Indice # Pgina Introduccin 1 Definicin de Ofimtica 2 Las mquinas de escribir 3 Procesadores de texto 4 Computadoras u ordenadores 4 Dictfonos 7 Reproduccin y Almacenamiento

miento de documentos .. 7 Aproximacin al paradigma documental para entornos Ofimticos 9 La mquina documental . Ejemplos 11 Ofimtica Cooperativa: Redes, Comunicaciones y Trabajo en Grupo 15 Teleconmutacion 18 Otros avances de automatizacin 19 Conclusin 21 Bibliografa 22 Introduccin Hoy presentamos un valioso trabajo sobre la Ofimtica. Este importante material de apoyo, nos ayudar a comprender, desarrollar, y en consecuencia fortalecer nuestras bases para que ms adelante podamos transcurrir en el conocimiento de la Ofimtica en un entorno de oficina y otros. A travs del mismo pretendemos adquirir los conocimientos necesarios sobre la Ofimtica y hacerlos nuestros. 1

Ofimtica Ofimtica es una palabra bonita pero gastada por su uso. De entre todos los significados que nos sugiere el ms completo sera, expresado sencillamente, el de Organizacin y Tecnologa. Ofimtica es la perspectiva que estudia el uso de tecnologas de la informacin en el trabajo de las oficinas, entendindolas por oposicin a industria. El rpido crecimiento del sector servicios dentro de la economa, iniciado a mediados de la dcada de los setenta, ha creado un nuevo mercado de equipos de oficina de tecnologa avanzada. La creciente incorporacin de microchips y microcircuitos a los equipos ha difuminado la frontera entre el ordenador o computadora y el resto de la maquinaria. Todas las mquinas de oficina modernas (mquinas de escribir, dictfonos, fotocopiadoras, equipos telefnicos y calculadoras, entre otras) contienen un microprocesador. En la actualidad, los ordenadores (independientes o conectados a una red) equipados con programas especializados realizan tareas de telecopia, fax, correo de voz o telecomunicaciones, que anteriormente eran realizadas por otros equipos. Las computadoras, adems de haber sustituido prcticamente a las mquinas de escribir, a las calculadoras y a los equipos de contabilidad manual, realizan tambin tareas de diseo grfico, de planificacin, de produccin y de diseo de ingeniera. Los documentos de oficina son, generalmente, registros producidos mecnica o electrnicamente (por ejemplo, cartas, hojas de clculo, informes y facturas). Se realizan en equipos tales como mquinas de escribir, procesadores de texto y computadoras, y se pueden guardar en papel o en soporte electrnico. Las Maquinas de Escribir Las Maquinas de Escribir manual, que se empez a utilizar en 1870, ha desaparecido prcticamente de la oficina moderna, siendo sustituida por la mquina elctrica o electrnica, el procesador de textos especfico y los programas de tratamiento de textos para computadoras. La mquina de escribir elctrica utiliza caracteres metlicos moldeados individualmente o una bola giratoria con caracteres en relieve que golpean sobre una hoja de papel a travs de una cinta tintada, produciendo la estampacin del carcter sobre el papel. Muchas mquinas de escribir tienen un segmento de cinta independiente que elimina la impresin del papel y permite as al usuario borrar texto. Las mquinas de escribir elctricas han sido sustituidas, a su vez, por mquinas electrnicas equipadas con una memoria interna capaz de almacenar desde un par de lneas de texto hasta ms de 40.000 caracteres. Esta capacidad de memoria permite al usuario, por ejemplo, hacer copias de una misma carta con diferentes direcciones. Las mquinas electrnicas son un hbrido entre las mquinas de escribir elctricas y los ordenadores. Al disponer de un microprocesador, permiten al usuarios centrar cabeceras, alinear nmeros decimales en tablas numricas y detectar palabras que no se encuentran en el diccionario de ortografa. La mayora de las mquinas electrnicas tambin permiten visualizar el texto en una pequea pantalla de cristal lquido antes de su impresin. Procesadores de textos A principios de la dcada de 1980 aparecieron los procesadores de textos, es decir, computadoras diseadas exclusivamente para el tratamiento de textos. Los procesadores de textos especficos, al igual que el software de tratamiento de textos de los ordenadores personales, presentan muchas funciones de edicin que facilitan el manejo del texto, como la capacidad de insertar texto en cualquier punto de un documento, de borrar, de cortar y pegar texto (mover bloques de texto a otro punto) y de buscar y sustituir partes del mismo. Estas funciones permiten al usuario realizar mltiples cambios en un documento sin necesidad de tener que reescribirlo. Adems, el software de tratamiento de textos puede incorporar una funcin de composicin de 2

tipos de letra y otra de diseo de pgina para permitir al usuario disear electrnicamente la pgina a imprimir, dando paso a la actividad de oficina conocida como autoedicin. El texto editado por el procesador de textos se almacena en un disco magntico o similar para su uso posterior, o se enva a una impresora para producir un documento en papel (copia impresa). Computadoras u ordenadores Durante la primera mitad del siglo XX, las tareas financieras y de contabilidad se realizaban manualmente o con mquinas contables, de facturacin, de tabulacin o similares. Hacia 1950, estas mquinas fueron sustituidas por `mainframes', costosas mquinas de gran tamao y alta velocidad que requeran operadores especiales y una instalacin de aire acondicionado para evitar recalentamientos. Estas mquinas, que ya slo se utilizan en grandes empresas que necesitan procesar un gran volumen de datos, trabajaban en tiempo compartido, es decir, varias empresas utilizaban un mismo mainframe y se repartan el coste del equipo. Esto garantizaba la mxima rentabilidad de ste. Los mainframes con terminales remotos y monitor propio, que permitan el acceso simultneo de muchos usuarios, aparecieron a mediados de la dcada de los setenta. Sin embargo, con la aparicin del miniordenador (ms pequeo y menos complejo) se pudo disponer de una alternativa mucho ms econmica. Su fabricacin fue posible gracias al transistor y a la microelectrnica. Estas mquinas, que se empezaron a utilizar en las empresas en la dcada de 1960, se han introducido ampliamente en el comercio y en la administracin: los terminales conectados a la unidad de control (CPU) se encuentran bajo el control directo del usuario. Recientemente ha irrumpido en el mercado la microcomputadora u ordenador personal (PC), que se ha adueado del entorno de oficina. Las computadoras de sobremesa cada vez son ms asequibles como resultado de la adopcin de la arquitectura PC, introducida en 1981. Aunque ya prcticamente todos los empleados disponen de su PC, resulta ms rentable compartir ficheros y perifricos, como impresora, mdem y escner. A finales de la dcada de los ochenta y principios de la de los noventa, muchas empresas decidieron conectar sus PCs a una red para formar un sistema uniforme. La red de rea local (LAN) surgi como respuesta a la necesidad de disponer de un sistema estandarizado para conectar las computadoras de una empresa. El mtodo de conexin ms habitual es la unin por cable de cada computadora a la red, aunque se encuentran en fase de investigacin otras posibilidades, como el uso de rayos infrarrojos, de ondas de radiofrecuencia y el sistema de cableado elctrico de edificios. Cuando las computadoras no se encuentran prximas fsicamente, la conexin a una red de rea amplia (WAN) puede realizarse por va telefnica, por microondas o a travs de un satlite de comunicaciones. La necesidad de conectar las computadoras entre s ha impuesto la utilizacin del dispositivo perifrico denominado mdem. El mdem permite a dos computadoras comunicarse por telfono para, entre otros servicios, acceder a una base de datos, transferir ficheros y enviar o recibir correo electrnico. Las velocidades de transmisin con este tipo de equipo eran al principio relativamente bajas (300 baudios o bits por segundo). En la actualidad, un mdem puede operar a velocidades de 50.000 baudios y disponer de funciones de deteccin de errores y compresin de datos. El escner permite introducir directamente en una computadora texto impreso o grficos. Para leer el texto primero hay que utilizar un software de reconocimiento ptico de caracteres (OCR), que convierte electrnicamente los documentos impresos en ficheros legibles por la computadora. El escner evita tener que escribir el texto impreso para introducirlo en la computadora.

Dictfonos Los dictfonos utilizan un micrfono y un dispositivo de grabacin/reproduccin para introducir voz electrnicamente, con el fin de almacenarla en una cinta u otro medio magntico para que despus un mecangrafo transcriba el mensaje. El equipo suele incluir un dispositivo que se acciona con el pie y que permite al mecangrafo parar, retroceder, avanzar o escuchar una cinta, quedando as sus manos libres para escribir en el teclado. REPRODUCCIN Y ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS Las mquinas de oficina para reproducir documentos con su tamao completo se denominan multicopistas y estn diseadas para hacer copias. Las empresas siguen almacenando sus documentos en papel en archivos, aunque gran parte de stos se almacenan ya electrnicamente o en pelcula. Multicopistas e impresoras Las multicopistas modernas suelen ser dispositivos electrostticos que crean imgenes por medio de cargas elctricas y partculas de tinta en polvo o tner. En el proceso electrofotogrfico, el mtodo ms habitual de fotocopiado, se induce electrostticamente la imagen especular de una pgina impresa sobre un cilindro de metal desde donde se transfiere a una hoja de papel en blanco. Las velocidades de copiado oscilan entre un par de pginas por minuto y ms de 1,5 pginas por segundo. Los procesos utilizados antiguamente para hacer copias ya no se usan en las oficinas actuales, aunque a veces se pueden encontrar en las escuelas y en otras instituciones. Estos procesos incluyen la duplicacin alcohlica, la duplicacin mediante matriz o el proceso diazoico. En la primera, un clich con el texto entintado se humedece con una solucin alcohlica para que vaya soltando la tinta grasa y la ceda a las hojas de papel en blanco; este proceso se repite rpidamente para imprimir muchas copias. En la multicopista mediante matriz se crea un clich de papel perforado similar a una plantilla al teclear o eliminar de otra forma una capa tintada impermeable sobre un tejido fibroso, y el clich se sujeta al rodillo entintador, que suelta tinta a travs de las perforaciones hasta el papel. El proceso diazoico, que utiliza papel sensible al amonaco, todava se utiliza en empresas de ingeniera y estudios de arquitectura para reproducir grficos en formatos de papel grandes. Impresoras conectadas a computadoras En las oficinas se reproduce un gran volumen de papel a travs de las impresoras conectadas a las computadoras. Entre las primeras impresoras utilizadas con PCs en el entorno de oficina se encontraban las impresoras de margarita y las de dedal, as denominadas por la forma de sus cabezas de impresin. A pesar de que su calidad de impresin era comparable a la de las mquinas de escribir, resultaban lentas y permitan reproducir texto, pero no grficos. Ms tarde fueron sustituidas por impresoras matriciales de puntos, de chorro de tinta y lser. La impresora matricial de puntos presenta un cabezal de 9 o 24 agujas que al golpear el papel a travs de una cinta crea dibujos de puntos que forman letras y nmeros en mltiples fuentes y tamaos. La impresora de chorro de tinta, que supone un avance frente a la matricial de puntos, proporciona una resolucin alta (cuanto ms alta es la resolucin, mejor es la calidad de impresin) y un funcionamiento silencioso. La impresora lser, que es el ltimo gran avance, utiliza una tecnologa similar a la de una fotocopiadora, ofrece velocidad, una alta resolucin de ms de 300 puntos por pulgada y un funcionamiento silencioso, que la hacen prcticamente imprescindible en los procesos de autoedicin. Microfilm y microfichas A pesar de que los documentos que se generan por computadora se suelen almacenar como ficheros en cinta magntica o disco, tanto estos documentos como los de papel se pueden almacenar tambin en microfilm o en microfichas. El espacio que para ello se necesita es muy reducido y el manejo y la recuperacin se simplifican 4

cuando se utiliza el microfilmado, pues reduce fotogrficamente las imgenes y crea transparencias en miniatura que se pueden ampliar para su lectura o impresin. Primera aproximacin al paradigma documental para entornos ofimticos Por tanto describiremos aqu los supuestos bsicos del paradigma documental para herramientas yentornos ofimticos. Orientado hacia los documentos. El trabajador genera documentos, que en funcin del tipo decontenido que vayan a tener, implicarn el uso de una aplicacin u otra. Obviamente losdocumentos deben ser compuestos y complejos, de modo que todas las perspectivas necesariaspara un proyecto, se puedan agrupar conceptualmente bajo la misma entidad genrica. El archivo de los documentos es lgico. Esto significa que el usuario debe desconocer en lamayora de los casos el archivo fsico de los documentos. El archivo debe realizarse con uncierto nivel de abstraccin, implicando estructuras documentales (carpetas, dossiers,documentos). Por otro lado el sistema de almacenamiento de archivos debe diferenciar, y mantener en entorno separados, los archivos de aplicaciones, la maquinaria, de los archivos de documentos. Se equilibra la funcin de creacin con la de archivo. La funcin documental est desarrollada. Esto implica que se puede manejar el propioescritorio o entorno de trabajo personal, como una base de datos documental, buscando por el contenido textual de los documentos, o bien a travs de la estructuras de archivo. La funcin documental adems de permitir la bsqueda y recuperacin tambin permite organizar el archivo de documentos, haciendo que ste sea dinmico y evolutivo. Los tres puntos aqu planteados se encuentran ya presentes en cierta manera en algunos de los entornos ofimticos, pero desperdigados, de modo parcial, y sobre todo sin una formulacin conjunta. La aplicacin de estos principios es lo que nos puede llevar a transformar el ordenador en una mquina documental. La mquina documental El ordenador no es nicamente una mquina de clculo, sino un procesador simblico. Y como tal puede entenderse en su conjunto, ya sea un ordenador aislado o una red, como un sistema documental, donde se plantean los problemas tradicionales de archivo, respresentacin y recuperacin de informacin. Se aade sin embargo a las tareas documentales la de elaboracin. Es pues un artefacto que asume todas las tareas de la teora de la cadena documental en sentido extendido. Ya Paul Otlet recoge en su tratado esta tecnologa tipo, denominndola Mquina documental (Izquierdo, 1995, pp.126127). No estamos ya hablando de un computador digital. Tratamos con una maquina que procesa documentos, y que permite tratar como documentos las comunicaciones, los datos, etc.. Las operaciones de documentar y crear, quedan unidas en una misma herramienta tecnolgica, que est abstrada de las restricciones de los sistemas operativos tradicionales. La mquina documental es un sistema informtico donde todas las funciones que se realizan con documentos estn enmarcadas en un diseo previo que garantiza su archivo y recuperabilidad. En realidad ms que una aplicacin concreta sera un entorno de trabajo que sustituye gran parte de la interaccin entre usuario y sistema a un alto nivel. No sustituye al Sistema Operativo en las tareas bsicas de mantenimiento, 5

entrada/salida y gestin de dispositivos, sino en las de organizacin y presentacin lgica de la informacin. En este sentido el estndar ATRIO (Almacenamiento, Tratamiento y Recuperacin de Informacin de Oficinas) plantea como objetivo que el trabajador podr generar informacin a travs de procesadores de texto y hojas de clculo y almacenarla y recuperarla, tanto en imagen como en texto, desde una nica interfaz. ATRIO supera, pues, el tradicional concepto de Gestin Electrnica de Documentos (GED), para entrar de lleno en el an ms moderno y eficiente concepto de Gestin Integrada de Documentos (GID). Podramos llamar a esto un Sistema Operativo Documental, situado un nivel por encima del S.O. habitual, que gestiona las operaciones con documentos. Por otro lado la mquina documental est orientada al individuo. Todo sistema documental debe estar cercano a la estructura mental de su usuario, de tal manera que sea en primera instancia un sistema documental personal, subjetivo, particular, pero al mismo tiempo integrado con el sistema documental de la organizacin. Ejemplos de mquinas documentales Aunque casi ningn entorno o aplicacin se adapta por completo a los requerimientos ideales de lo que he denominado mquina documental, si creo que es interesante comentar, desde el punto de vista de la gestin documental, algunas aplicaciones y modelos existentes, con caractersticas documentales avanzadas: OFFICE: Hablar de integracin ofimtica hoy es hablar del conjunto de aplicaciones Microsoft. Incluye aplicaciones de proceso de texto, hoja de clculo, presentaciones, base de datos, agenda. En su ltima versin, desde Office 97 al Office XP, integra estas funciones en torno a un mdulo llamado Outlook, un gestor de informacin personal. Permite incluir en los documentos objetos de otra aplicacin, por ejemplo una hoja de clculo dentro de un texto word. Al mismo tiempo pretende integrar los documentos web y el acceso a internet dentro de este conjunto de aplicaciones, de modo que lascomunicaciones remotas se hacen realmente ofimticas. Tambin potencia la comparticin de documentos, pero sobre todo incorpora tcnicas llamadas Intellisense, para agilizar el trabajo rutinario (Correccin ortogrfica, ayuda interactiva, manejo del ratn, etc.) Es una aplicacin muy avanzada, que tiende hacia el documento nico, hacia la aplicacin multifuncional, pero que an no es una base de datos documental. Priman las funciones de elaboracin sobre las de documentacin. KEYFILE: Se trata de un interesante programa de gestin integral de documentacin. Junto a un mdulo potente de digitalizacin, permite gestionar el archivo de los documentos ofimticos de un modo totalmente lgico, independiente del almacenamiento real en forma de archivos, directorios y unidades. No se trata de una aplicacin ms, sino que pretende actuar como sistema operativo documental, actuando de interfaz entre el usuario y las aplicaciones creadoras de documentos. Incorpora prestaciones de correo, control de versiones de los documentos, integracin con bases de datos corporativas, gestin de flujos de trabajo, y lo ms destacable es que se basa en una metfora de escritorio, archivadores, carpetas, subcarpetas y documentos, de muy fcil comprensin, que acerca el almacenamiento ordenado de los documentos al usuario ofimtico. Como desventaja se puede decir que la facilidad de uso limita la potencia de diseo de aplicaciones documentales, primando la navegacin frente a la consulta estructurada. Lotus NOTES: Es algo ms que un mero gestor documental. En palabras de Lluis Codina ampla el paradigma documental. Permite gestionar documentos, de una manera muy estructurada. Notes es un entorno de desarrollo de aplicaciones documentales, por lo que puede resolver problemas ms estructurados, tales como la de relacionar de modo ms eficiente las bases de datos corporativas, con los depsitos de documentos. Adems integra el almacenamiento documental ofimtico con la gestin de servicios de informacin a travs de Internet, y a las comunicaciones avanzadas (Correo electrnico, foros) Notes aade al paradigma clsico de los sistemas documentales los siguientes elementos (Codina, 1996): 1. Integracin plena en la arquitectura ofimtica de la empresa. 2. Integracin con sistemas de creacin y distribucin de 6

informacin digital, tales como correo electrnico e Internet. 3. Automatizacin de flujos de trabajo y desarrollo de aplicaciones que estn centradas en la captacin, almacenamiento y distribucin de documentos. 4. Aceptacin de lo digital como la forma `natural' de los documentos de la empresa. 5. Invencin del concepto de replicacin. Apoyo Integrado al Rendimiento: En este caso no hablamos de una aplicacin especfica, sino de un modelo de diseo de entornos de trabajo de Andersen Consulting (WINSLOW y BRAMER, 1995). Supone el diseo de interfaz bsicos centrados en el trabajo a rea lizar. El modelo contempla los siguientes mdulos: 1. Mdulo perfil del trabajo: Coordinador del flujo de trabajo, procedimientos especiales, informacin especializada con la actividad. Agenda de trabajo, seguimiento de proyectos. 2. Mdulo de asesoramiento: Ayuda a la toma de decisiones Sistema experto para la resolucin de problemas. Descripcin de casos. 3. Mdulo medios auxiliares: Herramientas y tcnicas automatizadas para simplificar tareas: Comunicaciones, Clculos, Produccin de documentos, Programacin temporal, Presentacin de datos. 4. Mdulo de referencias: Bibliotecario que organiza y presenta en el momento oportuno, el fondo de conocimientos de la empresa, con informacin procedente de fuentes internas y externas relacionadas con el trabajo. Permite hojear, buscar y tomar datos y comunicar. 5. Mdulo de formacin: Tutor que imparte formacin concreta, elaborada segn el principio de aprender haciendo. No se refiere a formacin informtica, sino a conocimientos tiles para el trabajo en la empresa. Es un modelo centrado en el trabajo (Organizador y decisin y formacin). Ofimtica Cooperativa: Redes, Comunicaciones y Trabajo en grupo. El concepto de ofimtica se ha venido asociando al entorno del PC, al ordenador aislado, que ha sido la herramienta asistente del trabajador del conocimiento. Aunque el PC se encontrase conectado a una red, las funciones documentales (creacin de documentos de conocimiento) estaban ajenas en parte al entorno de red que permita compartir impresoras, acceder a bases de datos corporativas, ejecutar programas en red, o funciones rudimentarias de archivo tales como unidades de red compartidas por grupos. Funcin comunicacin Para la ofimtica la funcin de comunicacin. El correo electrnico, las conversaciones en tiempo real, las videoconferencias, hacen circular gran cantidad de informacin. Las aplicaciones actuales se centran en la gestin de los eventos de comunicaciones, siendo bastante ms dbiles a la hora de almacenar y recuperar los documentos as generados. Se puede pues entender la comunicacin como una circulacin de documentos, que necesitan ser tratados documentalmente, y ser fuente de informacin. Documentar las comunicaciones, evitando el efecto telfono: un medio de comunicacin de uso extensivo, pero sin posibilidades de tratamiento documental. Con el fax, precursor del correo electrnico, las reas claras y oscuras de un texto o de un grfico se digitalizan, es decir, se convierten en una serie de impulsos elctricos segn un cdigo digital. Al llegar al destinatario, la seal se reconstruye y crea una copia de la informacin enviada. Ciertos tipos de fax permiten enviar imgenes de microfilm que, a su llegada al destinatario, se reconstruyen para dar un microfilm o una copia en papel. El tlex, sistema de intercambio de teleimpresin de marcacin directa, y el TWX (Teletypewriter Exchange) son dos ejemplos de aplicacin de la tecnologa del correo electrnico. En Estados Unidos el TWX se utiliza normalmente para la transmisin interna de mensajes y el tlex para la transmisin internacional. En ambos casos se introduce un mensaje en un terminal tipo mquina de escribir para su envo a travs de una red de lneas telegrficas a un receptor compatible. El receptor imprime en papel el mensaje recibido sin necesidad 7

de operador. Algunos procesadores de textos tambin pueden preparar mensajes para enviarlos a terminales TWX o tlex o a otros procesadores de texto. Los sistemas de correo electrnico basados en computadoras son una alternativa a las comunicaciones telefnicas o al correo interno convencional de oficina. El correo electrnico se ha convertido en elemento imprescindible en las redes de comunicacin de la mayora de las oficinas modernas. Permite transmitir datos y mensajes de una computadora a otra a travs de la lnea telefnica, de conexin por microondas, de satlites de comunicacin o de otro equipo de telecomunicaciones y mandar un mismo mensaje a varias direcciones. El correo electrnico se puede enviar a travs de la red de rea local (LAN) de la empresa o a travs de una red de comunicacin nacional o internacional. Los servicios de correo electrnico utilizan una computadora central para almacenar los mensajes y datos y enviarlos a su destino. El usuario de un PC que desee enviar y recibir mensajes escritos o hablados slo necesita suscribirse a una red de correo electrnico pblica y disponer de un mdem y un telfono. Dado el enorme volumen de correo electrnico potencial que puede generarse, se han desarrollado sistemas capaces de particularizar el correo para cada usuario. El correo de voz, que es un tipo especial de sistema de correo electrnico, utiliza una tecnologa relativamente simple en una computadora para registrar, almacenar, recuperar y enviar mensajes telefnicos. Se denomina correo de voz, porque los mensajes se graban y se almacenan en un buzn de voz. El telfono acta como una computadora, pero la informacin, en lugar de visualizarse en una pantalla, es leda utilizando un vocabulario de voz pregrabada. Los sistemas estn basados en chips y en software informtico especfico para convertir la voz humana en bits de cdigo digital. Estas voces digitalizadas se almacenan en discos magnticos y pueden recuperarse instantneamente. El usuario puede escuchar cualquier mensaje, dejar mensajes en un buzn de voz o acceder a enormes bases de datos. Funcin cooperacin La cooperacin, aunque basada en la comunicacin, va ms all. Implica estrategias de compartir documentos, trabajo en equipo, circulacin ordenada, flujos informativos, etc. Los sistemas de trabajo cooperativo dependen de la estructura del trabajo de la organizacin, y al mismo tiempo la condicionan por las posibilidades que ofrecen. Frente al concepto de flujo de trabajo, con un componente administrativo notable, el de trabajo en grupo ofrece la posibilidad de potenciar los conocimientos de los tcnicos, a travs de la creacin de grupos de trabajo virtuales, basados en los proyectos comunes, documentos y comunicaciones. Funcin digitalizacin La palabra mquina documental indica que no se compone nicamente de software. Se hacen necesarios una serie de perifricos de almacenamiento, salida (visualizacin, impresora), comunicacin, y sobre todo de digitalizacin. Existe un gran volumen de informacin no digital, que, para que el sistema documental sea completo debe ser incluida en l. Por eso la gestin del proceso de digitalizacin, sobre todo de papel, es un factor importante. El documento digital es el nico camino, ya que parece difcil digitalizar al ser humano. Teleconmutacin Las conexiones electrnicas entre el personal de una oficina moderna pueden ser ampliadas ms all de los lmites de la oficina, hasta llegar a personas que trabajan en casa o en otras sucursales de la empresa. Este hecho ha supuesto un gran incremento de la teleconmutacin. 8

Segn estimaciones, en 1991, 5,5 millones de trabajadores estadounidenses trabajaban parcialmente fuera de la oficina principal, lo que supuso un aumento del 38% en relacin a 1990. Este grupo de trabajadores estaba formado sobre todo por directivos y profesionales, y los primeros informes sobre el aumento de la productividad entre las personas que han decidido trabajar en sus hogares apuntan hacia un nuevo incremento de la teleconmutacin. Otros avances de Automatizacin Aunque an se siguen utilizando algunos equipos puramente mecnicos, los modelos ms avanzados de muchas mquinas ya contienen componentes electrnicos. Estos dispositivos incluyen equipos para manejar el correo (como franqueadoras, bsculas, mquinas para abrir, doblar e introducir las cartas en sus sobres), equipos de direccionamiento automtico, sistemas de mensajera vocal, cortadoras, encuadernadoras y grapadoras de papel, crongrafos y equipos para el manejo de monedas (clasificar, contar, envolver, ...). Las calculadoras electrnicas, tanto porttiles como de sobremesa, han sustituido prcticamente a las mquinas antiguas puramente mecnicas. Disponen de una CPU e incorporan una pantalla de cristal lquido, un teclado y, en algunos modelos, una funcin de impresin en papel. Las calculadoras diseadas para tareas estadsticas, de ingeniera y cientficas estn programadas para realizar secuencias predeterminadas de operaciones matemticas de forma automtica. La automatizacin ha alcanzado a las mquinas del sector comercial y cientfico. A finales de la dcada de los ochenta, en las grandes oficinas se utilizaban mquinas para despachar correo totalmente automatizadas. Los primeros robots utilizaban cuatro sistemas diferentes de sensores simultneos: cmaras de vdeo, sensores de ultrasonido, sensores de infrarrojos y gua por inercia. Algunos robots van guiados por cables magnticos ocultos en el suelo. Otros se desplazan 30 m a lo largo de un camino gua casi invisible trazado en el suelo, controlado por sensores fotoelctricos y que contiene las paradas y otros comandos codificados. Esta nueva tecnologa aumenta la eficacia del servicio de correo y evita la recogida y redistribucin centralizada. Conclusin Confiamos que al concluir esta tema hemos alcanzado nuestros objetivos lo que nos ha permitido ponernos al da, recordar y actualizar nuestros conocimientos sobre la Ofimtica, colocndonos en optimas condiciones para afrontar las futuras tecnologas que puedan presentarse en el transcurso de nuestra carrera y en el mundo en sentido general. 1