Secretaria de la Funcin Pblica

Manual de Administrador Local BEOP

Bitcora Electrnica de O b r a P bl i c a

Manual de usuario Para el Administrador Local

Versin 1- 2011
Fecha de ltima actualizacin: Enero 2011 1

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Contenido 1. 2. 3. 4. 5. Qu es la Bitcora Electrnica de Obra Pblica (BEOP) Beneficios de la BEOP Modelo de operacin de la BEOP El Administrador Local Usuarios Finales: - Residente de obra - Superintendente de construccin - Supervisor de obra 6. Operacin del programa informtico BEOP - Ingreso al sistema - Cambio de contraseas - Panel del Administrador 7. 8. Consideraciones importantes para el ingreso de datos Los cinco pasos que debe realizar el Administrador Local - Paso uno: Definir la empresa contratista - Paso dos: Registro de personas - Paso tres: Cuentas de usuarios - Paso cuatro: Registro del contrato - Paso cinco: Asignacin de usuarios finales al contrato 9. Herramienta de monitoreo 10. Monitoreo de sesiones 11. Dnde encontrar ayuda

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Qu es la BEOP? Programa informtico autorizado por la Secretara de la Funcin Pblica que representa el instrumento tcnico que, por medios remotos de comunicacin electrnica, constituye el medio de comunicacin entre las partes de un contrato de obra pblica o de servicios relacionados con la misma, en donde se registran los asuntos y eventos importantes que se presentan durante la ejecucin de los trabajos. Fuente: Acuerdo por el que se establecen los lineamientos para regular el uso del programa informtico para la elaboracin, control y seguimiento de la bitcora de obra pblica por medios remotos de comunicacin electrnica.

Beneficios de la BEOP Informacin en tiempo real de lo que sucede en una obra Seguridad de manejo de informacin Implementacin de Firma Electrnica Avanzada para garantizar la autenticidad de la informacin Informacin veraz, oportuna y clasificada Las Dependencias o Entidades pueden respaldar su informacin de manera digital e impresa

Modelo de operacin BEOP

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El Administrador Local Es el servidor pblico designado por el administrador de la Dependencia o Entidad como responsable de administrar y controlar los accesos al programa informtico por parte del residente de obra, supervisor de obra y superintendente de construccin. Fuente: Acuerdo por el que se establecen los lineamientos para regular el uso del programa informtico para la elaboracin, control y seguimiento de la bitcora de obra pblica por medios remotos de comunicacin Electrnica. Funciones del Administrador Local a) Capturar, verificar y, en su caso, validar en el Programa Informtico de la BEOP: Los datos generales de los contratos de obras pblicas y de servicios relacionados con las mismas, y La informacin relativa a las altas, bajas y cambios de los Usuarios Finales b) Habilitar o deshabilitar en el Programa Informtico de la BEOP a los Usuarios Finales, mediante la entrega o cancelacin de las claves de usuario y contraseas generadas en el Programa Informtico de la BEOP. c) Solicitar a la UCAOP el soporte tcnico que requieran para el uso del Programa Informtico de la BEOP. d) Monitorea sesiones sobre el asentamiento de notas y uso del sistema.

Usuarios finales Los usuarios finales son: el residente de obra, el supervisor de obra y el superintendente de construccin. Lo anterior, de acuerdo a los lineamientos para regular el uso del programa informtico para la elaboracin, control y seguimiento de la bitcora de obra pblica por medios remotos de comunicacin electrnica, emitidos por la Secretara de la Funcin Pblica

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Residente de Obra

Servidor Pblico designado por escrito por la Dependencia o Entidad. Responsable de asentar las notas de bitcora relativas a su apertura, validacin y cierre. Supervisa, vigila, controla y revisa los trabajos de las obras Crea, abre, cierra y firma notas de bitcora Configuracin de servicios de alerta y mensajes de las bitcoras de su propiedad

Superintendente de Construccin (Contratista)

Es el representante del Contratista ante la Dependencia o Entidad para cumplir con los trminos y condiciones pactadas en el contrato, en lo relacionado con la ejecucin de los trabajos Responsable de asentar notas de bitcora Crea, abre, cierra y firma notas de bitcora

Supervisor de Obra

Es un servidor pblico designado por la Dependencia o Entidad, o persona fsica o el representante legal de una persona moral externa nombrada por contrato Realiza las mismas funciones que el Residente con la salvedad de no poder iniciar bitcoras Vigila y da seguimiento a la bitcora electrnica Crea, abre, cierra y firma notas de bitcora Configuracin de servicios de alerta y mensajes de las bitcoras de obra

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Operacin del programa informtico de la BEOP Ingreso al sistema Para ingresar a la pgina donde se encuentra disponible el programa informtico de la BEOP y hacer uso del mismo slo se requiere contar con equipo de cmputo con acceso a Internet: http://beop.funcionpublica.gob.mx/bitacora/ Para capacitacin: http://capacitacionbeop.funcionpublica.gob.mx:8080/bitacora Para mayor informacin de requerimientos tcnicos, consulte el manual de usuario disponible en la pgina principal de la BEOP.

Cambio de contrasea En el men vertical, seleccione Cambiar Contrasea para actualizar su cdigo, o bien la de los usuarios finales

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Panel del Administrador

1 Encabezado

Men

Panel de opciones de men

Consideraciones importantes para el ingreso de datos Antes de efectuar el registro de informacin relacionada con la empresa Contratista, las personas, las cuentas de usuario y el contrato, verifique lo siguiente: 1. Que la persona no est dada de alta en el sistema, de lo contrario slo agregue una nueva cuenta de usuario para el rol que desempear, O bien si el usuario ya cuenta con una clave de usuario para el mismo rol en la dependencia, utilice la clave ya existente. 2. Cuando agregue una cuenta de usuario, nicamente visualizar las reas de Trabajo de su adscripcin. 3. Cada usuario final que agregue debe contar con Firma Electrnica Avanzada expedida por el SAT. 4. Realice una bsqueda de la empresa contratista por su nombre o RFC, si an no se encuentra en la base de datos, proceda a darla de alta. 5. Las reas disponibles en el Catlogo son las registradas en el sistema Compranet de la Secretara de la Funcin Pblica.

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6. Los datos del contrato deben coincidir con el registro en Compranet. 7. Una vez capturados los datos del contrato, estos no podrn ser modificados, por lo que debe verificar que toda la informacin sea correcta antes de guardarlos. 8. Una vez iniciada la bitcora por el residente de obra, el administrador local es el responsable de agregar nuevos usuarios que se deseen incorporar. 9. Si se asign un residente de obra a un contrato y ste no concluy la apertura, o bien no firm electrnicamente la mismas, deber eliminarse esta asignacin y darse de alta un nuevo residente. 10. Puede agregar o reemplazar a un supervisor de obra an cuando la bitcora ya haya iniciado, o bien reemplazar un residente de obra. 11. Una misma persona no podr ser asignado con roles diferentes en un mismo contrato. 12. Puede eliminar el privilegio de firma de algn usuario, o bien eliminarlo de la asignacin del contrato, para lo cual primero deber asignar al usuario que ocupar la funcin del anterior.

Los cinco pasos que debe realiz ar el Administrador Local para la creacin de contratos 1. 2. 3. 4. 5. Cree o seleccione la empresa contratista Registre las personas que participarn en la obra Cree las cuentas de usuario de acuerdo a su rol Registre los datos del contrato Asigne al contrato los usuarios finales responsables de dar seguimiento a la bitcora

El siguiente paso: El residente de obra debe iniciar la bitcora mediante el registro de la nota de apertura y de validacin, en coordinacin con el superintendente de construccin.

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Paso uno: Definir la empresa contratista Busque la empresa contratista, antes de ingresar una empresa contratista, busque si no se encuentra en el catlogo de contratistas. Si no existe, proceda a darla de alta.

Datos necesarios para el alta de la empresa contratista

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Para dar de alta una Empresa contratista para obras de Administracin Directa, debe realizar el siguiente procedimiento:

1. Debe dar de alta su AREA como empresa contratista pero seleccionndola como ADMINISTRACIN DIRECTA, es decir; haciendo clic en el recuadro naranja de la pantalla (en caso que no le aparezca habilitada para seleccionar es porque ya esta seleccionada)

2. Dar de alta al residente. 3. Dar de alta otro usuario pero encargado de la Administracin Directa, al momento de seleccionarlo le aparecer como opcin su rea de trabajo.

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4. En el contrato en contratista deber seleccionar normalmente y le aparecer UNICAMENTE su rea de trabajo por lo tanto en rea como en contratista deber aparecer el mismo nombre.

5. Al momento de asignar los usuarios al contrato deber asignar como residente al primero que asign, y en superintendente de construccin el nico que le aparecer ser el usuario que asign como Administracin Directa. nicamente le aparecer el usuario que asign como administracin directa

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Paso dos: Registro de personas Al igual que con la Empresa contratista, verifique que las personas que desea dar de alta no se encuentren en el sistema.

Registre todas las personas que accedern al sistema en Panel del Administrador - Personas

Este campo se refiere a la abreviatura de la profesin; por ejemplo: Ing, Lic, C.P., Arq. Etc.

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Paso tres: Cuentas de usuarios

Al dar clic en SELECCIONAR, se abrir un cuadro de bsqueda de la persona a la que desea asignar un rol. La bsqueda puede realizarse por Nombre o RFC.

Una vez que seleccion a la persona a la que asignar un rol, debe elegir alguna de las 3 opciones del rea. Para el rol de Residente y Supervisor, debe elegir el rea de GOBIERNO, en la cual se desplegar la ventana de las reas disponibles de acuerdo a la Dependencia a la que pertenece el Administrador Local.

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Para el rol de Superintendente, deber elegir la opcin CONTRATISTA, en la cual se abrir el cuadro de bsqueda de la Empresa contratista para asignar al usuario.

Al elegir ADMINISTRACION DIRECTA, de igual manera se abrirn las reas disponibles para el contratista.

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Una vez seleccionada el rea, el campo MIEMBRO DE se desplegar, si el rea elegida fue la de Gobierno, entonces podr seleccionar el rol de Residente o el de Supervisor.

Al seleccionar la Empresa contratista, el campo solamente desplegar esta opcin.

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Lo mismo sucede al seleccionar la opcin de Administracin directa.

Debe crear una cuenta de usuario para cada persona, dependiendo el rol con el que vaya a interactuar en el sistema, y no podr tener ms de una clave por Dependencia o Empresa contratista. Por ejemplo, no podr tener 2 cuentas de Residente de la misma dependencia.

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Paso cuatro: Registro del contrato El registro de los contratos se presentar en pantallas diferentes, dependiendo si el Administrador local pertenece a la Administracin Publica Federal o a alguna Entidad Federativa. Primero debe verificar que el contrato no se encuentre dado de alta.

Para el registro de un contrato que pertenece a la Administracin Publica Federal, deben capturarse los datos que se muestran en la siguiente pantalla:

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Cuando se d de alta un contrato por parte de un Administrador de Entidad Federativa, los datos necesarios a capturar son los siguientes:

Seleccione el programa al cual pertenece la obra.

Gasto Indirecto de Caja

Paso cinco: Asignacin de usuarios finales al contrato Seleccione el c ontrato en la opc in de Catlogos y a continuac in pres ione c lic en Asignar a Us uarios

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Selecc ione el icono correspondiente a cada tipo de usuario para agregar cuantos sean necesarios

Realice la bs queda por nombre o apellido de la pers ona

No es necesario que indique el nombre completo

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Pres ione el botn Terminar para c onc luir el proc eso

Con esto ha terminado el ciclo de creacin de contratos. A continuacin, el nuevo Residente de obra debe ingresar al sistema y continuar con la apertura de la bitcora. Si durante el proceso se requieren hacer cambios, el Administrador local podr realizarlos. Puede eliminar a un us uario de la as ignac in de un contrato, s iempre y cuando an no conc luyan la apertura de la bitcora.

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Para eliminar a un usuario de la as ignac in de un contrato en el que ya se concluy la apertura de bitcora, se deber realizar el siguiente proc edimiento: 1. Asignar al nuevo usuario al contrato. Una vez que se encuentren los dos usuarios asignados, y se tengan como mnimo 3 notas ya sea como borrador o firmadas, se habilitar la opcin FIRMA, elimine el privilegio de firma al usuario que desea desasignar del contrato.

2. Una vez eliminado el privilegio de firma, el sistema habilitar la opcin para desasignar al usuario del contrato.

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Herramienta de Monitoreo Acceda al Panel del Administrador y encontrar la opcin de Monitoreo

En la opcin de Estadsticas tendr las opciones de crear consultas de notas por Usuario, Contratos o reas. El sistema permite exportar todos los reportes a PDF o EXCEL. La opcin de notas por Usuarios: Mostrar el nmero de notas que hayan asentado los usuarios que cre el administrador local.

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La opcin de notas por Contratos: Mostrar el nmero de notas que se han asentado por contrato y por mes.

La opcin de notas por rea: Mostrar el nmero de notas por rea y ao de registro de acuerdo a la adscripcin del Administrador local.

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Monitoreo de Sesiones Se presentan las sesiones por orden cronolgico. Si desea el detalle de un registro, presione clic sobre la clave de sesin. Tambin, puede realizar consultas de usuarios especficos mediante una bsqueda por clave de usuario

Ejemplo del detalle de consulta de una sesin.

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Monitoreo de Reportes El Administrador local podr observar los siguientes reportes

Al igual que las otras herramientas, los reportes pueden ser exportados PDF o Excel. 1. Reporte por contratos y bitcoras: Genera un reporte de los contratos y bitcoras capturados en un lapso de tiempo determinado. Debe elegir una fecha de inicio y una final para que se genere el reporte de bitcoras.

Este icono permite regresar al listado de Reportes que puede generar el Administrador local.

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2. Reporte de tipo de notas por Dependencia o Entidad: Genera el reporte de - Los tipos de nota utilizados por las Dependencias o Entidades - La cantidad de notas que se asentaron de cada tipo.

3. Reporte de contratos por empresa contratista: Genera el reporte de los contratos y bitcoras capturados por las empresas contratistas en un periodo de tiempo determinado.

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4. Reporte de personas asignadas por rol: Genera el reporte de las personas asignadas en la Dependencia, el contrato al que fue asignado, as como el rol con el que se desempea en dicho contrato.

5. Reporte de Usuarios por Entidad o Dependencia: Indica el total de usuarios asignados a la Dependencia o Entidad.

6. Reporte de contratos y bitcoras por rea.

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7. Reporte de notas por rea: Muestra el nmero de notas registradas por el rea en cierto periodo de tiempo.

Dnde encontrar ayuda Para mayor detalle de la operacin del sistema consulte el manual en lnea y los tutoriales disponibles en la pgina principal del sistema y dentro del mismo En la pgina principal Dentro del sistema

Correo de mesa de ayuda: beop@funcionpublica.gob.mx

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