2.

Tesorera Concepto

A instancias de una empresa, una organizacin o una institucin, la tesorera es aquella rea de la misma en la cual se gestionan y concretan todas las acciones relacionadas con operaciones de tipo monetario. Es decir, en la tesorera se llevan a cabo los pagos a los proveedores, los cobros por las actividades que presta la empresa en cuestin, las gestiones bancarias y todo cuanto tiene que ver con los movimientos de la caja de una empresa. Mientras tanto, cada una de las acciones que se van desarrollando y ejecutando en la Tesorera son cuidadosamente seguidas y asentadas por el rea de contabilidad. Aunque es frecuente que muchos confundan los quehaceres del rea de tesorera con por ejemplo los de recursos humanos y contabilidad, vale destacar un ejemplo: el sector de recursos humanos calcula cunto hay que pagarle a tal o cual empleado, una vez que el monto est definido, l rea de tesorera debe ocuparse de constatar que se encuentre disponible el dinero en cuestin para efectuar el pago y por ltimo, el rea de contabilidad, se ocupar de asentar ese movimiento cuidadosamente en sus registros. En las empresas ms grandes, la tesorera, generalmente, se suele ocupar de reunir todo el dinero que producen sus sucursales para luego ese dinero reinvertirlo en el mercado, o en su defecto, en otras actividades financieras. Mientras tanto, ser el tesorero el individuo que se ocupa de gestionar y de dirigir todas las acciones que tienen que ver con el movimiento de dinero que genera la empresa y es justamente la tesorera la oficina o rea en la cual desempear tal actividad.

2.2

Objetivos

Objetivos del Departamento de Tesorera Minimizar las necesidades de financiacin de la empresa Minimizar los costes financieros Minimizar el coste de las transacciones, los riesgos monetarios y aquellos inherentes al riesgo de las ventas Elaboracin y seguimiento de los presupuestos de tesorera Automatizar las operaciones de tesorera

2.3

Funciones

Entre las funciones del departamento de tesorera, podemos destacar las siguientes: - Gestin de cobros a clientes y pagos. Es muy importante que exista buena coordinacin entre ambos aspectos para evitar picos o carencias de tesorera. Por lo general se suelen establecer perodos fijos de cobro/pago, como por ejemplo el da 15 de cada mes. Como es lgico pensar, la contabilizacin de todas las operaciones de cobro y pago son fundamentales para un correcto control. - Control del cumplimiento de las condiciones pactadas con las entidades financieras. Es muy habitual que las empresas, sobre todo aquellas con un gran volumen de facturacin, negocien con aquellos bancos con los que opera, la reduccin o incluso la eliminacin de ciertas comisiones y tasas. A pesar de la existencia de estos acuerdos, es muy necesaria la revisin y el seguimiento en el cumplimiento de los mismos por parte de las entidades financieras, por las personas del departamento de tesorera. - Control de las liquidaciones de intereses de las cuentas. De la msma forma que debemos controlar el pago de tasas y comisiones para no perder dinero, es muy importante el control de las liquidaciones de intereses en aquellas cuentas bancarias remuneradas. Si el departamento de tesorera cuenta con un ERP especifico de tesorera, este nos podr ayudar adems en la realizacin de previsiones de abono. - Compraventa de moneda extranjera y gestin de cobertura de riesgo en divisas. Estar al da en el mercado de divisas es fundamental para aquellas empresas que realicen pagos en las mismas. Una buena informacin en este sentido puede ahorrar mucho dinero a la empresa si se adquieren divisas en ciclos bajistas y en previsin de pagos. - Negociacin de las condiciones para ciertas operaciones, como por ejemplo leasing, renting, factoring, confirming,etc. - Toma de decisiones una vez conocida la posicin de tesorera diaria. Una vez que el responsable del departamento de tesorera conoce cual es la posicin, deber tomar decisiones sobre que hacer con el liquido disponible teniendo en cuenta siempre las previsiones en cuanto a necesidades de tesorera se refiere. - Realizacin y seguimiento de presupuestos de tesorera y cash flow de la sociedad.

2.4

Contralora Concepto

La contralora es una funcin del rea financiera de la empresa que se dedica a obtener, custodiar y manejar la informacin necesaria para el control del dinero y otros recursos.

El rea de Contralora es la encargada de vigilar los estados financieros de la empresa a travs de auditoras. Si es en una institucin, se encarga adems de vigilar el buen desempeo de los servidores pblicos.

2.5

Objetivos

Servir de base para la toma de decisiones

Proporcionar informacin contable y financiera, que muestre los resultados de la empresa y su posicin mercantil. Vigilar los estados financieros de la empresa a travs de auditoras. Informar sobre los costos y el control sobre ellos.

2.6

Funciones

Una de las principales responsabilidades de la contralora es proporcionar informacin contable y financiera, que muestre los resultados de la empresa y su posicin mercantil. Estos datos debern servir para evaluar su desempeo. El concepto tradicional indicaba que el objetivo de la informacin financiera era slo dar cuenta de cmo se emplearon los recursos para comunicar a los accionistas y acreedores y el grado de eficiencia con que se llev a cabo la gestin del negocio, esto debe considerarse ahora solamente como una fase preliminar y un medio transitorio para alcanzar finalidades ms trascendentes. Su misin es servir de base para la toma de decisiones, as tendr que ser estructurada y configurada en su contenido y alcance, de acuerdo con las necesidades de aquellos usuarios internos y externos que van a utilizarla para evaluar alternativas y tomar decisiones. La informacin debe ser significativa, oportuna, relevante, completa, comparable y verificable; asimismo, debe incluir datos financieros y operativos. Otra de las responsabilidades contables de la contralora es la informacin sobre los costos y el control sobre ellos. La competencia ha creado mercados de compradores donde el precio de venta es determinado por estos, lo cual origina que la variable a controlar sea el costo. Por ello, su adecuada atencin para lograr su optimizacin se convierte en una responsabilidad crtica por ser la variable que puede ser controlada por la empresa. En consecuencia, se requiere la disponibilidad de una informacin adecuada y oportuna en las distintas reas y niveles de la empresa para que los responsables puedan identificar el progreso o retroceso obtenido en las operaciones realizadas. La reduccin efectiva de los costos requiere como premisa la definicin de cules son las reas de responsabilidad y de control, de tal manera que cada paso de la produccin se encuentre vigilado por un responsable de cuyas decisiones dependan la eficiencia y los resultados de los procesos que deben desarrollarse.
3

Las mejores prcticas en la contralora deben verse desde cuatro perspectivas: tecnologa, procesos, gente e informacin, balanceando por igual el nfasis en cada uno de los cuadrantes. Se debe contar con la tecnologa adecuada que soporte las operaciones; los procesos deben ser sencillos, estandarizados y automatizados; contar con la gente apropiada con visin financiera, conocimiento del negocio, con experiencia y habilidades diferentes; y la informacin que se produzca debe servir para la toma de decisiones. Perfil del contralor Para que todas las funciones que la nueva orientacin de un contralor requiere sean efectuadas con mayor calidad y por las caractersticas que su funcin exige, se requiere el reforzamiento o adquisicin de nuevas habilidades, como: Conocimientos tcnicos slidos Trabajo en equipo Toma de decisiones Habilidades de negociacin Comunicacin Valores. La responsabilidad del contralor es que la informacin suministrada a la administracin sea cierta y confiable, por lo que la funcin del rea de contralora se vuelve estratgica en cualquier organizacin ya que en la medida en que exista un control interno eficiente, se dar una mejor calificacin de transparencia a la gestin empresarial.