore da base de dados. Escreva os critrios de ndice pretendidos e clique em .

Figura 6-1. Atualizar ndices Campos do documento Visualizador principal

Os usurios podero tambm clicar com o boto direito do mouse no documento na visualizao em rvore e selecionar Atualizar ou clicar em na barra de ferramentas.

Figura 6-2. Atualizar ndices Campos do documento Removidos

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A janela Atualizar ndices ir aparecer. Escreva a informao de ndice pretendida nos campos de ndices e clique em OK.

Figura 6-3. Janela Atualizar ndices

Campos de ndice da pasta Quando introduzido um valor num Campo de ndice da Pasta, esse mesmo valor ser aplicado a todos os documentos existentes nessa pasta. Para indexar uma pasta pela primeira vez ou para alterar a indexao de uma pasta, selecione o documento na rvore da base de dados e utilize o separador Campos de ndice da Pasta, por baixo da rvore da base de dados. Escreva os critrios de ndice pretendidos e clique em .

Figura 6-4. Atualizar ndices Campos do documento Visualizador principal

Os usurios podero tambm clicar com o boto direito do mouse no documento na visualizao em rvore e selecionar Atualizar ndice de Pasta ou clicar em na barra de ferramentas.

Figura 6-5. Atualizar ndices Campos do documento Removidos

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A janela Atualizar ndices ir aparecer. Escreva a informao de ndice pretendida nos campos de ndices e clique em OK.

Figura 6-6. Janela Atualizar ndices

Controle da verso
(Enterprise) Os usurios tm a possibilidade de editar documentos dentro do visualizador do Dokmee. Atravs do Controle da Verso, os usurios tero a capacidade de guardar uma nova verso de um documento, em vez de o substiturem ao guardar. Guardar nova verso Para utilizar esta funo, faa as alteraes necessrias no documento e clique no boto . Ser perguntado ao usurio se pretende guardar como verso alargada ou reduzida e inserir um comentrio, se assim quiser. Assim que seja guardada a nova, o usurio receber uma mensagem de confirmao.

Figura 6-7. Controle da verso - Guardar nova verso

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Visualizar Histrico da verso Para visualizar o histrico de um documento, clique com o boto direito do mouse no documento na visualizao em rvore - e selecione Histrico da Verso. A janela Histrico da Verso do Arquivo ir aparecer.

Figura 6-8. Controle da verso Histrico da verso

As verses sero listadas na janela esquerda. Clique na verso para visualizar os detalhes nessa mesma verso. Para visualizar uma verso do documento . A imagem ser exibida no sem voltar a essa verso, clique no boto visualizador principal.

Figura 6-9. Controle da verso Histrico da verso - Detalhes

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Voltar verso anterior Para voltar verso anterior de um documento, clique com o boto direito do mouse no documento na visualizao em rvore e selecione Histrico da Verso. A janela Histrico da Verso do Arquivo ir aparecer. Selecione a verso para a qual pretende voltar e clique no boto . Aparecer uma mensagem para se certificar de que o usurio pretende realmente voltar verso selecionada. Assim que o documento for revertido, ser exibida uma mensagem de confirmao.

Figura 6-10. Controle da verso Histrico da verso - Reverter

Assim que um documento for revertido para a verso anterior, todo o histrico da verso guardado aps a reverso da verso ser perdido. Exemplo: se existirem cinco verses de um documento e um usurio reverter para a verso trs, as verses quatro e cinco sero apagadas.

Notas de arquivo
(Home, Professional, Enterprise) As Notas de Arquivo permitem aos usurios adicionar comentrios ou tags a documentos dentro do Dokmee, sem alterarem o documento em si. Para adicionar, editar ou visualizar Notas de Arquivo de um documento, clique com o boto direito do mouse no documento na visualizao em rvore e selecione Notas de Arquivo ou clique em na barra de ferramentas.

Figura 6-11. Notas de arquivo

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Anotaes
(Home, Professional, Enterprise) As Anotaes permitem aos usurios adicionar texto, inscries e imagens aos arquivos tiff. Estas anotaes podem ser guardadas na imagem permanentemente, se assim se quiser. Todas as opes para anotaes surgem na barra de ferramentas das anotaes quando um arquivo TIFF selecionado.

Figura 6-12. Barra de ferramentas de anotaes

Para guardar uma anotao numa imagem, clique no boto Guardar na Barra de Ferramentas das Anotaes. Isto ir manter a anotao na imagem, mas a anotao continuar a poder ser movida ou eliminada. As anotaes sero visualizadas apenas dentro do Dokmee. Para aplicar permanentemente a anotao a um arquivo tiff, clique no boto de anotao Gravar, disponvel na Barra de Ferramentas das Anotaes. Isto far com que as anotaes passem a fazer parte da imagem, sendo que no poder ser movida ou eliminada. Se for uma imagem em preto e branco, a anotao ser guardada ou em branco ou em preto. Caso se trate de uma imagem a cores, as anotaes permanecero na cor especificada. As anotaes sero visualizadas apenas dentro do Dokmee.

Etiqueta Bates
(Enterprise) A Etiqueta Bates uma funo do Dokmee que permite aos usurios adicionar etiquetas bates a imagens tiff. Para acessar esta funo, v at Editar na barra do menu e selecione Etiqueta Bates.

Figura 6-13. Editar Etiqueta Bates

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Selecione o(s) arquivo(s) pretendido(s) para adicionar etiquetas bates e clique em .

Figura 6-14. Editar Etiqueta Bates Selecionar documentos

Insira o nmero inicial e o prefixo da etiqueta Bates. Escolha o tipo de letra. Decida se pretende substituir o arquivo original ou criar um arquivo novo.

Figura 6-15. Editar Etiqueta Bates Preferncias de etiqueta

Escolha o local onde a etiqueta deve aparecer na imagem.

Figura 6-16. Editar Etiqueta Bates Colocao da etiqueta

Assim que o(s) arquivo(s) for/forem selecionado(s) e as opes definidas, clique em .

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Abrir
(Home, Professional, Enterprise) A funo de lanamento abre o documento com um programa especfico fora do Dokmee. Para definir ou alterar os programas de lanamento predefinidos, consulte a seo Preferncias, em Base de dados, neste manual. Para abrir um documento, clique com o boto direito do mouse nos documentos na visualizao em rvore e selecione Abrir ou Abrir com ou clique em na barra de ferramentas.

Figura 6-17. Abrir

Imprimir
(Home, Professional, Enterprise) Para imprimir um documento, clique com o boto direito do mouse no documento na visualizao em rvore e selecione Imprimir ou clique em na barra de ferramentas.

Figura 6-18. Imprimir

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E-mail
(Home, Professional, Enterprise) Para mudar uma conta de e-mail de usurio De e a sua assinatura no Dokmee, v at Opes na barra do menu e selecione Preferncias. Esta informao tambm poder ser alterada pelo administrador em Perfil de Usurio.

Figura 6-19. Opes Preferncias E-mail Informao de usurio

Para enviar um documento por e-mail, clique com o boto direito do mouse no documento na visualizao em rvore e selecione E-mail ou clique em na barra de ferramentas. A tela E-mail ir aparecer. Nesta janela, o usurio poder escolher converter os Tiffs para PDFs, apenas por motivos de envio de e-mail. Para incluir anotaes, selecione a caixa que diz Gravar anotaes para arquivos Tiff. Isto far com que as anotaes passem a fazer parte da imagem, sendo que no poder ser movida ou eliminada. Se for uma imagem em preto e branco, a anotao ser guardada ou em branco ou em preto. Caso se trate de uma imagem a cores, as anotaes permanecero na cor especificada. As anotaes sero visualizadas fora do Dokmee. Se existirem anotaes no arquivo tiff e esta caixa no se encontrar selecionada, as anotaes no ficaro visveis fora do Dokmee.

Figura 6-20. Interface de E-mail

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Procurar
Para fazer uma procura por documentos por Campo(s) de ndice ou por Texto Completo, use o separador Procurar por baixo da rvore de base de dados. Quando uma procura feita, a lista do resultado ser exibida, por definio, por baixo do visualizador.

Figura 7-1. Procurar

O usurio pode optar por fazer com que os resultados da procura apaream numa janela em separado, se assim quiser. Para tal, clique em na barra de ferramentas.

Figura 7-2. Resultados da procura - Removidos

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Assim que os resultados da procura sejam removidos, o utilizador poder optar por efetuar um filtro dos resultados da procura, usando a lista drop-down, na parte inferior da janela de resultados de procura removidos. O usurio precisa na apenas selecionar aquilo que procura, por meio do(s) filtro(s), e clicar em barra de ferramentas. A lista ser atualizada para apresentar apenas os documentos que possuam os critrios especificados. Para retirar os resultados originais, clique em na barra de ferramentas.

Campos de ndice
(Home, Professional, Enterprise) Escreva os critrios de procura no(s) campo(s) adequado(s). Se estiver usando mais do que um campo, coloque E/OU. Para E, sero exibidos os resultados que possuam uma combinao dos valores inseridos nos campos.

Figura 7-3. Procurar - E

Para OU, sero exibidos os resultados que possuam qualquer um dos valores inseridos nos campos.

Figura 7-4. Procurar - OU

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Caractere universal Existem trs tipos diferentes de procuras que podem ser feitas em qualquer campo de qualquer Tipo de Dados. O primeiro tipo de procura apenas uma procura genrica, onde o usurio escreve apenas palavras, nmeros ou datas num campo. Neste caso, o Dokmee ir encontrar resultados a partir destas palavras, nmeros ou datas naquele campo em particular. Lembre-se: se estiver especificado um campo de ndice como um Tipo de dados da Data ou de Nmero, o usurio ter que introduzir uma data (mm/dd/aaaa) ou um nmero (# sem espaos) vlidos. O tipo de procura seguinte uma procura por caractere universal. Isto permite ao usurio escrever apenas um * na seo de procura de um campo de ndice e o Dokmee ir procurar qualquer documento que possua um valor naquele campo. O ltimo tipo de procura denomina-se por Correspondncia Exata. O usurio ter apenas que colocar uma antes e aps aquilo que pretende procurar no campo em questo. O Dokmee ir procurar apenas os documentos que possuam uma correspondncia de ndice exata quilo que foi escrito entre aspas. Data Ao procurar num campo de data, os usurios podero usar intervalos de datas. Por exemplo, se o usurio escrever 01/01/1999 01/01/2006, o Dokmee ir procurar todos os documentos que possuam uma data que esteja dentro daquele intervalo. Nmero Ao procurar um campo de nmero, os usurios tm vrias opes escolha. O usurio poder procurar, utilizando estes smbolos (><=). Por exemplo, para procurar qualquer nmero abaixo de 25, o usurio poder escrever >25 no campo de procura (sem aspas). Para procurar qualquer nmero inferior a ou igual a 25, o usurio escrever >=25 (sem aspas) e da em diante.

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Texto completo
(Home, Professional, Enterprise) Por definio, o Dokmee est concebido para fazer uma extrao de texto completo de todos os documentos importados para uma base de dados. Para ativar e desativar esta funo consulte a seo Preferncias em Base de Dados. Uma procura de texto completa permite aos usurios procurar documentos, procurando por determinadas palavras ou expresses que possam estar includas no documento em questo. Para fazer uma procura de texto completo de uma base de dados, utilize o campo Texto Completo, listado abaixo dos campos de ndices, no menu de procura da base de dados. Por exemplo, se o usurio escrever a palavra e, o Dokmee procurar por qualquer documento que inclua esta palavra dentro do documento, desde que a opo Texto Completo tenha sido selecionada quando da Importao (consultar a seo Importar deste manual).

Nota do arquivo
(Home, Professional, Enterprise) O Campo de Nota do Arquivo no separador Procurar permite aos usurios procurar o texto nas notas do arquivo em documentos existentes na base de dados. Basta escrever os critrios de procura pretendidos e clicar em

Pasta
(Home, Professional, Enterprise) O Campo de pasta no separador Procurar permite aos usurios procurar dentro de uma nica pasta em vez de na base de dados completa. Basta escrever o nome da pasta no Campo da Pasta e escrever o valor a ser procurado no(s) campo(s) de ndice(s) adequado(s), certificando-se de que a palavra E esteja selecionada, e clicar em .

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Procura avanada de sistema

(Home, Professional, Enterprise) A Procura Avanada de Sistema permite aos usurios procurar documentos por propriedades do arquivo em documentos existentes numa base de dados. Para fazer uma procura avanada de sistema, clique em no separador Procurar.

Figura 7-5. Procurar Procura Avanada de Sistema

Procura avanada de e-mail

(Home, Professional, Enterprise) A Procura Avanada de E-mail permite aos usurios procurar por e-mails, enviando e recebendo informao que extrada quando importada. Para fazer uma procura avanada de e-mail, clique em no separador Procurar.

Figura 7-6. Procurar Procura Avanada de E-mail

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Ligao de Tecla de Acesso

(Professional, Enterprise) Uma Ligao de Tecla de Acesso instalada com o Dokmee que permite aos usurios criarem teclas de acesso no teclado, que iro abrir automaticamente o Dokmee e fazer uma procura. Esta funo especfica de computadores individuais, mesmo numa rede ou num sistema de computadores. Assim que as teclas de acesso estiverem definidas, os usurios podero selecionar uma palavra ou uma expresso em qualquer aplicao existente no computador (Word, Explorer, Internet, etc.) e pressionar a combinao de teclas de acesso. Isto vai abrir o Dokmee (caso j no se encontre aberto) e procurar pela palavra ou expresso selecionada. Para acessar a janela Ligao de Tecla de Acesso, v at o Menu Iniciar no computador. Selecione Office Gemini-Dokmee-Dokmee Link. Isto abrir a janela Ligao de Tecla de Acesso e a colocar na bandeja de sistema do computador.

Figura 7-7. Ligao de Tecla de Acesso

Em primeiro lugar, certifique-se de que uma base de dados Dokmee esteja selecionada. Em seguida, de modo a criar novas teclas de acesso, especifique a combinao de teclas e o campo que dever ser procurado e especifique se dever se tratar ou no de uma Correspondncia Exata. Poder tambm ser aplicada uma combinao de teclas a todos os campos de ndice, em vez de apenas a um. Assim que estiver criada uma combinao de teclas, ela ficar guardada at ser alterada. A funo de Ligao recorda a ltima base de dados a ser procurada e mantm essa base de dados selecionada at que seja alterada, mesmo aps o computador ser reiniciado. Isto permite ao usurio fazer procuras sem ter de, alguma vez, abrir a janela Ligao, assim que estiverem definidas todas as combinaes de teclas.

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Fluxo de trabalho
Fluxo de trabalho uma seo do Dokmee onde podem ser introduzidos documentos para um processo de linha de montagem que garante uma concluso precisa e de qualidade das tarefas especificadas.

Gesto do fluxo de trabalho

(Professional, Enterprise) Fluxo de trabalho uma seo do Dokmee onde podem ser introduzidos documentos para um processo de linha de montagem que garante uma concluso precisa e de qualidade das tarefas especificadas. Para acessar a Gesto do fluxo de trabalho, v at Admin na barra do menu e selecione Painel de Controle do Administrador e clique no boto .

Figura 8-1. Admin Gesto do Fluxo de trabalho

Criar & Abrir um Fluxo de trabalho Para criar um novo Fluxo de Trabalho, clique no boto que se encontra disponvel na barra de ferramentas. Introduza o Nome do Fluxo de Trabalho e clique em . Para abrir um Fluxo de trabalho, v para Arquivo no Gestor de Fluxo de trabalho e selecione Abrir. Uma lista dos Fluxos de trabalho ir aparecer. Selecione o Fluxo de trabalho pretendido e clique em .

Figura 8-2. Admin Gesto do Fluxo de trabalho Novo Fluxo de trabalho & Abrir Fluxo de trabalho

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Adicionar & Editar Passos Assim que o Fluxo de Trabalho estiver criado, a janela do Fluxo de Trabalho aparecer. Para guardar um Fluxo de Trabalho, este dever conter dois ou mais . Atribua um passos. Para criar passos num Fluxo de trabalho, clique em nome e adicione usurios que sero capazes de efetuar e ter acesso a esse mesmo passo. Voc poder acrescentar uma senha para ter acesso a qualquer passo, se assim quiser. Assim que as opes estiverem definidas para o passo em questo, clique em . Para editar um passo j existente num Fluxo de trabalho, selecione o passo e clique em .

Figura 8-3. Admin Gesto do Fluxo de trabalho Adicionar Passo

Opes de fluxo de trabalho Para ocultar documentos da visualizao durante o ltimo passo, selecione a caixa correspondente em Opes de Fluxo de Trabalho. O administrador poder escolher enviar um e-mail aos usurios por cada passo, alertando-os quanto a novos documentos que chegam a esse passo. O Administrador poder, tambm, decidir ser um membro, por predefinio, de todos os passos adicionados num Fluxo de Trabalho.

Figura 8-4. Admin Gesto do Fluxo de trabalho Opes do Fluxo de trabalho

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Observar Pasta A funo Observar Pasta uma funo que ir monitorar uma pasta numa base de dados e, automaticamente, retirar documentos dessa pasta para um fluxo de trabalho. Uma pasta s poder ser observada por um Fluxo de trabalho de cada vez e os itens nessa pasta no podero fazer parte de mais nenhum Fluxo de trabalho. Para ativar a opo Observar Pasta, selecione Usar Opo Observar Pasta. Vai aparecer uma caixa de dilogo para que voc possa selecionar a pasta a observar.

Figura 8-5. Admin Gesto do Fluxo de trabalho Observar pasta

Enviar para fluxo de trabalho

(Professional, Enterprise) Para enviar documentos para um Fluxo de trabalho, realce os documentos pretendidos na visualizao em rvore. V para Fluxo de trabalho na barra do menu e selecione Enviar para fluxo de trabalho. Os documentos no podero fazer parte de mais do que um Fluxo de trabalho simultaneamente.

Figura 8-6. Fluxo de trabalho Enviar para fluxo de trabalho

Assim que os documentos tenham sido adicionados ao Fluxo de trabalho, aguardaro no primeiro passo at serem processados. Se o administrador tiver a opo de e-mail definida para o Fluxo de trabalho em questo, todos os usurios atribudos ao passo um sero notificados acerca da chegada de novos documentos por e-mail.

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Gestor do Documento do Fluxo de Trabalho

(Professional, Enterprise) Para introduzir um Fluxo de trabalho e comear a processar documentos, v at Fluxo de trabalho na barra do menu e selecione Gestor do Documento do Fluxo de trabalho. Para abrir um Fluxo de trabalho, v para a janela Gestor do Documento do Fluxo de trabalho e selecione Abrir. Escolha o Fluxo de trabalho pretendido para introduzir.

Figura 8-7. Fluxo de trabalho Gestor do Documento do Fluxo de trabalho

Num Fluxo de trabalho, os usurios iro ver apenas os documentos includos nos passos nos quais foram atribudos. Por exemplo, se um usurio tiver acesso apenas ao Passo 1 e Passo 3, esse usurio no visualizar os documentos existentes no Passo 2. A partir do Gestor do Documento do Fluxo de trabalho, os usurios selecionam um documento e tm a opo de imprimir, enviar por email ou visualizar o documento. Os usurios podero fazer quaisquer processos exigidos noutros programas ou quaisquer processos de aprovao aos documentos existentes num Fluxo de trabalho e, em seguida, enviar o documento para o passo seguinte, enviar o documento de volta para o passo anterior ou enviar o documento para um passo selecionado. Os usurios podero, tambm, optar por remover um documento do Fluxo de trabalho. Outra opo a de os usurios rejeitarem documentos. Ao rejeitar um documento, este ser mantido no passo atual, mas aparecer como rejeitado, com uma nota de rejeio deixada pelo usurio que rejeitou o documento.

Figura 8-8. Fluxo de trabalho Gestor do Documento do Fluxo de trabalho Fluxo de trabalho ativo

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Gesto de E-mail
Gestor de Importao de E-mail
(Professional, Enterprise) Para acessar o Gestor de Importao de E-mail, v at Admin na barra do menu e selecione Gestor de Importao de E-mail.

Figura 9-1. Admin Gestor de Importao de E-mail

Para configurar uma nova tarefa, v at Arquivo na barra do menu do Gestor de Importao de E-mail e selecione Novo.

Figura 9-2. Admin Gestor de Importao de E-mail Nova tarefa

Nome da tarefa Introduza o Nome da Tarefa e clique em .

Figura 9-3. Admin Gestor de Importao de E-mail Nome da tarefa

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Pasta(s) de caixa do correio Selecione a pasta ou pastas a serem monitoradas no Outlook. Para incluir emails de subpastas, selecione a caixa adequada. Para importar anexos como documentos separados, selecione a caixa adequada.

Figura 9-4. Admin Gestor de Importao de E-mail Pasta(s) de caixa do correio

Pasta de destino da base de dados Selecione uma Pasta de Destino na base de dados para onde os e-mails devam ser importados.

Figura 9-5. Admin Gestor de Importao de E-mail Pasta de destino da base de dados

Indexao Os itens que podem ser retirados de um e-mail so: Para, De, Assunto, Data, CC, BCC. Estes itens podem ser mapeados para campos de ndice existentes na base de dados. Faa esta ao, procurando pelo campo de ndice pretendido na lista drop-down ao lado de cada valor a ser retirado dos e-mails.

Figura 9-6. Admin Gestor de Importao de E-mail - Indexao

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Filtro da mensagem Os Filtros de mensagem permitem ao Administrador criar regras, definindo quais e-mails devero ser importados e quais devero ser excludos. Se no estiverem definidos filtros, todos os e-mails na pasta de origem do Outlook sero armazenados no Dokmee.

Figura 9-7. Admin Gestor de Importao de E-mail Filtro da mensagem

No separador de Mensagens, o Administrador poder especificar palavras a serem procuradas no assunto, no corpo da mensagem - ou em ambos de um e-mail, de modo a decidir se dever armazenar ou no um e-mail no Dokmee. O Administrador poder tambm especificar que apenas os e-mails De ou Para determinados endereos devero ser armazenados no Dokmee.

Figura 9-8. Admin Gestor de Importao de E-mail Filtro da mensagem - Mensagens

No separador Mais Opes, o Administrador poder especificar que devero ser retirados os e-mails que foram lidos ou por ler, bem como retirar e-mails com ou sem anexos.

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Figura 9-9. Admin Gestor de Importao de E-mail Filtro da mensagem Mais Opes

Opes de agendamento As tarefas de Importao de E-mail podero ser agendadas para serem executadas em perodos de tempo especficos. Ser deciso do Administrador a de selecionar os intervalos de tempo em que uma tarefa ser executada. As tarefas podero ser executadas em intervalos (minutos), diria ou semanalmente.

Figura 9-10. Admin Gestor de Importao de E-mail Opes de agendamento

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