A Importncia de uma Administrao de Contratos Competente

Escrito por Roberto de Arajo Lima

PEQUENA INTRODUO SOBRE CONTRATOS Um Contrato Lei entre as Partes. Em um Contrato est refletida a vontade das Partes, que decidiram com total autonomia da vontade, expressando a forma como deve ser conduzido o seu objeto. Mas, especialmente em contratos que se destinam execuo de obras ou implantao de Projetos de Engenharia, desde os mais simples aos mais sofisticados, praticamente impossvel que os fatos se desenvolvam exatamente dentro dos parmetros estabelecidos, ou que tenham as Partes conseguido antever todas as condies e detalhes que iro ocorrer durante o seu desenrolar. Fatos supervenientes, alteraes das condies geolgicas, hidrolgicas, pluviomtricas, mudanas de legislao, modificaes dos projetos arquitetnicos, de instalao, de acabamentos, detalhes construtivos, necessidades no previstas da Contratante e tantos outros, estaro sempre exigindo revises do Contrato e das condies adrede estabelecidas. A melhor forma, como se ver na seqncia, se dotar a estrutura organizacional do Projeto de uma competente Administrao Contratual, que possibilite gerenciar, da melhor forma possvel, todas essas alteraes. RAZES PARA A ATENO QUE DEVE SER DADA ADMINISTRAO CONTRATUAL O desenvolvimento de um Projeto de Engenharia uma atividade essencialmente dinmica, que exige de todos os envolvidos uma ateno diuturna e uma ao atuante e presente, para que todos os problemas operacionais recebam um tratamento imediato. Torna-se muito difcil para a Equipe de Gerenciamento do Projeto, especialmente para o Gerente Geral, dar aos fatos que, a todo o momento, alteram as condies contratualmente estabelecidas, a ateno necessria e imprescindvel para que no seja destrudo o equilbrio econmico-financeiro do Contrato. Por outro lado, esta ateno no pode ser postergada ou minimizada, pois dela depende que sejam atingidas, ao final do Projeto, as metas estabelecidas no seu nascedouro. Desta forma, necessrio que se estabelea uma forma de se estar atento a todas as alteraes ocorridas nas condies constantes do Planejamento Inicial, que foi estabelecido a partir das estipulaes presentes no Contrato e em seus Anexos, sem causar interferncias danosas ao desenvolvimento do Projeto em todas as suas fases. A Administrao Contratual, , pois, uma atividade indispensvel em um Contrato, especialmente em um Projeto de Engenharia. Cada vez mais, a Administrao Contratual uma atividade profissional, que deve ser

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exercida com competncia, seriedade e constncia. A Contratante est cada vez mais aparelhada para exercer sua parte e a inexistncia ou fragilidade por parte da Contratada em agir dentro dos corretos conceitos de busca do restabelecimento do equilbrio contratual, condena-a a arcar com perdas financeiras e econmicas que, certamente, no estavam previstas no seu Oramento. POSTURA COLETIVA Por um lado, as diversas reas do Projeto tm suas funes bem definidas e no podem assumir a responsabilidade pela Administrao do Contrato, sob pena de, foradas pelas responsabilidades intrnsecas de sua funo, relega-la a um segundo plano. Faz-se necessrio, portanto, que se crie uma rea especfica para cuidar da Administrao do Contrato, ligada diretamente Gerncia maior do Empreendimento. Por outro lado, esta rea acima sugerida, no poder, sozinha, responder por todos os aspectos envolvidos em uma Administrao Contratual. Todas as demais reas devem estar motivadas e envolvidas para atender s sugestes e orientaes da Administrao de Contratos e, muito especialmente, para dota-la de todas as informaes necessrias para que nada deixe de ser registrado e solucionado. Somente a Postura Coletiva da equipe possibilitar a ao profiltica e teraputica que deve exercer a Administrao Contratual. QUANDO COMEA A ADMINISTRAO CONTRATUAL Uma boa Administrao Contratual deve comear no comeo. Ou antes. O ideal seria que houvesse uma participao de algum voltado para a Administrao Contratual, como parte da equipe ou atravs de Consultoria externa, atuando junto aos que estejam voltados para determinado Projeto, desde a fase de prospeco, negociao, apresentao da proposta e, principalmente, na discusso do Contrato. Com esta atitude, inmeros problemas que poderiam surgir durante o desenvolvimento do Projeto, j poderiam ser resolvidos no nascedouro, quando as Partes esto, normalmente, mais dispostas ao dilogo e quando a discusso tem uma caracterstica terica, vez que nada ainda aconteceu. CONHECIMENTO DO CONTRATO Assinado o Contrato e complementada a equipe que vai tocar o Projeto, uma atividade que deve anteceder a muitas das aes operacionais, o estudo e conhecimento do Contrato por todos os envolvidos. Algumas clusulas do Contrato so essenciais e devem ser conhecidas de todos. Entre elas: Obrigaes e Direitos da Contratante;

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Obrigaes e Direitos da Contratada; Normas de Medio e Pagamento; Itens da Planilha Contratual Especificaes Tcnicas

As clusulas contratuais devem ficar claras para todos. Caso se faam necessrios esclarecimentos, deve-se busca-los atravs da rea Jurdica da empresa, das reas tcnicas, do pessoal de contabilidade, do setor encarregado de tributos e encargos sociais e de todos aqueles que possam trazer informaes que ajudem a tornar o Contrato uma pea simples e de fcil utilizao. FIXAO DE COMPETNCIAS A rea de Administrao do Contrato tem como uma de suas primeiras funes, definir, juntamente com a Gerncia do Empreendimento, as competncias e obrigaes de cada um dos setores componentes do organograma do Projeto. Com isto, estaro sendo evitados dois grandes problemas que costumam ocorrer nas organizaes: Ningum se considera responsvel por determinada obrigao contratual, pois cada um est imaginando que outro dever atende-la, o que resulta no descumprimento do acordado; Mais de um se considerando responsvel por uma determinada obrigao, resultando em uma duplicidade ou multiplicidade de informaes sobre o mesmo assunto, no raras vezes antagnicas ou contraditrias. ARTICULAO INTERNA E EXTERNA Para o bom desempenho da Administrao Contratual, necessrio uma permanente articulao e relacionamento, tanto entre os diversos elementos da equipe do Projeto, como com os componentes da Contratante ou de seus representantes. A articulao interna, dependendo da importncia e da complexidade do assunto, pode ser formal, com os devidos e necessrios registros, ou se manter em carter informal, atravs de troca de idias, sugestes ou comentrios. J a articulao externa deve sempre ser formal ou formalizada, atravs de Atas de Reunio, registros diversos, troca de e-mails, ou qualquer outra maneira de deixar indiscutvel tudo que foi acordado ou definido na ocasio. PRINCIPAIS ATIVIDADES DA ADMINISTRAO DE CONTRATOS rea incumbida da Administrao Contratual compete uma srie de atividades destinadas consecuo de seus objetivos. Podemos destacar: Planejamento

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Todas as atividades relativas Administrao Contratual devem ser planejadas com a necessria antecedncia, dentro das melhores tcnicas disponveis. Controle As obrigaes contratuais devem ser controladas para que no deixem de ser atendidas na forma e prazo contratualmente definidos. Diligenciamento preciso fazer com que as coisas aconteam. Fornecimento de informaes A rea encarregada da Administrao Contratual deve estar sempre pronta a fornecer, s demais reas, todas as informaes necessrias para que as mesmas tomem as atitudes e decises mais condizentes com as prescries contratuais Coordenao de interfaces Cabe Administrao Contratual a coordenao de todas as reas cinzentas relacionadas ao Contrato, definindo, em cada caso, a quem compete a feitura de cada uma das tarefas. Registro Todas as atividades devem estar registradas de alguma forma: correspondncias, registros em livros ou dirios de obra, atas de reunio, fotografias, desenhos, projetos, filmes, etc. Cabe rea de Administrao Contratual a guarda, arquivo e catalogao de toda essa documentao. Atualmente, o processo de registro das atividades vem recebendo uma grande colaborao de programas de informtica especialmente desenhados com esta finalidade, que possibilitam no somente o registro integral de toda a documentao, como a fcil e rpida localizao da mesma, quando necessrio. CONCLUSO Uma boa, competente e eficaz Administrao Contratual a forma mais simples e mais correta para ajudar a Gerncia do Projeto a cumprir todas as suas obrigaes, exercer todos os seus direitos e extrair do Contrato tudo a que a Contratada faz jus pelos servios prestados. Satisfazer o Cliente cumprir, com a maior fidelidade possvel, tudo o que foi prometido quando da Contratao. ----------------------------Roberto de Arajo Lima engenheiro civil pela Escola Politcnica de Pernambuco, com ps-graduao em Administrao de Empresas pela Escola de Administrao de Empresas da Fundao Getlio Vargas de So Paulo. Alm de diversos cursos sobre Administrao de Contratos no Brasil, tambm participou de Seminrios na Flrida e no Texas, nos Estados Unidos e em Londres, na Inglaterra. Organizou vrios Seminrios sobre Administrao de Contratos com participao de destacados expositores nacionais e internacionais. Depois de trabalhar por muitos anos na Camargo Corra, como Gerente de Administrao de Contratos, abriu, com seu irmo, a empresa de consultoria ARAJO LIMA, engenheiros associados Ltda. que presta servios de engenharia consultiva a diversas das melhores empresas de engenharia do Brasil. E-mail: r.araujolima@uol.com.br

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