PROJETO DE AUDITORIA DE CONTROLES INTERNOS

SUMRIO

1 2 2.1 2.2 2.3 2.4 3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 4 5 6

INTRODUO .......................................................................................... PLANEJAMENTO DA AUDITORIA INTERNA ................................ APRESENTAO DA EMPRESA EM ESTUDO .......................................... OBJETIVO DA AUDITORIA INTERNA .......................................................... METODOLOGIA DO TRABALHO ................................................................. ESTIMATIVA DE TRMINO DA AUDITORIA ............................................... PROCESSOS DA AUDITORIA INTERNA ........................................ PROCEDIMENTOS JUNTO AOS SCIOS .................................................. PROCEDIMENTOS JUNTO O SETOR DE COMPRAS ............................. PROCEDIMENTOS JUNTO GERNCIA GERAL ...................................... PROCEDIMENTOS JUNTO AO DEP. FINANCEIRO ................................... PROCEDIMENTOS JUNTO AO DEP. CONTBIL ....................................... PROCEDIMENTOS JUNTO AO DEP. PESSOAL ......................................... BENEFCIOS DA AUDITORIA DE CONTROLES INTERNOS .... CONCLUSO ........................................................................................... REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS ...................................................

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1 INTRODUO
Nota-se que o ambiente empresarial est em constante mudana. H 500 anos a.C. Herclito (WATERMANN, 1993), j expunha: nada dura exceto a mudana. Neste contexto, as organizaes diferem entre si em muitas caractersticas, sejam elas relativas s metas; a quem elas servem; s suas funes; ao seu processo decisrio e tecnologia utilizada. Estas diferenas surgem em funo do ambiente que as cercam. Sendo assim, pode-se dizer que nos dias atuais, vive-se numa poca de grandes mudanas, onde a informao e o conhecimento exercem papis fundamentais e esto se disseminando por toda a parte. As organizaes precisam renovar sua filosofia de gesto para responder com eficincia e eficcia a essa nova realidade do mundo globalizado e exigente de hoje. A busca de informaes, qualidade, competncia, aliadas comunicao e a tecnologia so os caminhos que nos apontam o futuro. A informao a base da deciso, do julgamento, da ponderao. com ela que aprendemos e podemos questionar, levantarmos hipteses e possibilidades, diminuindo conseqentemente a margem de erro e aumentando os acertos. A informao soma, acrescenta, logo faz crescer. , na cultura democrtica, a base do poder. Quanto mais e melhor informado, o indivduo mais valorizado ser, pois pode tomar decises mais adequadas ao ser escolhido para o exerccio do poder (GAUDENER, 1991, p. 15). Assim, a crescente complexidade do processo administrativo tem levado os gestores a buscarem incansavelmente alternativas para superar os desafios encontrados no seu dia-a-dia. A escassez de recursos financeiros e o elevado custo para sua captao, juntamente com a falta de planejamento e controle, tm contribudo para que muitas empresas encerrem suas atividades. Em pocas de crise o gestor precisa de informaes contbeis precisas e oportunas para apoiar o seu processo decisrio. Dessa forma, fica perceptvel a necessidade de se ter um controle interno para que se possa ter mais agilidade, coerncia e preciso em informaes que se fazem muito importantes para a continuidade da empresa, afim de alcanar todos os seus objetivos no futuro. Portanto, pode-se dizer que o auditor interno a pessoa chave na execuo de todo esse processo dentro de uma empresa. possvel dizer ainda, que a Auditoria Interna fornece anlises, apreciaes, sugestes e informaes, relativas s atividades examinadas, incluindo a promoo do controle eficaz. O auditor interno deve revelar as fraquezas, determinar as causas, avaliar as conseqncias e encontrar uma soluo de modo a convencer os responsveis a agir. Padres de controle interno contbil so prontamente disponveis, embora algumas vezes eles no so aceitos e usados como uma base para comparao com operaes reais. Para os controles

administrativos, entretanto, um campo que abrange todas as atividades internas e externas organizao, concernente s operaes da organizao e a seus controles administrativos internos, os padres no esto prontamente disponveis. Muitos ainda no foram desenvolvidos, ou, quando desenvolvidos, aplicam-se a organizaes especficas. (...) Quando esses padres de controles administrativos no esto desenvolvidos ou no so apropriados para as atividades da organizao, h possibilidade de operaes ineficientes, no econmicas ou ineficazes (HERBERT, 1979, p. 122). A anlise dos controles internos dever ser considerada no planejamento de auditoria, uma vez que faz parte das tarefas do auditor avaliar se a estrutura da entidade conduz ao alcance de seus objetivos. A ao da Auditoria Interna estende-se por todos os servios, operaes e controles internos existentes na entidade. O posicionamento da Auditoria Interna na organizao deve ser suficientemente elevado para permitir-lhe o desempenho de suas responsabilidades com abrangncia e independncia. Em tese, o departamento de auditoria deve sempre estar vinculado ao nvel mais alto da fundao. Assim, este projeto abordar a Auditoria de Controles Internos junto a uma rede de supermercados localizada na cidade de Nanuque-MG., onde ser possvel mostrar que o sucesso empresarial, demanda muito o uso de prticas financeiras apropriadas, com gestores sedentos por informaes relevantes que iro auxiliar o processo decisrio.

2 PLANEJAMENTO DA AUDITORIA INTERNA

2.1 APRESENTAO DA EMPRESA EM ESTUDO A mensurao deste estudo se dar junto a uma rede de Supermercados localizada no municpio de Nanuque, interior de Minas Gerais, onde atua h 30 (trinta) anos no mercado, com suas 05 (cinco) lojas, gerando mais de 250 (duzentos e cinqenta) empregos na cidade. uma empresa familiar de mdio porte, que atende consumidores finais no comrcio varejista no ramo alimentcio. Pode-se afirmar que o objetivo da empresa a busca pela melhoria no nvel de servio e a fidelizao do cliente visando assim a competitividade, sempre. Tenta buscar sempre o melhor, o que h de novo e o que a populao necessita e procura. Oferece uma vasta gama de produtos com conforto, qualidade, confiabilidade, acessibilidade, entrega rpida, entre outros. Essa rede de supermercados de mdio porte e opera com uma sociedade de responsabilidade limitada. Embora a empresa tenha controles internos feitos por uma rea responsvel dela mesma, no possui nenhum vnculo com um profissional legalmente habilitado para exercer os trabalhos de auditoria e controles internos

(auditor interno). Porm, a empresa tem como staff uma empresa de Consultoria e Assessoria Jurdica e outra de Auditoria Externa que periodicamente esto desenvolvendo e elaborando estudos sobre toda a rede, o que pode ser percebido na Figura 01.

DIRETORIA GERAL (SCIOS)

CONSULT. E ASSESS. JURDICA

AUDITORIA

GERNCIA GERAL

COMPRAS

FINANCEIRO

CONTBIL

PESSOAL

PLANEJ. E CONTROLE

CPD

Figura 1 Organograma da empresa. 2.2 OBJETIVO DA AUDITORIA INTERNA possvel dizer que os principais objetivos da auditoria de controles internos so: verificar a existncia, a suficincia e a aplicao dos controles internos, bem como contribuir para o seu aprimoramento; verificar se as normas internas esto sendo seguidas; verificar a necessidade de melhoramento ou criao de novas normas internas. Pode-se dizer ento, que o auditor interno deve obter, analisar, interpretar e documentar as informaes fsicas, contbeis, financeiras e operacionais da empresa, para dar suporte aos resultados de seu trabalho. Em resumo, o seu principal objetivo assessorar os membros da empresa no desempenho de suas funes e responsabilidades para que os objetivos e metas estabelecidos sejam alcanados. No que tange os quesitos deste projeto, o principal objetivo est na averiguao dos controles internos da rede de supermercados, para que se examine a integridade, adequao e eficcia desses controles e ainda de orientar a alta administrao para tomadas de decises com exatido. 2.3 METODOLOGIA DO TRABALHO

As tcnicas mais apropriadas para a avaliao dos controles internos de uma organizao ou departamento so:

observao pessoal (direta); entrevistas; questionrios; fluxogramas ou mapas de processos; exame dos trabalhos realizados pela Auditoria Interna.

As tcnicas utilizadas no desenvolvimento deste projeto se deram por meio de observao pessoal e entrevistas, onde foram feitos alguns testes juntos aos procedimentos internos praticados na empresa durante a sua rotina de funcionamento. Essas tcnicas serviram para avaliar se o sistema de controle realmente funciona como previsto e travs de perguntas elaboradas para extrair o mximo de informaes relevantes para o estudo, procurou-se observar se os funcionrios esto realmente colocando em prtica os procedimentos e controles estabelecidos. 2.4 ESTIMATIVA DE TRMINO DA AUDITORIA Para a elaborao deste projeto de Auditoria de Controles Internos preciso demandar um tempo, que s ser estabelecido depois de uma anlise geral da situao da empresa, da urgncia e necessidade de quem a solicitou, da documentao necessria para o incio dos trabalhos e da disponibilidade das pessoas encarregadas por cada rea da empresa. O auditor interno deve documentar seu planejamento e preparar, por escrito, o programa de trabalho, detalhando o que for necessrio compreenso dos procedimentos que sero aplicados, em termos de natureza, oportunidade e extenso. Portanto, no se tem um prazo certo para trmino do estudo, sendo assim, esse prazo envolve desde a anlise at a execuo de todas as etapas e processos necessrios.

3 PROCESSOS DA AUDITORIA INTERNA

3.1 PROCEDIMENTOS JUNTO AOS SCIOS verificar se os scios possuem a mesma viso do negcio, assim como os seus objetivos e suas metas; verificar a veracidade da integralizao de capital declarado, junto contabilidade; verificar se os scios fazem retiradas de forma indevida, alm do permitido pelo pr-labore; verificar se os scios misturam a sua situao financeira (pessoal) com a da empresa;

 verificar se os diretores tem uma boa comunicao com os seus subordinados

diretos, como por exemplo, os gerentes. Uma empresa com sociedade, envolve pessoas diferentes. Cada ser humano est propcio ter a sua prpria viso e isso um fator muito importante para a continuidade e sucesso de uma empresa. Ento, o primeiro ponto a analisar se os objetivos e metas so os mesmos para todos os scios, de forma que se possa alcan-los. A incompatibilidade de vises diferentes podem atrapalhar o andamento da organizao e chegar at mesmo ao encerramento de suas atividades. Posteriormente, deve se verificar junto ao setor contbil a origem da integralizao do capital e se ele est realmente compatvel com o declarado pela contabilidade. Assim tambm como verificar as devidas retiradas de capital pelos scios, uma vez que j existe o pr-labore que de direito, porm, podem ocorrer tambm outras retiradas que podem acontecer de forma devidamente registradas ou no, ento preciso estar atento nessas questes financeiras. Outro ponto que se relaciona tambm a esse ltimo item o envolvimento de questes financeiras pessoais com as da empresa. preciso ter cuidado e analisar para que no ocorra esse tipo de envolvimento, pois, um dos grandes erros cometidos por muitos empresrios hoje em dia, principalmente, quando a empresa familiar. E por ltimo verificar a comunicao entre os scios e os seus subordinados, principalmente com as pessoas que esto ligadas mais prximas, hierarquicamente, que so os gerentes. Essa comunicao deve acontecer de forma bem precisa, para que tudo na empresa acontea de forma gil, flexvel, rpida, etc. 3.2 PROCEDIMENTOS JUNTO AO SETOR DE COMPRAS verificar se os funcionrios envolvidos no setor realmente se encaixam nele; verificar qual o procedimento adotado para a escolha de um fornecedor, como por exemplo, preo, agilidade, flexibilidade, etc; verificar se os produtos so de qualidade, para que no ocorra, posteriormente, reclamaes dos clientes; verificar a quantidade de produtos que foram comprados; verificar a comunicao com o fornecedor; verificar a comunicao interna com os demais departamentos; verificar se a entrega dos fornecedores esto de acordo com o tratado. O controle interno sobre a rea de compras e pagamentos requer ateno especial. Essa rea envolve grandes somas de dinheiro e interesse. Alm disso, historicamente, tem-se revelado como preferida para a utilizao de prticas irregulares. O departamento de compras um dos setores mais importantes num supermercado, pois, a partir dele que se consegue produtos com preos acessveis e de qualidade

que possam ser ofertados aos consumidores. Portanto, preciso ter muita cautela ao efetuar uma compra. Primeiramente, a empresa precisa conhecer as pessoas que so responsveis nesse setor e constatar se elas realmente se encaixam nele, uma vez que oportuno ter uma viso polivalente para se chegar uma finalizao de compra de sucesso. Outro ponto importante nessa anlise a escolha do fornecedor, pois, o setor deve estar sempre atento aos preos de diversos fornecedores para que compre com preo mais baixo com a mesma qualidade dos outros. Tem que ter cuidado para no fixar em um nico fornecedor de um determinado produto e acabar comprando mais caro do que outros fornecedores. A cotao de preos ao efetuar uma compra sempre primordial, alm da questo da qualidade. Em relao quantidade de produtos a serem comprados, tem que se focar no que realmente preciso somando com certa margem de estoque, pois, no se pode comprar o mnimo possvel que leve a faltar produtos e nem numa quantidade exagerada que leve ao acmulo de produtos nos depsitos, acarretando no vencimentos dos mesmos e at mesmo para no prender o dinheiro em mercadorias que poderia est girando em outros pontos na empresa. A comunicao uma questo muito importante, tanto na questo com os fornecedores quanto com os demais departamentos da empresa. Se a comunicao com o fornecedor for eficaz, a empresa no ir ter falta de produtos e as compras tero um prazo de chegada mais rpido, se for ineficaz, as compras podero demorar de chegar e acontecer a falta de produtos nas gndolas. Porm, possvel identificar que a comunicao com os demais departamentos se torna mais importante ainda, pois se haver integrao de sistemas quando uma compra efetuada e/ou entregue, automaticamente o setor financeiro j recebe e programa o pagamento, assim como para o departamento contbil e de planejamento e controle. 3.3 PROCEDIMENTOS JUNTO GERNCIA GERAL

verificar a criao de um ambiente propcio por parte da gerncia, para aplicao

de suas habilidades; verificar junto gerncia o desempenho da equipe; verificar junto gerncia se as vendas esto ocorrendo normalmente; verificar junto gerncia se est faltando algum produto por procura dos clientes; verificar junto gerncia a comunicao dos departamentos em geral; verificar o atendimento da gerncia para com os funcionrios e clientes; verificar se a gerncia est dando suporte aos nveis hierarquicamente escalados abaixo dela.

Nesta etapa, sero verificados questes que envolvem a gerncia da empresa, pois, a figura do gerente tem importncia muito significativa para a conduo dos processos que envolvem a mesma. O gerente precisa ser lder e polivante, para que assim, desenvolva e aplique as suas habilidades gerencias, criando consequentemente, um ambiente propcio para um trabalho harmnico junto com sua equipe de trabalho. Alm disso, preciso verificar a comunicao do gerente com todos os outros departamentos da empresa, pois, os problemas que surgirem nesses departamentos no devem ser levados Diretoria e sim Gerncia. Em muitas empresas isso se torna confuso e os departamentos procuram Diretoria ao invs da Gerncia. Ento, preciso que esse critrio seja estabelecido e que a gerncia fique atenta para solucionar os problemas que surgirem e s levarem ao nvel superior quando for de ltimo caso e em situaes especiais que no forem de sua alada. importante tambm, verificar o atendimento dos gerentes para com os clientes, uma vez que problemas com vendas, produtos, condies de pagamento, entrega, etc. so procurados logo gerncia para solucion-los. Da mesma forma, ocorre com os funcionrios. 3.4 PROCEDIMENTOS JUNTO AO DEPARTAMENTO FINANCEIRO

verificar o saldo bancrio, contas a pagar e a receber; verificar a relao de cheques emitidos e recebidos;
verificar a negociao com credores; verificar se as previses de receitas so compatveis com o realizado; verificar o controle do fluxo de caixa; verificar o controle do planejamento econmico-financeiro. O setor financeiro o mais precioso em uma empresa, j que o que mais envolve a questo de dinheiro, portanto, deve ser verificado todas as etapas existentes. um dos setores mais complexos que existem, principalmente no ramo de supermercados. Assim, deve ser verificado o controle do saldo bancrio, da emisso e recebimento de cheques, do controle de fluxo de caixa, das previses de receitas, etc. Para que no haja nenhum erro, desvio ou prejuzo preciso analisar com muita importncia os documentos que envolvem todas as etapas sugeridas acima e as demais que tambm envolvem esse setor. 3.5 PROCEDIMENTOS JUNTO AO DEPARTAMENTO CONTBIL

verificar o controle de saldo de caixa;

verificar o controle de estoque; verificar se as demonstraes contbeis esto corretas; verificar a classificao de documentos e conciliaes contbeis; verificar o fechamento de balanos; verificar se os tributos esto calculados e pagos corretamente; verificar a exatido e fidelidade dos dados contbeis. verificar os lanamentos dos livros contbeis. O setor contbil, atuando de forma adequada, organizada e atualizada, poder oferecer a qualquer organizao suporte ferramental suficiente para gerao de relatrios gerenciais e tomadas de deciso, alm de uma administrao financeira funcional. A administrao poder visualizar e divulgar a verdadeira fotografia econmicofinanceira da entidade e da sim, fazer o seu planejamento financeiro e tributrio e definir a sua estratgia de crescimento. Sendo assim, preciso verificar todos os documentos e processos que envolvem o setor contbil, desde o lanamento de dados at o fechamento de balanos. Assim, tambm como em outras etapas de controle, como por exemplo: controle de estoque, saldo de caixa, demonstraes financeiras, conciliaes bancrias, clculo e pagamento de taxas e tributos, etc. Dessa maneira, possvel checar a veracidade de todos os lanamenos feitos pela contabilidade e enfim tomar as referidas decises. 3.6 PROCEDIMENTOS JUNTO AO DEPARTAMENTO PESSOAL

verificar se os funcionrios selecionados possuem treinamento e/ou experincia

devida para ocupar o cargo que exerce; verificar se os funcionrios esto devidamente registrados, conforme as normas estabelecidas pelas leis trabalhistas; verificar se as contribuies e taxas que so descontadas aos funcionrios esto corretas e se esto sendo repassadas aos rgos responsveis; verificar a assiduidade dos funcionrios; verificar a confeco e fechamento da folha de pagamento; verificar o controle de frias dos funcionrios e o devido pagamento; verificar a continua atualizao de leis trabalhistas, tabelas e programas de transmisso de arquivos para o governo. O departamento pessoal como se fosse o corao da empresa, pois, ele determinar algumas particularidades de muita importncia para a mesma. Sendo assim, importante verificar se a empresa possui poltica de contratao para selecionar os seus funcionrios. A seleo e treinamento so de suma necessidade para ajudar empresa no alcance de seus objetivos, uma vez que, preciso conhecer

o funcionrio para saber se ele realmente est apto ocupar a funo que exerce, seja isso atravs de treinamento ou experincia no ramo. Esse setor deve ser sempre atento muitas questes trabalhistas exigidas por lei, como por exemplo: contratao e registro dos funcionrios, recolhimento e repasse de todas taxas devidas para contribuio, controle de frias, etc. preciso verificar tambm, se as pessoas responsveis por este setor, esto de olho na atualizao dessas leis, assim tambm como no cdigo civil e trabalhista, programas do governo, tabelas, entre outros. Aqui se verifica tambm a assiduidade dos funcionrios, se eles esto faltando muito e saber consequentemente o motivo dessas faltas. Outra questo muito importante a ser verificada o fechamento da folha de pagamento. preciso muita cautela e muita ateno na sua confeco. Enfim, um setor que trabalha com o lado humano, desde a contratao at a resciso de contrato.

4 BENEFCIOS DA AUDITORIA DE CONTROLES INTERNOS

Nos tempos em que se vive hoje, as organizaes precisam estar sempre atentas no controle interno de toda sua empresa, pois, a partir desse controle e anlise interna que se chega a resultados satisfatrios, rpidos e precisos para a continuidade e sucesso do empreendimento. possvel dizer que controles internos devem ser entendidos como qualquer ao tomada pela administrao, para aumentar a probabilidade de que os objetivos e metas estabelecidos sejam atingidos. Essas aes tm a finalidade de conferir preciso e confiabilidade aos dados contbeis, promover a eficincia operacional e encorajar a aderncia s polticas administrativas prescritas. Portanto, entende-se que controles internos so prticas operacionais usadas para ajudar a Administrao a garantir o alcance de seus objetivos. Permitem que os departamentos de uma organizao operem dentro da lei e de acordo com o planejado, e so ferramentas usadas no dia-a-dia pela gerncia nos seus diversos nveis. Um controle interno pode ter como objetivo, por exemplo, diminuir os riscos de que dados incorretos sejam repassados aos escales superiores, ou que bens pertencentes ao patrimnio da organizao sejam perdidos ou furtados. A funo da Auditoria Interna representa o controle interno, de anlise e avaliao dos outros controles departamentais ou organizacionais. O Departamento de Auditoria

Interna examina a eficcia dos controles internos, e faz recomendaes especficas para o seu aprimoramento. Ento, pode-se dizer, que a auditoria interna consiste na anlise e verificao sistemtica, no mbito da organizao, dos atos e registros contbeis, oramentrios, financeiros, operacionais e patrimoniais, e da existncia e adequao dos controles internos, baseada nos princpios da legalidade, legitimidade, economicidade, eficincia e eficcia.

5 CONCLUSO
Com o aumento da complexidade das operaes de uma empresa, aumentou a necessidade de normas e procedimentos internos (controles internos). Da surge a importncia do auditor interno, cuja funo principal verificar se as normas internas vem sendo seguidas. A auditoria interna auxilia a organizao a alcanar seus objetivos atravs da aplicao de uma abordagem sistemtica e disciplinada para a avaliao e melhoria da eficcia dos processos de gerenciamento de riscos, de controle e de governana corporativa. Sendo assim, o presente projeto est voltado na aplicao dos controles internos da rede de supermercados em estudo, trabalhando na verificao e anlise de todos os processos que envolvem e que so praticados na empresa no seu dia-a-dia. Conforme exposto nos captulos anteriores, pode-se perceber que foi demonstrado passo-a-posso todas as etapas a serem verificadas e a maneira e procedimentos de como acontecer. Portanto, possvel dizer que este projeto torna-se um suporte administrao da empresa, j que envolve de forma integral as operaes da mesma, oferecendo informaes oportunas e precisas para as tomadas de decises, buscando assim agregar valor gesto. Conclui-se ento, que este projeto de auditoria de controles internos pode ser caracterizado de forma positiva para a empresa a ser auditada, pois, fortalece as decises a serem tomadas atravs da conferncia de dados e informaes internas obtidas em todo os processos de trabalhos internos.

6 REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS 1. ALMEIDA, Jos Joaquim Marques de; MARQUES, Maria da Conceio da
Costa. Intensificar o papel da auditoria no setor pblico: uma oportunidade para reforo da eficincia nas organizaes. Revista brasileira de contabilidade. Braslia, ano XXXIII, n. 145, p. 39-54, janeiro/fevereiro 2004.

2. CUNHA, Jacqueline Veneroso Alves da. JR; Edgard Bruno Cornachione.

Fraudes e tecnologia da informao: anlise das influncias em sistemas contbeis e empresariais. Revista brasileira de contabilidade. Braslia, ano XXXII, n. 144, p. 79-97, novembro/dezembro 2003. 3. GAUDERER, E. Christian. Auditoria Bsica. Revista Administrao e Sade. 17. ed. n 6. nov/dez/93. HERBERT, Leo. Auditing the Performance of Management. California: Lifetime Learning Publications, 1979.
4.

IFAC Federao Internacional de Contadores. Normas Internacionais de Auditoria. Traduo de Vera Maria Conti Nogueira e Danilo A Nogueira. So Paulo: Instituto Brasileiro de Contadores Pblicos, 1997.
5.

6. UNIVERSIDADE FEDERAL DO ESPRITO SANTO. Biblioteca Central.

Normalizao e apresentao de trabalhos cientficos e acadmicos. 6. ed. rev. e ampl. Vitria, 2002.

7. _________. Guia para normalizao de referncias: NBR 6023:2002. 2. ed.

Vitria, 2002.

8. WATERMAN JR, Robert H. O fator renovao: como os melhores conquistam e

mantm a vantagem competitiva. So Paulo: Harbra, 1993.