DI(G)10 versin No 01

GEMINIS CONSULTORES LTDA

MANUAL RUC BOGOTA, ENERO DE 2009

ELABOR

REVIS

APROB

CONTENIDO INTRODUCCIN 1. INFORMACION GENERAL DEL MANUAL 3 4

1.1 PRESENTACION DE LA EMPRESA 4 1.2 OBJETO DEL MANUAL 5 1.3 CAMPO DE APLICACIN 6 1.4 GESTIN DEL MANUAL 6 1.5 APROBACION DE MODIFICACIONES DEL MANUAL 6 2. LIDERAZGO Y COMPROMISO GERENCIAL 7 2.1. Polticas de seguridad, salud ocupacional y ambiente 7 2.2. Elementos visibles del compromiso gerencial 8 2.3. Objetivos y Metas. 8 2.4. Recursos 8 3. DESARROLLO Y EJECUCIN DEL SSOA 9 3.1. Documentacin 9 3.2. Requisitos Legales y de Otra ndole 9 3.3. Responsabilidades 10 3.4. Competencias 10 3.5. Capacitacin y Entrenamiento 10 3.6. Programa de Induccin y Reinduccin en SSOA 11 3.7. Motivacin y Difusin 13 4. ADMINISTRACION DE LOS RIESGOS 4.1. Identificacin de Peligros, Aspectos Ambientales, Valoracin y Determinacin de Control de Riesgos e Impactos. 13 4.2 Tratamiento del Riesgo 15 4.2.1 Seleccin de Contratistas 15 4.2.2 Programas de Gestin 15 4.2.3 Subprograma de Medicina Preventiva y del Trabajo 15 4.2.4 Subprograma de Higiene Industrial 18 4.2.5 Subprograma de Seguridad Industrial 18 4.2.6 Planes de Emergencia 19 4.2.7 Subprograma de Gestin Ambiental 20 5. EVALUACIN Y MONITOREO 20 5.1 Incidentes ( Accidentes y Casi Accidentes) 20 5.2 Auditorias Internas al Sistema SSOA 21 5.3Acciones Correctivas y Preventivas 21

5.4

Programa de Inspecciones Planeadas 21 5.5. Seguimiento a los requisitos legales 21 5.6 Medicin y Revisin de los Progresos GLOSARIO

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INTRODUCCION No hay ningn tema en nuestro Pas que suponga tanta diferenciacin como HSEQ. Health, Safety y Environment, que aplica en todo el mundo los estndares relacionados con el sentido de la responsabilidad. En un sector que emplea personal de forma intensiva, la seguridad laboral cobra una especial importancia. En trminos extremos puede decirse: cuando el trabajador no es importante, la empresa pierde toda credibilidad como tal. Y este tipo de empresa tampoco es creble cuando afirma que ofrece realmente Quality, comenzando por la calidad de los productos y servicios hasta llegar a la calidad de los procesos comerciales. HSEQ marca la diferencia entre una empresa lder y otra fcilmente reemplazable. Por ello, nuestro compromiso activo a favor de HSEQ est dirigido por igual, tanto hacia adentro como hacia fuera. Hacia adentro, porque slo junto con todos los que trabajan con nosotros podemos alcanzar aquello de lo que estamos convencidos. Cero incidentes, cero percances, cero daos posibles. Y hacia fuera, porque sometemos los resultados de nuestros esfuerzos a mediciones hechas segn estndares internacionales. Esto responde a nuestra concepcin de credibilidad, que tambin es lo que nuestros clientes esperan de nosotros. El propsito de nuestro sistema integral HSEQ es aumentar de manera eficaz la conciencia de todo el personal a fin de lograr un objetivo ambicioso. El mensaje es tan claro como inequvoco. Cero si es posible . A cada empresa, cada departamento y cada empleado de GEMINIS CONSULTORES LTDA se le exige participar activamente en la nueva ofensiva HSEQ bajo el lema: Evitar los accidentes, el deterioro del medio ambiente y los daos materiales. La puesta en prctica tiene obligatoriamente como prioridad el tema de la seguridad, aun cuando para la empresa y sus unidades operativas tenga igual importancia apuntar a elevados estndares de calidad.

1. INFORMACION GENERAL DEL MANUAL 1.1 PRESENTACION DE LA EMPRESA 1.1.1. Actividad Econmica GEMINIS CONSULTORES LTDA es una empresa Colombiana a especializada en proporcionar servicios de Auditora Ambiental, Auditora en HSEQ, Interventora, Consultora y Suministros de personal en Geologa, Minera, e Ingeniera, dentro de un marco de sostenibilidad. Tiene su sede en la ciudad de Bogot D.C., ubicada en la Avenida Carrera 24 No. 40 69 Oficina 404. 1.1.2 Misin

Contribuir al desarrollo del pas y de la industria, proporcionando servicios de Auditora Ambiental, Auditora en HSEQ, Interventora, Consultora y Suministros de personal en GEOLOGA, MINERA, e INGENIERA, promoviendo solamente negocios sostenibles que agreguen valor econmico y ambiental dentro de un marco de responsabilidad social. 1.1.3 Visin Ser reconocidos en la industria por ser ejemplo de responsabilidad social, confiabilidad, compromiso y cumplimiento en los servicios ofrecidos, mediante un comportamiento tico que promueve el desarrollo sostenible del pas. 1.1.4 Organizacin (Estructura Organizacional)

1.2

OBJETO DEL MANUAL

Establece las disposiciones de operacin del Sistema de Gestin de la Seguridad Salud Ocupacional y Ambiente, aplicables en GEMINIS CONSULTORES LTDA adoptadas como un medio para lograr la prevencin de incidentes y enfermedades profesionales, mediante el cumplimiento sistemtico de los requisitos de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente El manual describe el alcance del sistema de gestin de seguridad, salud ocupacional y Ambiente. La empresa desarrolla, documenta e implementa procesos especficos para dar cumplimiento a los requisitos del Registro Uniforme de Evaluacin de Sistema de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente para Contratistas del Sector de Hidrocarburos RUC, teniendo en cuenta la complejidad del trabajo a efectuar y el grado de entrenamiento y competencia del personal que lo ejecuta.

1.3

CAMPO DE APLICACIN Seguridad, Salud Ocupacional y

1.3.1 Alcance del Sistema de Gestin de Ambiente

Las disposiciones que establece este manual son de obligatoria aplicacin por parte del personal de GEMINIS CONSULTORES LTDA, en todas las actividades desarrolladas. 1.4 GESTIN DEL MANUAL

El Manual de Gestin de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente, est estructurado de la siguiente manera: En la parte inicial del Manual de Gestin se hace una introduccin al Sistema de Gestin de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente de la compaa, presentacin de la empresa, descripcin de los negocios, misin, visin corporativa, valores, alcance y exclusiones del sistema. En la segunda parte de Manual se describe la estructura del Sistema de gestin de la Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente, adems el detalle de los procesos de la organizacin cumpliendo con los requisitos del RUC 1.5 APROBACION DE MODIFICACIONES DEL MANUAL

El manual de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente, es aprobado por el Gerente de la empresa. La responsabilidad de realizar modificaciones al presente Manual de Gestin de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente, est a cargo de la Coordinacin HSEQ, responsable del Sistema de Gestin de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente; las modificaciones pueden surgir a partir de: Cambios en los Procedimientos, Programas, Instructivos, Soportes, o cualquier tipo de documento. Cambios en la estructura organizacional y/o modificacin de las funciones del personal que tiene responsabilidades respecto a la Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente. Actualizaciones del referencial aplicado para el sistema de gestin de e inclusin de otros sistemas de gestin.

2. LIDERAZGO Y COMPROMISO GERENCIAL La Gerencia ha demostrado su compromiso con el sistema de gestin de Seguridad Salud Ocupacional y Ambiente, garantizando su desarrollo, implementacin y mejora continua as: 2.1 POLTICAS DE SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y AMBIENTE Gminis Consultores LTDA es una compaa COLOMBIANA especializada en proporcionar servicios de Auditora Ambiental, Auditora en HSEQ, Interventora, Consultora y Suministros de personal en GEOLOGA, MINERA, e INGENIERA, que practica y promueve solamente negocios sostenibles, como aquellos que agregan valor econmico y ambiental con responsabilidad social. Nuestro compromiso es encaminar esfuerzos hacia la minimizacin y control de riesgos, brindando ambientes seguros que contribuyan a la proteccin de la salud, la prevencin de accidentes, lesiones personales, enfermedades profesionales y dao a la propiedad, as como mejorar nuestros procesos para proteger, respetar y contribuir con la conservacin del ambiente. Nuestras responsabilidades a nivel personal, empresarial y social, las designamos por medio de los recursos fsicos, econmicos, y humanos, necesarios para el cumplimiento de esta poltica que integra la gestin de Seguridad, Salud Ocupacional y el Ambiente. Buscamos un alto nivel de seguridad y salud en todas las actividades que desarrollamos. Identificamos, evaluamos y controlamos de manera constante los peligros y riesgos asociados a nuestras actividades, de igual forma los aspectos e impactos ambientales generados en nuestros procesos. Brindamos un punto de partida para el establecimiento de objetivos y metas que contribuyan a la mejora continua y al desempeo de nuestros procesos Cumplimos con la legislacin vigente y otros requisitos aplicables para implementarlos a nuestras normas internas. Designamos y verificamos nuestras responsabilidades a todo el personal de la compaa. Revisamos y actualizamos peridicamente las polticas, objetivos y metas, a travs de reuniones gerenciales, auditoras internas y externas, con el fin de asegurar que se mantienen acorde a las condiciones de la empresa, y buscando siempre el mejoramiento contino. Prestamos servicios de excelente calidad, buscando siempre la satisfaccin del cliente. Ver Polticas

2.2

ELEMENTOS VISIBLES DEL COMPROMISO GERENCIAL a) Reuniones Gerenciales Con una periodicidad trimestral se realizan reuniones en las cuales participa la gerencia y el coordinador de HSEQ; en estas reuniones se incluye revisin y seguimiento a aspectos de seguridad, salud ocupacional y ambiente. Anualmente se realiza la revisin Gerencial. Ver Procedimiento de Revisin Gerencial b) Inspecciones Gerenciales Para demostrar su compromiso con el sistema de seguridad, salud ocupacional y ambiente, la gerencia realiza inspecciones trimestrales a las instalaciones; para estas inspecciones se utilizan Formatos para cada inspeccin, los cuales incluyen revisin documental y revisin al desarrollo de las diferentes actividades de la empresa en aspectos relacionados con seguridad, salud ocupacional y ambiente. Ver Programa de Inspecciones

2.3

OBJETIVOS Y METAS. Con base en la identificacin de peligros, evaluacin y control de riesgos, los requisitos legales aplicables y la identificacin de aspectos e impactos ambientales, se definen los objetivos y metas en seguridad, salud ocupacional y ambiente. Segn periodicidad definida se realiza un seguimiento al cumplimiento de los objetivos y metas definidos. Para garantizar el cumplimiento de los diferentes objetivos definidos se establecen los planes de accin correspondientes. Ver Objetivos y Metas Segn periodicidad se hace seguimiento para verificar el cumplimiento de la ejecucin de los planes de accin establecidos para los objetivos y metas en seguridad, salud ocupacional y ambiente; de acuerdo al grado de cumplimiento se define si es necesario replantear los planes de accin definidos. .

2.4

RECURSOS a) Humano: Se cuenta con la Coordinacin HSEQ y con asesora externa

b) Financiero: Se efecta una planeacin presupuestal en forma anual y se verifica su ejecucin en forma semestral. c) Tcnico: Se cuenta con toda la reglamentacin en Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente, adicionalmente se cumple con metodologas internacionales en la materia. d) Asesores: Se cuenta con la asesora directa de un asesor especialista en Seguridad y Prevencin de Riesgos Profesionales, con 3 aos de experiencia en la implementacin y auditoria de programas de Seguridad Industrial, Salud Ocupacional y gestin Ambiental. Ver Presupuesto 3. DESARROLLO Y EJECUCIN DEL SSOA 3.1 Documentacin Con la finalidad de normalizar los mtodos de trabajo para evitar improvisaciones en las actividades relacionadas con el Sistema y que pudieran dar lugar a problemas y deficiencias, se han determinado diferentes procedimientos y formatos. Ver listado maestro de Documentos 3.1.1 Control de Documentos y Datos En el documento procedimiento de control de documentos P(H)01 se establecen los requisitos que aseguran el control, la localizacin, la actualizacin, autorizacin y vigencia de los documentos que componen el sistema. 3.1.2 Control de Registros En el documento procedimiento de control de registros P(H)02 se establecen los requisitos para la identificacin, el almacenamiento y la disposicin de los registros generados en GEMINIS CONSULTORES LTDA. 3.2 Requisitos Legales y de Otra ndole Para hacer la identificacin permanente y definir las fuentes de acceso y consulta de los requisitos legales aplicables en seguridad, salud ocupacional y ambiente se tiene definido el procedimiento Requisitos Legales (P(H)06 Procedimiento Identificacin de requisitos legales y otra ndole)

La revisin de las fuentes de consulta la realiza la coordinacin HSEQ con una periodicidad mensual. La informacin de los requisitos legales aplicables se registra en el Formato de Matriz de Requisitos Legales F(H)12. 3.3 Responsabilidades En el documento del Programa de Salud Ocupacional y en los manuales de funciones se incluyen las responsabilidades en seguridad, salud ocupacional y ambiente para los siguientes niveles de la organizacin: Gerencia Coordinador de HSEQ Colaboradores en general Viga Auditores

Las responsabilidades son asignadas cuando una persona ingresa a trabajar en la organizacin, esta difusin la realiza la administracin bajo la coordinacin HSEQ en el proceso de induccin. Con el propsito de colaborar en la mejora del desempeo de la Empresa se hace la evaluacin de competencias y cumplimiento de las responsabilidades asignadas en seguridad, salud ocupacional y ambiente con una periodicidad anual; esta evaluacin se hace para persona que tenga vinculacin laboral directa con la empresa y cuya antigedad sea mayor o igual a 6 meses. La metodologa y responsabilidades para realizar la evaluacin se describe en el procedimiento Gestin Humana P(H)05 3.4 Competencias

En el Manual de Funciones se establece la descripcin del perfil de Cargo, las competencias en seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente por cargo en trminos de Educacin, Entrenamiento y Habilidades. Ver Manuales de Funciones 3.5 Capacitacin y Entrenamiento Con base en la identificacin de peligros, evaluacin y control de riesgos, las responsabilidades y competencias en HSE se identifican las necesidades de capacitacin y entrenamiento en HSE por cargo. En la matriz Capacitacin y Entrenamiento F(H)20 se encuentran descritos los temas, fechas duracin, cargos a los que va dirigido cada tema.

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Para cada tema desarrollado por personal interno o contratado y con el fin de garantizar la comprensin de los temas impartidos de la capacitacin desarrollada internamente se realizan algunas evaluaciones al finalizar cada una de las capacitaciones por medio del formato de Eficacia de la Capacitacin F(H)21. Cuando los temas a desarrollar estn incluidos dentro del Programa anual de Capacitacin de la ARP la empresa se acoge al perfil de curso definido por esta. Cuando los temas tomados estn incluidos dentro del Programa anual de Capacitacin de la ARP la empresa se acoge al sistema de evaluacin que esta desarrolle. Si la ARP no cuenta con un sistema de Evaluacin la persona que asista a la charla debe entregar un resumen con los temas vistos en la capacitacin. El procedimiento de Gestin Humana P(H)05 se evala con una periodicidad trimestral. Dentro de los indicadores se incluye principalmente cumplimiento y cobertura. Ver Programa de capacitacin 3.6 Programa de Induccin y Reinduccin en SSOA

Cuando ingresa una persona a laborar en la organizacin se incluye en un programa de induccin en cual contempla entre otros los siguientes aspectos: Informacin General de la Empresa Resea histrica Actividad econmica Organigrama Misin Visin Conceptos bsicos de Salud Ocupacional HSE Peligro Riesgo Identificacin de peligros Incidentalidad Enfermedad profesional Enfermedad comn Programa de salud Ocupacional Subprograma de Medicina preventiva y del trabajo Subprograma de seguridad Industrial Subprograma de Higiene Industrial Programa de Gestin Ambiental.

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Programa de Salud Ocupacional Subprograma de Medicina Preventiva y del Trabajo: Objetivos y actividades a desarrollar Subprograma de Higiene Industrial: Objetivos y Actividades a desarrollar Subprograma de Seguridad Industrial: Objetivos y Actividades a desarrollar Seguridad social integral Sistema general de Salud. Afiliacin a la EPS Administradoras de riesgos profesionales. Afiliacin a la ARP Fondo de pensiones. Afiliacin al fondo de pensiones

Aspectos del Sistema de Gestin Poltica de HSEQ Poltica de Alcohol, drogas, fumadores Objetivos en seguridad, salud ocupacional y ambiente y su plan de accin Responsabilidades en seguridad, salud ocupacional y ambiente Matriz de peligros Peligros propios del cargo Identificacin de aspectos e impactos ambientales Programas de Administracin ambiental. Funcionamiento del VIGA Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial Procedimiento de Reporte e Investigacin de Incidentes Reporte de condiciones sub estndar Riesgos de salud pblica de la regin donde labora. Programas de Vigilancia epidemiolgica propios del cargo. Actividades de capacitacin propios del cargo Plan de preparacin y respuesta ante emergencias Procedimientos seguros de trabajo de acuerdo al cargo Uso y mantenimiento de elementos de proteccin personal Manejo de hojas de seguridad de los productos qumicos usados

Para todo el personal que tenga una vinculacin mayor o igual a un ao se hace una reinduccin con una periodicidad anual. Ver Procedimiento de Induccin y Reinduccin Para garantizar la comprensin de los temas impartidos se realiza una evaluacin al finalizar la actividad En el formato Evaluacin de Capacitacin se incluyen los criterios de evaluacin

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3.7

Motivacin comunicacin, participacin y consulta

Las actividades relativas a los temas SSOA se manejan a travs del procedimiento Motivacin, Comunicacin, participacin y consulta P(H)11 en donde se definen las formas de comunicacin, la participacin del personal, los incentivos, y las consultas, por medio de una matriz descrita en el mismo procedimiento. Ver Procedimiento de Motivacin, comunicacin, participacin y consulta. 4 ADMINISTRACION DE LOS RIESGOS Valoracin y

4.1 Identificacin de Peligros, Aspectos Ambientales, Determinacin de Control de Riesgos e Impactos. 4.1.1 Identificacin de Peligros, Evaluacin y Control de Riesgos

En el procedimiento P(H)08 se describe la metodologa para hacer la identificacin de peligros, evaluacin y control de riesgos. La identificacin de peligros, evaluacin y control de riesgos se realiza y registra para todas las actividades de trabajo desarrolladas por los colaboradores, contratistas y visitantes. Para lograr la participacin de los colaboradores se aplican encuestas a los mismos para identificar los peligros propios de su puesto de trabajo y actividades desarrolladas. Una vez identificados los peligros y evaluados los riesgos se registran en la matriz Identificacin de Peligros, Evaluacin y valoracin de Riesgos F(H)14. Una vez generada la matriz o cada vez que se realicen actualizaciones de la misma, los resultados se comunican al personal involucrado a travs de reuniones, comunicaciones verbales, escritas, entre otras; otra forma de comunicar los peligros inherentes a cada cargo es el proceso de induccin y reinduccin. Matriz Identificacin de Peligros Evaluacin y Control de Riesgos. Una vez identificados y evaluados los riesgos, se procede a priorizar los mismos, registrando en la matriz de Priorizacin y control de riesgos F(H)19 La documentacin de identificacin de peligros y evaluacin de riesgos se revisa, prioriza y actualiza anualmente o cuando se presenten cambios a nivel externo o interno. Los cambios a nivel externo pueden estar dados por: Nueva legislacin aplicable a la organizacin 13

Requerimientos del cliente

Los cambios a nivel interno pueden presentarse por: Reestructuracin de la organizacin. Nuevos proyectos. Cambios en los equipos. Cambios de la infraestructura, instalaciones, materiales, etc. Reasignacin de responsabilidades. Cambios de polticas y directrices institucionales, entre otros.

Ver Procedimiento identificacin de peligros, evaluacin y control de riesgos. 4.1.2 Identificacin de Aspectos, Valoracin y Control de Impactos. En el procedimiento P(H)09 se describe la metodologa para hacer la identificacin de Aspectos, Valoracin y Control de Impactos.

La identificacin de Aspectos, Valoracin y Control de Impactos se realiza y registra para todas las actividades de trabajo desarrolladas por los colaboradores, contratistas y visitantes, para lograr la participacin de los colaboradores se aplican encuestas a los mismos para identificar los peligros propios de su puesto de trabajo y actividades desarrolladas. Los aspectos identificados se registran en la matriz de identificacin de Aspectos Ambientales F(H)17. La evaluacin de aspectos identificados se registra en la matriz de Evaluacin de Aspectos Ambientales F(H)18 Una vez generada la matriz o cada vez que se realicen actualizaciones de la misma, los resultados se comunican al personal involucrado a travs de reuniones, comunicaciones verbales, escritas, entre otras; otra forma de comunicar los aspectos inherentes a cada cargo es el proceso de induccin y reinduccin. Matriz Identificacin de Peligros Evaluacin y Control de Riesgos. Una vez identificados y evaluados los impactos, se procede a priorizar los mismos, registrando en la matriz de Priorizacin de Impactos Ambientales F(H)23 La documentacin de identificacin de aspectos y evaluacin de impactos se revisa, prioriza y actualiza anualmente o cuando se presenten cambios a nivel externo o interno. Los cambios a nivel externo pueden estar dados por:

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Nueva legislacin aplicable a la organizacin Requerimientos del cliente

Los cambios a nivel interno pueden presentarse por: Reestructuracin de la organizacin. Nuevos proyectos. Cambios en los equipos. Cambios de la infraestructura, instalaciones, materiales, etc. Reasignacin de responsabilidades. Cambios de polticas y directrices institucionales, entre otros.

Ver Procedimiento identificacin de aspectos, evaluacin y control de impactos. 4.2 Tratamiento del Riesgo 4.2.1 Seleccin de Contratistas Se cuenta con un procedimiento de seleccin de contratistas donde se contemplan criterios de seguridad, salud ocupacional y ambiente, este procedimiento se comunica a los contratistas con el fin de asegurar su implementacin y la aplicacin efectiva de medidas de control y prevencin de riesgos operativos. Ver procedimiento de seleccin y evaluacin de proveedores y contratistas P(H)10. 4.2.2 Programas de Gestin Se cuenta con programas de gestin en SSOA, los cules contienen planes de accin, incluye responsables, actividades, recursos y fechas de ejecucin. El seguimiento y la revisin de cumplimiento de objetivos, as tambin se contempla la revisin y actualizacin de los mismos. De ser el caso se contar con programas de gestin en concordancia con los planes ambientales a los que la contratante est comprometida, se ajustarn los cronogramas de actividades a las condiciones de los contratos. 4.2.3 Subprograma de Medicina Preventiva y del Trabajo Evaluaciones Mdicas Ocupacionales

Para la realizacin de las evaluaciones mdicas ocupacionales se tiene un procedimiento escrito (P(H)12) el cual indica tipo de exmenes, periodicidad, instrumento a utilizar, etc., El procedimiento incluye los exmenes para clnicos y de laboratorio a realizar por cargo 15

Ver Procedimiento Evaluaciones Medicas ocupacionales. a) Exmenes de Pre ingreso A todo trabajador que ingresa a la empresa se le realiza examen mdico, exmenes para clnicos y de laboratorio segn el cargo que desempear. b) Exmenes Peridicos A todo el personal que tenga una vinculacin mayor o igual a un ao se le practica examen mdico peridico con los exmenes para clnicos y de laboratorio que se requieran para el cargo, con nfasis en los sistemas que podran verse afectados de manera importante por la actividad laboral. c) De retiro Dentro de los cinco das siguientes a la fecha de retiro, se le practicar examen mdico al trabajador que as lo acepte. Actividades de Promocin y Prevencin en Salud Riesgos de Salud Pblica La identificacin de los riesgos de salud pblica se realiza mediante informacin suministrada por las EPS y a travs de las publicaciones realizadas por el Instituto Nacional de Salud en su pgina de Internet http://www.ins.gov.co En el procedimiento de identificacin de peligros, evaluacin y control de riesgos se incluye una metodologa para la identificacin de riesgos de salud pblica. Actividades de Promocin y Prevencin Las actividades de promocin prevencin que se desarrollan estn constituidas principalmente por: Campaas de prevencin del alcoholismo, tabaquismo y drogadiccin Capacitaciones en enfermedades de transmisin sexual Inmunizacin para enfermedades propias de la regin donde se desarrollan proyectos. Inmunizacin Todo el personal cuenta con las vacunas en ttano y fiebre amarilla, se cuenta con registros.

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Programa de Vigilancia Epidemiolgica Cuando se realiza el examen peridico a las personas que estn vinculadas directamente con la empresa se genera un informe con los principales hallazgos y recomendaciones; esta informacin sirve de base para establecer posprogramas de vigilancia epidemiolgica ocupacional.

Realizacin del diagnstico de salud de la poblacin de la empresa El personal de la empresa cuenta con un diagnstico general de salud realizado por mdicos graduados, con registro mdico y con licencia para prestacin de servicios en salud ocupacional. Lo que permite determinar patologas ms frecuentes, diagnstico de enfermedades de origen profesional y la determinacin de enfermedades en fase subclnica, as como la priorizacin de actividades a realizar.

Sistemas de Vigilancia epidemiolgica Se cuenta con el registro y anlisis de la informacin de estadsticas de ausentismo, de primeros auxilios, morbilidad, diagnstico epidemiolgico de salud de los trabajadores de la empresa; factores de riesgo prioritarios y evaluaciones ambientales, lo que permite prevenir la ocurrencia de nuevos casos y disminuir la progresin de los existentes; teniendo en cuenta medidas de prevencin y control en la fuente, el medio y el individuo. Ver protocolos de vigilancia epidemiolgica ocupacional.

Registros y Estadsticas en Salud Con el fin de poseer informacin de fcil acceso, se tiene formatos prcticos para llevar los siguientes registros estadsticos: Registro de Ausentismo Laboral Registro de Primeros Auxilios Enfermedad general Enfermedad profesional

Segn periodicidad semestral se hace un anlisis de la informacin estadstica generada. Con base en los resultados se establecen los planes de accin correspondientes.

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4.2.4 Subprograma de Higiene Industrial Manejo de Factores de Riesgo Higinico Con base en la identificacin de peligros se definen los riesgos de origen higinico que requieren una evaluacin. Estas evaluaciones se contratan con entidades idneas en el tema para lo cual se solicita la siguiente informacin: Licencia de la empresa que presta el servicio Licencia del profesional que realiza el estudio Certificados de calibracin de los equipos usados en la medicin Los resultados de los estudios son tomados como base para establecer los programas de vigilancia epidemiolgica ocupacional. 4.2.5 Subprograma de Seguridad Industrial Estndares y Procedimientos Manual de Normas y procedimientos Operativos En el procedimiento de identificacin de Peligros, Evaluacin y Control de Riesgos se define la metodologa para realizar la identificacin de tareas o actividades crticas. Una vez identificadas las tareas crticas se elaboran instructivos seguros de trabajo para dichas tareas o actividades. Los instructivos seguros son divulgados a las personas que corresponda antes de ejecutar la actividad. Programa de Mantenimiento Preventivo De acuerdo a la actividad desarrollada por la empresa se tiene un procedimiento de Mantenimiento e inspecciones planeadas P(H)04 dirigido a: Instalaciones Locativas Instalaciones elctricas Sistemas de iluminacin Equipo contra incendio Equipo de cmputo

Las actividades de mantenimiento se registran en el programa de mantenimiento e inspecciones planeadas F(H)39

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De todas las actividades de mantenimiento preventivo realizadas se tienen los registros. Ver Procedimiento de mantenimiento e inspecciones planeadas. Dotacin de Elementos de Proteccin Personal Para identificar las necesidades de los elementos de proteccin se tiene en cuenta los siguientes criterios: Peligros identificados en el cargo que se estn analizando Nmero de personas expuestas al peligro identificado Resultados de los estudios higinicos que aplique Resultados de evaluaciones medicas ocupacionales que aplique por

De los elementos de proteccin personal entregados se deja un registro persona que corresponda.

En el programa de mantenimiento e inspecciones planeadas se incluye la periodicidad para hacer la revisin de los EPP entregados En el programa de induccin se dan instrucciones de uso y mantenimiento de los EPP asignados a cada trabajador. Hojas de Seguridad de Materiales y Productos En el programa de induccin se dan instrucciones a los trabajadores que corresponda sobre el contenido y uso de las hojas de seguridad de los productos qumicos usados. En el rea de trabajo los empleados tienen una copia de las hojas de seguridad de los productos qumicos que utiliza. 4.2.6 Planes de Emergencia Se tiene elaborado el documento del Plan de Preparacin y Respuesta ante Emergencias. El plan de emergencias se verifica con una periodicidad anual mediante los simulacros realizados sobre aspectos del mismo. De los simulacros se mantienen los registros correspondientes. Con base en los resultados de los simulacros se establecen los planes de accin correspondientes.

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4.2.7

Subprograma de Gestin Ambiental

Estndares y Procedimientos GMINIS CONSULTORES, por medio de la matriz de Priorizacin y Control de Impactos Ambientales F(H)23 identifica necesidades de controles operacionales. Por medio del cual se definen instructivos de trabajo. Ver Instructivos As tambin el procedimiento de Seleccin y Evaluacin de Contratistas y Proveedores P(H)10, se incluyen los acuerdos y requerimientos en HSEQ, con la finalidad de evitar o minimizar impactos ambientales en las actividades u operaciones crticas. Cuando se requieran mediciones ambientales se verificar que los equipos utilizados para el seguimiento y medicin cuenten con certificados de calibracin. Plan de Gestin de Residuos GMINIS CONSULTORES cuenta con un instructivo de Manejo de Residuos Slidos, I(H)06, en armona con las disposiciones legales, y realiza un manejo adecuado de sus residuos demostrando registro de su cumplimiento, implementacin y continuo seguimiento. As tambin dar a conocer sus procedimientos a sus subcontratistas de ser el caso. Programas de gestin ambiental Se cuenta con programas de gestin en SSOA, los cules contienen planes de accin, incluye responsables, actividades, recursos y fechas de ejecucin. El seguimiento y la revisin de cumplimiento de objetivos, as tambin se contempla la revisin y actualizacin de los mismos De ser el caso se contar con programas de gestin en concordancia con los planes ambientales a los que la contratante est comprometida, se ajustarn los cronogramas de actividades a las condiciones de los contratos. 5 EVALUACIN Y MONITOREO

5.1 Incidentes (Accidentes y Casi accidentes) Se tiene definido un procedimiento para el reporte e investigacin incidentes P(H)16. Este incluye los tipos de eventos a investigar, responsable de la investigacin, formato de reporte e investigacin F(H)36, contenido del informe, registro de los incidentes ocurridos,

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anlisis estadstico de los incidentes ocurridos, anlisis de causas bsicas de incidentes y sus tendencias, seguimiento a recomendaciones generadas de la investigacin. Ver Procedimiento Reporte e Investigacin de Accidentes e Incidentes. 5.2 Auditoras Internas al Sistema SSOA Para verificar el grado de cumplimiento del Sistema de Gestin en Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente se desarrollan auditoras internas con una periodicidad de 2 auditoras por ao. En el procedimiento Auditoras P(H)14 se incluyen los responsables, referencial a utilizar, y metodologa para realizar la auditoria. 5.3 Acciones Correctivas y Preventivas

Para hacer seguimiento a las acciones correctivas y preventivas generadas en el sistema de gestin en seguridad, salud ocupacional y ambiente se tiene un procedimiento establecido P(H)13. Con una periodicidad semestral y a travs de las Revisiones Gerenciales y las Reuniones Gerenciales se hace un seguimiento al estado de las acciones correctivas y preventivas generadas en el sistema de gestin. 5.4 Programa de Inspecciones Planeadas

Se tiene un programa para el desarrollo de las inspecciones planeadas definidas de acuerdo a la actividad de la empresa. El programa incluye entre otros, los siguientes aspectos: rea a inspeccionar, periodicidad, responsables, lista de chequeo a utilizar, seguimiento de las acciones sugeridas, anlisis de informes de inspecciones, evaluacin del programa de inspecciones. 5.5 Seguimiento a los Requisitos Legales

Requisitos Legales y de Otra ndole a) Afiliacin al Sistema de Seguridad Social La empresa cumple con los requisitos bsicos de ley como son: Afiliacin a ARP Afiliacin a EPS Afiliacin a fondo de pensiones b) Programa de Salud Ocupacional

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De acuerdo a lo dispuesto en la Resolucin 1016 de 1989 se tiene el documento del programa de salud ocupacional el cual incluye generalidades de la empresa, subprograma de medicina preventiva y del trabajo, subprograma de seguridad industrial, subprograma de higiene industrial Ver Programa de Salud Ocupacional c) Reglamento de Higiene y seguridad Industrial El Reglamento de Higiene y seguridad Industrial se encuentra elaborado, firmado por el representante legal y esta divulgado y publicado en la cartelera general de la oficina. d) Viga Ocupacional Dando cumplimiento a la Resolucin 2013 de 1986 y al Decreto 1295/94, se ha hecho la eleccin del Viga Ocupacional integrado as: Principal Henry Alberto Contreras Jaramillo Suplente Luisa Fernanda Olaya Dicho Viga se encuentra inscrito en el Ministerio de Proteccin Social. El Viga se rene con una periodicidad mensual y los temas tratados en las reuniones se registran en un formato de Acta de Reuniones 5.6 Medicin y Revisin de los Progresos Revisiones peridicas del Sistema de Gestin Con una periodicidad anual la gerencia hace una revisin al sistema de gestin en seguridad, salud ocupacional y ambiente. Los temas incluidos en la revisin son: Estado y aplicabilidad de Polticas de seguridad, salud ocupacional ambiente, alcohol, drogas, fumadores. Cumplimiento de Objetivos en seguridad, salud ocupacional y ambiente, Cumplimiento del cronograma de actividades Ejecucin presupuestal. Indicadores de Programa de capacitacin, Programa de inspecciones, estadsticas de accidentes, casi accidentes, primeros auxilios, morbilidad, ausentismo y enfermedad profesional

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 Resultados de auditoras internas realizadas al sistema de gestin en seguridad, salud ocupacional y ambiente Informe de Estado de Acciones Correctivas y Preventivas Resultados de revisiones anteriores. Con base en los resultados de la revisin al sistema de gestin se establecen los planes de accin correspondientes. Como adicin a la Reunin Gerencial y por la periodicidad tan larga, se realizaran Revisiones Gerenciales con una periodicidad trimestral en la cual se revisaran los siguientes temas: Resultados de reuniones anteriores. Anlisis estadstico de accidentalidad y ausentismo. Cumplimiento legal. Resultados de inspecciones. % de cumplimiento de los programas y presupuestos. Resultados de evaluaciones de responsabilidades. Para la reunin trimestral tambin se diligenciara el formato F(H)05 donde se van revisando los temas de la reunin

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GLOSARIO Incidente: Evento no deseado que da lugar a muerte, enfermedad, lesin, dao a la propiedad, ambiente de trabajo o una combinacin de estos. Incidente con Lesin: Todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con ocasin del trabajo y produzca en el trabajador una lesin orgnica, una perturbacin funcional, una invalidez o la muerte. Accin Correctiva (AC): Accin tomada para eliminar la causa de una No Conformidad detectada u otra situacin indeseable. Accin Preventiva (AP): Accin tomada para eliminar la causa de una No Conformidad potencial u otra situacin potencialmente indeseable. Accin Remedial: Es la correccin, solucin inmediata que se realiza sobre una No Conformidad, para mitigar sus efectos o para eliminar una situacin de riesgo para el Sistema de Gestin en HSE. Alerta: Estados relacionados con los grados de respuesta frente a una emergencia. Alarma: aviso o seal para informar sobre la inminencia o presencia de un evento y exhortar a seguir las instrucciones preestablecidas. Amenaza: Factor externo que puede afectar a la empresa, representado por un fenmeno de origen natural, tcnico o social; que puede manifestarse en un sitio especfico y en un tiempo determinado. A.R.P : Administradora de Riesgos Profesionales Aspecto Ambiental: son elementos de las actividades, productos o servicios de una organizacin que pueden interactuar con el medio ambiente (NTC ISO 14004) Circular: Escrito dirigido a varias personas para notificar algo. Condiciones Sub-Estndar: Toda circunstancia fsica que presente una desviacin de lo establecido y que facilite la ocurrencia de un accidente. Consecuencia: Alteracin en el estado de salud de las personas y los daos materiales resultantes de la exposicin al peligro. Dao: Prdida o perturbacin causada por un evento. Decreto - Ley: Acto expedido por el Presidente de la Repblica que tiene la misma fuerza que una ley, pero que por mandato de la Constitucin en algunos casos particulares, se asimilan a leyes expedidas por el Congreso. Decreto: Acto administrativo expedido por funcionarios en ejercicio de funciones administrativas. Por lo general son expedidos por el Presidente, Gobernadores y Alcaldes, entre otros. Desastre: Dao o alteracin grave de las condiciones de la empresa causada por una emergencia. Desempeo Ambiental: Resultados medibles del sistema de administracin, relativos al control de los aspectos ambientales de la organizacin, basados en la poltica, los objetivos y las metas ambientales. 24

Emergencia: Evento que afecta el normal funcionamiento de la empresa o comunidad, causando daos en vida, bienes o al ambiente. EPP: Elementos de Proteccin Personal Equipo: Elemento tecnolgico idneo para atender los diversos escenarios o para facilitar la atencin de la emergencia. Evaluacin de Riesgos: Proceso general de estimar la magnitud de un riesgo y decidir si este es tolerable o no. Evento: Es la manifestacin o estado, producto de cualquier fenmeno natural, tcnico o social que pueda dar lugar o no a la emergencia. Impacto Ambiental: Cualquier modificacin adversa o benfica del medio ambiente que ha sido ocasionada parcial o totalmente por las actividades, productos o servicios (NTC ISO 14004). Identificacin de Peligro: Proceso de reconocer que existe un peligro y definir sus caractersticas. HSE: Salud, Seguridad y Medio Ambiente. Inspeccin Planeada: Recorrido sistemtico por un rea, esto con una periodicidad, instrumentos y responsables determinados previamente a su realizacin, durante la cual se busca identificar condiciones sub-estandar Jurisprudencia: Decisiones de carcter general y definitivo tomadas por los rganos jurisdiccionales del pas. Ley: Norma expedida por el Congreso de la Repblica y que tiene como caracterstica ser de contenido general, abstracto e impersonal. Mitigacin: Accin de reducir el efecto de las emergencias, tiene como propsito atenuar los daos resultantes a las personas y bienes. Medio Ambiente: Entorno en el que opera una organizacin, que incluye aire, agua, suelo, recursos naturales, flora, fauna, seres humanos y su interrelacin. (NTC ISO 14004 ) Meta Ambiental: Requisito detallado de desempeo, cuantificable siempre que sea posible, aplicable a la organizacin o a parte de ella, que surge de los objetivos ambientales y que se necesita que sea establecida y cumplida con el fin de lograr estos objetivos. Normatividad: Es el marco Regulatorio Nacional que existe en el ordenamiento jurdico y que regula los distintos comportamientos y acciones de toda persona natural o jurdica. Objetivo Ambiental: Propsito ambiental global, surgido de la poltica ambiental que una organizacin se propone lograr, y que se cuantifica cuando sea aplicable. Perdida: Una prdida se define como el desperdicio innecesario de recursos, incluyendo: o Recursos humanos : Por muerte, lesin, enfermedad o Planta/equipos/materiales : Por daos, reparaciones, sustitucin o Procesos : Por interrupciones Poltica Ambiental: Declaracin por parte de la organizacin de sus intenciones y principios en relacin con su desempeo ambiental global, que le sirve de marco para la accin y para fijar sus objetivos y metas ambientales.

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Prevencin: Accin de evitar la ocurrencia de un evento que pueda originar una emergencia. Preparacin: Es la anticipacin y planificacin de acciones de asistencia, alerta, rescate, traslado, evacuacin de personas y salvamento de bienes. Peligro: Fuente o situacin con potencial de dao en trminos de muerte, lesin o enfermedad, dao a la propiedad, al ambiente de trabajo o una combinacin de estos. Probabilidad: Posibilidad de que los acontecimientos de la cadena se completen en el tiempo, originndose las consecuencias no queridas ni deseadas. Resolucin: Acto administrativo por el cual las diferentes entidades de la Administracin Pblica adoptan decisiones en el ejercicio de sus funciones. Respuesta: Acciones realizadas ante un evento, cuyo objetivo es salvar vidas, disminuir el sufrimiento y reducir las prdidas. Riesgo: Combinacin de la probabilidad(es) con la(s) consecuencia(s) de que ocurra un evento peligroso especfico. Riesgo Tolerable: Riesgo que se encuentra en un nivel que la organizacin puede soportar respecto a sus obligaciones legales y a su propia poltica de Seguridad y Salud Ocupacional. (Riesgo bajo). Requisito Legal: Condicin(es) que establece la ley para el ejercicio del(los) derecho(s) de la organizacin. Seguimiento: Actividad que se realiza peridicamente para verificar si el plan de accin se est ejecutando segn lo establecido. Seguridad: Condicin de estar libre de un riesgo inaceptable. SSOA: Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente. Vulnerabilidad: Factor interno de riesgo, de la empresa dado por el grado de debilidad o sensibilidad de ser afectada por la emergencia.

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