The Soul Company of Coral Gables, Malang, over the past 10 years has high rate its profit

have increased more than 100 percent, but its profit have not kept pace with the growth in the sales. This matter began about the time the founder died five ago. Whats happen with this firm, this matter will not happen, if there arent any problems in that firm. The Weakness of the Firm The firm has not the good manager, that is apparently from any decisions has taken it not run with requirement. The firm doesnt quite attention any consequence that will happen from any decisions has taken. The firm just wane show pride than to fill requirements. They dont think about how much cost must to use, before take any decisions. They just wane show their pride. The Potential Problems It Caused The successors of fonder have not had his intuitive sense about the business, and they have blamed the slower growth of profits on the inflation. May be the successors of fonder have not the good skill; the human resource is low. The firm borrowed fund the high rates of interest two years ago to build warehouse to obtain higher sales penetration in the area surrounding the warehouse and to reduce shipping cost, but inventory cost and operating cost at the warehouse have been higher than expected; also, the monthly payments on the loans have proved to be quite burdensome. The firm has been paying its suppliers immediately on receipt of invoices. The firm has not enough information about the inflations and place or commendable service that it offers debts with the low interest. The firm has not enough suppliers, so they inclined to choose one supplier without attention to another supplier. The firm has not standard operational procedure of loan and stock yet and how to manage it.

Description about specific information to avert the firms current problems

4. Revenue Cycle Strategi untuk menghidari pencurian barang oleh petugas penngiriman barang:

o Batasi akses fisik ke persediaan, perlu adanya system komputerisasi untuk menjaga agar
barang yang dikirim tercatat secara pasti dan terdokumentasi serta terekam dalam data base computer. Untuk menjalankan system ini perlu ada pengklasifikasi antara pencatat pergudangan dan petugas pengirim barang, sehingga petugas pengirim barang tidak bisa memanipulasi jumlah yang dikirim.

o Restrict physical access to the inventory, we need to put in computerized system to keep
the goods delivery cycle and all of this must be recorded and documented in a computers database. To run this system, we need to exist between the classifiers registrar warehousing and freight workers, so that consignor cant manipulate the amount sent

o Perhitungan fisik persediaan secara periodic, petugas bagian stock barang harus mengecek jumlah persediaan secara periodic, apakah jumlah yang terkirim pada catatan sesuai dengan barang yang telah dikirim.
o

Periodic physical inventory count, stock of goods officer should check the stock of goods
in periodic inventory counts, whether the number of records sent in accordance with the goods already delivered.

Dokumentasi semua transfer internal persediaan; perlu adanya catatan , nota ataupun cek yang berfungsi untuk mengetahui jumlah barang yang keluar dari gudang.

Petugas pergudangan perlu menyediakan form untuk setiap barang yang keluar dari gudang.(tanggal dan jumlah yang keluar)
o Documentation of all internal transfer of inventory; the need for the record, note or check which is used to determine the amount of stuff that comes out of the warehouse. Warehousing officers need to provide a form for every item that comes out of the warehouse. (Date and amount of exit)

o Rekonsiliasi

perhitungan dengan jumlah yang dicatat, kemudian

petugas

pergudangan harus merekonsiliasi jumlah persedian barang dengan catatan yang ada. o Reconciliation of accounts with the amount recorded, the officer of warehouse must
reconcile the number of warehouse inventories with existing records.

Prosedur pengendalaian intern untuk menghindari kesalahan dalam pencatatan jumlah penjualan; Internal control procedures to avoid errors in recording the number of sales; o Optimize computerize used, the code for the customer with account codes are different,
which is protected account to put two different accounts.

o Mengoptimalkan komputerisassi dengan mengkode pelanggan dengan kode-kode akun yang berbeda, yang mana akun tersebut terproteksi untuk dimasukkan 2 akun yang berbeda. o Creating a database of their customers with a variety of different codes.

o Membuat data base pelanngan dengan variasi kode yang berbeda o Creating a customer card that is readable by a computer system, so every transaction of
purchase or sales, clerk sales number does not need to enter the subscriber's account code, he just need to scan the goods with computers system.

o Membuat kartu pelanggan yang dapat dibaca oleh system computer, jadi setiap kali ada transaksi pembelian/penjualan petugas pencatat jumlah penjualan tidak perlu memasukkan kode-kode akun pelanngan, petugas hanya perlu mensecan dengan alat yang tehubung dengan computer. o Before entering the account code must be considered carefully whether the account code
entered is correct.

o Sebelum memasukkan kode akun harus diperhatikan dengan seksama apakah kode akun yang dimasukkan sudah benar. o Menyediakan form untuk setiap kali taransaksi dengan mennyetakan kode akun pelanngan (Nomor dan tanggal transaksi). Sehinnga bisa dilakukan pengecekan ulang secara manual per periodic tertentu. o Provide a form for each transaction with subscriber's account code (number and date of
transaction). So re-checking can be done manually by a certain periodicity.

o Rekonsiliasi buku pembantu penjualan usaha dengan buku besar; o Sales ledger reconciliation efforts with the general ledger o laporan bulanan ke pelanggan o Monthly reports to customers Prosedur pengendalaian intern untuk penjualan kredit diberikan kepada pelanngan yang telah sering menunggak Internal control procedures for the sale of the credits granted to the subscriber who has frequently
delinquent

o Membuat database pelanngaan dengan kode akun yang bermacam-macam. Sehinnga pelanggan yang memiliki jumlah tunngakan yang besar mudah untuk dideteksi. o Creating a database with various costumer accounts code. So customers who have large
delinquent amounts easy to detect

o Persetujuan kredit oleh manajer bagian kredit, bukan oleh fungsi penjualan; o Credit approval by the manager of the credit, not by the sales function o catatan yang akurat atas saldo rekening pelanggan. o Accurate records on customer account balances. o Membuat list pelanngan-pelanngan yang memilki tunngakan kredit. o Make a list subscriber, the subscriber's credit that has delinquent.

o Membatasi jumlah kredit, pelanngan yang mempunyai banyak tunnggakan tidak dipebolehkan melakukan transaksi sebelum melunasi semua hutang-hutangnya. o Limit the amount of credit, forbidden to customers which they have a lot of delinquents
make transaction before paying off all debts.

Prosedur pengendalaian intern untuk menghindari adanya pesetujuan memo keridit untuk retur penjualan, sementara barang tidak pernah diretur Internal control procedures to avoid any
are never to be returned.
approvals credits

memo for sales returns, while the goods

o Mencatat setiap memo kredit untuk retur penjualan dan melakukan penagihan kepada konsumen atas barang yang mau diretur. o Record any credit memo for sales returns and take the billing for goods to consumers who
want to return.

o Membuat perjanjian tertulis dengan konsumen atau pelanggan setiap kali transaksi tertama terkait dengan retur penjualan. o Make a written agreement with customers whenever make transactions specialy that thing
related to sales returns.

o Mengecek dan menagih kembali barang yang belum di retur. o Check and charge back items that have in return o Persetujuan retur penjualan oleh manajer bagian retur penjualan, bukan oleh fungsi penjualan; o Approval of sales returns by the manager of the sales returns, not by the sales function o catatan yang akurat atas saldo rekening pelanggan. o Accurate records on customer account balances. Prosedur pengendalaian intern untuk menghindari adanya penghapusan saldo piutang seorang pelannggan yang dianggap tidak mampu membayar dengan tujuan untuk menggelapkan hasil pembayarannya. Internal control procedures to avoid the elimination of accounts receivable costumers that are
considered not afford to pay in order to darken the payment.

o Membuat database saldo rekening pelanggan yang akurat, sehingga saldo piutang pelanngan terekam dan tersimpan dalam system computer. o Creating a database of customers account balances are accurate, so that the subscriber's
receivable balance recorded and stored in a computer system.

o Membuat list saldo piutang pelanggan dan melaporkan secara periodic dalam laporan keuangan. o Make a list of customer receivables and periodically reported in the financial statements.

 Pencurian dana oleh kasir yang menggunakancek-cek yang diterimanyadan tidak pernah dicatatnya. Internal control procedures to avoid the theft of funds by the cashier who uses checks that he has received and never to record.
o o Segala bentuk transaksi dilakukan melalui program computer, termasuk penerimaan cek

All forms of transactions are done through computer programs, including the receipt of checks
Supervisor sebagai pengawas segala bentuk transaksi yang terjadi di kasir. Data yang ada di kasir langsung terhubung dengan server pusat.

Manager as a supervisor of all forms of transactions that occur. Existing data on the cashier directly connected with the central server.
Membuat kebijakan yang mana setiap cek yang diberikan ataupun yang diterima harus ada validasi dari manager atau supervisor sebelum diedarkan maupun dicairkan. Sehingga cekcek tersebut tidak bisa secara sembarangan dicairkan.

Establish policies, which each received a check should get validation from the manager or supervisor before release, or cashed. So the clerk cant arbitrarily accept checks from customers.

Pembagian tugas dan wewenang. Yang mana bagian kasir tidak mempunyai hak untuk menerima segala beentuk cek dari manapun.

The division of tasks and authority, which the cashier did not have the right to accept any form of a check from anywhere
Rekonsiliasi periodik laporan bank dengan catatan seseorang yang tidak terlibat dalam pemrosesan penerimaan kas

Reconcile bank statements periodically to record a person who is not involved in the processing of cash receipts

5. Expenditure Cycle a. Karyawan yang sudah pension masih menerima gaji b. Internal control procedures to avoid the retired employee is still receiving a salary Membuat database karyawan, sehingga karyawan yang sudah pensiun secara otomatis terklasifikasi oleh system computer. Create a database of employees, so employees who have retired are automatically classified by the computer system Melakukan pengecekan daftar gaji karyawan secara periodic

To checks employee payroll periodically Menghapus data karyawan dari list daftar penerima gaji. Removing the data of employees who have retired from the payroll list recipients. Mengecek kembali antara daftar hadir karyawan dengan list daftar penerima gaji atau upah. Check the back of the attendance list with the list of employees receiving salary or wages list Perhitungan dan pemberian gaji didasarkan atas jumlah kehadiran karyawan. Karyawan yang sudah pension tidak mungkin hadir ke kantor atau perusahaan. Calculation and salaries are based on the number of employee attendance. The retired employee may not be present to the office or company

b. Karyawan fiktif menerima gaji c. Internal control procedures to avoid a fictitious employees receive a salary Membuat database karyawan, dan mengklasifikasikan menurut jenis karyawan. Sehingga karyawan fiktif secara otomatis terindifikasi oleh system computer. Create a database of employees, and classified by type of employee. So that fictitious employees are automatically classified by the computer system. Melakukan pengecekan daftar gaji karyawan secara periodic Conduct employee payroll checks periodically. Membedakan daftar karyawan fiktif dengan karyawan yang lain dan memisahkannya dari list daftar penerima gaji. Distinguish a fictitious list of employees with other employees and separate it from the list of recipients salaries Mengecek kembali list daftar penerima gaji atau upah secara periodik. Check the back the recipients of salary or wages list periodically.

d. Keslahan dalam perhitungan gaji kotor untuk karyawan pabrik e. Internal control procedures to avoid the errors in the calculation of gross

wages for factory workers Membuat database karyawan, dan mengklasifikasikan menurut jenis karyawan. Sehingga karyawan pabrik secara otomatis terindifikasi oleh system computer. Create a database of employees, and is classified by type of employee. So the factory workers are identified automatically by a computer system Melakukan pengecekan daftar gaji karyawan untuk karyawan pabrik dan karyawan kantor secara periodic

Check employee payroll list for employees of the factory and office employees periodically. Membedakan daftar karyawan pabrik dengan karyawan yang lain. Distinguish between factory employees list with other employees. Membuat daftar kehadiran karyawan pabrik sendiri terpisah dari daftar hadir karyawan kantor. Make a list of employee attendance mill itself apart from the attendance office employees. Perhitungan gaji didasarkan atas jumlah kehadiran karyawan pabrik tersebut. The calculation of salary based on the number of factory employees attendance. Pencatatan gaji oleh managemen pabrik bukan oleh managemen administrasi. Records salaries by manufacturer management not by administrative management. Mengecek kembali list daftar penerima gaji atau upah secara periodik. Check the back the recipients of salary or wages list periodically.

f. Jumlah jam kerja diperbesar oleh petugas pencatat waktu agar temannya memperoleh upah yang lebih besar daripada yang seharusnya diterima. g. Internal control procedures to avoid the number of working hours is magnified by the registrar of time to earn his larger than it should be accepted Perhitungan gaji didasarkan pada jumlah jam kerja yang terekam langsung dalam computer. The calculation of salary based on the number of hours worked is recorded directly in the computer. ketika karyawan datang, karyawan mengisi daftar hadir dengan memasukkan kode akunnya ke dalam daftar hadir yang terprogram dalam computer. When employees arrived, employee attendance filled out by entering the account code into the present list are programmed into the computer Data tersebut terhubung langsung dengan server pusat. Sehinnga manager dapat mengawasi secara langsung dan sewaktu-waktu dapat dilakukan pengecekan ulang. The data is linked directly to the central server. So manager can supervise directly and at times can be checked again Memberikan sanksi yang tegas bagi petugas pencatat jam kerja apabila didapati melakukan kecurangan. Provide a clear sanction for the registrar office hours if found cheating.

h. Karyawan mengabsenkan kartu jam kerja temanya i. Internal control procedures to avoid employee put absent the working hours cards friend. Membuat database karyawan dengan kode-kode akun yang berbeda-beda. Create a database of employees with different codes accounts. Pengabsenan dengan menggunakan sidik jari. Sehingga tidak mungkin temanya bisa memanipulasi absensi. Recording absences using fingerprints. So it is not possible to manipulate attendances. Petugas pencatat waktu jam kerja harus disiplin dalam melaksanakan tugasnya. Dan sekali-kali juga melalukan pengecekan terhadap karyawan yang hadir. The clerk of recording working hours must be disciplined in carrying out their duties. And also perform at time checks on the presence of employees. Advisor juga perlu mengecek kehadiran karyawannya bila diperlukan. Supervisor also need to check the presence of employees when needed

j. Pajak dan potongan-potongan tidak diperhitungkan dengan baik sehingga gaji dan upah bersih tidak sama dengan gaji dan upah kotor dikurangi dengan pajak dan potongan tersebut. k. Internal control procedures to avoid the taxes and the discount are not properly taken into account so that the net salary and wages are not balance as the gross salaries and wages reduced by taxes and discount.

Perhitungan gaji dan upah serta akun-akun yang lainnya dengan menggunakan program computer. Sehinnga semua akun terhitung secara pasti dan menyeluruh. Calculation of salaries and wages and other accounts using the computer program. So all accounts is calculated definitely and comprehensively. Akuntan harus memperhitungkan secara tepat mengenai akun-akun potongan dan pajak Accountant should properly calculate all the accounts discount and taxes. Pengecekan kembali akun-akun tersebut sebelum memperhitungkan beban-beban gaji dan upah bersih. Checking accounts before calculate the expenses account for salaries and net wages. Membuat catatan-catatan kecil terkait potongan-potongan yang diberikan perusahaan kepada karyawannya.

Make little notes related the discounts that the company provides to his employees.

l. Kasir mengambil uang karyawan yang telah pension tapi masih dimuat dalam daftar gaji

Internal control procedures to avoid the cashier took the money an employee who has retired but is still loaded on the payroll. Membuat database karyawan, sehingga karyawan yang sudah pensiun secara otomatis terindifikasi oleh system computer. Dan mereka tidak mendapat jatah gaji maupun upah. Create a database of employees, so employees who have retired are automatically classified by the computer system and they do not get any salary or wages. Melakukan pengecekan daftar gaji karyawan secara periodic Check employee payroll list periodically Menghapus data karyawan yang sudah pensiun dari list daftar penerima gaji. Removing the data of employees who have retired from the payroll list recipients. Pengambilan gaji dan upah menggunakan kartu karyawan, sehinnga karyawan hanya bisa mengambil uang yang menjadi haknya saja. Intake of salaries and wages of employees using the cards, so employees can only take the money they are entitled to it. Pemberian gaji dan upah langsung ke rekening masing-masing karyawan. Provision salaries and wages directly to each employee's account Pembagian gaji dan upah secara langsung ditangani oleh manager keuangan. Kasir tidak diberi hak atau wewenang untuk memegang atau mendistribusikan gaji dan upah tersebut. Distribution of salaries and wages are directly handled by the finance manager. The cashier was not given the right or authority to hold or distribute the salaries and wages.