Escrevendo Relatrios de Auditoria 1 - Introduo: A clusula 1.

1 da ISO 9001 estabelece que uma organizao precisa demonstrar sua abilidade de fornecer consistentemente, produtos que atendam as necessidades do consumidor e os requisitos regulatrios ou estatutrios. O relatrio de auditoria, uma ferramenta importante para demonstrar que a organizao satisfaz os requisitos da ISO 9001. ISO/IEC 17021:2006 "Determinao de conformidade. Requisitos para organizas que desempenhem auditoria e certificao de sistemas de gesto" delineia os requisitos mnimos para os relatrios, mas no define um formato especfico para os relatrios do sistema de gesto ISO 9001. Alguns setores, contudo, rquerem a utilizao de formatos especficos de relatrios. O formato e contedo de um relatrio de auditoria pode variar dependendo do tamanho e natureza da organizao sob auditoria. Tambm depende dos objetivos e escopo da auditoria (por exemplo, se uma auditoria de primeira parte, de segunda parte, de acompanhamento, etc) Esse documento procura sumarizar uma vasta gama de experincias na preparao de relatrios de auditorias para atender s necessidades de todas as partes interessadas. 2 - Partes interessadas e suas necessidade Apresenta-se a seguir exemplos de possveis usurios das informaes contidas nos relatrios de auditorias:

O Cliente da Auditoria

Alta Gerncia / Conselho de Diretores

rgo de Acreditao

Tomador de deciso da Acreditao

rgo de Certificao

Tomador de deciso da Certificao

Equipe de Auditoria rgo Regulatrio

Cada usurio pode necessitar de diferentes informaes, portanto a estrutura do relatrio de auditoria precisa ser variado para atender essas necessidades. O relatrio de fornecer a informao necessria e satisfazer as necessidades dos usurios de uma forma balanceada e agregar valor auditoria. Uma parte interessada pode precisar saber:

se o sistema est conforme com os requisitos aplicveis qualquer oportunidade para melhoria quaisquer no-conformidades e reas problemticas quisquer pontos fortes e ameaas se o sistema de gesto avalia adequadamente os riscos associados com o atingimento e a manuteno da qualidade informaes para o planejamento de futuras auditorias areas que requerem seguimento (follow-up) informaes adicionais necessrias para deciso relativa certificao 3 - Esquema para os relatrios de auditorias Um relatrio de auditoria pode ser um nico documento ou pode ser acompanhado ou fazer referncia a outros documentos ou registros. Nem todos os tpicos listados abaixo so aplicveis a qualquer tipo de auditoria e a sequncia de tpicos em relatrios especficos, pode variar. A seguir apresentada uma sugesto para tens a serem includos em relatrios de auditorias: a) INTRODUO Esta seo do relatrio deve referenciar os requisitos mandatrios da ISO/IEC 17021 (ver clusula 9.1.1) e o guia dado na ISO 19011:2002 "Guia para a auditoria de sistemas de gesto da qualidade e / ou ambiental" b) SUMRIO EXECUTIVO Esta seo deve se concentrar em fornecer um sumrio em relao efetividade global do SGQ (Sistema de Gesto da Qualidade), incluindo informaes sobre

Os pontos fortes e as fraquezas do sistema de gesto melhoria contnua, e outros indicadores importantes de desempenho

Pontos destacados da auditoria devem ser objeto de comentrios, bem como uma viso geral de quaisquer "findings"que representem no conformidades ou reas problemticas (que podero se transformar em no-conformidades se no forem resolvidas adequadamente) As concluses da auditoria quanto conformidade do SGQ da organizao em relao norma, objeto da verificao, incluindo quaisquer recomendaes apropriadas. Deve-se agradecer Organizao auditada, pela hospitalidade, cooperao e transparncia. C) ENVOLVIMENTO DA GERNCIA, OBJETIVOS E ALVOS

Esta seo deve incluir comentrios sobre os processos da organizao para

determinar, estabelecer e comunicar as polticas e objetivos. Deve cobrir a monitorao, a mensurao, o relato e a avaliao, tendo em conta aspctos chaves dos objetivos de desempenho. Deve-se incluir comentrios apropriados relativo aos progressos da organizao desde a ltima auditoria (embora para a certificao inicial, esta seo deve reconhecer que a organizao ainda no desenvolveu um histrico suficiente) D) AES TOMADAS EM RELAO A PROBLEMAS DE AUDITORIAS ANTERIORES

Esta seo deve comentar sobre a habilidade da organizao para a determinao das causas razes de problemas da qualidade, previamente identificados, conforme apropriado e a eficcia das aes tomadas para corrigir tais situaes e prevenir a sua recorrncia. Tambm deve se comentar sobre a suficincia dos processos formais da organizao para as aes corretivas e preventivas. Onde uma no conformidade tiver sido prviamente identificada, o relatrio deve tambm fornecer comentrio se foi restaurada a confiana na habilidade da prpria organizao em identificar no conformidades em potencial e na preveno de que elas venham a ocorrer. E) AUDITORIA INTERNA, REVISO PELA GERNCIA E PROCESSOS DE MELHORIA CONTNUA

Esta seo deve comentar sobre a oportunidade (timeliness) das auditorias internas, reviso pela gerncia e processos de melhoria contnua, tendo em vista os riscos associados com a consecuo e manuteno da qualidade. Adicionalmente devem ser feitos comentrios em relao as progressos da organizao:
em suas aes planejadas visando a melhoria contnuas, e em monitorar as informaes relacionadas satisfao dos consumidores e a percepo dos consumidores do desempenho da organizao em relao qualidade.

F) IMPACTO DE MUDANAS SIGNIFICATIVAS (SE EXISTIREM)

Esta seo pode se aplicar a qualquer tipo de auditoria; mais provvel, contudo, que seja mais aplicvel a auditorias de acompanhamento e de recertificao do que a auditorias iniciais. Os detalhes que devem ser registrados incluem o impacto das mudanas em, por exemplo, propriedade, instaes e equipamentos, pessoal chave, sistemas de gesto, escopo da certificao, etc. G) REQUISITOS DO SISTEMA E INTERRELAES DE FUNES, PROCESSOS E REAS AUDITADAS

O cabealho (ou sub-tens) desta seo do relatrio, pode necessitar ser individualmente customisada para referir explicitamente, a funes especficas, reas, processos, etc. Por exemplo, vendas, galpes, treinamento e competncia, percepco do consumidor, satisfao, etc. O que se segue, deve ser identificado nesta seo: A norma de gesto da qualidade usada como base da auditoria (por exemplo, ISO 9001, ISO/TS 16949, etc) A situao que est sendo auditada Os documentos principais e registros usados durante a auditoria, tais como: o Anotaes o Planos de auditorias o Histria da auditoria o Audit trails

Esta seo pode ser usada para comentrios sobre a conformidade do SGQ (ou parte dele) com os requisitos do Sistema, isso , uma clusula ou requisito especfico da norma do SGQ Similarmente esta seo pode ser usada para comentrios sobre as interrelaes do Sistema, ou seja, a maneira como os diferentes aspectos do SGQ da organizao funcionam conjuntamente com os impactos positivous ou negativos na habilidade do SGQ fornecer suas sadas, conforme programadas. Tais comentrios devem ser focados na eficcia das ligaes entre os requisitos da norma e fatores tais como a poltica organizacional, objetivos de desempenho, quaisquer requisitos legais aplicveis, responsabilidades, competncia do pessoal, operaes, procedimentos, dados de desempenho, resultados das auditorias e concluses. Os comentrios sobre "Processos" sero, provavelmente, a maior parte do relatrio, j que o SGQ auditado, geralmente, processo por processo. Deve-se reportar o requisito especfico da norma do SGQ para cada processo sendo coberto, tais como planejamento, objetivos dos processos, controle de documentos e registros, responsabilidades e autoridade, competncia e comprometimento, identificao, rastreabilidade, medio, monitorao, calibrao, controle de no conformidades, melhoria de processos, etc e deve focar os fatores do processo que ajudam ou prejudicam a consistncia e / ou melhoria das sadas. H) INSPEO NO LOCAL

Esta seo deve comentar sobre as condies do local que foi auditado e deve ressaltar qualquer condio adversa ou situaes inusitadas observadas. I) AVALIO DA CONFORMIDADE COM REQUISITOS LEGAIS, ESTATUTRIOS, REGULATRIOS E OUTROS, BEM COMO SOBRE A

COMUNICAO

Esta seo deve comentar sobre: sistemas da organizao para a identificao dos requisitos legais, regulatrios ou da indstria, especficos e pertinentes s suas atividades a metodologia para a avaliao peridica desses requisitos o sistema de comunicao de quaisquer mudanas desses requisitos J) EFICCIA CONTNUA DO SISTEMA DE GESTO

Esta seo deve apresentar uma avaliao geral da continuidade da eficcia do SGQ da organizao e deve comentar se o "escopo de sua certficao"continua a ser relevante, adequada e aplicvel, depois de levar em considerao qualquer mudana pertinente, interna ou externa, que possa ter ocorrido desde a ltima auditoria (esta seo pode no ser aplicvel a auditorias iniciais) K) UTILIZAO DE MARCAS E / OU QUALQUER OUTRA REFERNCIA CERTIFICAO

Esta seo deve registras as formas pelas quais a organizao utiliza as marcas dos orgos de certificao ou acreditao (por exemplo, em papeis de carta, literatura promocional ou viaturas) e deve realar quaisquer preocupaes em relao forma em que estejam sendo usadas. L) FATOS REQUERENDO ATENO ADICIONAL

Esta seo deve registrar quaisquer fatos que requeiram ateno adicional e (onde aplicvel) datas para a finalizao das aes planejadas, tais como no conformidades, problemas que permaneam aps o fechamento de uma no conformidade, outras reas de preocupao, etc. M) AVISO

O relatrio deve incluir um aviso informando que auditar baseado num processo de amostragem da informao disponvel e que consequentemente sempre existir um elemento de incerteza presente nas evidncias de auditoria, que podem se refletir nos resultados da auditoria. Aqueles que se utilizam dos resultados da auditoria e em suas concluses, devem estar conscientes dessa incerteza. Deve ser tambm informado que as recomendaes da auditoria, sero objeto de uma reviso independente, antes que uma deciso final seja feita, considerando a concesso ou manuteno da certificao.