Aprovisionamentos - Manual

IEFP - ISG
Ficha Tcnica
Coleco Ttulo Suporte Didctico Coordenao e Reviso Pedaggica Coordenao e Reviso Tcnica
MANUAIS PARA APOIO FORMAO EM CINCIAS EMPRESARIAIS
Aprovisionamento e Gesto de Stocks Guia do Formador IEFP Instituto do Emprego e Formao Profissional Departamento de Formao Profissional
ISG Instituto Superior de Gesto Manuel Vilhena Veludo/ISG IEFP ISG ISG ISG
Instituto do Emprego e Formao Profissional, Av. Jos Malhoa, 11 1099-018 Lisboa
Autor Capa Maquetagem Montagem Impresso e Acabamento Propriedade Edio Tiragem
Portugal, Lisboa, Dezembro de 2004 100 exemplares
Copyright, 2004 Todos os direitos reservados ao IEFP Nenhuma parte deste ttulo pode ser reproduzido ou transmitido, por qualquer forma ou processo sem o conhecimento prvio, por escrito, do IEFP
Aprovisionamento e Gesto de Stocks
Guia do Formador
NDICE GERAL
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ndice Geral
1. Objectivos Globais do Guia ........................................................................................................................... 1 2. Pr-Requisitos................................................................................................................................................ 2 3. Perfil do Formador ......................................................................................................................................... 3 4. Campo de Aplicao do Guia ........................................................................................................................ 4 5. Plano de Desenvolvimento do Mdulo/das Unidades Temticas ................................................................. 5 6. Orientaes Metodolgicas Recomendadas ................................................................................................. 8 7. Recursos Didcticos ...................................................................................................................................... 9 8. Bibliografia Recomendada........................................................................................................................... 10
I.
OS STOCKS E A FUNO APROVISIONAMENTO ............................................................11

1. Resumo........................................................................................................................................... 13 2. Plano das Sesses ......................................................................................................................... 15 3. Actividades/Avaliao ..................................................................................................................... 17 4. Transparncias ............................................................................................................................... 22 5. Textos Complementares para o Formador..................................................................................... 47
II. A GESTO E A ORGANIZAO FSICA DOS STOCKS ....................................................49

III. A GESTO E A ORGANIZAO ADMINISTRATIVA DOS STOCKS .................................75

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NDICE GERAL
IV. A GESTO ECONMICA DOS STOCKS ............................................................................ 97

1. Resumo............................................................................................................................................99 2. Plano das Sesses ....................................................................................................................... 100 3. Actividades/Avaliao................................................................................................................... 103 4. Transparncias ............................................................................................................................. 115 5. Textos Complementares para o Formador................................................................................... 139
V. A RECEPO QUALITATIVA E QUANTITATIVA DOS MATERIAIS ............................... 141

1. Resumo......................................................................................................................................... 143 2. Plano das Sesses ....................................................................................................................... 144 3. Actividades/Avaliao................................................................................................................... 145 4. Transparncias ............................................................................................................................. 148 5. Textos Complementares para o Formador................................................................................... 153
VI. FUNO COMPRAS E A SUA ORGANIZAO E GESTO ADMINISTRATIVA ........... 155

1. Resumo......................................................................................................................................... 157 2. Plano das Sesses ....................................................................................................................... 159 3. Actividades/Avaliao................................................................................................................... 162 4. Transparncias ............................................................................................................................. 165 5. Textos Complementares para o Formador................................................................................... 181 FICHAS DE AVALIAO GLOBAL .............................................................................................. 183
BIBLIOGRAFIA CONSULTADA ............................................................................................... 201 GLOSSRIO.............................................................................................................................. 203
Guia do Formando
APRESENTAO GLOBAL DO MDULO
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1. OBJECTIVOS GLOBAIS DO GUIA
Este guia tem os objectivos seguintes: Definir os pr-requisitos ou as habilitaes mnimas aconselhveis para os formandos, sem as quais, seria muito difcil atingirem os objectivos de aprendizagem propostos; Especificar as habilitaes acadmicas, a formao especfica, as competncias pedaggicas e a experincia profissional dos formadores (M/F) do mdulo Aprovisionamento e Gesto de Stocks; Apoiar os formadores na planificao e desenvolvimento das sesses; Auxiliar os formadores na sua funo de orientadores e facilitadores das aprendizagens, diversificando instrumentos e actividades, contribuindo para a motivao e orientao da aprendizagem dos formandos; Disponibilizar informao coadjuvante que contribua para que os formandos atinjam os objectivos de aprendizagem seguintes: Caracterizar a funo aprovisionamento e demonstrar a sua importncia; Justificar o enquadramento da funo aprovisionamento na estrutura organizacional; Caracterizar a funo armazenagem e enunciar os respectivos princpios e mtodos de gesto e organizao; Caracterizar a gesto e a organizao administrativa dos stocks; Reconhecer os princpios bsicos da gesto econmica dos stocks; Distinguir a recepo qualitativa e quantitativa de stocks; Caracterizar a funo compras e a sua organizao e gesto administrativa; Seleccionar mtodos e tcnicas mais adequados e eficazes em funo dos grupos alvo e dos objectivos pedaggicos definidos.
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2. PR-REQUISITOS
O formando deve assegurar as condies de acesso seguintes: Idade igual ou superior a 17 anos; Habilitaes escolares mnimas: 11 ano de escolaridade ou equivalente.
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3. PERFIL DO FORMADOR
Habilitaes Acadmicas-Formao Especfica O formador (M/F) deve estar habilitado com licenciatura ou bacharelato nas reas da engenharia ou gesto, preferencialmente com opes no ramo da produo industrial e especializao ou ps-graduao na rea da gesto de materiais e da logstica.
Experincia Profissional O formador (M/F) deve possuir experincia profissional mnima de trs anos em empresa produtora ou distribuidora (de bens e/ou servios), preferencialmente na rea do aprovisionamento ou da logstica.
Certificao Profissional O formador (M/F) deve possuir certificado de aptido profissional emitido pelo IEFP, garantia de que possui competncias pedaggicas para exercer a actividade de formao.
Outros Requisitos O formador (M/F) deve, ainda, revelar capacidades para entusiasmar os formandos, despertandolhes o interesse para os temas a abordar, alertando-os para os conceitos e ideias-chave das unidades temticas, apoiando-os em todo o processo da aprendizagem, propondo-lhes actividades para desenvolverem em sala de aula e/ou em casa.
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4. CAMPO DE APLICAO DO GUIA
Este guia destina-se a orientar a formao profissional especfica na rea do aprovisionamento e gesto de stocks
Modalidades de Formao
Qualificao Inicial e Profissional Servios Comerciais, Administrativos e Financeiros Servios Administrativos, Contabilsticos e Financeiros Tcnicas Administrativas, Contabilstico-Financeiras e de Secretariado Tcnico Administrativo (Nvel 3) Tcnico de Contabilidade (Nvel 3)
rea Profissional
19
Famlia Profissional
Curso de Formao
Sada Profissional
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5. PLANO DE DESENVOLVIMENTO DO MDULO/DAS UNIDADES TEMTICAS
Unidades Temticas
Objectivos
Durao (horas)
1. Os Stocks e a Funo Aprovisionamento
Distinguir os tipos de materiais existentes numa empresa Definir stock e classific-lo Descrever o mbito da funo aprovisionamento evidenciando a sua importncia Posicionar a funo aprovisionamento na estrutura organizacional da empresa Estruturar a funo aprovisionamento no mbito do processo logstico Caracterizar o modelo de gesto por anlise estatstica de anterioridades Caracterizar o modelo de gesto por encomenda Caracterizar o modelo de gesto misto Descrever o mbito e o enquadramento estrutural da gesto fsica dos stocks na rea do aprovisionamento Especificar os requisitos de uma gesto fsica dos stocks eficiente Caracterizar a funo armazenagem e os seus princpios gerais Classificar os armazns Descrever as actividades e os principais mtodos da organizao fsica dos stocks
5h
2. A Gesto e a Organizao Fsica dos Stocks
8h
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3. A Gesto e a Organizao Administrativa dos Stocks
Descrever o mbito e o enquadramento estrutural da gesto administrativa dos stocks na rea do aprovisionamento Caracterizar a nomenclatura de um artigo do stock Apresentar sistemas e critrios de codificao de materiais Demonstrar a importncia da formalizao das especificaes dos materiais do stock Evidenciar as vantagens da normalizao de variedades Descrever um ficheiro de materiais Distinguir modelos de controlo de existncias e de inventrio
7h
4. A Gesto Econmica dos Stocks
Descrever o mbito da gesto econmica dos stocks Explicar os conceitos fundamentais da gesto econmica dos stocks Relacionar e quantificar as variveis-chave da gesto econmica dos stocks Distinguir os sistemas de gesto econmica dos stocks Caracterizar os mtodos de aprovisionamento Efectuar o controlo da gesto econmica dos stocks
12 h
5. A Recepo Qualitativa e Quantitativa de Materiais
Descrever o mbito e o enquadramento estrutural da recepo dos materiais na rea do aprovisionamento Caracterizar as actividades e os modelos organizacionais da recepo dos materiais
2h
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6. A Funo Compras e Caracterizar o problema e os a sua Organizao e dados da compra Gesto Administrativa Descrever o mbito e o enquadramento estrutural da funo compras na empresa Explicar polticas de aprovisionamento e de compras Especificar as fases do processo de compra tradicional Descrever os aspectos fundamentais da organizao e da gesto administrativa das compras Explicar as tendncias evolutivas da funo compras Durao Total do Mdulo
8h
42 h
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6. ORIENTAES METODOLGICAS RECOMENDADAS
O formador deve procurar alternar sesses expositivas de curta durao (cerca de 30 minutos) com actividades pedaggicas estruturantes, como resoluo de exerccios prticos e anlise de temas ou casos em grupo, com apresentao das respectivas concluses. Durante cada exposio, o formador poder ilustrar os conceitos com exemplos. No final de cada sesso, o formador deve incentivar os formandos a resolver as questes propostas no fim de cada unidade temtica do Guia do Formando, ainda no abordadas nas sesses presenciais. Poder ser utilizado software especfico para apoiar a aprendizagem.
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7. RECURSOS DIDCTICOS
Software de apoio: GESMAT ou outro MS OFFICE 97 ou posterior (Word, Excel, Acess, PowerPoint, Outlook) Um PC por cada 3 ou 4 formandos com a configurao mnima seguinte: Processador a 110 Mhz ou superior 12 Mb de RAM ou superior Disco rgido com pelo menos 40 Mb disponveis Leitor de diskettes 3,5 e de CR-ROM ou DVD Placa grfica Monitor policromtico Placa de som Placa de rede Sistema operativo Windows 98 ou 2000/NT Uma impressora ligada rede Um vdeo-projector (datashow) Um retroprojector (com uma lmpada sobressalente) Um quadro de parede e marcadores (4 cores) Um ecran
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8. BIBLIOGRAFIA RECOMENDADA
ASSIS, Rui, FIGUEIRA, Mrio. MICROSTOCK - Apoio Deciso em Gesto Econmica de Stocks. Lisboa, IAPMEI, 1991. HESKETT, James L.. Sweeping Changes in Distribution. Harvard Business Review, Mar.-Apr., 1973, pp. 123-132. HESKETT, James L.. Logistics: Essential to Strategy. Harvard Business Review, Nov.-Dez., 1977, pp. 85-96. JESUNO, Jorge Correia - A Negociao: Estratgias e Tcticas. Lisboa, Texto Editora, 1996. TERSINE, Richard J.. Materials Management and Inventory Systems. Amsterdam, North Holland, 1987. ZERMATI, Pierre. A Gesto de Stocks. Lisboa, Editorial Presena, 1986.
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I. OS STOCKS E A FUNO APROVISIONAMENTO
APROVISIONAMENTO E GESTO DE STOCKS
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1. RESUMO
Numa empresa pode considerar-se dois tipos de materiais: recursos materiais (input) e produtos acabados (output). Os recursos materiais podem subdividir-se em materiais consumveis, que so objecto de processamento (por exemplo, matrias primas) e materiais de utilizao permanente, que so imobilizado, no consumveis (por exemplo, equipamento). Define-se stock como o conjunto de materiais consumveis armazenados e valorizados em existncias. Neste captulo, so, ainda, classificados os materiais de stock em matrias primas, componentes, produo em curso, semiacabados, produtos acabados, subprodutos, materiais subsidirios e materiais de embalagens (primrias, secundrias, tercirias). Define-se como o output ou resultado de um processo o(s) produto(s) e classificam-se em bens tangveis e bens intangveis ou servios. Os bens tangveis subdividem-se em bens de consumo e bens industriais. A funo aprovisionamento compreende as operaes que permitem disponibilizar em tempo oportuno, na quantidade e qualidade pr--definidas, todos os recursos materiais e servios provenientes do exterior da organizao e necessrios ao seu funcionamento, ao menor custo. Depois de descrito o mbito da funo aprovisionamento e justificada a respectiva importncia, so apresentadas alternativas de posicionamento do Departamento de Aprovisionamentos na estrutura organizacional da empresa, como rgo autnomo na dependncia da Direco Geral ou integrado num Departamento de Logstica. O U.S. Council of Logistics Management adoptou para logstica a definio seguinte: o processo estratgico (porque gera valor reconhecido pelos clientes, criando vantagem competitiva sustentada) de planeamento, organizao e controlo, eficaz e eficiente, dos fluxos e armazenagem de materiais (matrias primas, componentes, produo em curso, produtos semiacabados e acabados) e de informao relacionada, desde a origem (fornecedores) at ao destino final (consumidores) visando maximizar a satisfao das necessidades dos clientes, externos e internos. A logstica pode ser considerada uma fonte de vantagem competitiva na medida em que gera diferenciao atravs: Da qualidade do servio prestado aos clientes; Do planeamento global e integrado de cada negcio que permite optimizar objectivos estratgicos a alcanar;
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Da seleco criteriosa de fornecedores e contratao adequada; Da gesto optimizada da entrada e sada de materiais/produtos; Da gesto optimizada dos transportes e das movimentaes dos materiais/produtos.
Um sistema logstico, eficiente e eficaz, planeia, organiza e controla integradamente, fluxos materiais e informacionais. A gesto de stocks determina quando e quanto se deve encomendar de cada artigo do stock. Relacionados com a gesto de stocks esto trs factores importantes, a saber:
Conceito de procura, como origem das necessidades de materiais; Conceitos de custos, nomeadamente, os seguintes:
- Custo de posse, - Custo de efectivao das encomendas, - Custo de aquisio, - Custo de rotura de stock.
Conceito de prazo de aprovisionamento ou de disponibilizao do material.
Relativamente aos modelos de gesto de aprovisionamento so caracterizados os seguintes: Modelo push de gesto por anlise estatstica, que calcula necessidades logsticas independentes; Modelo pull de gesto por encomenda, que calcula necessidades logsticas dependentes, e est normalmente integrado numa filosofia de gesto global JIT; Modelo misto de gesto MRP, que recorre ao clculo de necessidades logsticas independentes, para horizontes temporais de mdio prazo, e de necessidades dependentes para horizontes de curto prazo.
JIT (Just-In-Time) uma filosofia de gesto global, centrada no mercado, cujo princpio fundamental "produzir quando e apenas o que o cliente necessita ou deseja e aprovisionar quando e apenas o necessrio e suficiente para garantir aquela produo. A gesto JIT prope-se alcanar os 6 objectivos seguintes: Zero existncias em armazm; Zero defeitos durante a fabricao; Zero avarias dos equipamentos em produo; Zero acidentes com o pessoal; Zero atrasos e prazos curtos; Zero papel em circulao;
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2. PLANO DAS SESSES
Contedo 1. Tipos de materiais 2. Classificao de stocks e de produtos
Metodologia Exposio: Introduzir os conceitos de materiais e de stock (transparncias 1.1., 1.2) Apresentar a classificao de stocks e de produtos atravs de exemplos (transparncias 1.3, 1.4) Os formandos, reunidos em grupo, debatem as vantagens e inconvenientes da constituio de cada tipo de stock. As concluses dos debates so apresentadas pelo porta-voz de cada grupo.
Durao (minutos) 30 min
30 min
3. mbito da Exposio: funo Apresentar o mbito da funo aprovisionamento aprovisionamen relacionado com o conceito de necessidade to (transparncia 1.5) Evidenciar a importncia da funo aprovisionamento 4. Importncia do (transparncia 1.6) aprovisionamen Integrar a funo aprovisionamento no processo to logstico (transparncias 1.7, 1.8, 1.9, 1.10) 5. Relao da Os formandos, reunidos em grupos, debatem o funo processo logstico como fonte de vantagem competitiva aprovisionamen As concluses dos debates so apresentadas pelo to com o porta-voz de cada grupo. processo logstico
30 min
30 min
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6. A funo Exposio: aprovisionam Apresentar organogramas alternativos evidenciando a ento e a localizao da funo aprovisionamento na estrutura estrutura organizacional (transparncias 1.11, 1.12) organizacion Evidenciar os vrios rgos estruturais da rea al aprovisionamento (transparncia 1.13) Os formandos, reunidos em grupos, debatem as vantagens e inconvenientes das diferentes solues organizacionais apresentadas As concluses dos debates so apresentadas pelo porta-voz de cada grupo. 7. mbito da gesto de stocks Exposio: Apresentar o mbito da gesto de stocks e os respectivos factores a considerar (transparncias 1.14. a 1.18) Os formandos, reunidos em grupo, identificam os trs factores a considerar na gesto de stocks e a respectiva importncia As concluses dos debates so apresentadas pelo porta-voz de cada grupo.
30 min
30 min
30 min
30 min
Exposio: 8. Necessidades logsticas e Distinguir os tipos de necessidades e exemplificar modalidades (transparncias 1.19 a 1.21) de gesto de Caracterizar, sumariamente, os trs modelos de gesto aprovisionam de aprovisionamento: ento Push ou por anlise estatstica Pull ou por encomenda MRP ou misto (transparncias 1.22 a 1.25) Os formandos, reunidos em grupos, debatem as vantagens e limitaes da filosofia de gesto JIT (just-in-time) As concluses dos debates so apresentadas pelo porta-voz de cada grupo. Total
30 min
30 min
5 horas
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3. ACTIVIDADES/AVALIAO
Exerccio 1 Distinga materiais consumveis, materiais de utilizao permanente e mercadorias Resoluo: Materiais consumveis que so objecto de processamento interno na empresa tais como: matrias primas, materiais subsidirios, material de embalagem. Materiais de utilizao permanente que so imobilizado, ou seja, materiais que no so consumidos no processo produtivo, mantendo-se ao dispor deste durante vrios ciclos de transformao. Numa empresa comercial os bens transaccionados designam-se por mercadorias, no estando sujeitos a qualquer transformao dentro da empresa.
Exerccio 2 Distinga bens tangveis e intangveis Resoluo: Bens tangveis so aqueles que tm presena fsica, que possuem corpo. Bens intangveis so aqueles que no tm presena fsica, que no possuem corpo.
Exerccio 3 Indique os objectivos da funo aprovisionamento Resoluo: A funo aprovisionamento compreende o conjunto de operaes que permitem pr disposio da empresa em tempo oportuno, na quantidade e na qualidade definidas, todos os recursos materiais e servios necessrios ao seu funcionamento, ao menor custo. Para alm das actividades de seleco e qualificao de fornecedores, de negociao, de contratao e de compra de recursos materiais e servios, de gesto de stocks, a funo aprovisionamento ainda inclui nas suas atribuies: a recepo de materiais, a armazenagem, o aviamento de requisies e o envio/transporte de materiais para estaleiros onde decorrem obras ou a expedio para subempreiteiros.
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Exerccio 4 Descreva uma cadeia logstica externa Resoluo: Venda de material

Expedio de material
FORNECEDOR PRODUTOR
Compra de material
Transporte de material
Recepo
Armazenagem
Transform. de material
Depsito de produto
Expedio de produto GROSSISTA
Compra de produto
Transporte primrio
Recepo
Armazenagem
Venda de produto
Picking
Expedio RETALHISTA
Compra de produto
Transporte secundrio
Recepo
Retm
Ponto de Venda
CONSUMIDOR
Exerccio 5 Indique as atribuies principais da funo aprovisionamento Resoluo: O Programao estabelece as ligaes ao Planeamento Geral de Operaes (ver Figura I.1) e disponibiliza informao relativa a quantidades necessrias e prazos, aos outros rgos do Departamento de Aprovisionamentos; A Contratao pesquisa o mercado, avalia e selecciona os fornecedores, com quem estabelece contratos de fornecimento, aps negociao;
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A Gesto de Materiais determina quanto e quando encomendar e mantm actualizado o inventrio (gesto econmica e administrativa); As Compras processam as encomendas e asseguram o cumprimento dos contratos com os fornecedores; A Recepo e Armazenagem asseguram a gesto e organizao fsica dos materiais.
Exerccio 6 Explique a incidncia da procura no ciclo de vida de um produto Resoluo: Procura aleatria - quando as vendas so dispersas no tempo e nos pontos de venda, no se podendo encontrar qualquer modelo estatstico que as reproduza. Este comportamento das vendas tpico quando o produto se encontra na fase de lanamento do seu ciclo de vida. Procura uniforme - quando j possvel definir um modelo estatstico que mostre a evoluo das vendas no tempo. Neste tipo de procura pode distinguir-se trs categorias: De tendncia crescente - as vendas encontram-se em ascenso progressiva, caracterstica de um produto em fase de crescimento do seu ciclo de vida; De tendncia constante - as vendas encontram-se estabilizadas, com pequenas oscilaes, o que permite prever o seu comportamento temporal com elevada fiabilidade. Esta constncia comportamental sintomtica quando os produtos atingem a fase de maturidade do ciclo de vida; De tendncia decrescente - as vendas encontram-se em queda ntida, o que identifica claramente a fase de declnio de um produto.
Exerccio 7 Identifique os diferentes tipos de custos associados gesto de stocks Resoluo: O custo de posse (Cp) que o custo associado manuteno do stock; O custo de efectivao das encomendas (Ce) que o custo administrativo do processamento das encomendas de um artigo; O custo de aquisio do material (Cm) que o custo do material, encomendado ao exterior, entrada da empresa (custo de fornecimento, de transportes, de seguros, ); O custo de fabricao (Cf) que o custo do material encomendado internamente, atravs de ordem de fabrico;
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O custo de rotura de stock (Cr) que o custo associado a uma solicitao ou requisio de material de stock, no atendida totalmente pelo armazm
Exerccio 8 Distinga necessidades logsticas dependentes e independentes Resoluo: Necessidades Dependentes H casos em que a empresa recebe encomendas de quantidades bem determinadas de produto(s) acabado(s) com prazo(s) de entrega definidos ou satisfaz cadernos de encargos, ou ainda como no caso do exemplo da fbrica de jantes, em que de incio so conhecidas as quantidades do produto a fornecer e a cadncia de entrega, verifica-se que as necessidades resultam directamente da procura. Assim, podemos definir: Necessidade Dependente - Toda a necessidade logstica a jusante do circuito material, perfeitamente determinada e resultante de: Encomenda(s) de produto(s) com quantidade(s) e prazo(s) de entrega bem definidos. Encomenda(s) de produto(s) de procura decorrente e cadncia de entrega determinada. Encomenda(s) de produto(s) cuja especificao e prazo de entrega so fixado(s) (segundo caderno de encargos).
Necessidade Independente H casos em que as necessidades logsticas tm origem em valores aleatrios, como os dados resultantes das anlises estatsticas de vendas, e so para utilizao posterior com o prazo de utilizao indeterminado. o que acontece nos armazns de Aprovisionamento, cuja existncia resulta de uma gesto de stocks, baseada em previses de consumo considerado aleatrio. Tambm, na definio de quantidades de material a fabricar, em que a nica base de clculo previsional o conhecimento da procura do produto e da evoluo das vendas que indica em que fase do ciclo de vida se encontra. Assim, podemos definir: Necessidade Independente - Toda a necessidade logstica a jusante do fluxo material, resultante de previso estatstica, baseada em histricos, ou no conhecimento da procura do produto e do respectivo ciclo de vida, com prazo de utilizao indeterminado.
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Exerccio 9 Explique porque se considera o modelo MRP um modelo misto Resoluo: O modelo misto tambm designado modelo de gesto MRP (Material Requirements Planning) foi desenvolvido, na dcada de 60, nos EUA e considera-se misto porque recorre ao clculo de necessidades logsticas independentes para um horizonte temporal de mdio prazo e de necessidades dependentes para um horizonte de curto prazo.
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4. TRANSPARNCIAS
TIPOS DE MATERIAIS
Materiais de input ou recursos materiais Materiais de output ou produtos acabados
1.1
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NOO DE STOCK
Stock ou stocks o conjunto de materiais consumveis ou de mercadoriais acumulados, espera de uma utilizao posterior, mais ou menos prxima, e que permite assegurar o fornecimento aos utilizadores quando necessrio. So os elementos patrimoniais classificados e valorizados em existncias.
1.2
Guia do Formador I 23
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CLASSIFICAO DOS STOCKS

Matrias-primas Componentes Produo em curso Semi-acabados Produtos acabados Subprodutos Materiais subsidirios Materiais de embalagem
1.3
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CLASSIFICAO DOS PRODUTOS

- Bens no duradouros - Bens de Consumo - Bens duradouros Bens Tangveis - Matrias-primas - Bens Industriais - Componentes - Subconjuntos - De suporte
Bens Intangveis ou Servios
1.4
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FUNO APROVISIONAMENTO
A funo aprovisionamento compreende o conjunto de operaes que permitem pr disposio da empresa em tempo oportuno, na quantidade e na qualidade definidas, todos os recursos materiais e servios necessrios ao seu funcionamento, ao menor custo.
1.5
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IMPORTNCIA DO APROVISIONAMENTO
Gerar diferenciao face concorrncia, atravs de uma seleco criteriosa de fornecedores qualificados que assegurem a qualidade dos fornecimentos e servios prestados; Reduzir os custos e os prazos de entrega dos produtos (bens e servios) fornecidos atravs de contratao adequada, de gesto econmica dos stocks, de armazenagem e expedio convenientes.
1.6
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LOGSTICA
Logstica o processo estratgico (porque gera valor reconhecido pelos clientes, criando vantagem competitiva sustentada, na medida em que acrescenta diferenciao, aumenta a produtividade e a rendibilidade) de planeamento, organizao e controlo, eficaz e eficiente, dos fluxos e armazenagem de materiais (matrias primas, componentes, produo em curso, produtos semiacabados e acabados) e de informao relacionada, desde a origem (fornecedores) at ao destino final (consumidores) visando maximizar a satisfao das necessidades dos clientes, externos e internos.
1.7
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LOGSTICA DE INPUT E DE OUTPUT

Planeamento Global do Negcio Planeamento Geral de Operaes
Programao do Aprovisionamento Compra
Transporte
Programao da Produo Processos Produtivos
Programao da Distribuio Armazena -gem

Transporte
Armazena -gem
Venda
LOGSTICA DE ENTRADA (Input)

LOGSTICA DE SADA (Output)

1.8
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CADEIA LOGSTICA
FORNECEDOR Expedio Venda de de material material Compra de material Depsito de produto Compra de produto Picking Compra de produto Transporte de material Expedio de produto Transporte primrio Expedio Transporte secundrio RETALHISTA Ponto de Retm Venda CONSUMIDOR
Recepo
PRODUTOR Armazenagem Transform. de material
Recepo
GROSSISTA Armazenagem Venda de produto
Recepo
IEFP
1.9
FLUXOS NA CADEIA LOGSTICA

ORIGEM (Fornecedores) CADEIA INTERNA (Produtor) CADEIA EXTERNA (Intermedirios) DESTINO (Consumidores )
FLUXOS DE INFORMAO
FLUXOS DE MATERIAIS/PRODUTOS
FLUXOS FINANCEIROS
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O DEPARTAMENTO DE LOGSTICA DEPENDE DA DIRECO GERAL

DIRECO GERAL
DP. COMERCIAL
DP. LOGSTICA
DP. TCNICO
DP. ADMINIST. FINANCEIRO
MARKETING VENDAS
APROVISION.
DISTRIBUI.
CONCEP.
FABRIC.
CONT.
TES.
S. ADM.
1.11
IEFP
O DEPARTAMENTO DE APROVISIONAMENTO DEPENDE DA DIRECO GERAL

DIRECO GERAL
DP. COMERCIAL
DP. APROVISIONAM.
DP. TCNICO
DP. ADMIN./FINANC.
1.12
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ESTRUTURA DO RGO DE APROVISIONAMENTO

APROVISIONAMENTOS Programao
Contratao
Gesto de Materiais
Compras
Recepo e Armazenagem
1.13
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MBITO DA GESTO DE STOCKS
A funo gesto de stocks tem como principais atribuies: A determinao das quantidades ptimas a encomendar para a constituio ou para a renovao dos stocks; Estabelecimento das datas e da cadncia segundo a qual convm efectuar essa determinao; A organizao administrativa e fsica dos stocks.
1.14
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I 35
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FACTORES A CONSIDERAR NA GESTO DE STOCKS
A procura Os custos Os prazos
I 36
1.15
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CONCEITO DE PROCURA
Procura a expresso dinmica de um mercado que corresponde a medidas qualitativas e quantitativas dos consumidores, que desejam e podem adquirir um produto.
1.16
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I 37
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OS CUSTOS ASSOCIADOS GESTO DE STOCKS
O custo de posse (Cp); O custo de efectivao de encomenda (Ce); O custo de aquisio do material (Cm); O custo de fabricao (Cf); O custo de rotura de stock (Cr).
1.17
I 38
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PARCELAS DO PRAZO DE APROVISIONAMENTO
O prazo administrativo de preparao e lanamento da encomenda; O prazo de recepo pelo fornecedor; O prazo de entrega do fornecedor; O prazo de recepo e armazenagem na empresa.
1.18
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NECESSIDADES LOGSTICAS
Necessidade logstica - toda a solicitao de natureza material ou de servio, que visa satisfazer quantitativa, qualitativa e temporalmente, qualquer requisito de carncia a jusante do fluxo material, no cumprimento de um objectivo organizacional. Estas necessidades logsticas podem ser de dois tipos: Necessidades dependentes Necessidades independentes
1.19
IEFP
NECESSIDADE DEPENDENTE
Necessidade Dependente - Toda a necessidade logstica a jusante do circuito material, perfeitamente determinada e resultante de: Encomenda(s) de produto(s) com quantidade(s) e prazo(s) de entrega bem definidos. Encomenda(s) de produto(s) de procura decorrente e cadncia de entrega determinada. Encomenda(s) de produto(s) cuja especificao e prazo de entrega so fixado(s) (segundo caderno de encargos).
1.20
IEFP
NECESSIDADE INDEPENDENTE
Necessidade Independente - Toda a necessidade logstica a jusante do fluxo material, resultante de previso estatstica, baseada em histricos, ou no conhecimento da procura do produto e do respectivo ciclo de vida, com prazo de utilizao indeterminado.
I 42
1.21
Guia do Formador
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Neste modelo de gesto, as previses de consumos so calculadas a partir da anlise estatstica de dados histricos ou anterioridades e o clculo das necessidades logsticas so independentes. Este modelo pode aplicar-se quando: A procura uniforme; O contexto ou ambiente externo (macro e microambiente) relativamente estvel; A especificao do(s) produto(s) est bem definida e estabilizada; A produo contnua (flow production) ou por lotes (batch production).
1.22
MODELO DE GESTO POR ANLISE ESTATSTICA OU MODELO PUSH
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I 43
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MODELO DE GESTO POR ENCOMENDA OU MODELO PULL Neste modelo o clculo das necessidades logsticas so dependentes. Este modelo pode aplicar-se quando: A especificao do(s) produto(s) est bem definida, embora adaptada exigncia especfica do cliente; A produo por encomenda (job production).
I 44
1.23
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JIT (Just-In-Time) uma filosofia de gesto global, centrada no mercado, cujo princpio fundamental produzir quando e apenas o que o cliente necessita ou deseja e aprovisionar quando e apenas o necessrio e suficiente para garantir aquela produo. A gesto JIT prope-se alcanar os 6 objectivos seguintes: Zero existncias em armazm; Zero defeitos durante a fabricao; Zero avarias dos equipamentos em produo; Zero acidentes com o pessoal; Zero atrasos e prazos curtos; Zero papel em circulao;
1.24
GESTO JIT
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MODELO MISTO OU MODELO MRP
Este modelo considera-se misto porque recorre ao clculo de necessidades logsticas independentes para um horizonte temporal de mdio prazo e de necessidades dependentes para um horizonte de curto prazo.
1.25
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5. TEXTOS COMPLEMENTARES PARA O FORMADOR
Artigos da revista Executive Dugest Artigos da revista Foco Artigos da revista Exame
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I 47
II. A GESTO E A ORGANIZAO FSICA DOS STOCKS
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1. RESUMO
gesto material dos stocks compete assegurar que as operaes realizadas com os stocks, desde a sua entrega na empresa at sua sada de armazm, sejam executadas com eficincia, isto , ao menor custo e em tempo oportuno. Os requisitos de uma gesto fsica dos stocks eficiente so garantir o bom funcionamento da recepo, a adequao dos meios de movimentao, a especificidade das instalaes e do equipamento de armazenagem, a desburocratizao administrativa e as condies de higiene e segurana das instalaes. funo armazenagem compete preservar os stocks e assegurar o aviamento nas melhores condies de segurana e rapidez. Os dois princpios gerais da armazenagem so o do local pr--definido e o do local disponvel, havendo a necessidade de registo e controlo rigoroso da localizao dos materiais, no caso de se adoptar o segundo princpio. Os armazns podem ser industriais, de distribuio ou entrepostos e os espaos podem ser cobertos ou no. As principais actividades da organizao material dos stocks so a movimentao, a arrumao, a conservao, a proteco, o aviamento de requisies ou de ordens programadas, a expedio e o saneamento de existncias. So enunciados procedimentos, mtodos, tcnicas e regras correntemente adoptados, para facilitar o trabalho e reduzir o custo logstico da armazenagem. Por exemplo, para facilitar a localizao dos stocks, so apresentados os mtodos da quadrcula e dos corredores.
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II 51
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2. PLANO DAS SESSES
Contedo 1. mbito e enquadramento estrutural da gesto fsica dos stocks
Metodologia Exposio: Apresentar o mbito e as atribuies da gesto fsica dos stocks (transparncias 2.1. a 2.6) Apresentar estruturas organizacionais alternativas para a gesto fsica dos stocks. Os formandos, reunidos em grupo, debatem as vantagens e limitaes de diferentes modelos organizacionais e enquadramentos estruturais e respectivas implantaes fsicas As concluses dos debates so apresentadas pelo porta-voz de cada grupo.
30 min
2. Gesto fsica dos stocks eficiente
Exposio: Enunciar e justificar os requisitos de uma gesto eficiente da recepo, da movimentao, do armazenamento, da localizao, do aviamento e da expedio de material de stock (transparncia 2.7) Apresentar uma poltica de higiene e segurana e procedimentos para reduzir riscos, exemplificando. Os formandos, reunidos em grupos, elaboram proposta com medidas que promovam a melhoria da eficincia e da segurana na funo e reas de armazenagem As propostas dos grupos so apresentadas pelos respectivos porta-voz.
30 min
30 min
3. mbito e princpios da armazenagem
Exposio: Apresentar o mbito da funo armazenagem (transparncias 2.4 e 2.5) Justificar os dois princpios gerais de armazenagem, atravs de exemplos prticos (transparncia 2.8 e 2.9).
30 min
II 52
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Os formandos, reunidos em grupos, debatem os factores que condicionam a seleco do mtodo de armazenagem As concluses dos debates so apresentadas pelo porta-voz de cada grupo. 4. Equipamento utilizado em armazns Exposio: Caracterizar os diversos tipos de equipamento, tais como, meios de movimentao (empilhadores especficos, transportadores contnuos, gruas e pontes rolantes, AGV, ...) e meios de conteno (estruturas de paletizao, carrossis, solues drive-in, ...) (transparncia 2.12). Os formandos, reunidos em grupos, devem procurar relacionar os tipos de equipamento com os tipos de produto a armazenar e com as solues LIFO ou FIFO As concluses dos debates so apresentadas pelo porta--voz de cada grupo.
30 min
30 min
30 min
5. Arrumao e localizao de artigos em armazm
Exposio: Apresentar o mbito da arrumao dos armazns, respectivos critrios, considerando a unidade de trabalho do armazm e exemplificando (transparncia 2.13) Apresentar os mtodos de localizao atravs de exemplos prticos (transparncia 2.14). Os formandos, reunidos em grupos, devem estabelecer cdigos de localizao de artigos em armazm, segundo os dois mtodos apresentados pelo formador Os cdigos estabelecidos so apresentados pelo porta-voz de cada grupo.
30 min
30 min
Exposio: 6. Conservao e proteco dos Apresentar o mbito da conservao de materiais materiais (transparncia 2.15) armazenados Especificar e exemplificar tipos de conservao.
30 min
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II 53
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Os formandos, reunidos em grupo, devem procurar relacionar aces de conservao com medidas de preveno e segurana de armazenagem As concluses do trabalho dos grupos so apresentadas pelos respectivos porta-vozes.
30 min
7. Saneamento de existncias
Exposio: Apresentar o mbito da actividade de saneamento de existncias (transparncia 2.16) Demonstrar, atravs de exemplos prticos, as vantagens do saneamento de existncias. Os formandos, reunidos em grupos, debatem os critrios para classificar artigos do stock como monos a abater As concluses dos debates so apresentadas pelo porta--voz de cada grupo. Total
30 min
30 min
8 horas
II 54
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Exerccio 1 Indique as principais atribuies da gesto fsica dos stocks Resoluo: A gesto fsica dos stocks tem como principais atribuies: Recepcionar os materiais aprovisionados; Armazenar e conservar os stocks; Aviar ou expedir os materiais armazenados.
Exerccio 2 Indique vantagens e limitaes do armazm catico i. e. com um sistema de armazenagem sem lugar pr-definido Resoluo: Este sistema obedece ao princpio de seja qual for no stio disponvel. Nos espaos livres pode colocar-se qualquer material, no existindo lugares marcados, mas critrios gerais de localizao. Vantagens: - Aproveitamento mximo dos espaos; - Facilita a operao de arrumao dos materiais. Inconvenientes: - Exige registo e controlo rigoroso da localizao dos materiais (armazm inteligente); - Pode aproximar materiais incompatveis ou que se contaminem, se no forem cumpridos determinados procedimentos. Nota: Este tipo de armazenagem frequentemente utilizado em materiais de compra directa para obras, que em princpio s entram em armazm uma vez (encomenda e recepo nicas), embora, possam sair em parcelas, mas, at esgotar a quantidade em stock.
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II 55
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Exerccio 3 Explique a unidade de trabalho de um armazm Resoluo: Define-se: Unidade de trabalho caracterstica dos armazns como o produto (aritmtico) = tonelada x metro. Note-se a correspondncia desta medida com a do trabalho humano, por exemplo: hora x homem. Exerccio 4 Exemplifique um cdigo de localizao de armazenagem Resoluo: Um cdigo de localizao de um produto qumico, que se encontra arrumado no Armazm de Produtos Qumicos: Q 03 B 2 Posio 2 Prateleira B Estante 03 Armazm de Produtos Qumicos
Exerccio 5 Indique critrios para saneamento de existncias Resoluo: O saneamento de existncias tem por objectivo a constante actualizao e adequao das existncias s necessidades do processo produtivo na ptica da maior rendibilidade. O motivo fundamental que o justifica a permanncia nos armazns de material excedentrio ou de monos que ocupam espaos, representam valor e constituem encargos logsticos desnecessrios que urge liquidar. Saneamento de Existncias - a actividade que consiste na anlise peridica dos artigos existentes em armazm e na eliminao de todos aqueles que revelam muito baixa rotao por obsolescncia ou inadequao s necessidades.
II 56
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4. TRANSPARNCIAS
mbito da Gesto Fsica dos Stocks gesto fsica dos stocks compete assegurar que as operaes realizadas com os materiais, desde a sua entrega na empresa at sua sada de armazm, sejam executadas com eficincia, isto , ao menor custo e em tempo oportuno.
2.1
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II 57
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ATRIBUIES DA GESTO FSICA DOS STOCKS A gesto fsica dos stocks tem como principais atribuies: Recepcionar os materiais aprovisionados; Armazenar e conservar os stocks; Aviar ou expedir os materiais armazenados.
2.2
II 58
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mbito da RECEPO DOS MATERIAIS funo recepo dos materiais compete assegurar a conformidade das remessas de materiais dos fornecedores com os requisitos expressos nas respectivas encomendas e com a legislao e regulamentao aplicveis.
2.3
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II 59
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mbito da Funo Armazenagem funo armazenagem compete preservar em boas condies os materiais armazenados e realizar o aviamento rapidamente e nas melhores condies de segurana.
2.4
II 60
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Aviamento a actividade de entrega do material requisitado no armazm ou o encaminhamento para o local de utilizao, em conformidade com a programao. Pode considerar-se trs tipos de aviamento: - Eventual - Programado - Urgente
2.5
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II 61
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Expedio a actividade que assegura as boas condies de acondicionamento do material durante o transporte, assim como o carregamento eficiente do material no meio de transporte utilizado.
2.6
II 62
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Requisitos de uma Gesto Fsica dos Stocks Eficiente Proporcionar as condies materiais adaptadas recepo Dispor de meios adequados de movimentao e transporte interno Dispor de meios e espao devidamente adequado ao armazenamento e guarda Possibilitar e facilitar a sada rpida dos artigos do armazm Prever, organizar e manter a segurana de pessoas e bens
2.7
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II 63
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Princpios Gerais de Armazenagem H dois princpios gerais a que correspondem dois tipos bsicos de armazenagem, que podem coexistir num mesmo armazm: Armazenagem com lugar pr-definido, Princpio: Um lugar para cada coisa e cada coisa no seu lugar. Armazenagem sem lugar pr-definido. Princpio: Seja qual for no stio disponvel.
2.8
II 64
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FACTORES CONDICIONANTES DO MTODO DE ARMAZENAGEM Rotatividade dos materiais; Volume e peso a movimentar; Valor dos materiais; Ordem de entrada/sada; Acondicionamento e embalagem; Fragilidade/robustez dos materiais; Perecividade dos materiais.
2.9
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II 65
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Categorias de Armazns Armazns Industriais Armazns de Distribuio Entrepostos
2.10
II 66
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Tipos de Armazns Armazns cobertos Parques reas livres
2.11
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II 67
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Armazm todo o espao coberto ou descoberto, adequado e responsabilizado, para a arrumao em boas condies de conservao e ordenada dos materiais da empresa - stocks e outros - necessrios ao circuito produtivo, o qual dispe de todo o equipamento apropriado : Movimentao - meios de manobra ou de transporte, com a mxima segurana e eficincia, Conteno - estruturas e receptculos adequados para guardar os materiais com o mnimo risco de deteriorao e a mxima facilidade de acesso.
2.12
II 68
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Arrumao
a actividade que consiste na disposio racional e criteriosa dos materiais nos dispositivos ou nos locais prprios do armazm.
2.13
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II 69
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Mtodos de Localizao Para facilitar a localizao dos materiais armazenados pode utilizarse um dos mtodos seguintes: Mtodo da quadrcula Mtodo dos corredores
2.14
II 70
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Conservao Consiste na preservao da qualidade dos materiais armazenados, assegurando que ao serem utilizados esto em perfeitas condies, mantendo intactos todos os seus atributos, como as caractersticas fsico-qumicas, as formas e as dimenses.
2.15
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II 71
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Saneamento de Existncias
a actividade que consiste na anlise peridica dos artigos existentes em armazm e na eliminao de todos aqueles que revelam muito baixa rotao por obsolescncia ou inadequao s necessidades.
2.16
II 72
Guia do Formador
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5. TEXTOS COMPLEMENTARES PARA O FORMADOR Artigos da revista Executive Dugest Artigos da revista Foco Artigos da revista Exame
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II 73
III. A GESTO E A ORGANIZAO ADMINISTRATIVA DOS STOCKS
III . A GESTO E A ORGANIZAO ADMINISTRATIVA DOS STOCKS
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1. RESUMO
gesto administrativa dos stocks compete conhecer, permanentemente, quais os materiais armazenados, os respectivos movimentos de entrada e sada de armazns e as quantidades existentes em unidades fsicas e monetrias dos stocks. Neste captulo evidencia-se a importncia de manter actualizado um conjunto de dados relativos a cada artigo do stock, nomeadamente, os seguintes: Designao, Codificao, Especificao, Unidades de compra e de utilizao, Quantidades entradas e sadas e respectivas datas de movimento, ltimo preo de custo unitrio e custo mdio ponderado, Saldo em quantidade e valor. Depois de definidos os sistemas de codificao dos materiais: numricos, alfabticos, alfanumricos e de barras; exemplificado um cdigo numrico com cinco campos para identificar o tipo de material de stock, a classe, a famlia, o nmero de ordem e um algarismo de controlo (checkdigit). A especificao de um material o conjunto de atributos ou caractersticas, que permite distinguir o material e conferir-lhe aptides de utilidade. Uma empresa deve normalizar os materiais de stock reduzindo a respectiva variedade. A empresa deve manter um ficheiro de materiais adaptado s suas necessidades de gesto e actualizado, se possvel, em tempo real. O controlo dos stocks em quantidades fsicas pode efectuar-se atravs de inventrios e, neste captulo, compararam-se trs tipos de inventrios: Inventrio permanente, obtido a partir do ficheiro de materiais, que permite conhecer o stock de cada artigo, em tempo real. Inventrio programado, que permite conhecer, por artigo do ficheiro, para um certo horizonte temporal e por cada perodo de controlo, o stock terico e o disponvel terico. Inventrio fsico, que permite manter controlados os stocks em armazm, com base em contagens fsicas. O controlo de existncias em valor monetrio pode obter-se atravs da Contabilidade Geral. Segundo o POC, a classe 3 serve para registar a movimentao de contas de existncias que visa, essencialmente dois objectivos: Conhecimento do valor dos stocks. Apuramento do resultado nas vendas ou na produo. Tais objectivos podem atingir-se atravs de dois sistemas informativos: Sistema de inventrio permanente. Sistema de inventrio intermitente.
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III 77
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2. PLANO DAS SESSES
Contedo
Metodologia
Exposio: 1. mbito da gesto Apresentar o mbito e o enquadramento estrutural da administrativa gesto administrativa dos stocks (transparncia 3.1) dos stocks Justificar a importncia do processamento da informao 2. Enquadramento em tempo real. estrutural ou orgnico da gesto administrativa dos stocks Os formandos, reunidos em grupo, debatem a relao entre a gesto administrativa e a gesto econmica dos stocks As concluses dos debates so apresentadas pelo portavoz de cada grupo.
30 min
II 78
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3. Nomenclatura de artigo
Exposio: Introduzir o conceito de nomenclatura de artigo e exemplificar (transparncia 3.2) Introduzir os conceitos de: Cdigo universal UPC Cdigos EAN (transparncias 3.3. e 3.4) Exemplificar tipos de cdigos EAN: EAN 8 EAN 13 EAN 128 (transparncias 3.5 a 3.8).
30 min
Os formandos, reunidos em grupos, debatem as vantagens e limitaes do uso dos cdigos EAN As concluses dos debates so apresentadas pelo porta-voz de cada grupo.
30 min
4. Especificao de material
Exposio: Introduzir o conceito de especificao de material e exemplificar (transparncia 3.9) Apresentar o subsistema de normalizao do SPQ (Sistema Portugus da Qualidade) e dar exemplos de normas de material.
30 min
Guia do Formador
III 79
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5. Normalizao
Os formandos, reunidos em grupos, debatem a importncia da normalizao relativa ao stock As concluses dos debates so apresentadas pelo porta-voz de cada grupo. Exposio: Apresentar modos de controlo de existncias (transparncia 3.10) Criar um ficheiro de material, exemplificando Calcular o custo mdio ponderado de um artigo do stock (Resolver exerccio do Guia do Formando pg. 68). Os formandos, reunidos em grupo, caracterizam e justificam os principais campos de informao de um ficheiro de material Os resultados do trabalho dos grupos so apresentados pelos respectivos porta-vozes.
30 min
6. Controlo administrativa das existncias
30 min
30 min
7. Critrios valorimtricos de existncias
Exposio: Apresentar os principais critrios de valorizao de existncias e exemplificar. Os formandos, reunidos em grupos, debatem as vantagens de aplicao de cada critrio As concluses dos debates so apresentadas pelo porta-voz de cada grupo.
30 min
II 80
Guia do Formador
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8. Inventrios
Exposio: Apresentar os diversos tipos de inventrios (transparncia 3.11) Resolver os exemplos do Guia do Formando: Inventrio programado (pg. 73) Inventrio fsico rotativo (pg. 74) (assim, o formador ilustra as aplicaes prticas). Utilizar o software aplicacional para consolidar conhecimentos. Os formandos trabalham em pequenos grupos e o formador acompanha, apoia e esclarece dvidas. Total
60 min
9. Sntese
60 min
7 horas
Guia do Formador
III 81
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Exerccios 1 Indique os dados, que devem ser registados, relativos a cada artigo do stock Resoluo: gesto administrativa dos stocks compete conhecer permanentemente: Quais os materiais armazenados, Movimentos de entrada e sada de armazns, Quantidades em unidades fsicas e monetrias dos stocks. Torna-se necessrio, para gerir os stocks, ter um conhecimento exacto de cada item ou artigo das existncias no s em quantidade fsica, valor e qualidade, mas tambm em dimenso, forma, peso e campo de aplicao.
Exerccio 2 Indique vantagens do estabelecimento de uma especificao do material Resoluo: Especificao de um material, o conjunto de requisitos da qualidade, isto , o conjunto de atributos ou caractersticas, traduzido em termos qualitativos e quantitativos, que lhe confere aptides de utilidade e permite verificar a conformidade. Uma especificao pode definir padres de comportamento e de segurana do material, indicar prescries de embalagem, discriminar ensaios e testes de controlo da qualidade, referir normas e regulamentos de referncia. A especificao do material fundamental para a sua compra e respectiva recepo qualitativa. Se fornecedores e clientes usarem para o mesmo artigo ou material a mesma nomenclatura, isto , a mesma designao e cdigo para a mesma especificao, ser facilitada a transaco e o respectivo processamento.
II 82
Guia do Formador
IEFP
Exerccio 3 Indique vantagens do sistema de inventrio permanente Resoluo: A partir do ficheiro de materiais pode efectuar-se uma listagem que contem todos os itens em armazm e as respectivas quantidades fsicas num dado instante. Se esta listagem for actualizada no acto de cada movimento de entrada e de sada, e aplicado o adequado critrio valorimtrico, possvel saber em cada momento o que existe no(s) armazm(s) da empresa em quantidade e valor monetrio. Esta listagem designada por inventrio permanente. O inventrio permanente universalmente utilizado nas empresas. Quando existem centenas ou milhares de artigos, s com um sistema informtico possvel geri-lo eficientemente e saber para cada artigo a quantidade correcta em cada momento. Atravs deste sistema possvel determinar permanentemente o valor dos stocks em armazm e apurar em qualquer momento os resultados obtidos nas vendas ou na produo. Para tal basta criar dois tipos de contas: conta ou contas que nos dem a conhecer permanentemente o valor dos stocks da empresa e conta ou contas de custo dos produtos vendidos ou consumidos para nos dar a conhecer, tambm permanentemente, o custo das vendas ou produo, apurando-se a partir do valor de venda ou de produo os respectivos resultados.
Guia do Formador
III 83
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4. TRANSPARNCIAS
mbito da Gesto Adminstrativa dos Stocks
gesto administrativa permanentemente:
dos
stocks
compete
conhecer
Materiais armazenados, Movimentos de entrada e sada de armazns, Quantidades em unidades fsicas e monetrias dos stocks.
3.1
III 84
Guia do Formador
III A GESTO E A ORGANIZAO ADMINISTRATIVA DOS STOCKS
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Nomenclatura DE UM ARTIGO o conjunto de elementos de identificao do artigo e compreende: A designao, A codificao.
3.2
Guia do Formador
III 85
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SISTEMA DE CODIFICAO STANDARD A codificao standard est associada ao conceito de formatao grfica por cdigos de barras e permite ainda: - Uma identificao vlida internacionalmente; - A obteno imediata de informao no ponto de venda; - A utilizao do EDI (electronic data interchange).
3.3
III 86
Guia do Formador
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SISTEMAS DE CODIFICAO STANDARD (2) Nos EUA surgiu, em 1973, o primeiro sistema de codificao standard: o UPC (Universal Product Code). Na Europa, a partir de 1977, implementou-se o sistema EAN (European Article Numbering). Em Portugal, a CODIPOR (Associao Portuguesa de Identificao e Codificao de Produtos) responsvel pela atribuio dos cdigos standard e membro da EAN Internacional, desde 1986.
3.4
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III 87
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CDIGOS EAN
(European Article Numbering)

EAN-13 (cdigo europeu de 13 dgitos) 3 dgitos pas + 4 dgitos empresa + 5 dgitos produto + 1 dgito controlo EAN-8 (cdigo europeu curto de 8 dgitos) 3 dgitos pas + 4 dgitos empresa e produto + 1 dgito controlo 25 P1PPPP5 Q1QQQQ5 C produtos industriais (Pi) vendidos em quantidade varivel (Qi) 26 P1PPPP5 V1VVVV5 C produtos de retalho (Pi) de peso varivel c/indicao de valor (Vi)
3.5
III 88 Guia do Formador
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CDIGOS EAN (2)
(European Article Numbering)

Exemplo de Cdigos de Unidades de Expedio ou Distribuio (a usar em embalagens tercirias: palette, base com envolvimento em filme retrctil, caixa de carto canelado, tambor, ...) DUN-14 (Distribution Unit Number - 14 caracteres) 1 dgito de varivel logstica (1 a 8) + 12 dgitos do EAN-13 da unidade de consumo sem dgito de controlo + 1 dgito de controlo
3.6
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III 89
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CDIGO EAN-128 A EAN Internacional desenvolveu um sistema aberto e global que permite codificar informao suplementar, em formato de cdigo de barras, abrangendo, para alm da identificao primria EAN-13, outros dados que permitem melhorar a gesto da cadeia/rede logstica. Simbologia UCC.EAN-128 (Uniform Code Council. EAN Internacional) - Simbologia unidimensional e alfanumrica que permite a codificao dos 128 caracteres ASCII.
3.7
III 90
Guia do Formador
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CDIGO EAN-128 (2) Formato da simbologia UCC.EAN-128: - Caractere de arranque (start): A, B ou C que define o conjunto de caracteres a usar; - Caractere funo 1 (FNC 1): que permite aos leitores pticos (scanning) identificar a simbologia UCC.EAN-128 e ao software processar a informao; - Campos de informao: cada campo informativo inicializado com um cdigo identificador de aplicao (IA) que o prefixo utilizado para identificar o significado e o formato da informao respectiva.
3.8
Guia do Formador
III 91
IEFP
Especificao de um material o conjunto de requisitos, isto , o conjunto de atributos ou caractersticas, traduzido em termos qualitativos e quantitativos, que lhe confere aptides de utilidade ou de satisfao de necessidade e permite verificar a conformidade.
3.9
III 92
Guia do Formador
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Controlo das Existncias e dos Stocks H duas formas de efectuar esse controlo, que so complementares: Controlo administrativo das existncias (valorizao dos stocks) Controlo fsico dos stocks
3.10
Guia do Formador
III 93
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Inventrios Inventrio permanente Inventrio programado Inventrio fsico intermitente Inventrio fsico rotativo Inventrio fsico permanente
3.11
III 94
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Guia do Formador
III 95
IV. A GESTO ECONMICA DOS STOCKS
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1. RESUMO Neste captulo comea por definir-se a gesto econmica dos stocks (GES), como a aplicao de um conjunto de princpios, regras de deciso e metodologias que visam determinar a quantidade a reaprovisionar de cada artigo do stock e estabelecer quando faz-lo, por forma a assegurar um custo total do stock mnimo, com roturas controladas. Os conceitos fundamentais associados GES so os seguintes: Prazo de (re)aprovisionamento (Pa) de um artigo que o prazo de disponibilizao do material a partir da data de deteco da necessidade; Stock mdio (Sm) de um artigo que a quantidade mdia em armazm do artigo durante um ano (em unidades fsicas); Existncia mdia ( E ) de um artigo que o valor do stock mdio do artigo; Custo unitrio de aquisio (u) de um artigo ou preo de custo unitrio que o valor de uma unidade entrada do armazm; Custo mdio de efectivao de uma encomenda (a) que o custo administrativo relativo emisso e envio para um fornecedor de uma nota de encomenda de um artigo; Custo de efectivao de encomendas (Ce) de um artigo que o custo administrativo anual relativo ao processamento das encomendas desse artigo; Custo de posse (Cp) de um artigo que o custo inerente permanncia do stock mdio em armazm desse artigo, durante um ano; Custo total do stock (CTS) de um artigo que resulta da soma das parcelas seguintes: custo de aquisio, custo de efectivao de encomendas, custo de posse e custo de roturas relativos a um perodo (por exemplo, um ano); Consumo previsto (S) de um artigo que a previso de utilizao ou consumo de unidades fsicas desse artigo, durante um ano; Consumo previsto (C) de um artigo em unidades monetrias, durante um ano; Custo de aquisio do stock (Cs) que o custo total de aquisio da quantidade consumida, num ano, de um artigo do stock; Custo de compra directa (Cd) de um artigo que o custo total de aquisio da quantidade consumida, num ano, de um artigo que no existe em stock e que, portanto, aprovisionado sempre que necessrio; Quantidade econmica de encomenda (Qee) que a quantidade a reaprovisionar, que minimiza o custo total (anual) do stock de um artigo;
Exerccio De um critrio econmico simples para suportar a deciso de compra directa, ou seja, quando o custo total do stock for superior ao custo global anual da compra directa:
Cs + Ce + Cp Cd + E
ou
S x ud
a - E t u p s 1 1 + 2 u d
IV 99
Guia do Formador
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2. PLANO DAS SESSES
Contedo 1. mbito da gesto econmica dos stocks (GES)
Metodologia Exposio: Apresentar o mbito da GES e especificar os seus dois objectivos fundamentais (transparncia 4.1 e 4.2) Introduzir o conceito de prazo de aprovisionamento (pa) e respectivas parcelas (transparncia 4.3) Distinguir stock mdio (Sm) e existncia mdia ( E ) (transparncia 4.4 e 4.5) O formador deve apresentar os exemplos do Guia do Formando das pgs. 86 e 87.
2. Conceitos Exposio: fundamentais da Introduzir e exemplificar os conceitos seguintes: GES - Custo unitrio de aquisio de um artigo do stock (u) - Custo mdio de efectivao de uma encomenda (a) - Custo de posse de um artigo do stock (Cp) e taxa de posse (tp) - Consumo previsto de um artigo em determinado perodo (S) - Consumo mdio previsto de um artigo num prazo (S ) - Calcular o custo total anual do stock de um artigo (Ct) - Calcular a quantidade econmica de encomenda (Qee) (transparncia 4.6 a 4.12) Nota: O formador deve resolver os exemplos de aplicao dos Guias do Formando e do Formador
120 min
IV 100
Guia do Formador
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3. Anlise de sensibilidade da Qee 4. Descontos de quantidade 5. Parmetros econmicos do stock
Exposio: Apresentar a anlise de sensibilidade da frmula de Wilson Apresentar o efeito de descontos de quantidade atravs de um exemplo (formador) (transparncia 4.13) Calcular numa aplicao (formador) os parmetros seguintes: Nmero econmico de encomenda (Nee) Prazo econmico de encomenda (Pe) Nota: O formador deve resolver os exemplos de aplicao dos Guias do Formando e do Formador
60 min
Exposio: 6. Sistemas de GES e mtodos de Apresentar o sistema de reposio simples e contnua, (re)aprovisionaexemplificando mento Apresentar os sistemas de planeamento de necessidades e mtodos de (re)aprovisionamento: Mtodo do ponto de encomenda (Pe) Mtodo do ciclo de reviso peridica Mtodo misto (transparncias 4.14 a 4.17) Aula prtica: O formador deve acompanhar e apoiar a resoluo individual dos exemplos do Guia do Formando. 7. Controlo da GES Exposio: Apresentar, atravs de aplicaes, os indicadores de eficcia da GES: Taxa ou ndice de rotao do stock (Ir) Taxa o ndice de cobertura do stock (Ic) Taxa ou ndice de rotura do stock (Tr) Nvel de servio do armazm de stocks (Ns) (Transparncia 4.18 a 4.23)
60 min
60 min
60 min principais
Guia do Formador
IV 101
IEFP
8. Mtodo ABC
Exposio: Apresentar os objectivos da classificao (transparncia 4.24) Aplicar o mtodo de classificao a um caso prtico (Ver Actividades do Guia do Formador) Exposio: Apresentar critrios de deciso para compra directa Resolver um exemplo de deciso de compra directa (Ver actividades do Guia do Formador).
60 min ABC
9. Compra directa
60 min
10. Stock mximo
60 min Aula Prtica Rever o conceito de stock mximo atravs de aplicaes Resolver o exemplo 8, deste captulo, do Guia do Formador. 60 min Exposio: Rever o conceito de stock de segurana atravs de aplicaes do Guia do Formando Resolver o exemplo 9, deste captulo, do Guia do Formador. Os formandos, em pequenos grupos, utilizam o software para 60 min consolidar o conhecimento. O formador apoia ao formandos quando solicitado. 12 horas
11. Stock de segurana
12. Sntese
Total
IV 102
Guia do Formador
IEFP
3.
ACTIVIDADES/AVALIAO
Exerccio 1 Calcule o custo unitrio de aquisio do artigo A, conhecendo os dados seguintes: Encomenda de 300 unidades de A Preo de custo unitrio de compra, facturado pelo fornecedor: 20 Euros Encargo de transporte por conta do cliente: 500 Euros Outros encargos da empresa cliente, nomeadamente, seguros: 200 Euros (Exerccio 4.1.4. do Guia do Formando) Resoluo: Custo unitrio de aquisio u = 20 +
500 + 200 = 22,33 Euros 300
Exerccio 2 Calcule os parmetros econmicos da GES do artigo X de importao, sabendo: Custo unitrio mdio de aquisio u = 10 Euros Custo mdio de efectivao de uma encomenda a = 150 Euros Consumo previsto anual
S = 200 000 unidades
Taxa de posse tp = 20%
Guia do Formador
IV 103
IEFP
Resoluo: Custo total anual do stock de X: Ct = S x u +
S Qee x a + x u x tp = Qee 2 200 000 Qee x 150 + x 10 x 0,20 Qee 2
= 200 000 x 10 +
Quantidade econmica de encomenda Qee =
2 x S x a = u x tp
2 x 200 000 x 150 = 5 477,23 10 x 0,20
Nmero econmico de encomendas por ano Nee =
S 200 000 = = 36,5 Qee 5 477
i. e. 37 encomendas anuais Prazo econmico de encomenda Pe =
5 477 = 9,99 200 000 365
i. e. 10 dias o tempo ou prazo mdio de consumo da Qee
Exerccio 3 Uma empresa pretende aprovisionar um artigo cujo consumo anual previsto de 2 000 unidades O fornecedor, para entregar o material na empresa, pratica os preos unitrios seguintes:
Quantidade a Entregar Qe < 500 unidades 500 Qe < 1 000 unidades Qe 1 000 unidades
Preo Unitrio u = 1,0 Euros 0,8 Euros 0,6 Euros
IV 104
Guia do Formador
IEFP
O custo de passagem de uma encomenda de 10 Euros e a taxa de posse de 40% (considerando as exigncias de preservao do stock) Pretende-se determinar o nmero econmico de reaprovisionamentos Resoluo: 1. Clculo da Qee para Qee = u = 0,6 Euros
2 x S x a = u x tp
2 x 2 000 x 10 = 408,2 0,6 x 0,4
Esta quantidade < 1 000, portanto est fora do intervalo de validade da tabela do fornecedor 2. Clculo da Qee para Qee = u = 0,8 Euros
2 x 2 000 x 10 = 353,6 < 500 unidades, 0,8 x 0,4

u = 1,0 Euros
portanto est fora do intervalo de validade da tabela do fornecedor 3. Clculo da Qee para Qee =
2 x 2 000 x 10 = 316,2 < 500 unidades, 1,0 x 0,4

Qee = 316 unidades:
portanto est no intervalo vlido da tabela do fornecedor Clculo do custo total anual do stock para CT(316) = 2 000 x 1 +
2 000 316 . 10 + x 1x 0,4 = 2 126,49 Euros 316 2
No ser necessrio examinar outras curvas com preos unitrios diferentes, mas necessrio calcular os custos totais dos break point e seleccionar o menor.
Custos Totais
u = 1,0 E u = 0,8 E
2 126,49 1 720,00 u = 0,6 E
1 340,00
316,2
408,2
353, 500
Quantidade a Encomendar
1
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IV 105
IEFP
CT(500) = 2 000 x 0,8 +
2 000 500 . 10 + x 0,8 x 0,4 ~ 1 720 Euros 500 2 2 000 1000 . 10 + x 0,6 x 0,4 ~ 1 340 Euros 1000 2
CT(1 000) = 2 000 x 0,6 +
Portanto, a Qee = 1 000 unidades a seleccionada. - Nmero econmico de encomendas no ano: Nee =
2 000 = 2 1000
- Prazo econmico de encomenda: Pe =
1 000 ~ 26 semanas 2 000/52
Exerccio 4 Uma empresa produz um equipamento elctrico. Para o ano em curso, com 219 dias teis de trabalho, a empresa prev a produo e venda de 7 300 equipamentos. Cada equipamento consome 1,5 m de cabo coaxial especial e o preo de custo deste cabo de 16 Euros/metro, em bobinas de 300 metros. O custo administrativo de efectivao de cada encomenda de 60 Euros e a taxa de posse de 25%. O prazo de aprovisionamento do cabo elctrico de 1 semana e o stock de segurana estabelecido pela empresa de 100 m. Calcular: A quantidade econmica de reaprovisionamento, justificando a resposta O nmero econmico de encomendas O ponto de encomenda
Resoluo: Quantidade econmica de encomenda:
Consumo anual previsto de cabo:

S = 7 300 x 1,5 m = 10 950 m
IV 106
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Qee =
2 x 10 950 x 60 = 573, 149 m (2 bobinas) 16 x 0,25 10 950 m = 18,25 encomendas/ano 600 m
Nmero econmico de encomenda: Nee =
Ponto de encomenda: Pe = Ss + Pa x consumo dirio
S d = consumo dirio =
10 950 m = 50 m/dia 219 dias teis
Pe = 100 + (5 dias x 50m/dia) = 350 m
Exerccio 5 Uma empresa fabrica um produto P. Cada unidade de P incorpora 5 componentes X de compra. Para o ano em curso, com 220 dias teis de trabalho, a empresa prev fabricar e vender 8 630 unidades de P. As condies de aquisio de X, ao respectivo fornecedor, so as seguintes: a) Embalagens de 200 unidades ao preo de custo, por embalagem, de 2 000 Euros b) Prazo de aprovisionamento de 1 semana. O custo administrativo de efectivao de cada encomenda de 35 Euros e a taxa de posse de 20%. A empresa estabeleceu, como stock de segurana de X, 500 unidades. Calcule: a) Quanto reaprovisionar, justificando o clculo b) Quando reaprovisionar Resoluo: Dados: Consumo anual previsto de X: S = 8 630 x 5 = 43 150 unid. Custo unitrio de aquisio: u = 2 000/200 = 10 Euros Prazo de aprovisionamento: Pa = 1 sem = 5 dias teis
IV 107
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IEFP
Custo de efectivao de encomenda: a = 35 Euros Stock de segurana: SS = 500 unidades Quanto reapriovisionar Qee =
2 x S x a = u x tp
2 x 43 150 x 35 10 x 0,20
= 1 228,92 ~ 6 embalagens por encomenda Quando reaprovisionar: Quando for atingido o ponto de encomenda Pe = 500 + (5 dias x
43 150 ) = 1 481 unidades X 220
Questo 6 - Uma pequena empresa industrial pratica o JIT, sempre que possvel, no entanto, mantm em stock 10 artigos relativamente aos quais se conhece
Cdigo Artigo
Consumo Anual (unidades fsicas)
Stock Mdio
Preo md. Unitrio (euros)
X01 X02 Y03 Z04 X05 Y06 Z07 Y08 Y09 Y10
1 590 560 120 700 300 750 1 400 800 1 500 350
350 120 40 250 10 100 200 100 500 50
25,00 134,00 23,00 5,00 87,00 2,00 9,00 1,00 0,50 6,00
a) Calcule o ndice ou taxa de rotao do conjunto do stock e explique o seu significado b) Indique os artigos da classe A e explique a importncia da sua identificao Resoluo: O ndice ou taxa de rotao do conjunto do stock indica o nmero de vezes que a existncia mdia em armazm renovada por ano.
IV 108
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O ndice de rotao de artigo X01 IR =
S S
1 590 = 4,54 vezes 350
A taxa de rotao do conjunto de artigos do stock Tr =
C 1 590 x 25,00 + 560 x 134,00 + ... 164 900 = = = 5,46 vezes 350 x 25,00 + 120 x 134,00 + ... 30 520 E
O capital imobilizado em stock (mdia) renovado 5,5 vezes por ano. a) Classificao ABC Artigos ordenados por ordem decrescente do valor do consumo anual:
Valor do consumo anual/Artigo X02 X01 X05 Z07 Z04 Y03 Y10 Y06 Y08 Y09 560 x 1 34,0 = 75 040 1 590 x 300 x 25,0 = 39 750 9,0 = 12 600 5,0 = 23,0 = 6,0 = 2,0 = 1,0 = 3 500 2 760 2 100 1 500 800
Val. Acumulado 75 040 114 790 140 890 153 490 156 990 159 750 161 850 163 350 164 150 164 900
% Acumulada 46,5 69,6 85,0 93,0 95,2 97,0 98,1 99,0 99,5 100,0 C (50%) A (20%) B (30%)
87,0 = 26 100
1 400 x 700 x 120 x 350 x 750 x 800 x
1 500 x 0,5 = 750 Total: 164 900
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IV 109
IEFP
100a
100
69,6
50%a
5%
X02 X01 X05 Z07 Z04 Y03 A Questo 7 O responsvel da logstica de uma empresa constatou que nos ltimos 2 anos se tem comprado directamente um determinado artigo, com uma certa frequncia, ao preo mdio unitrio de 200 Euros a retalhistas, localizados prximo das filiais da empresa, que vendem a dinheiro, mas, entregam o material nas respectivas filiais. 0Consultados produtores nacionais, aquele responsvel apurou que se fossem aprovisionados contentores com 20 unidades, se obtinha um desconto de 18% e prazo de pagamento de 30 dias. Sabe-se, ainda, que: Custo Mdio de efectivao de uma encomenda no mercado nacional de 30 Euros Custo Anual adicional de comunicaes da compra directa de 90 Euros A taxa anual de custo de posse de 20% A previso de consumo total do artigo para o prximo ano de 800 unidades Decida se deve constituir stock central do material, justificando a deciso.
IV 110
Y10
Y09 C
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IEFP
Resoluo: Se constituir stock central Qee = i. e. 2 contentores por encomenda Custo total anual do stock central: Cs = 800 x 164 +
2 x 800 x 30 = 38,25 unidades 164 x 0,20
800 40 x 30 + x 164 x 0,20 = 40 2
= 132 456 Euros a 60 dias

Custo total anual de compra directa: Cd = 800 x 200 + 90 = = 160 090 Euros a dinheiro (pronto pagamento) Portanto, deve constituir-se stock central.
Exerccio 8 Prev-se que o consumo no ano corrente de um artigo do stock seja, em mdia, semelhante ao do ano anterior, que foi mensalmente o seguinte:
Ms Janeiro Fevereiro Maro Abril Maio Junho Julho Agosto Setembro Outubro Novembro Dezembro
Consumos (Unid.) 90 100 130 100 90 120 140 70 80 90 110 80
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IV 111
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O preo de custo do artigo de 18 Euros, o prazo de aprovisionamento de 5 semanas e os valores determinados para a taxa de posse e custo de efectivao de uma encomenda so respectivamente de 20% e 45 Euros. Consultado, hoje, o inventrio permanente constata-se que o stock livre de 122 unidades, com um stock de segurana de 75 unidades e um stock reservado de 20 unidades. Pretende-se calcular: a) b) c) O stock total A quantidade a encomendar, hoje, se necessrio O stock mximo admissvel do artigo
Resoluo: Dados: Consumo anual previsto: S = 1 200 unidades Consumo mdio mensal: S m = 100 unidades Preo de custo unitrio ( entrada da empresa) : u = 18 Euros Prazo de (re)aprovisionamento: Pa = 5 semanas Taxa de posse: tp = 20% Custo de efectivao de uma encomenda: a = 45 Euros Stock livre: SL = 122 unidades Stock de segurana: SS = 75 unidades Stock reservado: SR = 20 unidades a) Stock total ST = SS + SL + SR + SP = = 75 + 122 + 20 = 217 unidades b) Quantidade a encomendar
Qee =
2 x S x a = u x tp
2 x 1 200 x 45 = 173,2 18 x 0,20
c) Ponto de encomenda: Pe = SS + (Pa x S sem) = 75 + (5 x 25) = 200 unidades Considerando que ST > Pe, poder-se- hoje no encomendar, embora haja SR = 20 unidades Smx = Pe + Qee = 200 + 173 = 373 unidades
IV 112
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IEFP
Exerccio 9 Considere o armazm de sobressalentes do equipamento da produo. Os artigos que compem o stock no so de fcil aquisio, pois so importados e os prazos de (re)aprovisionamento so incompatveis com as necessidades das intervenes/reparaes, quase sempre imediatas. Est a ser efectuada uma anlise, com vista ao prximo reaprovisionamento de um rel, cujo preo unitrio DDP (Delivery Duty Paid) de 10 Euros, o prazo de aprovisionamento de cerca de um ms e o consumo do ano anterior encontra-se no mapa anexo dos consumos mensais. Os valores determinados para a taxa de posse e custo de efectivao de uma encomenda so respectivamente de 25% e 50 Euros. Na ficha informatizada do material, de actualizao on-line, vem indicado o stock real de 150 unidades, uma encomenda em curso de 100 unidades a chegar na prxima semana e que o stock de segurana admite um risco de rotura de 5%. Pretende-se calcular: a) O stock livre b) O ponto de encomenda c) A quantidade a encomendar (reaprovisionar)
Mapa de Consumos Mensais do Ano Anterior Ms Consumos (Unid.) Janeiro 60 Fevereiro 120 Maro 150 Abril 100 Maio 80 Junho 90 Julho 200 Agosto 50 Setembro 80 Outubro 90 Novembro 70 Dezembro 110 Total 1200
Valores do Factor de Confiana Z Cobertura do Stock 1,3 90% 1,5 93% 1,6 95% 1,7 96% 1,8 97% 2,0 98% 2,4 99%
Guia do Formador
IV 113
IEFP
Resoluo: Dados: Consumo anual previsto: S = 1 200 unidades Consumo mdio mensal: S = 100 unidades Preo de custo unitrio entrada do armazm: u = 10 Euros Taxa de posse: tp = 0,25 Custo de efectivao de 1 encomenda: a = 50 Euros Prazo de aprovisionamento: pa = 1 ms
a) Stock livre = Stock actual - Stock segurana SS = Z x x Desvio padro: = =
pa
(Si - S ) 2 = n
(60 - 100) 2 + (120 - 100) 2 + ... 12
1 583,3 = 39,79 ~ 40 unidades 1 = 64 unidades
Ento: SS = 1,6 x 40 x
SL = 150 - 64 = 86 unidades a.) b.) Ponto de Encomenda: Pe = SS + pa . S Pe = 64 + 1 . 100 = 164 unidades Quantidade a reaprovisionar: Qe = Smx - Disp. Terico = (Pe + Qee) - (Stock actual + Stock Potenc) = 164 +
2 x 1 200 x 50 - (150 + 100) = 134 unidades 10 x 0,25
IV 114
Guia do Formador
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4. TRANSPARNCIAS
mbito da Gesto Econmica dos Stocks (GES) A gesto econmica dos stocks compreende a aplicao de um conjunto de princpios, regras de deciso e metodologias que permitem manter existncias econmicas. Nota H autores que preferem a designao de gesto previsional de stocks, na medida em que se baseia em tcnicas de previso, aplicadas ao clculo das necessidades independentes.
4.1
Guia do Formador IV 115
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OBJECTIVOS DA GES A gesto econmica dos stocks (GES) tem dois objectivos fundamentais: Determinar quanto reaprovisionar, Estabelecer quando reaprovisionar, isto , quando solicitar uma interveno de Compras ou quando solicitar uma entrega de material, no mbito de um contrato aberto com um fornecedor (Exemplo: contrato anual de fornecimento com entregas parcelares).
4.2
IV 116
Guia do Formador
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PRAZO DE APROVISIONAMENTO Prazo de aprovisionamento (pa) ou de disponibilizao o intervalo de tempo que decorre entre a data de deteco da necessidade do material e a data de disponibilizao do material para o utilizador.
PRAZO DE APROVISIONAMENTO
Data da deteco da Necessidade P. circulao P. tratamento P. entrega Data Limite (programada)
P. desalfnd.
P. recepo
Data da Colocao da Encomenda
Data Limite da Entrega

4.3
Guia do Formador
IV 117
IEFP
Stock mdio (Sm) a quantidade mdia do material em stock num determinado intervalo de tempo (em unidades fsicas).
S
Sm T
Nota: Esta representao grfica pressupe consumo regular e stock de segurana nulo
4.4
IV 118 Guia do Formador
IEFP
EXISTNCIA MDIA E

o valor mdio das existncias da empresa num determinado intervalo de tempo (em unidades monetrias). Exemplo:
E anual = Somatorio das existencias mensais 12
4.5
Guia do Formador
IV 119
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O Custo Unitrio de Aquisio de um Material/Artigo Pode definir-se preo de custo unitrio ou custo unitrio de aquisio ou Custo unitrio (u) de um material como o valor a que o material dever ser contabilizado entrada em armazm.
4.6
IV 120
Guia do Formador
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O Custo Mdio de Efectivao de uma Encomenda
o encargo total correspondente ao processamento de uma encomenda de um artigo (pode corresponder a uma posio da encomenda se esta tiver vrias posies), relativo aos encargos administrativos dos diferentes rgos intervenientes no processo, desde a compra at liquidao da factura. Exemplo: CApro - CArm + CConfer. a = N tot x Pos.
4.7
Guia do Formador
IV 121
IEFP
O Custo de Posse de um Artigo e do(s) Stock(s) o custo inerente permanncia do stock mdio em armazm, do artigo num ano. Exemplo: Cp = E x tp
4.8
IV 122
Guia do Formador
IEFP
Consumo previsto (S) a previso de utilizao de um artigo, em unidades fsicas, num determinado prazo (em princpio um ano), baseada na necessidade independente, derivada da procura, nesse prazo.
4.9
Guia do Formador
IV 123
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Clculo do Custo Total Anual do Stock de um Artigo
O custo total anual (do stock) de um artigo (C t ) corresponde ao custo de aquisio do consumo desse material, acrescido do custo de efectivao de encomendas e do custo de posse, referidos a um ano de explorao. Ct = Cm + Ce + Cp Ct = S x u + S x a + ( SS + Qe ) x u x tp Qe 2
4.10
IV 124
Guia do Formador
IEFP
Custo TotaL em Funo da Quantidade a Encomendar

Custos
CCt t + 2%
Custo mnimo
Cp
Cm Ce - 15% Q ee + 20% Qe
4.11
Guia do Formador
IV 125
IEFP
Quantidade econmica de encomenda (Qee)
a quantidade a encomendar de cada vez, que minimiza o custo total anual, relativo a cada artigo do inventrio.
S Qee = 2u a tp
(Frmula de Wilson)
4.12
IV 126
Guia do Formador
IEFP
4.13
Guia do Formador IV 127
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Representrao Grfica do Mtodo do Ponto de Encomenda

Stock
Qee Ponto de Pe Encomenda SS (b) t0 Pa t1 Pe t2
Qee
(a)
Stock de Segurana
t3
Tempo
4.14
IV 128
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Ponto de encomenda (Pe) a quantidade de material correspondente ao stock de segurana adicionado quela que previsvel ser consumida durante o prazo de aprovisionamento do artigo, obrigando a um reaprovisionamento imediato logo que atingido. Pe = (pa + ps) x S
4.15
IV 129
Guia do Formador
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Mtodo do Ciclo de Reviso Peridica
Stock Q3 Q1 Ponto de Alerta Stock de Segurana Q2 Q4
Q5
Pa
P P
Pa P
Pa P
Pa P
Pa
4.16
IV 130
Guia do Formador
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ST
Stock TOTAL TERICO SS + SL + SR
SP
Stock Poten i l Quantidade em aquisio
Sto Sto Stock ck ck Reserv SQuantidade actual em armazm Li d

Stock de Segurana (SS) Quantidade suplementar para obstar a roturas do stock devidas a irregularidades de consumo e/ou atrasos de fornecedores. Stock Livre (SL) Quantidade disponvel, passvel de ser imediatamente utilizada. Stock Reservado (SR) ou Afectado Quantidade cativa ou reservada para determinada(s) finalidade(s), podendo considerar-se como consumida. Stock Potencial (SP) Quantidade encomendada e no recepcionada.
4.17
Guia do Formador
IV 131
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Indicadores de Eficcia da Gesto dos Stocks Taxa ou ndice de rotao (Ir) Taxa ou ndice de rotao ptimo (Iro) Taxa ou ndice de cobertura (Ic) Taxa de rotura (Tr) Nvel de servio (Ns)
4.18
IV 132
Guia do Formador
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Taxa ou ndice de rotao (Ir) Indica o nmero de vezes que a existncia mdia foi renovada. Ir = C E ou Ir = S Sm
4.19
Guia do Formador
IV 133
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Taxa ou ndice de rotao ptimo (Iro) o ndice padro que serve de termo de comparao para os Ir(s) obtidos para os artigos.
S = 12 S Sm (ps + pe) S 2
Iro =
ou
Iro =
12 ps+ pe 2
4.20
IV 134
Guia do Formador
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Taxa ou ndice de cobertura (Ic) Indica o tempo, em meses, de durao previsto para o stock existente, em funo dos consumos mdios mensais.
E Em termos de mdias: Icm = C

Em termos reais: Icr = E C
ou ou
Icm = Sm
Icr
= Sa
4.21
Guia do Formador
IV 135
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Taxa de rotura (Tr) D indicao da percentagem de roturas de stock em armazm.
Tr =
N de solicitaes no totalmente satisfeitas/ano x 100% Total de solicitaes/ano
4.22
IV 136
Guia do Formador
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Nvel de servio (Ns) Indica o nvel geral de satisfao das necessidades em termos de funcionamento de armazm, e da performance da gesto de stocks.
Ns =
N de solicitaes totalmente satisfeitas/ano x 100% Total de solicitaes/ano
4.23
Guia do Formador
IV 137
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O Mtodo ABC Pareto constatou: Que o grupo ou classe A, que constitudo pelos artigos do stock com cerca de 80% do valor de consumo anual, representa aproximadamente 20% do nmero total de itens em stock; Que o grupo ou classe B, que constitudo pelos artigos do stock representando cerca de 30% do nmero total de itens, atinge 15% do valor de consumo anual; Que o grupo ou classe C, que abrange a maioria dos itens do stock, ou seja, cerca de 50%, representa um valor de apenas 5% do consumo total.
4.24
IV 138
Guia do Formador
IEFP
Guia do Formador
IV 139
V. A RECEPO QUALITATIVA E QUANTITATIVA DOS MATERIAIS
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1. RESUMO
funo recepo de stocks compete assegurar a conformidade das remessas de materiais dos fornecedores com os requisitos expressos nas respectivas encomendas e com a legislao e regulamentao aplicveis. Os processos de recepo de stocks so: Processo de recepo quantitativa que desencadeado com a chegada do material empresa e compreende essencialmente as actividades de identificao, observao do estado de preservao do material, verificao da rotulagem, confirmao de quantidade(s) e verificao documental. Processo de recepo qualitativa que compreende as verificaes da conformidade com as especificaes tcnicas das encomendas e com a legislao e regulamentao aplicveis. Se o fornecimento acompanhado de certificados emitidos por entidades acreditadas para o efeito, deve dispensar-se ensaios ou testes de verificao.
Neste captulo, ainda se referem trs modelos organizacionais: Modelo centralizado, instalado em espao prprio e independente da armazenagem, com pessoal especfico e habilitado; Modelo repartido, instalado em reas reservadas junto dos diferentes armazns da empresa, mas, com coordenao tcnica e de gesto especfica e centralizada; Modelo descentralizado, instalado junto ao(s) armazm(s) ou deslocalizado, recorrendo a pessoal qualificado que pode estar atribudo ao(s) armazm(s) ou ser pessoal que desempenha outras funes, por exemplo, em laboratrios de ensaios de produtos.
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V 143
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2. PLANO DAS SESSES
Contedo 1. mbito da recepo dos materiais 2. Enquadramento estrutural da recepo
Metodologia Exposio: Apresentar o mbito da recepo dos materiais relacionando com o conceito de qualidade (transparncia 5.1 e 5.2) Descrever o enquadramento estrutural da recepo dos materiais na rea do aprovisionamento e exemplificar. Os formandos, reunidos em grupo, debatem a importncia das actividades de recepo e estabelecem propostas de implantaes fsicas da recepo As concluses dos debates so apresentadas pelo porta-voz de cada grupo. Exposio: Caracterizar os processos da recepo quantitativa e da recepo qualitativa (transparncia 5.3 e 5.4) Evidenciar a importncia da funo recepo Apresentar modelos organizacionais e de funcionamento integrado da recepo (transparncia 5.5). Os formandos, reunidos em grupos, debatem casos em que os materiais recepcionados no podem ser disponibilizados para armazenagem As concluses dos debates so apresentadas pelo porta-voz de cada grupo. Total
30 min
3. Processos de recepo
30 min
30 min
2 horas
V 144
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Exerccio 1 Relacione prazo de aprovisionamento (Pa) com a funo recepo dos materiais Resposta: O prazo de recepo integra o prazo (interno) de aprovisionamento, que determina os parmetros da gesto econmica dos stocks.
Exerccio 2 Distinga as guias de entrada provisria e definitiva Resoluo: Guia de entrada provisria Depois de concludas com sucesso as actividades deste processo de recepo quantitativa, pode ento ser elaborada a guia de entrada a ttulo provisrio, a qual s ter validade definitiva aps ser sancionada pela Recepo Qualitativa. Guia de entrada definitiva Se o resultado destas verificaes for positivo pode sancionar-se a guia de entrada provisria, a qual passar a definitiva, confirmando a entrada dos materiais na empresa (aceitao). Caso contrrio, os materiais sero rejeitados procedendo-se em seguida respectiva devoluo ao fornecedor, justificada pela no conformidade com legislao ou regulamentao aplicveis e/ou com o que foi especificado na nota de encomenda.
Exerccio 3 Explique como assegurar a qualidade do material aprovisionado Resoluo: No processo de recepo qualitativa verifica-se se os materiais esto em conformidade com as especificaes tcnicas das respectivas encomendas e com a legislao e regulamentao aplicveis.
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V 145
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A verificao pode visar as caractersticas fsicas e qumicas dos materiais, as dimenses, etc., segundo determinados critrios, padres e tolerncias. A verificao pode realizar-se atravs de inspeces, testes e ensaios ou pela aceitao de certificados de conformidade (de garantia da qualidade) emitidos por entidades acreditadas para o efeito. Podem seguir-se neste processo diversos procedimentos de verificao de conformidade: Controlo da qualidade do material fornecido para verificar a conformidade com as caractersticas exigidas e com os requisitos definidos na encomenda;
Exemplos 1. Na recepo e um equipamento deve verificar-se, atravs de ensaios, se esto satisfeitas as exigncias tcnicas ou requisitos essenciais impostos pelas directivas comunitrias e regulamentao aplicvel, nomeadamente, os atributos relativos segurana e preservao ambiental, e se o equipamento cumpre as funes e utilidades com o rigor especificado na respectiva encomenda; 2. Na recepo de um produto qumico deve verificar-se, atravs de testes e ensaios laboratoriais, se a composio respeita os requisitos da especificao tcnica e a legislao e regulamentao aplicveis. Verificao dos certificados e garantias tcnicas dos fornecedores: - Verificao dos certificados enviados pelo fornecedor a fim de concluir sobre a validade da conformidade com os requisitos exigidos; - Verificao das garantias a fim de concluir sobre os prazos de validade e/ou condies de utilizao.
Questo 4 Enuncie vantagens e condicionantes da descentralizao da funo recepo Resoluo: Pode ser um rgo descentralizado com as respectivas funes atribudas ao pessoal dos armazns ou outro, desde que possuam conhecimentos e competncia para o efeito, obtendo-se assim menores custos logsticos de movimentao dos materiais.
V 146
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Questo 5 Enuncie a regra bsica da recepo Resoluo: Deve observar-se a regra: nenhum material deve ser entregue ao Armazm ou ao circuito produtivo, sem que tenha sido objecto de aceitao, sendo ento acompanhado por guia de entrada definitiva.
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V 147
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4. TRANSPARNCIAS
MBITO DA RECEPO DOS MATERIAIS
funo recepo dos materiais compete assegurar a qualidade dos fornecimentos i. e. a conformidade das remessas de materiais dos fornecedores com os respectivos requisitos expressos nas encomendas, nomeadamente os prazos, e com a legislao e regulamentao em vigor.
5.1
V 148 Guia do Formador
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QUALIDADE
Conceito genrico de Qualidade segundo a norma ISO 9 000:2000 Grau de satisfao de requisitos dado por um conjunto de caractersticas intrnsecas ou permanentes de uma entidade (produto, processo, ...) Conceito de Produto de Qualidade Um produto tem qualidade quando cumpre os requisitos do cliente e os requisitos regulamentares aplicveis e o fornecedor demonstra a sua aptido para fornecer consistentemente o produto com aqueles requisitos.
Nota
A monitorizao da satisfao do cliente requer a avaliao da informao relacionada com a percepo do cliente quanto ao produtor/fornecedor ter cumprido todos os requisitos do produto. ( Confiana no produtor/fornecedor)
5.2
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V 149
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PROCESSO DE RECEPO QUANTITATIVA O processo de recepo quantitativa desencadeado com a chegada dos materiais e compreende as actividades seguintes: Identificao dos materiais e anlise visual do seu estado fsico; Observao do acondicionamento nas embalagens e do estado de preservao destas; Verificao da rotulagem das embalagens; Determinao da(s) quantidade(s) fornecida(s); Conferncia da guia de remessa do fornecedor com a nota de encomenda; Verificao das datas limites dos materiais sujeitos a prazos de validade ou a garantias. Verificao de eventuais constrangimentos aduaneiros.
5.3
V 150
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PROCESSO DE RECEPO QUALITATIVA No processo de recepo qualitativa verifica-se se os materiais esto em conformidade com as especificaes tcnicas das respectivas encomendas e com a legislao e regulamentao aplicveis.
5.4
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V 151
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MODELOS ORGANIZACIONAIS E FUNCIONAMENTO DA RECEPO DE MATERIAIS A Recepo pode apresentar diferentes modelos organizacionais: Pode ser um rgo centralizado, com espao prprio e independente da armazenagem; Pode ser um rgo repartido, se existirem diferentes armazns, dispondo cada um deles de uma rea restrita reservada recepo, compensando os menores custos logsticos com o maior esforo de coordenao exigido. Pode ser um rgo descentralizado com as respectivas funes atribudas ao pessoal dos armazns ou outro, desde que possuam conhecimentos e competncia para o efeito,obtendo-se assim menores custos logsticos.
5.5
V 152
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V 153
VI. FUNO COMPRAS E A SUA ORGANIZAO E GESTO ADMINISTRATIVA
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1. RESUMO
Neste captulo comea por se caracterizar o problema da compra: a celebrao e a verificao do cumprimento de contratos. Uma compra efectua-se atravs de um contrato, cujos parmetros--chave so: o preo, o prazo, a quantidade, a qualidade, a garantia e o nvel de servio logstico. As Compras constituem, normalmente, um rgo autnomo no Departamento de Aprovisionamentos, no entanto, numa pequena empresa, este rgo pode depender da Gesto de Materiais. Neste captulo, ainda, so justificadas polticas de aprovisionamento e de compras coerentes, nomeadamente, as seguintes: Os materiais centrais devem ser fornecidos por fornecedores pr--qualificados que assegurem a melhor relao qualidade/preo; Os materiais estratgicos devem ser fornecidos no mbito de contratos de parceria; Os materiais vulnerveis devem ser fornecidos no mbito de contratos de baixo risco de falha; Os materiais rotineiros devem ser fornecidos por poucos fornecedores pr-qualificados: Seguidamente, analisam-se as fases do processo de compra tradicional: Formalizao da especificao em pedido de compra preenchido pelo utilizador do material ou pelo conceptor do produto; Anlise do pedido de compra pelo comprador; Seleco de fornecedores pelo comprador; Consultas aos fornecedores seleccionados; Anlise das propostas dos fornecedores; Adjudicao da encomenda; Seguimento da encomenda; Recepo do material; Conferncia de facturas; Tratamento de reclamaes; Pagamentos.
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VI 157
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Este processo tem tendncia a simplificar-se atravs do recurso a contratos abertos com fornecedores pr-qualificados segundo determinados parmetros. Assim se reduzem os prazos de reaprovisionamento e se melhoram os fornecimentos em qualidade e preo. So, ainda, referidas condies standard dos contratos internacionais de fornecimento (incoterms):
Modo Martimo Outro Modo
EXW
FAS FOB
CIF CFR CIP CPT
DES DEQ DAF DDU DDP
EXW
FCA FOR FOT
Finalmente, justificam-se economicamente as mudanas de atitude e de comportamento organizacional que vm ocorrendo na rea das compras, nomeadamente: Reduo da variedade do stock atravs da normalizao dos itens; Reduo do nmero de fornecedores e/ou recurso a centrais de compras; Simplificao da recepo por via da exigncia de certificao aos fornecedores; Aumento da rotao dos stocks; Estabelecimento de contratos abertos; Incremento da confiana no relacionamento comercial.
VI 158
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2. PLANO DAS SESSES
Contedo
Metodologia
Durao (minutos)
1. Contrato de fornecimento
Exposio: Introduzir o conceito de contrato de fornecimento (transparncia 6.1) Apresentar as principais variveis de um estudo de mercado: Anlise qualitativa (comportamento processo de deciso da compra, ...) dos clientes,
30 min
Anlise quantitativa (dimenso da procura, taxa de crescimento da procura, quota de mercado por empresa e respectiva taxa de crescimento, ...) Caracterizar um processo de negociao.
Os formandos, reunidos em grupo, debatem a problemtica da segmentao do mercado na perspectiva do comprador As concluses dos debates so apresentadas pelo porta-voz de cada grupo.
30 min
2. Parmetros da compra
Exposio: Introduzir e justificar os parmetros-chave da compra (transparncia 6.2).
30 min
Os formandos devem resolver os exemplos de aplicao de reviso de preos dos Manuais do Formando e do Formador (transparncia 6.3) As concluses dos debates so apresentadas pelo porta-voz de cada grupo.
30 min
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VI 159
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3. mbito da funo compras
Exposio: Apresentar o mbito da funo compras (transparncia 6.4) Enquadrar a funo aprovisionamentos. compras na rea dos
30 min
4. Enquadrament o estrutural das compras
Os formandos, reunidos em grupo, definem os objectivos e as tarefas principais de uma seco de compras Os resultados do trabalho dos grupos so apresentados pelos respectivos porta-vozes.
30 min
5. Polticas de aprovisioname nto e de compras
Exposio: Apresentar uma classificao de materiais considerando o respectivo impacte no resultado e o risco de abastecimento Estabelecer polticas de aprovisionamento compras, considerando a classificao anterior. e de
30 min
Os formandos, reunidos em grupo, relacionam a classificao de materiais apresentada com a classificao ABC As concluses do trabalho so apresentadas pelo portavoz de cada grupo.
30 min
6. Processo de compra tradicional
Exposio: Apresentar a sequncia de actividades do processo de compra tradicional (transparncia 6.5).
30 min
Os formandos, reunidos em grupos, debatem os inconvenientes do processo apresentado As concluses dos debates so apresentadas pelo porta-voz de cada grupo.
30 min
VI 160
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7. Estrutura organizacional de compras 8. Tipos de compras e de contratos
Exposio: Apresentar possveis modelos da organizacional da funo compras Distinguir tipos de compras e de justificando e exemplificando cada caso.
30 min estrutura contratos,
Os formandos, reunidos em grupos, debatem as vantagens e inconvenientes da subcontratao e do outsourcing. As concluses dos debates so apresentadas pelo porta-voz de cada grupo. Exposio: Apresentar o mbito da gesto administrativa de compras Introduzir o conceito de (pr)qualificao de fornecedores e respectivos critrios/parmetros de avaliao (transparncias 6.7 e 6.8). Os formandos, reunidos em grupo, definem uma mtrica de avaliao de fornecedores As concluses do trabalho so apresentadas pelo porta-voz de cada grupo. Exposio: Introduzir o conceito de incoterm, distinguindo e exemplificando os diferentes tipos de contratos standard (transparncias 6.9 a 6.14) Apresentar exemplos de mudanas contextuais e organizacionais da funo compras.
30 min
9. mbito da gesto administrativa de compras 10. Pr-qualificao de fornecedores
30 min
11. Contratos internacionais de fornecimento 12. Evoluo do contexto, mudanas comportamentais e alteraes progressivas da funo compras
30 min
30 min
Os formandos, reunidos em grupos, caracterizam as tendncias evolutivas do meio envolvente com impacte na (re)organizao da funo compras As concluses dos debates so apresentadas pelo porta-voz de cada grupo. Total
30 min
8 horas
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VI 161
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Considere que est a analisar uma proposta de contrato aberto de fornecimento, no qual se estabelece: Prazo de validade de dois anos; Preo base de 1 000 Euros por quantidade mnima de remessa de 2 000 unidades do artigo X; Frmula de reviso de preo
Ma Sa Ea Pa = Pi n1 + n2 + n3 + n4 Mi Si Ei
onde M a cotao oficial de matria prima metlica publicada no Metal Bulletin S o salrio base para um nvel profissional bem definido e expresso no Contrato Colectivo de Trabalho aplicvel empresa E o valor oficial publicado do preo unitrio da energia
Exerccio 1 Responda s questes seguintes: a.) b.) c.) Quais as vantagens e limitaes do contrato aberto em apreo? Que valores da frmula de reviso devem estar claramente justificados no contrato e referidos a que momento? Qual o preo actual de uma remessa de 25 000 unidades de X, considerando os dados abaixo, devidamente documentados:
Evoluo da cotao oficial da matria prima de referncia, de 30 para 32 Euros;
Evoluo salarial, de 804 para 872 Euros;

Evoluo do preo base da energia, de 6,5 para 5,8 Euros; n2 = 30%; n3 = 40% e n4 = 20%. Resoluo: a) Clareza na actualizao do preo enquanto vigorar o contrato, embora, de difcil previso.
b) Mi, Si e Ei referidos data da aceitao do contrato e n2, n3 e n4.
VI 162
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32 872 5,8 + 0,4 + 0,2 c) Pa = 1 000 0,1 + 0,3 = 30 804 6,5

= 1 030 Euros Pa (25 000 unid.) = 25 000 x
1 030 = 12 875 Euros 2 000
Exerccio 2 Explique a importncia da clarificao do sentido do termo lead-time (prazo) num contrato Resoluo: Guia do Formando VI.1. pg. 144
exerccio 3 Explique a importncia da identificao da quantidade de unidades de uma remessa Resoluo: H que clarificar a quantidade de unidades de utilizao (embalagem primria), de unidades da compra (embalagem secundria/multipack) e de unidade de distribuio ou de transporte (embalagem terciria: palette, tambor, contentor, ...)
Exerccio 4 Explique a importncia de distinguir a garantia tcnica da garantia comercial Resposta: Guia do Formando VI.1. pg. 145
Exerccio 5 Indique uma mtrica de nvel de servio logstico Resoluo:
Ns =
N de encomendas absolutamente satisfeitas x 1000 N total de encomendas
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VI 163
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Indicador actualizado semanalmente com clarificao do sentido de encomendas absolutamente satisfeitas em quantidade, qualidade ou especificao tcnica, local de entrega, prazo e hora de entrega, ...
Exerccio 6 Indique, justificando, fases redundantes de um processo de compra tradicional a um fornecedor pr-qualificado Resoluo: Guia do Formando VI.4. pg. 151 e VI.6. pg. 157
Exerccio 7 Exemplifique e enumere vantagens do uso de centrais de compras Resoluo: Guia do Formando VI.7. pg. 165
Exerccio 8 Explique como pode o stock gerar resistncia inovao Resoluo: Guia do Formando VI.7. pg. 166
VI 164
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4. TRANSPARNCIAS
contrato de fornecimento um acordo oneroso que obriga o contraente vendedor a transferir a propriedade do bem para o contraente comprador, mediante a obrigao deste retribuio ou pagamento do preo convencionado ou acordado, em valor monetrio e nas condies expressas no contrato, formalizado por uma encomenda ou nota de encomenda.
6.1
Guia do Formador VI 165
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Os Dados ou Parmetros da Compra O prazo, A quantidade, A qualidade, A garantia, O nvel de servio logstico.
6.2
VI 166
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Modalidades do Preo de Compra Consoante o tipo de encomenda e as condies de pagamento, assim o preo de compra poder apresentar uma das seguintes modalidades: Firme - O valor que ir ser facturado inaltervel independentemente do prazo de pagamento. Revisvel - O valor que ir ser facturado calculado a partir de um preo base. Exemplo: Pa = Pi ( + Ma + Ta + Ea ) Mi Ti Ei onde ( + + + = 1)
6.3
Guia do Formador
VI 167
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MBITO DA FUNO COMPRAS funo compras compete celebrar e fazer cumprir contratos bilaterais em condies econmicas.
6.4
VI 168
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Fases do Processo de Compra Tradicional O processo de compra tradicional desenvolve-se atravs de uma sequncia de actividades, das quais se destacam as seguintes: Formalizao das especificaes; Anlise do pedido de compra; Seleco de fornecedores; Consulta a fornecedores; Anlise de propostas; Adjudicao da encomenda; Seguimento da encomenda; Recepo da encomenda; Conferncia de facturas; Tratamento de reclamaes; Ordem de pagamento.
6.5
VI 169
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mbito da Gesto Administrativa de Compras gesto administrativa das compras compete conhecer
permanentemente: Quais os fornecedores adequados para cada tipo de fornecimento; Quais as condies de contratao a estabelecer em cada caso.
6.6
VI 170
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Pr-Qualificao de Fornecedores A pr-qualificao uma seleco de fornecedores, por famlias de materiais e de servios a aprovisionar, a realizar pela empresa com base numa avaliao objectiva, suportada em critrios claros, e numa negociao de contratos abertos de fornecimento, a prazos renovveis.
6.7
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VI 171
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Parmetros de avaliao dos fornecedores

Certificao (do fornecedor e do produto fornecido - bens tangveis e servios); Competncia tcnica; Criatividade e solues inovadoras; Divulgao de informao tcnica; Flexibilidade mudana de especificaes; Aceitao de quantidades variveis de encomenda; Disponibilidade para a participao em projectos de desenvolvimento; Competncia tcnico-comercial dos vendedores; Disponibilidade dos vendedores; Assistncia pr-venda; Assistncia ps-venda;
VI 172
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Parmetros de avaliao dos fornecedores (cont) Percentagem de rejeies em materiais no certificados; Percentagem de atrasos nas entregas; Evoluo dos preos relativamente mdia do mercado; Condies de pagamento; Evoluo dos prazos relativamente mdia do mercado; Rcios de situao econmica-financeira; Proximidade geogrfica.
6.8
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VI 173
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Incoterms Incoterm a abreviatura da expresso international commerce term. Os incoterms esto associados a condies standard que reportam entrega, ao transporte e ao risco associado ao fornecimento de bens tangveis (materiais/mercadorias).
6.9
VI 174
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tipos de incoterms Incoterms de partida, Incoterms de envio no pago, Incoterms de envio pago, Incoterms de chegada.
6.10
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VI 175
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MODO DE TRANSPORTE Martimo Martimo
Partida EXW EXW
TIPO DE CONTRATO Envio no pago Envio pago FAS CIF FOB CFR FCA CIP FOR CPT FOT
Chegada DES DEQ DAF DDU DDP
6.11
VI 176 Guia do Formador
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Incoterm de Partida EXW (Ex Works): Ex-Fbrica, Ex-Armazm, ... Significa que o cliente responsvel pela recolha e transporte e que o fornecedor apenas se compromete a deixar o material/mercadoria em condies de recolha na sua fbrica, armazm, ... em embalagem normal de expedio e no contentorizada para transporte a longa distncia.
6.12
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VI 177
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Incoterms de Envio No Pago FAS (Free Alongside Ship) Significa que o fornecedor entrega o material/mercadoria no cais. FOB (Free On Board) Significa que o fornecedor embarca o material/mercadoria. Nestes casos o navio larga por conta e risco do cliente. FCA (Free Carrier): FOR/FOT - Livre sobre vago/camio Significa que o fornecedor cessa a sua responsabilidade com a transferncia do material para o transportador em local preestabelecido.
6.13
VI 178
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Incoterms de Envio Pago CIF (Cost, Insurance and Freight) Significa que o fornecedor paga os custos do carregamento no navio, transporte e seguro. CFR (Cost and Freight) Significa que o fornecedor paga apenas os custos do carregamento e transporte no navio, ficando o risco do transporte por conta do cliente, que poder pagar o seguro. CIP (Carriage and Insurance Paid To) Significa que o fornecedor paga os custos do transporte e seguro. CPT (Carriage Paid To) Significa que o fornecedor s paga o transporte e que o cliente suporta o risco do transporte.
6.14
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VI 179
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Incoterms de Chegada
DES (Delivered Ex Ship) Significa que o fornecedor responsvel pela entrega, mas no paga o transporte martimo nem o desembarque. DEQ (Delivered Ex Quay) Significa que o fornecedor responsvel pela entrega, mas no paga despesas de cais. DAF (Delivered At Frontier) Significa que o fornecedor responsvel pela entrega na fronteira. DDU (Delivery Duty Unpaid) Significa que o fornecedor coloca o material/mercadoria porta do cliente, mas este que paga as taxas de importao. DDP (Delivery Duty Paid) Significa que o fornecedor assume total responsabilidade pela entrega do material/mercadoria no cliente, livre de todos os encargos.
6.15
VI 180
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5. TEXTOS COMPLEMENTARES PARA O FORMADOR Artigos da revista Executive Dugest Artigos da revista Foco Artigos da revista Exame.
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I 181
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VI. FUNO COMPRAS E A SUA ORGANIZAO E GESTO ADMINISTRATIVA L
VI 182
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FICHAS DE AVALIAO GLOBAL
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Ficha n 1 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Defina os principais tipos de recursos materiais indispensveis aos processos de uma empresa industrial. Distinga stocks de existncias. Descreva o mbito da gesto fsica dos stocks. Especifique os principais requisitos de uma gesto fsica eficiente. Descreva o mbito da gesto administrativa dos stocks. Indique como se caracteriza a nomenclatura de um artigo do stock. Descreva o mbito e os objectivos da gesto econmica dos stocks. Indique as parcelas fundamentais a considerar na determinao do prazo de aprovisionamento de um artigo. Descreva o mbito da recepo dos materiais.
10. Indique as actividades do processo de recepo quantitativa. 11. Caracterize um contrato de fornecimento. 12. Indique os parmetros-chave a considerar numa encomenda.
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185
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Ficha n 2 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Apresente uma classificao dos bens tangveis. Descreva o mbito da funo aprovisionamento. Caracterize a funo armazenagem e os seus princpios gerais. Justifique uma classificao de armazns. D um exemplo de cdigo de matria-prima, para utilizao informtica, justificando. Explique a importncia de se formalizar e introduzir no ficheiro a especificao dos materiais. Indique as parcelas que normalmente se consideram no clculo do custo total anual do stock de um artigo. Explique a importncia e as limitaes da determinao da quantidade econmica de encomenda pelo mtodo de Wilson. Justifique a importncia da recepo qualitativa.
10. Explique as vantagens e as limitaes do outsourcing da recepo qualitativa. 11. Descreva o conceito de nvel de servio logstico de um fornecedor e a importncia da respectiva avaliao. 12. Especifique e explique polticas de aprovisionamento e de compras coerentes.
186
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Resoluo
Ficha n 1 1. Os materiais de input ou recursos materiais so indispensveis ao(s) processo(s) produtivo(s) e so de dois tipos: Materiais consumveis que so objecto de processamento interno na empresa tais como: matrias primas, materiais subsidirios, material de embalagem; Materiais de utilizao permanente que so imobilizado, ou seja, materiais que no so consumidos no processo produtivo, mantendo-se ao dispor deste durante vrios ciclos de transformao.
Numa empresa comercial os bens transaccionados designam-se por mercadorias, no estando sujeitos a qualquer transformao dentro da empresa. 2. Stock ou stocks o conjunto de materiais consumveis ou de produtos ou de mercadorias acumulados, espera de uma utilizao posterior, mais ou menos prxima, e que permite assegurar o fornecimento aos utilizadores quando necessrio. So os elementos patrimoniais classificados e valorizados em existncias.
3. gesto fsica dos stocks compete assegurar que as operaes realizadas com os materiais, desde a sua entrega na empresa at sua sada de armazm, sejam executadas com eficincia, isto , ao menor custo e em tempo oportuno. A gesto fsica dos stocks tem como principais atribuies: Recepcionar os materiais aprovisionados; Armazenar e conservar os stocks; Aviar ou expedir os materiais armazenados. 4. Uma eficiente gesto fsica de stocks deve obedecer aos seguintes requisitos: Proporcionar uma eficiente recepo dos materiais - Boas condies para a execuo rpida e cuidada das funes administrativas da recepo; - Espao adequado para descarga, para a eventual desembalagem, e para os controlos quantitativos e qualitativos; - Sada facilitada e desimpedida para os locais de armazenamento. Dispor de meios adequados de movimentao e transporte interno
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187
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- Pavimentos em bom estado; - Corredores amplos; - Meios de transporte interno adequados aos espaos disponveis para a movimentao e aos artigos a movimentar. Dispor de meios e espao devidamente adequado ao armazenamento e guarda - rea disponvel com condies de temperatura, humidade, arejamento, ajustado conservao dos artigos armazenados; - Equipamento de armazenamento adaptado aos locais e aos materiais; - Ps-direitos e pavimentos adequados ao eventual empilhamento dos artigos; - Construo e dimenso que facilite a rotao dos artigos. Possibilitar e facilitar a sada rpida dos artigos do armazm - Pouca burocracia; - Itinerrios de sada desimpedidos; - Espaos curtos a percorrer em especial para os materiais com maior sada/rotao, volume ou massa; - Sada fcil da pilha ou prateleira; - Contagem local facilitada; - Meios de movimentao rpidos e seguros; - Localizao e acesso ao material armazenado facilitados. Prever, organizar e manter a segurana de pessoas e bens - Instalaes passveis de ser facilmente limpas e higienizadas com apropriados sistemas de drenagem (dos produtos de lavagem); - Sistemas de exausto (gases, fumos, cheiros), de renovao e/ou purificao do ar, de climatizao (controlo e regulao da temperatura, humidade, ...); - Sistemas de deteco de fugas de gases, poeiras, incndios, inundaes, derrames de leos ou outros fludos escorregadios ou perigosos; - Sistemas de proteco contra insectos e roedores; - Sistemas de sinalizao dos perigos para pessoas e bens; - Uso de cores de advertncia e cartazes com instrues de segurana; - Sinalizao de sadas de emergncia desimpedidas. Nota: Os sistemas a activar dependem dos materiais armazenados.
188
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5. gesto administrativa dos stocks compete conhecer permanentemente: Quais os materiais armazenados, Movimentos de entrada e sada de armazns, Quantidades em unidades fsicas e monetrias dos stocks. Torna-se necessrio, para gerir os stocks, ter um conhecimento exacto de cada item ou artigo das existncias no s em quantidade fsica, valor e qualidade, mas tambm em dimenso, forma, peso e campo de aplicao. 6. Nomenclatura o conjunto de elementos de identificao de um artigo do stock. A nomenclatura compreende: A designao; A codificao. Designao o nome pelo qual o artigo conhecido na empresa. Pode adoptar-se uma designao externa empresa, por exemplo, a designao do fornecedor. Codificao uma representao simblica ou uma referncia que identifica exactamente o material ou artigo de forma inequvoca. 7. A gesto econmica dos stocks compreende a aplicao de um conjunto de princpios, regras de deciso e metodologias que permitem manter existncias econmicas. H autores que preferem a designao de gesto previsional de stocks, na medida em que se baseia em tcnicas de previso, aplicadas ao clculo das necessidades independentes. Objectivos da GES A gesto econmica dos stocks (GES) tem dois objectivos fundamentais: Determinar quanto reaprovisionar; Estabelecer quando reaprovisionar, isto , quando solicitar uma interveno de Compras ou quando solicitar uma entrega de material, no mbito de um contrato aberto com um fornecedor (Exemplo: contrato anual de fornecimento com entregas parcelares). Estes objectivos so concretizados para cada artigo do stock, que tem caractersticas especficas.
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8. Para o clculo do pa pode considerar-se o prazo como o somatrio de todos os prazos (estimados com base em dados histricos) intervenientes no processo de aquisio:
PRAZO DE APROVISIONAMENTO
Data da deteco da Necessidade
Data Limite (programada)
P.
P.
circulao
tratamento
P. en
P.
desalfnd.
P. re
Data da Colocao da Encomenda
Data Limite da Entrega
Entende-se por: Data da deteco da necessidade Data da deteco da necessidade - quando se verifica a necessidade de se proceder a um reaprovisionamento ou a uma compra e se elabora o respectivo pedido a compra. Prazo de circulao Prazo de circulao - o intervalo de tempo desde a sada do pedido de compra da GES at chegar a Compras. Prazo de tratamento Prazo de tratamento - o tempo que Compras leva a proceder s rotinas administrativas at a adjudicao da encomenda ao fornecedor seleccionado. Prazo de entrega Prazo de entrega - o prazo acordado com o fornecedor para a entrega do material na Recepo; ou se for uma importao, at disponibilidade do material no destino (inclui o prazo de transporte). Prazo de desalfandegamento
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Prazo de desalfandegamento - o tempo consumido no desalfandegamento do material oriundo de pas(es) exterior(es) Unio Europeia. Prazo de recepo Prazo de recepo - o tempo necessrio para se proceder s recepes, quantitativa e qualitativa (quando necessrio), emisso de guia de entrada que acompanha o material para o armazm. 9. funo recepo dos materiais compete assegurar a conformidade das remessas de materiais dos fornecedores com os requisitos expressos nas respectivas encomendas e com a legislao e regulamentao aplicveis. A funo recepo dos materiais tem uma componente tcnica, nomeadamente no que se refere verificao das caractersticas dos materiais fornecidos, podendo ter de realizar testes e ensaios. O rgo Recepo dos Materiais dever dispor de espao prprio para a sua actividade, eventualmente de rea para laboratrios, diferenciado do espao dos Armazns, com a capacidade suficiente para albergar todos os fornecimentos a recepcionar e para separar os materiais rejeitados at respectiva resoluo (devoluo ou correco de no-conformidade). O rgo Recepo dos Materiais dever dispor de recursos humanos habilitados para a realizao competente da sua actividade a ritmo compatvel com os prazos dos programas da produo. de salientar que o prazo de recepo integra o prazo (interno) de aprovisionamento, que determina os parmetros da gesto econmica dos stocks. A Recepo dos Materiais para poder aceitar ou rejeitar os fornecimentos desencadeia, normalmente, dois tipos de processos: O processo de recepo quantitativa; O processo de recepo qualitativa. 10. O processo de recepo quantitativa desencadeado com a chegada dos materiais e compreende as actividades seguintes: Identificao dos materiais e anlise visual do seu estado fsico; Observao do acondicionamento nas embalagens e do estado de preservao destas; Verificao da rotulagem das embalagens; Determinao da(s) quantidade(s) fornecida(s); Conferncia da guia de remessa do fornecedor com a nota de encomenda; Verificao das datas limites dos materiais sujeitos a prazos de validade ou a garantias. Verificao de eventuais constrangimentos aduaneiros. neste processo de recepo que so determinadas as faltas, as trocas de artigos e os excessos, os eventuais danos ocorridos no transporte, que devem ser comunicados (em princpio via Compras) aos fornecedores e/ou transportadores a fim de se repor o que foi encomendado. ,
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ainda, neste processo que deve verificar-se se os rtulos das embalagens cumprem a legislao e regulamentos aplicveis, para se poder aceitar o fornecimento. 11. Um contrato de fornecimento oneroso na medida em que obriga o contraente vendedor a transferir a propriedade do bem para o contraente comprador, mediante a obrigao deste retribuio ou pagamento do preo convencionado ou acordado, em valor monetrio e nas condies expressas no contrato, formalizado por uma encomenda ou nota de encomenda. 12. Os parmetros-chave a considerar numa encomenda so os seguintes: O preo; O prazo;
A quantidade; A qualidade; A garantia; nvel de servio logstico.
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Ficha n 2 1. Os bens tangveis podem classificar-se nos domnios seguintes: 1. Bens de consumo a. Bens no duradouros ou bens de grande consumo corrente Consumo regular (Ex.: leite; gua de distribuio comunitria Utility) Consumo de emergncia (Ex.: antibitico) Consumo de impulso (Ex.: pipocas) Consumo sazonal (Ex.: protector solar) Bens duradouros Consumo regular (Ex.: electrodomstico) Consumo sazonal (Ex.: fato de banho)
b.
2. Bens ou produtos industriais (utilizados na produo de outros produtos) ou recursos materiais a. b. c. d. Matrias primas Componentes Subconjuntos e produtos intermdios (semiacabados) De suporte Instalaes Bens de equipamento fabril (fixos e mveis, pesados e ligeiros) Bens de equipamento de escritrio Ferramentas e instrumentao Nota Pode, ainda, classificar-se os produtos industriais nos domnios seguintes: Produtos no diferenciados; Produtos diferenciados; Produtos normalizados; Produtos especializados. 2. A funo aprovisionamento compreende o conjunto de operaes que permitem pr disposio da empresa em tempo oportuno, na quantidade e na qualidade definidas, todos os recursos materiais e servios necessrios ao seu funcionamento, ao menor custo. Para alm das actividades de seleco e qualificao de fornecedores, de negociao, de contratao e de compra de recursos materiais e servios, de gesto de stocks, a funo aprovisionamento ainda inclui nas suas atribuies: a recepo de materiais, a armazenagem, o aviamento de requisies e o envio/transporte de materiais para estaleiros onde decorrem obras ou a expedio para subempreiteiros.
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3. funo armazenagem compete preservar em boas condies os materiais armazenados e realizar o aviamento rapidamente e nas melhores condies de segurana. H dois princpios gerais a que correspondem dois tipos bsicos de armazenagem, que podem coexistir num mesmo armazm: Armazenagem com lugar pr-definido; Armazenagem sem lugar pr-definido. Armazenagem com lugar pr-definido Este sistema obedece ao princpio de um lugar para cada coisa e cada coisa no seu lugar. Todos os materiais tm o seu espao perfeitamente identificado para serem colocados e no podem ser armazenados noutro stio. Vantagens: - Fcil localizao dos materiais; - Os materiais idnticos esto juntos. Inconvenientes: - Desperdcio de espao visto que cada material tem o seu lugar cativo, para o seu nvel mximo de stock. Pode dizer-se que normalmente 40% do volume til para armazenar se encontra vazio. - Um material colocado em stio errado fica eventualmente perdido. Armazenagem sem lugar pr-definido ou Armazenagem catica Este sistema obedece ao princpio de seja qual for no stio disponvel. Nos espaos livres pode colocar-se qualquer material, no existindo lugares marcados, mas critrios gerais de localizao. Vantagens: - Aproveitamento mximo dos espaos; - Facilita a operao de arrumao dos materiais. Inconvenientes: - Exige registo e controlo rigoroso da localizao dos materiais (armazm inteligente); - Pode aproximar materiais incompatveis ou que se contaminem, se no forem cumpridos determinados procedimentos. Nota: Este tipo de armazenagem frequentemente utilizado em materiais de compra directa para obras, que em princpio s entram em armazm uma vez (encomenda e recepo nicas), embora, possam sair em parcelas, mas, at esgotar a quantidade em stock. 4. Genericamente e atendendo funo desempenhada, os armazns classificam-se em trs grandes categorias: Armazns industriais
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Armazns Industriais - so armazns destinados arrumao: das matrias-primas; das ferramentas; dos materiais em curso de fabricao; dos componentes e dos subconjuntos; dos produtos acabados e, em princpio, por acondicionar em embalagem de transporte. Armazns de distribuio Armazns de Distribuio - so os armazns, que integram o circuito de comercializao dos produtos de uma empresa ou grupo de empresas, podendo ficar situados: - Na rea de distribuio dos clientes; - Junto s unidades de produo; - Em posio intermdia estratgica. Entrepostos Entrepostos - so espaos de armazenagem pertena de entidades privadas ou estatais, independentes dos proprietrios dos materiais neles armazenados, a ttulo temporrio, mediante acordo ou contrato. 5. Considere um cdigo com os cinco campos seguintes:
30 . 238 . 337 . 025 . 8 Artigo do stock de matrias primas Classe dos aos Famlia dos vares N de ordem do artigo Checkdigit
Como se constata do exemplo, o stock pode estar subdividido por tipos de material (matria prima), estes por classes, famlias e finalmente estas por nmeros de ordem. Assim, O n 30 corresponde ao tipo de material de stock: matrias primas; O n 238 corresponde classe dos aos inoxidveis AISI 304; O n 337 corresponde famlia dos vares; O n 025 corresponde ao n de ordem igual ao dimetro do varo, que no exemplo de 25 mm;
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O n 8 o checkdigit que confirma a correco do respectivo cdigo. Este sistema de codificao assenta numa base organizativa e classificativa de todos os materiais, a qual deve ser estruturada e implementada pela gesto administrativa dos stocks. 6. No ficheiro de materiais, associado nomenclatura de cada artigo deve constar a respectiva especificao. Especificao de um material, o conjunto de requisitos da qualidade, isto , o conjunto de atributos ou caractersticas, traduzido em termos qualitativos e quantitativos, que lhe confere aptides de utilidade e permite verificar a conformidade. Uma especificao pode definir padres de comportamento e de segurana do material, indicar prescries de embalagem, discriminar ensaios e testes de controlo da qualidade, referir normas e regulamentos de referncia. A especificao do material fundamental para a sua compra e respectiva recepo qualitativa. Se fornecedores e clientes usarem para o mesmo artigo ou material a mesma nomenclatura, isto , a mesma designao e cdigo para a mesma especificao, ser facilitada a transaco e o respectivo processamento. 7. A gesto econmica dos stocks compreende a aplicao de um conjunto de princpios, regras de deciso e metodologias que permitem manter existncias econmicas. H autores que preferem a designao de gesto previsional de stocks, na medida em que se baseia em tcnicas de previso, aplicadas ao clculo das necessidades independentes. Objectivos da GES A gesto econmica dos stocks (GES) tem dois objectivos fundamentais: Determinar quanto reaprovisionar; Estabelecer quando reaprovisionar, isto , quando solicitar uma interveno de Compras ou quando solicitar uma entrega de material, no mbito de um contrato aberto com um fornecedor (Exemplo: contrato anual de fornecimento com entregas parcelares). Estes objectivos so concretizados para cada artigo do stock, que tem caractersticas especficas.
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8. Representando os custos num grfico em que a varivel independente Q seja a quantidade a adquirir, verifica-se que existe um valor de Q para o qual o custo total C t ser mnimo. Custos
Ct
+ 2% Custo mnimo Ct CC p
CC m Ce - 15% Q ee + 20% (quantidade por encomenda) Qe
Assim, para cada artigo de armazm, o custo total anual ser mnimo se calcular o valor de Q (quantidade a reaprovisionar de cada vez) que minimiza o custo total - Ct, e essa quantidade denominada a quantidade econmica de encomenda - Qee. Assim, define-se Quantidade econmica de encomenda (Qee) como a quantidade a encomendar de cada vez, que minimiza o custo total anual, relativo a cada artigo do inventrio. Desta definio de Wilson decorre que Qee o valor de Q que minimiza o custo total. Ento, matematicamente Q obtm-se:
dCt = 0 dQ Qee
e resolvendo esta equao, chega-se frmula de Wilson: Qee =
2S a u tp
Anlise de Sensibilidade da Qee
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Variao da Qee com a e tp O valor da Qee pouco afectado pela falta de preciso de: a - custo administrativo mdio de efectivao de uma encomenda; tp - taxa de posse. Na verdade demonstra-se, matematicamente, que para variaes da ordem de 50% de uma destas variveis, o valor da Qee varia apenas de cerca de 3%. Variao do Ct com a Qee Demonstra-se que o custo total anual do stock de um artigo (Ct) afectado apenas em cerca de + 2%, por variaes de Qee no intervalo [- 15%, + 20%], como alis se pode constatar no grfico da Figura. IV.3. Efeito de Descontos de Quantidade A frmula da Qee pode ser utilizada como critrio de deciso de compra, quando os fornecedores concedem descontos nos preos unitrios dos materiais, por aumento das quantidades a encomendar. O mtodo de avaliao consiste em aplicar sucessivamente a frmula da Qee para os diferentes valores de preo de custo unitrio, u, do material, resultantes dos descontos, at se chegar a uma quantidade de encomenda para a qual vlida o preo correspondente, isto , at se atingir a coincidncia entre a Qee calculada e as condies oferecidas pelo fornecedor. A quantidade assim determinada corresponde do mnimo custo total anual do artigo, sendo portanto a opo a adoptar. Expresses Derivadas da Qee Nmero econmico de encomendas - Nee o nmero de encomendas de quantidade: Qee, a emitir num ano para um artigo. Resulta de N =
S e fazendo Q = Qee , vem Q

Nee =
Nee =
S Qee
C tp 2 a
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Prazo econmico de encomenda - pe: o tempo que Qee leva a ser consumida ao ritmo do consumo mdio estimado. De pe = 12 x
Qee e substituindo Qee pela sua expresso, obtm-se S
pe = 12
2 a C tp
(em meses)
Relao entre o nmero econmico de encomendas - Nee, e o prazo econmico - pe: : Do relacionamento das duas ltimas equaes, tira-se a seguinte concluso pe x Nee = 12 de onde se deduzem as seguintes expresses:
Nee =
12 pe
pe =
12 Nee
9. No processo de recepo qualitativa verifica-se se os materiais esto em conformidade com as especificaes tcnicas das respectivas encomendas e com a legislao e regulamentao aplicveis. A verificao pode visar as caractersticas fsicas e qumicas dos materiais, as dimenses, etc., segundo determinados critrios, padres e tolerncias. A verificao pode realizar-se atravs de inspeces, testes e ensaios ou pela aceitao de certificados de conformidade (de garantia da qualidade) emitidos por entidades acreditadas para o efeito. 10. Em muitos casos, a empresa pode transferir o processo de recepo qualitativa para outras empresas especializadas e credenciadas ou entidades acreditadas, mediante contratos, o que uma forma de outsourcing, que pode contudo ser condicionada pelos prazos. 11. O nvel de servio logstico outra varivel importante e corresponde eficincia e eficcia demonstradas pelo fornecedor. Avalia-se pelo grau de satisfao do cliente, em termos de: Preos - se considerados certos e portanto dentro dos limites estabelecidos, quer pelas negociaes, quer pelos preos da concorrncia; Prazos - se so cumpridos pelo fornecedor; Quantidades - se so respeitadas nas entregas, nunca dando origem a reclamaes;
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Qualidade - se so cumpridos estritamente todos os requisitos exigidos, bem como se no houve problemas com as certificaes emitidas. Se houve, qual o empenhamento do fornecedor em os resolver; Litgios - se foram verificados litgios com o fornecedor, qual o seu grau de gravidade e como se resolveram. o conjunto destas informaes que em termos globais, e de uma forma objectiva, reflectem o servio prestado pelo fornecedor empresa, que sintetizado no seu nvel de servio logstico, e pode exprimir-se quantitativamente como: n enc. absolutamente satisfeitas Ns = n total de encomendas x 100
em que: n total de encomendas - a totalidade de encomendas adjudicadas a um fornecedor; n enc. absolutamente satisfeitas - aquelas que no tiveram qualquer tipo de reclamao, da totalidade de encomendas adjudicadas ao fornecedor. 12. Os materiais centrais, dado o seu impacte financeiro, exigem uma pr-qualificao de fornecedores suportada no menor preo de compra para uma qualidade aceitvel ou suficiente e com garantia de elevada rotao; Os materiais estratgicos exigem acordos de longo prazo com os fornecedores, com garantia de reserva de informao tcnica (contratos de parceria ou partenariado); Os materiais vulnerveis, dada a dependncia dos fornecedores, exigem garantia de fornecimento no prazo limite ou reduo do risco de abastecimento; Os materiais rotineiros exigem simplificao do processo logstico com eliminao de eventuais estrangulamentos na cadeia de abastecimento, atravs de forte concentrao de compras em poucos fornecedores pr-qualificados. Nota A classificao ABC dos materiais, com origem na lei de Pareto 80/20, permite suportar uma poltica de compras coerente com a apresentada, e com resultados prticos aceitveis e no muito afastados dos obtidos pelo modelo sumariamente descrito.
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BIBLIOGRAFIA CONSULTADA
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Bibliografia Consultada ASSIS, Rui, FIGUEIRA, Mrio. MICROSTOCK - Apoio Deciso em Gesto Econmica de Stocks. Lisboa, IAPMEI, 1991. HESKETT, James L.. Sweeping Changes in Distribution. Harvard Business Review, Mar.-Apr., 1973, pp. 123-132. HESKETT, James L.. Logistics: Essential to Strategy. Harvard Business Review, Nov.-Dez., 1977, pp. 85-96. JESUNO, Jorge Correia - A Negociao: Estratgias e Tcticas. Lisboa, Texto Editora, 1996. TERSINE, Richard J.. Materials Management and Inventory Systems. Amsterdam, North Holland, 1987. ZERMATI, Pierre. A Gesto de Stocks. Lisboa, Editorial Presena, 1986.
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Glossrio A Afectao de material ao stock uma reserva antecipada ao stock de determinada quantidade de material que se pretende disponvel para utilizao em data prevista no programa da produo. Armazm todo o espao coberto ou descoberto, adequado e responsabilizado para a arrumao ordenada dos materiais da empresa - stocks e outros - necessrios ao circuito produtivo, o qual detm todos os equipamentos apropriados : movimentao meios de manobra ou de transporte; conteno - os receptculos e estruturas para guardar os materiais com o mnimo risco possvel de os deteriorar. Arrumao a operao que consiste na disposio racional e criteriosa dos materiais nos dispositivos, ou nos locais prprios do armazm. Aviamento a actividade de entrega do material requisitado no local de aviamento ou o encaminhamento para o local de utilizao, em conformidade com a programao. C Ciclo de vida de um produto o perodo caracterizado por vrias fases (concepo e lanamento, crescimento ou desenvolvimento, maturidade e declnio), desde a pesquisa inicial at ao fim da produo. Codificao uma representao simblica ou uma referncia que identifica exactamente o material ou artigo de forma inequvoca. Conservao Consiste na preservao da qualidade dos materiais armazenados, assegurando que ao serem utilizados esto em perfeitas condies, mantendo intacto todos os seus atributos de qualidade, como as caractersticas fsico-qumicas, as formas e as dimenses. Consumo previsto S para um artigo do inventrio a previso de utilizao desse item, em unidades fsicas, para um determinado prazo (em princpio um ano), baseada nas necessidades independentes derivadas da procura nesse prazo. Contrato de fornecimento um acordo oneroso que obriga o contraente vendedor a transferir a propriedade do bem para o contraente comprador, mediante a obrigao deste retribuio ou pagamento do preo convencionado ou acordado, em valor monetrio e nas condies expressas no contrato, formalizado por uma encomenda ou nota de encomenda. Custo de efectivao de encomendas (Ce) de um artigo o custo administrativo anual relativo ao processamento das encomendas desse artigo. Custo de efectivao de uma encomenda (a) ou custo de passagem de uma encomenda o encargo total correspondente emisso de uma encomenda de um artigo (pode corresponder a uma posio da encomenda se esta tiver vrias posies), relativo aos encargos administrativos dos diferentes rgos intervenientes no processo de compra, at liquidao da factura. Custo de penria o custo resultante das roturas do stock as quis geram encargos devido s perturbaes causadas no fluxo material nos circuitos a jusante do armazm. Custo de posse (C p ) o custo inerente permanncia do stock mdio em armazm, num ano. Custo total anual (do stock) de um artigo o consumo anual desse material em valor, acrescido dos encargos logsticos de armazenagem e dos custos de gesto, referidos a um ano de explorao. Custo total do stock CTS
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o somatrio dos custos totais do stock de todos os artigos que o integram, sendo composto pelo custo total dos materiais de armazm acrescido dos respectivos custos logsticos e de gesto. Custo unitrio (u) de um material o valor a que o material dever ser contabilizado entrada em armazm. D Designao do artigo o nome pelo qual o material conhecido na empresa. Disponvel terico total (Dtt) a quantidade actual em armazm acrescida das quantidades encomendadas, que ainda no deram entrada no armazm. E Especificao de um material o conjunto de requisitos da qualidade, isto , o conjunto de caractersticas, traduzido em termos qualitativos e quantitativos, que lhe confere aptides de utilidade e permite verificar a conformidade. Existncia mdia ( E ) o valor mdio das existncias da empresa num determinado intervalo de tempo (em unidades monetrias). Expedio a actividade que assegura as boas condies de acondicionamento do material durante o transporte para o exterior, assim como o carregamento eficiente do material no meio de transporte utilizado. F Funo armazenagem Compete preservar em boas condies os materiais armazenados e realizar o aviamento rapidamente e nas melhores condies de segurana. Funo aprovisionamento Compreende o conjunto de operaes que permitem pr disposio da empresa em tempo oportuno, na quantidade e na qualidade definida, todos os recursos materiais e servios necessrios ao seu funcionamento, ao menor custo.
Funo compras Compete celebrar e fazer cumprir contratos bilaterais em condies econmicas. G Gesto fsica dos stocks Compete assegurar que as operaes realizadas com os materiais, desde a sua entrega na empresa at sua sada de armazm, sejam executadas com eficincia, isto , ao menor custo e em tempo oportuno. Gesto econmica dos stocks Compreende a aplicao de um conjunto de princpios, regras de deciso e metodologias que permitem manter existncias econmicas. Incoterm a abreviatura da expresso international commerce term. Os incoterms esto associados a condies standard que reportam entrega, ao transporte e ao risco associado ao fornecimento de bens (materiais/mercadorias). J JIT uma aproximao disciplinada gesto para melhorar a produtividade e a qualidade atravs do respeito pelas pessoas e da eliminao do desperdcio. JIT (Just-In-Time) uma filosofia de gesto global, centrada no mercado, cujo princpio fundamental "produzir quando e apenas o que o cliente necessita ou deseja e aprovisionar quando e apenas o necessrio e suficiente para garantir aquela produo. A gesto JIT prope-se alcanar os 6 objectivos seguintes: zero existncias em armazm; zero defeitos durante a fabricao; zero avarias dos equipamentos em produo; zero acidentes com o pessoal; zero atrasos e prazos curtos; zero papel em circulao e tem-se mostrado geradora de competitividade. L Logstica o processo estratgico (porque gera valor reconhecido pelos clientes, criando vantagem competitiva sustentada, na medida em que
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acrescenta diferenciao, aumenta a produtividade e a rendibilidade) do planeamento, organizao e controlo, eficaz e eficiente, dos fluxos e armazenagem de materiais (matrias primas, componentes, produo em curso, produtos semiacabados e acabados) e de informao relacionada, desde a origem (fornecedores) at ao destino final (consumidores) visando maximizar a satisfao das necessidades dos clientes, externos e internos. M Movimentao Consiste na deslocao fsica dos materiais utilizando o equipamento adequado, nunca acima das suas capacidades ou em movimentos para os quais no foi concebido, evitando assim riscos de danos fsicos e pessoais, em percursos que devem ser rectilneos e de distncia mnima, assegurando assim, custos inferiores. N Necessidade dependente toda a necessidade logstica a jusante do circuito material, perfeitamente determinada e resultante de: encomendas de produto(s) com quantidades e prazos de entrega definidos; encomendas de produto(s) de procura decorrente e cadncia de entrega determinada e encomendas de produto(s) cujo preo oramentado e o prazo de entrega fixado (segundo caderno de encargos). Necessidade independente toda a necessidade logstica a jusante do fluxo material, resultante de previso estatstica, baseada em histricos, ou no conhecimento da procura do produto e do respectivo ciclo de vida, com prazo de utilizao indeterminado. Necessidade logstica toda a solicitao de natureza material ou de servio, que visa satisfazer quantitativa, qualitativa e temporalmente, qualquer requisito de carncia a jusante do fluxo material, no cumprimento de um objectivo. Nvel de servio Ns Indica o nvel geral de satisfao das necessidades em termos de funcionamento
de armazm, e da eficincia da Gesto de Stocks. Nomenclatura o conjunto de elementos de identificao de um material. A nomenclatura compreende: a designao e a codificao que esto registadas no ficheiro de materiais. P Ponto de alerta (Pa) a quantidade de material correspondente ao stock de segurana adicionado quela que previsvel ser consumida durante o prazo de aprovisionamento do artigo em situao de reaprovisionamento, obrigando a uma imediata anlise da situao, logo que atingido. Ponto de encomenda (Pe) a quantidade de material correspondente ao stock de segurana adicionado quela que previsvel ser consumida durante o prazo de aprovisionamento do artigo, obrigando a um reaprovisionamento imediato logo que atingido. Prazo de aprovisionamento (Pa) ou de disponibilizao o intervalo de tempo que decorre entre a data de deteco da necessidade do material e a data de disponibilizao do material para o utilizador. Preo de compra o valor de factura do material, sem encargos adicionais a que fica sujeito, mas j com os descontos e bnus deduzidos. Preo de custo o total da soma dos valores da factura do fornecedor, dos encargos com a compra (transportes, seguros) e deduzidos os descontos comerciais obtidos. Pr-qualificao uma seleco de fornecedores, por famlias de materiais e de servios a aprovisionar, e realizar pela empresa com base numa avaliao objectiva e numa negociao de contratos abertos de fornecimento, a prazos renovveis. Processo de recepo qualitativa o conjunto de actividade que verifica se os materiais esto em conformidade com as
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especificaes das respectivas encomendas e com a legislao e regulamentao aplicveis. Procura a expresso dinmica de um mercado que corresponde a medidas qualitativas e quantitativas dos consumidores, que desejam e podem adquirir um produto. Q Quantidade econmica de encomenda a quantidade a encomendar de cada vez, que minimiza o custo total anual, relativo a cada artigo do inventrio do stock. R Recepo dos materiais a funo que assegura a conformidade das remessas de materiais dos fornecedores com os requisitos expressos nas respectivas encomendas. Rotura de stock em armazm Ocorre quando qualquer solicitao de material no for satisfeita na sua totalidade. S Saneamento de existncias a actividade que consiste na anlise peridica dos materiais existentes em armazm e na eliminao de todos aqueles que revelam muito baixa rotao por obsolescncia ou inadequao s necessidades. Stock mdio (Sm) a quantidade mdia do material em stock num determinado intervalo de tempo (em unidades fsicas). Stock ou stocks o conjunto de materiais consumveis ou de mercadorias acumulados, espera de uma utilizao posterior, mais ou menos prxima, e que permite assegurar o fornecimento aos utilizadores quando necessrio. So os elementos patrimoniais classificados e valorizados em existncias. Stock de segurana tambm denominado stock de proteco um excedente de material (ou de produto), relativamente quantidade terica calculada, para fazer face aos excessos de consumos
(ou de procura) num determinado perodo de tempo - perodo de risco - com o objectivo de cobrir as eventuais roturas de stock. T Taxa ou ndice de rotao Ir Indica o nmero de vezes que a existncia mdia foi renovada. Taxa ou ndice de rotao ptimo Iro Considera-se este ndice como o ndice padro que serve de termo de comparao para os Ir(s) obtidos, aplicado aos itens. Taxa ou ndice de cobertura Ic Indica o tempo de durao previsto para stock existente, em funo dos consumos mdios mensais, em meses. Taxa de Rotura Tr D indicao da percentagem de roturas de stock em armazm. Taxa de posse (t p ) Como uma taxa, apresentada sob a forma de percentagem, que aplicada existncia mdia anual. Unidade de trabalho caracterstica dos armazns - o produto (aritmtico) = Tonelada x metro.
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Autor Capa Maquetagem Montagem Impresso e Acabamento Propriedade Edio Tiragem

Portugal, Lisboa, Dezembro de 2004 100 exemplares

Aprovisionamento e Gesto de Stocks

OS STOCKS E A FUNO APROVISIONAMENTO ............................................................11

II. A GESTO E A ORGANIZAO FSICA DOS STOCKS ....................................................49

III. A GESTO E A ORGANIZAO ADMINISTRATIVA DOS STOCKS .................................75

Aprovisionamento e Gesto de Stocks

IV. A GESTO ECONMICA DOS STOCKS ............................................................................ 97

V. A RECEPO QUALITATIVA E QUANTITATIVA DOS MATERIAIS ............................... 141

VI. FUNO COMPRAS E A SUA ORGANIZAO E GESTO ADMINISTRATIVA ........... 155

BIBLIOGRAFIA CONSULTADA ............................................................................................... 201 GLOSSRIO.............................................................................................................................. 203

Aprovisionamento e Gesto de Stocks

APRESENTAO GLOBAL DO MDULO

1. OBJECTIVOS GLOBAIS DO GUIA

Aprovisionamento e Gesto de Stocks

APRESENTAO GLOBAL DO MDULO

Aprovisionamento e Gesto de Stocks

APRESENTAO GLOBAL DO MDULO

Aprovisionamento e Gesto de Stocks

APRESENTAO GLOBAL DO MDULO

4. CAMPO DE APLICAO DO GUIA

Aprovisionamento e Gesto de Stocks

APRESENTAO GLOBAL DO MDULO

5. PLANO DE DESENVOLVIMENTO DO MDULO/DAS UNIDADES TEMTICAS

1. Os Stocks e a Funo Aprovisionamento

2. A Gesto e a Organizao Fsica dos Stocks

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APRESENTAO GLOBAL DO MDULO

3. A Gesto e a Organizao Administrativa dos Stocks

4. A Gesto Econmica dos Stocks

5. A Recepo Qualitativa e Quantitativa de Materiais

Aprovisionamento e Gesto de Stocks

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2. PLANO DAS SESSES

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Exerccio 4 Descreva uma cadeia logstica externa Resoluo: Venda de material

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