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DIPLOMADO EN HERRAMIENTAS OFIMATICAS

PROCESADOR DE TEXTO WORD 2010

CORPORACIN UNIVERSITARIA REMINGTON


Este material es propiedad de la Corporacin Universitaria Remington (CUR), para los estudiantes de la CUR en todo el pas.

Semestre 1- 2012

TABLA DE CONTENIDO 1 INGRESO Y ENTORNO DE TRABAJO DE WORD........................................................................ 4


1.1 Forma de Ingreso ......................................................................................................................................... 4 1.2 Entorno de Trabajo ....................................................................................................................................... 4 1.3 rea De Trabajo ............................................................................................................................................ 6 1.4 El Portapapeles ............................................................................................................................................. 6 1.5 Manejo De Archivos ...................................................................................................................................... 7 1.5.1 Guardar Documento ..................................................................................................................................... 7 1.5.2 Guardar con contrasea ............................................................................................................................... 8 1.5.3 Guardar con Formato PDF ............................................................................................................................ 9 1.5.4 Cerrar Documentos ...................................................................................................................................... 9 1.5.5 Abrir Documentos desde Word. ................................................................................................................... 9

2 3
3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7

FORMATOS DE FUENTE ................................................................................................................10 FORMATOS DE PRRAFO .............................................................................................................12


Alineacin ................................................................................................................................................... 12 Sangras ...................................................................................................................................................... 12 Interlineado ................................................................................................................................................ 13 Espaciado .................................................................................................................................................... 13 Sombreado de Prrafos ............................................................................................................................... 14 Bordes de Prrafo ....................................................................................................................................... 14 Prrafos en Columnas ................................................................................................................................. 14

4
4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10

CONFIGURACIN DE PGINA ......................................................................................................15


Mrgenes .................................................................................................................................................... 15 Tamao de papel ........................................................................................................................................ 15 Orientacin del papel .................................................................................................................................. 15 Vista Preliminar e Impresin ....................................................................................................................... 16 Insertar Salto de Pgina .............................................................................................................................. 17 Unidades de medida ................................................................................................................................... 17 Encabezado y Pie de Pgina ..................................................................................................................... 17 Paginacin................................................................................................................................................... 20 Fondos de pgina ........................................................................................................................................ 20 Manejo de Sesiones .................................................................................................................................... 21

5
5.1 5.2 5.3 5.4 5.5

IMGENES, FORMAS, TABLAS Y SMARTART..........................................................................22


Imgenes .................................................................................................................................................... 22 FORMAS ...................................................................................................................................................... 25 Wordart ...................................................................................................................................................... 28 Smartart ...................................................................................................................................................... 28 TABLAS ........................................................................................................................................................ 30

6 7 8
8.1 8.2 8.3 8.4

ESQUEMA NUMERADO ..................................................................................................................36 NOTAS AL PIE Y AL FINAL ............................................................................................................37 ESTILOS ..............................................................................................................................................37


Aplicar estilo ............................................................................................................................................... 38 Crear Nuevo Estilo ....................................................................................................................................... 38 Modificar Estilo ........................................................................................................................................... 39 Eliminar Estilo ............................................................................................................................................. 39

9 CITAS Y BIBLIOGRAFIA ...............................................................................................................39 10 TABLA DE CONTENIDO .................................................................................................................41


10.1 10.2 11.1 Tabla de ilustraciones ................................................................................................................................. 42 Actualizar tabla de contenido o tabla de ilustraciones ................................................................................ 43 Origen o Base De Datos ............................................................................................................................... 43 2

11 COMBINACIN DE CORRESPONDENCIA ..................................................................................43

11.2 11.3 11.4 11.5 11.6 12.1 12.2 12.3 12.4

Documento Principal ................................................................................................................................... 43 Procedimiento De Combinacin .................................................................................................................. 44 Agregar y/o Eliminar Registros o Campos ................................................................................................... 45 Combinar Sobres ......................................................................................................................................... 45 Combinar Etiquetas ..................................................................................................................................... 46 Comentarios................................................................................................................................................ 47 Control de Cambios ..................................................................................................................................... 47 Visualizar y ocultar las marcas de revisin .................................................................................................. 48 Aceptar o rechazar los cambios: la funcin del autor .................................................................................. 49

12 REVISIONES DE DOCUMENTO .....................................................................................................47

13 BIBLIOGRAFA..................................................................................................................................50

INGRESO Y ENTORNO DE TRABAJO DE WORD

Word 2010 es un procesador de texto o de palabras utilizado para manipular todo tipo de escritos con el fin de darles una excelente presentacin, aplicando a la vez normas tcnicas y estticas. Cuenta adems, con herramientas que permiten realizar tareas especiales como tablas, cuadros, combinacin de correspondencia, sobres y etiquetas con sus respectivos asistentes que facilitarn el trabajo del usuario.

Clic en el botn inicio En el cuadro de bsqueda rpida digitar Microsoft Word o Word o Winword haga clic en la opcin de Word que aparece en la lista de men Tambin pude ingresar tomando cualquiera de los vnculos que aparecen con el logo de o nombre de Word, en el escritorio, Lista de men o barra de tareas. Salir de Word Clic en la ficha Archivo de la parte superior izquierda de la pantalla luego clic en la opcin salir o Presionar las teclas ALT + F4 o Cierre la ventana de la aplicacin desde la parte superior derecha con la X

Al igual que todas las ventanas de Windows, la ventana de Word se pueden cerrar, cambiar de tamao, mover, minimizar a la barra de tareas o maximizar para que ocupen la pantalla completa. Segn los botones de control de la parte superior derecha. La Ventana de Word 2010 cuenta con los siguientes elementos: 1. Men de control de ventana. 2. Barra de herramientas de acceso Rpido: con los iconos de las funciones o comandos que ms usuales. Pueden agregar o quitar elementos con Clic en su indicador desplegable y clic en la opcin de la lista que desea se muestre en la barra. Si toma la opcin Ms comandos podr adicionar ms opciones a esta lista. 3. Barra de Titulo de Ventana: Para identificar el nombre del documento que se tiene abierto y la aplicacin. 4. Minimizar, 5. Maximizar, 6. Cerrar. 7. Fichas de men 8. Men de Fichas 9. Lista de iconos por cada ficha 10. Grupo de iconos 11. Expande los grupos de iconos 12. Minimiza la cinta de opciones o lista de iconos. 13. Ayuda de Word. 14. Icono control de tabulaciones 15. Regla de mrgenes. 16. Oculta y Visualiza la Regla. 17. Barra de desplazamiento 18. Ir a la pgina anterior 19. Indicador de objetos de bsqueda 20. ir a la pgina siguiente 21. Barra de estado, Muestra y los contadores de pgina, sesin, palabras las formas de visualizacin del documento y Zoom de pgina 22. Regla horizontal de mrgenes.

Las fichas de men pueden aumentarse en funcin de los procesos que estemos realizando, segn estemos manejando imgenes, objetos, correspondencia, u otro similar.
Teclas Rpidas: Al presionar la tecla ALT, Word 2010 muestra la letra que permite activar con teclado las diferentes fichas, y de esta forma podremos identificar el juego de teclas rpidas para accionar cualquier proceso.

Acercar o alejar el texto La tecla Ctrl + la rueda del mouse permiten el l zoom o variacin en el tamao de visualizacin de la pgina, o desplazarlo desde la parte inferior derecha de su pantalla.

El rea de trabajo de Word, esta conformada por pginas, que pueden configurarse segn la necesidad en tamaos y mrgenes y orientaciones. Dentro de esta rea de trabajo se deben tener en cuenta ciertos parmetros que facilitan el buen uso del este programa. 1. Inicie la escritura de manera contina que el programa se encarga de los cambios de lnea dadas respetando las mrgenes establecidas, lo que llamamos cambio de lnea automtica. 2. Solo cuando usted desee constituir lneas a parte pulse Enter, a lo que llamamos cambio de lnea manual. 3. Para Word y as debe constituirse para usted, un prrafo esta conformado por aquellas lneas que se escriben bajo cambio automtico. Cada cambio de lnea manual generar un nuevo prrafo. 4. Para borrar contenidos: De derecha a izquierda utilice la tecla Backspace, ubicada en la parte superior derecha encima del Enter. Es una flecha que apunta hacia la derecha. Para borrar de izquierda a derecha, utilice la tecla Supr ubicada debajo de backspace. 5. Los cambios de pgina al igual que los cambios de lnea, se dan de forma automtica, pero si se desea un cambio manual de pgina pulse las teclas Ctrl + Enter 6. Cuando se desea rehacer algn texto borrado o deshacer una accin desarrollada, puede pulsarse Ctrl + Z, y de forma repetitiva ir deshaciendo lo ultimo que se ha llevado a cabo. 7. Seleccionar contenidos: Cuando se necesita duplicar contenidos, bien sea una palabra, una lnea, prrafo, pgina o cualquier otro objeto, ste debe seleccionarse, para ello tiene dos posibilidades. Si el texto o los objetos estn juntos. Pulse la tecla shift o flecha doble de abajo del Enter mientras se mueve con las fechas direccionales de su teclado. Tambin con el mouse puede arrastrar con clic sostenido mientras marca el texto en cuestin. Si el texto o los objetos no estn juntos, usted deber mantener pulsada la tecla Ctrl mientras selecciona cada uno de los textos u objetos.

El Portapapeles es un espacio en memoria que almacena texto e imgenes para poderlo cortar o copiar a otro lugar del documento o a otro programa, por ejemplo los del Office. El portapapeles del Office 2010, puede almacenar hasta 24 objetos o textos que se hayan copiado o cortado y siempre funciona usando los comandos por pares, as: Cortar Pegar y Copiar Pegar Cortar: Corta el contenido seleccionado y lo lleva al portapapeles. Equivale a pulsar CTRL+ X o clic derecho Cortar Copiar: Copia el contenido seleccionado al portapapeles, equivale a pulsar CTRL + C o clic derecho Copiar PEGAR: Una vez cortado o copiado el contenido en el portapapeles podemos desplazarnos a cualquier parte del documento u otro documento cualquiera del sistema y pulsar. CTRL + V o clic derecho pegar, para pegarlo all las veces que sea necesario

Cuando trabajamos en un programa, cada uno de ellos genera un archivo diferente. El Procesador de Texto siempre genera Documentos, estos documentos pueden ser de texto sencillo sin ningn tipo de formato, pueden ser documentos con formatos diferentes, con imgenes y otros objetos, pueden ser de la versin del programa en que se est haciendo el archivo o de versiones anteriores. Crear un nuevo documento Un documento es un conjunto de pginas que se guardan con un nombre. Al ingresar a Word 2010 por defecto se crea un nuevo documento, pero existen otras formas para crear documentos, estas son: Haga Clic en Archivo y clic en Nuevo luego tome Documento en Blanco o pulse Ctrl + U, sin borrar el documento actual abrir otra ventana con el nuevo documento.

1.5.1 Guardar Documento


Clic en Archivo clic en Guardar o clic en el icono Guardar de la barra de herramientas de acceso rpido o presionar las teclas CTRL + G, luego llene los datos solicitados en este cuadro, Localizando la carpeta o disco donde guardar el archivo, luego el nombre que le dar al archivo, luego el tipo de archivo que desea obtener (Word, Versiones anteriores de Word, PDF, texto ..)

Guar dar un archivo por primera vez no significa que ha sido guardado definitivamente, el usuario
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debe estar guardando cambios constantemente, es decir, actualizar el archivo original y para ello haga lo siguiente: Clic en Archivo Guardar o pulse CTRL + G tambin puede con el disco de la barra de herramientas de acceso rpido.
Algunos Tipos de documentos generables en Word Documento tradicional o tambin llamado Documento sin macros Plantilla de Word Documento de Adobe Acrobat Documento de texto Documento de pgina web Documento de pgina web de un solo archivo Extensin .docx .dotx .pdf .txt .html .mht

1.5.2 Guardar con contrasea


Word permite guardar los archivos con contrasea, con las siguientes protecciones: Apertura: El archivo no puede ser abierto (ledo) si no se conoce la contrasea. Escritura: Permite abrir el archivo sin necesidad de conocer la contrasea, pero el archivo ser abierto como slo lectura. Para ello proceda as: 1. En el cuadro de dilogo de Guardar o Guardar Como indique la unidad de disco donde desea guardar el archivo y asigne el nombre al archivo, luego antes de cerrar la ventana al lado del botn Guardar encontrar el desplegable de herramientas tome de su lista las Opciones Generales y a. Se activa el cuadro de dilogo Opciones generales y all realice lo siguiente:

d. Digitar la contrasea de apertura o escritura. e. clic en Aceptar f. Confirmar la contrasea

1.5.3 Guardar con Formato PDF


Para efectos de seguridad de la informacin como una medida de proteccin del contenido de forma que el receptor del mismo pueda leer pero no modificar el documento origen, Office, permite generar archivos de extensin PDF, como Archivo Protegido de Datos. Para ello proceda As: En el cuadro de dilogo de Guardar o Guardar Como indique la unidad de disco donde desea guardar el archivo y asigne el nombre al archivo, luego debajo del recuadro de nombre de archivo, en la lista Tipo despliegue para cambiar el tipo Documento de Word, por PDF, termine el proceso con Guardar, el archivo en su formato PDF, se abrir para su verificacin. Este tipo de archivos se Genera en Word, pero no puede modificarse por este programa.

1.5.4 Cerrar Documentos


Aunque cada Documento de Word 2010, genera una ventana independiente, conviene cerrar cada una de ellas para evitar confusiones. Haga Clic en la FICHA ARCHIVO Cerrar o Pulse las teclas CTRL + F4 o Pulse ALT + A + L TENGA EN CUENTA Si hay informacin en el archivo que se est cerrando y esta no ha sido guardada, Microsoft Office Word 2010 mostrar un mensaje preguntando SI DESEA GUARDAR LOS CAMBIOS EFECTUADOS EN EL DOCUMENTO ACTIVO, muestra el nombre del documento que se est cerrando; usted deber responder SI o NO teniendo en cuenta cul es su necesidad, guardar el documento o no es necesario guardarlo.

1.5.5 Abrir Documentos desde Word.


Haga Clic en el Botn de Archivo y seleccionar Abrir o CTRL + A o Alt + A + B. En el cuadro de dialogo, seleccione la unidad o carpeta donde esta el archivo, luego haga doble clic en el archivo o seleccinelo y tome el botn abrir
a. Seleccionar la unidad de disco o carpeta donde se encuentra guardado el archivo.

b. Seleccionar el archivo que se desea abrir.

c. clic en abrir o presionar la tecla Enter.

Tenga En Cuenta En la ficha Archivo se crea una lista con los documentos ms recientes, con el fin de abrirlo rpidamente hacer un clic en la opcin Reciente y elegir el archivo que se requiera.

FORMATOS DE FUENTE

Estos formatos permiten controlar la presentacin del texto en un documento de varias formas, con el formato de fuente: estilo del texto (negrita, cursiva, normal), Tamao, Color u otra caracterstica especfica. Word 2010 le permite controlar la presentacin del texto en un documento de varias formas: Negrita, Cursiva, Tamao, Estilo, Color, u otra caracterstica especfica. El formateo de caracteres es el proceso de especificar la apariencia de las letras del documento. Antes de aplicar algn formato a un texto, ste debe estar seleccionado. Word 2010 muestra una minibarra con los formatos bsicos por encima de la seleccin, con el fin de utilizarlos de una forma ms gil.
Minibarra de formatos Bloque de texto seleccionado

TENGA EN CUENTA Para desactivar la minibarra de formatos realice lo siguiente: Clic en la ficha ARCHIVO y seleccionar Opciones En la opcin General desactive la casilla Mostar minibarra de herramientas al seleccionar Clic en Aceptar

Las opciones de formato se encuentran en el grupo FUENTE en la ficha Inicio, para aplicar cualquier tipo de estos formatos el texto debe estar seleccionado.

Para mostrar el cuadro de dialogo de fuente, hacer clic en el botn expandir de las opciones de Fuente o presionar las teclas CTRL + M En esta ventana se puede cambiar el tipo de El cuadro de dilogo Fuente cuenta con dos letra a usar as como su estilo, tamao, color. fichas: Ficha Fuente y Ficha Avanzado Tambin se puede configurar el Espacio entre caracteres y otros Efectos de texto, en las pestaas correspondientes.

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La configuracin definida ser aplicable a un texto seleccionado, o de no haberlo, ser aplicable al que se contine escribiendo a partir de ese punto. En la parte inferior de la ventana obtenemos una vista previa de la configuracin de texto, antes de aplicarla.

Desde la caja de herramientas puede aplicarse entonces formatos al texto seleccionado, tales como: Tipo de letra o fuente, Tamao en valores numricos, Negrita, Cursiva K, Subrayados S, Tachados abc, Subndices X2, Superndices X2 Ampliar o disminuir el tamao gradualmente A A, Cambios de maysculas Aa y resaltador de texto Las fuentes que pueden trabajarse en esta nueva versin de Word 2010, son conocidas como fuentes OPENTYPE. Este es un formato de fuentes tipogrficas escalables para computador. En la ficha AVANZADO se pueden realizar entre varios, los siguientes formatos: Expandido: Aumenta el espacio entre las letras del texto seleccionado segn la cantidad de puntos. Comprimido: Disminuye el espacio entre las letras del texto seleccionado segn la cantidad de puntos. Posicin: Elevado: Eleva el texto seleccionado por encima del rengln de acuerdo a la cantidad de puntos. Disminuido: Desciende el texto seleccionado por debajo del rengln de acuerdo a la cantidad de puntos Como un elemento diferenciador con la Versin 2007, aparece un nuevo botn en la ventana de fuente, llamado Efectos De Texto, como: relleno, contorno, Esquema, Sombra, Reflejo, Iluminado. Te invito a probarlos son interesantes borrado de formatos efectos del texto y

Copiar Formato
Esta herramienta permite copiar el formato de un texto u objeto seleccionado y lo aplica al texto u objeto, en donde haga clic. Para realizar esto haga: Seleccione el texto o el objeto que tiene el formato original Haga clic en el cono Copiar Formato

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Y clic sostenido en el prrafo al que le aplicar el formato Si desea aplicar este formato a varios textos: Seleccione el texto o el objeto que tiene el formato original Haga doble clic en este texto u objeto Y seleccione los textos a los que les aplicar el formato; al terminar la aplicacin, haga nuevamente clic en el cono Copiar formato para desactivar la accin

FORMATOS DE PRRAFO

Prrafo es aquel conjunto de caracteres que hay antes de un Enter (Marca de prrafo). Los formatos de prrafo bsicos de Word 2010 son: Alineacin, Sangra, Interlineacin y Espaciado. Las opciones de prrafo se encuentran agrupadas en la opcin Prrafo en la ficha Inicio. Para mostrar el cuadro de dialogo de prrafo, hacer clic en el botn expandir de las opciones de Fuente.

Alineacin a la izquierda (CTRL + Q) o

Alineacin a la derecha (CTRL+ D) o

Alineacin en el centro (CTRL + T)

Alineacin justificada (CTRL + J) o

Determina la orientacin de los textos de un prrafo con respecto a las mrgenes del documento. Word 2010 maneja cuatro alineaciones: Izquierda, Derecha, Centrada y Justificada. Para aplicar alineacin a prrafos debe ubicar el cursor en el prrafo o seleccionarlo y hacer clic en los iconos para alinear de la opcin Prrafo de la banda Inicio o utilizar las teclas rpidas, as:

Las sangras son espacios que se deja entre los mrgenes de la hoja y un prrafo. Se muestran cuatro tipos de ellas:
Sangra izquierda

Sangra en primera lnea

Sangra francesa

Sangra derecha 12

Para aplicar sangras a un prrafo se debe seleccionar el prrafo, activar el cuadro de dialogo de formatos de prrafo y aumentar o disminuir los centmetros de la sangra. Tambin se pueden utilizar los iconos Disminuir o Aumentar sangra de las opciones de prrafo de la ficha Inicio.

Disminuir sangra

Aumentar sangra

Sangra en primera lnea

Otra forma rpida de aplicar sangras a un texto es utilizando los marcadores de sangra que se encuentran en la regla superior. De acuerdo con la sangra que se desee utilizar se debe arrastrar con clic sostenido el marcador de sangra hasta la posicin de la regla donde desea crear la sangra.

Sangra francesa

Sangra izquierda

Sangra derecha

El interlineado es el espacio que se dejan entre las lneas de un prrafo. Para aplicar interlineado se debe ubicar el cursor en el prrafo o seleccionarlo y hacer clic en el icono interlineado de la opcin Prrafo de la ficha Inicio y seleccionar el tipo de interlineado que se desea utilizar.

El espaciado es el espacio que hay entre los prrafos de un documento. Generalmente este espacio lo hacemos presionando la tecla Enter. Existen dos espaciados: Anterior: Determina el espacio que tendr el actual prrafo con el anterior a l. Posterior: Determina el espacio que tendr el actual prrafo con el siguiente a l.

Para aplicar espaciado se debe ubicar el cursor en el prrafo o seleccionarlos, si son varios, y activar el cuadro de dialogo de Prrafo. Luego, en la opcin Espaciado indicar el tamao del espacio en Anterior y Posterior. Ejemplo:

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Se digitan tres prrafos separados por un Enter al final de cada prrafo. Para separarlos se aplica espaciado posterior y anterior de 12 puntos a cada prrafo. El resultado final ser: Observe que los prrafos se han separado sin necesidad de presionar la tecla Enter.

TENGA EN CUENTA Al digitar o copiar un prrafo Word 2010 coloca un espaciado posterior de 10 ptos. Se recomienda colocar ese espaciado en cero.

Los prrafos de texto pueden tener un color de fondo que los diferencie o modifique su apariencia, para ello basta estar ubicado dentro del prrafo o seleccionar el grupo de ellos que se desea afectar, y luego se toma la herramienta de sombreado del grupo de iconos prrafo y se toma el color que se aplicar.

Tambin puede aplicarse a un prrafo de texto un borde o marco que permita determinar su rea de ubicacin. Para esto debemos tomar la herramienta y luego vamos a la opcin bordes y sombreado del final de la lista para configurar desde all el tipo de lnea, color, y reas donde colocaremos la lnea de borde para el prrafo.
de escribir el texto, tomando la ficha Diseo de pgina y desde all la opcin Columnas una vez en la caja de dialogo, se elije el nmero de columnas en las que desea distribuir el texto, tambin puede tomar de all la opcin Mas columnas, para determinar el ancho de cada columna, colocar una lnea de divisin entre ellas o precisar mas parmetros al respecto.

Los textos pueden presentarse en columnas de tipo periodstico, para ello debemos seleccionar los prrafos que deseamos se vean en columnas, o iniciar el formato en columnas antes

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CONFIGURACIN DE PGINA

Con esta herramienta Word 2010 le permite al usuario preparar el documento para imprimirlo; esta preparacin se da con respecto al Tamao del Papel, Mrgenes, Orientacin del Papel, entre otros. Para utilizar las herramientas de configurar pgina se debe hacer clic en la ficha Diseo de Pgina en las opciones configurar pgina

El margen, es el espacio en blanco fuera del rea de impresin de una pgina. Word 2010 maneja cuatro mrgenes: Superior, Inferior , Izquierda , Derecha Al hacer clic en el icono Mrgenes, se pueden observar las mrgenes prediseadas de Word 2010. Para utilizar alguna de ellas, se hace clic sobre la que se desea utilizar. Para indicar otro nivel de mrgenes que tendr el documento se debe hacer clic en la opcin Mrgenes personalizados y asignar la cantidad de centmetros a cada margen.

Esta herramienta Permite seleccionar entre diferentes tamaos de papel, configurados para el Office 2010. Para elegir el tamao del papel que se desea utilizar se hace clic en la icono Tamao de las opciones de Configurar pgina y seleccionar el tamao de papel que se desea aplicar al documento. Para aplicar un tamao de papel con un tamao personalizado se debe hacer clic en la opcin Ms tamaos de papel y elegir Tamao personal indicando el ancho y alto del papel.

Esta herramienta permite cambiar el sentido del papel.

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Al hacer clic en el icono Orientacin, se pueden observar los dos tipos de orientacin que maneja Word 2010: Vertical, Horizontal

Alineacin de pgina
Permite ubicar los objetos de una pgina en la parte superior, centro o inferior de acuerdo al largo de sta.

Pasos: Digitar texto, Clic en la ficha Diseo de pagina Clic en el botn expandir configurar pgina En la ventana que aparece: Clic en la ficha Diseo En Alineacin Vertical, seleccione el tipo de alineacin que desea para su documento Aceptar

En la Vista preliminar se muestra el aspecto que tendr el documento antes de imprimirlo. Pueden observarse varias pginas del documento al mismo tiempo, en un tamao reducido. En esta vista pueden verse el texto oculto y las marcas de agua, y puede modificarse el documento o cambiar su formato antes de imprimirlo. En la versin 2010 la vista preliminar ha cambiado. Ahora esta presentacin muestra los conos para administrar la impresin del documento y adems, muestra la hoja de la manera en que quedara al ser impresa. Para activar la vista preliminar, realice lo siguiente: Clic en la Ficha Archivo - Clic en Imprimir y aparece la siguiente ventana con la vista previa del documento a su derecha.

En este botn se determina qu pginas se desean imprimir del documento actual Con este botn se determina cmo se imprimirn las pginas del documento; por una sola cara o a doble cara Si se desea imprimir varias copias de un documento, se puede configurar para que imprima cada documento completo o todas las copias intercaladas. En este botn se determina la orientacin del papel que se colocar en la impresora

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En este botn se configura el tamao del papel en el que se imprimir el documento Con este botn se organizan los mrgenes que tendr el documento que se est preparando Con este botn se determina la cantidad de pginas que desean imprimir por cada pgina

Ahora hagamos lo mismo pero insertemos un Salto de Pgina Manual. En un documento nuevo, digite nuevamente Casa, Carro y Beca separados en cada lnea. Ubique el cursor al final de la palabra Casa. Ahora inserte el salto de pgina haciendo clic en la ficha Insertar, luego clic en el cono Salto de Pgina o presione las teclas CTRL + ENTER. Este salto de pgina lo llamamos tambin Salto de Pgina Manual y lo hacemos ms rpidamente presionando las teclas CTRL + ENTER, recordemos que siempre debemos buscar la forma ms fcil y eficiente de hacer los procesos, el computador es una herramienta que nos facilita las tareas operativas. Con esta opcin podemos crear las pginas nuevas dentro del mismo documento, utilizando los saltos de pgina manual.

Para cambiar las unidades de medida realice los siguientes pasos: Clic en la Ficha Archivo - Clic en Opciones - Clic en la categora Avanzadas En la opcin Mostrar desplegar las opciones de Mostrar medida en unidades de y seleccionar la unidad que se desea utilizar - Clic en Aceptar

Un encabezado o un pie de pgina estn formados por texto o grficos que se imprimen en la parte superior o inferior de cada pgina de un documento. Los encabezados se imprimen en la parte superior, y los pies de pgina en la parte inferior de la margen. Para crear un Encabezado o un pie de pgina realice lo siguiente:
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Clic en la ficha Insertar De acuerdo a su necesidad haga clic en el cono Encabezado o clic en el cono Pie de pgina, del grupo Encabezado y pie de pgina

Al crear un encabezado o pie de pgina se activa una ficha nueva con las herramientas del encabezado o pie de pgina:

Los encabezados o pie de pgina pueden mostrarse de diferentes formas:

Encabezado o pie de pgina igual para todo el documento


Este tipo de encabezado o pie de pgina se muestra igual en todas las pginas del documento. Para ello se debe hacer clic en la ficha Insertar y elegir las opciones de Encabezado o Pie de pgina. Word 2010 trae incorporado una serie de encabezados o pies de pgina con diseos prestablecidos, se puede elegir el que se desee y acondicionarlo a sus necesidades, o simplemente crear un Encabezado o Pie de pgina nuevo, haciendo clic en la opcin Editar Encabezado Por ejemplo:
Encabezado con un modelo de Word 2010. Estos modelos son prestablecidos, pero pueden ser modificados a gusto del usuario.

Encabezado en Blanco

Encabezado en Blanco. En este espacio puede colocar textos, objetos, formas y dems elementos de acuerdo a su necesidad.

Si se ha activado el cono Encabezado, automticamente tambin se activa la zona Pie de pgina. Para desplazarse entre estas reas, se hace clic en el icono Ir al pie de pgina que se encuentra en la cinta

Herramientas para encabezados y pie de pgina.


Para continuar editando el cuerpo del documento, se debe hacer clic en el icono Cerrar encabezado y pie de pgina de la ficha Herramientas para encabezados y pie de pgina. Automticamente se inactivan los encabezados y pie de pgina que se hayan insertado al documento.
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Para modificar el contenido del encabezado o pie de pgina se debe hacer clic en el icono Encabezado de la ficha Insertar y seleccionar la opcin Editar encabezado Para eliminar el encabezado se hace clic en el icono Encabezado de la ficha Insertar y seleccionar la opcin Quitar encabezado. Y para el pie de pgina, seleccione la opcin Quitar pie de pgina del icono Pie de pgina de la ficha Insertar.

Pares e impares diferentes


Esta herramienta permite crear un encabezado o pie de pgina para las pginas pares y otro para las pginas impares del documento. Para ello se debe crear un encabezado o pie de pgina, en la cinta Herramientas para encabezados y pie de pgina, hacer clic en la opcin Pginas pares e impares diferentes. Automticamente Word 2010 muestra el rea de encabezado y pie de pgina para pginas pares e impares, as: Pgina impar Pgina par

En el siguiente ejemplo podemos observar que el documento tiene seis pginas, y en las pginas impares se insert un encabezado con el texto CESDE y en las pares se insert un encabezado con el texto Word.

Primera pgina diferente


Se puede mostrar el mismo encabezado y pie de pgina en todo el documento, menos en la primera pgina; un encabezado y pie de pgina slo para la primera pgina y otro para el resto del documento o un encabezado y pie de pgina para la primera pgina y ninguno para el resto del documento. Para ello se debe crear un encabezado o pie de pgina y luego activar la casilla Primera pgina diferente. Automticamente Word 2010 muestra el rea de encabezado y pie de pgina para primera pgina diferente, as:

En el siguiente ejemplo se observa que el documento tiene seis pginas, y en la primera pgina del documento se insert un encabezado con el texto WORD y en las pginas siguientes se insert un encabezado con el texto 2007.
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Esta herramienta permite insertar los nmeros de las pginas del documento activo. Para crear la paginacin del documento activo, se debe hacer clic en la ficha Insertar, desplegar las opciones del icono Nmero de pgina y elegir la posicin del nmero de pgina, que puede ser: Principio de la pgina Final de la pgina Mrgenes de pgina Posicin actual Los nmeros de pgina se insertan en el encabezado o pie de pgina del documento activo. Para modificar el formato de los nmeros de pgina se debe activar el encabezado o pie de pgina. Para eliminar la paginacin del documento activo se debe elegir la opcin Quitar nmeros de pgina del icono Nmero de pgina en la ficha Insertar. Si se desea cambiar el formato de nmero de pginas para definir por ejemplo, romanos, letras o decimales.

Los fondos de pgina involucran todo aquello que quedar ubicado atrs del texto como en el segundo plano de la hoja y pueden ser Marcas de agua en texto o imagen, colores de fondo o bordes de pgina. Para establecerlas debe tenerse en cuenta que afectarn todo el documento, salvo que se est trabajando con sesiones. Para aplicarlas proceda as: Tome la ficha diseo de Pgina, desde all vaya al grupo de iconos fondo de pgina, all encontrar Marca de Agua. Observar ejemplos de marcas de texto, pero puede tomar la opcin Marca de agua personalizada para definir si se colocar una marca de agua de texto definiendo el texto como tal y sus formatos, o una imagen inserta desde el disco o se quitar la marca de agua. Color de Pgina: definir un color para el fondo de las hojas el cual pude ser un color firme elegido de la lista o definir colores de efectos de relleno, configurando tipo degradado, textura, trama o imagen. No olvide que estos podrn tapar su marca de agua.
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Bordes de Pgina: Son marcos que bordean la pgina en su contenido, utilizadas como decoracin para las hojas de un documento. Aplquelos tomando este icono y definiendo el tipo de borde, bien sea con marco de lneas para ello seale la lnea, el color y el marco para ella, o tambin pude utilizar la formas de arte que se encuentran en un desplegable al final de la caja de dialogo

Una seccin es una parte de un documento de Word con la que se establecen determinadas opciones del formato de pgina. El uso de secciones ayuda a formatear los documentos a gusto del usuario ya que permite configurar opciones como Mrgenes, tamao de papel, orientacin de papel, numeracin de pgina, columnas, encabezados y pies de pgina, bordes de pgina, entre otros. Para aplicarlas haga clic en la cinta Diseo de Pgina luego en el icono Saltos en la caja encontrar. Salto de pgina Pgina: Permite insertar una pgina nueva en el lugar donde est el cursor, de la misma manera como la hace la opcin Insertar Pgina en blanco o Insertar Salto de Pgina o Ctrl + Enter

Pgina siguiente
En el lugar donde se encuentra el cursor, inserta un salto de seccin e inicia la nueva seccin en la pgina siguiente. Ideal para formatos que se dan por pginas enteras como nmeros de pgina, bordes y sombreados, configuracin de pgina, entre otros. En el ejemplo 4 pginas, las 2 primeras con orientacin vertical y las 2 ltimas horizontal, esto se logra as: En la segunda pgina debe insertarse el salto de seccin. En la primera pgina, insertar la pgina 2 (CTRL + Enter) En la pgina 2 insertar un salto de seccin de pgina siguiente. Automticamente, se crea la pgina 3 y la seccin 2 Insertar la pgina 4 (CTRL + ENTER) En la pgina 3 o 4 (seccin 2) cambiar la orientacin de la pgina a horizontal. Ubquese en la segunda pgina Clic en la Ficha Diseo de pgina Saltos Pgina Siguiente En este ejemplo se observa un documento con 4 pginas, las dos primeras pginas no tienen borde de pgina y las dems si. Para realizar este ejemplo: Ubicar el cursor al final de la segunda pgina
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insertar un salto de seccin continua. Ubicar el cursor en la pgina 3 Seccin 2 e insertar el borde pgina, asegrese de que en la ventana de borde de pgina aparezca la opcin de Aplicar a Esta Seccin y Aceptar

Seccin contina
En el lugar donde se encuentra el cursor, inserta un salto de seccin y empieza la siguiente seccin en la misma pgina. Ideal para formatos que no ocupan toda la pgina como las columnas. En el siguiente ejemplo se muestra una pgina que tiene un texto escrito con varios formatos de columnas. En la primera parte se observa el texto a una sola columna, en la segunda parte el texto est a dos columnas y en la tercera parte, el documento se muestra a una columna. Para realizar este ejemplo: Digite el texto en el documento Seleccione la parte que desea colocar en columnas Clic en la cinta Diseo de pgina En el cono Columnas, seleccione la cantidad de columnas que desea tener Automticamente Word crear las lneas que limitan las secciones. Si las lneas Salto de seccin (Continua) son borradas, el formato de columnas tambin se borrar. Entonces los casos donde se debe aplicar saltos de sesin a un documento, son cuando se tiene que usar en el mismo documento, diferentes tamaos y orientacin de papel, mrgenes, encabezados, numeracin, bordes, columnas o marcas de agua.
Tenga presente

Para definir formatos en sesiones diferentes, primero establezca las sesiones del documento, luego aplique los formatos en cada sesin indicando que sea nicamente para esa sesin, algunos formatos tienen sta alternativa. Tenga tambin en cuenta utilizar en las fichas de coincidencia con la anterior o diferente a la anterior para ir determinando la diferencia entre estas.

IMGENES, FORMAS, TABLAS Y SMARTART

Hay dos categoras de formatos de archivo para imgenes: mapa de bits y vectorial. Las extensiones de archivos ms comunes son: gif, jpg, png, wmf, bmp, pcx, tif, cdr, Cuando tiene una imagen entre sus archivos, podr insertarla dentro del documento as:
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Clic en la ficha Insertar - Clic Imagen - Seleccionar la ubicacin y nombre del archivo de la imagen - Clic en Insertar

Al insertar la imagen y tenerla seleccionada se activa, la ficha Herramientas de imagen; con los conos para manipular la imagen y estar activa hasta que usted haga clic en otra parte de su documento. Para volver a activarla basta con hacer doble clic sobre la imagen o la forma.
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Antes de iniciar el trabajo con las imgenes es necesario seleccionarla. Seleccionar la imagen: basta con hacer clic sobre ella y aparecern nodos en su contorno desde los cuales podr arrastrarse el mouse hacia afuera para aumentar su tamao o hacia adentro para disminuirlo, de igual forma se proceder con las formas y los SmartArt. Si desea o necesita un tamaa exacto o medible, entonces desde la cinta Herramientas de imagen en el grupo de tamao y con el mouse usando los nodos que le aparecen a la imagen cuando la selecciona. Redefina su tamao, o recrtela si es necesario. Para cambiar el tamao de la imagen, se hace clic sostenido sobre los nodos de la imagen, hacia afuera para ampliarla y hacia el centro para reducirlo. Debe tener cuidado con esta forma pues si mueve de manera horizontal o vertical solamente, podra deformar la imagen, si lo hace desde los nodos de las esquinas, podr obtener mejores resultados.

Ajustar imagen
En la cinta Herramientas de imagen, grupo Ajustar, se encuentran los conos que pueden utilizarse para modificar las propiedades de cada imagen: Quitar fondo: retira el fondo de aquellas imgenes que lo posee Correcciones: modifica la nitidez, el brillo y el contraste de los colores de la imagen seleccionada Color: vara todo el color de la imagen de acuerdo a la galera que tenga el procesador Efectos artsticos: modifica la imagen con efectos artsticos Comprimir imgenes: vara la resolucin de la imagen para ser impresa o visualizada en pantalla Cambiar imagen: permite cambiar la imagen por otra Restablecer imagen: reorganiza la imagen con sus propiedades iniciales

Estilos de imagen
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En la cinta Herramientas de imagen grupo Estilos de imagen, se encuentran conos que permitirn a la imagen tener transformaciones que le ayudarn a un diseo ms llamativo de los documentos. Con el botn de
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expandir ventana, encontrar ms formatos para dar una presentacin diferente a sus imgenes. - Algunos de los formatos que podr manipular aqu, son los contornos o marcos de las imgenes

Organizar
En la cinta Herramientas de imagen grupo Organizar, se encuentran conos que permitirn cambiar la posicin de la imagen con respecto a otros objetos u otros textos. Aqu se encuentran: Posicin: Permite cambiar la posicin de la imagen con respecto a una pgina. Con la opcin en lnea con el texto la imagen se comporta como si fuera una letra, preferiblemente las imgenes deben tener entre sus formatos el ajuste con la opcin Con ajuste de texto, que desplazar la imgenes en distintos lugares de una pgina, sin afectar los textos. Ajustar texto: Permite modificar la manera como fluye el texto con respecto a las imgenes. El texto puede rodear la imagen, pasar por encima de ella o debajo de ella. Enviar atrs Enviar adelante: Para que estas opciones puedan ser manipuladas, es necesario que la imagen tenga un Ajuste de texto. Aqu las imgenes pueden moverse con respecto a otros objetos o textos Los conos Alinear, Agrupar y Girar, cumplen con funciones bsicas para el movimiento de las imgenes. Alinear: debe seleccionar varios objetos y stos sern alineados con respecto a ellos mismos Agrupar: debe seleccionar varios objetos y ellos sern agrupados formando una sola imagen Girar: gira el objeto seleccionado

Imgenes Prediseadas
Estas imgenes que se insertan desde la galera pueden ser manipuladas con las herramientas que se estudiaron anteriormente; de esta manera ser ms fcil su utilizacin. Para insertar imgenes prediseadas realice lo siguiente: a) Clic en la ficha Insertar b) Clic en el icono Imgenes prediseadas c) Aparece del lado derecho un panel para realizar las bsquedas. En la opcin Buscar digite una palabra clave relacionada con la imagen que desea encontrar d) En la opcin Los resultados deben ser: active opciones de acuerdo a lo que desea localizar e) Presione el botn Buscar f) En el panel aparecern imgenes que coinciden con el texto digitado. Haga clic sobre la imagen seleccionada o arrstrela hasta el documento

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Hacer clic sobre la imagen que se desea utilizar y automticamente sta aparece en al documento activo.

Cuando en las imgenes prediseada encontradas aparece con un icono de internet en la parte inferior izquierda, significa que la imagen hace parte de las colecciones web de Office

Esta imagen se manipula con las Herramientas de imagen. Tenga en cuenta que es importante aplicar el Ajuste de imagen, de esta opcin depende que se apliquen otros formatos.

Las formas son un conjunto de figuras que se insertan al documento con el fin de dar una mejor apariencia al documento. Para insertar una forma al documento realice lo siguiente: Ficha Insertar - Grupo Ilustraciones - icono Formas

La imagen que se dibuje aparecer con los nodos para su manipulacin: a) Los nodos transparentes: permiten manipular el tamao de la forma b) El nodo verde. Permite girar la forma c) Los nodos amarillos: cada nodo de estos tiene un movimiento predeterminado y con estos movimientos se modifica la forma

Seleccionar formas
Ubicar el puntero del Mouse sobre el objeto o borde del objeto hasta que se convierta en flecha con cruz y presionar clic Para seleccionar varios objetos a la vez contine presionando Shift + Clic sobre cada objeto.

Cambiar tamao:
Ubicar el puntero del Mouse sobre alguno de los nodos transparentes del objeto seleccionado y hacer clic sostenido hacia afuera para ampliar o hacia adentro para disminuir el tamao del objeto.

Girar

Al seleccionar un objeto en la parte superior de este aparece un crculo de color verde. Al ubicar el cursor sobre este crculo, el punto toma la forma de curva, inmediatamente hacer clic sostenido hacia la derecha o hacia la izquierda, siempre en forma circular.
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Herramientas de Dibujo
Al insertar una forma en el documento, automticamente aparece la cinta Herramientas de dibujo y con ella los conos que permiten manipular estos dibujos.

Insertar formas
En el grupo Insertar formas pueden agregarse formas nuevas y con el cono Editar Formas, se puede modificar una forma existente cambindola por otra o editando sus nodos. Seleccione la forma que desea modificar Clic en la Cinta Herramientas de Dibujo y en el grupo Insertar formas, seleccione el cono que necesita usar

Estilos de forma
El grupo Estilos de forma, permite aplicar formatos de color y efectos especiales a las formas seleccionadas. Puede modificar el relleno, el contorno y algunos efectos de sombra, 3D, bizel entre otros

Relleno de forma
Esta herramienta permite aplicar un color de relleno al objeto seleccionado. As como tambin aplicar como fondo del objeto, una imagen, un degradado, textura o trama. Para hacerlo haga lo siguiente: Seleccione el objeto Clic en la ficha Herramientas de dibujo Relleno de forma y elegir el estilo deseado
Forma con degradado Forma con textura

Contorno de forma
Esta herramienta permite especificar el color, grosor y estilo de la lnea del objeto seleccionado. Para hacerlo haga lo siguiente: Seleccione el objeto Clic en la ficha Herramientas de dibujo Contorno de forma y elegir el estilo deseado.
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Objeto con grosor de contorno

Objeto con Estilo de lnea (Guiones)

Efectos de sombra
Permite dar efectos de formas al objeto seleccionado. realizarlo haga los siguiente: Seleccione el objeto Clic en la ficha Herramientas de dibujo Efectos de formas y elegir el estilo deseado.
Objeto efecto Iluminado nfasis 2

Para

Objeto con efecto Prestablecido

Agrupar objetos
Cuando se seleccionan dos o ms formas es pertinente que los agrupe para conseguir un solo objeto, esto facilitar el manejo de la informacin. Para realizarlo haga lo siguiente: Seleccionar los objetos Clic en la ficha Formato de las Herramientas de dibujo Clic en el botn Agrupar Clic en la opcin Agrupar Cuadro de texto Este objeto permite insertar textos en cualquier parte del documento activo. Para ello realice lo siguiente: Pasos: Clic en la ficha Insertar Clic en el botn Formas Clic en el icono cuadro de texto de las opciones de formas bsicas Dibujar con clic sostenido el cuadro de texto en el lugar del documento donde lo desea insertar. Luego digitar el texto Los cuadros de texto que se insertan al documento tienen predeterminado relleno de color blanco y contorno de color negro. Se recomienda quitar el color del relleno y del contorno para que el texto se observe de forma mejor. Por Ejemplo:

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Se tienen estas formas unidas por una lnea La solucin a este problema es insertar un recta, se desea insertar un texto sobre la lnea cuadro de texto sobre la lnea y digitar el texto: recta:
Unin

Observe que al insertar el cuadro de texto, ste oculta la lnea recta que une las dos formas. Para solucionar este problema se debe colocar sin relleno y sin contorno el cuadro de texto. Obteniendo el siguiente efecto:

Unin

Esta herramienta permite la creacin de textos decorativos. Para ello se debe hacer clic en la ficha Insertar y hacer clic en el icono WordArt de las opciones de texto y elegir el formato que se desea utilizar. De manera automtica aparece un cuadro de texto con el mensaje: Espacio para el texto, simplemente agregue el texto.

Al insertar el objeto WordArt al documento se activa la cinta de Herramientas de Dibujo y aunque cuenta con herramientas que ya se han estudiado, pueden aparecer conos con formas diferentes pero que en escencia se comportarn igual para las formas o para los textos de WordArt.

Un grfico SmartArt es una representacin visual de la informacin e ideas. Puede crear grficos SmartArt eligiendo entre los diferentes diseos, con el objeto de comunicar mensajes de forma rpida, fcil y eficaz.Por medio del SmartArt se pueden crear:|

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Listas: Permite mostrar la informacin no secuencial. Procesos: Permite mostrar las etapas de un proceso o en escala de tiempo. Ciclo: Permite mostrar procesos continuos. Jerarqua: Permite crear organigrama o rboles de decisin. Relacin: Se utiliza para ilustrar conexiones

Matriz: Mostrar cmo las partes se relacionan con un todo. Pirmide: Permite mostrar relaciones proporcionales con el mayor componente en la parte superior o inferior Imagen: Se utiliza para crear un esquema de informacin e incluir en l, imgenes Para insertar un esquema SmartArt en un documento, haga clic en la ficha Insertar y hacer clic en el icono SmartArt. Se activa un cuadro de dilogo en el cual se debe elegir el tipo grafico SmartArt que se desea crear

Algunos ejemplos de estos esquemas pueden ser: Organigrama Relacin

Al activarse un esquema de SmartArt, automticamente aparece la cinta Herramientas de SmartArt, formada por dos cintas ms: Diseo: con los conos de esta cinta puede modificar la estructura del esquema que est manipulando Formato: con los conos de esta cinta puede modificar colores de relleno y contorno y tambin la posicin del esquema en el documento

Estilos y color de SmartArt


Al insertar un SmartArt se activa la ficha de Herramientas de SmartArt, las cuales traen las herramientas para modificar el grfico SmartArt que se insert en el documento. Algunos de estos comandos son: Agregar forma: Permite agregar formas al SmartArt seleccionado, con el fin de agregar nuevos niveles al grfico.

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Estilos SmartArt: Este conjunto de herramientas de SmartArt permiten cambiar rpidamente el aspecto del grfico, como: Los estilos y Diseos del SmartArt Colores del SmartArt Estilos de WordArt

Panel de texto del SmartArt


Es el panel que se utiliza para escribir y modificar el texto que aparece en el grfico SmartArt. El panel de texto aparece a la izquierda del grfico SmartArt. A medida que se agrega y modifica el contenido en el panel de texto, el grfico SmartArt se actualiza automticamente, es decir, las formas se agregan o se quitan segn sea necesario. Cuando se crea un grfico SmartArt, el grfico y su panel de texto se llenan con el texto del marcador de posicin que puede remplazarse por la informacin respectiva del grfico. Por ejemplo: El cuadro izquierdo es el Panel de texto y muestra los marcadores de posicin (Nivel 1, Nivel 2) al digitar en esos marcadores, el texto digitado aparece en el grafico SmartArt de la derecha.
TENGA EN CUENTA

Las marcas de agua de imagen y de texto se insertan en el encabezado del documento. Si desea modificar el formato de las marcas de agua se debe activar el encabezado y realizarle los cambios necesarios. Para eliminar las marcas de agua de imagen y de texto se activa la ficha Diseo de pgina y
elegir la opcin borrar marca de agua del icono marca de agua.

Las tablas son el conjunto de celdas agrupadas en filas (ejes horizontales) y columnas (ejes verticales), las cuales permiten organizar informacin y crear diseos de pgina con columnas de texto, y grficos colocadas lado a lado, agregando bordes y sombreados.

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Word 2010 permite crear tablas varias formas distintas, las cuales se encuentran por la ficha Insertar en el icono Tabla. FORMA 1: Ubicar el cursor en el lugar del documento donde se desea crear la tabla. Clic en la ficha Insertar Clic en el icono Tabla y con el puntero del Mouse sealar la cantidad de columnas y filas que tendr la tabla que se desea insertar. Automticamente Live Preview mostrar la forma que va teniendo la tabla. Para finalizar hacer clic en el ltimo recuadro sealado.
FORMA 2: Insertar Tabla

Ubicar el cursor en el lugar donde se desea insertar la tabla Clic en la ficha Insertar Hacer clic en el icono Tabla Seleccionar la opcin Insertar Tabla Indicar el nmero de columnas y filas que tendr la tabla Elegir el Autoajuste Clic en Aceptar

FORMA 3: Dibujar Tabla

Una tabla no necesariamente debe ser insertada en forma cuadriculada, tambin puede ser dibujada, permitiendo as ahorrarse ms tiempo en la utilizacin de opciones como insertar, eliminar, dividir y combinar celdas. Para dibujar la tabla se debe hacer clic en la ficha Insertar y en el icono Tabla elegir la opcin Dibujar Tabla. Automticamente el puntero del Mouse toma la forma de lpiz, con el cual se trazan las lneas que forman la tabla. Se recomienda dibujar primero el contorno de la tabla y dentro de ste dibujar las lneas que forman las filas y columnas de la tabla. FORMA 4: Tablas Rpidas Esta herramienta permite crear tablas con formatos ya preestablecidos, como por ejemplo calendarios, tablas con subttulos, matrices, entre otras. Para insertar este tipo de tablas, se debe hacer clic en la ficha Insertar y elegir la opcin Tablas Rpidas del icono Tabla. Al insertar una tabla en un documento se activa automticamente la cinta Herramientas de tabla con dos nuevas fichas: Diseo y Presentacin.

Presentacin Tabla

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Esta cinta Presentacin permite manipular la tabla en su estructura, agregando, eliminando o modificando sus celdas, filas y columnas.

Seleccionar dentro de una tabla


Seleccionar Filas Seleccionar Columnas

Hacer clic a la izquierda de la fila cuando Hacer clic sobre la columna cuando el puntero el puntero tome forma de flecha diagonal. tome forma de flecha vertical negra.

Seleccionar Celdas

Seleccionar Tabla

Hacer clic a la izquierda de la celda Hacer clic en el selector de tabla, que aparece en cuando el puntero tome forma de flecha parte superior izquierda de la tabla. diagonal negra.

Otra forma de seleccionar es: Ubicar el cursor en el rea de la tabla que desea seleccionar Ficha Presentacin Clic en la opcin Seleccionar y elegir el tipo de elemento que de desea seleccionar.

Insertar filas y columnas


Insertar Filas Seleccionar fila (s) Ficha Presentacin y elegir la posicin que tendr la nueva fila, ya sea Arriba o debajo de la seleccin Insertar Columnas Seleccionar columna (s) Ficha Presentacin y elegir la posicin que tendr la nueva columna, ya sea a la izquierda o a la derecha de la seleccin

Eliminar filas, columnas, celdas y tablas


Seleccionar la fila, columna, celda o tabla que se desea eliminar Ficha Presentacin Clic en el botn Eliminar

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Combinar celdas
Esta opcin permite unir celdas, filas o columnas, generando formatos de tablas ms orientados a la necesidad del usuario. Seleccionar las celdas que desea combinar Ficha Presentacin Clic en el icono Combinar Celdasy elegir la opcin segn el elemento que desea eliminar

Dividir celdas

Dividir tabla

Ubicar el cursor dentro de la celda a dividir o seleccionar sin son varias celdas Ficha Presentacin Clic en el icono Dividir Celdas

Ubicar el cursor en la fila donde se desea dividir la tabla Ficha Presentacin Clic en el icono Dividir Tabla

TENGA EN CUENTA Word 2010 inserta una marca de prrafo entre las dos partes de la tabla. Para deshacer la divisin, eliminar la marca de prrafo.

Tamao de filas y columnas Alto De Filas


Para modificar el Alto de las celdas o filas de una tabla, pueden usarse los conos de la cinta Presentacin o hacerlo directamente con la utilizacin del mouse. Usando los conos:

Seleccione la celda o fila Cinta Presentacin de Herramientas de tabla Aumentar o disminuir los centmetros del alto de la fila, utilizando el icono Alto de Fila de tabla

Usando el mouse: Ubicar el puntero del Mouse en la lnea horizontal de la fila que se modificar Cuando el puntero del mouse cambia su forma haga clic sostenido hacia arriba o abajo, de acuerdo a su necesidad Para distribuir el mismo alto a todas las filas de la tabla, se debe seleccionar las filas y en la ficha Presentacin hacer clic en el icono Distribuir Filas

Ancho De Columnas
Para modificar el Ancho de las celdas o columnas de una tabla, pueden usarse los conos de la cinta Presentacin o hacerlo directamente con la utilizacin del mouse.

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Usando los conos:

Seleccionar columna (s) Cinta Presentacin de Herramientas de tabla Aumentar o disminuir los centmetros del ancho de la columna, utilizando el icono Ancho de Columna de tabla

Usando el mouse: Ubicar el puntero del Mouse en la lnea vertical de la columna a la que se desea ampliar o disminuir su alto y hacer clic sostenido hacia la derecha o izquierda, cuando el puntero tome la forma de: Para distribuir el mismo ancho a todas las columnas de la tabla, se debe seleccionar las columnas y en la ficha Presentacion hacer clic en el icono Distribuir Columnas.

Alineacin de celdas
Word 2010 maneja dos tipos de alineaciones. La horizontal que depende del ancho de la columna y la vertical que depende del alto de la fila. Para realizar una correcta alineacin de celdas, stas no deben ampliarse presionando el ENTER, sino por las formas antes vistas. Para alinear los textos al interior de las celdas de una tabla, realice lo siguiente: Seleccione las celdas Cinta Presentacin - y elegir el tipo de alineacin que se desea aplicar.

Direccin del texto


Esta herramienta permite cambiar la direccin del texto de las celdas seleccionadas. Para ello se debe seleccionar las celdas y en la ficha Presentacin hacer clic en el icono Direccin del Texto, hasta que ste tenga la direccin deseada.

Mrgenes de celda
Word 2010 permite aplicar mrgenes a las celdas y espacio entre ellas. Seleccionar las celdas Ficha Presentacin Clic en el icono Mrgenes de Celda en la ventana que aparece debe especificar las medidas de acuerdo a la tabla que est diseando

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Repetir filas de titulo


Clic en la ficha Presentacin de las Herramientas de tabla Clic en alguna de las celdas que forman la fila de ttulos de la tabla Clic en el icono Repetir fila de titulo

Convertir tabla en texto


Seleccionar las filas que se desean convertir en texto Ficha Presentacin Clic en el icono Convertir Texto A En las opciones de Separadores, seleccionar el carcter que se desea usar para separar el texto Presionar clic en Aceptar

Diseo de Tabla

Estilos de tabla
Esta herramienta permite aplicar formatos prediseados a la tabla seleccionada, pero tambin permite modificar estos formatos a gusto del usuario. Para ello realice lo siguiente: Ubique el cursor en cualquier celda de la tabla Clic en la ficha Diseo de las Herramientas de tabla Desplegar las opciones de los Estilos de tabla Elegir el estilo de tabla que se desea utilizar

Dibujar bordes
Para dibujar los bordes de la tabla se deben realizar los siguientes pasos:

Seleccionar la tabla a la que se le desea dibujar los bordes Elegir el estilo de la lnea, utilizando el icono Estilo de pluma de la ficha Diseo de las Herramientas de tabla

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Seleccionar el grosor de la pluma, utilizando el icono Grosor de pluma de la ficha Diseo de las Herramientas de tabla Elegir el color de la pluma, utilizando el icono Color de la pluma de la ficha Diseo de las Herramientas de tabla Elegir el borde de la tabla al que se le desea aplicar los formatos de borde seleccionados, utilizando el icono Bordes de la ficha Diseo de las Herramientas de tabla. O hacer clic en el icono Dibujar Tabla para dibujar los bordes de la tabla.

Sombreado
Esta herramienta colorea el fondo de las celdas seleccionadas. Para ello se deben seleccionar las celdas a las que se les desea aplicar sombreado y elegir el color del fondo haciendo clic en el icono Sombreado de la ficha Diseo de las Herramientas de tabla

Ver cuadrculas
Al eliminar los bordes de una tabla, stos desaparecen. Para obtener una gua de las lneas que forman la tabla, sin necesidad de que se impriman, se debe seleccionar la cinta Presentacin y hacer clic en el icono Ver cuadrculas.

ESQUEMA NUMERADO

Esta herramienta permite crear una estructura jerrquica a una lista o documento. Una lista de este estilo puede tener hasta nueve niveles. En ocasiones tambin es llamado Multinivel. Digitar los elementos que formarn la lista. Enumerar los elementos de la lista (Utilice nmeros) Hacer clic en el icono Lista Nivel de las opciones de Prrafo de la ficha Inicio y seleccione el formato de esquema numerado que desea utilizar, para el ejemplo se utiliz la opcin:

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Para aumentar el nivel del esquema numerado, se ubica el cursor al principio del elemento y presionar la tecla TAB o clic en el icono Aumentar sangra Para disminuir el nivel del esquema numerado, se ubica el cursor al principio del elemento y presionar las teclas SHIFT + TAB o clic en el icono Disminuir sangra

NOTAS AL PIE Y AL FINAL

Las notas al pie y al final, son conjuntos distintos de notas que pueden utilizarse para hacer aclaracin sobre un determinado texto. Las Notas al Pie, aparecen al final de la pgina, y las Notas al Final, en la ltima pgina del documento o seccin. Ubicar el cursor al final de la palabra donde se insertar el nmero de referencia de la nota al pie Ficha Referencias Clic en el icono Insertar nota al pie Automticamente, Word 2010 ubica el cursor en la parte inferior de la pgina para digitar la aclaracin que corresponde al nmero de referencia de la nota al pie Para modificar las propiedades de la nota al pie, se debe hacer clic en el boton expandir de las opciones Notas al pie de la ficha Referencias En la ventana que aparece, se puede: Modificar el formato de nmero de la nota al pie Elegir una marca personal o simbolo para las notas al pie, haciendo clic en el botn simbolo. Iniciar las notas al pie en determinado nmero Elegir el tipo de numeracin, que puede ser Continua, Reiniciar en cada seccin o Reiniciar en cada pgina.

Al realizar todos los cambios necesarios se debe hacer clic en el botn insertar. Para eliminar una nota al pie se debe seleccionar el nmero de referencia de la nota al pie y presionar la tecla suprimir.

ESTILOS

Los estilos permiten dar formato rpidamente a elementos principales de un documento como encabezados, ttulos y subttulos, los estilos son un conjunto de formatos que se

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guardan con un nombre y estn almacenados en la cinta Inicio el grupo estilos. Haga clic en el botn expandir de este grupo y encontrar muchos ms estilos que puede utilizar en su documento. Ahora puede comenzar a aplicar los estilos.

Para aplicar estos estilos realice lo siguiente: Seleccione el texto En el grupo Estilos, seleccione el estilo que necesite aplicar De manera automtica, el texto seleccionado ir modificndose de acuerdo al estilo marcado Existen muchos estilos que se muestran en el panel de estilos, pero hay otros que pueden estar ocultos. Para ver este contenido general de los estilos de Word, haga clic en el link Opciones de este panel y en la ventana que se muestra, en la lista Seleccionar los estilos que se desea mostrar, active la opcin que necesite.

Word permite la creacin de nuevos estilos, as: Ficha Inicio y clic en el botn expandir del grupo Estilo Automticamente se activa el panel de Estilos Clic en el botn Nuevo (parte inferior izquierda del panel de tareas de estilos) Se activa la ventana Crear nuevo estilo a partir del formato De acuerdo al estilo que se desee crear, diligencie la informacin que solicita la ventana Nombre del estilo Tipo de estilo, puede seleccionar entre Prrafo, carcter, vinculado (Prrafocarcter), Tabla o lista, cada uno de ellos tiene formatos y caractersticas distintas

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Estilo basado en, se debe elegir el estilo en el que est basado el estilo nuevo. Se recomienda elegir el estilo Normal Estilo del prrafo siguiente, se debe elegir el estilo que seguir activo despus de presionar la tecla ENTER. Se recomienda elegir el estilo Normal. Ahora debe indicar los formatos que se guardarn con este estilo, bien sea desde la barra de herramientas o desde el botn Formato. Clic en Aceptar

TENGA EN CUENTA El nuevo estilo pasa a formar parte de la lista de estilos disponibles en el conjunto de Estilos de la ficha Inicio y en el panel de tareas de Estilos.

Los formatos que aparecen en los estilos predeterminados pueden modificarse de la siguiente manera. Clic en la ficha Inicio En el grupo Estilos, haga clic derecho sobre el estilo que se va a modificar Clic en la opcin Modificar y Automticamente se activa la ventana Crear nuevo estilo a partir del formato, donde se deben elegir los nuevos formatos del estilo. Clic en Aceptar para finalizar.

TENGA EN CUENTA Al modificar los formatos de un estilo, todos los prrafos afectados por el estilo se modifican automticamente, sin necesidad de seleccionar los prrafos.

1. 2. 3. 4. 5.

Activar el panel de Estilos Clic en el icono Administrar estilos (parte inferior del panel de Seleccione el estilo que desea eliminar Clic en el botn Eliminar En el mensaje de confirmar la eliminacin, responda Si

Estilos)

CITAS Y BIBLIOGRAFIA

Cita: Reproduccin de las palabras dichas o escritas por otra persona con el fin de justificar o apoyar lo que se dice o escribe. Cuando hacemos una asignacin, una monografa o cualquier documento que implique obtener informacin de otras fuentes debemos realizar una cita. Las CITAS deben colocarse tanto en el texto descrito o copiado como en la bibliografa del documento. Para insertar una cita. 1. Haga clic en el comando Insertar Cita 2. Seleccione la Cita que desee insertar y aparecer con el formato especificado por APA.
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3. Si desea insertar mas citas repita los pasos desde el punto 1.

Bibliografa Una bibliografa es una lista de fuentes de informacin consultadas o citadas, que normalmente se incluye al final de los documentos, En Microsoft Office Word 2010 se pueden generar bibliografas automticamente tomando como base la informacin de origen proporcionada para el documento. Cada vez que cree una nueva fuente de informacin, sta se guarda en el equipo para que pueda buscar y utilizar cualquier fuente de informacin que haya creado.
Agregar una fuente de informacin a un documento.

1. Posicione el punto de insercin en donde desee insertar la Cita. En el grupo Citas y bibliografa de la ficha Referencias, haga clic en la flecha situada junto a Estilo. 2. Haga clic en el estilo que desea utilizar para la cita y la fuente de informacin, para este caso seleccin APA. 3. Seleccione el comando Administrador de fuentes, para agregar una nueva fuente de informacin, haga clic el botn Nuevo. 4. En la ventana Crear fuente, comience por rellenar la informacin de origen haciendo clic en la flecha que aparece junto a Tipo de fuente bibliogrfica, mostrando los diferentes tipos de fuentes bibliogrfica, selecciones la fuente deseada. 5. Rellene la informacin bibliogrfica referente a la fuente de informacin. 6. Para agregar ms informacin acerca de una fuente de informacin, active la casilla de verificacin Mostrar todos los campos bibliogrficos. 8. Al terminar de capturar la informacin seleccione Aceptar para agregar la fuente bibliogrfica.

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Para insertar Bibliografa o Trabajos citados 1. Posicione el punto de insercin en donde desee insertar la Bibliografa o Trabajos citados. 2. Haga clic en el comando Bibliografa 3. Del men desplegable seleccione Bibliografa o Trabajos citados.

Para insertar nota al pie

1. Posicione el punto de insercin en donde desee insertar la nota al pie. 2. Haga clic en el comando Insertar nota al pie. 3. Escriba la nota que desee agregar.

10 TABLA DE CONTENIDO
Una tabla de contenido es la lista de temas (ttulos) y subtemas (subttulos) con sus correspondientes nmeros de pgina que contiene un documento. Para crear la tabla de contenido es necesario aplicar en todo el documento los estilos; ellos pueden ser ttulo, ttulo 1, entre otros. Estos estilos son los que servirn de base para generar de manera automtica la tabla de contenido. Generalmente los temas van enumerados segn su jerarqua y esto se especifica en los formatos del estilo. Ejemplo: Introduccin 1. Los animales 1.1. Animales Salvajes 1.1.1. Len 1.1.2. Tigre 1.2. Animales Silvestres 1.2.1. Gato 1.2.2. Perro 2. Las plantas 2.1. Medicinales 2.2. Exticas 3. Conclusiones Referencias Bibliogrficas Estilo Ttulo: Son los que no tienen numeracin; ejemplo: Introduccin, y Referencias Bibliogrficas. Estilo Ttulo 1: Son los temas principales o ttulos de captulos; ejemplo: 1. Los animales, 2. Las plantas y 3. Conclusiones. Estilo Ttulo 2: Son los subtemas del tema principal, es decir las divisiones de cada captulo; ejemplo: 1.1. Animales Salvajes, 1.2. Animales Silvestres, 2.1. Medicinales, 2.2. Exticas. Estilo Ttulo 3: Son los subtemas derivados de ttulo 2; ejemplo: 1.1.1. Len, 1.1.2. Tigre, 1.1.3. Leopardo, 1.2.1. Gato, 1.2.2. Perro.

Luego de aplicar los estilos de Titulo a los ttulos y subttulos del documento, se debe insertar la tabla de contenido as:

Ubicar el cursor en la pgina donde se insertar la tabla de contenido Clic en la ficha Referencias Clic en la opcin Insertar tabla de contenido

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De la lista que aparece, seleccione la opcin Insertar Tabla de contenido aqu se activa el cuadro de dialogo Tabla de contenido y all elija el formato de la tabla. Se recomienda el estilo Clsico. A medida que selecciona cada estilo se ver en la Vista preliminar de la ventana. Normalmente las tablas de contenido incluyen los nmeros de pgina, con el caracter de relleno y alineados a la derecha. Para terminar, clic en Aceptar Si al insertar la tabla de contenido los estilos tipo TITULO no aparecen, realice lo siguiente: Seleccione la tabla de contenido Clic en la ficha Referencias Clic en el icono Tabla de contenido y seleccionar la opcin Insertar tabla de contenido Clic en el botn opciones Se activa el cuadro de dilogo Opciones de la tabla de contenido, buscar el Estilo TITULO y en el cuadro de texto de ste digitar 1 para activarlo. Clic en Aceptar Clic en Aceptar Word 2007 preguntar si se desea reemplazar la tabla existente, hacer clic en Si para actualizar los cambios de la tabla de contenido.

Para generar la Tabla de ilustraciones es necesario primero aplicar el estilo a una imagen, de la siguiente manera: Clic derecho sobre la imagen Clic en la opcin Insertar Ttulo En la ventana que aparece seleccione el rtulo que tendrn sus imgenes, sino gusta de ellos, puede agregar uno nuevo con la opcin Nuevo rtulo Decida la posicin y numeracin que tendr el ttulo Clic en Aceptar Una vez haya colocado los ttulos a las imgenes del documento, puede insertar la Tabla de ilustraciones de la siguiente manera: Ubicar el cursor en la pgina donde se insertar la tabla de ilustraciones Clic en la ficha Referencias Clic en la opcin Insertar tabla de Ilustraciones En la ventana seleccione el formato de tabla de contenido que desea utilizar Botn Aceptar

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1. Clic derecho en la tabla de contenido o tabla de ilustraciones 2. Clic en la opcin Actualizar campos 3. Seleccionar la opcin Actualizar toda la tabla 4. Aceptar

11 COMBINACIN DE CORRESPONDENCIA
Por medio de la opcin de Combinacin de Correspondencia, Word 2010 permite la creacin de informacin masiva en poco tiempo, no importando la cantidad de datos. Se pueden combinar documentos como cartas, sobres, etiquetas, entre otros. Para combinar correspondencia se requiere de dos archivos, stos son: Para combinar correspondencia se requiere de dos archivos, stos son:

Este archivo contiene datos que se utilizan para combinar. Debe ser una tabla, donde la primer fila contiene los campos o ttulos de la combinacin y a partir de la segunda fila se digitan los datos correspondientes a cada campo.
NOMBRE Camilo Montoya Angela Agudelo Jorge Prez CIUDAD Pereira Medelln Bogot Gerente Directora de Personal Jefe Sistemas CARGO SALARIO 2500000 1850000 1520000 Registros Campos

TENGA EN CUENTA El archivo origen de datos tambin puede ser una hoja de clculo de Excel o una Tabla de una base de datos en Access.

Corresponde a la carta, sobre o etiqueta que se desea crear. En este documento se deben digitar los datos constantes de la correspondencia e insertar los campos variables. Estos ltimos se identifican porque aparecen entre mayores y menores que, as: <<NOMBRE>> <<CIUDAD>> <<CARGO>> <<SALARIO>>
TENGA EN CUENTA Estos datos son los textos que se digitaron en la primer fila de la tabla que forma el origen o base de datos.

Campos

La unin del origen o base de datos y el documento principal genera el documento combinado, el cual muestra los datos constantes y los datos que se digitaron en la tabla del archivo origen de datos. 43

1. En un documento nuevo crear la tabla que servir como Origen o Base de Datos. La primera FILA de la tabla deben ser los CAMPOS los cuales se encontraran entre los signos < > ejemplo <NOMBRE>, y a partir de la segunda FILA de deben digitar los REGISTROS o sea la informacin correspondiente a cada CAMPO. NOTA: Si la tabla tiene muchas Columnas, se recomienda trabajar en Vista Borrador.Debe guardar y cerrar el archivo. 2. En un documento nuevo hacer clic en la ficha Correspondencia

3. Clic en el icono Iniciar Combinacin de correspondencia y elegir el tipo de documento que se desea combinar.

4. Clic en el icono Seleccionar destinatarios y seleccionar la opcin Usar Lista Existente. Luego debe buscar la ubicacin del archivo origen o base de datos creado en el primer paso.

TENGA EN CUENTA Si el archivo origen de datos no existe, se puede crear haciendo clic en la opcin Escribir una nueva lista o tambin se puede utilizar una lista de contactos de Outlook Express.

5. Digitar los datos constantes del documento e insertar los datos o campos variables. Para esto hacer clic en el botn del icono Insertar Campo Combinado y elegir el campo que desea insertar al documento.

Luego de insertar los campos de combinacion, puede revisar como se observan los datos en el documento principal, haciendo clic en el icono Vista previa de resultados.

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Automaticamente los campos combinados son reemplazados por los datos que fueron digitados en la tabla del origen de datos. Para desplazarse entre cada registro se utiliza la barra de desplazamiento de registros:

Ir al registro

primer Registro anterior Registro actual Registro siguiente la

Ir al ltimo registro

6. Guardar el documento principal.

7. Clic en el icono Finalizar y combinar y elegir la opcin Editar Documentos Individuales

8. Seleccionar Aceptar

opcin

Todos

1. Abrir el Origen o Base de Datos (tabla que fue creada en Word en el primer paso) 2. Si se requieren registros: a) Se debe insertar filas b) Digitar la informacin, grabar y combinar nuevamente. 3. Si se requieren campos: a) Se debe insertar Columnas b) Digitar la informacin y grabar c) Abrir el documento principal e insertar los campos en el lugar que se requiera d) grabar los cambios en este documento principal y dar nuevamente la orden de combinar. NOTA: Para eliminar se deben seguir los procedimientos anteriores, slo que en lugar de insertar filas o columnas, se eliminaran filas o columnas.

Al igual que la combinacin de correspondencia, los sobres necesitan de un origen o base de datos y de un documento principal, pero por lo general se utiliza el mismo origen o base de datos del ejercicio. El documento principal de los sobres est formado por dos elementos, los datos del remitente y del destinatario y se debe configurar de la siguiente forma:

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Datos del Remitente, se deben digitar (Quin enva)

NOMBRE REMITENTE Direccin remitente Ciudad remitente

<<TRATAMIENTO>> <<NOMBRE DESTINATARIO>> <<DIRECCIN DESTINATARIO>> <<CIUDAD DESTINATRARIO>>

Datos del Destinatario, se deben insertar (Quin recibe)

1. Crear el origen o base de datos o utilizar un origen de datos ya existente 2. En un documento nuevo hacer clic en la ficha Correspondencia 3. Clic en el icono Iniciar Combinacin de correspondencia y elegir Sobres 4. Se activa el cuadro de dilogo Opciones de sobre y en el realice: a. Elegir el tamao del sobre b. Para aplicar formatos de fuente a los datos del destinatario y del remitente, hacer clic en el botn Fuente. c. Clic en Aceptar 5. Clic en el icono Seleccionar destinatarios y seleccionar la opcin Usar Lista Existente. Luego debe buscar la ubicacin del archivo origen de datos creado en el primer paso. 6. Digitar en la parte superior izquierda del sobre los datos del remitente y en el centro del sobre insertar los campos combinados del destinatario 7. Guardar el documento principal de los sobres 8. Clic en el icono Finalizar y combinar y elegir la opcin Editar Documentos Individuales, seleccionar la opcin Todos y Aceptar.

1. Crear el origen de datos o utilizar un origen de datos ya existente 2. En un documento nuevo hacer clic en la ficha Correspondencia 3. Clic en el icono Iniciar Combinacin de correspondencia y elegir Etiquetas 4. Se activa el cuadro de dilogo Opciones para etiquetas y en l se debe seleccionar el tamao de la etiqueta y el Nmero del producto) que se desea combinar. Y clic en Aceptar 5. Clic en el icono Seleccionar destinatarios y seleccionar la opcin Usar Lista Existente. Luego debe buscar la ubicacin del archivo origen de datos creado en el primer paso. Automticamente en todas las etiquetas, excepto en la primera, aparece el texto <<Prximo registro>> 46

6. En la primer etiqueta se deben insertar los campos combinados del destinatario 7. Clic en el icono Actualizar etiquetas de la ficha Correspondencia 8. Guardar el documento principal de las etiquetas 9. Clic en el icono Finalizar y combinar y elegir la opcin Editar Documentos seleccionar la opcin Todos y Aceptar. Individuales,

12 REVISIONES DE DOCUMENTO

Los comentarios son marcas que pueden colocarse sobre una palabra o texto seleccionado con el fin de realizar alguna aclaracin al respecto o sugerencia de cambio sobre l, la idea es establecer una especie de alerta al respecto de lo marcado, dichos comentarios pueden manifestarse como un sombreado sobre el texto marcado o una lnea punteada o firme que se conecta con un globo en la margen izquierda de la pgina, en el cual podr Colocar comentarios Seleccione la palabra, texto u objeto sobre la cual realizar el comentario Desde la ficha Revisar tome el icono nuevo comentario luego en el globo que aparece escriba el comentario para dicho texto marcado. Una vez realizadas varias marcas con comentarios en el documento, podr navegarse sobre ellos de forma secuencial usando los iconos de la ficha revisar, Anterior o siguiente de igual forma pueden eliminarse estas marcas de revisin o comentarios desde el icono eliminar, bien uno a uno o todos en conjunto.

El control de cambios de Word, no es ms que un vigilante de las modificaciones que se hagan en un documento, bien sea que se elimine, modifique, agregue o cambien formatos a alguna parte del contenido, dichas modificaciones se alertaran por medio de caractersticas como, cambios de color, tachado de texto, globos de comentarios o sombreados en el texto. Existen documentos a los cuales deben acceder varias personas para realizar sus aportes de revisin o complemento de su contenido, y generalmente se imprime una copia del texto y se agregan comentarios sobre su texto, para luego iniciar la bsqueda de cada palabra o contenido a cambiar para realizar las modificaciones sugeridas, pues bien las herramientas de Control de cambios provee ahorro de papel y menos contaminacin ambiental, rapidez en los procesos editoriales (se ahorra el paso de implementacin de cambios) y ms libertad para intervenir en el texto.

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De igual forma Word hace posible que en cualquier momento se tenga el documento en su versin original ocultando todos los cambios y sus marcas o mostrarlo con los cambios realizados o sugeridos.

Activar el control de cambios No es necesario revisar ningn texto una vez que el control de cambios se activar para todo el

documento, para ello proceda as: Desde la ficha Revisar haga clic en el icono Control de cambios cuando se activa, Word guardar memoria de todas las modificaciones realizadas en el documento. En las versiones finales del documento, es necesario aceptar o rechazar los cambios y desactivar esta funcin, de modo que el resultado sea un documento solo con el texto principal y no todos los datos que estn por debajo, por as decirlo. Con esto se evitarn problemas cuando el texto pase a su siguiente fase de produccin editorial. El Word est configurado para mostrar todos los cambios de manera que si: Se adiciona texto ste aparecer de color rojo. Se elimina algn texto ste aparecer como tachado. Si se cambia formato (fuente, tamao, negrita o cursiva o alineacin) se muestra con un globo en el margen derecho del documento indicando el tipo de cambio, Dichos globos pueden ser por comentarios insertados por el editor o lector del documento, modificacin de texto (eliminaciones, inserciones, cambios de lugar) y formato (cambios de cursiva, negrita, etc.). Puede preferirse un texto en donde solamente aparezcan los comentarios propiamente dichos; es decir, las anotaciones hechas por el editor o lector del texto. Los dems globos estorban y aaden demasiada basura visual al documento; por lo tanto, pueden ser un distractor y aadir un factor de complejidad durante el proceso de revisin.

Podemos determinar qu tipos de marcas de revisin deseamos ver en el documento, mientras decidimos aceptar o rechazar los cambios sugeridos. Mostrando el documento en su forma original, en su forma final despus de aplicar los cambios, o mostrar las sugerencias de revisin y globos. Desde la ficha Revisar en el grupo seguimiento tome el icono mostrar revisiones y elija una de las anteriores indicciones

El problema de mantener esta configuracin por defecto del programa es la aglomeracin de informacin. Pronto se descubre que hasta el documento ms sencillo se llena de globos innecesarios 48

por todas partes, tachaduras que hacen casi ilegible al texto o comentarios molestos sobre cada letra o palabra eliminada. Determinar las marcas que desea ver Para determinar que marcas de revisin desea se muestren en su documento, usted puede, desde la ficha Revisar tomar el icono Mostrar marcas y en su desplegable, encontrar opciones como: Comentarios: Para dejar ver los globos de la izquierda referidos a los comentarios hechos por el autor o revisor. Entradas a Lpiz: Se mostrarn aquellas marcas colocadas por alguna intervencin en el texto mediante un lpiz de dibujo o sensor de pantalla tctil. Insercin y Eliminacin de Texto: Mostrar aquellas marcas bien sea de color o tachado aplicadas por texto adicionado o borrado del documento. Formato: Los formatos que se cambian en texto del documento con control de cambios, generan globos en la margen izquierda de la hoja, estos pueden mostrarse u ocultarse si se desea. Resaltar rea con Marcas: Permite dejar ver o no la zona gris a la izquierda del documento donde se ubican las marcas de revisin. Globos: Esta opcin nos permitir Mostrar las revisiones con globo, o todas o slo los comentarios y formatos.

Cambiar Opciones de Seguimiento o Revisin Puede modificarse la forma como aparecen las marcas, bien sea variando su color, su tipo de lnea, su formato o la representacin de cada cambio realizado o la accin que lo generar. Para ello, desde la ficha Revisar en el icono Control de Cambios, desde su desplegable tome la opcin Cambiar opciones de seguimiento y determine sus preferencias desde all.

El uso de la herramienta de control de cambios en cierta forma est sujeto a que ambos, editor y autor, sepan utilizarla. De nada sirve tener editores muy bien entrenados en cmo utilizar la herramienta, si sus autores son incapaces de comprender la posibilidad que tienen de aceptar o rechazar un cambio. Los cambios se aceptan o rechazan uno a uno, o todos en conjunto, aceptar o rechazar los cambios sugeridos permitir que el documento se actualice y desaparezcan las marcas de revisin de cada cambio definido. Para ello deber desde la ficha Revisar tomar los iconos aceptar o rechazar segn lo desee y desde su desplegable sealar si se desea aplicar uno a uno o todos al tiempo. 49

Adems de los botones en el panel, un clic en el botn derecho del mouse o ratn puede desplegar el submen de aceptar y rechazar cambios directamente sobre la palabra en el documento. Para que la revisin funcione, el autor deber encontrar su manera de implementar los cambios sugeridos por el editor, eliminar comentarios conforme los va resolviendo y aadir comentarios nuevos u otras correcciones, si as lo considera pertinente.

13 BIBLIOGRAFA
http://office.microsoft.com/es-hn/word-help/ http://www.monografias.com/ http://www.aulaclic.es www.microsoft.com/es-xl/office/default.aspx http://www.genbeta.com/windows/office-2010-a-fondo

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