ASISTENTE RELACIONISTA

Expresiones como la secretaria es la imagen de la empresa, la secretaria es el enlace entre la empresa y la secretaria es la mano derecha del jefe, son conceptos en los cuales las Relaciones Pblicas desempean un papel definitivo.

Para comprenderla incidencia de estos trminos en la Relaciones Pblicas, debemos recordar su definicin: son un proceso continuo de comunicacin efectiva para mantener el inters y la confianza del pblico por la organizacin.

La secretaria desempea un papel importante en las relaciones externas de la empresa

Por qu su relacin con la secretaria? Porque gran parte del tiempo de trabajo, la secretaria lo debe dedicar a resolver inquietudes que tienen que

ver, en la mayora de los casos, con las actividades de la organizacin, los servicios que presta y los productos que ofrece.

La prctica de las Relaciones Pblicas ha cobrado vigencia a raz del concepto de calidad total, especficamente en lo que hace relacin con las teoras de servicio al cliente, analizadas en la primera parte de la unidad.

Las Relaciones Pblicas vistas como un elemento de la Gerencia del servicio, son permanentes porque se fundamentan en los momentos de verdad que cada instante debe afrontar la secretaria, los cuales debe asumir con gran responsabilidad y profesionalismo, porque de estos momentos depende la buena o mala imagen que el cliente se forme de la empresa. No cabe la menor duda que la aceptacin de la empresa y de sus servicios o productos, depende de la impresin que el pblico se forme de ellos y de la simpata personal hacia ella.

Por eso esto que todos los funcionarios de la organizacin y en particular la secretaria, por ser el primer contacto con la empresa, deben conocer las tareas y responsabilidades de los dems funcionarios. Para ello es necesario estar al da en las polticas de la organizacin, los productos o servicios que ofrece, los cambios de personal y en los dems aspectos que, segn la experiencia, exige estar actualizados. Generalmente las organizaciones un boletn para dar a conocer esta informacin; si no existe este medio, es un deber de la secretaria obtenerla. De esta manera podr dar solucin a muchas de las inquietudes del cliente o por lo menos estar segura de que lo remite a la persona indicada.

Uno de los sntomas ms comunes de mediocridad en las Relaciones Pblicas se presenta cuando se descubre que es necesario atravesar todo el laberinto de la organizacin para resolver algn problema. Eso no es en eta oficina, tendr que acudir a no tengo ni idea, son respuestas muy comunes que deterioran la imagen empresarial.

El tener un amplio conocimiento de la empresa es un comienzo de organizacin de las relaciones internas. Un buen ambiente de relaciones interpersonales dentro de la organizacin es, por su puesto, la base de unas Relaciones Pblicas efectivas porque son sus resultado.

El extenso mbito en el que circula la Secretaria Relacionista la familiariza con toda la organizacin y debe tener toda la capacidad suficiente para analizar dnde hay fallas y cmo mejorarlas.

Algunos comportamientos mejoran estas relaciones:

Resaltar los aspectos positivos de los dems. Participar en los eventos sociales programados por la organizacin. No aceptar comentarios negativos de los compaeros. Hacer notar, con mucho tacto, las fallas de los dems. Respectar la vida de las personas. No criticar, presentar soluciones.