NORMA TCNICA COLOMBIANA

NTC 3580
1993-12-01

DOCUMENTACIN. GUA PARA LA ELABORACIN DE HOJA DE TRANSMISIN POR TELEFAX

E:

DOCUMENTATION. GUIDE FOR WRITING A TELEFAX TRANSMISSION SHEET

CORRESPONDENCIA:

DESCRIPTORES:

documentacin; gua; telefax; documento.

I.C.S.: 01.140.30
Editada por el Instituto Colombiano de Normas Tcnicas y Certificacin (ICONTEC) Apartado 14237 Bogot, D.C. Tel. 6078888 Fax 2221435

Prohibida su reproduccin

Editada 2004-01-30

PRLOGO

El Instituto Colombiano de Normas Tcnicas y Certificacin, ICONTEC, es el organismo nacional de normalizacin, segn el Decreto 2269 de 1993. ICONTEC es una entidad de carcter privado, sin nimo de lucro, cuya Misin es fundamental para brindar soporte y desarrollo al productor y proteccin al consumidor. Colabora con el sector gubernamental y apoya al sector privado del pas, para lograr ventajas competitivas en los mercados interno y externo. La representacin de todos los sectores involucrados en el proceso de Normalizacin Tcnica est garantizada por los Comits Tcnicos y el perodo de Consulta Pblica, este ltimo caracterizado por la participacin del pblico en general. La NTC 3580 fue ratificada por el Consejo Directivo de 1993-12-01. Esta norma est sujeta a ser actualizada permanentemente con el objeto de que responda en todo momento a las necesidades y exigencias actuales. A continuacin se relacionan las empresas que colaboraron en el estudio de esta gua a travs de su participacin en el Comit Tcnico 000010 Elaboracin y divulgacin de documentos. CADE COLEGIO MAYOR DE ANTIOQUIA COLEGIO MAYOR DE CUNDINAMARCA CONCRETOS Y PREFABRICADOS LTDA. CONFEDERACIN COLOMBIANA DE CMARAS DE COMERCIO CORPORACIN UNIVERSITARIA ANTONIO NARIO EDITORIAL IPLER LTDA. ELECTRIFICADORA DE SANTANDER EMPRESA DE ENERGA DE BOGOT INTERCONEXIN ELCTRICA S.A. JOHNSON Y JOHNSON DE COLOMBIA LABORATORIOS BAXTER S.A. MAC GRAW HILL INTERAMERICANA POLITCNICO COLOMBIANO JAIME ISAZA CADAVID PRINTER COLOMBIANA S.A. SENA REGIONAL ANTIOQUIA -CHOCSENA REGIONAL GENERAL SOCIEDAD COLOMBIANA DE INGENIEROS UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA UNIVERSIDAD DEL VALLE UNIVERSIDAD EAFIT UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER UNIVERSIDAD PEDAGGICA Y TECNOLGICA DE COLOMBIA

ICONTEC cuenta con un Centro de Informacin que pone a disposicin de los interesados normas internacionales, regionales y nacionales. DIRECCIN DE NORMALIZACIN

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DOCUMENTACIN. GUA PARA LA ELABORACIN DE HOJA DE TRANSMISIN POR TELEFAX

1.

OBJETO

Esta gua establece los requisitos para la elaboracin, la identificacin y el control de los documentos que se transmiten por telefax.

2.

DEFINICIN

Para efectos de esta gua se establecen las siguientes: 2.1 asunto enunciado del tema, finalidad o sntesis del documento que se transmite. 2.2 datos de transmisin elementos que identifican y controlan los documentos que se transmiten por telefax. 2.3 destinatario persona natural o jurdica a quien va dirigido el fax. 2.4 espacio distancia horizontal de escritura. 2.5 fax telefax sistema telefnico que permite reproducir a distancia escritos, grficos o impresos. Documento recibido por telefax. 2.6 firma rbrica del funcionario que solicita la transmisin.

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2.7 logotipo emblema que identifica a una corporacin o empresa. 2.8 mensaje contenido de una comunicacin breve. 2.9 razn social nombre que identifica a una corporacin o empresa. 2.10 remitente persona natural o jurdica que enva el fax. 2.11 rengln distancia vertical de escritura.

3. 3.1

CONDICIONES GENERALES DATOS DE TRANSMISIN

Todo documento que se enve por telefax debe estar precedido por una hoja con los datos de transmisin. Los datos de transmisin que se deben imprimir son los siguientes: (vase la Figura 1). Razn social y logotipo, o uno de los dos. Ciudad y pas del remitente. Nmero del telfono del remitente. Nmero del telefax del remitente. Identificacin del documento. Fecha. Nmero de control del fax. (Opcional). Datos del destinatario. Nombre, cargo y empresa. Nmero de telefax del destinatario. Ciudad y pas del destinatario. Datos del remitente. Nombre, cargo y empresa. Asunto o mensaje corto. 2

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Nmero de hojas transmitidas incluida sta. Firma del funcionario que solicita la transmisin.

Nota. Si se requiere que los datos de transmisin aparezcan tambin en otro idioma, por ejemplo el ingls, vase la Figura 2.

3.2

MRGENES

Los mrgenes superior, inferior, izquierdo y derecho de la hoja con los datos de transmisin, sern de 1 cm. 3.3 CALIDAD DE REPRODUCCIN

Para lograr una buena calidad de reproduccin, los documentos que se transmiten deben ser legibles (sin borrones, ni repisados). Adems, se deben evitar las reducciones y los tipos de letra muy pequeos, porque afectan la nitidez del fax. 3.4 VERIFICACIN DE LA TRANSMISIN

En caso de presentarse dificultades en el envo o la recepcin del fax, se debe informar acerca de ellas por otro medio, como tlex o telfono, para verificar y corregir los problemas de transmisin del fax.

4. 4.1

REQUISITOS DATOS DE IDENTIFICACIN DEL REMITENTE

A partir de los mrgenes superior e izquierdo se determina un espacio de 3 cm en sentido vertical, por 11 cm en sentido horizontal, donde se ubicarn los siguientes datos: 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.1.4 4.2 Razn social o logotipo, si lo hay. Ciudad y pas de origen. Nmero de telfono del remitente. Nmero del telefax que transmite el documento. IDENTIFICACIN DEL DOCUMENTO

En el espacio restante, a continuacin de los datos de identificacin del remitente, se ubicar el ttulo HOJA DE TRANSMISIN POR TELEFAX, centrado y en mayscula sostenida. 4.3 4.3.1 DISTRIBUCIN DE LOS DATOS DE TRANSMISIN Fecha

Bajo este ttulo impreso se escribirn la ciudad de origen y la fecha de transmisin.

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4.3.2 Nmero de control

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Cuando la empresa requiera controlar los mensajes va telefax, se podr utilizar una numeracin consecutiva. 4.3.3 Datos del destinatario

Despus del ttulo DATOS DEL DESTINATARIO, se determinar un espacio de 3 cm en sentido vertical por 12 cm en sentido horizontal, para la impresin de las palabras NOMBRE, CARGO y EMPRESA, alineados verticalmente, contra el margen izquierdo y en mayscula sostenida. Frente a estos enunciados se escribirn tambin, en mayscula sostenida, el nombre del funcionario, el cargo que ocupa y la razn social. 4.3.4 El espacio restante, hasta el margen derecho, se fraccionar as:

4.3.4.1 Un espacio de 1 cm vertical para imprimir la expresin "Telefax Nro." con mayscula inicial, frente a la cual se escribir el nmero que corresponde al telefax del destinatario. 4.3.4.2 Un espacio de 2 cm en sentido vertical para imprimir las palabras "Ciudad" y "Pas" alineadas verticalmente y con mayscula inicial, frente a las cuales se escribirn la ciudad de destino y el pas, si se trata de una transmisin internacional. 4.3.5 Datos del remitente

Despus del ttulo DATOS DEL REMITENTE se determinar un espacio de 1,5 cm en sentido vertical por el ancho entre mrgenes, para la impresin de las palabras NOMBRE y CARGO, alineados en sentido horizontal y en mayscula sostenida. Frente a estos enunciados se escribir en mayscula fija el nombre del funcionario que remite el fax y su cargo en la empresa. 4.3.6 Asunto o mensaje

A partir de los datos del remitente se determinar un espacio de 4,5 cm en sentido vertical, por el ancho entre mrgenes, en el cual se colocar la expresin "Asunto o mensaje", con mayscula inicial. Este espacio se utiliza para escribir el tema, finalidad o sntesis del documento que se transmite. Tambin para escribir el mensaje cuando su extensin no es mayor de cuatro lneas. 4.3.7 Nmero de hojas transmitidas incluida sta

Frente a esta expresin se escribe en nmeros arbigos, el total de pginas que se transmiten, contando la hoja de transmisin por telefax. 4.3.8 Firma

Sobre esta palabra aparecer la rbrica del funcionario que enva el documento o el mensaje. 5. 5.1 APNDICE PRECAUCIONES

Se debern tener en cuenta las siguientes: 4

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5.1.1 5.1.2

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Que la lnea telefnica del telefax no tenga derivaciones, para evitar interferencias. Mantener el equipo encendido y el papel en cantidad suficiente y debidamente instalado.

5.1.3 Fotocopiar el fax que requiera conservacin por ms de seis meses, con el fin de garantizar su calidad archivstica con nitidez, preservacin del color, entre otros. 5.1.4 El fax se puede considerar solamente como un adelanto de informacin y en algunos casos se requiere enviar adicionalmente el documento original.

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1 cm 1 cm
CREAR Y CRECER S.A. Medelln, Colomba Telfono (94) 321 00 35 Telefax (94) 331 92 67 HOJA DE ADMISION POR TELEFAX fecha nro. de control

3,0 cm

0,5 cm
NOMBRE:

DATOS DESTINATARIO Telefax nro. Ciudad:

1 cm

3,0 cm

CARGO: EMPRESA:

2 cm
Pas: DATOS DEL REMITENTE

0,5 cm 1,5 cm
NOMBRE:

CARGO:

Asunto o mensaje:

4,5 cm

1,5 cm

nro. de hojas transmitidas incluyendo sta: Firma

1 cm 1 cm

Figura 1. Esquema de hoja de transmisin

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1 cm 1 cm
HOJA DE ADMISION POR TELEFAX CREAR Y CRECER S.A. Medelln, Colomba Telfono (94) 321 00 35 Telefax (94) 331 92 67
Telefax transmission sheet

3,0 cm

fecha / date

nro. de control

0,5 cm
NOMBRE:
Name:

DATOS DESTINATARIO / to Telefax nro. Ciudad:

City:

1 cm

3,0 cm

CARGO:
Title:

EMPRESA:
Company:

Pas:
Country:

2 cm

0,5 cm 1,5 cm
NOMBRE:
Name:

DATOS DEL REMITENTE / from CARGO:

Title:

Asunto o mensaje:
Reference or messaje:

4,5 cm

nro. de hojas transmitidas incluyendo sta:

1,5 cm

no. of sheets including this cover page:

Firma / Signature

1 cm 1 cm

Figura 2. Esquema de hoja de transmisin