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Laboratorio di scrittura

12 aprile 2012

Mirko Tavosanis

Oggi
La posta elettronica, e in particolare:

indirizzo oggetto

Posta elettronica
La vedremo dal punto di vista della comunicazione Quindi, al solito: Destinatario con il problema di farli leggere il messaggio, superando... Problemi comunicativi (e spam, per ora solo accennato) Problemi tecnici (codifica caratteri, ecc.) Obiettivo: occhio alloggetto

Conosciamo lo strumento?
Alcuni tipi di strumento li conosciamo dai tempi della scuola o per lunga abitudine Altri sono nuovi, almeno per alcuni di noi (fax, pagine web, messaggeria istantanea); molti sono in evoluzione (web 2.0, Skype...) Molto spesso, conoscere i meccanismi di funzionamento pu aiutarci soprattutto se vogliamo usare questi strumenti professionalmente! E la posta elettronica? Partiamo dalle basi...

Indirizzo
Intanto, evitare di finire nel filtro antispam: niente numeri nel nome utente, tipo davide92_pisa (pesano tantissimo nei filtri) provider affidabili (un indirizzo Hotmail, per esempio, crea spesso problemi con i filtri) Poi, presentarsi professionalmente al destinatario!

Evitare indirizzi troppo personali o giovanili (farfallinastanca@hotmail.com, lordsatan@email.it...) Lo standard: nome (o iniziale del nome) e cognome, o cognome e basta Se abbiamo un nome gi usato? un problema! Nome e cognome nel real name, senza titoli (e prima il nome, poi il cognome)

Linguaggio
Un pregiudizio ancora molto diffuso: la posta elettronica deve essere scritta in modo informale In realt, la posta elettronica veicola messaggi di contenuto molto diverso tra loro: nn vengo xk studio Spettabile ditta, facendo seguito alla pregiata vostra E ultimamente, la posta elettronica viene vista come uno strumento formale e da vecchi (rispetto a chat o messaggistica)

Massima sensibilit!
Cosa interessante, la posta elettronica uno degli strumenti di comunicazione con maggiore potenziale emotivo... ... anche perch altri sistemi, potenzialmente ancora pi sensibili, non sono accessibili agli estranei Quando si tratta di posta elettronica siamo tutti suscettibili: Luisa Carrada, Il mestiere di scrivere

Due punti sensibili: inizio e fine


Vocativo dinizio (Illustrissimo professore...) Saluti finali (Distinti saluti...)
In questi settori le espressioni meno formali hanno praticamente sostituito le pi formali (in particolare, gentile si usa sia al maschile che al femminile)

Vocativo dinizio
Semplificare, e quindi: Preferire i titoli e le espressioni meno formali Evitare il pi possibile di usare abbreviazioni (prof., ing...) Comunque, usare sempre il vocativo: la posta elettronica viene inoltrata ad altri, stampata, dimenticata... Ogni volta che ci sia possibile, usare il nome o il cognome della persona a cui si scrive (non un semplice Salve Buongiorno...)

Anche se il rapporto formale?


Alcuni consigliano di semplificare comunque al massimo: consigliabile essere il pi semplici possibile, eliminando le formule Spettabile, Egregio, Gentile ecc. e usando i titoli accademici o professionali (Dottor, Professor ecc.) solo se indispensabile (Fiormonte e Cremascoli, p. 47). (nella pratica, per, i titoli sono quasi sempre indispensabili!)

Sei diverse possibilit


Dalla pi formale alla meno formale: Gentile dottor Tavosanis, Gentile Tavosanis, Caro Tavosanis, Caro Mirko, Ciao Mirko, Mirko, (i vostri docenti spesso hanno reazioni negative al Salve prof,)

A sfavore di queste forme:


In alcune situazioni sono piuttosto goffe Alcuni le trovano imbarazzanti In alcune situazioni (non nelle pi formali) possiamo sbagliare tono

Perch non cominciare direttamente cos?


Ti mando una nuova versione delle specifiche. Puoi rivederla subito, per favore? Mi serve per domani alle 9. Sconsigliato, perch... * le lettere vengono inoltrate, a volte tagliando le intestazioni * a tutti piace sentire il proprio nome * abituarsi a personalizzare sempre importante * e soprattutto, davvero difficile rimanere concentrati sul destinatario: meglio aiutarsi un po

E i saluti?
* Anche i saluti sono poco codificati * Aggiungeteli sempre (magari come parte della firma) Dal pi formale al meno formale: - Distinti saluti, - Con i migliori saluti, - A presto, - Ciao, Ma sempre pi spesso: Cordialmente, buono un po per tutti gli usi

Firma
Indispensabile, anche se superflua ( uno standard!) A volte, pu essere integrata da altre indicazioni che spieghino meglio chi siamo A volte, pu contenere informazioni di contatto: per esempio il numero di telefono Tenete presente: oggi molti (anche se non tutti) hanno capito come usare Google e se siete reperibili in questo modo, non occorre fornire tante indicazioni ogni volta! Per capire che cosa fare, al solito, occorre...?

Consigli per facilitare la lettura su schermo


Intanto, messaggi non troppo lunghi (ne riparleremo) Poi, per favorire il lavoro dellocchio: Paragrafi brevi Sempre una riga bianca tra un paragrafo e laltro

Che cos un paragrafo?


Ciascuna delle parti in cui diviso un capitolo di un libro, un documento, e sim. Oggi per, per influenza dellinglese, si usa spesso come sinonimo di capoverso... cio di a capo, o di parte di scritto compresa tra due a capo.

Quindi, in sostanza...
Un paragrafo / capoverso = ogni volta che andate volontariamente a capo. Nella posta elettronica, o nei testi che devono essere letti su schermo fate paragrafi brevi staccateli con una riga bianca senza esagerare, ma ricordando le indicazioni della settimana scorsa

Anche nella vita reale (pi o meno): click and delete

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Loggetto nei messaggi di posta elettronica

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Loggetto: punto chiave


Fino a un massimo di 50 caratteri uno dei primi elementi che si guardano quando si esamina la posta elettronica indispensabile per tenere traccia di discussioni articolate anche uno degli elementi pi difficili da preparare (non c labitudine a sintetizzare in tre parole un contenuto) 24

Se siamo sconosciuti
Il messaggio rischia di finire nel cestino senza essere neanche aperto Soprattutto in una situazione in cui lo spam molto frequente

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importante condensare
Tagliare articoli Tagliare parole grammaticali (preposizioni, congiunzioni) se non sono indispensabili alla comprensione Essere brevi E disponibile il nuovo orario dellufficio x > Nuovo orario ufficio x
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importante essere espliciti


Indicare di che cosa si parla Evitare termini o definizioni generiche Aumentare il peso semantico Comunicazione > Nuovo orario sede x Lettera > Domanda per lincarico y
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importante essere precisi


Indicare con la massima precisione possibile ci di cui si parla Cercare di fornire uninformazione completa fin dalloggetto Nuovo indirizzo > Mio nuovo indirizzo di posta elettronica Comunicato sindacale > Proclamazione sciopero 4 marzo
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Oppure...
Non novit, ma quale novit. Non sito Internet, ma aggiornamenti febbraio sito Pinco Pallino. Non nuova offerta clienti, ma brochure Internet Banking. Non indirizzo, ma nuovo indirizzo sede Napoli. Non comunicato stampa, ma il titolo del comunicato. Non ciao!, ma perch sei sparita? Luisa Carrada, Scrivere per Internet, p. 124. 29

Sembra facile?
Saluti Lettera Gino Taldeitali Da Gino Taldeitali ecc.

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Proviamo noi

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Le soluzioni
1. Clobberin Time esaurito 2. Bando PRIN 2007 3. Sospensione delle attivita didattiche 4. virginiana mailer 12/2004

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Nelle newsletter...
Writing good subject lines is especially important, both to encourage users to open the newsletter and to distinguish the newsletter from spam. We recommend including some actual content from the individual issue in each subject line, even though it's a difficult job to write good microcontent within the 50-60 character limit that is imposed by many email services. Jakob Nielsen, Design of Email Newsletters (Alertbox) 33

A volte ci si pu giocare...

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Esercizio
Inviatemi entro gioved, ore 10, un messaggio di posta elettronica allindirizzo tavosanis@ital.unipi.it, indicandomi: nome e cognome nome utente su Wikipedia quale voce (o quali voci) intendete scrivere a quale appello intendete presentarvi Sono informazioni solo indicative! Non sarete obbligati a rispettarle 35