SISTEMA NACIONAL DE FORMACION Y CAPACITACION LABORAL

Gerencia
INTRODUCCION

El objetivo de este tema es adquirir los conocimientos que debe tener un Gerente, esto es de utilidad para nuestra vida profesional y personal, de esta manera proceder a aplicar las estrategias y decisiones en un determinado momento y hacerlo de la manera ms precisa para obtener buenos resultados. En este sentido, la investigacin busca dar respuesta a problemas significativos, en un determinado momento.

Naturaleza de la Gerencia
En un principio no se utilizaba la palabra gerencia, sino estrategia, esta palabra tiene origen griego y servia para designar la funcin administrativa del generalato. El estratega o estrategista era el comandante militar que formulaba y proyectaba las maniobras necesarias para la consecucin de un fin especfico. Desde su origen, aproximadamente 500 aos a.C., el concepto de estrategia siempre estuvo asociado a la perspectiva militar.

Sin embargo, la estrategia slo pas a utilizarse como arte de la guerra despus del Renacimiento, pues hasta entonces se reduca a la funcin de generalato.

A lo largo del tiempo se uso la estrategia nicamente en el mbito militar, luego Von Clausewitz hace de la estrategia su foco principal de anlisis y desarrolla la idea en su sentido actual, o sea, en la amplitud y en la interdependencia de la guerra con dimensiones sociales, polticas y econmicas. As, en la perspectiva militar, estrategia adquiri contemporneamente un sentido ms amplio que la misma guerra, hasta significar planes y alternativas de seguridad o actitudes de lucha que podrn incluir o no la guerra.

La utilizacin del trmino estrategia en administracin busc dotar a esta de una perspectiva cientfica. Como inicialmente se asoci a la formulacin de directrices y a la planeacin, la estrategia recibi todo el nfasis racional y cientfico de la administracin, y luego fue aplicado a la gerencia.

La transposicin del concepto estrategia del sentido militar a la administracin (Gerencia ) sirvi para calificar la amplitud de la perspectiva, en objetivo y tiempo, que se haca necesaria en un mundo de cambios crecientes. Esta transposicin permiti que una serie de ideas y mtodos de planeacin de operaciones militares acumulados y construidos durante siglos de pensamiento militar estratgico, pudiera ser aplicado a la gerencia empresarial, pero trajo tambin como consecuencia una cantidad grande de equvocos e inexactitudes tpicas que se producen cuando se transportan ideas y mtodos sin el sentido de las diferencias fundamentales que existen, en este caso, entre el arte militar y la gerencia empresarial moderna.

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La gerencia como profesin

Las personas que se dedican a la actividad gerencial pueden actuar racionalmente dentro de la profesin.

El desarrollo gerencial exige que la persona tenga caractersticas individuales que la capaciten para su desempeo como gerente.

La persona que desea desarrollarse como gerente debe poseer una formacin profesional bsica en un campo definido del conocimiento, que le ha satisfecho una serie de expectativas culturales y profesionales.

El profesional de la gerencia debe de haber cursado administracin, bien como carrera profesional a nivel de pre-grado, o bien como campo de especializacin. Est perfectamente convencido del papel de la administracin cientfica en la conduccin organizacional.

El gerente debe haber estudiado el desarrollo gerencial como disciplina y la ha adoptado como campo de especializacin profesional.

El profesional que se desarrolla como gerente debe poseer caractersticas innatas de dirigente, ya que no se puede hacer un gerente de una persona que no desea serlo, e inversamente, aunque se desee ser gerente, es posible que las condiciones de la persona no sean las mas adecuadas para su desarrollo en el cargo.

El gerente debe establecer factores vlidos de coordinacin y control de actividades, que aseguren el normal y eficaz funcionamiento de la organizacin, evidenciando adems su dominio de la metodologa ms moderna y adecuada de la organizacin.

El gerente debe ser capaz de integrar los recursos de que dispone, manteniendo unido al personal, a pesar de las diferencias que le caracterizan, desarrollando los talentos individuales y liberando, de este modo, a la organizacin de las dependencias exclusivas de una determinada persona, el gerente debe esforzarse en la formacin de equipos compactos y motivados para el logro de los fines organizacionales.

Es importante reconocer que el proceso de desarrollo gerencial implica el crecimiento equilibrado de la persona, en tres reas bsicas:

1. La primera de ellas es el rea cognoscitiva, en la que la persona adquiere constantemente los conocimientos, conceptos e informaciones que le permitirn afrontar situaciones con el equilibrio y la madurez requeridos por la organizacin. 2. La segunda se refiere al rea emocional, en la que se desarrollan intereses, valores y apreciaciones, as como procesos adaptativos referidos a la realidad normativa de la organizacin. En esta rea el logro ms importante consiste en la oportunidad de armonizar los intereses del individuo con los intereses de la organizacin, mediante procesos de integracin e internalizacin de principios y realidades, que fundamentan la vida de las empresas como organizaciones sociales. 3. La tercera se refiere a la conducta del individuo, cuyo nfasis se orienta a generar esquemas de comportamiento que permitan aplicar en la prctica los conocimientos

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adquiridos, observando todos aquellos elementos de carcter regulador que se establecen para tales fines.

Al hablar del gerente se destaca implcitamente la imagen de una persona productora de resultados, responsable de la obtencin de objetivos especficos como ejecutora del puesto que desempea, y con un claro sentido de administrador para utilizar su criterio discrecional, en los diversos procesos de toma de decisiones.

La gerencia como Ciencia o Arte

La gerencia es el arte de pensar, de decidir y de actuar, es el arte de hacer que las cosas se realicen, de obtener resultados, los cuales pueden ser definidos, previstos, analizados y evaluados y deben obtenerse a travs de las personas, en una interaccin humana constante.

Por un lado puede tomarse la gerencia como algo cientfico, racional, haciendo nfasis en los anlisis y las relaciones de causa y efecto, para prever y anticipar acciones en forma ms consecuente y eficiente. Por otro lado, debe aceptarse en la gestin la existencia de un aspecto de imprevisibilidad y de interaccin humana que le confieren la dimensin de lo ilgico, de lo intuitivo, de lo emocional y espontneo, y de lo irracional.

La formacin en el aspecto racional y tcnico de la gerencia permite dotar a los individuos de una gran capacidad analtica. Ellos comprendern mejor los problemas organizacionales, sabrn analizarlos, descomponerlos en sus partes y reordenarlos para buscar una nueva solucin.

Pero no todo requiere exclusivamente de un pensamiento tcnico, slo referido a la profesin, puede ser una desventaja para el ejercicio de la funcin gerencial.

El arte de pensar y juzgar, que caracteriza a la gerencia, exige mayor amplitud y lateralidad de pensamiento. Por eso se recomienda a los ejecutivos que adquieren ms conocimientos, para estimular su mente y su curiosidad, en la bsqueda de nuevos horizontes y perspectivas de la realidad en la que estn inmersos. As, el aprendizaje acerca de la gestin para formar ejecutivos y lderes tampoco debe limitarse al dominio de tcnicas administrativas. Estas slo sirven para mejorar las estructuras y los procedimientos organizacionales, es importante mejorar lo que existe, pero aprender cosas nuevas es crucial para la supervivencia.

El aprendizaje gerencial implica, cuatro dimensiones bsicas:

Desarrollar la habilidad cognitiva: Ser informado y aprender sobre administracin a partir de conocimientos existentes. Desarrollar la habilidad analtica: Aprender a identificar y diagnosticar. Desarrollar actividades de comportamiento: Adquirir nuevas formas de interaccin humana.

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Desarrollar la habilidad de accin de los ejecutivos.La accin de gerenciar es la expresin individual de autonoma, de reflexin y seguridad, de autoconocimiento y del papel desarrollado en la organizacin donde se trabaja.

Definicin de Gerencia
La gerencia se refiere al proceso de seleccionar polticas de estrategias de accin administrativa, que permitan maximizar los resultados mediante el uso ms adecuado de los recursos organizacionales, incluye todas las actividades orientadas a la definicin de los objetivos organizacionales, la identificacin de los recursos gerenciales y la formulacin y desarrollo de planes para todas las reas funcionales.

Se puede decir que la gerencia es la forma de establecer lineamientos de largo alcance relacionados con los recursos organizacionales, para aprovechar reas de oportunidades que se ubican dentro del contexto total de la organizacin.

La gerencia considera as, tanto el nivel macroeconmico como el microeconmico de la organizacin. El nivel macro de la gerencia se refiere a la relacin de la organizacin con su ambiente externo y con el sistema social general. El nivel micro se refiere principalmente al aspecto funcional interno, se relaciona con el cumplimiento de los planes operativos y con otras actividades a nivel de detalle. Su finalidad principal tiene que ver con la implementacin de los planes estratgicos Niveles de la Gerencia Nivel Estratgico: se relaciona con la identificacin de la misin de la empresa, y con la seleccin de planes para lograr los objetivos en cada una de las reas de inters de la misma. Nivel Coordinativo: se relaciona con los procesos de toma de decisiones que influencian las comunicaciones entre las unidades funcionales y otras reas de la organizacin, tales como clientes y suplidores. Este nivel tiene ms que ver sobre la aplicacin de estrategias de corto y mediano alcance, y sirve de enlace entre las concepciones estratgicas y las operaciones o tcticas. Nivel Operativa: se relaciona con los procesos de produccin, mercadeo de bienes y servicios, mantenimiento y apoyo funcional para el movimiento diario de las actividades organizacionales.

Gerencia Tradicional vs Gerencia del Futuro

Actualmente los ejecutivos se enfrentan a un mundo ms complejo, ambiguo y de cambios extremadamente rpidos que desactualizan velozmente los conocimientos, tecnologas y anlisis anticipados. Hoy en da, la mayora de los gerentes modernos conocen los sistemas de medicin y su papel en el seguimiento, control y comunicacin del desempeo. Los anaqueles de las libreras estn repletos de textos sobre reingeniera, control de gestin, calidad total: entre otros muchos que pretende tener la clave del xito empresarial. Sin embargo, abundan los ejemplos de organizaciones que continan utilizando los tradicionales indicadores financieros; los cuales, aparte de evidenciar resultados de acciones pasadas muestran una visin de corto plazo que impide la proyeccin a futuro, exigida por un entorno en constante cambio.

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Cual es, entonces, la escogencia correcta, entre indicadores financieros e indicadores operacionales? Ninguno de los dos. La respuesta est en el uso de una metodologa gerencial que combina lo mejor de ambos mecanismos, en torno al mbito estratgico. Aqu es precisamente donde entra en escena el Balanced Scorecard (BSC), una herramienta diseada por David P. Norton y Robert S. Kaplan - cuya particularidad reside en que transformar la estrategia de la empresa, en objetivos especficos cuantificables. "Una vez que uno convierte algo etreo como la estrategia, en algo tangible como los objetivos estratgicos, es entendible. Y si es entendible, es medible, cuantificable y seguible".

La gerencia no debe entenderse como un mecanismo de anlisis de situaciones, slo con el fin de facilitar la escogencia entre diversas alternativas. Por el contrario se trata de un proceso que se inicia con la determinacin del propsito bsico de la organizacin, y se extiende a travs de un complejo proceso de planes. Procedimientos y programas, concebidos en forma integrada, y orientados al logro de los objetivos de la organizacin.

La gerencia es la funcin de un equipo debidamente estructurado para actuar con sentido de proyeccin hacia el futuro, donde el gerente cumple el papel de estratega de la organizacin.

Se ha dicho que todo equipo gerencial tiene dos tipos de responsabilidades muy concretas: el primero que comprende el funcionamiento de los negocios actuales, que se cumplen mediante procesos de toma de decisiones referidas a las actividades coordinadas en forma cotidiana; y el segundo referido a la proyeccin futura de la organizacin, para hacer frente al cambio con perspectiva de xito, dadas las demandas determinantes impuestas por el mundo moderno de los negocios.

Es indudable que las organizaciones ms exitosas de los prximos aos, sern aquellas que mejor aprovechen sus recursos para explotar reas de oportunidades, en un ambiente cada vez ms exigente y cambiante, y que ms intensivamente desarrollen sus cuadros gerenciales, para que acten con sentido de estrategas de la organizacin. Por eso, las organizaciones de nuestros das tienen que utilizar su capacidad de liderazgo para desarrollar la gerencia tanto como los otros recursos operacionales con que cuentan.

El gerente moderno no slo debe ser una persona organizacionalmente culta, sino que adems debe ser flexible, y debe estar preparado para actuar en un ambiente de complejidad reciente, en el que adems de diagnosticar situaciones con acierto, sea capaz de gerenciar estratgicamente, implementando procesos de toma de decisiones cada vez ms exigentes.

Gerenciar es el arte de dirigir, organizar, actuar, con un fin determinado para la

obtencin de resultados beneficiosos para cualquier empresa. No toda persona puede ser Gerente ya que se necesitan diversas caractersticas para este tipo de profesin. Debe poseer una formacin profesional bsica en un campo definido, tambin tener caractersticas innatas de lder adems debe obtener el desarrollo gerencial como disciplina en tres reas bsicas como son: cognoscitiva, emocional, conducta del individuo como ya dijimos se orienta a generar esquemas de comportamientos. Debemos saber que cada das que pasa tenemos nuevos descubrimientos tanto cientfico como tecnolgico y por esta razn no podemos dejar que esto nos deje desactualizado como profesionales y futuros Gerentes, esto quiere decir que debemos ver la Gerencia Futura,

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como se trabajara en los prximos anos, cuales son las estrategias a utilizar para el cambio del mundo moderno.

Gerencia de las tecnologas de la informacin

La gerencia de la tecnologa de la informacin es una combinacin de dos reas, la Tecnologa y la Gerencia de Informacin y tiene como objetivo el alcanzar de las metas y objetivos de una organizacin a travs de las implementaciones tecnolgicas. Tambin se le conoce como Gerencia IT en el mundo de los negocios y, en sentido estricto, podemos encontrar dos definiciones para este concepto: uno implica la gerencia de una coleccin de sistemas, infraestructura, e informacin que reside en ellos; el otro implica la gerencia de las tecnologas de informacin como funcin del negocio. Finalidad La gerencia de Tecnologa de la Informacin es una herramienta institucional, creada con la finalidad de apoyar la gestin empresarial mediante una efectiva planificacin, formulacin y desarrollo de sistemas informticos y de red, con sus correspondientes polticas de funcionamiento de acuerdo a los objetivos y metas institucionales. Objetivo General Planificar, dirigir, supervisar, controlar y mantener la operatividad de la red informtica a nivel nacional, a travs de estrategias y controles tecnolgicos; asi como tambin velar por la seguridad de los datos e informacin y proveer de herramientas informticas s las dems reas de la Empresa a fin de facilitar la Gestin Empresarial. Funciones Principales 1. Formular e implantar planes de desarrollo e implementacin de la Red, sistemas de Informacin y dems servicios informticos para la Empresa, de acuerdo a su objetivo y planes estratgicos. 2. Supervisar, controlar, mantener y optimizar la operatividad de la infraestructura del software e informtica que permita alcanzar los objetivos y metas empresariales. 3. Asesorar a la Gerencia General y dems reas organizacionales de la empresa respecto a la adquisicin de soluciones tecnolgicas y equipos informticos. 4. Establecer las polticas de equipamiento (Hardware y Software) en la Empresa. 5. Establecer las polticas de seguridad de las personas, instalaciones fsicas, materiales y de la informacin en particular. 6. Supervisar e implantar los planes de contingencia, seguridad y control de la Gerencia de Tecnologas de la informacin. 7. Velar por la afectiva operacin de equipos, redes informticas, sistemas de informacin y bases de datos de la empresa. 8. Formular, ejecutar y controlar el presupuesto operativo del rea. 9. Participar de las licitaciones y compras en general del equipo y/o material para el rea informtica. 10. Evaluar la calidad y cantidad de las soluciones tecnolgicas ha de ser suministrados. 11. Establecer directrices e la elaboracin de contratos de mantenimiento de software y equipo informtico, con empresas proveedoras. 12. Elaborar el plan operativo anual de la Gerencia. 13. Realizar las dems funciones inherentes al ares a las que sean encomendados por la administracin superior.

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Sistema de informacin
Definicin: Un sistema de informacin es un conjunto de elementos interrelacionados con el propsito de prestar atencin a las demandas de informacin de una organizacin, para elevar el nivel de conocimientos que permitan un mejor apoyo a la toma de decisiones y desarrollo de acciones.
"El conjunto formal de procesos que, operando sobre una coleccin de datos estructurada de acuerdo con las necesidades de una empresa, recopila, elabora y distribuye (parte de) la informacin necesaria para la operacin de dicha empresa y para las actividades de direccin y control correspondientes, apoyando al menos en parte, la toma de decisiones necesarias para desempear las funciones y procesos de negocio de la empresa de acuerdo con su estrategia"

Actividades que realiza un Sistema de Informacin: Entradas:

Datos generales del cliente: nombre, direccin, tipo de cliente, etc. Polticas de crditos: lmite de crdito, plazo de pago, etc. Facturas (interfase automtico). Pagos, depuraciones, etc.

Proceso:

Clculo de antigedad de saldos. Clculo de intereses moratorios. Clculo del saldo de un cliente.

Almacenamiento:

Movimientos del mes (pagos, depuraciones). Catlogo de clientes. Facturas.

Salidas:

Reporte de pagos. Estados de cuenta. Plizas contables (interfase automtica) Consultas de saldos en pantalla de una terminal.

Las diferentes actividades que realiza un Sistema de Informacin se pueden observar en el diseo conceptual ilustrado en la en la figura 1.2. Tipos y Usos de los Sistemas de Informacin Durante los prximos aos, los Sistemas de Informacin cumplirn tres objetivos bsicos dentro de las organizaciones. 1. Automatizacin de procesos operativos. 2. Proporcionar informacin que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones.

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Aplicacin de los sistemas de informacin

Los sistemas de informacin tratan el desarrollo, uso y administracin de la infraestructura de la tecnologa de la informacin en una organizacin. En la era post-industrial, la era de la informacin, el enfoque de las compaas ha cambiado de la orientacin hacia el producto a la orientacin hacia el conocimiento, en este sentido el mercado compite hoy en da en trminos del proceso y la innovacin, en lugar del producto. El nfasis ha cambiado de la calidad y cantidad de produccin hacia el proceso de produccin en s mismo, y los servicios que acompaan este proceso. El mayor de los activos de una compaa hoy en da es su informacin, representada en su personal, experiencia, conocimiento, innovaciones (patentes, derechos de autor, secreto comercial). Para poder competir, las organizaciones deben poseer una fuerte infraestructura de informacin, en cuyo corazn se sita la infraestructura de la tecnologa de informacin. De tal manera que el sistema de informacin se centre en estudiar las formas para mejorar el uso de la tecnologa que soporta el flujo de informacin dentro de la organizacin.

La aplicacin de un sistema de informacin en mercadeo

La herramienta mas valiosa hoy en este proceso de conocer al consumidor a profundidad es la investigacin de mercados, mejor dicho la investigacin sistemtica de mercados, para hacerlo las empresas con un marketing orientado al cliente crean en sus organizaciones una divisin que se encarga del sistema de informacin de mercado, tambin conocido como SIM. Un paso importante, debe ser de los primeros, hacia la diferenciacin estratgica consiste en trazar la experiencia total de su cliente con un producto o servicio. Se deben encontrar respuestas como las siguientes: Como perciben las personas la necesidad de sus productos y/o servicios. Como encuentran los clientes sus productos. Como realizan los clientes su seleccin final. Que tipo de ayuda pueden necesitar los clientes. Como se almacena. Como es la poltica de devoluciones y cambios. Que sucede cuando un producto es desechable. Que sucede cuando un producto es entregado o un servicio es prestado.

Tecnologas de la informacin y la comunicacin

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Se denominan tecnologas de la informacin y la comunicacin al conjunto de tecnologas que permiten la adquisicin, produccin, almacenamiento, tratamiento, comunicacin, registro y presentacin de informaciones, en forma de voz, imgenes y datos contenidos en seales de naturaleza acstica, ptica o electromagntica [1]. Las TIC incluyen la electrnica como tecnologa base que soporta el desarrollo de las telecomunicaciones, la informtica y el audiovisual.

Tecnologias de Informacin de Gestin

Sistemas de Informacin de Gestin (SIG) o gerenciales es el trmino dado a la disciplina centrada en la integracin de los sistemas informticos con los propsitos y objetivos de una organizacin. El desarrollo y la gestin de las herramientas de tecnologa de informacin ayudan a los ejecutivos y a los trabajadores en el desempeo de las tareas relacionadas con el tratamiento de la informacin. MIS y los sistemas de la empresa son especialmente tiles en la recopilacin de datos empresariales y produccin de informes que son utilizados como herramientas para la toma de decisiones. Gestin de Clientes Las tecnologas CRM ayudan a las organizaciones a poner en prctica la gestin de clientes o Customer Relationship Management (CRM). Metodologas de CRM se centran en el fomento de las relaciones con los clientes individuales con el fin de crear y mantener una base de clientes fieles. Los software de CRM funcionan en todos los departamentos corporativos para ayudar a armonizar el pensamiento centrado en el cliente dentro de toda la organizacin. Esta cooperacin interdepartamental tambin reduce costos, aumenta la eficiencia y mejora la satisfaccin del cliente. Gestin de Recursos Humanos Las tecnologias de informacin permiten a las empresas automatizar muchos aspectos de la gestin de los recursos humanos, con la doble ventaja de reducir la carga de trabajo del departamento de recursos humanos, y aumentar la eficiencia del departamento de normalizacin de procesos de RRHH.

Qu es Internet?
Internet es una gran red internacional de ordenadores. Permite, como todas las redes, compartir recursos. Es decir: mediante el ordenador, establecer una comunicacin inmediata con cualquier parte del mundo para obtener informacin sobre un tema que nos interesa, ver los fondos de la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos, o conseguir un programa o un juego determinado para nuestro ordenador. En definitiva: establecer vnculos comunicativos con millones de personas de todo el mundo, bien sea para fines acadmicos o de investigacin, o personales. Intranet Una intranet es una red de ordenadores privados que utiliza tecnologa Internet para compartir dentro de una organizacin parte de sus sistemas de informacin y sistemas operacionales. El trmino intranet se utiliza en oposicin a Internet, una red entre organizaciones, haciendo referencia por contra a una red comprendida en el mbito de una organizacin. Los beneficios de la implementacin de una Intranet son:

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Mayor eficacia organizacional y productividad.

Ahorro de recursos y la preparacin de la empresa en una tecnologa fundamental para la supervivencia en la Nueva Economa, en las reas funcionales de servicio al cliente, ventas y marketing, produccin y operaciones, ingeniera, recursos humanos, administracin, contabilidad y finanzas. Mejora en el clima organizacional con efectos directos en la satisfaccin de sus clientes y accionistas.

Un beneficio clave de la tecnologa Intranet es la habilidad de entregar informacin actualizada de manera rpida y costo eficiente a toda la base de usuarios. Una Intranet pone informacin vital al alcance de todos los empleados con acceso a ella. Otra caracterstica que vale la pena mencionar, es la consistencia, porque la informacin es la misma a lo largo y ancho de la empresa. Al darle a las personas la posibilidad de acceder a tiempo a informacin crtica, esta tecnologa mejora el proceso de toma de decisiones. Es posible organizar y mantener informacin centralizada o distribuida segn se requiera o se facilite para la obtencin y actualizacin. Al proveer informacin instantnea y segura en formato electrnico, se elimina el tiempo y costo asociado a la publicacin, duplicacin y distribucin asociados a la documentacin en papel. Las tecnologa Intranet, tambin permiten compartir informacin y conocimientos independientemente de la ubicacin. Los grupos multidisciplinarios y multidepartamentales muy en boga, pueden aprovechar grandemente los grupos de discusin virtuales y boletines informativos para preparar reuniones o mejorar la toma de decisiones. Con anchos de banda suficientes, es posible realizar video-conferencias con audio y video en tiempo real. Con el apoderamiento que da la Intranet, viene la capacidad (muy deseable por cierto) que los usuarios mismos publiquen por su cuenta informacin de inters de su grupo de trabajo o de la empresa entera. Esto incrementa la complejidad de la Intranet y sus requerimientos. La importancia de usar una Intranet: Para casi cualquier empresa de hoy en da, y muy especialmente en un futuro muy cercano, la intranet va ha ser un recurso indispensable. Dada la gran cantidad de datos que genera cualquier empresa, se estn quedando obsoletos los actuales mtodos de insercin y consulta de datos. Una intranet puede resolver estos y otros problemas. Una Intranet puede resolver, por ejemplo, el problema de la distribucin de informacin para todos los empleados , as pues se pueden publicar manuales, planes de accin, procedimientos, material de formacin, folletos de marketing y productos, listas de precios, informacin comercial, anuncios, promociones etc. Y son accesibles para el empleado o cliente de forma inmediata, y con un ahorro considerable respecto a los mtodos clsicos, panfletos, circulares, notas informativas, etc. Adems cualquier actualizacin de datos es inmediata y no supone ninguna carga para la empresa como los mtodos tradicionales. Una intranet organiza, adems, la distribucin de una empresa, ya que cada divisin puede tener su apartado en la intranet. Se puede organizar tambin una lista de encuentros y reuniones a la que cada empleado podr acceder rpidamente, planificando as las reuniones de empresa de una forma ms eficaz. Se mejora de esta forma la comunicacin entre todos los trabajadores, y las sugerencias, peticiones o cualquier comunicacin en general, se realiza de una forma ms rpida y eficiente.

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Se aprovechar tambin la potencia de una intranet para tener acceso rpido a cualquier documento de la empresa, siempre que se tenga el nivel de privilegios adecuado. Esta es otra de las ventajas de una intranet, su seguridad. Solo tendrn acceso a los recursos aquellos empleados que lo necesiten realmente. Siguiendo con la potencia y velocidad de acceso a datos de una intranet, el tiempo empleado en realizar cualquier bsqueda de datos de cualquier departamento de la empresa se reduce considerablemente, por lo que la productividad de la empresa mejora.

Administracion de la base de datos

Administrador de la Base de Datos. Es la persona encargada de definir y controlar las bases de datos corporativas, adems proporciona asesora a los desarrolladores, usuarios y ejecutivos que la requieran. Es la persona o equipo de personas profesionales responsables del control y manejo del sistema de base de datos, generalmente tiene(n) experiencia en DBMS, diseo de bases de datos, Sistemas operativos, comunicacin de datos, hardware y programacin. El Administrador de Bases de Datos es responsable primordialmente de:

Administrar la estructura de la Base de Datos. Administrar la actividad de los datos. Administrar el Sistema Manejador de Base de Datos. Establecer el Diccionario de Datos. Asegurar la confiabilidad de la Base de Datos. Confirmar la seguridad de la Base de Datos.

Objetivos del Administrador de la Base de Datos. Mantener la Integridad de los Datos. Una base de datos debe protegerse de accidentes tales como los errores en la entrada de los datos o en la programacin, del uso mal intencionado de la base de datos y de los fallos del hardware o del software que corrompen los datos. La proteccin contra accidentes, que ocasiona inexactitudes en los datos, es parte del objetivo de garantizar la integridad de los datos. Estos accidentes incluyen los fallos durante el procesamiento de las transacciones, los errores lgicos que infringen la suposicin de que las transacciones preservan las restricciones de consistencia de la base de datos y las anomalas debido al acceso concurrente en la base de datos (acceso concurrente). La integridad, se encarga de asegurar que las operaciones ejecutadas por los usuarios sean correctas y mantengan la consistencia de la base de datos. Mantener la Seguridad de los Datos. La proteccin de la base de datos de usos mal intencionados o no autorizados se denomina seguridad de los datos. La seguridad se encarga de limitar a los usuarios a ejecutar nicamente las operaciones permitidas. Mantener la Disponibilidad de los Datos. La posibilidad de fallos de hardware o de software requiere procedimientos de recuperacin de la base de datos. Tiene que proporcionar medios para el restablecimiento de las bases de datos que se hayan corrompido por desperfectos del sistema, a un estado uniforme.

LOS SISTEMAS EXPERTOS Los sistemas expertos de soporte a la toma de decisiones, constituyen uno de los cuatro tipos de sistemas que apoyan el proceso de toma de decisiones en las organizaciones, los cuales se usarn en el futuro en aplicaciones administrativas, en finanzas , en ventas, en reas comerciales y en operaciones de la empresa. Estos sistemas sern usados por

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diferentes usuarios como consulta, apoyo a la toma de decisiones y capacitaciones, entre otras aplicaciones. Los sistemas expertos son programas que reproducen el proceso intelectual de un experto humano en un campo particular, pudiendo mejorar su productividad, ahorrar tiempo y dinero, conservar sus valiosos conocimientos y difundirlos ms fcilmente. Antes de la aparicin del ordenador, el hombre ya se preguntaba si se le arrebatara el privilegio de razonar y pensar. En la actualidad existe un campo dentro de la inteligencia artificial al que se le atribuye esa facultad: el de los sistemas expertos. Estos sistemas permiten la creacin de mquinas que razonan como el hombre, restringindose a un espacio de conocimientos limitado. En teora pueden razonar siguiendo los pasos que seguira un experto humano (mdico, analista, empresario, etc.) para resolver un problema concreto. Este tipo de modelos de conocimiento por ordenador ofrece un extenso campo de posibilidades en resolucin de problemas y en aprendizaje. Su uso se extender ampliamente en el futuro, debido a su importante impacto sobre los negocios y la industria. INTELIGENCIA ARTIFICIAL: La inteligencia artificial es el estudio sistemtico del comportamiento inteligente y de los procesos de aprendizaje de los seres humanos con la finalidad de que las mquinas y computadoras imiten las habilidades humanas como: el reconocimiento de objetos, colores distancias, en otros casos imitar reacciones afectivas y representarlas mediante gestos. Ramas de la inteligencia artificial Robtica: es el rea de la inteligencia artificial (IA) que estudia la imitacin del movimiento humano a travs de robots, los cuales son creados con el fin de de apoyar procesos mecnicos repetitivos que requieren gran precisin. Estos robots pueden ser programados para desempear casi cualquier tarea y su aplicacin en las empresas suele ser a procesos productivos como pintura y acabados, movimientos de materiales, reconocimiento de defectos, etc. En algunos centros de cmputo, que tienen un nmero considerable de cintas magnticas, existen robots o brazos mecnicos que auxilien al operador en la localizacin y acceso a estas cintas. Simulacin sensorial: La simulacin de la capacidad sensorial humana es rea de estudio de la inteligencia artificial, que a travs de las computadoras persigue la imitacin de las capacidades o habilidades sensoriales humanas tales como vista, odo, habla y tacto. Lo anterior incluye visin computacional, procesamiento de imgenes y reconocimiento de escenas. Lenguajes naturales: Esta rama de estudio de la inteligencia artificial se enfoca en el diseo y desarrollo de software capaz de aceptar, interpretar y ejecutar instrucciones dadas por los usuarios en su lenguaje nativo, por ejemplo, espaol o ingls. Sin embargo, esta rea se encuentra en un estado primitivo y poco desarrollado. Sistemas expertos: Deep Blue: Los Sistemas Expertos constituyen el rea de la inteligencia artificial que quiz en este momento tiene ms relacin con el apoyo al proceso de la toma de decisiones en las organizaciones. Estos sistemas, denominados tambin Sistemas basados en el conocimiento, cargan bases de conocimiento integradas por una serie de reglas de sentido comn o conocimiento heurstico; es decir, conocimientos basados u obtenidos a travs de la experiencia de un especialista o experto. Una vez cargada la base de conocimientos, diferentes usuarios pueden emplearla para consulta, apoyo a decisiones, capacitacin, etctera. Redes neurales: Son dispositivos o software programados de manera tal que funcionen como las neuronas de los seres vivos. Lgica difusa: Esta nueva forma de solucionar problemas desarrollados por la inteligencia artificial corrige parte de las debilidades de los sistemas expertos , debido a que los programas utilizados por las computadoras dan respuestas precisas tales como s/no, bien/mal, pero existen problemas en donde priva la incertidumbre o los trminos medios. Agentes inteligentes: Un agente inteligente es un programa de ordenador que es capaz de hacer lo que haramos nosotros si tuviramos tiempo, o de forma ms precisa "un tipo de programa informtico que, por encargo de un usuario u otro programa, realiza de forma autnoma tareas que requieren cierto grado de inteligencia y aprendizaje"

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DEFINICION DE SISTEMAS EXPERTOS Para comprender las caractersticas de los sistemas expertos es conveniente aclarar el concepto de conocimiento ya que en contraste con los conceptos de datos e informacin, el conocimiento sugiere alternativas de accin o guas de actuacin especificas asociadas a la informacin. La informacin de las utilidades de la compaa solamente indican a un grupo de personas el estado que guardan ciertas variables financieras, pero no sugiere en forma alguna los pasos o acciones que se han de seguir. Son, entonces, los expertos financieros o del negocio quienes interpretan esta informacin y sugieren o recomiendan las estrategias que se deben implantar en el siguiente mes o trimestre. Los SISTEMAS EXPERTOS, son programas de computadora que contienen una amplia base de conocimientos sobre un tema especfico tratando de preservar la experiencia de los conocedores o expertos con la finalidad de que el conocimiento no se pierda con los individuos que la poseen, sin embargo, este tipo de sistemas que han proliferado principalmente en el rea mdica no haban sido aceptados en su totalidad a pesar de que representaban un avance importante en el campo de la informtica, sin embargo, es ahora en el campo de la administracin en donde estn desarrollndose aunque todava no han podido simular a la perfeccin a un experto humano ya que no pueden por s solos adquirir y generar conocimiento. A pesar de sus actuales limitaciones, se les adjudican ventajas respecto a los expertos humanos: a) Estn siempre disponibles a cualquier hora del da y de la noche ininterrumpidamente de ser necesarios. b) Pueden duplicarse lo que permite tener tantos como se necesiten c) Pueden situarse en lugar en donde sean necesarios (entornos hostiles o peligrosos) d) Permiten decisiones homogneas de acuerdo con las reglas marcadas. e) Ensean a los usuarios a ser expertos ya que explican los procesos. f) Pueden ser consultados por usuarios no expertos u otros sistemas. g) Pueden perdurar y crecer en el tiempo de forma indefinida Un sistema experto se puede definir como un sistema computacional interactivo que permite la creacin de bases de conocimiento, las cuales a su vez cargadas responden a preguntas , despejan y sugieren cursos de accin emulando/simulando el proceso de razonamiento de un experto para resolver problemas en un rea especifica del conocimiento humano. De esta definicin se desprenden las dos habilidades fundamentales que poseen los Sistemas Expertos: Habilidad de aprendizaje. Habilidad para simular el proceso de razonamiento humano. La habilidad de aprendizaje requiere la interaccin de un experto en alguna rama especfica del saber y un ingeniero de conocimiento, que se encarga de traducir este conocimiento del experto a reglas heursticas para formar la base de conocimiento. La habilidad para imitar el razonamiento que posee el Sistemas Experto se desprende de caminar a lo largo de las reglas heursticas introducidas o enseadas al sistema por un experto, a travs del proceso de aprendizaje durante la carga o generacin de las bases del conocimiento. BENEFICIOS EN EL USO DE SISTEMAS EXPERTOS Y COSTOS QUE INVOLUCRA: La utilizacin de los Sistemas Expertos en las organizaciones pueden traer varios beneficios, los cuales sern comentados a continuacin:

REDUCCIN EN LA DEPENDENCIA DE PERSONAL CLAVE. Esto se debe a que los conocimientos del personal especializado son retenidos durante el proceso de aprendizaje, y estn listos para ser utilizados por diferentes personas. Esto es til

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cuando la experiencia es escasa o costosa, o bien, cuando los expertos no se encuentran disponibles para la solucin de un problema en particular.

FACILITA EL ENTRENAMIENTO DEL PERSONAL. El Sistema Expertos puede ayudar de manera importante, y a costo menor, a la capacitacin y adiestramiento del personal sin experiencia. MEJORA EN LA CALIDAD Y EFICIENCIA EN EL PROCESO DE LA TOMA DE DECISIONES. Lo anterior implica que las decisiones podrn tomarse de una forma ms gil con el apoyo de un Sistema Experto. Incuso, las decisiones podrn ser consistentes al presentarse situaciones equivalentes. Esto significa que un Sistema Expertos responder siempre de la misma forma ante las mismas situaciones, lo cual no necesariamente ocurre con las personas. TRANFERENCIA DE LA CAPACIDAD DE DECISIONES. Un Sistema Experto puede facilitar la descentralizacin de datos en el proceso de la toma de decisiones en aquellos casos que se consideren convenientes. As, el conocimiento de un experto puede transferirse a varias personas, de tal forma que las decisiones sean tomadas en el nivel ms bajo.

COSTOS QUE INVOLUCRAN.

El Shell o paquete generador del Sistema Experto. El equipo computacional o hardware que se requiera. Consultora especializada. Contratacin o pago a los ingenieros del conocimiento El tiempo de los expertos. Costos de implantacin. Costos involucrados con el mantenimiento y seguimiento del sistema.

. VENTAJAS DE SISTEMA EXPERTO SOBRE EL EXPERTO HUMANO Experto humano Perecible Difcil de documentar Difcil de transferir Impredecible Ms caro

Experto Artificial Permanente Fcil de transferir Fcil de documentar Consistente Menos caro Resuelve problemas para los que no existe un modelo matemtico adecuado o solucin compleja Preserva el conocimiento del experto y hacerlo accesible a ms personas B. VENTAJAS DEL EXPERTO HUMANO SOBRE EL SISTEMA EXPERTO Experto humano Creativo Adaptable Experiencia sensorial Conocimiento de sentido comn

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Experto Artificial No creativo Requiere mantencin Entrada simblica Conocimiento tcnico Se basa en un conocimiento heurstico (impreciso, mal definido, amplio) Hay prdidas en la transferencia del Experto humano al sistema.

EJEMPLO CLASICO DE INTELIGENCIA ARTIFICIAL El juego del ajedrez en la computadora es un juego de inteligencia artificial donde en un mini segundo puede ser capas de ver todas las opciones de movimiento que puede realizar, y de todos esos movimientos escoge el mejor Una Base de Datos es una coleccin de archivos, datos, informacin; ordenada, organizada, y relacionada, con la finalidad de permitir el manejo de la informacin para su procesamiento. Cada uno de los archivos representan una coleccin de registros y cada registro est compuesto de una coleccin de campos. Cada uno de los campos de cada registro permite llevar informacin de alguna caracterstica o atributo de alguna entidad del mundo real. El DBMS es un conjunto de programas que se encargan de manejar la creacin y todos los accesos a las bases de datos. Se compone de un Lenguaje de Definicin de Datos (DDL: Data Definition Languaje), de un Lenguaje de Manipulacin de Datos (DML: Data Manipulation Languaje), y de un Lenguaje de Consulta (SQL: Structured Query Languaje). ADMINISTRACIN DEL DESARROLLO DE SISTEMAS OBJETIVOS DE INICIO DE SISTEMAS 1.- Evitar el traslape en el desarrollo de los principales elementos de los sistemas de gran aplicacion en las lineas organizacionales, cuando no existen fuertes razones tecnicas ni funcionales para una diferencia. 2.- Ayudar a asegurar una base uniforme para determinar el orden del desarrollo en terminos del potencial de ganancia, precedencia natural y probabilidad de exito. 3.- Minimizar el costo de integrar entre si sistemas semejantes. 4.- Reducir el numero total de sistemas pequeos y aislados que es preciso instalar, operar y darles mantenimiento. 5.- Asegurar la adaptacion de los sistemas al cambio de la empresa y a su crecimiento sin grandes evaluaciones periodicas. 6.- Poner las bases del desarrollo coordinado de sistemas de informacion congruentes, generales, interorganizacionales y que abarquen toda la empresa. 7.- Dar pautas y direccion para estudios y proyectos constantes del desarrollo de sistemas.

METODOS DE SELECCION

METODO DEL COMITE DE SISTEMAS DE INFORMACION:

En algunas organizaciones la responsabilidad de revisar las solicitudes de proyectos se delega a un comite integrado por gerentes y analistas del departamento de

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sistemas de informacion. El comite aprueba o rechaza proyectos y fija las prioridades y tambien indica que proyectos son mas importantes, dandoles atencion inmediata. Este metodo se puede utilizar cuando la mayor parte de las solicitudes son para servicios rutinarios o mantenimiento de las aplicaciones existentes.

METODO DEL COMITE DE GRUPOS DE USUARIOS: En algunas organizaciones la responsabilidad de la toma de decisiones con respecto a los usuarios se deja en manos de estos. Los departamentos o divisiones que contratan sus propios analistas y diseadores, son los que manejan la seleccion de proyectos y se encargan de desarrollarlos. De hecho los departamentos forman sus propios comites de seleccion, que tiene el control sobre que se desarrolla y cuando se implanta.

ADMINISTRACION DEL DESARROLLO El ciclo de desarrollo de los sistemas es un enfoque por etapas de analisis y diseo, que postula que el desarrollo de los sistemas mejora cuando existe especifico de actividades del analista y de los usuarios. Los analistas no estan de acuerdo al numero exacto de etapas que conforman el ciclo de desarrollo de los sistemas, sin embargo por lo general se reconoce la importancia de su enfoque sistematico. Aqui dividimos el ciclo en siete etapas. En lugar de ello, se realizan al mismo tiempo diversas actividades, y estas llegan a repetirse. Por ello es de mayor utilidad suponer que de ciclo de desarrollo de los sistemas transcurre en etapas (con actividades en plena accion que luego cesan poco a poco) y no como elementos separados. Las siete etapas en el ciclo de vida del desarrollo de un sistema son: 1.- Identificacion de problemas, oportunidades y objetivos. 2.- Determinacion de los requerimientos de informacion. 3.- Analisis de las necesidades del sistema. 4.- Diseo del sistema recomendado 5.- Desarrollo y documentacion de software 6.- Prueba y mantenimiento del sistema 7.- Implantacion y evaluacion del sistema.

INVESTIGACION PRELIMINAR: OBJETIVOS, METODOS DE RECOLECCION DE DATOS Y FACTIBILIDAD

OBJETIVO: Despues de analizar las propuestas y seleccionar el proyecto que se llevara a cabo, se analiza y se determina el objetivo principal a seguir.

METODO DE RECOLECCION DE DATOS Y FACTIBILIDAD: Para lograr una adecuada recoleccion de datos el primer objetivo que los analistas que abordan al conducir la investigacion es aprender acerca de la organizacion que esta involucrada en, o que se vera afectada por el proyecto. Para lograr lo anterior se deben de revisar los documentos de la organizacion, conocer primero como opera el departamento y quienes son los gerentes y supervisores.

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Tambien es necesario una conduccion de entrevistas. Los documentos sealan al analista como deberia operar los sistemas pero no incluyen suficientes detalles para tomar una decision. Para conocer estos detalles, los analistas hacen uso de la entrevista. Las entrevistas son el medio por el que los analistas conocen ms sobre la naturaleza de la solicitud del proyecto. Para alcanzar el proposito de las entrevisras, el analista debe asegurarse de recalcar la solicitud y el problema que esta abordo.

PRUEBAS DE FACTIBILIDAD DEL PROYECTO

Las investigaciones preliminares examinan la factibilidad del proyecto, la posibilidad de que el sistema sea de utilidad para la organizacion; para lograr este objetivo se realizan importantes pruebas: FACTIBILIDAD TECNICA: 1.- Existe o se puede adquirir la tecnologia necesaria para realizar lo que se pide? 2.- El equipo propuesto tiene la capacidad tecnica para soportar todos los datos requeridos para usar el nuevo sistema? 3.- El sistema propuesto ofrecera respuestas adecuadas a las peticiones sin importar el numero y ubicacion de los usuarios? 4.- Si se desarrolla el sistema, puede crecer con facilidad? 5.- Existen garantias tecnicas de exactitud, confiabilidad, factibilidad de acceso y seguridad de datos.

Estas son algunas de las principales preguntas que se deben responder para realizarle la prueba de factibilidad al proyecto que vayamos a analizar. FACTIBILIDAD FINANCIERA: Las cuestiones economicas formuladas por los analistas durante una investigacion preliminar, tienen el proposito de estimar lo siguiente: 1.- El costo de llevar a cabo la investigacion completa de sistemas 2.- El costo de hardware y software para la aplicacion que se esta considerando. 3.- Beneficios en la forma de reduccion de costos o de menos errores costosos. 4.- El costo si nada sucede (es decir si el proyecto no se lleva a cabo).

SELECCION DE LA ESTRATEGIA PARA EL DESARROLLO DEL SISTEMA

Todas las solicitudes de proyectos, sin importar cual sea su origen, deben pasar por un proceso de evaluacion de factibilidad tecnica y economica. Pero como se determina la estrategia a seguir para aquellas solicitudes que parecen factibles despues de la investigacion preliminar?. La propia naturaleza de la aplicacion es la que influencia sobre esta decision. Es decir, si el proyecto nos va a beneficiar ahorrandonos grandes costos, la evaluacion economica tiene gran peso, pero debe de confrontarse con la evaluacion tecnica.