Control Interno en Caja Municipal

Tesis para optar al ttulo de Tcnico EN CONTABILIDAD y AUDITORA

Alumna

: Andrea Jorquera Nez

Profesor Gua: Mauricio Santander Olivares

2010

Dedic este Tesis a Dios y a mis padres... A Dios, porque ha estado conmigo en cada paso que doy, cuidndome y dndome fortaleza para continuar, a mis padres y mi hermano, quienes a lo largo de mi vida han velado por mi bienestar y educacin siendo mi apoyo y pilar fundamental en todo momento, depositando su entera confianza en cada reto que se me ha presentado, sin ese apoyo esencial jams hubiera podido conseguir llevar a cabo mis metas en la vida, para m son un ejemplo de tenacidad, adems dedico tambin esta tesis a Mi querido Esposo mi

otra mitad, el que con su paciencia y compaa inseparable hizo las jornadas de estudios ms llevaderos, el represento un gran esfuerzo y tesn para mi, en momentos de debilidad y cansancio, por ltimo y no por ello menos imprtate al profesor Mauricio Santander, quin con su profesionalismo y dedicacin supo guiarme en el ltimo paso para el logr de mi gran meta A todos ellos les dedico este Tesis, por que sin su apoyo no habra podido ser

Gracias.

ndice Pginas Dedicatoria..-02Introduccin..-05-06I Parte: Marco Referencial Planteamiento del problema.-08Formulacin del Problema....-08Sistematizacin del Problema..-09Objetivo General.-10Objetivo Especifico.-10Justificacin.-11Marco Metodolgico-12-13-14-15-16-17-18-

II Parte: Marco Terico -2021Definicin .-21El Control interno una valiosa Generalidad del Control Historia del Control

Interno..

Interno.-20-

contribucin para las entidades.-22Apuntes Principales del Control

Interno.-22-

Especificaciones del sistema de control interno en el entorno actual...-22-

Caractersticas

del

Control

Interno.-23..-23Funciones especificas .-24-25Normas del control interno para el rea de tesorera..-25....-26Utilizacin de caja en la programacin financiera ...-26Conciliacin Bancaria -27Medidas de seguridad para Cheques, efectivo y valores..-28-29Polticas Generales -30Monitoreo de Control Unidad de Caja en Normas del Control

Interno

tesorera

interno

Polticas especficas ..-30-

Departamento de Finanza (estructura) .-31-32-33-34-

Funcin -35-36-

de

la

Caja...

III Parte: Desarrollo del Tema 42-4347-48Principios que rigen al Control Interno...-49-50-51Control de Cheques emitidos..-52Arqueo de efectivo en caja...-5354-55Estudio del efectivo..Alcance del Boletn-44-45-46Principios Contables. Control Interno municipal..-38-39-40-41-

-56-

Contabilidad Gubernamental...

Contralora General de la Repblica.-57-58-

59-60-61-62-

Caso Prctico....-

Elaboracin de un procedimiento en la Caja Municipal.............63 al 78-

Definiciones ..-79-80-

Conclusin .-81-82-

Bibliografa.. ..-83-84-

IV Parte: Anexos 85 al 96Anexos...-

Introduccin

Si bien en un principio el Control Interno comienza en las funciones de la administracin pblica, hay indicios de que desde una poca lejana se empleaba en las rendiciones de cuenta de los factores de los estados feudales y haciendas privadas, es por eso que el transcurrir de los aos ha tomado una forma ms definida, esta evolucin tiene su razn de ser en lo siguiente, todas las entidades tienen la necesidad objetiva de controlar todos los recursos. El Control Interno tiene variadas definiciones e interpretaciones, pero las palabras que mejor la definen, es que es un procedimiento llevado por una entidad para reducir de manera razonable las fallas y proporcionar de tal forma un grado de seguridad para el logro de los objetivos, basados adems en los que establece el Comit de Organizaciones Patrocinadoras COSO, este es un medio para lograr un fin y no un fin en s mismo (procesos a travs de un individuo y no solo a travs de manuales de polticas, documentos y formas), por lo que el control interno en palabras simple no es el remedio para todas las curas dentro de una entidad. Si el control interno es llevado a las Entidades pblica diramos que tiene como fin el promover una sana administracin de los recursos, la persona dentro de una organizacin pblica tiene parmetro establecidos como lo es la Ley N 18.695, Orgnica Constitucional de Municipalidades, Art. 29, la que le otorga atribuciones y funciones que le permiten efectuar el examen crtico, metdico y sistemtico de la organizacin municipal, esta responsabilidad recae sobre los encargados de control y debe realizarse sobre todos los departamentos existentes. En este sentido, cobra gran importancia la funcin que desempean las Unidades de Control Interno Municipal, en el resguardo de la legalidad de los actos del municipio, por lo que se hace imperativo que stas desarrollen sus actividades de fiscalizacin, de acuerdo a la normativa legal y a los dictmenes de la contralora que tienen su dependencia tcnica, desenvolvindose con los

necesarios conocimientos y en un ambiente de independencia de cualquier autoridad, sea del municipio o fuera de ste. Por otro lado al control interno no solo son procedimientos, sino tiene su base en la aplicacin, puesto que cualquier manual o procedimiento no puede ser ejecutado sin que alguien lo aplique y se rija por el, todo esto persigue el nico objetivo de proporcionar un mayor grado de seguridad, pero como ya se menciono anteriormente esta seguridad nunca podr ser total, por otro lado para que el control este completo es necesario que entregue confiabilidad, efectividad y cumplimiento, a su entorno y superiores. El control interno vara de una organizacin a otra, esto puede generarse por diversas razones, pudiendo ser esta el tamao, naturaleza (giro), objetivo, etc., aunque no se crea por ejemplo el tamao puede afectar el ambiente de trabajo, siguiendo un esquema que lo explique se podra decir que cuando una entidad es demasiado grande va a primar el individualismo, puesto que todos querrn destacar, mientras que en una entidad ms pequea como lo es la Municipalidad de Petorca, existe un ambiente de compaerismo que facilita la aplicacin de una buena fiscalizacin por parte del control correspondiente. Por otro lado el propsito de esta tesis es principalmente determinar que la siguiente interrogante Como contribuye el control interno en la elaboracin de un procedimiento en la caja municipal, una vez detectadas las fallas?, es un elemento esencial que an no se a implementado y que considera una deficiencia, por ello el fin perseguidos es el realizar un procedimiento en la caja chica municipal, puesto de que hasta la fecha este procedimiento es inexistente dentro de la Municipalidad, todo estar todos basado en hechos reales, la informacin se elegir al azar de ciertos decretos de pagos, por supuestos correspondientes a caja chica, se cree que si el procedimiento es mejorado, la probabilidad de faltante y sobrantes de dinero disminuir tambin.

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I PARTE
MARCO REFERENCIAL

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MARCO REFERENCIAL

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Dentro de la Ilustre Municipalidad de Petorca, la Secretaria Municipal en conjunto con otros departamentos relacionados, admiten en forma unnime, que no existe un procedimiento decretado para la utilizacin de la caja chica. La falta de un manual de funciones dentro de la caja municipal es una debilidad que puede derivar en falencias tales como prdida de dineros, mal manejo del procedimiento normal entre otros, adems un manual es un implemento esencial en todo tipo de reas. La caja municipal es un rgano importante dentro de todas entidades pblicas, ya que, por medio de esta se recaudan los ingresos municipales y la falta de un manual, deja un vaco en el buen funcionamiento, puesto que el funcionario hace lo mejor que puede en base a los dichos y conocimientos de otros funcionarios, agregndose a eso la experiencia de errores ya cometidos.

Formulacin del Problema Como contribuye el control interno en la elaboracin de un procedimiento en la caja municipal, una vez detectadas las fallas?

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Sistematizacin del Problema

Generalidades N/A Existen Manual de procedimiento para el fondo fijo? Los o el manual son evaluados y actualizados con frecuencia? Se efectan arqueos sorpresivos con frecuencia? Los vales entregados por medio de caja chica se encuentran numerados? Exige al encargado de la caja chica contar con un registro de firmas de los funcionarios autorizados? Si un vale que anulado, se guarda para no perder la cronologa en la numeracin? Cundo existen diferencias en un arqueo, estas son revisadas? La emisin de viticos se encuentra numerada? La numeracin de los viticos es llevada por un registro? El registro es manual? Exigen respaldo para la emisin de Viticos? Existen plazos para rendir los anticipos a terceros? Se vuelve a entregar un anticipo a terceros, aun cuando el que lo solicita no hubiese rendido el anterior? SI NO observaciones

1.2.3.4.5.-

6.7.8.9.10.11.12.13.-

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OBJETIVO GENERAL

Esta tesis tiene el objetivo de que una vez Detectar las falencias y problemas en el control de la caja chica y establecer un procedimiento operativo ptimo de control interno en los Gastos, para su utilizacin, criterios y reembolsos. realizadas por medio del Fondo Fijo de Caja Chica, los cuales permitirn estandarizar los procedimientos

OBJETIVOS ESPECFICOS

Que todas las Dependencias de la municipalidad, cuenten con procedimientos para el manejo, utilizacin y reembolso del Fondo Fijo de Caja Chica

Proporcionar los procedimientos ptimos para la Administracin del Fondo Fijo de Caja Chica y su correcta aplicacin.

Asegurarse de que el fondo fijo de caja chica sea utilizado para realizar gastos menores y aquellos que por su importe resulten incosteables realizarlos por la va del pago con cheque.

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JUSTIFICACIN La escasa informacin que existe entre los departamento, de cmo debe funcionar la caja municipal, es un problema de alto riesgo, que puede desencadenar en perdidas de dinero entre los inconvenientes ms destacables, al implementarse un procedimiento por medio del control interno este ayudara a optimizar los resultados y reducir as el riesgo. Un Procedimiento proporciona propsitos claros que se pretenden cumplir y en el cual prima el objetivo de controlar la rutina de trabajo, simplificando las fallas o errores a niveles mnimos, este adems permite que la evaluacin del control interno y su vigilancia se puedan desarrollar de forma ms clara y precisa. An Cuando la caja municipal, se encuentra bajo la dependencia de la unidad de Finanzas y supervisin de Tesorera, es la unidad de control, quien se encuentra encargado de mantener el correcto funcionamiento en el camino de la obtencin de logros y metas. Ningn control interno por muy eficiente que sea por si slo puede asegurar el buen funcionamiento, es por eso que es necesario que el control determine las falencias que pudiesen ocurrir y subsanarlas por medio de un procedimiento, para asegurar de esta forma que futuros funcionarios sepan como actuar ante diferentes situaciones.

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MARCO METODOLGICO

El tema se desarrollara en forma descriptiva y tomando como base la forma de trabajar de la funcionaria de la caja Municipal de Petorca, obtenindose as por medio del mtodo primario una entrevista a la funcionaria involucrada, lo que dio como resultado, la forma en como se desenvuelve habitualmente en su trabajo, todo producto de su experiencia profesional acumulada, la cual ha obtenido entre aciertos y errores propios de la naturaleza humana, anteriormente expuesto se resume en los siguiente: lo

Funciones de la Cajera Municipal Nombre del funcionario: Liliana Pinto Silva. Institucin Cargo : Ilustre Municipalidad de Petorca. : Cajera.

Funciones a cargo de la funcionaria de la Municipalidad de Petorca: I. Manejo de Caja Chica. II. Entrega de anticipo a terceros. III. Pago de Viticos. IV. Recepcin de ingresos. V. Registro de decretos en Libro de Egresos. VI. Venta de Bonos de Fonasa. VII. Atencin a Pblico.

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I.- Caja chica: El manejo de caja chica es por los siguientes conceptos: 1. La caja chica funciona con un tope de $208.000.2. Tienen derecho a hacer uso de este: solicitantes de viticos ( Funcionarios de planta y contrata) solicitantes de viticos por medio de una rendicin (Honorarios) concepto de Combustible, Materiales de Construccin. Ayuda social, la entrega de este ltimo se realiza con la correspondiente evaluacin de la Asistente Social. 3. La cajera debe verificar que las boletas en la rendiciones no vengan enmendadas, de encontrase alguna se avisa al Jefe de control. 4. los topes con los que trabaja la cajera son los siguientes: entrega de pasajes hasta $ 8.000 entrega de colacin hasta $ 3.000 entrega para combustible $10.000 entrega para materiales $20.000

5. Las rendiciones deben venir Firmadas por los solicitantes.

II.- Entrega de anticipo a terceros: para hacer efectivo este adelanto es necesario que se cumpla con los siguientes requisitos: 1. Peticin del uso de un requerimiento, este punto es importante, ya que solo lo puede solicitar un funcionario de planta o contrata, quedando excluidos los honorarios. 17

2. Esta peticin solo puede ser solicitada al Administrador Municipal o Jefe de Finanzas. 3. La emisin del Requerimiento debe contener lo siguiente: Fecha (debe ser procedente al da en que se solicita) Nombre del Solicitante Indicar el motivo por el que se solicita Indicar un producto determinado Debidamente Autorizado (firmado por quienes corresponda)

4. Posteriormente se generar el Decreto de pago al nombre de la cajera y es pasado para las firmas de autorizacin. 5. Si el Decreto de pago se hubiese autorizado, la cajera procede al cobro en el banco. 6. Este se entregar al solicitante, una vez que firm el estado de pago que dio origen al pago. 7. La rendicin debe realizarse con solicitante. 8. Si el solicitante no cumpliera con la rendicin por extravi de la documentacin, este ser descontado de su remuneracin. 9. No se permitir que la boleta y/o Factura contenga un producto diferente al que se solicit. boleta o factura, por parte del

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10. Si la rendicin es menor a lo solicitado, la diferencia debe ser reintegrada a la cajera, quin a su vez har un ingreso a la misma cuenta a la que se solicito. III.- Entrega de viticos: El procedimiento de La Unidad de control para la entrega de viticos debe ser el siguiente: 1. La Oficina de control Municipal en quin autoriza los viticos. 2. El solicitante debe firmar en presencia del jefe de control. 3. La entrega del vitico se har slo con respaldo de documentacin y en casos especiales estos podrn ser trados con posterioridad, siendo entregados a la cajera.

Procedimiento de la cajera para el pago del vitico: Funcionarios de planta y Contrata: 1. Debe cerciorarse que el vitico contenga todas las firmas de autorizacin, estas serian la siguientes: Jefe directo, Alcalde, Administrador o Jefe de Control. 2. Debe cerciorase que el vitico lleve la firma del jefe de control al reverso del vitico, esto para validar el documento. 3. Debe pedir y adjuntar el respaldo del vitico, cuando se solicita que el documento sea entregado con posterioridad a la emisin. 4. Si el vitico es otorgado con pasajes, estos debern ser rendidos con los respectivos boletos, los cuales sern adjuntados al vitico.

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5. Se hace entrega del dinero una vez que el funcionario firma la solicitud del vitico.

Funcionarios de Honorarios: 1. La entrega de este vitico ser con tope de hasta $3.000. 2. La rendicin se har con boletas de colacin y/o pasajes. 3. La rendicin podr sobrepasar el monto total entregado, puesto que slo se entregar hasta el monto mximo. IV.- Recepcin de Ingresos: el procedimiento es el siguiente: 1. Este se genera en primera instancia en la Oficina de rentas y Patentes. 2. Se realiza el pago en Tesorera. 3. Estos Ingresos pueden ser por: Derecho de Obras Cementerio Permisos de circulacin Casa de estudio Traslado de vehculos, etc.

4. La cajera debe realizar un arqueo de forma independiente entre los ingresos de cementerio y lo que corresponda a la Municipalidad. 5. De lo anterior resulta el estado diario, en el que se detalla los movimientos del da.

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V.- Registro de Estados de Pago: el procedimiento es el siguiente: 1. Los estado de pago que se generen en tesorera deben registrase en el libro de egresos. 2. Este registro tiene la importancia de llevar el correlativo de los estados de pago. 3. Si un estado de pago quedase nulo en sistema, tambin debe estar nulo en el libro de egresos.

VI.- Venta de Bonos de Fonasa: El procedimiento es el siguiente: 1. La venta se efectuar cuando el afiliado, acredite su estado con la credencial de Fonasa. 2. Este debe llevar el cdigo en la orden mdica, para evitar de esta forma que el bono se efectu con un cdigo que no corresponda a la peticin del mdico 3. Un tercero puede comprar un bono con la credencial del afiliado al nombre del titular de dicha credencial. 4. A la cajera, le corresponde al final de cada da realizar un ingreso total por venta de bonos, las ventas de cada mes ingresan a la arca municipal, las cuales sern pagadas a Fonasa cada fines de mes con la 21

cuenta 106, la cual corresponde a la Administracin de Fondos, para dicho pago se generara un estado de pago al nombre de la institucin.

VII.- Atencin al Pblico: este se realiza por los siguientes conceptos: 1. Entrega de cheques de Pirquineros 2. Entrega de Cheques emitidos por la Municipalidad para un Proveedor Natural. 3. Pago patentes comerciales (Vencimiento Semestral) 4. Permisos de Circulacin (Vencimiento Trimestral), etc.

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I PARTE
MARCO TERICO

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MARCO TERICO

Historia del control Interno Desde tiempos remotos, el ser humano a tenido la necesidad de controlar su pertenencias y las del grupo de las cual forma parte. Como consecuencia de esto vino el nacimiento y evolucin de los nmeros, los cuales se inician con cuentas simples hasta llegar al desarrollo de verdaderos sistemas, permitiendo as el avance de otro tipo de operaciones. Su aplicacin puede observarse en distintos imperios antiguos, en los que ya se perciba una forma de control y cobro de impuestos, adems la partida doble fue otra medida de control, pero no fue hasta fines del siglo XIX que los hombres de negocios se preocuparon por formar y establecer sistemas adecuados para la proteccin de sus intereses. Se puede afirmar que el Control Interno ha sido preocupacin de la mayora de las entidades, aunque con diferentes enfoques y terminologas, lo cual se puede evidenciar al consultar los libros de texto de auditora, los artculos publicados individuales. por organizaciones profesionales, universidades y autores

Generalidad del control interno: El sistema de control interno no es un concepto nuevo, puesto que a estado en la sociedad desde tiempos remotos, orientado a fomentar cambios en los procesos. En los ltimos aos ha cobrado mucha fuerza e importancia en diferentes campos laborales, por la necesidad objetiva de controlar todos los recursos.

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El mayor nfasis del control interno, se a dado tanto en el sector pblico como en el privado, aumentado la sensibilidad de la direccin, los auditores internos y externos, legisladores, organismos de control y acadmicos en general, hacia la necesidad de un sistema eficaz de control interno para dirigir y controlar las actividades de una entidad. El control nace, para determinar lo que se esta realizando y lo que se ha realizado, valorando y aplicando medidas correctivas para orientar la accin hacia los objetivos y eventualmente reformular los planes.

Definicin: El control Interno es una palabra que segn la apreciacin de cada persona puede ser entendida de diferentes formas, por lo que se establecer un marco comn: El control interno es un procedimiento llevado por una entidad para reducir de manera razonable las fallas y proporcionar de tal forma un grado de seguridad para el logro de los objetivos. Todo control interno necesita de un proceso para alcanzar un fin y con el los objetivos, el cual debe ser realizado por personas calificadas, entendiendo de esta forma que el control interno no son solo polticas y procedimientos, sino un grupo humano que trabaja en pos de brindar de la manera ms efectiva una seguridad razonable, la cual no significa que sea un implement de seguridad total. Algunas personas consideran que el control interno es una garanta de que la entidad no tendr fallas, a veces se considera el control interno como un remedio universal a todos los males reales y potenciales de la Entidad. Esta posicin es equivocada, ya que la seguridad razonable no es sinnima de una seguridad absoluta.

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El Control Interno una Valiosa Contribucin para las Entidades

El control interno en las entidades, no solo permite ejercer la vigilancia interna de forma organizada y estructurada, ajustndose a las caractersticas especficas de cada entidad, sino que al mismo tiempo impulsa el rendimiento de todos sus procesos, a fin de poder dirigir y gestionar las organizaciones como un sistema nico; as como tambin poder alcanzar una mejor interaccin con su entorno.

Apuntes principales sobre el control interno Por mucho tiempo el alcance del sistema de Control Interno estuvo limitado a las reas econmicas, se hablaba de Control Interno y se tena la cultura de que era inherente a las actividades de contabilidad y finanzas; el resto de las reas operacionales y de hecho sus trabajadores no se sentan involucrados, en la actualidad el control interno abarca todas las reas, en el caso especifico de las Municipalidades, ests deben controlar el buen actuar y el correcto funcionamiento de todos los departamentos existentes.

Especificaciones del sistema de control interno en el entorno actual

El control interno no puede separarse de la existencia de las metas y planes, sin ellos no podran estudiar los planes pasados para ver dnde y cmo erraron, qu ocurri y por qu, y por ltimo poder adoptar es prevenir que sucedan las desviaciones, anticipndose a ellas. las medidas necesarias para evitar que vuelvan a ocurrir los errores, pero lo ms importante

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Caractersticas del Control Interno Es un proceso; es decir, un medio para lograr un fin y no un fin en s mismo (definicin establecida por el Comit de Organizaciones Patrocinadoras COSO) Lo llevan a cabo las personas que actan en todos los niveles y no se trata solamente de manuales de organizacin y procedimientos. Aporta un grado de seguridad razonable, con relacin al logro de los objetivos fijados; no la total. La oficina de Control interno es la encargada de evaluar en forma independiente el sistema de control interno de la Municipalidad y proponer al Alcalde, las recomendaciones para mejorarlo.

Las Normas de Control Interno Las normas para el Sector Pblico son guas generales con el objeto de promover una sana administracin de los recursos pblicos en las entidades en el marco de una adecuada estructura del control interno. Estas normas establecen las pautas bsicas y guan el accionar de las entidades del sector pblico hacia la bsqueda de la efectividad, eficiencia y economa de las operaciones El Control Municipal se rige por la Ley N 18.695, Orgnica Constitucional de Municipalidades, Art. 29, la que le otorga atribuciones y funciones que le permiten efectuar el examen crtico, metdico y sistemtico de la organizacin municipal, verificando el cumplimiento de sus objetivos, polticas y metas tomando en consideracin la reglamentacin legal.

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Sus funciones Especficas son: a) Velar por el cumplimiento de las normas legales que reglamentan la accin del Municipio y representar al Alcalde en los actos Municipales que estime ilegales. b) Controlar la ejecucin financiera y presupuestaria municipal. c) Colaborar directamente con el Concejo para el ejercicio de sus funciones fiscalizadoras. d) Emitir un informe trimestral acerca del estado de avance del ejercicio programtico presupuestario. e) Efectuar las auditoras operativas internas f) Visar los decretos de pagos: Legalidad del gasto, operaciones de aritmtica y contabilidad exactas, cumplimiento de leyes sobre impuestos y derechos, imputacin correcta del gasto, autorizacin del gasto por el funcionario competente y cumplimientos de procesos y polticas administrativas. g) Efectuar respuestas a consultas o peticiones de informes que le formulen. h) Aplicar controles deliberados, tales como arqueos sorpresivos de fondos, toma selectiva de ingresos municipales informando directa y oportunamente al Alcalde. i) Control del Cumplimiento de la Asignacin de Mejoramiento de la Gestin Municipal. Sin embargo, al referirse a la naturaleza de las Unidades de Control Interno, stas son un rgano asesor de la direccin mxima de la entidad y que como tal debe limitarse a informar, recomendar y apoyar tcnicamente, quedando al margen de las funciones decisorias de esa directiva superior.-

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No obstante, la jurisprudencia administrativa, en mrito de los dispuesto por la propia Ley, ha reconocido la responsabilidad solidaria que afecta al Jefe de Control, para efectos de los Juicios de Cuentas con el Alcalde (Dictamen N 4.050, de 1983), en relacin a pagos ilegales, de lo cual se infiere que la eventual representacin es un deber funcionario del Departamento de Control, cuyo incumplimiento puede significarle sanciones pecuniarias y administrativas an mayores que al Alcalde del cual es solidario.-

Normas de Control interno para el rea de Tesorera La Tesorera pblica constituye la sntesis de la gestin financiera gubernamental; por ser la que administra y regula el flujo de fondos del Estado e interviene en su equilibrio econmico y monetario. El sistema de Tesorera tiene a su cargo la responsabilidad de: determinar la cuanta de los ingresos tributarios y no tributarios (programacin financiera); captar fondos (recaudacin); pagar su vencimiento a las obligaciones del Estado (procedimiento de pago), otorgar fondos (recaudacin) o pagar la adquisicin de bienes y servicios en el sector pblico y, recibir y custodiar los ttulos y valores pertinentes. Las normas de control interno para el rea de tesorera, tienen el propsito de brindar seguridad razonable sobre el buen manejo de los fondos y valores pblicos. Estas normas son de aplicacin en las entidades que administren fondos del Tesoro Pblico.

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UNIDAD DE CAJA EN LA TESORERA Cada entidad debe centralizar la totalidad de sus recursos financieros para su manejo a travs de Tesorera, con el objeto de optimizar la liquidez y racionalizar la utilizacin de los fondos disponibles. Se denomina Unidad de caja al principio que se aplica en el sistema de Tesorera para centralizar la totalidad de los recursos financieros y ponerlos a cargo de la tesorera de la entidad. La unidad de caja permite distribuir racionalmente los fondos, en funcin a las prioridades del gasto o cuando no exista liquidez suficiente.

UTILIZACIN FINANCIERA La

DEL

FLUJO

DE

CAJA

EN

LA

PROGRAMACIN

programacin

financiera

comprende

un

conjunto

de

acciones

relacionadas con la previsin, gestin, control y evaluacin de los flujos de entradas y salidas de fondos. Su finalidad es optimizar el movimiento de efectivo en el corto plazo, permitiendo compatibilizar los requerimientos programticos del presupuesto, con la disponibilidad real de fondos y priorizar su atencin. Un instrumento de la programacin financiera es el Flujo de Caja, que refleja las proyecciones de ingresos y gastos de un perodo e identifica las necesidades de financiamiento en el corto plazo, as como los posibles excedentes de caja.

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CONCILIACIONES BANCARIAS Se denomina conciliacin bancaria a la contratacin de los movimientos del libro bancos de la entidad, con los saldos de los extractos bancarios a una fecha determinada, para verificar su conformidad y determinar las operaciones pendientes de registro en uno u otro lado. La conciliacin de saldos contables y bancarios, permite verificar si las operaciones efectuadas por la oficina de tesorera han sido oportuna y adecuadamente registradas en la contabilidad. Los saldos de las cuentas bancarias deben ser objeto de conciliacin con los extractos remitidos por el banco respectivo en forma mensual. As mismo debe verificarse la conformidad de los saldos bancarios segn tesorera, con los registros contables. Para garantizar la efectividad del procedimiento de conciliacin, debe ser efectuado por una persona no vinculada con la recepcin de fondos, giro y custodia de cheques, depsito de fondos y/o, registro de operaciones. Corresponde a la administracin designar al funcionario, responsable de la revisin de las conciliaciones bancarias efectuadas, pudiendo ser el contador u otro funcionario. La Oficina de Auditoria Interna de cada entidad debe revisar peridicamente dentro del examen al rea de fondos las conciliaciones bancarias, con el objeto de asegurar su realizacin en forma oportuna y correcta.

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MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA CHEQUES, EFECTIVO Y VALORES Las entidades deben implementar medidas de seguridad adecuadas para el giro de cheques. El manejo de fondos a travs de cheques bancarios reduce el riesgo, respecto de la utilizacin de efectivo; sin embargo, existen otros riesgos relacionados con el uso de cheques, los cuales pueden ser adulterados, extraviados, sustrados, etc. Los mecanismos de control aplicables para la seguridad y custodia de cheques, incluyen: Giro de cheques en orden correlativo y cronolgico, evitando Uso de muebles con cerradura adecuada para guardar los Mecanismos de comunicacin rpida para el bloqueo de reservar cheques en blanco para operaciones futuras. cheques en cartera y los talonarios de cheques no utilizados. cuentas bancarias en casos de cheques extraviados. La tesorera tiene responsabilidad sobre la custodia de fondos, cheques y valores negociables; por ello es conveniente que las instalaciones fsicas de las unidades de tesorera tengan ambientes con llave, muebles especiales, cajas fuertes, bvedas, etc., segn la necesidad de cada situacin.

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MONITOREO DE CONTROLES INTERNOS La unidad debe evaluar en forma permanente las operaciones y adoptar medidas correctivas y oportunas ante cualquier evidencia de error, irregularidad o fraude o, de actuacin contraria a los criterios de economa, eficiencia y efectividad. El monitoreo de las operaciones asegura que los controles internos contribuyan al logro de los resultados previstos. Los funcionarios encargados de las actividades de monitoreo son responsables de examinar el trabajo realizado por el personal subordinado y aprobar, cuando proceda, el trabajo en puntos crticos; debiendo proporcionar las directrices y la capacitacin necesaria para minimizar errores, despilfarros, actos irregulares o ilcitos, as como asegurar el cumplimiento de las polticas establecidas por la direccin. La asignacin, revisin y aprobacin del trabajo efectuado por el personal debe tener como resultado el control efectivo de sus actividades. Ello incluye, la observancia de los procedimientos establecidos y la supresin de los errores y prcticas ineficientes.

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POLITICA GENERALES a) Fortalecer y diversificar los mecanismos de Control que ya existen. b) Efectuar las acciones de fiscalizacin sobre la base de los principios de Probidad y de Transparencia, asegurando un control objetivo, oportuno, orientador, trascendente, selectivo y no entrabante. c) Orientar la labor de fiscalizacin a prevenir o evitar la ocurrencia de errores o fallas involuntarias en los diferentes departamentos, mediante instrucciones, acciones de capacitacin, asesoras y otras medidas que se adopten. Dejndose la aplicacin de sanciones para los casos de irregularidades. d) Dirigir las acciones de Control del personal a garantizar el cumplimiento de la normativa legal aplicable a los funcionarios, como asimismo a brindar un apoyo efectivo a la gestin de los recursos humanos de la entidad. e) Fortalecer los procesos de Control y Evaluacin de la gestin de la Municipalidad, a travs de la accin permanente de CONTROLES INTERNOS.POLITICAS ESPECFICAS: a) Efectuar los Controles Internos sobre la base de una adecuada planificacin y con la aplicacin de metodologas de trabajo uniformes. b) Mantener la debida confidencialidad sobre la informacin que se obtenga como producto de los trabajos de Control Interno. c) Implementar procedimientos que aseguren la debida acuciosidad, oportunidad e imparcialidad de los procesos de Control Interno.-

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DEPARTAMENTO DE FINANZAS (ESTRUCTURA) El Departamento de Administracin y Finanzas es una unidad administrativa establecida por la Ley Orgnica Constitucional de Municipalidades, la cual tiene a su cargo las siguientes unidades: 1. Seccin Finanzas y Presupuesto Municipal 2. Tesorera Municipal 3. Seccin Personal Municipal 4. Seccin Adquisiciones 5. Encargada de Bodega Municipal A continuacin se describir de forma breve las funciones que deben realizar las unidades que se encuentran bajo la supervisin del Departamento de Finanzas. 1. Seccin Finanzas y Presupuesto Municipal: a esta unidad dentro de sus funciones le corresponde lo siguiente: 1.1 asesorar al alcalde en la toma de decisiones con respecto a la

administracin del personal municipal, lo realiza visando todos los Decretos Alcaldicios y otorgar asignacin presupuestaria que digan relacin con nombramientos de personal, Informar por Oficio al Concejo Municipal de todas las contrataciones de Personal Municipal y de los Programas con cargo a Cuentas de Administracin de Fondos. 1.2 Asesorar al Alcalde en la toma de decisiones con respecto a la gestin financiera del Municipio y de los servicios traspasados, esto lo realiza Programando, manejando, evaluando y controlando la gestin financiera, contable y presupuestaria municipal.

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1.3 Asesorar al Alcalde en la administracin financiera de los bienes Municipales: es ms que nada estudiar, calcular, proponer y regular la percepcin de cualquier tipo de ingresos tanto Municipales como de los servicios traspasados.

2. Tesorera Municipal: a esta unidad dentro de sus funciones le corresponde lo siguiente: Girar cheques de las diferentes cuentas corrientes para el pago de las obligaciones adquiridas por el departamento Municipal. Registrar en los libros bancos los cheques emitidos y girados, correspondientes en cada cuenta corriente Municipal. Custodiar los valores, especies valoradas y garantas extendidos a favor de la Municipalidad. Disponer la devolucin, cuando proceda de las boletas de garanta en custodia de Tesorera e informar a los Departamentos que precede las fechas de vencimiento de las boletas de garanta. Pagar remuneraciones del personal municipal. Emitir los informes que sean requeridos y en el plazo indicado. Llevar registro de documentos que ingresan y salen de la Tesorera. Ejecutar los proyectos, acciones y tareas encomendadas por el superior jerrquico. Otras funciones, o especificaciones que sean necesarias para la consecucin de sus fines y que le asigne el Alcalde

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3.

Seccin Personal Municipal: a esta unidad dentro de

sus funciones le corresponde lo siguiente: Ejecutar y tramitar la incorporacin, promocin,

retiro o destinacin del personal, como tambin lo relativo a licencias, permisos, asignaciones familiares y todo lo relacionado a solicitudes e inquietudes del personal municipal. Recibir la solicitud de permiso u feriado legal, a transcribir los das a que tiene derecho el funcionario y entregarlo la oficina de partes; previo VB. Una vez autorizados por el alcalde y secretario municipal se procede a hacer el decreto exento que lo autoriza, una vez devuelto con Nmero, firmas y fecha, se procede a rebajarlo en la ficha personal de cada funcionario. 4. Seccin Adquisiciones: a esta unidad dentro de sus Recibir los pedidos de materiales de bienes y

funciones le corresponde lo siguiente: servicios de las distintas unidades municipales, para cotizar a travs del portal de chile compra o directamente con las casas comerciales, cotizaciones que son emanadas por los funcionarios a travs de un formulario de pedido de materiales. solicitudes de Ingresar al portal y/o Chile-Compra, y todas enviarlas las al adquisiciones contrataciones

administrador para publicacin. Adquirir en las mejores condiciones de calidad, oportunidad y precios los productos, tanto los materiales de oficina, construccin, muebles, u otros productos.-

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Controlar y organizar los procesos municipales de

compra, manteniendo al da bases de datos de proveedores, precios y listas de adquisiciones. del municipio.Archivo de todas las ordenes de compra emanadas

5. viernes.

Encargado de Bodega Municipal: a esta unidad dentro Entrega de materiales de Oficina y aseo de lunes a Velar por la permanencia de un adecuado stock de

de sus funciones le corresponde lo siguiente:

materiales en cantidad y buen estado, para hacer un buen uso de ellos. Hacer los pedidos al Encargado de Adquisiciones, mediante solicitud, para satisfacer as las necesidades de los diferentes departamentos. Todos los materiales, se entregan a solicitud de las necesidades de departamentos mediante una Orden de salida de artculos de Bodega, la que el funcionario firma una vez recepcionado el o los artculos solicitados Otras funciones, o especificaciones que sean necesarias para la consecucin de sus fines y que le asigne el Alcalde. Siguiendo la directriz de la tesis dentro de la TESORERA MUNICIPAL, Se encuentra la caja municipal, de donde se enfocara el control interno.

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Funcin de la caja Es un sistema que permite efectuar pagos menores en efectivo, dado que la emisin de cheques para egresos que no sean significativos ocasiona ineficiencia administrativa. Se llama Caja Chica al fondo disponible que tiene el Cajero, con la finalidad de efectuar los pagos y otros, siempre al contado, para eso se establece un fondo llamado FONDO FIJO, que constituye una cantidad fija de dinero, para ser utilizado en la atencin de los gastos menores, mediante desembolsos autorizados son restablecidos peridicamente a su importe original. CLASES DE FONDOS FIJOS Y/O CAJA CHICA: La Caja Chica puede tener dos clases de fondos: a).- Caja Chica con Fondo Fijo b).- Caja Chica con Fondos Variables CAJA CHICA CON FONDO FIJO: Se dice que la Caja Chica tiene fondos fijos cuando al inicio de la operacin se fija una cantidad determinada invariable para asistir los gastos menores, que deben ser repuestos en la misma cantidad cada vez que se va gastando. Este fondo no puede ser aumentado ni disminuido durante el periodo, salvo que el Alcalde o el Jefe de Finanzas as lo determine. 39

Un Fondo Fijo puede ser utilizado de la siguiente forma: - Gastos de compra de medicamentos para botiqun - Gastos en pasajes urbanos - Envos de correspondencia - Gastos de artculos de Construccin - Gastos de Colacin - Gastos de combustible - Gastos en entrega de viticos La Municipalidad de Petorca cuenta con una caja chica de fondo fijo, por lo que son permitidos Gastos Menores indispensables y urgentes aquellos y los cuales no excedan el monto mximo fijado por la funcionaria a cargo del fondo fijo, este se utiliza para cubrir una necesidad de manera rpida, cuya solucin no puede esperar la dilacin en tiempo y trmites que requieren otros procedimientos de compra, y adems, que corresponden a adquisiciones que se efecten de manera excepcional por medio de este Fondo. Adems, entre los denominados Gastos Menores se consideran los gastos por viticos y transportes, tanto al interior como al exterior de la comuna. CAJA CHICA CON FONDO VARIABLE: Se dice que la Caja Chica tiene fondos variable cuando al inicio de la operacin o dentro de un periodo determinado se le asigne una cantidad superior o inferior para asistir los gastos menudos de la empresa; estos fondos estn de acuerdo a la necesidad de la misma o al volumen de pago que necesita cubrir dentro de un tiempo razonable, es decir que puede variar.

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III PARTE
DESARROLLO DEL TEMA

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Control Interno Municipal

Definicin: El control interno es una serie de procedimientos que tiene como fin disminuir los riesgos de manera razonable y de esta forma desarrollar eficaz y eficientemente las actividades encaminadas al cumplimiento de los objetivos. Para establecer un eficaz sistema de control interno, previamente ha de tomarse en cuenta a la entidad y colocarla sobre la base de determinados principios, entre los cuales son fundamentales los siguientes: Adecuada divisin del trabajo, que garantice que los responsabilizados con la custodia de los medios y la elaboracin de los documentos primarios no tengan autoridad para aprobar los mismos y que ambos no tengan la funcin o posibilidad de efectuar anotaciones en los registros contables; o sea, que en ningn caso una sola persona tenga el control ntegro de una operacin. Esto posibilita adems, que la tarea ejecutada por un trabajador implcita la comprobacin de la realizada por otro con anterioridad. Un ejemplo: es el caso municipal, puesto que los Decretos de pagos necesitan cuatro firmas para poder ser entregados al proveedor o beneficiario segn sea el caso, por lo que si ninguno de ellos detecta algn error, todos son solidariamente responsables de las consecuencias que pudiera originar dicho problema. Garantizar que los procedimientos se realicen de la manera adecuada y oportuna, garantizar que todo recurso o servicio recibido o entregado, sea registrado y a la vez sirva de evidencia documental que precise quin lo ejecut, aprob, registr y verific. lleve

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 Supervisin de las operaciones reflejadas en cada cuenta y subcuenta o anlisis en forma sistemtica, por personal independiente al que efecta dichas anotaciones, con el fin de observar si las operaciones registradas se corresponden con el contenido de cada cuenta.

El control interno Municipal necesita elementos para poder funcionar siendo estos: AMBIENTE DE CONTROL EVALUACIN DE RIESGOS SISTEMAS DE INFORMACIN Y COMUNICACIN PROCEDIMIENTOS DE CONTROL VIGILANCIA

Ambiente de control: en las municipalidades es general, es necesario mantener un ambiente grato entre todas las unidades que conforman a la institucin Pblica, para poder desarrollar las funciones encomendadas por el Alcalde de forma oportuna y ptima, pero no siempre sucede, muchas veces el ambiente se ve cargado por actitudes negativas, por otro lado, otro factor que influye, es el tamao de la municipalidad, ya que entre ms pequea, la gente se relaciona de forma ms directa y en compaerismo, en cambio en municipalidades ms grandes, se expone una mayor competencia la que crea mayoritariamente discordia, puesto que prima el individualismo. Evaluacin de Riesgo: Este punto se realiza mayoritariamente, para evitar debilitamiento en el control interno, la evaluacin de riegos consiste en determinar cada cuanto se pueden presentar situaciones de peligro y preveer los resultados de las mismas o condicionar los esquemas de control interno para aminorar los efectos negativos.

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Algunos ejemplos de riesgos son los siguientes: Cambios en los sistemas de informacin: en el caso particular de la Municipalidad, este ao se ha implementado un sistema mejorado de contabilidad, tesorera, remuneraciones todo proveniente de un proyecto ganado en Cas-Chile, pero como todo nuevo sistema tiene un proceso de adaptacin, es por eso que los funcionarios deben tener un mayor cuidado y precaucin al momento de ingresar los datos, previendo siempre el cuadre, para evitar de tal forma errores en la cuentas. Otro ejemplo es el del Personal operativo nuevo: Pueden existir diferentes enfoques en la realizacin de las operaciones, capacitacin, y desconocimiento de los procedimientos, provocando un cambio radical en el manejo de la redes y en el desarrollo del trabajo normal, un patrn comn de las municipalidades es que son entidades pblicas, pero indistintamente funcionan de maneras diferentes unas de otras. Sistemas de informacin nuevos: es sustancialmente el cambio en el procesamiento de la informacin que se maneja de manera habitual o alguna parte de ella. Ejemplo: Cambio o implementacin del sistema de recaudacin. Personal con mucha antigedad: el personal con mucha antigedad puede sintetizar algunos procedimientos omitiendo algunos controles. Ejemplo: en la Municipalidad de Petorca la secretaria Municipal, es una de los funcionarios que ms tiempo lleva trabajando en la institucin y en ms de una ocasin a omitido situaciones importantes al actuara como ministro de fe, los cuales han sido detectados por la unidad de control cuando este ltimo le a tocado actuar como secretario municipal suplente.

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Sistema de informacin y comunicacin: El enfoque que se asigna al sistema de informacin bsicamente hace referencia al mtodo de contabilidad, el cual debe tener informacin mediante procedimientos y registros siendo estos los siguientes: 1. Identificar y registrar nicamente las operaciones reales. 2. Describir oportunamente las operaciones. 3. Cuantificar el valor de las operaciones. El sistema de comunicacin se refiere bsicamente al mecanismo, mediante el cual se da a conocer a los usuarios y responsables de la informacin. Por ejemplo: un medio de comunicacin sustancial es la implementacin de la pgina de transparencia con la que debe contar la Municipalidad, en la que se exponen todos los trabajos y quienes son los funcionarios que conforman la dotacin municipal, en este caso los usuarios se comunican con el encargado de informtica y enlazan una comunicacin basada en la realidad que libra de toda duda de la comunidad.

Procedimientos de Control: Los procedimientos de control internos que se establecen en la unidad, deben de proporcionar una seguridad razonable en la informacin que proporcionan dentro del mbito de sus competencias reales y que los objetivos de la unidad se cumplan con eficiencia y eficacia. Un ejemplo seria el siguiente: actualmente en la Municipalidad se esta elaborando un procedimiento para la marcacin del reloj biomtrico, este procedimiento se encuentra dentro de las metas de alta prioridad de la unidad, puesto que constituye un elemento primordial para el actuar de los funcionarios, ya que se establecen formas y mtodos que deber tener en

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cuenta el funcionario al momento de la marcacin y posibles problemas que pudieran surgir de la misma.

Vigilancia: El proceso de vigilancia se puede desarrollar de dos formas: 1) Vigilancia del control interno: la constante revisin de los procedimientos de control interno asegura su actualizacin y modificacin en el caso que sea necesario lo que garantiza su adecuado funcionamiento. 2) Vigilancia de los resultados: mediante la revisin de los resultados que reportan las unidades administrativas en la realizacin de sus actividades programadas, se analizan las fortalezas y debilidades de la misma, y en su caso tomar las acciones pertinentes. Por ejemplo: el funcionamiento del control interno en la revisin de los resultados seria el siguiente, en la municipalidad cuando ingresa un decreto de pago de los servicios traspasados que en este caso correspondera a salud como tambin a educacin, se ejecuta una revisin de toda la documentacin, cuando se detecta un error se realiza un observacin que es informada al alcalde para que realice su pronunciamiento respecto al tema, dentro de la observacin se detalla el error que se ha encontrado y se sugiere una posible solucin, con el fin de mejorar el sistema ante futuras fiscalizaciones que pudiera realizar la Contralora Regional de Valparaso.

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Principios contables En el boletn tcnico N 56, indica que los principios y normas de contabilidad generalmente aceptadas son reglas y procedimientos necesarios para las prcticas de contabilidad en un momento, por lo que traducido en otras palabras an cuando sea una entidad pblica y el desarrollo de esta actividad sea el control interno, la base de un profesional sigue siendo las mismas, en la que la elaboracin de un informe debe contener los principios de contabilidad, por otro lado en ausencia de boletines que dicten principios o normas en chile, es necesario recurrir a las normas internacionales de contabilidad (NIC), por otro lado este boletn se encuentra complementado con el boletn tcnico N 1, donde se exponen de forma clara y precisa los principios sobre los que se debe basar cualquier profesional siendo estos los siguientes: 1. Equidad 2. Entidad contable 3. Empresa en marcha 4. Bienes econmicos 5. Moneda 6. Periodo de tiempo 7. Devengado 8. Realizacin 9. Costo histrico 10. Objetividad 11. Criterio prudencial 12. Significacin o importancia relativa 13. Uniformidad 14. Contenido de fondo sobre la forma. 15. Dualidad econmica 16. Relacin fundamental de los estados financieros 47

17. Objetivos generales de la informacin financiera 18. Exposicin Alcance del Boletn El boletn tcnico N 1 tiene como objetivo establecer la teora bsica en la cual se fundamentan los principios y normas generales de la contabilidad financiera. Para el ente en s, esto involucra un elemento importante del control, eficiencia operativa y planificacin, los principios contables se definen de la siguiente forma:

1. Equidad Esto implica que el contador debe ser independiente en la confeccin de la informacin contable, y si existe oposicin de intereses entre los usuarios, no deber optar por ninguno de los dos, sino que slo debe limitarse a presentar la informacin que emana de los hechos econmicos que ha experimentado la empresa. 2. Entidad contable Este principio seala que debe tenerse la claridad de que la empresa es una unidad absolutamente distinta a los dueos, esto significa que tanto derechos como obligaciones de la empresa, deben ser asumidos por sta. Adems, este principio indica que no se deben mezclar las tenencias de los dueos con las de la empresa. 3. Empresa en marcha Este principio realiza una suposicin acerca de la vida de la empresa, y supone el estado ms probable, es decir la subsistencia en el tiempo. Este supuesto se realiza para valorizar los bienes y obligaciones de la empresa, que como se enunciar en un principio posterior es el Costo Histrico; sin embrago, si la

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empresa estuviera pronta a cerrar la valorizacin de sus activos y pasivos, sera diferente, al valor de liquidacin.

4. Bienes econmicos Este principio se refiere a que la contabilidad solo mide los bienes en trminos monetarios, es decir los bienes deben tener un valor determinado y deben ser cuantificables, en ningn caso se puede contabilizar bienes narrados. 5. Moneda La contabilidad se mide en trminos monetarios, lo que permite reducir todos sus componentes heterogneos a un comn denominador. Adems de que los hechos econmicos sean cuantificables, se debe contar con un comn denominador, que sirva para capturar la informacin, sta es la moneda, que para el caso de Chile, es el peso. 7. Devengado Este principio tiene relacin con la diferencia entre los flujos de efectivo y los resultados, e indica que debe reconocerse los resultados econmicos independiente de si stos han sido pagados o percibidos, es decir si existe de por medio un desembolso de efectivo. 8. Realizacin Las operaciones de la empresa se deben registrar cuando exista la certeza de que han sido completadas, cuando se tiene la seguridad que esa operacin se ha concretado, (cuando este completamente realizada). 9. Costo histrico

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En general, los hechos econmicos deben capturarse a su costo histrico, es decir el costo de adquisicin en la mayora de los casos, se hace esto porque es el valor ms objetivo que se pueda tener.

10. Objetividad Deben registrarse las operaciones en el momento que se tenga sustento de que sta ocurri y cuando exista certeza de su valor. Se puede observar esta situacin cuando dos entes independientes uno del otro observan lo mismo frente a un hecho econmico. 11. Criterio prudencial o Principio Conservador. Existe una frase tpica que resume este principio, "no anticipar ganancias, pero si las prdidas". Esto se traduce en que para el caso de las prdidas, basta que exista algn hecho que indique que podra generarse una prdida para registrarla, sin embargo en el caso de las ganancias, debe tenerse certeza absoluta para poder registrarla. 12. Significacin o importancia relativa Existen situaciones en las cuales debe operar el criterio de quien realiza un registro contable, en el sentido de que hay operaciones que no se ajustan a los Principios y Normas Contables existentes, en ese momento ser quien registre quien decidir como debe hacerlo. Por otro lado, hay situaciones o hechos econmicos insignificantes que no se justifica contabilizar a cada momento. 13. Uniformidad Este principio los indica que los mismos procedimientos contables que utilizamos en un periodo debe ser realizado en el periodo siguiente, en caso contrario los cambios deber registrarse en las notas explicativas.

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14. Contenido de fondo sobre la forma Se debe considerar en primer lugar, el significado del hecho econmico que se desea registrar ms que la interpretacin legal. Tiene relacin con los Balance Financiero y Tributario, el balance financiero muestra los hechos la empresa y el balance tributario debe ser visto desde el punto de vista contable ms que desde el punto de vista legal. 15. Dualidad econmica Este es el concepto ms importante en lo que a registros contables se refiere, pues es la base de donde aparece la teora contable, se establece que todo lo que la empresa tiene, ya sean derechos o bienes; lo debe, y esta deuda puede ser con terceros o con los dueos. Lo anterior se traduce en: ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO. 16. Relacin fundamental de los estados financieros Los Estados Financieros son complementarios entre s, actualmente existen tres estados obligatorios, ellos son: Balance General Financiero, el Estado de Resultados y el Estado de Flujo Efectivo.

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Estos tres Estados Financieros son complementarios porque el Balance General es un estado de lo que tiene y lo que debe la empresa, ahora si la empresa tiene ms de lo que debe eso implica una ganancia y si debe ms de lo que tiene eso implica una prdida, el detalle de las ganancias y las prdidas se informa en el Estado de Resultados, adicionalmente el Estado de Flujo de Efectivo detalla la variacin del efectivo durante un periodo determinado, por cierto el mismo periodo para el que se confeccionaron el Balance y el Estado de Resultados.

17. Objetivos generales de la informacin financiera Es importante considerar que los usuarios de la informacin contable se encuentran familiarizados con el lenguaje contable, que es un lenguaje tcnico, por lo que la informacin contable debe estar en este lenguaje y a la vez debe ser til al usuario sea este interno o externo a la empresa. 18. Exposicin Adems de los tres Estados Financieros obligatorios, se debe entregar informacin adicional que sirva para la adecuada interpretacin de dichos Estados. Se exige la presentacin de las Notas a los Estados Financieros, donde se detallan los montos de algunas cuentas o se hacen algunas observaciones de carcter cualitativo que podran incidir en las decisiones de los usuarios de la informacin contable.

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Los principios que rigen al control interno Aun cuando se debe actuar bajo el boletn tcnico N 1 es factible, que adems como control interno se adhieran 3 principios ms como se detalla a continuacin: 1.- Divisin de trabajo. 2.- Fijacin de responsabilidad. 3.- Cargo y descargo. A continuacin se presenta una breve definicin de cada uno de estos principios: 1.- Divisin del Trabajo La esencia de ste principio descansa en la separacin de funciones de las unidades operativas de actividades de forma tal que una persona no tenga un control completo de la operacin, para lo cual se debe distribuir el trabajo de modo que una operacin no comience y termine en la persona o departamento que la inici. De esta forma el trabajo de una persona es verificado por otra, que trabaja independientemente, pero que al mismo tiempo est verificando la operacin realizada, lo que posibilita la deteccin de errores u otras irregularidades.

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Se extiende este principio a toda actividad laboral administrativa y debe aplicarse hasta donde las posibilidades del personal lo permitan, esto quiere decir que a pesar de los beneficios que ofrece su aplicacin, debe ser objeto de una lgica adecuacin cuando la plantilla del personal es pequea, el aumento del personal con este fin debe ser la ltima de las alternativas, cuando no haya otra solucin, ya que debe tenerse en cuenta que el costo de un control no debe ser superior a los beneficios que se deriven.

En el caso particular de la municipalidad de Petorca, la unidad establece procedimientos que son a peticin de la misma son revisados por jurdica y en muchos casos por la administracin, y en conjunto se resuelve determinar una posible solucin que es expuesta al alcalde y al concejo. 2.- Fijacin de Responsabilidad Que los procedimientos inherentes al control de las operaciones econmicas, as como la elaboracin de los documentos pertinentes, permitan determinar en todos los casos, la responsabilidad primaria sobre todas las anotaciones y operaciones llevadas a cabo. Se parte de la concepcin de que las normas y procedimientos estructurados, sobre la base de una adecuada organizacin, prevean las funciones de cada rea, o sea, que hay que hacer, as como las consecuentes responsabilidades de cada uno de los integrantes de una unidad organizativa, expresando el cmo hay que hacer y quin debe hacerlo. Es por eso que la municipalidades se rigen por la Ley N 18.695, Orgnica constitucional de municipalidades en donde se define conceptualmente las responsabilidades y deja constancia documental de quin efecta cada operacin. 3.- Cargo y Descargo

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Este principio esta ntimamente relacionado al de la fijacin de responsabilidad, pues facilita la aplicacin del mismo cuando es necesario. Debe entenderse el mximo control de lo que entra y sale; cualquier operacin registrada en una cuenta contraria a su naturaleza debe ser investigada al mximo.

Consiste simplemente en que cuando se produce una entrega de algo: mercancas, documentos, dinero, etc. (descargo), existe una contrapartida o recepcin (cargo). Cuando esta operacin se formaliza documentalmente, la persona que recibe, firma el documento asumiendo la custodia de los medios recibidos. En realidad el objetivo de este principio trata de garantizar que cada modelo, documento o registro, se corresponda con slo determinado tipo de operaciones perfectamente delimitado, de forma tal que la naturaleza de estas operaciones siempre sea correspondiente y uniforme. Esto permite, mediante el anlisis del movimiento o la existencia de anotaciones originadas por documentos primarios, que no se corresponden con la naturaleza de las operaciones de un registro determinado, poder descubrir errores o anomalas en la informacin contable. Adems de los principios generales antes mencionados, procede observar otros procedimientos, como son: Que las anotaciones se efecten en los sistemas y pertinentes para que constituyan documentos documentos no

probatorios,

permitindose en ningn caso que en tales documentos se lleven a cabo borraduras, enmiendas o tachaduras de lo anotado, lo que implica 55

subsanar cualquier error y nueva anotacin en la forma que proceda, acorde a la naturaleza del error y documento o registro de que se trate. Que los estados de pagos que contienen los registros u otros, estn habilitados en sus respectivas carpetas identificadas por ao y numeracin dado su carcter de documentos probatorios requieren ser conservados y protegidos durante el tiempo que en este sentido se establezca. Control de Cheques emitidos

El objetivo es dejar constancia de los datos que muestran los cheques emitidos y entregados, a fin de proceder a su control en las fechas en que se expiden los mismos y en que se cargan por el Banco al efectuar su pago. Las municipalidades al generar un Decreto de pago, cuentan con un espacio donde se identifica el numero del egreso, la fecha en que cancelar, el nmero del cheque y el monto por el que se est entregando, todo esto es registrado en tesorera y en el sistema de contabilidad gubernamental, de esta forma es posible que se busque a un proveedor tan solo con el nombre o el R.U.T. , arrojando los datos sealados anteriormente, por otro lado adems se lleva un libro de egresos de manejo manual, donde se registran los mismos datos, todo esto para mantener un manejo estricto tanto de los decretos como de los cheques emitidos, por otro lado cuando un cheque se anula, se registra tanto en el sistema como en el libro, un cheque al quedar nulo, se le recorta el numero de serie, el cual es pegado en la libreta, todo con el fin de identificar que el cheque ya no procede ser cancelado, este procedimiento reduce el riego de producirse un mal uso de los cheques nulos. DATOS DE USO OBLIGATORIO:

Fecha de emisin del cheque. Nmero del cheque.

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Nombre del beneficiario. Importe del cheque. Tachado de a la orden y al portador. Firma de la tesorera y del alcalde con sus respectivos timbres.

Arqueo del efectivo en caja

CONCEPTO: Se define al Arqueo de Caja como la operacin de recuento y la verificacin del saldo de los caudales de Caja. Dicho de otra manera Arqueo de Caja es una operacin por medio de la cual se comprueba si el saldo que arroja el libro, es conforme o no.

Una sana poltica de control interno en lo referente a la Caja establece que cada cierto tiempo y de manera sorpresiva se deben hacer arqueos, por una persona autorizada de la empresa en lo referente a los fondos de la Caja Chica, para comprobar la eficiencia y el correcto uso que se est haciendo de este dinero, por parte de las personas responsables. Lo normal es que la suma de los diversos comprobantes de egresos y el efectivo sea igual al total del fondo asignado a la Caja Chica; pero puede suceder que se haya hecho un pago que no se ha relacionado, o se cancela un comprobante por una suma mayor o menor, o el cajero a hecho un uso indebido del mismo. Todo esto puede originar faltantes o sobrantes de dinero en la Caja Chica En el caso de que se detecte un faltante, se tienen dos alternativas: Cobrarle el faltante al Cajero. Considerar como un gasto para la institucin.

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Si por el contrario arroja como resultado un sobrante, el mismo se debe abonar a una cuenta de otros ingresos.

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Estudio del efectivo

El efectivo es sin duda el activo ms circulante de los que se presentan en el Balance General, y la culminacin de casi todas las transacciones de compra y venta. El dinero debe estar en movimiento para que produzca beneficios a cualquier tipo de institucin. Una institucin bien administrada debe guardar un equilibrio entre el efectivo disponible y las necesidades normales. Ya que si se dispone de cantidad insuficiente para las operaciones, se trabaja bajo una presin constante de apremios urgentes, y se va adquiriendo una reputacin perjudicial, como consecuencia de los frecuentes aplazamientos de las obligaciones. Pero igualmente es criticable la existencia de un efectivo superior a las necesidades de la institucin, puesto que ese dinero resulta improductivo. Que se debe considerar como efectivo? En trminos generales, solamente debe incluirse como efectivo en el balance general el dinero o su equivalente, que en la fecha est realmente a la disposicin para desembolsos gastos previamente asignados o sea: 1.- Las monedas y billetes de curso legal mantenidos en la caja de la entidad. 2.- Las cantidades depositadas en los bancos, contra las cuales se pueden librar cheques. La caja chica es la herramienta til dentro de cualquier entidad, pues esta destinada para compras menores de inmediata utilizacin y de disponibilidad de efectivo para esas compras. Normalmente la Caja Chica esta bajo la custodia de un funcionario responsable y calificado para la labor quien es la que autoriza los desembolsos para la compra respectiva. Los montos de una Caja Chica pueden ser de unos pocos miles hasta cientos de miles segn el destino til que dentro de la operatividad de facilitar algunas transacciones menores de la entidad, en el caso de la municipalidad ese monto

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se encuentra asignado. Las reglas para el uso de la Caja Chica se basan en el manual de procedimiento de la institucin, el cual no tiene establecida an la municipalidad. La cuenta de Caja Chica dentro del balance general siempre ser reflejada por su monto de apertura, quiero decir con esto que contablemente tiene un particular procedimiento para registrar sus operaciones bajo el sistema de reembolso. Ejemplo: Apertura de Caja Chica por $ 30.000 pagado con cheque bancario cuyo titular es la Municipalidad XX, El asiento seria el siguiente: DEBE Caja Chica a) Bancos Se autoriz las siguientes compras por Caja Chica 2 lpices por $500. DEBE Artculos de Escritorio a) Caja Chica $500 $500 HABER $ 30.000 $30.000 HABER

La Caja Chica siempre tendr los. $30.000, puesto que al salir de caja chica los $500, deber existir una rendicin en la que se indicara el motivo de la compra, posterior ha eso se generar un Decreto de pago en el que se retorna el dinero a la caja chica, el cheque tendr la particularidad que solo podr ser cobrado por la funcionaria a cargo de la caja, por lo que cuando se procede a un arqueo a la Caja Chica, esta siempre debe poseer el monto en efectivo o reflejado en comprobantes de las compras autorizadas y el total debe ser los $ 30.000, con la cual se abri.

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Contabilidad Gubernamental

Principales Caractersticas Es un sistema creado bajo las normas vigentes de la Contralora General de la Repblica con respecto al manejo contable de las Municipalidades. - Solucin en trminos globales del flujo administrativo y contable, en donde se respetan secuencialmente todos los pasos que se deben cumplir. - Absoluta adaptabilidad de la estructura de los sistemas a las caractersticas propias del manejo administrativo, especialmente con respecto a rdenes de compra. - Separacin virtual de lo que corresponde a Administracin y Contabilidad, en donde la comunicacin y actualizacin paralela es automtica. - Mantiene una interrelacin constante entre la informacin presupuestaria y la financiera. - Manejo de los saldos presupuestarios en forma automtica, como tambin la asignacin de movimientos contables. - Ante cualquier tipo de obligacin, el sistema consulta en lnea los montos de presupuesto especificados bajo las cuentas contables respectivas. - Permite un seguimiento claro y preciso del estado de una orden de compra o cualquier otro tipo de obligacin, como tambin de los ingresos provenientes de tesorera.

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- Almacenamiento histrico de datos, los cuales pueden ser rescatados en forma ntegra para fines de consulta. La Contralora general de la Repblica

Segn dictamen 28167, la contralora determina que a un funcionario se le puede asignar la caja chica siempre que tenga a su cargo la recaudacin, administracin o custodia de fondos o bienes del estado, quienes debern rendir caucin ante de la C.G.R., en caso de la municipalidad de Petorca, y segn ley N 18.695, Art. 27, determina las funciones de la unidad encargada de administracin y finanzas, quienes a su vez se desagregan crendose la tesorera y de esta se depreden, la oficina de rentas y patentes y la funcin de la cajera, quien tiene a su cargo la recaudacin

La contralora puede fiscalizar segn lo determina la ley 10.336, Art. 68,69 y 70 CAUCIONES Artculo 68. Todo funcionario que tenga a su cargo la recaudacin, administracin o custodia de fondos o bienes del Estado, de cualquiera naturaleza, deber rendir caucin para asegurar el correcto cumplimiento de sus deberes y obligaciones. Las cauciones podrn consistir en seguros, fianzas y otras garantas que determine el reglamento que dicte el Presidente de la Repblica. En dicho reglamento se establecern, adems, las modalidades, el monto y las condiciones de aqullas; como tambin las normas relativas a su cancelacin y liquidacin. Lo anterior, sin perjuicio del ejercicio de las facultades fiscalizadoras de la Contralora General de la Repblica para velar por el estricto cumplimiento de las normas referidas, y para que se hagan efectivas las responsabilidades consiguientes en caso de infraccin.

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Artculo 69. Los Jefes de Servicios velarn porque sus subalternos cumplan con la obligacin de rendir caucin, y si permitieren que entren al desempeo de sus funciones sin cumplir con este requisito, sern solidarios de la responsabilidad que pudiere afectar a aqullos. Artculo 70. Tan pronto como ingrese a la Administracin Pblica un funcionario que deba manejar fondos o custodiar bienes, o en el caso de que pasen a desempear funciones de esta naturaleza funcionarios que antes no las servan, el Jefe respectivo lo comunicar al Contralor, cuando el puesto que ocupare no sea de aquellos expresa o taxativamente sealados por las leyes o reglamentos como sujeto a caucin.

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Caso Prctico N 1: Revisin de estados de pagos Caja Chica realizado por la Unidad de Control de Forma Real en el Mes de Octubre 2010

Funcionaria Sra. Liliana Pinto, Cargo cajera, los Decretos de pago deben anexar la documentacin necesaria. Estado de pago revisados: 1.- Decreto de Pago N 2949, egreso 2904, DN 1569886, fecha 06 de Octubre del 2010, por $85.986. 2.- Decreto de Pago N 2987, egreso 2927, DN 1450002, fecha 07 de Octubre del 2010, por $85.804. 3.- Decreto de Pago N 2999, egreso 2940, DN 1450009, fecha 08 de Octubre del 2010, por $98.732. 4.- Decreto de Pago N 2998, egreso 2941, DN 1450010, fecha 08 de Octubre del 2010, por $59.800. 5.- Decreto de Pago N 3020, egreso 2948, DN 1450019, fecha 12 de Octubre del 2010, por $98.643. Resultados de la Revisin: Considerando: - Decreto N 2949, la portada del Decreto de pago se encuentra sin firma de la Tesorera Sra. Leticia Barraza, Funcionaria de Planta, por otro lado los Viticos adjuntos no cuentan con la firma del Jefe Directo estos serian los Siguientes:

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N 616 Correspondiente al Funcionario N 619 Correspondiente al Funcionario N 620 Correspondiente al Funcionario

de Planta el Seor Cristian Valencia, de Contrata el Seor Ricardo Farias y Suplente el Seor Marcos Oyarce. - Decreto N 2987, la portada del Decreto de pago se encuentra sin firma de la Tesorera Sra. Leticia Barraza y de la Secretaria Municipal Srta. Ena Jorquera, las rendiciones adjuntas presentan los siguientes inconvenientes: Seor Ricardo Farias, Funcionario a Contrata, con fecha 7 de Octubre del 2010, present rendicin indicando los siguientes motivos: Retiro de talonarios a Cabildo en vehculo particular por $8.000 y la colacin para el inspector en feria de pensionados por $3.000, correspondiente al gasto del Vehculo, se encontrara dentro de parmetros excesivos. - Decreto N 2999, la Portada del Decreto de pago se encuentra sin firma de la Autoridad Mxima, Inconvenientes: Sra. Mara Teresa Fuentes Rodrguez, Funcionaria a Contrata, con fecha e 06 de octubre del 2010, present rendicin indicando el siguiente motivo: Entrega de convenios en el Gobierno Regional, no se adjunta oficio. Sra. Leticia Barraza, Funcionaria de Planta, con fecha 07 de Octubre del 2010, present rendicin indicando el siguiente Motivo: Rendicin a Fonasa, no se adjunta oficio. las rendiciones adjuntas presentan los siguientes

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Rosa Palma Palma, Funcionaria de Planta, con fecha 07 de

Octubre del 2010, present rendicin indicando el siguiente Motivo: Entrega de documentos a la Contralora, no se adjunta oficio.

Sra. Carolina Fuentes, Funcionaria a Honorarios, con fecha 07

de Octubre del 2010, present rendicin indicando el siguiente Motivo: Entrega de planos Bienes Nacionales y fichas, no se adjunta oficio, se suma a eso que en su rendicin por concepto de almuerzo correspondiente a la suma de $2.990 segn boleta, le fueron entregados por caja la suma de $3.000, producindose una diferencia de $10, la encargada de caja deber devolver esta cifra. - Decreto N 2998, la portada del Decreto de pago se encuentra sin firma de la Autoridad Mxima, por otro las rendiciones de algunos funcionarios presentan los siguientes inconvenientes: Sra. Carolina Fuentes, Funcionaria a Honorarios, Con fecha 24 de septiembre del 2010, present rendicin indicando el siguiente Motivo: Entrega de Carpetas a Bienes nacionales, regularizacin de terrenos, no se adjunta oficio. Srta. Evelyn Ibacache, Funcionaria a Contrata, con fecha 23 de septiembre del 2010, present rendicin indicando el siguiente Motivo: JUNAEB Via del Mar, no se adjunta oficio. - Decreto N 3020, la portada del estado de pago se encuentra sin firma de la Secretaria Municipal Srta. Ena Jorquera, por otro las rendiciones de algunos funcionarios presentan los siguientes inconvenientes: Sr. Adolfo Surez, Funcionario a Contrata, con fecha 08 de Octubre del 2010, present rendicin indicando el siguiente Motivo: Pago de proveedores en Ligua, no se adjunta oficio. Se adjunta una solicitud de requerimiento, la cual debera venir acompaada de una orden de trabajo, puesto que el motivo es la realizacin del aseo a la 66

camioneta Chevrolet patente CCVF-31, por otro lado, el certificado que respalda esta solicitud no se encuentra firmada por el departamento solicitante, en este caso, Movilizacin.

Conclusiones: A consecuencia de la Auditoria Operativa Interna realizada, se han detectado que ciertos Decretos de Pago presentan en su plenitud variadas Omisiones, que afectan directamente el desarrollo de caja chica, por lo que es necesario elaborar un procedimiento enfocado a la caja de esta Municipalidad, con el fin de mejorar el sistema y de tal forma anteponerse a las futuras fiscalizaciones que pudieran producirse por parte de la contralora.

Se Resuelve: A consecuencia de lo anterior la unidad de control de la Ilustre Municipalidad de Petorca, decide enviar oficio al seor Alcalde y al Honorable Concejo, para informar acerca de las falencias detectadas en los estado de pago de caja chica, todo generado por la ausencia de un procedimiento, por otro lado se plantea la elaboracin de un procedimiento basado en las fallas detectadas en los decretos antes mencionados.

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Elaboracin de un Procedimiento en la caja Municipal Aporte de la tesis a la Municipalidad

Municipalidad de Petorca Direccin de Administracin y Finanzas Departamento de Personal

Reglamento Municipal N______________/ Petorca, ______________/ Vistos: 1.- Las atribuciones que me confiere la Ley N 18.695, Orgnica Constitucional de Municipalidades y la Ley N 18.883, Estatuto Administrativo de los Funcionarios Municipales. 2.- Inciso 1 del artculo 2 del citado D.F.L. N 262/1977, del Ministerio e Hacienda, aprobatorio del Reglamento de Viticos para el personal de la Administracin Publica 3.- Ley N 19.070, Estatuto de los profesionales de la Educacin, Ley N 19.378, establece Estatuto para los funcionarios de la Atencin Primaria de Salud Municipal. Teniendo Presente: a.La necesidad de ordenar, sistematizar y Apoyar a la unidad administrativa mediante la realizacin de un reglamento que se refiera a la Caja chica, cometidos funcionarios, viticos, rendiciones y anticipo a tercero. b.La aprobacin involucrara a los funcionarios de Planta, Contrata, Cdigos del Trabajo y servicios traspasados.

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c.-

El presente Reglamento regir a Contar del __ de _______del

ao 20__, derogando, desde la fecha, cualquier normativa contraria. Se Resuelve: Expedir el siguiente Reglamento de Caja Chica, Cometidos Funcionarios, Viticos, rendiciones y Anticipos a Terceros

CAPITULO I DE LAS DEFINICIONES Articulo 1. Concepto.- El Fondo de Caja Chica es una cantidad de dinero en efectivo reembolsable, que sirve para cancelar obligaciones no previsibles y urgentes, de valor reducido y que no sean factibles de satisfacer mediante la emisin de cheques. Articulo 2. Cometido funcionario.- Los Funcionarios Municipales podrn ser designados, por el Alcalde o Jefe Directo, en la realizacin de un cometido Funcionario que los obliga a desplazarse dentro o fuera de su lugar de desempeo habitual, para realizar labores especficas inherentes al cargo que sirven. Estos Cometidos no requieren ser ordenados formalmente salvo que originen gastos para la Municipalidad, tales como pasajes, Viticos u otros anlogos, en cuyo caso se deber realizar un Decreto o un Oficio de Solicitud. Articulo 3. Viticos.- Por vitico debe entenderse aquella suma destinada a la atencin de gastos de hospedaje, alimentacin y otros gastos menores, que los entes pblicos reconocen a sus servidores cuando stos deban desplazarse en forma transitoria de su centro de trabajo con el fin de cumplir con las obligaciones de su cargo.

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Articulo 4. Rendiciones.- Por Rendiciones se debe entender aquella suma que hubiese sido entregada por caja chica, para asumir gastos de Pasajes, Combustible, Alimentacin u otros, los cuales se encuentran sujetos a rendicin mediante planilla detallada con respaldo del respectivo comprobante.

Articulo 5. Anticipo a Terceros.- Por Anticipo a tercero se debe de entender la suma de dinero que es requerida para comprar algn objeto determinado, esto solo podrn ser solicitados por un funcionario de planta o contrata y ser emitido un decreto de pago al nombre de La funcionaria a Cargo de caja chica y no del funcionario solicitante. CAPITULO II OBJETIVO Articulo 6. Objetivo.- El presente Reglamento tiene por objeto regular y establecer las normas y la utilizacin del Fondo de Caja Chica a fin de que stos cumplan con el propsito para el cual se los autoriza, y as permitir un rpido y eficiente manejo administrativo para el normal desarrollo de las actividades. Los fondos de caja chica servirn nica y exclusivamente para cancelar pagos en efectivo, que por su monto reducido no sea factible de satisfacer mediante el proceso normal, adems se incluyen los Anticipos a Tercero, Viticos, rendiciones, por estar directamente relacionado con la Caja chica en el egreso e ingreso de dineros. Se sujetarn a las disposiciones establecidas en este Reglamento, los diferentes departamentos a los que se asignen Fondos de Caja Chica y a los funcionarios y empleados responsables de su administracin y manejo.

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CAPITULO III CUSTODIA Articulo 7. La custodia y manejo del fondo fijo.- La caja chica es de responsabilidad exclusiva y nica de la persona designada para el efecto, que ser independiente del Tesorero o de aquellas personas que realicen labores contables, aun cuando se encontraran bajo directa subordinacin del departamento de Finanzas y el departamento de Tesorera. Articulo 8. La persona responsable.- El manejo del fondo fijo de caja chica, deber ser caucionado de conformidad con lo que establece el reglamento de cauciones expedido por la Contralora General del Estado. Articulo 9. Funciones del encargado de caja chica.funciones se encontraran las siguientes labores: Manejo de Caja chica, (Ser responsable tanto de los sobrantes, como de los faltantes que se pudieran originara en la caja), Realizara entrega de anticipos cuando la situacin lo amerite, Cancelara viticos, Recepcionar de ingresos, Registro de decretos en el libro de Egresos, Apoyo en la venta de bonos de Fonasa y Atencin de pblico cuando la situacin lo requiera. Dentro de sus

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Articulo 10. Gastos Permitidos.- Los gastos permitidos y los topes con los que trabajara la encargada de caja chica sern los siguientes: Motivo Pasajes a Cabildo Pasajes a la Ligua Pasajes a Calera - Quillota Pasajes a Via del Mar - Valparaso Pasajes a Santiago Colacin Combustible Materiales de Construccin Hasta $ $ 2.400.$ 3.200.$ 6.000.$ 8.000.$10.500.$ 3.000.$10.000.$20.000.-

Articulo 11. Remplazo del encargado de caja chica.- Si la Titular encargada de la Caja se encontrara con licencia, permiso o Vacaciones, el Jefe Directo mediante decreto establecer el o la reemplazante de la caja en cuestin. Articulo 12. Sobrantes de dinero.- Es un descuadre que se le representa al cajero al momento de hacer el cuadre del efectivo fsico con los totales de la aplicacin en el rubro de efectivo neto. Cuando existan sobrantes en caja deben ingresarse a las arcas Fiscales por medio de alguna cuenta establecida para dicho trmino. Articulo 13. Faltantes de Dinero.- Es un tipo de descuadre que se les presenta a los cajero en el momento de hacer el cuadre fsico del dinero con los datos suministrados por los totales de la aplicacin. El faltante debe ser cubierto el mismo da de ocurrido la deteccin por el cajero responsable. Articulo 14. Arqueos sorpresivos.- Ser responsabilidad de la Unidad de Control la realizacin de arqueos de caja, esta unidad podr realizar arqueos sorpresivos en fechas no previstas, se dejara constancia de su realizacin; sin perjuicio de arqueos que pudiera ordenar el Alcalde. CAPITULO IV DE LA OBLIGACIN DE RENDIR CUENTA

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Articulo 15. Disposiciones legales Comunes de los Servicios Pblicos.Esta dispuesto en la Ley de organizacin y atribuciones de la Contralora General de la Repblica (Ley N 10.336), que toda persona o entidad que reciba, custodie o administr o pague fondos del fisco, de las Municipalidades, ser responsable de estos en conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias. Articulo 16. Obligacin con la Contralora en la rendicin de Cuentas.- En el ttulo VI de la Ley N 10.336 se establece la obligacin de rendir cuentas en los siguientes trminos: Todo funcionario, como asimismo toda persona o entidad que reciba, custodie, administre o pague fondos de los mencionados en el artculo 1, rendir a la Contralora las cuentas comprobadas de su manejo en la forma y plazos que determine la Ley. Articulo 17. Cobertura.- Por su parte la Contralora General de la Repblica, por medio del circular N 70.490 del 06 de octubre de 1976, imparti instrucciones sobre las rendiciones de cuentas, en las que el cumplimiento de las normas de tal circular son exigibles a todos los servicios e instituciones a que se refiere el articulo 2 transitorio del decreto Ley N 1263 de 1975. Articulo 18. mbito Municipal.- La rendicin de cuentas la efectuar la respectiva Unidad de Administracin y Finanzas, de conformidad con el artculo 27, letra b), N 6, de la ley N 18.695, Orgnica Constitucional de Municipalidades.

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Articulo 19. Instrucciones Generales de las rendiciones.- Por todo gasto se requerir comprobante o boleta de compraventa que lo justifique. En el caso de gastos inferiores al mnimo, por el cual no es obligacin extender boletas de compraventa debern detallarse en nominas o planillas firmadas por el funcionario responsable que rinde la cuenta. Las rendiciones que constituyan una salida fuera de la Ciudad de Petorca, debern venir acompaadas de un documento de Respaldo que acredite de forma veraz el motivo que constituira la salida, este deber adjuntarse al momento en que se entrega la rendicin. Las rendiciones debern contener los siguientes tems (Ej. Cuadro N 1): 1.- Fecha (Da, Mes y Ao). 2.- R.U.T. del Funcionario. 3.- Motivo que constituye la rendicin. 4.- Comprobantes de Respaldo: - En los siguientes casos se deber anexar boleta o boleto de respaldo: Compra de un artculo, Colacin Pasajes o Combustible. el funcionario deber adjuntar adems documento de

- En el caso que la rendicin constituya la Salida fuera de la Ciudad de Petorca, Respaldo. 5.- Monto total de la rendicin. 6.- Firma del Funcionario. Las salidas fuera de la Ciudad de Petorca, estarn sujetas al valor que se manejan en los buses, si el funcionario decidiera movilizarse en colectivo deber asumir la diferencia, en casos de Urgencia el Alcalde podr autorizar el equivalente al pasaje en colectivo.

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Cuadro N 1 I Municipalidad de Petorca Caja Chica

DIA

____

MES :

________

AO :

201____

FUNCIONARIO R.U.N. GARGO Y GRADO

:____________________________________________ :_________________ :____________________________________

:____________________________________________
______________________________________________ PESOS.-

MOTIVO

GASTO TOTAL DE RENDICION :

COMPROBANTE:

TOTAL :

$_________.-

_______________________________________
Firma del Funcionario

CAPITULO V 75

VITICOS

Articulo 20. Disposiciones Legales del Vitico.- Decreto Ley 262, del 03 de Mayo de 1977, Ministerio de Hacienda Reglamento de Viticos en Territorio Nacional Este reglamento es aplicable a todo el personal Municipal, de planta y contrata; incluyendo tambin al de los servicios traspasados, que en sus estatutos y contratos de trabajo especifique el derecho a gozar de este beneficio. Tambin incluye el personal a honorarios, siempre que en sus contratos se especifique el derecho a este beneficio. Articulo 21. Concepto.Los trabajadores del sector pblico que, en su

carcter de tales y por razones de servicio deban ausentarse del lugar de su desempeo habitual, dentro del territorio de la repblica, tendrn derecho a percibir un subsidio, que se denominar vitico, para los gastos de alojamiento y alimentacin en que incurriera, el que no ser considerado sueldo para ningn efecto legal. Se entender por pernoctar, cuando el servidor se traslade de manera temporal a otra jurisdiccin fuera de su domicilio y lugar habitual de trabajo, y tenga que alojarse y dormir en ese lugar, hasta el siguiente da. Es otorgado a los funcionarios del Servicio (contrata y planta). Articulo 22. Viticos.- Existen cuatro modalidades de viticos: a) Vitico completo: Cuando debe ausentarse de su lugar de desempeo habitual, y que debe pernoctar. Los trabajadores tendrn derecho al 100% del vitico completo que le corresponde de acuerdo al artculo 4 del DFL N 262 de 1977, del Ministerio de Hacienda, por los 10 primeros das, seguidos o alternados en cada mes calendario. Por los das en exceso sobre 10 en cada mes calendario, slo tendr derecho al 50% del vitico correspondiente. Se aplica le mismo porcentaje, a los das en exceso sobre 90 das dentro del ao presupuestario. 76

b) Vitico Parcial: Si debe ausentarse de su lugar de desempeo habitual, y no debe pernoctar fuera del lugar de desempeo habitual, si recibe alojamiento por cuenta del Servicio o pernoctare en trenes, buques o aeronaves. Recibe el equivalente del 40% del vitico completo. c) Vitico de Campamento: Cuando el trabajador, por la naturaleza de sus funciones, debe vivir en campamentos fijos, alejados de la ciudad, debidamente calificados por el jefe superior del Servicio (Vicepresidente/a Ejecutivo/a). Recibe el equivalente del 30% del vitico completo. d) Vitico de Faena: Cuando para dar cumplimiento a sus funciones habituales, debe trasladarse diariamente a lugar de faena o a la actividad que le correspondiere. Recibe el equivalente del 20% del vitico completo. Siendo incompatible con las otras tres modalidades de viticos. Articulo 23. Reembolso de los gastos.- Los Funcionarios que por sus Estatutos o contratos de trabajo no tengan derecho a percibir viticos, podrn recurrir al mecanismo de reembolso de sus gastos. Para lo anterior, en el formulario de rendiciones, se deber anexar la solicitud de cometido funcionario que se menciona en artculo 24, se establecer el monto mximo para gastos de alimentacin y/o pasaje, segn corresponda. Cumplido el cometido, el funcionario solicitar el rembolso de los gastos, dentro del lmite mximo que se menciona en el artculo 10 y presentando la documentacin de respaldo correspondiente. Articulo 24. Solicitud Cometido Funcionario.- Este deber ser realizado mediante oficio por el Funcionario con previo Visto Bueno del Jefe Directo el Oficio deber contener a lo manos lo siguiente (Ej. Cuadro N 2): Datos del solicitante a.- Nombres y Apellidos del Funcionario b.- Grado 77

c.- Fecha del Cometido (Da, Mes y Ao) Datos del Viaje d.- Motivo e.- Lugar f.- Das que renecesitara para el cometido (deber indicarse en Nmeros y en letras) g.- Indicar Medio de Trasporte a utilizar (Estar sujeto a Rendicin con el Respectivo comprobante). Autorizacin h.- Visto Bueno del Jefe Directo. Solicitud i.- La Solicitud deber ser entrega al menos con un da de anticipacin a la realizacin del cometido. Posteriormente el oficio que emitir el funcionario deber ser entregado a la Unidad de Control donde se generara el Comprobante del vitico el cual tendr como exigencia lo siguiente: a.- Firma del Administrador. b.- Firma de la Autoridad Mxima. c.- Firma del Funcionario Solicitante. d.- Firma de la Unidad de Control al reverso del Vitico en su ausencia firmara su subrogante. e.- El Oficio se anexar al Vitico. f.- Con todo lo mencionado anteriormente se podr proceder a cancelar el Cometido Funcionario, en caja chica. g.- La ausencia de alguno de los puntos anteriores no dar autorizacin al pago del cometido funcionario.

Cuadro N 2 78

I Municipalidad de Petorca

Datos del Solicitante: Nombre y Apellidos del Funcionario Cargo y Grado Fecha de solicitud Datos del Viaje: Motivo Lugar Das solicitados para el cometido(Da/Mes/Ao) Medio de Transporte (Marque con una X la alternativa) :________________________________________ :________________________________________ :_________________________________ : Pasaje Combustible: :________________________________________ :________________ :________________

Vehiculo Municipal:

__________________________________ Firma del Solicitante

Jefe Directo: Nombre del Jefe directo Marcar con una X la alternativa :________________________________________ Autoriza No Autoriza

__________________________________ Firma del Superior Directo

Articulo 25. Financiamiento.- El gasto que ocasione la aplicacin de la presente norma, se atiende con cargo a los Presupuestos Institucionales de 79

cada uno de los pliegos y no demandar recursos adicionales al Tesoro Pblico. Articulo 26. Valores del Vitico.- La Municipalidad de Petorca, cancelar los cometidos, segn como se detalla a continuacin: Viticos Escalafn Municipales (Grado)
Acalde Directivos y Jefatura Profesionales Tcnicos Administrativos Auxiliares 6 8-9-10 11 12 13-15-16-17-18 16-17-18

Vitico Salud (Letra)

No No A C E D-F

Monto Asignado de Viticos

$15.821 $15.821 $15.821 $12.841 $12.841 $12.841

Monto Asignado al Pernoctar

$39.556 $39.556 $39.556 $32.103 $32.103 $32.103

CAPITULO VI ANTICIPOS A RENDIR

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Articulo 27. Entrega de anticipos.- Estas solo podrn ser solicitadas por un funcionario de Planta o Contrata y el proceder deber ser el siguiente: Emisin del Requerimiento, solo podr realizarse por medio de requerimiento del Jefe de Finanza o Administrador. El requerimiento deber contener lo siguiente: Fecha (da en que se solicita el anticipo) Deber ir al nombre de la cajera, ya que es la nica autorizada para sacar anticipos Deber indicar el motivo por el que se solicita Deber indicar el producto determinado que se adquirir. Deber indicar un monto aproximado del valor del articulo a adquirir Deber venir el requerimiento debidamente firmado por quien corresponda. El dinero ser entregado al solicitante previa firma estampada en el Decreto de Pago correspondiente Articulo 28. Rendicin de anticipos.- Las rendiciones podrn ser realizadas mediante boletas y/o facturas correspondientes estas tendrn las siguientes prohibiciones: Las facturas y/o boletas, No podrn tener una fecha anterior a la del anticipo. Las facturas y/o boletas, No podrn expresar la compra de un articulo distinto a lo solicitado. Las facturas y/o boletas, sern los nicos comprobantes que se aceptaran como medio de prueba de la compra de un bien. Si la factura y/o boleta, presenta un valor menor a lo requerido en el anticipo deber devolverse a la cajera, quien le entregara una orden de ingreso.

Articulo 29. Plazos de rendicin de los anticipos.- Tendrn un plazo mximo de rendicin de cuatro das hbiles posteriores a la entrega del anticipo, por 81

medio de Decreto de pago, el solicitante firmara un compromiso que le har entrega la Encargada de Caja, en el que se comprometer a realizar la rendicin dentro de plazos establecidos y la no rendicin autorizara el descuento por medio de planilla de remuneracin (cuadro N 3). Articulo 30. Anticipos pendientes.- En el caso que posea anticipos pendientes de rendicin se retiene la solicitud y se le informa al Responsable mediante oficio tal situacin, por lo que no se encontrara autorizado a realizar solicitudes de anticipos hasta que el inconveniente se encuentre normalizado.

Cuadro N 3 Compromiso YOR.U.T.: , terceros realizado segn funcionario requerimiento de.., N, con grado, me comprometo a realizar la rendicin del anticipo a fecha., el plazo para entregar la rendicin corresponde a cuatro das a contar de la fecha de entrega del anticipo, en caso contrario de no rendir autorizo a las instancias correspondientes de la I. Municipalidad de Petorca, realizar el descuento de mis remuneraciones por el importe que se me ha otorgado como anticipo. Petorca,.de..del 201.________________________ Firma

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Articulo 31. El presente Reglamento regir a Contar del __ de _______del ao 20__, derogando, desde la fecha, cualquier normativa contraria.

ANOTESE, REGSITRESE, COMUNIQUESE Y ARCHIVESE.

_______________________________ SECRETARIA MUNICIPAL

__________________________ ALCALDE

Distribucin: Secretaria Municipal Unidad de Recursos Humanos; Administrador Municipal; Jefes de Unidades Municipales; Archivos Unidad de Control. Definiciones

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Caucin: Prevencin, precaucin o cautela. Seguridad personal de que se cumplir lo pactado. Sistematizacin: Proceso constante y aditivo de elaboracin de conocimiento luego de la experiencia en una realidad especfica. Consiste en el primer nivel de teorizacin de la prctica. La sistematizacin est ligada bsicamente a dos mbitos: La sistematizacin de informacin: Por ejemplo, la creacin de bases de datos. La sistematizacin de experiencias: las experiencias son vistas como procesos desarrollados por diferentes actores en un perodo determinado de tiempo. Dictamen: Informes o resolucin que se emite por escrito sobre algo. Fijacin: concepto utilizado para denominar la ligacin sobre algo. Monitoreo: accin y efecto de monitorear. Monitorear: observar el curso de uno o varios parmetros para detectar posibles anomalas. Metodolgico: Es el objeto el que ha de determinar el mtodo adecuado para su estudio.

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Fondo fijo: Suma de dinero que se pone en manos de una persona para efectuar ciertos pagos. El encargado de su manejo rinde cuentas peridicamente, y se le hacen nuevas entregas de dinero para reponer el importe de los pagos hechos. El fondo se limita a una cantidad constante, aunque puede aumentarse o disminuirse segn lo indique de tiempo en tiempo las necesidades de operacin. En cualquier momento, el efectivo ms el importe de los comprobantes de pago, debe ser igual al monto nominal del fondo fijo. Precautelar: Prevenir y poner los medios necesarios para evitar o impedir un riesgo o peligro. Procedimiento: es la accin de proceder o el mtodo de ejecutar alguna cosa. Se trata de una serie de pasos definidos, que permiten realizar el trabajo de forma correcta.

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Conclusin

De la presente tesis se desprenden una serie de conclusiones, entre ellas que para que un control interno pueda desarrollar su funcin de forma optima son necesarias las detecciones y el estudio de una entidad, en el caso particular de la Ilustre Municipalidad de Petorca se desarrollo una interrogante Como contribuye el control interno en la elaboracin de un procedimiento en la caja municipal, una vez detectadas las fallas?, es por eso que se realiz una investigacin en la que se recabo informacin de ciertos Decretos de Pago en el mes de Octubre de la caja chica, para certificar que los procedimientos bsico se cumplan. An cuando la caja chica de la municipalidad no cuenta con un procedimiento establecido, era necesario establecer que los parmetros bsicos no se cumplan y de tal manera generaba falencias variadas. Los Decretos de pagos presentaron omisiones tales como: ausencias de firmas en viticos y en el Decreto de pago, falta de respaldo en rendiciones, requerimientos entregados como gastos menores, rendiciones con gastos excesivos. Por lo general es un inconveniente el tamao de la entidad, puesto que entre ms pequea existe mayor familiaridad entre todos los departamentos y eso afecta el procedimiento, an al existir limites claros podra tener grandes potenciales como el compaerismo, estas falencias procedimiento, que pueden llevar a habito que lleva a otros nuevos errores. desencadenan en omisiones que an cuando no son graves, son faltas que afectan el presumir que pueden ser ms serias, puesto que cuando se realiza algo mal y continua sucediendo se hace un mal

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El desarrollo de esta tesis genera un aporte en las falencias anteriormente sealadas, en donde se establecen parmetros claros para que la encargada de caja aplique los procedimientos correspondientes sobre cada situacin.

El reglamento que se desarrollo abarca todas las labores que desempea la cajera municipal y prev ciertas situaciones que antes no se consideraban como el establecer de forma veraz cuales sern los gastos menores

permitidos, que suceder con aquellos que no rindan los anticipos a terceros, quien subrogara a la cajera cuando se encuentre con permisos, tambin ve las nueva forma de solicitar viticos y entregar rendiciones, por lo que de esta forma se cumplen tanto los objetivos especficos como el objetivos general .

Con referente a la interrogante formulada en la tesis, el control es un elemento esencial que ha ido tomando cada da ms importancia, y es por eso que se ha implementado en casi todos los mbitos, ya sean pblicos como privados, su aporte asegura de forma sustentable la veracidad de los hechos que ocurren dentro de una entidad o empresa.

Este procedimiento ser establecido deforma veraz en la Ilustre Municipalidad previa revisin de los departamentos de Jurdica y Administracin, ara realizar ajustes pertinentes para su previa aplicacin, este ser entregado por la unidad de Control a los departamentos antes mencionados.

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Bibliografa

www.google.cl Temas : Origen del control Control Administrativo Manual Control Interno Reglamento Municipal Puerto Montt Decreto Alcaldicio Puchuncav Reglamento N 1, Villarrica Ley N 19.378, 13 de abril de 1995, Ministerio de Salud Ley N 19.070, 01 de julio de 1991, Ministerio de Educacin Ord. N 2102/58 Decreto N 1.532, 16 de Diciembre de 2009, Ministerio de Hacienda Reglamento N 49, Estacin Central, 30 de Diciembre 1994 Decreto Ley N 1263, 28 de Noviembre de 1975, Ministerio de Hacienda Actualizacin Normas Financieras y Administrativas Contralora General de la Republica Resolucin N 759/2003 Ley N 10.336, Ley de Organizaciones y Atribuciones de la Contralora General de la Republica, Octubre 2007 Cometido Funcionario con derecho a vitico y fianzas Disposiciones sobre fondos fijos Fondos Globales. Control de los Actos Municipales. Departamento de Control Interno. Fondo Fijo de Caja Manual de Fondos Fijos. Principios Contables.

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www.contraloria.cl Dictamen 035262N04, Fecha 13 de Julio del 2004. Dictamen 004050N83, Fecha 14 de Febrero de 1983. Dictamen 028167N93, Fecha 21 de Octubre de 1993. Dictamen 041681N81, Fecha 23 de diciembre de 1981.

Libro Instrucciones para ejecucin de la Ley de Presupuestos del Sector Pblico, ao 2008, pginas 155, 156, 157, 158 y 159. Libro de la Ley N 18.695, Orgnica Constitucional de Municipalidades, ao 2006, pginas 13-14 y 27 Entrevistas: Cuestionarios formulados a algunos funcionarios quienes cumplen la funciones en las municipalidades que conforman la provincia de Petorca. Octubre 2010; Seora Liliana Pinto, Encargada de Caja Chica de la Ilustre Municipal de Petorca. Seor Csar Fredes, Jefe de control de la ilustre municipalidad de Petorca.

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IV PARTE
ANEXOS

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