Departamento de Lenguajes y Sistemas Informticos

E.T.S. Ingeniera Informtica. Universidad de Sevilla

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E.T.S. Ingeniera Informtica

Prctica 2: CONSULTAS
1 2 INTRODUCCIN ..................................................................................... 1 CREACIN DE CONSULTAS .................................................................2
2.1 2.2 2.3
2.3.1

VISTA DISEO/HOJA DE DATOS/SQL .................................................................... 3 ESPECIFICACIN DE CRITERIOS DE ORDENACIN. ................................................. 3 ESPECIFICACIN DE CRITERIOS DE SELECCIN. ..................................................... 4
Ejemplos prcticos de criterios que se pueden utilizar. ......................................................................... 4

2.4 2.5
2.5.1

ESTABLECER PROPIEDADES. ................................................................................... 6 DISEO DE CONSULTAS CON CAMPOS CALCULADOS. .............................................. 7

Funciones en campos calculados. .................................................................................................................. 7

3 4 5

DISEO DE CONSULTAS DE MLTIPLES TABLAS. .......................8

3.1 TIPOS DE COMBINACIONES ..................................................................................... 9

CONSULTAS CON TOTALES............................................................... 10 CONSULTAS CON PARMETROS ...................................................... 10

1 Introduccin
Las consultas o vistas permiten formular y almacenar preguntas (query) sobre datos almacenados en las tablas. Una vista se comportan como una tabla base y se puede a su vez definir una nueva consulta sobre ella. Es posible ver datos procedentes de una sola tabla, o bien agregar campos de varias tablas. Al disear una consulta, es posible: Seleccionar campos. No es necesario incluir todos los campos. Seleccionar registros. Se visualizan slo los registros que cumplen una condicin. Ordenar registros. Crear campos calculados. Contienen el resultado de un clculo. Usar dicha consulta como origen de los datos para formularios, informes y otras consultas. Modificar datos de tablas. Las consultas de acciones permiten actualizar, eliminar o aadir grupos de registros.

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2 Creacin de consultas
Para crear una consulta existen dos posibilidades: 1. Vista Diseo: Para disear la consulta especificando los campos y las condiciones que deben cumplir. 2. Asistente para consultas: Plantea preguntas sobre los campos que desea incluir en la consulta y despus la crea automticamente. A continuacin se muestra la ventana (en vista Diseo) que se utiliza para disear la consulta. La parte superior contiene las tablas que participan en la consulta con sus relaciones. En la cuadrcula de la parte inferior se especifica de qu forma se filtran los datos para obtener un subconjunto de ellos que cumplan una condicin determinada.

Se pueden arrastrar los campos a incluir en la consulta, desde la lista de campos que aparecen en la parte superior hasta la cuadrcula en la parte inferior. Cuando se quieren agregar todos los campos, se arrastra el asterisco (*). Despus de realizar una consulta de seleccin, Microsoft Access recopila los datos en una hoja de respuestas dinmica. Dicha hoja se comporta como una tabla y tiene la misma apariencia, para visualizarla hay que usar la vista Hoja de datos.

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2.1 Vista diseo/Hoja de datos/SQL

Existen tres formas (pantallas) para trabajar con las consultas: Vista Diseo. Permite disear la consulta Vista Hoja de datos. Muestra el resultado de la consulta Vista SQL. Utiliza la interface SQL para disear la consulta. Es equivalente a disear la consulta en vista diseo. Es posible crear una consulta o modificar una existente mediante la vista SQL, al igual que desde la vista diseo.

EJERCICIO 1
Disear una consulta de la tabla Clientes de la base de datos Neptuno que muestre el ID cliente y su compaa. Observar las diferencias entre el diseo mediante la vista Diseo y vista SQL.

2.2 Especificacin de criterios de ordenacin.

A menudo es ms sencillo interpretar los datos si se presentan ordenados. Suele resultar muy til crearse una consulta que ordene los datos y utilizarla como origen de los datos del formulario, informe etc. Para especificar un orden: Hacer clic en la celda Orden del campo que desee ordenar. Se puede seleccionar "Ascendente" o "Descendente". Cuando se especifique orden para varios campos, se ordenar primero por el campo situado ms a la izquierda. No es posible ordenar por campos Memo u objetos OLE.

EJERCICIO 2
En la tabla Productos, visualizar el nombre, categora y precio de los productos ordenados por categora y alfabticamente por nombre de producto (dentro de cada categora). Pg. 3 de 10

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2.3 Especificacin de criterios de seleccin.

Permite limitar la hoja de respuesta dinmica de manera que slo se visualizan los registros que cumplen el criterio de seleccin. Para especificar criterios se utiliza una expresin que puede escribirse: Directamente en la celda "Criterios". Desde la celda "Criterios" en la opcin "Generar".

2.3.1

Ejemplos prcticos de criterios que se pueden utilizar.

Las expresiones que se escriben en la celda de criterios son de la forma: Rango de registros. Entre 02/02/93 Y fecha() >=Gmez

Registro entre 02/02/93 y fecha del sistema. Todos los nombres desde Gmez en adelante.

Con caracteres comodn. M* Que empiecen por M ??Z De tres caracteres y que terminen en Z El signo de interrogacin representa un slo carcter individual, situado en la misma posicin que el signo de interrogacin. El asterisco representa cualquier nmero de caracteres.

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Que no coinciden con un valor. Negado T*

Que no empiecen por T.

Registros incluidos en una lista de valores. En(Alemania;Canad;Italia) Incluir clculos en criterios. Entre Fecha() Y Fecha()-7 Si en el clculo interviene un nombre de campo aparece entre corchetes. Para especificar ms de un criterio en un mismo campo. Utilizar Y o O. "Alemania" O "Canad". Para especificar ms de un criterio en distintos campos. En el caso de Y utilizar la misma lnea de criterios. En el caso de O utilizar lneas distintas. Para especificar registros que contienen valores. Es negado Nulo. Registros que contienen algn valor en dicho campo.

EJERCICIO 3
En la tabla Pedidos, visualizar aquellos pedidos cuya fecha de entrega es ms de treinta das posterior a la fecha del pedido (fecha de entrega > fecha de pedido +30) o bien con un cargo superior a 100 .

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2.4 Establecer propiedades.

Es posible establecer propiedades que determinen las caractersticas de una consulta, de un campo y de una lista de campos. Propiedades de consulta. Determinan el comportamiento de la consulta en general. Ej. no permitir que la consulta devuelva valores duplicados. Para establecer sta propiedad en el men Ver elija Propiedades. Propiedades de campo. Determinan las caractersticas de presentacin de un campo. Ej. mostrar una fecha en un formato determinado. Los campos de una consulta heredan las propiedades que tienen en la tabla o consulta subyacente. Al modificar una propiedad en la consulta, se ignorar la configuracin del diseo de la tabla.

EJERCICIO 4
Visualizar las fechas de pedidos sin duplicados y con formato fecha larga.

EJERCICIO 5
En la tabla de productos mostrar el precio y nombre de las tres cervezas ms baratas (el nombre del producto empieza por cerveza).

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2.5 Diseo de consultas con campos calculados.

Al aadir campos a una consulta no hay que limitarse nicamente a campos de la tabla o consulta subyacente, pueden aadirse campos que sean expresiones. 1. En la celda Campo vaca, introduzca una expresin. Si incluye un nombre de campo deber ir entre corchetes. 2. Puede cambiar el nombre del campo.

Un campo calculado puede combinar texto de dos campos. Por ej. puede crear un campo llamado Nombre_completo que combine nombres procedentes de los campos Apellidos y Nombre mediante la expresin: [Nombre & & [Apellidos 2.5.1 Funciones en campos calculados.

Se pueden utilizar funciones en las expresiones de campos calculados de forma que se visualiza slo parte del campo, se modifica el formato, etc. Campos tipo texto: Para obtener datos que se encuentran en parte de un campo, puede crear un campo calculado que utilice una funcin para extraer nicamente ciertos caracteres de los campos tipo texto. La sintaxis de estas funciones es: Izq (ExpresinCadena;nmero) Der(ExpresinCadena;nmero) Medio(ExpresinCadena;inicio,nmero) ExpresinCadena: Es un nombre de campo o una expresin de texto. Nmero: Es el nmero de caracteres que desea extraer. Inicio: La posicin del primer carcter que desea extraer. Pg. 7 de 10

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Campos tipo fechas: Para los campos tipo fecha es til la funcin ParcFecha cuya sintaxis es: ParcFecha(Parte Fecha;fecha) Parte Fecha. Es la abreviatura de la parte de la fecha que desea obtener. Ej. aaaa para ao con cuatro dgitos. t para un trimestre. fecha. nombre de campo con datos tipo Fecha/Hora o un literal. ej. 12/12/90

EJERCICIO 6
Para los productos de la categora 3, crear un campo calculado que ser el nuevo precio del producto. Se calcular como el precio anterior ms el 15%. Presentar adems el nombre del producto con solamente los cinco primeros caracteres. La expresin que habr que poner en campo ser: Nombrereducido: Izq([Nombre de producto ;5)

3 Diseo de consultas de mltiples tablas.

Para obtener datos de varias tablas es suficiente con incluirlas en la consulta y seleccionar los campos deseados.

EJERCICIO 7
Basndose en las tablas Pedidos y Clientes, mostrar los campos: Id de pedido, fecha de pedido, Id de cliente, direccin y ciudad del cliente. Deben aparecer nicamente los pedidos posteriores al 22/8/1997.

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3.1 Tipos de combinaciones

Cuando se obtienen datos de varias tablas, es posible modificar la forma en que se combinan dichas tablas. Es necesario seleccionar y activar la lnea que une las tablas (lnea de combinacin) y aparecer el cuadro de dilogo Propiedades de la combinacin:

Opcin 1. Es la opcin por defecto. Permite visualizar slo los registros que tengan correspondencia. En este caso los pedidos que tengan IdCliente relleno (no nulo) y los clientes que tengan algn pedido. Opcin 2. Opcin 3. Visualiza todos los clientes tengan pedidos o no. Visualiza todos los pedidos tengan cliente o no.

EJERCICIO 8
Modifique la consulta anterior de forma que aparezcan todos los clientes aunque no hayan realizado ningn pedido. Para comprobarlo aada clientes nuevos a la tabla de clientes.

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4 Consultas con totales.

Las consultas de totales permiten realizar clculos sobre grupos de registros. Los tipos de clculos (funciones) ms utilizados son: Suma Promedio Min Max Cuenta Total de los valores de un campo. Promedio de valores de un campo El menor de un campo El mayor de un campo Nmero de valores de un campo (sin contar nulos)

Al ejecutar la consulta, se muestra un conjunto de registros no actualizables. Para disear una consulta de totales: 1. En el men Ver elija Totales. 2. En la cuadrcula QBE aparecer la fila Total; de forma predeterminada aparecer "Agrupar por" en la celda total. 3. Seleccione el total deseado (suma, promedio, ..).

EJERCICIO 9
Calcular el nmero total de productos, el precio unitario promedio, el precio mximo y el mnimo.

EJERCICIO 10
Obtener el nmero total de productos por categora y el precio total por categora. Ordenado de mayor a menor por el precio total por categora. Modificar la consulta para que no se incluyan los productos que estn suspendidos y que aparezcan slo las categoras con ms de tres productos.

5 Consultas con parmetros

Si ejecuta con frecuencia la misma consulta de seleccin pero cambiando los criterios de seleccin (parmetros), es conveniente crear una consulta con parmetros. Cada vez que ejecute la consulta, se pedir los criterios en el cuadro de dilogo Parmetros de la consulta. Para disear una consulta de totales: 1. En criterios de cada campo que desea utilizar como parmetro, introduzca entre corchetes un mensaje de peticin de datos.

EJERCICIO 11
Obtener el nmero total de productos por categora y el precio total por categora. La categora es un parmetro que se solicita por pantalla.

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