ENCARTE 5 PLANO DE MANEJO ESTAO ECOLGICA DE PAULO DE FARIA

5. Rotinas administrativas O estabelecimento de rotinas administrativas, somadas s competncias gerenciais do Chefe, a fim de atender as diretrizes estabelecidas neste Plano de Manejo, proporcionam condies para a implementao de um Sistema de Gesto Ambiental, visando a melhoria contnua da gesto dessa Unidade de Conservao. Objetiva-se com este Encarte, apresentar sugestes de rotinas administrativas e formulrios, visando otimizar o encaminhamento de documentos e solicitao de servios, bens e equipamentos. No entanto, frente aos inmeros procedimentos administrativos e peculiaridades, considerou-se aqui apenas as rotinas dos procedimentos administrativos bsicos e essenciais a fim de permitir Chefia da Unidade um conhecimento geral para execuo das atividades propostas neste Plano e acompanhamento das etapas envolvidas. A elaborao das rotinas necessrias ao funcionamento efetivo e eficaz da Unidade dever ser complementada ou ajustada pela Chefia da mesma ou ajustada quando da elaborao do Manual Administrativo pelo Instituto Florestal. O Chefe e funcionrios da Estao Ecolgica devem tambm estar cientes do Estatuto dos Funcionrios Pblicos do Estado de So Paulo, para que suas aes sempre estejam em conformidade com o mesmo e com as diretrizes estabelecidas nesse Plano. Este encarte compreende de um glossrio dos termos administrativos mais utilizados, as rotinas e modelos de documentos a serem enviados.

5.1. Glossrio/ Siglas ADIANTAMENTO: a entrega de numerrio (valor que fica disponvel) ao servidor em exerccio. Somente em casos excepcionais, quando a despesa no puder subordinar-se ao processo normal de aquisio/contratao. ATP/PO: Assessoria Tcnica de Programao / Programao Oramentria. CADASTRO DE FORNECEDORES: Cadastramento dos prestadores de servios e/ou fornecedores de material ao servio pblico. CJ SMA: Consultoria Jurdica da Secretaria do Meio Ambiente do Estado de So Paulo DA: Diviso de Administrao DFEE: Diviso de Florestas e Estaes Experimentais DG: Diretoria Geral do Instituto Florestal ELEMENTO DE DESPESA: Estrutura codificada da despesa pblica de que se serve a administrao pblica para registrar e acompanhar suas atividades. (art. 15, Lei n 4.320, de 17 de maro de 1964 ). EMPENHO: "O empenho da despesa o ato emanado de autoridade competente que cria para o Estado obrigao de pagamento pendente ou no de implemento de condio" (Art. 58 da Lei 4.320/64). "Para cada empenho ser extrado um documento denominado Nota de Empenho, que indicar o nome do credor, a especificao e a importncia da despesa, bem como a reduo desta do saldo da dotao prpria" (Art. 61 da Lei 4.320/64). FONTES DE RECURSOS: Classificam a origem dos recursos que o Instituto Florestal ter para implementar seus programas de trabalho. Os recursos financeiros que o IF dispe so classificados em: Fonte 001 - Recursos do Tesouro Estadual Fonte 003 - Recursos do Fundo Especial de Despesa. LICITAO: Processo pelo qual o poder pblico adquire bens e/ou servios destinados sua manuteno e expanso. So modalidades de licitao: convite, tomada de preos, concorrncia pblica, leilo e concurso pblico. (Lei 8.666 de 21 de junho de 1993) SIAFEM: Sistema Integrado de Administrao Financeira de Estados e Municpios.

5.1

ENCARTE 5 PLANO DE MANEJO ESTAO ECOLGICA DE PAULO DE FARIA

5.2. Rotinas Administrativas O processo de aquisio de materiais/servios dever ser iniciado com o pedido de compra, reserva dos recursos e seguido da licitao ou ato de dispensa ou inexigibilidade, conforme previsto na Lei Federal 8.666/93 de 21 de junho de 1993. A tabela 5.1 demonstra os valores atuais para determinar a necessidade ou no de procedimento licitatrio. Tabela 5.1. Valores para determinar a necessidade de Procedimento de Procedimento Licitatrio Espcies Aquisio Direta Procedimento Licitatrio Procedimento Licitatrio Procedimento Licitatrio Aquisio Direta Procedimento Licitatrio Procedimento Licitatrio Procedimento Licitatrio Modalidades Valores OBRAS E SERVIOS DE ENGENHARIA Dispensa de Licitao At R$ 15.000,00 Acima de R$ 15.000,00 At R$ Convite 150.000,00 Acima de R$ 150.000,00 At R$ Tomada de Preos 1.500.000,00 Concorrncia Acima de R$ 1.500.000,00 COMPRAS E OUTROS SERVIOS Dispensa de Licitao At R$ 8.000,00 Acima de R$ 8.000,00 At R$ Convite 80.000,00 Acima de R$ 80.000,00 At R$ Tomada de Preos 650.000,00 Concorrncia Acima de R$ 650.000,00

5.2.1. Atividade: formalizao do processo de aquisio/ contratao de servios aquisio direta Preferencialmente, neste caso juntar 03 (trs) oramentos de empresas preenchidos conforme o modelo de pedido de oramento, ilustrado no item 5.3.1. Encaminhar a solicitao de aquisio/contratao de servios, conforme os modelos de pedido de aquisio de materiais (item 5.3.2), de contratao de servios (item 5.3.2) ou conserto de equipamentos (item 5.3.3). Juntar ao pedido, a ficha cadastral da empresa que apresentar o menor preo preenchida conforme o modelo de ficha para cadastro de empresas (item 5.3.5). A tabela 5.2 mostra os fluxos das aes/procedimentos envolvidos nessa atividade, juntamente com os responsveis por cada etapa do processo.

5.2

ENCARTE 5 PLANO DE MANEJO ESTAO ECOLGICA DE PAULO DE FARIA

Tabela 5.2. Fluxos e responsveis das aes/procedimentos para a formalizao do processo de aquisio/contratao de servios aquisio direta
Aes/ procedimentos Encaminhar solicitao, segundo o item 5.3.1, Chefia da Seo. Encaminhar solicitao Diretoria da DFEE Se aprovar encaminhar a DA Providenciar a abertura de Processo atravs do Protocolo. Em seguida ao Setor de Compras para anlise dos oramentos. Providenciar a abertura de Processo e encaminhar ao Setor de Compras. Elaborao do Quadro de Pesquisa de Preos, cadastro da empresa vencedora junto ao SIAFEM. Encaminhar a ATP/PO, para verificar a disponibilidade de recursos. Verificar a disponibilidade de recursos junto as Fontes, Programas de Trabalho e Elementos de Despesas. Realizar o Compromisso de Despesa. Encaminhar a DG para autorizao da emisso do empenho. Se autorizar, encaminhar a Seo de Despesa para viabilizar o pedido. Emitir empenho, encaminhar ao Almoxarifado. Aguardar Nota Fiscal devidamente atestada, retornar o Processo origem, incorporar ao SIAFEM e enviar Guia de sada ao Patrimnio Receber o Processo e arquivar. Chefia UC Chefia Seo Diretoria DFEE DA Protocolo Compras ATP/ PO DG Despesa Almoxa rifado

5.2.2. Atividade: formalizao do processo de aquisio/ contratao de servios - procedimento licitatrio Preferencialmente, neste caso juntar 03 (trs) oramentos de empresas, exigncia segundo o Decreto Estadual n 34.350 de 11 de dezembro de 1991, preenchidos conforme o modelo de pedido de oramento, ilustrado no item 5.3.1. Encaminhar a solicitao de aquisio/contratao de servios, conforme os modelos de pedido de aquisio de materiais (item 5.3.2), de contratao de servios (item 5.3.2) ou conserto de equipamentos (item 5.3.3). A tabela 5.3 mostra os fluxos das aes/procedimentos envolvidos nessa atividade, juntamente com os responsveis por cada etapa do processo.

5.3

ENCARTE 5 PLANO DE MANEJO ESTAO ECOLGICA DE PAULO DE FARIA

Tabela 5.3. Fluxos e responsveis das aes/procedimentos para a formalizao do processo de aquisio/contratao de servios procedimento licitatrio
Aes/procedimentos
Encaminhar solicitao segundo o item 5.3.2 a Chefia da Seo. Encaminhar solicitao a Diretoria da DFEE Se aprovar encaminhar a DA Providenciar a abertura de Processo atravs do Protocolo. Em seguida ao Setor de Compras para anlise dos oramentos. Providenciar a abertura de Processo e encaminhar ao Setor de Compras. Elaborao do Quadro de Pesquisa de Preos. Elaborao de Minuta de Edital. Encaminhar a ATP/PO, para verificar a disponibilidade de recursos. Verificar a disponibilidade de recursos junto as Fontes, Programas de Trabalho e Elementos de Despesas. Efetuar Nota de Reserva. Encaminhar a DA para encaminhar a CJ da SMA, atravs da DG, para Anlise da Minuta de Edital. Se autorizar, juntar informao de autorizao, juntamente com a nomeao da Comisso Julgadora ou Equipe Apoio.Encaminhar a CJ da SMA. Emitir parecer. Adequar a minuta a vista do parecer da Consultoria Jurdica, encaminhar a DA para prosseguimento. Publicar o Aviso de Licitao nos meios de Comunicao. Realizar procedimento licitatrio.Encaminhar a ATP/PO para Compromissar os valores haja visto aos valores apurados no Procedimento Licitatrio. Efetuar Compromisso. Encaminhar a Seo de Despesa para providncias. Emitir empenho, encaminhar ao Almoxarifado. Aguardar Nota Fiscal devidamente atestada, retornar o Processo origem, incorporar ao

Chefia UC

Chefia Seo

Diretoria DFEE

DA

Protocolo

Compras

ATP/ PO

DG

CJ SMA

Despesa

Almoxa rifado

SIAFEM e enviar Guia de sada ao Patrimnio

Receber o Processo e arquivar.

5.4

ENCARTE 5 PLANO DE MANEJO ESTAO ECOLGICA DE PAULO DE FARIA

5.2.3. Atividade: formalizao do processo de adiantamento Adiantamento a entrega de numerrio (valor que fica disponvel) ao servidor em exerccio. Somente em casos excepcionais, quando a despesa no puder subordinar-se ao processo normal de aquisio/contratao. O adiantamento ser concedido em nome do servidor. Toda solicitao de adiantamento dever ser feita, segundo um formulrio prprio, apresentado no modelo de solicitao de adiantamento, apresentado no item 5.3.6, contendo o detalhamento da destinao do recurso no campo e sua justificativa. A tabela 5.4 mostra os fluxos das aes/procedimentos envolvidos nessa atividade, juntamente com os responsveis por cada etapa do processo. No ser concedido adiantamento nas seguintes situaes: a) servidor responsvel por dois adiantamentos que ainda no tenha prestado contas; b) em caso de atraso com a prestao de contas; c) em caso de atraso ou pendncia de Prestao de Contas de adiantamentos anteriores. Tabela 5.4. Fluxos e responsveis das aes/procedimentos para a formalizao do processo de adiantamento
Aes/procedimentos Encaminhar solicitao, conforme modelo de solicitao de adiantamento (item5.3.6) a Chefia da Seo. Encaminhar solicitao a Diretoria da DFEE Se aprovar encaminhar a DA Se aprovar encaminhar a DG Se aprovar encaminhar a ATP/PO para compromissar a despesa. Compromissar dentro de recursos junto as Fontes, Programas de Trabalho e Elemento de Despesa. Providenciar a abertura de Processo e encaminhar a Seo de Despesa. Autuar e protocolar a solicitao. Encaminhar a Seo de Despesa. Emitir empenho, encaminhar cpia da Nota de Empenho ao responsvel pelo Adiantamento. Efetuar Prestao de Contas dentro prazo. Encaminhar ao Setor de Prestao de Contas atravs da Seo de Despesa. Analisar a Prestao de Contas e dar baixa no sistema Chefia UC Chefia Seo Diretoria DFEE DA DG ATP/ PO Protocolo Despesa

5.5

ENCARTE 5 PLANO DE MANEJO ESTAO ECOLGICA DE PAULO DE FARIA

5.2.4. Atividade: formalizao do processo de incorporao ao Patrimnio dos bens e equipamentos doados Unidade Todo bem ou equipamento doado Unidade deve ser incorporado ao Patrimnio. O processo inicia-se com a doao Unidade. Esta deve encaminhar uma carta solicitando o recebimento da doao, especificando o material a ser doado, nota fiscal e nmero, valor do bem ou equipamento e a justificativa da doao, em onde este bem ou equipamento ser til na gesto da Unidade. Deve ser anexado carta de solicitao a nota fiscal original do bem ou equipamento doado. A tabela 5.5 mostra os fluxos das aes/procedimentos envolvidos nessa atividade, juntamente com os responsveis por cada etapa do processo. Tabela 5.5. Fluxos e responsveis das aes/procedimentos para a formalizao do processo de incorporao de bens e equipamentos doados
Aes/procedimentos Encaminhar carta de solicitao de recebimento da Doao, com nota fiscal original Encaminhar solicitao a Diretoria da DFEE Encaminhar a solicitao a DA Encaminhar a DG e informa ao Patrimnio Submete a solicitao a SMA. Analisar a solicitao de Doao e, em caso positivo, publicar no DOE Incorporar ao patrimnio da Secretaria da Fazenda pelo SIAFEM Incorporar ao Patrimnio IF e emplacar o bem ou equipamento com nmero de identificao Chefia UC Chefia Seo Diretoria DFEE DA DG Patrimnio SMA Secretaria da Fazenda

5.2.5. Atividade: formalizao do processo de incorporao ao Patrimnio dos bens e equipamentos transferidos Unidade Todo bem ou equipamento transferido Unidade deve ser incorporado ao Patrimnio da Estao. O processo inicia-se na Unidade cedente do bem ou equipamento que dever preencher o formulrio de transferncia, semelhante ao modelo 5.3.7, em 4 vias, onde a primeira via entra no processo, a segunda vai ao Patrimnio, o terceiro fica na Unidade Cedente e a quarta encaminhado a Unidade cessionria. Este formulrio deve ser encaminhado por meio de carta de solicitao de transferncia de bem e equipamento. A tabela 5.6 mostra os fluxos das aes/procedimentos envolvidos nessa atividade, juntamente com os responsveis por cada etapa do processo. Caso seja transferido algum bem ou equipamento da Estao Ecolgica de Paulo, o preenchimento do formulrio de responsabilidade da mesma. Tabela 5.6. Fluxos e responsveis das aes/procedimentos para a formalizao do processo de incorporao de bens e equipamentos doados
Aes/procedimentos Chefia UC cedente Chefia da UC cessionria Chefia das respectivas Sees Diretoria DFEE DA DG Patrimnio

Encaminhar carta de solicitao de transferncia do imvel, juntamente com as vias do formulrio de transferncia de bem ou equipamento a respectiva Seo Arquivar o formulrio de transferncia do bem ou equipamento Unidade Encaminhar solicitao a Diretoria da DFEE Encaminhar a solicitao a DA Encaminhar a DG e informa ao Patrimnio Efetuar a transferncia e incorporar o bem na Unidade cessionrio

5.3. Modelos de documentos Todos os documentos enviados pela Estao Ecolgica de Paulo de Faria, com exceo do oramento proposto por empresas, devero conter o logotipo da Unidade, juntamente, com o timbre do Instituto Florestal da Secretaria do Meio Ambiente do Estado de So Paulo. 5.6

ENCARTE 5 PLANO DE MANEJO ESTAO ECOLGICA DE PAULO DE FARIA

5.3.1. Modelo de pedido de oramento

SECRETARIA DO MEIO AMBIENTE

INSTITUTO FLORESTAL
(COMPLETAR COM ENDEREO DA ESTAO ECOLGICA DE PAULO DE FARIA)

ORAMENTO / COTAO DE PREOS Razo social CNPJ Endereo Cidade Telefone Contato Dados Nossa Caixa Nosso Banco c/c n. Agncia n. CEP Fax Inscr. Estadual

Oferecemos nosso oramento referente ao(s) servio(s) / material(is) abaixo descritos: Ite m Quant. Unid. de Medida Descrio Detalhada do Material / Servio Valor Unit Valor Total

Total da Proposta PRAZO DE ENTREGA / EXECUO VALIDADE DA PROPOSTA CONDIES DE PAGAMENTO 30 dias LOCAL E DATA ASSINATURA

5.7

ENCARTE 5 PLANO DE MANEJO ESTAO ECOLGICA DE PAULO DE FARIA

5.3.2. Modelo de pedido de aquisio de materiais

SECRETARIA DO MEIO AMBIENTE

INSTITUTO FLORESTAL
(COMPLETAR COM ENDEREO DA ESTAO ECOLGICA DE PAULO DE FARIA)

Carta EECPF n. _____/2005. So Paulo, ___ de ____________ de 2005.

Ilmo. Sr. Dr. Reinaldo Cardinalli Romanelli DD. Diretor da Diviso de Florestas e Estaes Experimentais

Vimos por meio desta, solicitar a aquisio dos materiais relacionados abaixo, para atender ao Programa _________. A aquisio desses materiais se faz necessria tendo em vista __________(justificativa dentro do contexto).

Item Ex: 01

Quant. Ex: 02

Discriminao Ex: Tinta ltex cor: branca

Unid. Medida Ex: Galo 18 Litros

Seguem ainda anexos, 03 (trs) oramentos de empresas da regio. Atenciosamente,

Chefe Responsvel pela Estao Ecolgica de Paulo de Faria (ATENO: se forem materiais que, usualmente, existem no Almoxarifado do Instituto Florestal Sede, h a necessidade de juntar a este pedido, a solicitao, em papel prprio do Almoxarifado assinado, atestando a no existncia do material aqui solicitado no estoque quando da ausncia de oramentos na regio, descrever detalhadamente o material, como tipo, especificaes, cor, etc).

5.8

ENCARTE 5 PLANO DE MANEJO ESTAO ECOLGICA DE PAULO DE FARIA

5.3.3. Modelo de pedido de contratao de servios

SECRETARIA DO MEIO AMBIENTE

INSTITUTO FLORESTAL
(COMPLETAR COM ENDEREO DA ESTAO ECOLGICA DE PAULO DE FARIA)

Carta EECPF n. _____/2005. So Paulo, ___ de ____________ de 2005.

Ilmo. Sr. Dr. Reinaldo Cardinalli Romanelli DD. Diretor da Diviso de Florestas e Estaes Experimentais

Vimos por meio desta, solicitar a contratao de servios de ____________ nos termos descritos abaixo, para atender ao Programa _________, (conforme estabelecido no Plano de Manejo)

1. Contexto 2. Justificativa 3. Objetivo 4. Atividades e Produtos 5. Prazos para Execuo

Seguem ainda anexos 03 (trs) oramentos de empresas da regio. Atenciosamente,

Chefe Responsvel pela Estao Ecolgica de Paulo de Faria (ATENO: quando se tratar da contratao de servios, devero ser, preferencialmente, servios prestados por Empresas, isto com registro no Cadastro Nacional de Pessoa Jurdica CNPJ)

5.9

ENCARTE 5 PLANO DE MANEJO ESTAO ECOLGICA DE PAULO DE FARIA

5.3.4. Modelo de pedido de conserto de equipamentos

SECRETARIA DO MEIO AMBIENTE

INSTITUTO FLORESTAL
(COMPLETAR COM ENDEREO DA ESTAO ECOLGICA DE PAULO DE FARIA)

Carta EECPF n. _____/2005. So Paulo, ___ de ____________ de 2005.

Ilmo. Sr. Dr. Reinaldo Cardinalli Romanelli DD. Diretor da Diviso de Florestas e Estaes Experimentais

Vimos por meio desta solicitar o conserto do equipamento _____, ano ______, (placa ______), P.I ________. O referido equipamento atende aos Programas _______ e hoje encontra-se (explicao do estado do equipamento). Seguem anexos 03 (trs) oramentos de empresas da regio. No caso de veculos sejam encaminhados SubFrota atravs da DA, para verificar se o valor orado encontra-se dentro do limite legal, em atendimento ao Decreto _______. Atenciosamente, Chefe Responsvel pela Estao Ecolgica de Paulo de Faria (ATENO: quando se tratar da contratao de servios, devero ser, preferencialmente, servios prestados por Empresas, isto com registro no Cadastro Nacional de Pessoa Jurdica - CNPJ).

5.10

ENCARTE 5 PLANO DE MANEJO ESTAO ECOLGICA DE PAULO DE FARIA

5.3.5. Modelo de ficha para cadastro de empresas

SECRETARIA DO MEIO AMBIENTE

INSTITUTO FLORESTAL
(COMPLETAR COM ENDEREO DA ESTAO ECOLGICA DE PAULO DE FARIA)

DADOS CADASTRAIS
CNPJ / CGC ____.______.______/_______-____

RAZO SOCIAL NOME FANTASIA Capital Social: ____________________________ Data: ____/____/____ Inscr. Estadual: _____________________ Inscr. Municipal: _____________________ CNPJ / CGC da Empresa Matriz: ____.______.______/_______-____ (se representante) Endereo: ________________________________________________________________ Bairro: __________________________ Cidade: _________________________ UF: _____ CEP: _________-_____ e-mail:______________________________________________________ DDD: ________ Telefone: _______________________ Fax: ________________________ Conta Corrente Nossa Caixa Nosso Banco n ________________________________ ag. ____________ Registro profissional do responsvel tcnico: _________________________________________ Entidade fiscalizadora: ________________________________ Inscrio: _____________ Reg. n: ______________________ Junta: JUCESP ______________ Data: ____/____/____ Scios CPF/CNPJ RAZO SOCIAL / NOME PARTIC. (%) ________________________ _______________________________________________ ______,______ ________________________ _______________________________________________ ______,______ ________________________ _______________________________________________ ______,______ ________________________ _______________________________________________ ______,______ ________________________ _______________________________________________ ______,______ Participantes na administrao da empresa: NOME CPF CARGO 1 ________________________________________________________________________ ______________________ __________________________________________________

2 ______________________________________________________________________ ____________________ __________________________________________________ 3 ______________________________________________________________________ ____________________ __________________________________________________

5.11

ENCARTE 5 PLANO DE MANEJO ESTAO ECOLGICA DE PAULO DE FARIA

5.3.6. Modelo de solicitao de adiantamentos

Instituto Florestal SOLICIT AO DE ADIANT AMENTO

Ms Referente: ___________________/________
Nome Telefone Data CPF Conta Bancria

rea / Setor

ELEMENTO DE DESPESA 3390.14-01 3390.30-10 3390.30-21 3390.30-22 3390.30-23 3390.30-24 3390.30-30 3390.30-33 3390.30-40 3390.30-41 3390.30-50 3390.30-51 3390.30-52 3390.30-60 3390.30-61 3390.30-90 3390.33-45 3390.36-99 3390.39-73 3390.39-12 3390.39-20 3390.39-92 3390.39-43 3390.39-80 3390.39-99

NATUREZA DA DESPESA Alimentao e Pousada Dirias Gneros Alimentcios Gasolina leo Diesel lcool Demais Combustveis e Lubrificantes Medicamentos e Insumos Farmacuticos Substncias e Produtos Qumicos Material Esportivo, Educativo e Cultural Material de Escritrio e Impressos Peas de Reposio e Acessrios Ferramentas Avulsas No Acionadas por Fora Motriz Materiais de Construo Suprimentos de Informtica Peas, Acessrios e Componentes para Informtica Outros Materiais de Consumo (acampamento / alojamento) Transporte (nibus, txi, pedgio, etc.) Servios de Manut. Conservao e Outros Pessoa Fsica Fornecimento de Alimentao Preparada Pessoa Jurdica Servios e Programas de Informtica Instalao e Manuteno de Equipamentos de Informtica Despesas Midas e de Pronto Pagamento Jornais, Revistas e Peridicos Manuteno de Bens Mveis e Imveis Outros Servios de Terceiros Pessoa Jurdica

VALOR R$
SOLICITADO CONCEDIDO

PRAZO DE APLICAO

_______ (________________________________________) dias

DESCRIO DO MOTIVO DA DESPESA

4
( (

Responsvel pelo Adiantamento

Chefe da Seo

Diretor da Diviso

) TESOURO ) FUNDO ESPECIAL DE DESPESA

5 PROCESSO N.
PTRES FONTE Art. 39 da Lei n. 10.320/1968.

FONTE DE RECURSOS ( ) KFW ( ) FUNDAO FLORESTAL PARA USO DA REA FINANCEIRA NC OB NE PD

) OUTROS

NL NL GR

Seo de Despesa, em ____/____/____.

Autorizo com base nos Incisos I e IV, artigo 14 do Decreto-Lei 233, de 23/04/1970.

6 Diviso de Administrao, em ____/____/____.

Diretoria Geral, em ___/___/____.

5.12

ENCARTE 5 PLANO DE MANEJO ESTAO ECOLGICA DE PAULO DE FARIA

5.3.7. Modelo de Formulrio de transferncia O preenchimento deste formulrio pela Estao Ecolgica de Paulo de Faria, somente ocorrer, quando o bem e equipamento estiver patrimoniado na mesma.

SECRETARIA DO MEIO AMBIENTE

INSTITUTO FLORESTAL
(COMPLETAR COM ENDEREO DA ESTAO ECOLGICA DE PAULO DE FARIA, )

FICHA DE TRANSFERNCIA
1 VIA - PROCESSO 2 VIA COPIA DE ARQUIVO 3 VIA DEPENDNCIA CENDENTE 4 VIA DEPENDNCIA CESSIONRIA

DEBITE: (preencher com a dependncia que est recebendo CREDITE: (preencher com a dependncia que est cedendo)
N PLACA IDENTIFICAO QTIDE DISCRIMINAO VALOR (R$)

TOTAL

________________, ___ de ________________de 20__. Recebi Chefe da Dependncia Devedora

Chefe da Dependncia Credora

PARA USO DA S.C.S. 713 PROCESSO N CARTA N ANOTADO RAZO AUXILIARES

5.13

ENCARTE 5 PLANO DE MANEJO ESTAO ECOLGICA DE PAULO DE FARIA

5.3.7. Modelo de Boletim de Freqncia

SECRETARIA DO MEIO AMBIENTE

INSTITUTO FLORESTAL
(COMPLETAR COM ENDEREO DA ESTAO ECOLGICA DE PAULO DE FARIA)

BOLETIM DE FREQUNCIA
Identifica o do servidor

Nome Cargo RG Frias Juri e outros servios obrigatrios Gala Nojo abonadas Retiradas/entrada tarde/IAMSPE Prmio Sade art.191/193 Sade de pessoa da famlia art.199 Gestante art 198 justificada Injustificada

Aparecido Donizete Thiago da Maia

Adalto Reis de Souza

Quantidade de dias Dirceu Alves Machado

Josimar Donizete de Lima

Valdeci Ferreira de Meireles

Auxlio Transporte Observaes Assumo a responsabilidade pela vercidade das informaes, Preodo Preenchido por

Faltas

Licen as

Afastament o

Data

Assinatura e Carimbo do Responsvel:

5.14

ENCARTE 5 PLANO DE MANEJO ESTAO ECOLGICA DE PAULO DE FARIA

5.4. Projetos de Parcerias O sub-programa de Parcerias cujo objetivo estabelecer convnios, acordos ou outros mecanismos de interao com rgo, entidades e comunidade local, pode ser efetivado por meio de projetos de parcerias. Em 1995, foi publicado o Manual de Projetos de Parcerias pelo Instituto Florestal (1995). Segundo este documento (IF,1995), parceria um acordo entre o rgo pblico gestor e outros rgos da Administrao direta ou indireta, em qualquer nvel de governo, ou mesmo com instituies privadas, estrangeiras, internacionais e no governamentais, com objetivos comuns, visando realizaes voltadas pesquisa, produo e conservao florestal. Na formalizao de uma parceria, recomenda-se a aprovao pelo Conselho Tcnico do Instituto Florestal e submetida ao Gabinete da Secretaria do Meio Ambiente, notadamente para oitiva da Consultoria Jurdica da Pasta, que analisar a adequao com relao s normas, procedimentos e conformidades legais. Em funo de peculiaridades e especificidades de cada caso, compilamos aqui, conceitos, instrumentos e etapas fundamentais nesse processo, de carter geral, a fim de nortear a gerncia da Estao Ecolgica no desenvolvimento deste sub-programa.

5.4.1. Convnio So acordos firmados por entidades pblicas de qualquer espcie ou entre estas e organizaes particulares, para realizao de objetivos de interesse comum dos partcipes (IF, 1995). Quando do estabelecimento de convnios, os integrantes de um convnio trabalham por um objetivo comum, sendo denominados partcipes. Em convnios celebrados com organizaes particulares ou pblicas, o Estado, pessoa jurdica de direito pblico interno, partcipe de convnio por intermrio de rgos de sua administrao. Assim, no mbito do Estado cabe exclusivamente ao Governador firmar convnios ou autorizar sua celebrao entre a Administrao Centralizada e outros rgos. Uma vez que um convnio um pacto de cooperao sem vnculos contratuais, sua celebrao deve depender de tomada de providncias cautelares de ordem administrativa interna entre os partcipes, tais como a comprovao de sua idoneidade e competncia e a instituio de equipe responsvel pela sua execuo e pela elaborao de relatrios peridicos (IF, 1995).

5.4.2. Consrcio So acordos firmados entre entidades estatais, autarquias, fundacionais ou paraestatais, para realizao de objetivos de interesse comum dos partcipes (IF, 1995). Diferem dos convnios, pois so somente celebrados entre pessoas jurdicas da mesma espcie e dependem de autorizao legislativa para serem celebrados. Por serem pessoas jurdicas, deve-se criar uma entidade civil ou comercial que administre seus interesses (IF,1995).

5.4.3. Contrato Administrativo todo acordo de vontades que a Administrao Pblica faz com o particular ou com outra pessoa jurdica de direito pblico para a execuo de obra, prestao de servio ou outro objetivo, regendo-se por normas de predominante carter pblico (IF, 1995). Os contratos podem ser instrumentos eficazes para o estabelecimento de parcerias com entidades da iniciativa privada, dada a possibilidade de viabilizarem terceirizaes e outras operaes, apesar de no haver convergncia de interesses entre seus signatrios. Sua realizao depende de licitao prvia, exceto nos casos definido por lei (IF,1995). 5.4.4. Concesso a transferncia que o Poder Pblico faz ao particular, mediante contrato da obrigao de executar servios pblicos ou de utilidade pblica. A concesso de servio pblico definida tambm como a delegao de sua prestao, feita mediante concorrncia, pessoa jurdica ou consrcio de empresas que demonstre capacidade para seu desempenho, por sua conta e risco e por prazo determinado (IF, 1995). Por meio da concesso, possvel atribuir a um particular a utilizao exclusiva de um bem de seu domnio para que o explore segundo sua destinao especfica por tempo determinado, podendo ser remunerado ou no. O espectro de possibilidades para a iniciativa privada atuar na prestao de 5.15

ENCARTE 5 PLANO DE MANEJO ESTAO ECOLGICA DE PAULO DE FARIA

servios pblicos foi ampliada por meio da Lei Federal n 8.987, de 13/02/1995 e do Decreto Estadual n 40.000, de 16/03/1995, que instituiu o Programa Estadual de Participao da Iniciativa Privada na Prestao de Servios Pblicos e na Execuo de Obras de Infra-Estrutura (IF,1995).

5.4.5. Permisso de Uso de Bem Pblico Por meio da permisso ou autorizao de uso, a Administrao possibilita ao particular a utilizao individual de determinado bem pblico em condies por ela fixadas. A permisso pode ser gratuita ou remunerada e por tempo certo ou indeterminado (IF, 1995). O Termo de Outorga o mecanismo formal para proceder a permisso de uso pblico, sendo que pode ser modificado e revogado unilateralmente pela Administrao, quando o interesse pblico exigir. recomendvel a licitao (IF,1995). 5.4.6. Agreement Nessa modalidade, um rgo doa, atravs do Fundo Especial de Despesa, recursos especficos para projeto elaborado pelo IF, sendo este responsvel pela execuo fsica e financeira. aplicvel a projetos de curta durao (1 ano) (IF, 1995).

5.4.7. Patrocnio uma opo flexvel de parceria com a iniciativa privada. Pode ser estabelecida atravs de vrios instrumentos, como acordo, contrato ou convnio. A contrapartida do patrocinador pode ser feita na forma de recursos financeiros, servios, materiais permanentes e de consumo (IF, 1995). O patrocnio tambm pode ocorrer por meio da doao, em que geralmente a entidade doadora visa apenas a divulgao da parceria em campanha de marketing institucional feita por ela prpria, sendo que as doaes devem ser feitas atravs do Fundo Especial de Despesa e o recebimento sem encargos de equipamentos e outros materiais permanentes depende de autorizao do Secretrio do Meio Ambiente. As doaes de imveis somente podem ser aceitas com autorizao do Governador do Estado, desde que sem encargos. Quando da existncia de encargos, dependem de autorizao da Assemblia Legislativa e sano do Governador (IF,1995).

5.4.8. Acordo de Cooperao Internacional um instrumento especfico estabelecido entre os governos de dois pases ou entre o governo de um pas e um organismo internacional. Abrange modalidades tcnica, financeira e comercial e visa criar ou assegurar condies para futuro compromissamento e fixao do detalhamento das obrigaes das partes, para consecuo de objetivos de interesse comuns (IF, 1995).

5.4.9. Projeto de Cooperao Tcnica Internacional (PCTI) uma unidade bsica da Cooperao Tcnica Internacional, na medida em que transubstancia fundos externos em um pacote de recursos focalizados, organizados e programadas de forma a atender necessidades identificadas (IF, 1995). A realizao de um PCTI pressupe a existncia de um acordo de Cooperao Tcnica Internacional. Assim o PCTI deve estar articulado com a poltica externa dos pases participantes, onde so estabelecidas as bases para a implantao de diversos projetos de transferncia de conhecimentos e tcnicas, relacionados com as prioridades de desenvolvimentos econmico e social do pas beneficirioalvo (IF,1995). 5.4.10. Principais etapas em Projetos de Parcerias Para a implantao de projetos de parceria, fundamental a elaborao do Plano de Trabalho, seu encaminhamento e as negociaes decorrentes. As principais etapas da elaborao de um projeto, segundo o Manual de Projetos de Parcerias (IF, 1995), esto descritas a seguir, de forma bastante suscinta:

5.16

ENCARTE 5 PLANO DE MANEJO ESTAO ECOLGICA DE PAULO DE FARIA

a) identificao e anlise da iniciativa O planejamento do projeto inicia-se pela identificao e anlise da iniciativa. Nessa etapa, leva-se em conta os aspectos sociais, econmicos, institucionais, polticos e tecnolgicos, distinguindo os fatores estruturais dos circunstanciais. b) formulao de alternativas de soluo Nessa etapa, fundamental desenvolver o maior nmero de abordagens sobre as alternativas de soluo, sendo importante a participao dos interlocutores envolvidos. c) escolha de alternativa de soluo A principal baliza das reflexes deve ser a relao custo/beneficio. d) identificao dos problemas especficos da Parceria Nessa etapa, aprofunda-se a anlise da relao custo/benefcio. Objetiva fornecer elementos que permitam caracterizar com informaes consistentes a parceria proposta, sendo que essas informaes devem ser organizadas e documentadas para se reportar Diretoria do IF e) explicitao dos objetivos e resultados Nessa etapa, convm desenvolver as atividades, caracterizando o cenrio atual e os cenrios que se pretende alcanar por meio da implantao do projeto. f) Estabelecimento de etapas para a execuo Devem ser estabelecidas atividades previstas para a execuo do projeto a partir da definio dos objetivos e resultados. A definio das etapas possibilita melhor compreenso da opinio pblica e maior facilidade de estabelecimento de estratgias de divulgao. g) Detalhamento das etapas em atividades Preliminarmente deve avaliar o risco do projeto de parceria. A seguir, defini-se para cada etapa do projeto, um conjunto de atividades ou tarefas especficas, proporcionando uma estimativa de custos de alto grau de confiabilidade. Deve-se relacionar cronologicamente cada uma das realizaes previstas, explicitando todas as metas a serem estabelecidas, juntamente com os custos, obtendo-se assim um cronograma fsico-financeiro. h) definio da estrutura organizacional Nessa etapa, fundamental definir um organograma e uma matriz de atribuies, evidenciando quem aprova, quem informa, quem recebe a informao e quem responsvel pela informao administrativa i) Especificao dos recursos e suas fontes O oramento deve indicar para cada fonte o montante de cada rubrica que ser de responsabilidade nos diversos perodos. j) Elaborao do Plano de Trabalho e Minuta Plano de trabalho um documento elucidativo, escrito em conjunto pelas entidades que se propem torna-se partcipes ou partes. Ele deve conter um conjunto mnimo de informaes requeridas pela legislao vigente, apresentando de forma dissertiva a maior quantidade de elementos de convico que justifiquem o projeto ou programa proposto (IF, 1995). O Plano de Trabalho deve ser estruturado nos seguinte tpicos: Ttulo de trabalho: deve indicar, de forma clara e concisa, a finalidade da cooperao pretendida e a indicao dos partcipes ou partes. Objetivo e Justificativa: descrever o objetivo a ser executado, compreendendo o detalhamento da finalidade da cooperao pretendida, a justificativa da sua elaborao e a demonstrao das razes e vantagens desta composio entre os partcipes ou partes, evidenciando a convenincia e a oportunidade da proposio Metodologia Empregada: explicitar sumariamente a metodologia por meio da qual foram obtidos os dados e informaes relativos ao Plano de Trabalho, descrevendo fases e subfases do planejamento do projeto, o nmero de reunies, qualificao dos participantes, etc.

5.17

ENCARTE 5 PLANO DE MANEJO ESTAO ECOLGICA DE PAULO DE FARIA

Metas: apresentar minuciosamente as metas a serem atingidas, comprovando-se as condies pessoais, materiais e temporais para a devida realizao Etapas e Fase de Execuo: as atribuies de cada partcipe ou parte, o local, o modo e os meios de sua execuo devero constar no PT, deixando bastante claro a parcela de participao de cada partcipe e a coordenao destas atribuies individuais. Cronograma Fsico-Financeiro: apresentar as atividades, bem como a concluso das etapas, obras, servios ou fases programadas, relacionando-se cronologicamente e financeiramente. Recursos financeiros: apresentar os recursos de que far uso, sua disponibilidade e origem, observados as adequaes necessrias conforme normas da legislao especfica

Minuta o instrumento a ser encaminhado aos representantes das entidades que pretendem ser seus partcipes ou partes para sua celebrao. Sua estrutura deve ser como a de texto legislativo, dividido em clusulas, pargrafos, incisos e alneas, evitando-se termos inadequados (como subclusulas, subitens, etc). Cada assunto deve ser abordado, separadamente, sem se agrupar na mesma clusula assuntos diversos, tais como o objeto do acordo com o modo de execuo... (IF, 1995). Segundo o Manual de Projetos de Parcerias (IF, 1995), o texto deve distribuir-se na seguinte forma: Ementa: dever conter a indicao sucinta do objeto do ajuste. Prembulo: devero ser indicados os partcipes ou partes, com sua qualificao jurdica e os poderes dos signatrios para assinar o documento. No caso de convnio com Municpios, necessria ainda a lei municipal autorizadora e certido de aplicao de recursos na rea de Educao. Clusulas: - a primeira clusula dever referir-se ao objeto do acordo, descrevendo com exatido e clareza seus elementos caractersticos, podendo versar sobre a execuo de obras, servios ou transferncia de recursos, observando-se rigorosamente as competncias e atribuies dos partcipes ou partes; - As obrigaes comuns dos partcipes ou partes; - As obrigaes especficas do Estado e partcipes ou partes. Na hiptese de, dentre as obrigaes do Estado, figurar a transferncia de bens e outro partcipe, a permisso ou cesso de uso dever ser feita na forma da Lei Orgnica da Procuradoria Geral do Estado e demais normas decorrentes; - O prazo de vigncia, no superior a 5 (cinco) anos, a contar da sua data de celebrao, bem como a possibilidade de renovao expirado o prazo de vigncia; - Possibilidade de prorrogao, mediante termo especfico, quando o prazo ajustado for inferior ao limite de 5 (cinco) anos; - Regime de execuo; - Regime de ajustamento; - Modo de liberao dos recursos; - Valor e recursos onerados, sendo expressos os elementos oramentrios e financeiros com exatido tcnica; - Responsabilidades dos partcipes ou partes e as penalidades cominadas; - Representantes dos partcipes ou partes encarregados do controle e fiscalizao da execuo; - Forma de prestao de contas, independentemente, da que for devida ao Tribunal de Contas do Estado; - Modo de denncia (por desinteresse unilateral ou consensual) e de resciso (por infrao legal ou descumprimento das obrigaes) e a quem caber promov-las; - Foro da Capital do Estado para serem dirimidos os conflitos de interesses da execuo, salvo na hiptese prevista a seguir; - Competncia do Estado para soluo de divergncias entre o Estado (por meio de rgo da Administrao Centralizada) e pessoas jurdicas de sua Administrao Descentralizada ou fundacional.

5.18

ENCARTE 5 PLANO DE MANEJO ESTAO ECOLGICA DE PAULO DE FARIA

5. Rotinas administrativas ........................................................................................................... 1 5.1. Glossrio/ Siglas .................................................................................................................. 1 5.2. Rotinas Administrativas ....................................................................................................... 2 Modalidades ........................................................................................................................ 2 OBRAS E SERVIOS DE ENGENHARIA ............................................................................ 2 COMPRAS E OUTROS SERVIOS ...................................................................................... 2 5.2.1. Atividade: formalizao do processo de aquisio/ contratao de servios aquisio direta........................................................................................................................................... 2 5.2.2. Atividade: formalizao do processo de aquisio/ contratao de servios - procedimento licitatrio .................................................................................................................................... 3 5.2.3. Atividade: formalizao do processo de adiantamento ....................................................... 5 5.2.4. Atividade: formalizao do processo de incorporao ao Patrimnio dos bens e equipamentos doados Unidade ................................................................................................. 6 5.2.5. Atividade: formalizao do processo de incorporao ao Patrimnio dos bens e equipamentos transferidos Unidade .......................................................................................... 6 5.3. Modelos de documentos ....................................................................................................... 6 5.3.1. Modelo de pedido de oramento ........................................................................................ 7 INSTITUTO FLORESTAL........................................................................................................ 7 Dados Nossa Caixa Nosso Banco ......................................................................................... 7 Agncia n. ................................................................................................................................ 7 Total da Proposta ..................................................................................................................... 7 5.3.2. Modelo de pedido de aquisio de materiais ...................................................................... 8 INSTITUTO FLORESTAL........................................................................................................ 8 5.3.3. Modelo de pedido de contratao de servios .................................................................... 9 INSTITUTO FLORESTAL........................................................................................................ 9 5.3.4. Modelo de pedido de conserto de equipamentos .............................................................. 10 INSTITUTO FLORESTAL...................................................................................................... 10 5.3.5. Modelo de ficha para cadastro de empresas ..................................................................... 11 INSTITUTO FLORESTAL...................................................................................................... 11 DADOS CADASTRAIS .......................................................................................................... 11 5.3.6. Modelo de solicitao de adiantamentos .......................................................................... 12 Instituto Florestal .................................................................................................................... 12 SOLICITAO DE ADIANTAMENTO ................................................................................. 12 Nome ................................................................................................................................... 12 CPF ...................................................................................................................................... 12 rea / Setor ......................................................................................................................... 12 Data ..................................................................................................................................... 12 Responsvel pelo Adiantamento ........................................................................................ 12 Chefe da Seo .................................................................................................................. 12 Diretor da Diviso ............................................................................................................. 12 5.3.7. Modelo de Formulrio de transferncia ........................................................................... 13 INSTITUTO FLORESTAL...................................................................................................... 13 5.3.7. Modelo de Boletim de Frequncia ................................................................................... 14 INSTITUTO FLORESTAL...................................................................................................... 14 5.4. Projetos de Parcerias .......................................................................................................... 15 5.4.1. Convnio ......................................................................................................................... 15 5.4.2. Consrcio ........................................................................................................................ 15 5.4.3. Contrato Administrativo .................................................................................................. 15 5.4.4. Concesso ....................................................................................................................... 15 5.4.5. Permisso de Uso de Bem Pblico................................................................................... 16 5.4.6. Agreement ................................................................................................................... 16 5.4.7. Patrocnio ........................................................................................................................ 16 5.4.8. Acordo de Cooperao Internacional ............................................................................... 16 5.4.9. Projeto de Cooperao Tcnica Internacional (PCTI) ...................................................... 16
5.19

ENCARTE 5 PLANO DE MANEJO ESTAO ECOLGICA DE PAULO DE FARIA

5.4.10. Principais etapas em Projetos de Parcerias ..................................................................... 16 a) identificao e anlise da iniciativa ....................................................................................... 17 b) formulao de alternativas de soluo ................................................................................... 17 c) escolha de alternativa de soluo ........................................................................................... 17 d) identificao dos problemas especficos da Parceria .............................................................. 17 e) explicitao dos objetivos e resultados .................................................................................. 17 f) Estabelecimento de etapas para a execuo ............................................................................ 17 g) Detalhamento das etapas em atividades ................................................................................. 17 h) definio da estrutura organizacional .................................................................................... 17 i) Especificao dos recursos e suas fontes ................................................................................ 17 j) Elaborao do Plano de Trabalho e Minuta ............................................................................ 17

5.20