Protocolo e Recepo de Documentos no Senac - Concurso Ufal

"[...] Protocolo segundo o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ apud PAES, 2005, p. 27) corresponde: Denominao geralmente atribuda a setores encarregados do recebimento, registro,distribuio e movimentao de documentos em curso, denominao atribuda ao prprio nmero de registro dado ao documento, e livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos. Atendo a este conceito, j possvel entender como o protocolo importante para o Senac, pois ele controla toda a documentao recebida e emitida pela empresa, tendo conhecimento de todos os acordos, contratos, parcerias e convnios estabelecidos entre o Senac e outras instituies. Segundo Ohira (2002, p. 12) protocolo o setor encarregado do recebimento, classificao, registro, distribuio, expedio e tramitao de documentos. O protocolo o local onde so recebidos e expedidos os documentos formais do Senac, e onde feito o controle de trmite desses documentos No caso do Senac podemos dizer ainda que o protocolo seu arquivo corrente, pois trata de documentos do ano que est vigente, documentos que contm informaes ou assuntos importantes para as atividades do Senac neste ano, documentos que requerem tomada de decises imediatas, seja um novo contrato, convnio, uma contratao de pessoal, etc. Os documentos do ano vigente, quando so finalizados ficam arquivados no protocolo pelo perodo de dois anos, o que facilita a recuperao e a pesquisa se necessria.

Um arquivo corrente segundo Martins (1998, p. 7) : Tambm conhecido como de Primeira idade ou ativo. So conjuntos de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e que se conservam junto aos rgos produtores em razo de sua vigncia e freqncia de uso. So muito usados pela administrao. Os arquivos se iniciam no protocolo atravs dos documentos produzidos ou recebidos. Por muitas dcadas e ainda hoje, o arquivo fica esquecido nas empresas e instituies em salas escuras, midas e sem nenhum tipo de cuidado. At poro e sto, em muitos casos, so utilizados para este fim. Porm, atualmente a mentalidade dos administradores est mudando, e as empresas esto comeando a reconhecer o valor legal e histrico de um arquivo. Esto sentindo cada vez mais a necessidade de terem seus documentos organizados, tornando a recuperao rpida e fcil, j que o volume aumenta a cada dia no decorrer suas atividades. Um arquivo de acordo com Leavitt (apud SCHELLENBERG, 2005, p.36) : O conjunto de documentos escritos, desenhos e material impresso, recebidos ou produzidos Revista ACB: Biblioteconomia em Santa Catarina, Florianpolis, v.14, n.1, p.132-149, jan./jun., 2009. 137 oficialmente por um rgo administrativo ou por um de seus funcionrios, na medida em que tais documentos se destinam a permanecer sob a custdia desse rgo ou funcionrio. Alm do valor legal e guarda permanente de documentos probatrios, importante para as empresas e instituies, como o Senac, percebese tambm o seu valor histrico. Toda sua trajetria est registrada nos documentos, desde a sua criao, at os dias atuais. Sendo preservada nos arquivos, que pode tambm ser definido como: a acumulao ordenada de documentos criados por uma instituio ou pessoa no curso de sua atividade e preservados para a consecuo de seus objetivos polticos, legais e culturais, pela referida instituio. (CASANOVA, 1928 apud SCHELLENBERG, 2005, p. 37 Os valores culturais so preservados nos arquivos empresariais e institucionais, demonstrando seu crescimento, e suas conquistas perante a sociedade em que atua. Reconhecer a cultura da sociedade onde est inserido, analisar como trabalhar esta cultura so fatores importantes para o desenvolvimento das empresas e instituies. O arquivo atravs de seus documentos possibilita fazer esta anlise. ESTRUTURA FISICA E MOBILIRIO DO SETOR DE DOCUMENTAO Embora o setor de Documentao seja um s, sua estrutura dividida por dois espaos fsicos, o protocolo e o arquivo geral. O protocolo geralmente esta perto da administrao, pois atravs dele que se controlam todos os documentos recebidos e expedidos da empresa. J o arquivo contm grande volume de documentos e precisa de um espao maior para fazer a guarda e preservao dos mesmos, bem como outros processos tcnicos. Por esse motivo nem sempre pode estar junto a administrao.

PROTOCOLO O protocolo do Senac fica localizado estrategicamente prximo a sala da Direo Regional, tem uma rea de 16 m 2, dispe de duas mesas para trabalho, um balco de dois metros de comprimento com seis gavetas para pastas suspensas, duas portas onde ficam os malotes e ainda trs prateleiras abertas. O protocolo tambm utiliza dois balces de duas portas para guardar material de expediente e 23 scaninhos, onde so depositados os documentos que sero encaminhados por malote para as unidades. Para o controle de processos e de correspondncias o protocolo utiliza dois computadores e uma impressora multifuncional. ARQUIVO GERAL O espao fsico do arquivo geral utiliza uma sala alugada e tem uma rea de 221 m 2. Nesta rea existem 131 estantes fixas, todas completas. Os documentos so armazenados nas estantes em caixa para arquivo de papelo (horizontais e verticais). Dispe ainda de 13 armrios para pastas suspensas. Utiliza trs computadores, um scaner, e duas impressoras. E para garantir a preservao e conservao dos documentos possui dois desumificadores, e dois circuladores de ar. O arquivo do Senac com a aplicao de sua tabela de temporalidade, definida como o instrumento que determina os prazos que os documentos devem ser mantidos no arquivo Revista ACB: Biblioteconomia em Santa Catarina, Florianpolis, v.14, n.1, p.132-149, jan./jun., 2009. 139 (CONARQ, apud PAES, 2005, P.28), faz o descarte dos documentos com prazos vencidos e para isso utiliza uma mquina para triturar papis chamada de desfragmentadora. Existe ainda no arquivo, espao com mesas, onde so feitos trabalhos de recuperao e higienizao dos documentos, bem como materiais necessrios ao colaborador para executar esta atividade com segurana, como luvas, macaco, culos de proteo, etc. ATRIBUIES E ATIVIDADES DESENVOLVIDAS As atribuies especficas de determinadas funes, muitas vezes so designadas pelas diretrizes ou regimentos das empresas e instituies. No Senac, no diferente, as atribuies so definidas pelo Regimento Interno que recentemente foi aprovado mudando inclusive o nome do setor de Protocolo e Arquivo Geral para setor de documentao. Atravs da Resoluo n 001/08, Art 22 da Administrao Regional do Senac compete ao setor de Documentao (protocolo e Arquivo Geral): a) Controlar e providenciar recepo, tramitao, expedio e guarda de documentos e correspondncias; b) Fixar critrios e normatizar os procedimentos da gesto documental; c) Padronizar as correspondncias oficiais e atos normativos da Administrao Regional; d) Elaborar poltica de documentao, garantindo a recuperao da informao, o

acesso ao documento e a preservao de sua memria e) Manter o intercmbio com as Unidades Operativas, visando integrao e uniformizao das atividades; f) Elaborar, atualizar, orientar e aplicar a tabela de temporalidade de documentos, presidir a comisso permanente de avaliao de documentos; Revista ACB: Biblioteconomia em Santa Catarina, Florianpolis, v.14, n.1, p.132-149, jan./jun., 2009. 140 g) Fixar critrios e normatizar os procedimentos para digitalizao dos documentos; h) Atender as solicitaes de emprstimo e consulta dos documentos sob sua guarda; i) Fazer o controle, a recepo e expedio dos malotes; j) Elaborar relatrio parcial ou global das atividades do setor; k) Desempenhar outras atribuies que lhe forem delegadas pela direo da Diviso Administrativa. (SENAC, 2008) Com base na resoluo acima que define as competncias do setor de documentao, apresentamos a seguir as atividades especficas desenvolvidas no protocolo e no arquivo geral: 5.1 PROTOCOLO O setor de protocolo do Senac desenvolve suas atividades controlando a numerao de Ofcios, Portarias, Resolues, Instrues Normativas, Cartas, que sero assinadas pelo Diretor Regional. Recebe dos diversos setores da Administrao Regional e at mesmo das unidades, um modelo encaminhado geralmente por email interno (intranet), onde feito uma leitura, alteraes se necessrio, em seguida coloca-se no padro estabelecido pelo Senac. Encaminha-se uma via para aprovao da secretria do Diretor, que faz as devidas correes e depois de aprovado, imprime-se o nmero de cpias necessrias para que o Diretor assine. O setor de protocolo tambm recebe os documentos internos e externos que so de importncia para o Senac, e a eles dado uma numerao para que seja aberto um processo. Para o Conarq (apud PAES, 2005, p.27) processo : Revista ACB: Biblioteconomia em Santa Catarina, Florianpolis, v.14, n.1, p.132149, jan./jun., 2009. 141 Termo geralmente usado na administrao pblica, para designar o conjunto de documentos, reunidos em capa especial, e que vo sendo organicamente acumulados no decurso de uma ao administrativa ou judiciria. O nmero de protocolo, que registra o primeiro documento com o qual o processo aberto, repetido externamente na capa, o elemento de controle e arquivamento do processo.

Os processos so abertos a partir de documentos relevantes para o Senac, sejam eles recebidos de suas Unidades Operativas, AR, ou de instituies externas, que precisam passar por mais de uma pessoa, para conhecimento, anlise e parecer antes de ser finalizado e arquivado. Para abertura do processo necessrio ser feito uma anlise do documento, para identificar de qual assunto trata, quem est enviando, a data, etc. Esses dados so importantes para fazer a indexao de contedo, ou seja, definir o termo ou ttulo mais adequado na recuperao desse processo posteriormente. O setor de protocolo utiliza um banco de dados onde controla o tramite dos processos, para que setor est sendo encaminhado, data, e ainda utiliza um caderno de controle de processo onde quem recebe os processos assina confirmando recebimento. O protocolo tambm faz o controle de malotes encaminhados para as Unidades Operativas e para o Departamento Nacional do Senac (DN), que fica no Rio de Janeiro, relacionando todos os documentos que esto sendo encaminhados em uma ficha de malote, em duas vias, onde os documentos so conferidos, uma ficha assinada e devolvida ao protocolo. As Unidades Operativas e o DN, tambm fazem o mesmo processo quando enviam documentos para AR. Quando o protocolo recebe os malotes das Unidades, feita a conferncia dos documentos, j dividindo conforme as divises de destino. feita a relao dos documentos em uma ficha de Revista ACB: Biblioteconomia em Santa Catarina, Florianpolis, v.14, n.1, p.132-149, jan./jun., 2009. 142 recebimento de malote, que encaminhada aos setores, junto com os documentos, algum do setor confere e devolve a ficha no protocolo para arquivo. O protocolo executa o envio de correspondncias pelo correio, que passa todos os dias para fazer a coleta. No protocolo so arquivados documentos do ano corrente e anterior a ele, os demais documentos so encaminhados ao arquivo geral. Exceto os contratos e convnios que tem um volume muito extenso, e mesmo sendo do ano corrente so encaminhados direto ao arquivo geral. ARQUIVO GERAL O arquivo da Administrao Regional do Senac Santa Catarina foi criado no ano de 2000, e em 2006, passou por uma mudana fsica e estrutural, iniciando-se tambm uma gesto de documentos que a Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991, em seu artigo 3 (BRASIL, 1991, p.) define como: Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Atravs da viso da coordenadora o primeiro passo foi elaborar a tabela de temporalidade, j que o grande volume de papel, nunca tinha passado por um processo tcnico, e aumentava consideravelmente. Com a elaborao da tabela de temporalidade iniciaram se os processos de anlise e avaliao dos documentos existente no arquivo, visando o descarte dos documentos que no tinham mais valor para o Senac, pois no atendiam os prazos de guarda

estabelecidos pela tabela de temporalidade e os valores: Administrativo, Legal, Contbil, Permanente: informativo e probatrio. (Castro, 2007, p 49). Antes de serem descartados os documentos passam ainda pela comisso de avaliao, composta por um representante de cada Diviso da Administrao Regional para que todos aprovem, e assinem o termo de Eliminao. Quando so encaminhados documentos ao arquivo geral, eles so acompanhados pelo mapa descritivo, em duas vias, que contm dados para conferncia no recebimento e consulta posterior, como ano, nmero da caixa, diviso que est encaminhando, e o tipo de documento. Todo este trabalho vem sendo feito continuamente, porm outros tambm fazem parte da gesto documental do Senac, como a restaurao e higienizao de documentos deteriorados devido ao tempo, tratamento do acervo fotogrfico, o cadastro dos documentos no sistema de gerenciamento eletrnico, a digitalizao dos mesmos, e suporte ao protocolo na solicitao de consulta pelos usurios internos do Senac. 6 O PERFIL DOS PROFISSIONAIS DE ARQUIVO Com o aumento da demanda e da competitividade, cada vez mais as empresas e instituies, esto solicitando profissionais capacitados e eficientes, para ocuparem os mais diversos cargos. O perfil dos profissionais um fator importante, pois sabemos que nem todos os profissionais podem exercer as mesmas funes. Cada um tem uma aptido, funes e atribuies onde o profissional tem muito conhecimento, tornando-se um especialista. No setor de protocolo e arquivo geral do Senac, assim como de qualquer empresa, so necessrias algumas caractersticas para que o profissional consiga exercer esta atividade. Por este setor receber todos os tipos de documentos referente a empresa, o arquivista dever ser leal a funo para a qual trabalha, j que o guardio dos documentos confidenciais da mesma.(GORBEA; GARCIA-DIAZ; VELA, 1974, p.19). A organizao tambm um ponto a ser considerado de grande importncia no arquivo, pois lidar com vrios documentos, Revista ACB: Biblioteconomia em Santa Catarina, Florianpolis, v.14, n.1, p.132-149, jan./jun., 2009. 144 todos de assuntos diferentes no tarefa fcil. O manuseio desses documentos, o controle de guarda, seguindo a ordem correta, cronolgica, tarefa que precisa de muita ateno e organizao. Martins (1998, p. 9), definiu alguns requisitos indispensveis ao profissional do arquivo como segue: a) Estar a par de todas as atividades e interesses da instituio e de sua rea de atuao; b) Conhecer as principais regras para classificar documentos; c) Conhecer abreviaturas importantes; d) Possuir habilidade para ler e destacar as funes (aes) principais dos

documentos; e) Ser leal e discreto; f) Ser metdico; g) Possuir boa memria [...]". **************************** Karla Peres - "A importncia do setor de documentao na Administrao regional do Senac Santa Catarina: Protocolo e Arquivo geral".