Anlise organizacional

Por Jos Lus Carneiro

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Levantamento de Informaes
Todo estudo deve ser baseado em informaes Trs mtodos bsicos:
Questionrio Entrevista Observao Pessoal

Observao importante
Podemos usar qualquer combinao dos trs mtodos, exceto confiar exclusivamente na observao pessoal
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Estrutura organizacional
Organograma Representa a estrutura formal da organizao num determinado momento. Requisitos:
Fcil leitura Permitir boa interpretao dos componentes da organizao Fazer parte de um processo organizacional de representao estrutural Ser flexvel

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Organograma Estrutural (exemplo)

Presidncia Assessoria de Comunicao

Assessoria Jurdica

Diretoria de Produo

Diretoria de Qualidade

Diretoria de Recursos Humanos

Diviso de Montagem

Diviso de Recrutamento
Legenda:

Diviso de Seleo

Autoridade funcional Unidade provisria

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Organograma Matricial (exemplo)

Presidncia

Diretoria de Projetos

Diretoria de Produo

Diretoria de Qualidade

Diretoria de Recursos Humanos

Projeto A

Projeto B
Legenda:

Autoridade funcional

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Estratgia para estudo de processos

Escolha do processo a estudar
Indicadores de problemas (queixas, filas, etc.) Simples identificao no suficiente (vrias unidades)

Coleta dos dados e representao grfica

Uso de grficos (fluxogramas)

Anlise dos mtodos usados no processamento atual

Interao com outros processos (inclusive outras unidades) Dificuldades percebidas (reflexos de outros processos?) Modificaes na seqncia dos passos (criao e eliminao)
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Fluxograma - Anlise
Algumas perguntas que permitem analisar o processo:
Por que esta rotina necessria? Que informaes gera? O que feito nesta rotina? Que dados so usados? Quem tem interesse nas informaes geradas? Quando essas informaes devem estar disponveis?
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Tcnicas
Regra geral:
De cima para baixo, da esquerda para direita Observar o cruzamento das linhas de fluxo Recomendvel o papel quadriculado As operaes podem ser numeradas de forma seqencial, para permitir referncias ou comentrios
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1. Incio

2. Processo

3. Deciso

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Smbolos mais usados

(OLIVEIRA, Djalma P. R. - 2002)

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Fluxograma de Blocos Exemplo 1

Processo de Recebimento de Matria-prima
Incio

Recebe Notas Fiscais

Envia amostras para o Laboratrio

Confere com o Pedido de Compra

Efetua Testes de Qualidade

OK ? No

Sim

OK ? No

Si m

Envia lote ao Depsito

Devolve lote ao Fornecedor

Aguarda novas entregas

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Fluxograma de Blocos Exemplo 2

Processo de Adiantamento de Salrio
Funcionrio
Incio SAS
Solicitao de 1 Adiantamento (SAS) 2

Depto. Pessoal
1 2 Verifica data da SAS

Depto. Financeiro
SAS 1

SAS SAS

SAS

Sim

Antes do dia 20?

No 1

Registra valor solicitado

Cheque

2 an os

SAS

SAS 2

SAS

Cheque
2 ano s

Fim

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Diagrama de Fluxo de Dados (DFD)

Enfoque diferente do Fluxograma
Prioriza o fluxo dos dados e no do processo Utilizado por Analistas de Sistemas na definio de novos sistemas

Smbolos mais utilizados:

Identificao N. Descrio Id Descrio

Bancos de Informaes (Repositrio) Fluxo de dados

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Descrio

Localizao

Processo
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Fator Externo (Entidade)

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Diagrama de Fluxo de Dados (DFD)

Processo de Adiantamento de Salrio
1 a SAS SAS Recusado Verifique se a data anterior ao dia 20 Depto. Pessoal SAS Aprovado 2 Registre o valor solicitado Depto. Financeiro

Funcionrio

SAS Aprovado

Arquivo de Solicitaes Cheque

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S A

ro va do

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